Tugas 3 Komunikasi Bisnis (EKMA4159) [PDF]

Citation preview

TUGAS TUTORIAL KE-3 PROGRAM STUDI MANAJEMEN Nama Mata Kuliah Kode Mata Kuliah Jumlah sks Nama Pengembang Nama Penelaah Status Pengembangan Tahun Pengembangan Edisi KeNo



: : : : : : : :



Komunikasi Bisnis EKMA4159 3 (Tiga) Dr. Muhammad Istan, SE., M.Pd., MM Irmawaty, SE., M.Si. Baru/Revisi* (coret yang tidak sesuai) 2019 1 (satu)



Tugas Tutorial



Skor Maksimal



1



Identifikasi Persiapan rapat bisnis



50



2



Melaksanakan rapat bisnis dan membuat laporannya;



50



* coret yang tidak sesuai 1. Persiapan Rapat Bisnis Dalam mempersiapkan rapat bisnis, kita dapat membuat check list dengan memilih jawaban Ya/Tidak pada selembar kertas disertai dengan keterangan singkat (apabila diperlukan).   



 



Apakah kita sudah mencanangkan tujuan dasar dari rapat tersebut? Apakah kita sudah mengidentifikasi apa kesepakatan yang ingin dicapai dari rapat tersebut? Apakah kita sudah memiliki gambaran siapa saja peserta (beserta jabatan yang berkepentingan) yang akan diikutsertakan? Pertanyaan ini untuk memastikan kita mengetahui siapa stakeholders  utama yang harus dilibatkan agar proses diskusi dapat berlangsung efektif. Apakah kita sudah memiliki gambaran bagaimana proses pembuatan keputusan akan dilakukan di akhir rapat? Apakah kita sudah menentukan tempat dan waktu rapat? Apakah sudah kita konfirmasi terkait ketersediaan tempat dan waktu dari para calon peserta rapat?



 



Apakah kita telah mengetahui dan mengkonfirmasi ketersediaan peralatan yang dibutuhkan? (apabila ada). Apakah kita telah membuat agenda awal disertai dengan tujuan setiap poin agendanya?



2. Melaksanakan Rapat Bisnis dan Membuat Laporannya 1. Perencanaan dan logistik rapat, pada tahap ini melakukan hal-hal sebagai berikut. a. Bertanya pada kita sendiri: apakah rapat ini memang kita perlukan dan apa yang harus ada dan kita lakukan untuk mencapai maksud dan tujuan rapat? b. Menentukan siapa yang seharusnya hadir dalam rapat tersebut. c. Memastikan orang yang harus hadir dalam rapat bisa datang dan berpartisipasi dalam rapat. d. Menyusun agenda dan menangani pendokumentasiannya. e. Mempersiapkan bahan dan perlengkapan yang diperlukan dalam penyelenggaraan rapat, seperti materi presentasi, ruang untuk rapat, perlengkapan presentasi dan – biasanya konsumsi rapat. 2. Mengkaji-ulang dasarnya merupakan penjabaran dari maksud dan tujuan rapat. Pada tahap ini, kita memiliki 3 jenjang perencanaan, yaitu: a. Perencanaan strategis yang lebih menekankan pada apa yang akan kita peroleh dari satu rapat dan skenario seperti apa yang hendak kita jalankan dalam penyelenggaraan rapat tersebut. b. Perencanaan operasional yang merupakan penjabaran dan rencana strategis. Di sini kita membahas secara lebih detil misalnya skenario besar yang dibuat pada perencanaan strategis kemudian diturunkan pada perencanaan yang lebih operasional. c. Perencanaan fungsional yang berarti kita melakukan pembagian sumber daya manusia yang ada untuk dan perencanaan rapat, yang pada menjalankan fungsi-fungsi dalam penyelenggaraan rapat seperti siapa yang bertanggung jawab atas materi rapat, penyebaran undangan dan orang yang mencatat keseluruhan proses dan hasil rapat. d. Setelah semua rencana tersebut disusun dengan baik, kita perlu melakukan peninjauanulang untuk memastikan bahwa rencana kita memang bisa dijalankan dengan baik. 3. Penetapan model rapat, yang pada dasarnya sudah kita susun pada pembuatan skenario rapat pada tahap perencanaan operasional. Tentu saja di sini yang kita perlukan adalah penyelenggaraan rapat yang produktif, sehingga pada penetapan model rapat ini kita memperhatikan:



a. Model rapat apapun pada dasarnya tidak terlalu banyak memperhatikan berapa banyak orang yang hadir dalam rapat. Oleh sebab itu kita jangan terlalu memperhatikan jumlah peserta rapat dalam menetapkan model rapat yang kita selenggarakan. b. Sering kali kita asyik membahas berapa lama waktu untuk rapat. Padahal dalam perencanaan dan penyelenggaraan rapat, yang hendaknya lebih kita perhatikan bukanlah berapa lama kita rapat melainkan seberapa baik kita memanfaatkan waktu rapat. c. Form atau bentuk rapat seperti apa yang hendak kita selenggarakan, apakah rapat formal yang biasanya menghasilkan keputusan yang mengikat atau rapat informal yang biasanya dilakukan untuk mencairkan suasana atau sekedar membuka katup-katup komunikasi yang mampat. d. Prosedur rapat seperti apa yang hendak kita pilih. Misalnya untuk pengambilan keputusan apakah dilakukan secara musyawarah atau pemungutan suara. Bila dilakukan pemungutan suara, bagaimana mekanisme pelaksanaannya. Bila dilakukan musyawarah siapa yang akan memimpin dan bagaimana proses berjalannya musyawarah itu. Keluaran rapat seperti apa yang kita inginkan akan mempengaruhi modal penyelenggaraan rapat. Untuk rapat formal pengambilan keputusan tentu akan berbeda modelnya dengan rapat informal untuk memecahkan kebuntuan di kalangan anggota satu tim. e. Langkah tindak lanjut, yang penting kita perhatikan karena sering terjadi rapat terselenggara dengan keputusan yang hanya menjadi catatan. Tidak ada langkah lebih lanjut yang justru sangat penting. 4. Pengumpulan fakta dan informasi, yang juga bisa kita lakukan dalam penyelenggaraan rapat sesuai dengan maksud dan tujuan rapat. Ada beberapa cara yang dapat kita lakukan untuk mengumpulkan fakta dan informasi tersebut, yaitu: a. Kemutakhiran data yang tersedia secara berkala yang selanjutnya dapat dijadikan bahan rapat atau menyelenggarakan rapat untuk memperoleh data paling mutakhir tentang sesuatu seperti data pemasaran. b. Kelompok diskusi terfokus. c. Urun-rembug. d. Dialog. e. Konsultasi. f. Analisis kesenjangan dan kebutuhan. g. Analisis isu.



5. Pemecahan masalah dan pengambilan keputusan, yang dilakukan dengan menetapkan langkah-langkah sebagai berikut. a. Temu-kenal masalah dan merumuskan masalah. b. Pendekatan pemecahan masalah: berpikir linier-rasional atau lateral-kreatif yang akan kita pakai. c. Gaya untuk pengambilan keputusan, musyawarah atau pemungutan suara. Notulensi Rapat Tim Digital Marketing PT Intan Mekar Lestari Desember 2021 Tanggal



: 29 November 2021



Waktu



: 09.00 – 12.00 WIB



Tempat



: Ruang Rapat III, Gedung PT Intan Mekar Lestari, Jalan Mawar, Jakarta



Tujuan Meeting



: Perencanaan Strategi Content Marketing yang Efektif saat Pandemi



Daftar Hadir



: Risa Wulandari (Digital Marketing Manager), ‘Azizah Rohadatul ‘Aisy



(Content Writer), Putra Pamungkas (Social Media Specialist), Taufik Illahi (SEO Specialist), dan Rahma Aulia (Creative Designer). Pembahasan



:







Mengevaluasi strategi content marketing yang sudah dijalankan bulan lalu.







Menentukan strategi content marketing yang lebih efektif untuk dijalankan selama masa pandemi



Hasil Keputusan 



:



Memperkuat konten artikel yang ada di blog. Tim SEO harus segera melakukan diskusi dengan content writer serta editor untuk memilih topik yang menarik.







Membuat konten bertema “Cara Menghabiskan Waktu saat di Rumah Saja” di platform media sosial. Tim social media segera melakukan koordinasi dengan creative designer untuk membuat rancangan konten. Pembuatan social media content calendar harus segera diselesaikan sebelum 14 Desember 2021.



Notulis



: ‘Azizah Rohadatul ‘Aisy



Referensi: https://www.pustaka.ut.ac.id/reader/index.php?modul=EKMA4159