Tugas 3 Komunikasi Bisnis [PDF]

Citation preview

Nama : Galih Prabowo NIM



: 041660981



Mata kuliah : KOMUNIKASI BISNIS TUGAS 3



TUGAS TUTORIAL KE-3 PROGRAM STUDI MANAJEMEN Nama Mata Kuliah Kode Mata Kuliah Jumlah sks Nama Pengembang Nama Penelaah Status Pengembangan Tahun Pengembangan Edisi KeNo



: : : : : : : :



KomunikasiBisnis EKMA4159 3 (Tiga) Dr. Muhammad Istan, SE., M.Pd., MM Irmawaty, SE.,M.Si. Baru/Revisi* (coret yang tidak sesuai) 2019 1 (satu)



Tugas Tutorial



SkorMaksimal



1



IdentifikasiPersiapanrapatbisnis



50



2



Melaksanakanrapatbisnisdanmembuatlaporannya;



50



* coret yang tidaksesuai



1. IdentifikasiPersiapan rapat bisnis Membuat Rencana Pertemuan Rapat sebelum mengadakan rapat lebih baik terlebih dahulu merancang atau merencanakan sebuah susunan acara maupun apa saja yang diperlukan dalam rapat. Dalam merencanakan suatu rapat agar tercapai dengan baik dan sesuai dengan tujuan ada beberapa hal yang perlu diketahui, diantaranya: 1. Perencanaan waktu Perencanaan waktu menyangkut kapan waktu terbaik untuk menyelenggarakan rapat hal ini penting karena sangat berpengaruh terhadap efektivitas rapat. Rapat yang dilaksanakan pada pagi hari akan berbeda dengan rapat yang diselenggarakan pada malam hari. Pada waktu pagi hari peserta masih fokus, sedangkan malam hari peserta merasa lelah baik fisik maupun pikirannya karena sudah seharian bekerja. Rapat yang diadakan pada malam hari dirasa kurang efektif daripada rapat yang diadakan pada pagi hari. Di samping itu, rapat mungkin dilakukan pada akhir pekan, tetapi rapat yang diadakan pada akhir pekan dengan menghabiskan waktu sampai minggu di suatu tempat peristirahatan kurang efektif. Karena pada saat tersebut biasanya digunakan peserta rapat untuk beristirahat dan merupakan waktu untuk keluarga. Peserta memang menghadiri rapat, tetapi pikirannya mungkin kurang tertuju pada materi rapat. Kemungkinan lain, rapat diselenggarakan pada waktu menjelang waktu makan siang, karena bila dilaksanakan pada pagi hari dianggap menggangguaktivitas pokok para pimpinan ataupun karyawan. Penting sekali untuk diperhatikan bahwa peserta rapat akan bersikap positif jika rapat diadakan dengan memperhatikan kebutuhan peserta, seperti kebutuhan istirahat setelah seharian bekerja atau tidak mengganggu hari libur mereka. 2. Perencanaan tempat Dalam merencanakan tempat rapat, sebelumnya apakah akan dilaksanakan di kantor atau di luar kantor. Jika dilaksanakan di luar kantor harus menghubungi pengelola tempat rapat yang akan dijadikan tempat rapat. Sekretaris harus menghubungi pengelola tempat yang akan digunakan untuk rapat dan berpesan agar tempat, waktu, hari, tanggal pelaksanaan rapat. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam mengatur ruang rapat yaitu: a) Cahaya penerangan Cahaya dalam ruang rapat sangat diperlukan, karena apabila kurangnya cahaya dapat mengakibatkan mata cepat lelah. Apabila ruangan rapat mendapat cahaya dari sinar matahari yang cukup, maka tidak perlu menggunakan penerangan atau lampu. b) Ventilasi udara Ruangan yang tidak menggunakan AC, sebaiknya perlu diperhatikan ventilasi udaranya. Apabila ruangan tersebut kurang ventilasinya, akan membuat peserta rapat cepat merasa gerah dan kemungkinan akan memperburuk mood peserta.



c) Pengaturan tempat duduk Sekretaris perlu memperhatikan pengaturan tempat duduk bentuk apa yang akan digunakan dalam penyelenggaraan rapat. Selain itu tentukan juga tempat untuk pemimpin rapat dan notulis. Pada umumnya notulis duduk bersebelahan dengan pemimpin rapat, karena apabila ada yang perlu ditanyakan bisa langsung ditanyakan kepada pemimpin. d) Penempatan peralatan Peralatan yang digunakan untuk menunjang kelancaran rapat diletakkan di tempat yang tidak mengganggu jalannya rapat ataupun mengganggu pandangan peserta. 3. Agenda rapat Agenda rapat adalah daftar atau program mengenai pokok-pokok pembicaraan yang akan dibahas dalam rapat. Dalam mempersiapkan agenda, sekretaris harus berkonsultasi dengan pimpinan rapat karena agenda rapat sebagian besar berasal dari pimpinan. Sekretaris harus mampu bertindak aktif, mampu mengingatkan kepada pimpinan beberapa masalah yang harus dipecahkan dan diselesaikan dalam suatu rapat. Hal itu dapat terjadi karena kemungkinan pimpinan tidak dapat mengingat seluruh permasalahan yang ada. Mengingat padatnya permasalahan dan urusan yang harus diselesaikan pimpinan. Sebaiknya agenda rapat dipersiapkan jauh hari sebelum rapat diselenggarakan dan dikirimkan kepada semua peserta yang akan menghadiri rapat. Teknik menyusun agenda adalah cara sistematis dalam menyusun suatu pokok masalah yang akan dibicarakan dalam penyelenggaraan rapat. Yang harus diperhatikan dalam membuat agenda rapat yaitu: a) Mengetahui dan menguasai pokok permasalahan. b) Mengetahui tema dan tujuan rapat. Apabila ada yang tidak sesuai dengan tema dan tujuan rapat, tidak perlu dicantumkan dalam notula. c) Mengetahui keadaan calon peserta rapat. Dapat dilihat dari segi jenis kelamin, jabatan, status sosial, pendidikan, peserta dari luar perusahaan atau dari dalam perusahaan. d) Mengetahui tempat, waktu dan penyelenggaraan rapat. e) Mengetahui peralatan yang akan digunakan. f) Mengetahui keadaan ruang rapat. g) Mengetahui keadaan calon pemimpin rapat. h) Mengetahui makanan dan minuman yang akan dihidangkan. i) Mengetahui tata tertib dalam rapat



4. Undangan rapat Surat undangan merupakan pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu tertentu. Dalam menulis surat undangan, diperlukan suatu keterampilan dalam hal menuangkan kata-kata, sehingga mendapat feedback atau reaksi sesuai yang diharapkan. Perlu diperhatikan juga cara pembuatan undangan rapat yaitu: A). Undangan rapat resmi Undangan dibuat dan dicetak dengan sebaik-baiknya agar yang diundang merasa diperhatikan dan dihormati. B). Undangan rapat tidak resmi Undangan cukup dibuatkan format yang sudah diperbanyak, sehingga cukup mengisi tanggal, hari, dan tempat. Rapat yang menggunakan undangan jenis ini, pada umumnya merupakan rapat berkala. 5. Daftar hadir Ada dua macam daftar hadir yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa, yang dibuat di atas selembar kertas. Daftar hadir dalam bentuk buku tamu digunakan untuk rapat yang sifatnya resmi, sedangkan rapat yang tidak resmi menggunakan daftar hadir yang hanya menggunakan selembar kertas. Manfaat daftar hadir adalah untuk mengetahui jumlah peserta yang hadir, selain itu juga berguna untuk bahan penyusunan notula rapat serta sebagai dokumentasi.



2. Melaksanakan rapat bisnis dan membuat laporannya ? Pengertian Rapat Bisnis Merupakan bentuk pertemuan dua orang atau lebih disuatu tempat baik didalam maupun diluar perusahaan untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan bisnis. Rapat pada umumnya membahas hal-hal yang sifatnya rutin misalnya membahas perkembangan penjualan harian atau mingguan,menyiapkan pendistribusian ke suatu daerah dan menyiapkan berbagai kebutuhan bahan baku untuk proses produksi. Perbedaan Rapat Bisnis Dengan Rapat Non bisnis Rapat Bisnis berbicara tentang kegiatan bisnis dan tujuan penyelenggarannya berorientasi pada bisnis dan pada akhirnya adalah untuk memperoleh keuntungan. Rapat Non Bisnis tujuan penyelenggarannya bukan berorientasi pada bisnis misalnya untuk tujuan sosial kemasyarakatan,pelayanan kesehatan,pendidikan dan lain-lain



Tujuan Rapat Bisnis Menurut Locker dalam bukunya Business Meeting menyatakan bahwa sebuah rapat pada umumnya memiliki 6 tujua antara lain 1. Berbagi informasi 2. Penjajakan ide/gagasan 3. Evaluasi ide/gagasan 4. Pengambilan keputusan 5. Membuat dokumen 6. Memotivasi peserta Jenis-jenis Rapat antar lain : Oliver serrat dalam Conducting Efective Meetings menggelompokkan rapat kedalam 5 jenis antara lain: 1. Pengarahan(Briefing) 2. Rapat konsultasi 3. Rapat komite 4. Rapat dewan 5. Negosiasi Perencanaan rapat bisnis Untuk menghasilkan sebuah keputusan rapat bisnis yang baik dan pelaksanaannya berjalan dengan baik,maka diperlukan perencanaan sebaikbaiknya.perencanaan yang baik tentu akanmempermudah pencapaian tujuan yang dikehendaki.begitu pula dalam rapat bisnis,pencapaian tujuan rapat bisnis yang efektif sangat di tentukan oleh sejauh mana persiapanyang telah dilakukan. Pelaksanaan rapat bisnis Setelah panitia penyelenggara melakukan berbagai persiapan rapat bisnis,langkah berikutnya adalah bagaimana melaksanakan rapat bisnis agar berjalan lancer dan efektif.efektifitas sebuah rapat bisnis sangat di tentukan oleh tiga komponen penting yaitu kesipan panitia penyelenggara dalam mempersiapkan segala sesuatunya,kesiapan nara sumber dalam mempersiapkan materi yang akan di sampaikan dan kehadiran serta keaktifan peserta dalam mengikuti kegiatan rapat bisnis tersebut.



Pengertian laporan bisnis Laporan bisnis mempunyai berbagai karakteristik seperti netral,tidak memihak, objektif,penyampaian informasi baik intern baik ekstern,biasanya di minta oleh mereka yang memiliki kewenangan yang lebih tinggi,dan memiliki suatu tujuan tertentu. Persiapan Penulisan Laporan Bisnis Persiapan yang dilakukan sebelum menulis laporan bisnis antara lain: 1. Definisikan masalah,tujuan,dan ruang lingkup 2. Pertimbangkan siapa yang akan menerima laporan 3. Menentukan idea tau gagasan 4. Mengumpulkan bahan yang di perlukan 5. Menganalisis dan menafsirkan data 6. Mengorganisasi data dan mempersiapkan kerangka akhir Bagian pokok laporan bisnis antara lain : 1. Pendahuluan 2. Isi atau teks 3. Penutup Cara menyusun teks laporan bisnis antara lain : 1. Membuat topik-topik atau kriteria 2. Menyusun urutan suatu peristiwa atau kejadian 3. Mendeskripsikan lokasi atau tempat 4. Menjelaskan proses-proses atau prosedur 5. Menyusun urutan tingkat pentingnya secara alphabet 6. Menyusun urutan tingkat pamiliaritas 7. Menyusun sumber-sumber yang di gunakan 8. Pemecahan masalah