Tugas 3 Pengantar Ilmu Administrasi [PDF]

Citation preview

NAMA : WILDA HANIFAH S NIM : 042367712 TUGAS 3 PENGANTAR ILMU ADMINISTRASI 1.



Komunikasi dan koordinasi merupakan dua aspek penting dalam pengelolaan organisasi, di samping aspek atau faktor-faktor lainnya. a.



Jelaskan empat komponen kunci dalam proses komunikasi! Jawab: 1. Komunikator (sender atau pengirim). Pengertian komunikator adalah pihak yang mengirimkan pesan kepada pihak lain. 2. Komunikan (receiver atau penerima). Pengertian komunikan adalah pihak yang menerima pesan dari pihak lain. 3. Pesan (message). Pengertian pesan adalah isi atau maksud yang akan disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lain. 4. Umpan balik (feedback). Pengertian umpan balik atau feedback adalah tanggapan dari penerima pesan atas isi pesan yang disampaikannya.



b.



Mengapa koordinasi dalam suatu organisasi penting dan bagaimana cara mewujudkan koodinasi dengan baik? Jelaskan! Jawab: Manajemen organisasi adalah proses pengorganisasian, perencanaan, memimpin dan mengendalikan sumber daya dalam suatu entitas dengan tujuan keseluruhan untuk mencapai tujuannya. manajemen organisasi bisnis perlu dapat membuat keputusan dan menyelesaikan masalah agar efektif dan bermanfaat. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam membangun koordinasi yang baik dalam Pengembangan Organisasi antara lain : 1) Perencanaan yang matang Sebelum melakukan koordinasi perlu untuk membuat sebuah perencaan atas pelaksanaan koordinasi yang akan dilakukan. Perencanaan ini dapat meliputi waktu, agenda, dan siapa saja yang akan telribat. Hal ini penting agar koordinasi berjalan dengan efektif dan efisien, dengan mengetahui agenda sebelumnya, maka setiap pihak akan mampu untuk mempersiapkan diri sebelumnya. 2) Pentingnya menyamakan persepsi Setiap pihak haruslah memiliki kesamaan persepsi mengenai tujuan yang akan dicapai. Dengan demikian, walaupun memiliki tugas dan tanggung jawab yang berbeda, setiap pihak menyadari bahwa semua adalah dalam rangka saling melengkapi dan mendukung untuk mencapai tujuan yang sama. 3) Pemahaman materi pembicaraan Koordinasi akan berjalan lebih efektif apabila masing-masing anggota tim memahami posisi dan tanggung jawabnya serta dalam kaitannya dengan pihak lain. Dengan demikian, ketika berbicara sudah memahami konteksnya. Terlebih lagi bagi para pemimpin, harus memahami hal yang akan disampaikan dan situasi yang terjadi. Cukup sampaikan hal-hal yang dirasa perlu, simple dan jelas. Sehingga anggota tim pun paham apa yang harus mereka lakukan kedepannya. 4) Sikap terbuka dan saling menghargai Dalam suatu koordinasi, ada saatnya satu pihak harus menerima pegaturan dari berbagai pihak, namun tetap harus dengan sikap menghargai. Di samping itu, ada kala ketika pemimpin harus memberikan pengaturan yang mungkin tidak sesuai dengan keinginan anggotanya. Di situlah diperlukan sikap saling terbuka. Sikap saling terbuka ini diperlukan untuk menghindari kesalahpahaman yang mungkin nantinya akan terjadi. 5) Minta feedback Feedback diperlukan untuk melihat respon dari semua pihak yang terlibat. Umpan balik juga untuk memastikan bahwa koordinasi yang kamu lakukan dapat dipahami dengan benar dan diterima. Hal ini untuk menjamin



6)



7)



2.



pelaksanaannya sesuai dengan yang diharapkan. Dan juga untuk melihat berbagai celah dan kekurangan yang mungkin masih ada. Penegasan dan motivasi Semua yang menjadi kesepakatan harus dapat diterima dan selanjutnya dilaksanakan dengan baik. Penegasan juga perlu dilakukan terhadap monitoring dan evaluasi yang akan dilakukan, sehingga setiap orang akan bekerja atau melakukan aktivitasnya dengan lebih terarah pada pencapaian tujuan yang diharapkan. Selain itu, pemimpin juga harus mampu memotivasi agar setiap pihak, sehingga yakin dan terdorong untuk melaksanakannya. Hal ini juga meningkatkan rasa memiliki oleh setiap anggota, yang nantinya sangat berpengaruh terhadap kinerja setiap anggota tim dalam mencapai hasil yang maksimal. Komunikasi informal juga perlu dibangun Untuk meningkatkan efektivitas hasil koordinasi yang dilakukan, selain dilakukan monitoring, sebagai pemimpin juga perlu melakukan komunikasi atau pendekatan yang bersifat informal. Hal ini sangat berguna untuk meningkatkan bonding kamu dengan tim. Membangun komunikasi informal akan meningkatkan kepercayaan dan respek dari anggota tim sehingga saling nyaman untuk bekerja sebagai tim.



Pengawasan merupakan kegiatan yang sangat penting guna menjamin terselenggaranya kegiatan sesuai rencana yang telah ditetapkan sebelumnya. Jelaskan cara melakukan fungsi pengawasan yang efektif! Proses pengawasan terdiri dari lima langkah yaitu: 1. 2. 3. 4. 5.



penetapan standard pelaksanaan: penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan: pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata: pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan; pengambilan tindakan koreksi bila perlu.



Perubahan dalam lingkungan organisasi, semakin rumitnya kegiatan-kegiatan organisasi dan kenyataan bahwa para anggotanya melakukan penyimpangan-penyimpangan, merupakan faktor-faktor yang membuat pengawasan itu semakin penting. Agar sistim pengawasan dapat berfungsi secara efektif, maka sistem ini harus akurat, tepat waktu, obyektif dan komprehensif bertindak sesuai dengan informasi yang relevan dan terseleksi, dipusatkan terhadap titik pengendalian strategis, dari segi ekonomis realistis dengan menekan biaya secara efektif, realistis dari segi organisasi dengan pengujjian terlebih dahulu, dikoordinasikan dengan arus pekerjaan organisasi, fleksibel, perskriptif dan operasional, dan dapat diterima oleh para anggota organisasi. Karakteristik ini dapat diaplikasikan di semua tingkat organisasi, jika suatu perusahaan ingin mencapai tujuan, pastinya perusahaan tersebut akan melakukan suatu pengawasan (controlling) dalam menghadapi suatu masalah yang dihadapi oleh perusahaan tersebut. 3.



Kata reformasi dalam ilmu administrasi sudah dikenal sejak akhir abad ke-19 atau lebih dari serratus tahun yang lalu dan gaungnya semakin gencar sebagai dampak dari globalisasi. Pemerintah negara kita pun berupaya untuk memperbaiki dirinya mengikuti perkembangan zaman serta tuntutan akan layanan yang lebih baik dari masyarakat. Coba Anda jelaskan: a.



Pengertian reformasi administrasi! Jawab: Reformasi administrasi merupakan salah satu kajian administrasi publik yang menjadi sorotan. Secara teoretis lahirnya gejala ini diakibatkan pergeseran



perkembangan ilmu administrasi publik yang beralih dari Normative Science ke pendekatan Behavioral – Ekologis. Secara empiris, gejala perkembangan masyarakat sebagai akibat dari adanya globalisasi, memaksa banyak pihak terutama birokrasi pemerintah, untuk melakukan revisi, perbaikan, serta mencari alternatif mengenai sistem administrasi yang sesuai dengan perkembangan masyarakat maupun perkembangan zaman. There is not the best, but the better, meski bukan yang terbaik, tetapi lebih baik dari sebelumnya, begitu kata orang Inggris. Reformasi administrasi merupakan perubahan terencana terhadap aspek utama administrasi. Reformasi tidak hanya sebagai perbaikan struktur organisasi, tetapi juga mencakup perbaikan perilaku manusia yang terlibat di dalamnya. Merupakan usaha terencana untuk mengubah dua hal, yaitu struktur dan prosedur birokrasi, kedua sikap dan perilaku para birokrat. b.



Mengapa reformasi administrasi di negara-negara berkembang harus berpola programatik? Jawab: Penentuan tujuan sangat penting dalam reformasi administrasi. Dalam organisasi tujuan merupakan sesuatu yang perlu untuk dipertimbangkan terlebih dahulu. Reformasi administrasi di identikan dengan usaha untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi. Tujuan umum reformasi administrasi ada tiga, pertama meningkatkan keteraturan, kedua meningkatkan dan menyempurnakan metode, ketiga meningkatkan performance. Jadi reformasi administrasi meningkatkan disiplin, memperbaiki sistem yang ada pada organisasi, serta meningkatkan kinerja organisasi. Birokrasi merupakan sistem pemerintahan yang dijalankan oleh pegawai pemerintah dengan sistem yang ada, tugas ditentukan dengan jabatan tertentu. Birokrasi yang kuat selalu menjadi pelopor gerakan reformasi administrasi. Birokrasi di kebanyakan negara berkembang umumnya tergolong ke dalam birokrasi tertutup, yang tidak fleksibel. Perkembangan masyarakat akibat globalisasi, memaksa birokrasi pemerintah untuk melakukan revisi mengenai sistem administrasi yang sesuai dengan perkembangan zaman saat ini. Birokrasi pemerintah memegang peranan utama, dalam hal pembangunan suatu negara. Cita-cita reformasi dapat terjadi, jika ada langkah nyata menuju reformasi, dimulai dengan reformasi administrasi. Karena reformasi administrasi ini penting untuk saat ini, seiring dinamisnya perubahan yang terjadi, baik di dalam maupun di luar organisasi. Dengan perkembangan teknologi yang cepat, tentunya organisasi perlu untuk melakukan reformasi administrasi, memperbaiki sistem, menyesuaikan diri dengan perkembangan zaman.



Sumber Referensi: BMP PAJA3210 Pengantar Ilmu Administrasi https://www.sisternet.co.id/read/280743 http://fia.ub.ac.id/katalog/sinopsisreformasiadm