Makalah Pengantar Ilmu Administrasi [PDF]

Citation preview

1



BAB I PENDAHULUAN



A. Latar Belakang Masalah Kegiatan pengawasan dilakukan untuk mengetahui apakah semua kegiatan yang dilakukan sesuai dengan perencanaan semula serta untuk mengetahui hasil-hasil yang dicapai dalam jangka waktu tertentu. Tindakan pengawasan juga dapat mengetahui kesalahankesalahan atau penyimpangan yang dilakukan sehingga dapat dicari solusinya. Pengawasan dapat dilakukan secara langsung atupun tidak langsung. Secara langsung dilakukan melalui kegiatan pengawasan ditempat, sedangkan pengawasan tidak langsung dapat melalui kebijakan-kebijakan, surat edaran, pemberian instruksi melalui surat edaran, dll. Dalam organisasi pendidikan sekolah, pengawasan ditujukan untuk member bimbingan dan pengarahan, pemeriksaan dan penilaian. Pengawasan ini dilakukan oleh kepala sekolah. Beliau hartus memeberikan bimbingan, arahan, serta pengawasan terhadap sejauh mana para guru menjalankan tugasnyadalam usaha mengembangkan potensi siswa. Selain itu, kepala sekolah juga harus mengontrol kegiatan tata usaha dalam melakuka fungsifungsi administrasi sekolah. Apabila terdapat penyimpangan, hendaknya kepala sekolah mampu menemukan solusinya. Pengawasan dilakukan bukan untuk mencari kesalahan orang lain ataupun untuk memberi hukuman pada yang melakukan penyimpangan, melainkan untuk mengadakan perbaikkan dalam usaha memenyelesaikan semua permasalahan yang ada demi kepentingan dan tujuan organisasi. Selain itu seorang pemimpin organisasi atau kepala sekolah sebaiknya menjauhi sikap ingin menang sendiri, terlalu mengekang dan memakasa kehendak sendiri, akan tetapi seorang pemimpin harus bijaksana dan mengutamakan keobjektivitasan yang tinggi. Dalam makalah ini, kami akan mencoba memaparkan secara terperinci tentang pengawasan yang merupakan salah satu proses dari adminstrasi pendidikan. B. Rumusan masalah a. Apa pengertian dan tujuan dari pengawasan ? b. Apa saja syarat syarat pengawasan ? c. Apa saja bidang bidang pengawasan ? d. Seberapa penting pengawasan?



2



e. Apa saja bentuk bentuk pengawasan? f. Apa saja tahap tahap dan macam serta jenis pengawasan? g. Apa saja metode dan karakteristik pengawasan? h. Pengawasan tradisonal dan prisip pengawasan? C. Tujuan a. Menjelaskan pengertian dan tujuan dari pengawasan b. Menjelaskan syarat syarat pengawasan. c. Menjelaskan bidang bidang pengawasan . d. Menerangkan bentuk bentuk pengawasan. e. Menjelaskan tahap tahap dan macam serta jenis pengawasan f. Menjelaskan metode dan karakteristik pengawasan g. Menjelaskan Pengawasan tradisonal dan prisip pengawasan



3



BAB ll PEMBAHASAN A.



PENGERTIAN PENGAWASAN Controling merupakan salah satu fungsi manajemen yang harus dilaksanakan oleh seorang controller ( pengawas). Pengawasan dilakukan untuk menemukan dan mengoreksi adanya penyimpangan-penyimpangan dari hasil yang telah dicapai dibandingkan dengan rencana kerja yang telah ditetapkan, pada setiap tahap-tahap kegiatan perlu dilakukan pengawasan. Sebab apabila terjadi penyimpangan akan lebih cepat melakukan koreksi atau perbaikan. Seorang controller ( pengawas ) harus menyelaraskan tingkat jaminan sumber daya dengan kebutuhan rencana-rencana yang pasti dengan proses mencatat atau dengan pengendalian perkembangan ke arah tujuan pokok dan sasaran serta metode pencapaiannya yang memungkinkan seorang pengawas melihat lebih awal adanya penyimpangan. Oleh karena itu, pengawasan berkaitan erat dengan perencanaan. Pengawasan ( Controlling ) dapat diartikan secara negatif, positif, dan dalam arti luas. Dalam arti negatif pengawasan dapat diartikan sebagai tindakan mencari-cari kesalahan kemudian memberikan sanksi, dan melakukan larangan-larangan. Dalam arti positif pengawasan ialah tindakan-tindakan agar organisasi atau perusahaan berjalan terarah, tidak terjadi kesalahan-kesalahan, penyimpangan atau kebocoran di segala bidang. Sedangkan dalam arti luas, pengawasan adalah aktifitas controller untuk melakukan pengamatan, penelitian dan penilaian dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi atau perusahaan yang sedang atau telah berjalan untuk mencapain tujuan yang telah ditetapkan.



v Beberapa pengertian pengawasan menurut pakar ekonomi: 1.



Menurut Robert J. Mockler pengawasan yaitu usaha sistematik menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar, menentukan dan mengukur deviasi-deviasi dan mengambil tindakan koreksi yang menjamin bahwa semua sumber daya yang dimiliki telah dipergunakan dengan efektif dan efisien. 2. George R. Tery (2006:395) mengartikan pengawasan sebagai mendeterminasi apa yang telah dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu, menerapkan tindakan-tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. 3. Robbin (dalam Sugandha, 1999 : 150) menyatakan pengawasan itu merupakan suatu proses aktivitas yang sangat mendasar, sehingga membutuhkan seorang manajer untuk menjalankan tugas dan pekerjaan organisasi. 4. Kertonegoro (1998 : 163) menyatakan pengawasan itu adalah proses melaui manajer berusaha memperoleh kayakinan bahwa kegiatan yang dilakukan sesuai dengan perencanaannya.



4



5.



6.



7.



8.



9.



Terry (dalam Sujamto, 1986 : 17) menyatakan Pengawasan adalah untuk menentukan apa yang telah dicapai, mengadakan evaluasi atasannya, dan mengambil tindakan-tidakan korektif bila diperlukan untuk menjamin agar hasilnya sesuai dengan rencana. Dale (dalam Winardi, 2000:224) dikatakan bahwa pengawasan tidak hanya melihat sesuatu dengan seksama dan melaporkan hasil kegiatan mengawasi, tetapi juga mengandung arti memperbaiki dan meluruskannya sehingga mencapai tujuan yang sesuai dengan apa yang direncanakan. Admosudirdjo (dalam Febriani, 2005:11) mengatakan bahwa pada pokoknya pengawasan adalah keseluruhan daripada kegiatan yang membandingkan atau mengukur apa yang sedang atau sudah dilaksanakan dengan kriteria, norma-norma, standar atau rencana-rencana yang telah ditetapkan sebelumnya. Sagian (1990:107) menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan pengawasan adalah proses pengamatan daripada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar supaya semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya. Kesimpulannya, pengawasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan,merancang system informasi umpan balik,membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya,menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan.



B. TUJUAN DARI PENGAWASAN v Sesuai dengan pengertian pengawasan dalam arti luas, maka pengawasan bertujuan : 1. Menemukan dan menghilangkan kemacetan yang mungkin timbul. 2. Melakukan pencegahan dan perbaikan kesalahan yang ada. 3. Mencegah penyimpangan 4. Mengadakan koreksi apakah hasil sesuai rencana, 5. Memperoleh efisiensi dan efektifitas. 6. Mendidik pegawai dan mempertebal rasa tanggung jawab. v Menurut Griffin (2000), tujuan dari fungsi pengawasan dibagi menjadi empat bagian, yaitu: 1. Adaftasi Lingkungan Tujuannya adalah agar sebuah perusahaan dapat beradaftasi dengan perubahan yang terjadi di lingkungan perusahaan, baik internal maupun eksternal. Contoh : ketika ICT belum secanggih saat ini , kualifikasi minimum tenaga kerja di sebuah perusahaan barangkali hanya dibatasi pada kemampuan mengetik. Namun saat ini hampir seluruh perusahaan menggunakan komputer sebagai ujung tombak kegiatan sehari-hari. 2. Meminimalkan kegagalan Ketika perusahaan menjalankan kegiatan produksi misalnya perusahaan memiliki target produksi sebanyak 10.000 unit maka perusahaan berharap bagian produksi bisa menghasilkan produk sebanyak itu. Katakanlah bagian produksi hanya menghasilkan 9.000 unit yang memenuhi standar sedangkan 1000 unit tidak memenuhi standar. Maka perusahaan mengalami kerugian 1000 unit dalam produksinya. Oleh karena itu perusahaan perlu menjalankan pengawasan agar target tersebut terpenuhi.



5



3.



Meminimumkan biaya Sebagaimana contoh di atas jika target terpenuhi maka biaya dapat diminimalkan, akan tetepi jika kondisinya seperti di atas 1000 unit tidak memenuhi standar maka hal itu tidak bisa dikatakan meminimalkan biaya malah menambah beban biaya produksi. 4. Mengantisipasi kompleksitas dari organisasi Tujuan terakhir dari fungsi pengawasan adalah agar perusahaan dapat mengantisipasi berbagai kegiatan organisasi yang kompleks. Ketika kegiatan perusahaan hanya memproduksi satu jenis barang, atau 10 orang pekerja, atau 2 bagian dalam struktur organisasi, barangkali kegiatan manajemen lebih mudah untuk dilakukan. B.



SYARAT-SYARAT PENGAWASAN



1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.



Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan. Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan. Pengawasan harus obyektif,teliti,dan sesuai dengan standar. Pengawasan harus luwes atau fleksibel. Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi. Pengawasan harus ekonomis. Pengawasan harus mudah dimengerti. Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan atau koreksi.



C.



BIDANG-BIDANG PENGAWASAN



a.



b.



c.



d.



Dalam kenyataannya pengawasan tidak hanya dilakukan bagi para pekerja di perusahaan, namun mencakup hampir semua bidang dalam perusahaan. Secara singkat pengawasan dapat dilakukan pada bidang : Produksi Di bidang ini pengawasan dimulai saat menerima pesanan dari pembeli, kemudian melakukan pembelian bahan sampai dengan produk selesai dibuat. Hal ini meliputi pula pengawasan persediaan barang dan pengawasan kualitas serta kuantitas produk. Pemasaran Tugas bagian ini dimulai saat produk akan dikirim ke pasar atau konsumen. Oleh karena itu biasanya pengawasan berawal dari sini, tetapi adakalanya bagi perusahaan yang cukup besar sebelumnya sudah dimulai dengan riset dan mengumpulkan informasi dari pasar. Keuangan Bidang ini harus ditangani dengan cepat, tepat, dan akurat. Pengolahan dan pengawasan yang kurang teliti akan berakibat terjerumusnya perusahaan di dalam masalah keuangan yang bertujuan agar perusahaan dapat menekan biaya-biaya yang digunakan. Personalia



6



Bidang ini merupakan factor penting yang akan ikut menentukan tercapainya tujuan suatu organisasi sehingga perlu mendapatkan perhatian yang serius. Tugas dari bidang ini adalah mengatur, membina, menggerakkan, mengarahkan, serta mengembangkan pegawai agar mampu menyelesaikan tugas-tugasnya secara efektif dan efisien guna menunjang tercapainya tujuan perusahaan atau organisasi. e. Administrasi (Perkantoran) Bidang ini merupakan penerapan fungsi manajemen dibidang perkantoran, yaitu perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan kantor agar tujuan perusahaan dapat tercapai dan karyawan merasa puas. D.



PENTINGNYA PENGAWASAN Suatu organisasi akan berjalan terus dan semakin komplek dari waktu ke waktu, banyaknya orang yang berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi atas hasil kegiatan yang telah dilakukan, inilah yang membuat fungsi pengawasan semakin penting dalam setiap organisasi. Ada beberapa alas an mengapa pengawasan itu penting, diantaranya : 1. Perubahan lingkungan organisasi Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-menerus dan tak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku baru dsb. Melalui fungsi pengawasannya manajer mendeteksi perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan yang terjadi. 2. Peningkatan kompleksitas organisasi Semakin besar organisasi, makin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan profitabilitas tetap terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif. 3. Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis. 4. Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menen-tukan apakah bawahan telah melakukan tugasnya adalah dengan mengimplementasikan sistem penga-wasan. 5. Komunikasi 6. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi Langkah terakhir adalah pembandingan penunjuk dengan standar, penentuan apakah tindakan koreksi perlu diambil dan kemudian pengambilan tindakan



7



E.



BENTUK-BENTUK PENGAWASAN



1.



Pengawasan Pendahulu (feeforward control, steering controls, preliminary control). Dirancang untuk mengantisipasi penyimpangan standar dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum kegiatan terselesaikan. Pengawasan ini akan efektif bila manajer dapat menemukan informasi yang akurat dan tepat waktu tentang perubahan yang terjadi atau perkembangan tujuan. 2. Pengawasan Concurrent (concurrent control ) Yaitu pengawasan “Ya-Tidak”, atau pengawasan yang terjadi ketika pelaksanaan berlangsung, dimana suatu aspek harus memenuhi syarat yang ditentukan sebelum kegiatan dilakukan guna menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan. 3. Pengawasan Umpan Balik (feedback control, past-action controls). Yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan, guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai F.



TAHAP-TAHAP PENGAWASAN



·



Tahap Penetapan Standar Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum yaitu : a. standar fisik b. standar moneter (biaya) c. standar waktu



·



Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat.



·



Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas, pengamatan, laporan, metode, pengujian, dan sampel.



·



Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagai manajer.



·



Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan.



v Menurut Kadarman (2001, hal. 161) langkah-langkah proses pengawasan yaitu: a.



Menetapkan Standar



8



Karena perencanaan merupakan tolak ukur untuk merancang pengawasan, maka secara logis hal irri berarti bahwa langkah pertama dalam proses pengawasan adalah menyusun rencana. Perencanaan yang dimaksud disini adalah menentukan standar. b.



Mengukur Kinerja Langkah kedua dalam pengawasan adalah mengukur atau mengevaluasi kinerja yang dicapai terhadap standar yang telah ditentukan.



c.



Memperbaiki Penyimpanga Proses pengawasan tidak lengkap jika tidak ada tindakan perbaikan terhadap penyimpanganpenyimpangan yang terjadi.



v Menurut G. R. Terry dalam Sukama (1992, hal. 116) proses pengawasan terbagi atas 4 tahapan, yaitu: a. Menentukan standar atau dasar bagi pengawasan. b. Mengukur pelaksanaan c. Membandingkan pelaksanaan dengan standar dan temukanlah perbedaan jika d. Memperbaiki penyimpangan dengan cara-cara tindakan yang tepat.



ada.



v Terry (dalam Winardi, 1986:397) bahwa pengawasan terdiri daripada suatu proses yang dibentuk oleh tiga macam langkah-langkah yang bersifat universal yakni: a. mengukur hasil pekerjaan, b.membandingkan hasil pekerjaan dengan standard dan memastikan perbedaan (apabila ada perbedaan), c. mengoreksi penyimpangan yang tidak dikehendaki melalui tindakan perbaikan. v Maman Ukas (2004:338) menyebutkan tiga unsur pokok atau tahapan-tahapan yang selalu terdapat dalam proses pengawasan, yaitu: a. Ukuran-ukuran yang menyajikan bentuk-bentuk yang diminta. Standar ukuran ini bisa nyata, mungkin juga tidak nyata, umum ataupun khusus, tetapi selama seorang masih menganggap bahwa hasilnya adalah seperti yang diharapkan. b. Perbandingan antara hasil yang nyata dengan ukuran tadi. Evaluasi ini harus dilaporkan kepada khalayak ramai yang dapat berbuat sesuatu akan hal ini.



c.



Kegiatan mengadakan koreksi. Pengukuran-pengukuran laporan dalam suatu pengawasan tidak akan berarti tanpa adanya koreksi, jikalau dalam hal ini diketahui bahwa aktivitas umum tidak mengarah ke hasil-hasil yang diinginkan. Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa proses pengawasan dilakukan berdasarkan beberapa tahapan yang harus dilakukan.



9



· Menetapkan standar pelaksanaan (perencanaan) Sehingga dalam melakukan pengawasan manajer mempunyai standard yang jelas. · Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan Mengukur kinerja pegawai, sejauh mana pegawai dapat menerapkan perencanaan yang telah dibuat atau ditetapkan perusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya secara optimal. · Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan penganalisa penyimpanganpenyimpangan · Pengambilan tindakan koreksi Melakukan perbaikan jika ditemukan penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. G.



MACAM DAN JENIS-JENIS PENGAWASAN



Ada beberapa macam pengawasan ditinjau dari beberapa segi antara lain: 1) Menurut Ruang Lingkupnya a.Pengawasan Administrasi yaitu pengawasan yang meliputi seluruh aktifitas organisasi atau perusahaan. b. Pengawasan Manajerial yaitu pengawasan yang bersifat khusus yang berlaku hanya untuk suatu bagian atau unit tertentu saja. 2) a. b. c. d. e. f. 3) a. b. c. d. e.



4) a.



Menurut Obyek Pengawasan Pengawasan keuangan Pengawasan kepegawaian Pengawasan pemasarann Pengawasan produksi Pengawasan kualitas Pengawasan persediaan Menurut Pihak yang Mengawasi Internal control, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh aparat pengawasan yang ada dalam organisasi atau perusahaan itu sendiri. External control, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh aparat pengawasan dari luar organisasi atau perusahaan. Direct Control, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan yang bersangkutan ( pengawasan langsung ). Indirect Control, yaitu pengawasan yang dilakukan bukan oleh atasan langsung, misalnya pengawasan oleh kepala biro, atau kepala bagian ( pengawasan tidak langsung). Formal Control, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh masyarakat ( sosial control),misalnya oleh berbagai media. Menurut Waktu



Preventif Control, yaitu pengawasan yang bersifat pencegahan sebelum terjadinya kesalahan atau penyimpangan. b. Reprensif Control, yaitu pengawasan setelah terjadinya penyimpangan atau kesalahan.



10



Selain macam pengawasan di atas, ada beberapa jenis dari pengawasan, diantaranya : a. Pengawasan Kemudi (Steering Control) atau disebut pula pengawasan umpan maju (feed forward control), pengawasan ini dirancang untuk mendeteksi adanya penyimpangan dari tujuan yang telah ditetapkan dan memperbolehkan mengambil tindakan koreksi sebelum kegiatan selesai dikerjakan. b. Pengawasan Skrening (Screening Control), bisa disebut pengawasan ya atau tidak (yes or no control). Tipe pengawasan ini merupakan proses yang terlebih dahulu menyetujui aspek tertentu dari sebuah prosedur, atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan dilanjutkan. Disini segi keamanan merupakan faktor kunci dan bahkan dapat memberikan keamanan ekstra kepada manajer. c. Pengawasan Purnakarya (Post Action Control) atau disebut pengawasan umpan balik (Feed Back Control), jenis pengawasan ini mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan.



H.



a.



1) 2) 3) 4) 5)



6)



Metode dan Karakteristik Pengawasan yang Efektif Secara garis besar pengawasan dapat dibagi menjadi dua, yaitu metode pengawasan kualitatif dan metode pengawasan kuantitatif. Pengawasan kualitatif dilakukan oleh manajer untuk menjaga performance organisasi secara keseluruhan, sikap serta performance karyawan. Metode pengawasan kuantitatif dilakukan dengan menggunakan data, biasanya digunakan untuk mengawasi kuantitas maupun kualitas produk. Ada beberapa cara yang biasa digunakan untuk mengadakan pengawasan kuantitatif, antara lain: dengan menggunakan anggaran, mengadakan auditing, analisis break even, analisis rasio dan sebagainya. Adapun metode-metode pengawasan bisa dikelompokkan ke dalam dua bagian yakni : Pengawasan Non-Kualitatif Pengawasan non-kualitatif tidak melibatkan angka-angka dan dapat digunakan untuk mengawasi prestasi organisasi secara keseluruhan. Teknik-teknik yang sering digunakan adalah : Pengamatan (pengendalian dengan observasi). Pengamatan ditujukan untuk mengendalikan kegiatan atau produk yang dapat diobservasi. Inspeksi teratur dan langsung. Inspeksi teratur dilakukan secara periodic dengan mengamati kegiatan atau produk yang dapat diobservasi. Laporan lisan dan tertulis. Laporan lisan dan tertulis dapat menyajikan informasi yang dibutuhkan dengan cepat disertai dengan feed-back dari bawahan dengan relatif lebih cepat. Evaluasi pelaksanaan. Diskusi antara manajer dengan bawahan tentang pelaksanaan suatu kegiatan. Cara ini dapat menjadi alat pengendalian karena masalah yang mungkin ada dapat didiagnosis dan dipecahkan bersama. Management by Exception (MBE). Dilakukan dengan memperhatikan perbedaan yang signifikan antara rencana dan realisasi. Teknik tersebut didasarkan pada prinsip pengecualian. Prinsip tersebut mengatakan bahwa bawahan mengerjakan semua kegiatan rutin, sementara manajer hanya mengerjakan kegiatan tidak rutin.



11



b.



1) · · 2) ·



· 3)



4) · ·



Pengawasan Kuantitatif Pengawasan kuantitatif melibatkan angka-angka untuk menilai suatu prestasi. Beberapa teknik yang dapat dipakai dalam pengawasan kuantitatif : Anggaran Anggaran operasi, anggaran pembelanjaan modal, anggaran penjualan, anggaran kas. Anggaran khusus, seperti planning programming, bud getting system (PBS), zero-base budgeting ( ZBB ), dan human resource accounting (HRA). Audit Internal audit, tujuannya adalah membantu semua anggota manajemen dalam melaksanakan tanggung jawab mereka dengan cara mengajukan analisis, penilaian, rekomendasi dan komentar mengenai kegiatan mereka. Eksternal audit, tujuannya menentukan apakah laporan keuangan tersebut menyajikan secara wajar keadaan keuangan dan hasil perusahaan. Analisa Break-Even Menganalisa dan menggambarkan hubungan biaya dan penghasilan untuk menentukan pada volume berapa agar biaya total sehingga tidak mengalami laba atau rugi. Analisis Rasio Menyankut dua jenis perbandingan : Membandingkan rasia saat ini dengan rasia-rasia dimasa lalu. Membandingkan rasia-rasia suatu perusahaan dengan perusahaan lain yang sejenis. I.Sistem Pengawasan Tradisional Sistem pengawasan tradisional melibatkan kegiatan monitoring yang bersifat eksternal. Kinerja pegawai akan diawasi oleh atasan para pegawai. Kinerja keuangan akan diawasi oleh orang-orang yang berada di luar bagian keuangan yang bertugas untuk melakukan pengawasan dan penilaian terhadap kinerja keuangan. Terdapat tiga pendekatan dalam system pengawasan tradisional, yaitu pengawasan diagnostik (diagnostic control), pengawasan berdasarkan batasan-batasan (boundary control), dan pengawasan interaktif (interactive control) a. Pengawasan Diagnostik, adalah pengawasan yang dilakukan oleh manajer dimana setelah standar ditetapkan,manajer melakukan pengawasan dan penilaian apakah standar telah dicapai ataukah belum. Sekiranya belum tercapai maka manajer kemudian berkewenangan untuk melakukan diagnosa atau faktor-faktor yang menyebabkan standar belum tercapai untuk kemudian mengambil keputusan yang terkait dengan upaya untuk pencapaian standar sesuai dengan yang semestinya. b. Pengawasan Berdasarkan Batasan-Batasan, yaitu pengawasan yang dilakukan melalui penetapan aturan atau prosedur yang dengan aturan dan prosedur tersebut keseluruhan anggota dan pihak yang terkait dalam perusahaan akan menyesuaikan diri



12



dengan aturan dan prosedur tersebut dalam menjalankan seluruh aktivitas terkait dengan perusahaan. c. Pengawasan Interaktif, adalah pengawasan yang dilakukan oleh manajer yang secara interaktif dan terus menerus melakukan komunikasi dengan pegawai secara personal mengenai berbagai hal yang terkait dengan pekerjaan yang dilakukan. Dengan komunikasi personal dan dilakukan secara interaktif ini, manajer dapat mengetahui apakah jalannya perusahaan telah mencapai standar yang diinginkan atau belum J.



Prinsip-Prinsip Pengawasan



Pengawasan yang efektif memiliki dua prinsip pokok, yaitu adanya rencana tertentu dan adanya pemberian instruksi-instruksi, serta wewenang kepada bawahan. Prinsip pokok yang pertama merupakan standar atau alat pengukur dari suatu pekerjaan yang dilaksanakan bawahan. Rencana tersebut menjadi penunjuk apakah pelaksanaan pekerjaan berhasil atau tidak. Prinsip pokok kedua juga harus ada, agar sistem pengawasan dapat benar-benar efektif dilaksanakan. Wewenang dan juga instruksi-instruksi yang jelas harus diberikan kepada bawahan karena berdasarkan itulah dapat diketahui apakah bawahan sudah menjalankan tugas-tugasnya dengan baik atau tidak. Setelah prinsip pokok tersebut, maka suatu sistem pengawasan harus mengandung prinsipprinsip berikut: 1. Dapat merefleksi sifat-sifat dan kebutuhan-kebutuhan dari kegiatan-kegiatan yang harus diawasi. 2. Dapat dengan segera melaporkan penyimpangan-penyimpangan. 3. Fleksibel. 4. Dapat merefleksi pola organisasi. 5. Ekonomis 6. Dapat dimengerti. 7. Dapat menjamin diadakannya tindakan korektif. Setiap kegiatan membutuhkan sistem pengawasan yang berbeda sesuai dengan karakteristik kegiatan tersebut. Pengawasan pembelajaran tentunya berbeda dengan pengawasan ketatausahaan. Suatu sistem pengawasan yang efektif harus dapat segera melaporkan penyimpanganpenyimpangan sehingga berdasarkan penyimpangan-penyimpangan itu dapat diambil tindakan untuk pelaksanaan selanjutnya agar pelaksanaan keseluruhan benar-benar dapat sesuai atau mendekati apa yang direncanakan sebelumnya. Suatu sistem pengawasan dapat dikatakan efektif apabila sistem pengawasan tersebut memenuhi prinsip fleksibilitas. Artinya sistem pengawasan tersebut tetap dapat dipergunakan, meskipun terjadi perubahan-perubahan terhadap rencana di luar dugaan.



13



Titik berat pengawasan adalah berkisar pada manusia, karena manusialah yang melakukan kegiatan-kegiatan dalam suatu organisasi. Orang-orang dalam organisasi, kegiatan-kegiatan atau tugas-tugasnya sudah tergambar dalam organisasi, maka sistem pengawasan harus dapat memenuhi prinsip dapat merefleksikan pola organisasi. Sifat ekonomis dalam proses pengawasan juga sangat diperlukan. Tidak seharusnya membuat sistem pengawasan yang mahal, apabila tujuan pengawasan dapat diwujudkan melalui sistem pengawasan yang murah. Siapapun yang mengawasi kegiatan-kegiatan, haruslah memahami dan menguasai sistem pengawasan yang dianut dalam suatu organisasi. Tanpa memahami sistem pengawasan, maka pelaksanaan pengawasan tidak dapat efektif. Akhirnya suatu sistem pengawasan barulah dapat dikatakan efektif, apabila dapat melaporkan kegiatan yang salah, dimana kesalahan itu terjadi dan siapa yang bertanggung jawab atas kesalahan tersebut. Ini sesuai dengan salah satu tujuan pengawasan, yaitu untuk mengetahui kesalahan-kesalahan serta kesulitan-kesulitan yang dihadapi dalam pelaksanaan suatu kegiatan.



14



BAB III PENUTUP



A. Kesimpulan Dari pemaparan makalah di atas dapat disimpulkan bahwa konsep dasar Pengawasan meliputi pengertian, karakteristik, faktor dan yang lainnya. Pengawasan merupakan fungsi administasi dalam fungsi administrator yang memastikan bahwa apa yang dikerjakan sesuai dengan yang dikehendaki. Ia meliputi pemeriksaan apakah semua berjalan sesuai dengan rencana yang dibuat, instruksi-instruksi yang dikeluarkan, dan prinsip-prinsip yang ditetapkan. Ia dimaksudkan untuk menunjukkan kelemahan-kelemahan dan kesalahankesalahan, kemudian membetulkannya dan mencegah perulangannya. Ia mengenai semua orang, kegiatan, benda, dll. Peran pengawas sekolah memantau dan melakukan pembinaan, penilaian secara berkesinambungan, memotivasi guru untuk meningkatkan kemampuan dan keterampilan dalam merencanakan, melaksanakan, dan membuat evaluasi program kegiatan pembelajaran untuk menjadi lebih baik lagi dan profesional saat proses pembelajaran berlangsung. Dan hasil penilaian yang dirasa masih kurang guru tersebut diikutsertakan diklat atau pelatihan guna untuk mengembangkan kemampuannya.



B. Saran Demikianlah makalah ini kami paparkan dan kami merasa bahwa dalam makalah ini masih terdapat banyak sekali kekurangan. Oleh karena itu, kami mengharap kepada pembaca yang budiman untuk memberikan kritik dan saran yang bersifat membangun guna untuk perbaikan makalah ini. Dan kami berharap semoga isi makalah ini bermanfaat bagi kami khususnya dan bagi pembaca pada umumnya.



15



DAFTAR PUSTAKA



Purwanto, Ngalin. 1993. Administrasi dan Supervisi Pendidikan. Bandung: Remaja Rosdakarya



Sagala, Syaiful. 2012. Administrasi Pendidikan Kontempore. Bandung: Alfabeta



Sutisna, Oteng. 1987. Administrasi Pendidikan; Dasar Teknik untuk Praktik Profesional. Bandung: Angkasa.



Tim Dosen Administrasi Pendidikan. 2012. Manajemen Pendidikan. Bandung: Alfabeta



16