Uraian Tugas Kepala IPSRS [PDF]

Citation preview

Uraian Tugas Kepala IPSRS TUGAS UTAMA : 1. Perencanaan: 



Menyusun standar kebutuhan sarana, tenaga, alat dan bahan kegiatan untuk insatalasi.







Melakukan upaya peningkatan jumlah, jenis dan keuntungan pemeriksaan.







Mengupayakan penyederhanaan prosedur pembelian alat/bahan habis pakai.







Merencanakan peremajaan dan pemeliharaan alat.







Melaksanakan upaya agar instalasi terakreditasi



2. Pelaksanaan: 



Merumuskan masalah yang dihadapi instalasi dan melaporkan ke atasan langsung.







Mengupayakan efisiensi penggunaan bahan habis pakai.



3. Penilaian: 



Melaksanakan orientasi bagi pegawai baru.







Mengupayakan peningkatan disiplin kerja.







Menyusun hasil kegiatan dalam bentuk laporan:



1. Menyusun rencana kegiatan pemeliharaan Instalasi Penyediaan Air Bersih, Instalasi Pengolahan Air Limbah dan Gedung. 2. Menyusun rencana anggaran biaya pemeliharaan Instalasi Penyediaan Air Bersih, Instalasi Pengolahan Air Limbah, Instalasi Pengolahan Sampah Medis dan Gedung. 3. Melaksanakan perbaikan kerusakan Instalasi Penyediaan Air Bersih, Instalasi Pengolahan Air Limbah, Instalasi Pengolahan Sampah Medis dan Gedung. 4. Membuat laporan hasil kegiatan pemeliharaan Instalasi Penyediaan Air Bersih, Instalasi Pengolahan Air Limbah, Pengolahan Sampah Medis dan Gedung. 5. Kerjasama dengan pihak ke III berkaitan dengan pemeliharaan Instalasi Penyediaan Air Bersih, Instalasi Pengolahan Air Limbah, Incenerator dan Gedung. TANGGUNG JAWAB 1. Mengatur pembagian tugas rutin dan isidentil untuk seluruh petugas instalasi. 2. Mengiventarisasi sarana, tenaga, alat dan bahan untuk instalasi. 3. Melakukan pemeriksaan jumlah dan kesiapan alat dan bahan yang akan dipakai. 4. Melakukan pemeriksaan waktu daluwarsa bahan.



WEWENANG 1. Memberikan pemahaman visi, misi dan uraian tugas seluruh petugas. 2. Membuat bahan organisasi dengan uraian tugasnya. 3. Melaksanakan rapat koordinasi instalasi. 4. Mengkoordinasikan peningkatan pasar diluar pasien BRSU, dokter/RS Swasta. 5. Mengkoordinasikan perbaikan tempat kerja. 6. Mengkoordinasikan perbaikan fasilitas pendukung. 7. Mengkoordinasikan pelatihan dan penyegaran teknis. 8. Melaksanakan koordinasi pelaksanaan rekam medis. 9. Melakukan koordinasi dengan instalasi terkait untuk melaksanakan penelitian. 10. Memastikan Instalasi Penyediaan Air Bersih beroperasi dengan baik. 11. Memastikan kualitas Air bersih memenuhi persyaratan kesehatan. 12. Memastikan Instalasi Pengolahan Air Limbah beroperasi dengan baik. 13. Memastikan kualitas air buangan memenuhi persyaratan standar baku mutu lingkungan. 14. Memastikan Instalasi Pengolahan sampah medis beroperasi dengan baik. 15. Memastikan bangunan/ gedung dalam keadaan baik (layak pakai). 16. Merencanakan & mengelola SDM yang ada. 17. Mengusulkan anggaran biaya untuk pemeliharaan Instalasi Penyediaan Air Bersih, Instalasi Pengolahan Air limbah, Instalasi Pengolahan Sampah Medis dan Gedung. 18. Mengusulkan sarana dan prasarana untuk kelancaran tugas pemeliharaan Instalasi Penyediaan Air Bersih, Instalasi Pengolahan Air Limbah, Instalasi Pengolahan Sampah Medis dan Gedung. 19. Pendataan dan Analisis kebutuhan pemeliharaan Instalasi Penyediaan Air Bersih, Instalasi Pengolahan Air Limbah, Instalasi Pengolahan Sampah Medis dan Gedung. 20. Melakukan koordinasi dengan unit terkait. 21. Memonitoring operasional Instalasi Penyediaan Air bersih, Instalasi Pengolahan Air Limbah, Instalasi Pengelolaan Sampah Medis dan Gedung.



IPSRS adalah singkatan dari Instalasi Pemeliharaan Sarana Rumah Sakit. Disinilah kantornya para teknisi Rumah Sakit bekerja. IPSRS merupakan organisasi dalam Rumah Sakit yang bersifat teknis dan koordinatif yang pelaksanaannya meliputi perbaikan sarana dan peralatan yang ada di Rumah Sakit. Tujuannya adalah meningkatkan mutu pelayanan dan efisiensi RS. Sebagai salah satu unit yang berperan penting dalam kinerja Rumah Sakit, IPSRS sangat penting fungsi dan perannya dalam menunjang sarana dan prasarana yang ada di Rumah Sakit. Dengan kata lain, IPSRS adalah salah satu faktor syarat suatu RS bisa diakreditasi levelnya menjadi lebih tinggi.Perkembangan teknologi alat-alat kedokteran yang semakin hari semakin pesat menyebabkan pengelolaan IPSRS harus mendapatkan perhatian, karena betapapun canggihnya teknologi tersebut akan menjadi sia-sia tanpa maintenance dan operator utility yang benar. Tugas dan Kegiatan Umum IPSRS Operator Utility, menjadi operator suatu alat medis atau mengadakan training kepada tenaga kesehatan yang lain untuk petunjuk pemakaian (SOP) alat medis yang benar. Maintenance, perawatan rutin. Perencanaan kegiatan pemeliharaan. Pengukuran dan kalibrasi. Rekayasa dan rancang bangun. Manajemen informasi dan pemeliharaan. Rujukan pemeliharaan. Pengawasan pelaksanaan pengadaan barang dan tenaga kerja. Pengawasan fasilitas dan keselamatan kerja. Sebagai tekhnisi kita harus punya peralatan yang memadai sebelum melakukan suatu maintenance ataupun perbaikan, yaitu senjata harus ada sebelum berperang ! ! ! Tapi suatu yang menjadi khas sebagai tekhnisi yaitu membawa testpen. Peralatan yang lain, minimal : obeng plus minus multimeter tang



IPSRS dibagi dalam beberapa unit bagian, yaitu : Unit Administrasi Unit Sarana dan Prasarana Unit Bangunan Unit Biomedical (teknisi elektromedik) Unit IPAL (Instalasi Pengolahan Air Limbah) dan sampah medis Unit Listrik dan AC Unit Telekomunikasi Sistematika Tugas IPSRS Direktur mempunyai tugas memimpin, melakukan koordinasi, pengawasan, dan pengendalian teknis dalam menyelenggarakan kegiatan IPSRS. Kepala IPSRS, mempunyai tugas sebagai penanggungjawab semua kegiatan IPSRS. Administrasi, mempunyai tugas mencatat semua pemasukan dan pengeluaran. Sie Medis, mempunyai tugas menangani jenis pemeliharaan dan perbaikan alat-alat medis. Sie Non Medis, mempunyai tugas menangani jenis pemeliharaan dan perbaikan alat-alat non medis. Sie Bangunan, mempunyai tugas menangani segala bentuk tentang bangunan. Sie Sanitasi, mempunyai tugas menangani tentang kebersihan, pengairan dan limbah Rumah Sakit. Infection Control Infection control yaitu pengendalian infeksi di lingkungan Rumah Sakit. Karena RS itu adalah tempatnya orang sakit, maka banyak virus dan bakteri yang dibawa. Kami sebagai teknik elektromedik, sebagai salah satu staff atau pegawai pasti akan menjaga untuk infection control agar kita sebagai tenaga kesehatan tidak terkena infeksi ataupun sebagai carrier (pembawa infeksi) atau malah menjadi sumber infeksi bagi orang lain. Memang secara tidak langsung dan secara frekuensi, kita tidak berhadapan langsung dengan pasien. Tapi peralatan kesehatan ataupun hal-hal lain bisa menjadi sumber infeksi yang infeksius, maka dari itu parameter untuk infection control sangat diperlukan. Biaya yang diperlukan untuk infection control memang sangat tinggi dan pengawasannya haruslah ketat, karena hal tersebut demi kepentingan bersama (bagi pasien ataupun pengunjung juga bagi tenaga kesehatan).



I.



INSTALASI PEMELIHARAAN SARANA RS UNHAS (IPSRS) RS UNHAS merupakan rumah sakit tipe B. Menurut PERMENKES Nomor 340 Tahun 2010



tentang Klasifikasi Rumah Sakit, salah satu kriteria yang harus dimiliki oleh rumah sakit tipe B adalah memiliki Pelayanan Penunjang Non Klinik terdiri dari pelayanan Laundry/Linen, Jasa Boga/Dapur, Teknik dan Pemeliharaan Fasilitas (IPSRS), Pengelolaan Limbah, Gudang, Ambulance, Komunikasi, Pemulasaraan Jenazah, Pemadam Kebakaran, Pengelolaan Gas Medik dan Penampungan Air Bersih. IPSRS adalah singkatan dari Instalasi Pemeliharaan Sarana Rumah Sakit. Disinilah kantornya para teknisi Rumah Sakit bekerja. IPSRS merupakan organisasi dalam Rumah Sakit yang bersifat teknis dan koordinatif yang pelaksanaannya meliputi perbaikan sarana dan peralatan yang ada di Rumah Sakit. Tujuannya adalah meningkatkan mutu pelayanan dan efisiensi RS. Sebagai salah satu unit yang berperan penting dalam kinerja Rumah Sakit, IPSRS sangat penting fungsi dan perannya dalam menunjang sarana dan prasarana yang ada di Rumah Sakit. Dengan kata lain, IPSRS adalah salah satu faktor syarat suatu RS bisa diakreditasi levelnya menjadi lebih tinggi. Perkembangan teknologi alat-alat kedokteran yang semakin hari semakin pesat menyebabkan pengelolaan IPSRS harus mendapatkan perhatian, karena betapapun canggihnya teknologi tersebut akan menjadi sia-sia tanpa maintenance dan operator utility yang benar. 3.1 Organisasi dan Manajemen Instalasi Pemeliharaan Sarana RS UNHAS 3.1.1 Visi IPSRS Visi instalasi masih mengikut pada visi rumah sakit secara umum, yaitu: Menjadi pelopor terpercaya dalam memadukan pendidikan, penelitian, dan pemeliharaan kesehatan yang bertaraf internasional.



3.1.2 Misi IPSRS Misi dari instalasi juga masih mengikut pada misi rumah sakit secara umum, yaitu: Menciptakan tenaga professional yang berstandar internasional dalam pendidikan, penelitian dan pemeliharaan kesehatan. Menciptakan lingkungan akademik yang optimal untuk mendukung pendidikan, penelitian, dan pemeliharaan kesehatan



Mempelopori inovasi pemeliharaan kesehatan melalui penelitian yang unggul dan perbaikan mutu pelayanan berkesinambungan Memberikan pemeliharaan kesehatan secara terpadu dengan pendidikan, penelitian yang berstandar internasional tanpa melupakan fungsi sosial. Mengembangkan jejaring dengan institusi lain baik regional maupun internasional. 3.1.3 Falsafah IPSRS Falsafah instalasi masih mengikut pada falsafah rumah sakit secara umum, yaitu: Menghargai hakekat manusia sebagai makhluk paripurna dengan totalitas dan nilai-nilai yang dianutnya. 3.1.4 Motto IPSRS Motto instalasi masih mengikut pada motto rumah sakit secara umum, yaitu: “Tulus melayani” 3.1.5 Tujuan IPSRS Tujuan instalasi masih mengikut pada tujuan rumah sakit secara umum, yaitu: Terciptanya Sumber Daya Manusia handal yang tulus dalam mengintegrasikan pendidikan, penelitian, dan pemeliharaan kesehatan. Terwujudnya upaya pemeliharaan kesehatan paripurna yang menyeluruh terintegrasi dan berkesinambungan. Terciptanya suasana akademik yang mendukung pendidikan, penelitian, dan pemeliharaan kesehatan yang bermutu dan aman. Terbinanya tim kerjasama professional yang solid dengan perbaikan mutu kinerja berkesinambungan. Terselenggaranya jejaring rumah sakit yang mengemban tugas pendidikan, penelitian, dan pemeliharaan kesehatan. Analisis: Dari keterangan di atas, dapat disimpulkan bahwa IPSRS belum mampu merumuskan visi, misi, tujuan, dan falsafah khusus untuk instalsi tersebut. Hal ini dapat berpengaruh terhadap kinerja para staf. Alasan belum adanya visi, misi, tujuan, dan falsafah tersendiri ini adalah karena RS UNHAS baru beroperasi sekitar 1 tahun, sehingga masih perlu pembenahan-pembenahan. Namun, jika tidak



ada perumusan sesegera mungkin, maka para staf akan bekerja tanpa target yang jelas untuk instalasi pemeliharaan sarana rumah sakit secara khusus.



3.1.6 Struktur Organisai IPSRS



Gambar 3.1 Struktur Organisasi Instalasi IPSRS RS. Unhas Tahun 2011 Analisis : Struktur organisasi instalasi ini menganut sistem organisasi garis. Di mana dalam bagan organisasinya terlihat adanya kesatuan komando karena kepemimpinan berada ditangan satu orang dan setiap bawahan hanya bertanggung jawab terhadap satu orang pemimpin saja. Struktur organsisasi ini sudah cocok untuk perusahaan ini, karena telah menggambarkan lima aspek struktur organisasi yang utama yaitu : 1.



Menggambarkan pembagian kerja, dimana setiap kotak mewakili tanggung jawab seseorang atau sub bagian untuk bagian tertentu dari beban kerja unit.



2.



Menunjukkan siapa atasan dan siapa bawahan sehingga jelas terlihat siapa melapor kepada siapa.



3.



Keterangan kotak-kotak telah menunjukkan tugas-tugas kerja dan tanggung jawab yang berbeda untuk setiap peranan yang berbeda.



4.



Keseluruhan bagan telah menunjukkan dasar pembagian aktivitas unit yang menurut penulis dibagi atas dasar fungsinya.



5.



Semua bagian unit pada tingkatan yang sama melapor pada orang yang sama. Dari struktur di atas, dapat dilihat bahwa sistem kerja di IPSRS tersebar di empat bagian area kerja, yaitu bagian peralatan medik, bagian peralatan nonmedik, bagian bangunan, serta bagian administrasi dan logistik, yang bertanggungjawab kepada koordinator IPSRS. Kemudian koordinator



tersebut bertanggungjawab kepada kepala bidang pelayanan penunjang dan sarana medik secara langsung. secara langsung. Pembagian wilayah kerja dan tanggung jawab yang jelas ini, dapat mengoptimalkan hasil dari pekerjaan itu sendiri. Namun, jumlah SDM yang menempati bagian-bagian tersebut masih kurang. Hal ini dikarenakan RS UNHAS masih baru dalam beroperasi, sehingga masih dalam tahap awal proses pembenahan-pembenahan. 3.1.7 Tupoksi Instalasi IPSRS Rumah sakit harus menyelenggarakan IPSRS, karena tanpa IPSRS, seluruh kegiatan yang berhubungan dengan alat kesehatan maupun sarana-prasarana yang rusak akan terganggu dan tidak berjalan lancar. Instalasi kerja IPSRS mempunyai tugas pokok dan fungsi sebagai berikut: 1.



Melakukan rapat secara teratur



2.



Membuat laporan dan melaporkannya kepada pimpinan rumah sakit tepat waktu



3.



Melakukan rapat secara teratur dan menghadiri rapat tersebut.



4.



Operator Utility, menjadi operator suatu alat medis atau mengadakan training kepada tenaga kesehatan yang lain untuk petunjuk pemakaian (SOP) alat medis yang benar.



5.



Maintenance, perawatan rutin.



6.



Perencanaan kegiatan pemeliharaan.



7.



Pengukuran dan kalibrasi.



8.



Manajemen informasi dan pemeliharaan.



9.



Rujukan pemeliharaan.



10. Pengawasan pelaksanaan pengadaan barang, tenaga kerja, fasilitas dan K3. Dalam menjalankan tugasnya, kepala instalasi IPSRS wajib menerapkan koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi, baik dalam lingkungan intern instalasi, maupun dengan instalasi-instalasi terkait, sesuai dengan tugasnya masing-masing. Analisis: Dari hasil pengamatan selama melakukan residensi I, dapat disimpulkan bahwa apa yang dikerjakan oleh staf IPSRS RS UNHAS sebagian besar telah sesuai dengan standar tugas pokok dan fungsi di atas. Petugas di instalasi IPSRS dapat bekerja secara professional dan sesuai prosedur yang telah ditetapkan. Namun, untuk manajemen informasi peralatan masih banyak kekurangan. Untuk lingkungan kerjanya, sebagian besar stafnya adalah laki-laki, terutama di bagian ruang panel atau bengkel. Hal ini karena, beban kerja dan risiko pekerjaannya cukup tinggi terkait



pemeliharaan dan perbaikan sarana dan prasarana. Sehingga, staf perempuan ditempatkan pada bagian Administrasiinistrasi instalasi ini dan tidak terjun langsung ke lapangan secara langsung. 3.1.8 Uraian Tugas a. Logistik Mengidentifikasi kebutuhan pendukung Mengurus pembelian peralatan Mengurus inventaris barang yang keluar dan masuk Pengadaan barang dan peralatan b. Teknisi Memelihara alat-alat kesehatan Mengecek kerusakan alat-alat kesehatan Memperbaiki kerusakan alat-alat kesehatan Dan tugas yang diberikan atasan/pimpinan langsung c. Mekanikal Pengecekkan kebocoran Mengontrol pemakaian air, Listrik, AC, dan Lift Pengecekkan air bersih Memperbaiki WC Pengecekkan Pompa Air Dan tugas yang diberikan atasan/ pimpinan langsung d. Telekomunikasi Sharing Jaringan internet untuk kebutuhan Karyawan Rumah Sakit Pemasangan dan Instalasi Komputer di setiap meja Kerja Pemasangan Pesawat Telepon Pemasangan Line Internet Monitoring peralatan elektronik Dan tugas lain yang diberikan atasan/pimpinan langsung e.



Elektrikal Mengecek lampu, AC, Pompa dan Tangki Air Mengecek saringan udara AC Pemasangan Instalasi Terminal Listrik Memperbaiki Saklar



Dan Tugas Lain yang diberikan atasan/ pimpinan langsung f. Pemeliharaan Gedung Membersihkan dan mengatur ruangan yang akan digunakan dan telah digunakan Memperbaiki alat yang rusak (Handle pintu, kran air,wastafel, dll) Memonitoring kunci tiap ruangan Rumah Sakit Dan tugas lain yang diberikan atasan/ pimpinan langsung Analisis : Semua bagain di IPSRS telah tebagi pekerjaannya. Sehingga, para staf dapat bekerja sesuai dengan tugas dan fungsi yang telah ditentukan sesuai job description yang telah ditetapkan. 3.1.9 Deskripsi Kegiatan Berikut ini merupakan deskripsi kegiatan IPSRS RS UNHAS: Kegiatan Pemeliharaan / maintenance o Pemeliharaan Kuratif : Tidak terjadwal, Break down unit Penyetingan ulang bagian-bagian serta fungsinya Penyetingan ulang parameter serta fungsinya Penggantian spare part / bagian-bagian alat Modifikasi spare part / bagian-bagian alat Pengencangan serta pelumasan bagian-bagian alat o Pemeliharaan Preventif : Terjadwal, Life time spare part Pemantauan bagian-bagian serta fungsinya Pemantauan setting parameter serta fungsinya dan hasil outputnya Pengencangan serta pelumasan bagian-bagian alat Pembersihan / cleaning Kegiatan perbaikan / repaire Perencanaan pengadaan spare part / disposible acsessoris Perencanaan kegiatan kalibrasi Perencanaan kegiatan KSO dan kontrak servis Analisis: Kegiatan-kegiatan ini adalah kegiatan yang rutin dilakukan di IPSRS. Semuanya berjalan baik dan optimal. Namun, pada bagian penyimpanan data-data masih perlu mengalami pembenahan, karena belum lengkap data-data terkait IPSRS.



3.2 Spesifikasi SDM dan Jumlahnya 3.2.1 Jumlah Pegawai dan Peranannya Keadaan sumber daya manusia, dalam hal ini staf, di IPSRS RS UNHAS dapat dilihat pada tabel berikut ini: Tabel 3.1 Staf Instalasi IPSRS berdasarkan Tugas atau Peranannya RS UNHAS Tahun 2011 Tugas dan Peranannnya



Status



Pendidikan



Jumlah



1



Koordinator IPSRS



CPNS



S1



1



2



Logistik



1 Kontrak, 1 CPNS, 2 Magang



3



Teknisi Alkes



1 CPNS, 1 Kontrak



S1 (1) D3 (3) S1 (1) D3 (1)



4



Teknisi Telekomunikasi



5



No



Kontrak



D3



Mekanikal



1 Kontrak, 5 Magang



6



Elektrikal



1 CPNS, 3 Kontrak



7



Pemelihara gedung



1 CPNS, 1 Magang



S1 (1) D3 (5) S1 (3) D3 (1) S1 (1) D3 (1)



4 2 1 6 4 2



Sumber: Data Sekunder RS. Unhas, 2011 Analisis: Dari tabel dapat dilihat bahwa latar belakang pendidikan D3 lebih banyak daripada yang latarbelaang S1. Menurut penulis, hal ini cukup baik, karena pada IPSRS lebih kepada permasalahan teknis, bukan konsep, sehingga yang lebih dibutuhkan adalah lulusan D3. Jumlah staf pada masing-masing bagian masih kurang. Namun, karena masih baru dalam beroperasi, maka kekurangan ini masih dapat dimaklumi. Selain itu, para staf juga belum terlalu terbebani dengan beban kerja yang tidak sesuai dengan jumlah SDM. 3.2.2 Waktu Kerja Shift kerja di IPSRS terbagi dua, yaitu : Pegawai : 08.00-16.00 Magang : 07.30-14.00, 14.00-21.00, 21.00-07.30 Dari segi kedisiplinan, semua para staf dan teknisi biasanya masuk tepat waktu sesuai jadwal shiftnya.



3.3. Kinerja Kegiatan 3.3.1 Indikator Kinerja staf instalasi IPSRS dapat dilihat dari indikator berikut: Kecepatan waktu menanggapi kerusakan alat (≤ 80%) Ketepatan waktu pemeliharaan alat (100%) Kedisiplinan (berdasarkan shift) 3.3.2 Hasil Observasi dan Analisis Dari hasil residensi I didapatkan bahwa kecepatan waktu teknisi menanggapi kerusakan alat adalah sekitar 10-15 menit. Sedangkan ketepatan waktu pemeliharaan alat tergantung pada jenis kerusakan dan alat apa yang diperlukan. Jika alat yang diperlukan tidak ada di Makassar, maka dibutuhkan waktu sampai berbulan-bulan. Selain itu, kemampuan dan pengalaman teknisi dalam menangani kerusakan alat juga berpengaruh pada ketepatan waktu pemeliharaan alat. Penanganan kalibrasi alat kesehatan biasanya dilakukan dengan pengajuan proposal yang berisi tentang alat apa yang akan dikalibrasi dan berapa dana yang dibutuhkan. Untuk kedisiplinan, rata-rata semua staf datang dan pulang tepat waktu. 3.4 Deskripsi Fisik dan Bangunan IPSRS 3.4.1 Letak Instalasi IPSRS Lokasi ruangan IPSRS sangat berpengaruh terhadap keberlangsungan kegiatan pelayanan yang dilakukan oleh unit terkait lainnya. Ruangan IPSRS terbagi atas 3, yang terletak di lantai 1, lantai 2, dan lantai 3. Ruangan lantai 1 berfungsi sebagai ruang panel atau bengkel para teknisi memelihara dan memperbaiki peralatan yang ada di rumah sakit. Ruangan lantai 2 berfungsi sebagai ruang Administrasiinistrasi. Sedangkan di lantai 3 berfungsi sebagai tempat perencanaan. Analisis: Letak ruangan-ruangan IPSRS ini cukup strategis. Sehingga, memudahkan dan memperlancar proses pemeliharaan dan perbaikan alat kesehatan dan sarana prasarana rumah sakit.



3.4.2 Denah Ruangan Instalasi IPSRS Ruangan pada instalasi pemeliharaan sarana Rumah sakit ini sudah memenuhi standar. 3.4.3 Kondisi Fisik dan Bangunan



Standar keadaan fisik dan lingkungan rumah sakit diatur dalam Kepmenkes No. 1204 Tahun 2004 tentang Persyaratan Kesehatan Lingkungan Rumah Sakit. A. Ruang Bangunan Berdasarkan ketetapan yang terdapat dalam Kepmenkes No. 1204 Tahun 2004, instalasi IPSRS termasuk zona dengan risiko rendah. Adapun standar bangunan ruangan yang sesuai adalah sebagai berikut: 1.



Permukaan dinding harus rata dan berawarna terang



2.



Lantai harus terbuat dari bahan yang kuat, mudah dibersihkan, kedap air, berwarna terang, dan pertemuan antara lantai dengan dinding harus berbentuk konus.



3.



Langit-langit harus terbuat dari bahan multipleks atau bahan yang kuat, warna terang, mudah dibersihkan, kerangka harus kuat, dan tinggi minimal 2,70 meter dari lantai.



4.



Lebar pintu minimal 1,20 meter dan tinggi minimal 2,10 meter, dan ambang bawah jendela minimal 1,00 meter dari lantai.



5.



Ventilasi harus dapat menjamin aliran udara di dalam kamar/ruang dengan baik, bila ventilasi alamiah tidak menjamin adanya pergantian udara dengan baik, harus dilengkapi dengan penghawaan mekanis (exhauster).



6.



Semua stop kontak dan saklar dipasang pada ketinggian minimal 1,40 meter dari lantai. Analisis: Berdasarkan hasil observasi yang telah dilakukan, bahwa bangunan ruang IPSRS di RS UNHAS telah memenuhi semua standar yang telah ditetapkan untuk bangunan ruangan berisiko tinggi, mulai dari dinding, lantai, ventilasi, dan lain-lain.



B.



Kualitas Udara, Pencahayaan, Suhu, Kelembaban, Tekanan Udara, dan Kebisingan Kualitas udara ruangan yang diharapkan sesuai Kepmenkes 1204 tahun 2004 adalah tidak berbau (terutana bebas dari H2S dan Amoniak, serta kadar debu (particulate matter) berdiameter kurang dari 10 micron dengan rata-rata pengukuran 8 jam atau 24 jam tidak melebihi 150 μg/m3, dan tidak mengandung debu asbes. Selain itu, konsentrasi maksimum indeks angka kumannya harus sekitar 200-500 Mikro-organisme per m2 Udara (CFU/m3). Indeks pencahayaan untuk instalasi IPSRS minimal 100 lux, dengan suhu 21-26 °C, tekanan udara seimbang dan toleransi kebisingan minimal 45 dBA dengan waktu pemaparan 8 jam. Analisis:



Dari hasil observasi, didapatkan bahwa kondisi kualitas udara pencahayaan, suhu, tekanan udara, kelembaban, dan kebisingan telah sesuai dengan apa yang menjadi standar, sehingga berpengaruh positif pada kebetahan dan kenyamanan staf dalam menjalankan tugas dan fungsinya. 3.4.4 Sarana dan Prasarana Instalasi IPSRS Di bawah ini merupakan daftar inventaris sarana dan prasarana IPSRS : Tabel 3.2 Inventaris Sarana Prasarana Instalasi IPSRS RS UNHAS Tahun 2011 NO



NAMA BARANG



KETERANGAN JUMLAH



1



Tool Cabinet



1 unit



2



Y- Type Audio Adapter



1 unit



3



Jet Pum Washing AC



1 unit



4



Regulator Manifold



1 unit



5



Kabel NYY 3x 1.5 mm



6



Outlet Stop kontak data Clipsal



7



Sambungan T stop kontak



8



Lasdop Kabel



9



Klem Kabel



10



Kabel UTP



11



RJ 45



12



Kabel NYW 3X1.5 mm



13



Stop Orde OB Clipsal



Sesuai keb. Sesuai keb. Sesuai keb. Sesuai keb. Sesuai keb. Sesuai keb. Sesuai keb. Sesuai keb. Sesuai keb.



BAIK



RUSAK



Sesuai keb.



14



Dos OB clipsal



15



Stoker urde utc



16



Terminal Stop Kontak 6



17



Terminal Stop Kontak 4



18



OHM Sakar



1 buah



19



Working Table knock Down



1 buah



20



Digital Multimeter Auto Ringing



1 buah



21



Splitter



2 buah



22



Hammer stoning



1 buah



23



Screwdriver full set



1 buah



24



Electrical tape



5 buah



25



Wrench ballpoint



1 buah



26



Flash Light Led (Senter)



1 buah



27



Kanebo



1 buah



28



Changeover Switch



1 buah



Sesuai keb. Sesuai keb. Sesuai keb.



Sumber: Data Sekunder, 2011 Analisis: Sarana dan prasarana yang ada masih dalam kondisi baik dan dapat digunakan, sehingga dapat memperlancar kegiatan di instalasi pemeliharaan sarana RS UNHAS. 3.5 Kebijakan Instalasi IPSRS Prosedur Maintance Ka.IPSRS membuat program maintenance acuan dan dijadikan pedoman petunjuk teknis dalam penyusunan program kerja maintenance



Masing-masing Kordinator peralatan IPSRS membuat teknis pelaksanaan untuk program maintenance peralatan yang di bawahinya. Teknisi pelaksana melakukan kegiatan maintenance sesuai jadwal yang telah dibuat untuk setiap jenis peralatan atau ruangan Jika dalam pelaksanaan maintenance diperlukan perbaiakan maka dilakukan prosedur perbaikan, sedangkan jika tidak diperlukan perbaikan maka teknisi mengkonfirmasikan ke user/pemakai alat lalu teknisi mencatat dalam buku laporan. Prosedur Perbaikan Laporan dari user/ruangan masuk ke IPSRS melalui blangko laporan kerusakan atau via telepon ditembuskan ke Ka.IPSRS Ka.IPSRS nenelaah dan memberikan mandat kepada Kordinator peralatan baik itu medik atau nonmedik Kordinator peralatan mengidentifikasi jenis kerusakan barang lalu memberi mandat kepada teknisi pelaksana untuk mengecek dan memperbaiki peralatan yang telah dilaporkan user Jika peralatan yang dicek kerusakannya tidak membutuhkan spare part, maka alat langsung diperbaiki Apabila membutuhkan spare part maka spare part di ambil di gudang logistik IPSRS lalu dipasang di alat. Namun jika spare part yang dibutuhkan tidak ada maka kordinator administrasi dan logistik IPSRS membuat daftar permintaan spare part yang dibutuhkan, lalu Ka.IPSRS dan Kordinator peralatan menandatangani daftar kebutuhan tersebut. Jika alat tersebut selesai diperbaiki dan baik, maka teknisi mengkonfirmasikan ke user dan dicatat dalam buku kegiatan Sedangkan jika alat tersebut tidak dapat diperbaiki/tidak berfungsi dengan baik dikarenakan tingkat kesulitan yang tinggi dan membutuhkan spare part yang spesifik stau rusak berat,maka alat tersebut di rencanakan untuk dikerjakan pihak III atau dihapuskan. Prosedur Penghapusan Kordinator peralatan IPSRS menelaah tingkat kerusakan alat yang dikerjakan oleh teknisi pelaksana Jika alat mengalami kerusakan berat maka Kordinator peralatan IPSRS memerintahkan Kordinator Administrasi dan Logistik untuk membuat laporan daftar barang yang mau di hapus.



Ka. IPSRS dan Kordinator peralatan IPSRS menandatangani laporan daftar barang yang mau dihapus tersebut Laporan daftar barang yang mau dihapus tersebut lalu diteruskan ke Direktorat Umum dan Operasional. Analisis: Untuk kebijakan-kebijakan ini masih dalam tahap perbaikan. Karena, saat ini RS UNHAS masih dalam tahap proses pembuatan kebijakan GCI secara keseluruhan.



Maintenance Program Kamis, 14 Mei 2009 oleh. Administrator



Hits : 2764 Share :



Banyak factor yang mempengaruhi mengapa program maintenance sulit diaplikasikan dan dilaksanakan secara konsisten: • · • • · 9 • • • • • • • • •



Keterbatasan Keterbatasan Keterbatasan Kurang diperhatikannya Tidak tersedianya Klasihkasi



Non



sumber peralatan ruanglgudang masalah tekhnik dana rutin



daya oleh untuk



optimalisasi Mechanical Electrical Instrument and Medical Equipment Medical Supporting Equipment Maintenance (Kitchen & Laundry Medical Gas Electric power Workshop Building and Furniture IT and Communication system



manusia maintenance maintenance manajemen maintenance maintenance Maintenance Maintenance Maintenance Equipment) Maintenance maintenance Maintenance Maintenance Maintenance



Tugas SDM Maintenance · Menyelesaikan perbaikan peralatan agar kembali berjalan normal · Melumasi mesin-mesin atau peralatan yang, membutuhkan pelumasan dan menjaga ke ersihan



peralatan · Memeriksa secara rutin keadaan peralatan • Bila diperlukan melakukan modihkasi peralatan, agar dapat berfungsi lebih optimal • Melakukan perbaikan-perbaikan pada kerusakan· kerusakan Hsik secar berkala • Minjaga kondisi semua peralatan agar tetap running well · Melakukan program pengecatan bangunan secara berkala · Membuat evalusi dan Iaporan kondisi peralatan Pedoman SDM Maintenance dalam pelaksanaan tugasnya: • SOP yang ada • Manual Operation • Pengalaman atas mesin-mesin terdahulu (untuk RS yang telah lama beroperasi) • Informasi dari distributor atau agen, bahkan kalau perlu dari pabriknya Dasar Kebijakan Maintenance: • Planned (preventive) Maintenance • Breakdown (corrective) Maintenance Kegiatan preventive maintenance bertujuan untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kerusakan pada peralatan dan agar supaya kondisi peralatan selalu siap pakai Pedoman Pelaksanaan Maintenance • Regular Preventive Maintenance Inspection Kegiatan maintenance yang dilaksanakan dengan cara memeriksa setiap bagian peralatan secara periodic dan berurutan sesuai dengan schedule. • Major maintenance Kegiatan maintenance yang dilaksanakan dengan mengadakan pembongkaran ebagian peralatan, meneliti bagian peralatan serta melakukan penggantian suku cadang peralatan sesuai dengan spesitikasinya Tekhnik Pelaksanaan Maintenance • Maintenance work order atau work order system (pemeliharaan dengan permintaan) • Check list system maintenance (system dattar pengecekan) · Quarter planning maintenance (Rencana kerja tiga bulanan) · Semester maintenance (pemeliharaan tengah tahunan) • Annual maintenance (pemeliharaan tahunan) Contoh Kasus Work Order Maintenance: • Apa yang harus dikerjakan • Siapa yang mengerjakan dan bertanggung jawab • Alat-alat yang dibutuhkan serta macamnya • Waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan pekerjaan pemeliharaan ters:-abut dan kapan waktu penyelesaiannya. Maintenance Safety Factor: Hal-hal yang harus diperhatikan agar fal keamanan bagi operator maupun perlatan terjamin: · suhu ruang • daya listrik • tekanan udara • tekanan gas



· tekanan dan kualitas air • operator harus memperhatikan alat·alat pengaman yang ada pada semua peralatan Prosedur Preventive Maintenance • Mendistribusikan kegiatan secara merata dalam skala waI • Menggunakan checklist dengan instruksinya, untuk dipakai sebagai pedoman oleh petugas maintenance, serta untuk keseragaman pelaksanaan pengecekan • Perawatan · Pencegahan dilakukaan tepat waktu, kecualai peralatan sedang diperbaiki karena kerusakan atau sedang dibongkar • Perawatan pencegahan dilakukan menurutjadwal tertentu sehingga tidak mengganggu jadwal produksi Contoh kasus preventive maintenance Checklist yang memuat instruksi untuk perawatan pencegahan pada peralatan Dish Washing Machine: · Periksa kondisi suplai air • Periksa kondisi suplai steam • Periksa kondisi suplai Iistrik • Periksa kondisi saluran pembuangan • Periksa kcndisi deterjen pump • Perisa kondisi tangki air Prosedur Breakdown (Corrective) Maintenance: • Kegiatan perawatan atas kerusakan peralatan dilaksanakan atas dasar pesanan dari bagian produksi dan bagian lainnya mengenai kerusakan umum atau mendadak dari fasilitas (peralatan) produksi Biaya-biaya • • •



yang



dibutuhkan untuk kagiatan Biaya spare Biayatenaga Biaya material



maintenance: part karja Iainnya



Kesimpulan · Maintenance yang dilakukan secara rutin dan terprogram dengan baik maka akan memperkecil biaya prcduksi; fungsi peralatan akan maksimal, sehingga waktu prcduksinya akan Iebih cepat karena peralatan tidak ngadat, tidak terjadi disfungsi dalam prcses produksinya dll. · Sebaliknya bila maintenance tidak dilakukan dengan baik maka biaya produksi akan mahal dan keterlambatan pasti akan terjadi, bahkan gagal produksi tidak dapat dihindari, sehingga harus mengulangi prcses produksinya, ctomatis kerugian dalam hal biaya dan waktu akan terjadi. Daftar pustaka: • Prawirosentono Suyadi, Managemen Operasional. Bumi Aksara Edisi ke 4 • Experience Base in Several Government Hospital in Indonesia • Experience Ba e in Several Government Ho pital in Nigeria



URUSAN PERLENGKAPAN, RUMAH TANGGA BAGIAN PERLENGKAPAN DAN RUMAH TANGGA



DAN



INVENTARISASI



ASSET



UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MALANG



Menyediakan kebutuhan alat tulis kantor dan mebeler hingga pelaporannya, pengelolaan peminjaman auditorium dan peralatan-peralatan yang dibutuhkan serta pelayanan yang bersifat periodik (pelayanan pembagian almamater, perlengkapan wisuda, dan kalender) dan yang bersifat insidental (memfasilitasi sarana dan prasarana event-event) di Universitas Muhammadiyah Malang, merupakan rutinitas yang harus dilakukan oleh urusan perlengkapan, rumah tangga, dan inventarisasi asset. Seorang kepala urusan ditunjuk untuk memberikan komando dan mengatur hal-hal yang menjadi rutinitas. Kepala urusan dalam menjalankan tugasnya dibantu oleh 6 orang staf yang dibagi dalam beberapa bagian sesuai dengan kompetensinya masing-masing serta bekerja secara sinergi untuk saling melengkapi. Tugas pokok dalam urusan ini pada dasarnya dapat dibagi dalam dua hal, perlengkapan



Tugas



dan



Pokok



Melakukan



rumah



Urusan



rekapitulasi



Merencanakan



tangga



Perlengkapan, permohonan



pemesanan



Mencatat



penerimaan



Membuat



laporan



serta



Rumah ATK



dan



inventarisasi



Tangga, dari



dan



unit



Inventarisasi kerja



dan



pengadaan



ATK



dan



pendistribusian



ATK



asset.



kepada



secara



Asset fakultas rekanan ATK berkala



Melakukan penjadwalan peminjaman/pemakaian auditorium dari unit kerja, fakultas dan lembaga intra Melayani



pengambilan



jas



almamater,



kalender



dan



kelengkapan



wisuda



Membuat laporan penerimaan dan pengeluaran jas almamater dan kelengkapan wisuda Melakukan



perawatan



kelengkapan



wisuda



mahasiswa



dan



jajaran



senat



universitas



Membantu menerima laporan dan informasi yang terkait dengan urusan kendaraan, instalansi dan maintenance



serta



Melakukan



perbaikan



Merekapitulasi Melakukan



kebersihan



pengajuan



identifikasi



mebeler permintaan



dan



pengecekan



dan dan



taman.



peralatan



mebeler



dari



unit



lapangan



berdasar



kerja



surat



lain



dan



pengajuan



fakultas mebeler



Melakukan pengecekan inventaris melalui surat yang dikirim ke setiap unit kerja dan fakultas Membuat



laporan



inventarisasi



secara



periodik



Standar Operasional Prosedur (SOP) Urusan Perlengkapan, Rumah Tangga, dan Inventarisasi Asset Menghidupkan



komputer



Melakukan



presensi



datang



dan



pulang



Menyiapkan Melayani



pelayanan permintaan



Melakukan Menjadwal Melakukan Melayani



ATK



dan



rekap pemakaian pengecekan



auditorium



penggandaan



berkas-berkas



permintaan auditorium yang



akan



peminjaman



Mendistribusikan permintaan mebeler yang telah disetujui



yang digunakan



ATK telah



dan



setelah



disetujui digunakan peralatan



Bagan 2: flowchart SOP Urusan Perlengkapan, Rumah Tangga dan Inventarisasi Asset



PROSEDUR PELAYANAN PERLENGKAPAN DAN RUMAH TANGGA Pengelolaan jas almamater Sirkulasi jas almamater dilakukan secara periodik yang diperuntukan bagi mahasiswa baru Universitas Muhammadiyah Malang. Sirkulasi yang dimaksud adalah mulai dari perencanaan, pengadaan hingga pembagiannya. Pengadaan jas almamater dilakukan oleh Biro Kemahasiswaan (setelah ada pelaporan stock jas almamater ke Pembantu Rektor II) dan dibentuk sebuah tim, kemudian diperintahkan untuk pengadaan yang didasarkan pada surat pedoman pengadaan barang dan jasa nomor E.5.a/157/UMM/III/2005 tanggal 2 Maret 2005 yang bekerjasama dengan 4 rekanan/konveksi. Pembagian jas almamater dilakukan dalam tiga periode atau 3 kali dalam rentan waktu yang berbeda sesuai dengan jumlah gelombang penerimaan mahasiswa baru tiap tahunnya. Pengambilan jas almamater oleh mahasiswa baru dilakukan sesuai dengan alur registrasi mahasiswa baru Universitas Muhammadiyah Malang. Pengelolaan kelengkapan wisuda Universitas Muhammadiyah Malang dalam satu tahun menggelar sidang senat terbuka yang mengagendakan wisuda sarjana diploma 3, strata 1, strata 2, dan program doktor dalam empat periode. Berkaitan dengan hal itu, yang menjadi tugas bagian perlengkapan dan rumah tangga adalah mengatur sirkulasi kelengkapan wisuda (baju toga, gordon, samir, dan topi) dalam tiap periodenya. Pengadaan kelengkapan wisuda (gordon) dilakukan oleh perlengkapan sesuai dengan perintah yang dibuat oleh Pembantu Rektor II dan bekerjasama dengan beberapa rekanan. Demikian juga dalam hal perawatan kelengkapan wisuda dilakukan oleh perlengkapan yang bekerjasama dengan rekananrekanan yang telah ditunjuk. Sistem sirkulasi kelengkapan wisuda yang digunakan oleh universitas adalah peminjaman yang didasarkan pada mahasiswa sebagai peserta wisuda untuk membayar uang pendaftaran wisuda, kecuali gordon. Dengan demikian, setiap mahasiswa yang akan mengikuti wisuda diwajibkan mengikuti prosedur peminjaman dan pengembalian kelengkapan wisuda. Selain dipinjamkan, kelengkapan wisuda tersebut juga dapat dimiliki secara pribadi oleh wisudawan dengan cara membeli. Sedangkan untuk pengembalian toga, mahasiswa yang status kelengkapan wisudanya pinjam, datang ke perlengkapan dengan membawa kelengkapan wisuda kecuali gordon dan kwitansi pembayaran wisuda asli beserta formulir bebas tanggungan dengan rentan waktu pengembalian H+10 (10 hari efektif setelah pelaksanaan wisuda) dan dikenakan denda sebagai bentuk punishment untuk mahasiswa yang mengembalikan kelengkapan wisuda di luar jadwal yang telah ditentukan (terlambat). Adapun alur peminjaman/pembelian dan pengembalian kelengkapan wisuda dapat dilihat dalam bagan berikut.



Bagan 3: Alur peminjaman/pembelian dan pengembalian kelengkapan wisuda



Pengelolaan



kalender



Universitas Muhammadiyah Malang setiap tahunnya menyediakan kalender. Pengelolaan kalender yang dimaksudkan adalah pengadaan kalender yang dilakukan secara tim oleh Kepala Biro Administrasi Umum dan Biro Administrasi Keuangan setelah adanya laporan jumlah berapa yang harus diadakan serta didasarkan kebutuhan, baik untuk karyawan /dosen, mahasiswa serta untuk UPT PMB sebagai media promosi yang bekerjasama dengan rekanan yang ditunjuk. Kalender diperuntukkan bagi civitas akademika Universitas Muhammadiyah Malang. Bagi mahasiswa, pengambilan kalender dilakukan dengan membawa kwitansi her registrasi semester ganjil dengan rentan waktu pengambilan bulan Oktober s/d Desember (1 kwitansi/mahasiswa = 1 kalender). Pelayanan



acara/kegiatan



universitas



Universitas Muhammadiyah Malang sebagai lembaga pendidikan tinggi yang berkemajuan, seringakali untuk meningkatkan mutu pendidikan maupun pelayanannya mengadakan kegiatan-kegiatan universitas yang bersifat rutin maupun insidental. Lain dari pada itu auditorium-auditorium yang dimiliki oleh Universitas Muhammadiyah Malang sering digunakan berbagai kegiatan dari luar. Guna menunjang keberlangsungan dan kelanacaran kegiatan-kegiatan yang diadakan tersebut, perlengkapan berperan aktif untuk menyediakan sarana dan prasarananya.



Pengelolaan



ATK



dan



mesin



RISO



Sebagai lembaga pendidikan tinggi dan untuk meningkatkan mutu pelayanan, Universitas Muhammadiyah Malang memerlukan berbagai macam alat tulis kantor (ATK). Pengelolaan ATK yang dimaksud adalah perencanaan, pengadaan, pencatatan, pelayanan permintaan, dan pelaporan. Pengadaan alat tulis kantor tersebut dilakukan oleh perlengkapan yang bekerjasama dengan 3 rekanan yang telah ditunjuk. Secara sistematis pengelolaan ATK dapat digambarkan sebagaimana bagan



berikut



ini.



Bagan 4: Sistematisasi pengelolaan ATK



Setiap unit dan lembaga intra di lingkungan Universitas Muhammadiyah Malang merupakan user utama alat tulis kantor tersebut. Bagi tiap-tiap unit yang akan menggunakan atau mengajukan permintaan alat tulis kantor harus membuat surat pengajuan permintaan ATK yang ditujukan kepada kabag perlengkapan. Peraturan ini berdasarkan surat Pembantu Rektor II nomor E.4.a/491/UMM/V/2008 tanggal 5 Mei 2008. Demikian halnya dengan lembaga intra, UKM dan IMM



di lingkungan Universitas Muhammadiyah Malang untuk menggunakan ATK diharuskan membuat surat pengajuan permintaan ATK berdasarkan surat kepala Biro Administrasi Mahasiswa nomor E.5.a/1200/MAWA-UMM/XII/2006 tanggal 26 Desember 2006. Adapun ketersidaan Alat Tulis Kantor (ATK) yang ada. Untuk mengetahui daftarnya klik di sini. Pelayanan ATK di perlengkapan dilengkapi dengan mesin cetak cepat yang disebut dengan mesin RISO. Penggunaan mesin ini diperuntukkan bagi kepentingan universitas yang diatur tersendiri sesuai dengan surat kepala Biro Administrasi Umum nomor E.4.a/157/UMM/II/2010 tanggal 12 Februari 2010. Pengendalian mesin RISO dalam surat tersebut dijelaskan bahwa untuk menggandakan 1 berkas/1 master minimal berjumlah 500 exemplar/1 rim kertas.



PROSEDUR PEMAKAIAN AUDITORIUM DAN ALAT Kegiatan-kegiatan yang sering diadakan di Universitas Muhammadiyah Malang baik oleh kalangan civitas akademika maupun dari luar, didukung oleh keberadaan auditorium-auditorium Universitas Muhammadiyah Malang yang sangat memadai, mulai dari auditorium yang berkapasitas kecil maupun besar. Adapun auditorium yang menjadi tanggung jawab dan wewenang perlengkapan untuk mengatur jadwal pemakaiannya adalah aula BAU, aula masjid lantai 1, dan aula teknik GKB III. Setiap user yang akan menggunakan auditorium tersebut diharuskan membuat surat pengajuan peminjaman tempat dengan ditandatangani oleh pimpinan dalam unit kerja dan fakultas, sedangkan lembaga intra/LSO/UKM/IMM ditandatangani oleh ketua mengetahui PD III untuk tingkat fakultas dan bagian kemahasiswaan untuk tingkat pusat (Lihat Lampiran 7) dengan rincian sebagai berikut. Tabel 2: Pengajuan peminjaman tempat dan alat No



User



Yang mengajukan



1



Fakultas



Pimpinan Fakultas



2



Jurusan



Kepala Jurusan



3



Laboratorium



Kepala Laboratorium



4



Lembaga dan Badan



Kepala Lembaga dan Badan



5



Biro



Kepala biro terkait



6



UPT



Kepala UPT



7



Lembaga Intra/LSO tingkat fakultas



8



Lembaga



Intra



tingkat



universitas/UKM/IMM



Ketua



Mengetahui PD III Mengetahui



Ketua



Kemahasiswaan



Bukan hanya auditorium yang menunjang kegiatan-kegiatan di universitas, peralatan-peralatan seperti wireless, layar LCD dan kabel roll juga merupakan penunjang yang menjadi tanggung jawab perlengkapan untuk mengatur pemakaiannya. Prosedur peminjaman yang harus dipatuhi oleh user sama halnya dengan peraturan untuk meminjam auditorium di atas dan tergambar dalam bagan berikut ini.



Bagan 5: Alur peminjaman/pemakaian auditorium, tempat dan alat



INVENTARISASI ASET Universitas Muhammadiyah Malang dibangun diatas tanah seluas ± 34,654 ha yang terbagi dalam kampus I, II, III, rumah sakit, dan lahan luar kampus. Perkembangan pesat berupa bangunan Universitas Muhammadiyah Malang sebagai lembaga pendidikan tinggi membutuhkan pengelolaan yang signifikan dan tersistematis. Oleh karena itu, bagian perlengkapan dan rumah tangga diberi wewenang untuk menjaga dan merawat asset kampus untuk menangani inventarisasi asset yang dimiliki



oleh



Universitas



Muhammadiyah



Malang.



Asset Universitas Muhammadiyah Malang adalah barang bergerak (tidak habis pakai namun mengalami penyusutan) mebeler dan alat-alat penunjang kegiatan belajar mengajar dan perkantoran lainnya



dan



barang



tidak



bergerak,



yang



meliputi



tanah,



bangunan/gedung.



Bagian inventarisasi asset memiliki tanggung jawab mulai perencanaan hingga pelaporan kondisi



barang khususnya mebeler di lapangan yang di up date setiap tahunnya. Secara rinci tugas bagian inventarisasi asset dapat dilihat dalam bagan berikut ini.



Bagan 6: Sistematisasi pengelolaan mebeler



Pada bagan tersbut di atas, disebutkan bahwa salah satu tugas dari urusan inventarisasi asset adalah membuat laporan secara periodik yang dikeluarkan pada akhir tahun. Dalam laporan inventarisasi asset tersebut barang-barang bergerak maupun tidak bergerak yang berada di Univesitas Muhammadiyah Malang diberi pengkodean khusus guna memudahkan dalam mengelompokkan ketegori barang/asset Universitas Muhammadiyah Malang.



SOP MAINTENANCE HAKEKAT PEMELIHARAAN GEDUNG Maintenance atau pemeliharaan pada Gedung dimaksudkan sebagai gabungan dari tindakan teknis dan administrative, yang dimaksudkan untuk mempertahankan,dan memulihkan fungsi bangunan sebagaimana yang telah di rencanakan sebelumnya. Keberhasilan suatu bangunan dinilai dari kemampuan bangunan untuk ada pada kondisi yang diharapkan, yang dipengaruhi oleh beberapa persyaratan,antara lain :



1.



Persyaratan fungsional Yang dimaksud persyaratan fungsional adalah persyaratan yang terkait dengan fungsi bangunan. Setiap bangunan memiliki fungsional umum dan khusus yang perlu dipenuhi. Persyaratan umum contohnya adalah bangunan mampu melindungi pemakainya dari lingkungan luar. Sedangkan persyarat khusus sangat tergantung pada jenis dan fungsi bangunan tersebut.



2.



Persyaratan Performance



Masing – masing bangunan memiliki persyaratan performance bangunan yang sangat spesifik. Performance bangunan mencakup banyak aspek, mulai dari performance fisik luar bangunan, sampai pada elemen – elemen Mekanikal dan elektrikal ( ME ). Tindakan pemeliharaan bangunan sangat ditentukan oleh tuntutan performance yang terkait dengan fungsi bangunan. Namun seringkali terjadi perbedaan standart performance bangunan menurut USER dan menurut OWNER, terutama pada bangunan sewa.



3.



Persyaratan Menurut Undang – undang Persyaratan menurut undang – undang merupakan persyaratan yang tidak bisa diabaikan, karena menyangkut regulasi dan legalitas.Persyaratan ini diantarnya : Persyaratan terhadap pengelolaan gedung tinggi / Hight risk ,



4.



Persyaratan Menurut User Persyaratan menurut user biasanya berkaitan dengan kenyamanan. Kenyamanan user merupakan ukuran keberhasilan suatu bangunan. Biasanya bangunan yang memiliki persyaratan user adalah bangunan – bangunan sewa dan bangunan – bangunan umum. Idealnya, pada tahap desain,perencana telah memiliki kriteria – kriteria untuk menghasilkan suatu performansi tertentu sehingga aktifitas pemeliharaan yang dilakukan selama masa operasi gedung akan lebih efektif. Namun seringkali kriteria – kriteria semacam itu tidak dibuat sehingga menimbulkan kesulitan dalam menentukan program pemeliharaan sampai tahap pelaksanaannya. Kegiatan pemeliharaan bangunan meliputi berbagai aspek yang bisa dikategorikan dalam 4 kegiatan, yaitu : Pemeliharaan rutin harian Rectification ( perbaikan bangunan yang baru saja selesai ) Replacement ( penggantian bagian yang berharga dari suatu bangunan ) Retrofitting ( melengkapi bangunan sesuai kemajuan teknologi ) Secara sederhana, Pemeliharaan bangunan dapat diklarifikasikan menjadi 2 macam yaitu : Pemeliharaan rutin dan Pemeliharaan remedial / perbaikan.



A.



Pemeliharaan Rutin Pemeliharaan rutin adalah pemeliharaan yang dilaksanakan dengan interval waktu tertentu untuk mempertahankan gedung pada kondisi yang diinginkan / sesuai. Contohnya pengecatan dinding luar



gedung 2 tahunan, pengecatan interior 3 tahunan, pembersihan dinding luar, dll. Namun jenis pekerjaan pemeliharaan rutin juga bias berupa perbaikan atau penggantian komponen yang rusak. Kerusakan – kerusakan tersebut bias diakibatkan oleh proses secara alami ( contoh : Kerapuhan, kusam ) atau proses pemakaian ( contohnya : goresan,pecah dll ). Pada pemeliharaan rutin sangat penting untuk menentukan siklus pemeliharaan. Siklus pemeliharaan bias ditentukan berdasarkan data fisik gedung dan equipment yang cukup dalam bentuk dokumentasi, manual pemeliharaan ataupun catatan pengalaman dalam pekerjaan pemeliharaan sebelumnya. Dalam suati rencana program pemeliharaan, jika siklus kegiatannya sudah ditentukan, maka jenis pekerjaan dan anggaran dapat segera dibuat. Kendala – kendala yang sering terjadi dalam pemeliharaan rutin adalah :



Pemilik / Owner Seringkali para pemilik gedung tidak melaksanakan program pemeliharaan yang sudah dibuat,bahkan cenderung memperpanjang interval pemeliharan dengan tujuan mengurangi beban biaya pemeliharaan agar keuntungan yang di dapat lebih besar. Padahal dengan tertundanya jadwal pemeliharaan rutin akan mengakibatkan bertumpuknya kualitas kerusakan ( Multipier effect ) yang akhirnya akan membutuhkan biaya perbaikan yang jauh lebih besar. Kurangnya data dan pengetahuan Seringkali pemeliharaan rutin tidak dapat dilakukan akibat kurangnya data baik manual,sejarah pemeliharaan ataupun dokumentasi. Disamping itu juga kekurangan pengetahuan dari personil pengelola gedung baik tingkat manajerial maupun pelaksana mengakibatkan program pemeliharaan dan pelaksanaanya kurang optimal.



B.



Pemeliharaan Remedial Pemeliharaan remedial adalah pemeliharaan perbaikan yang dapat diakibatkan oleh : Kegagalan teknis / manajemen Kegagalan teknis / manajemen bisa terjadi pada tahap kontruksi maupun pada tahap pengoperasian bangunan. Pada tahap kontruksi contohnya adalah kecerobohan dalam pemasangan suatu komponen bangunan. Pada tahap pengoperasian bangunan, kesalahan dalam merencanakan jadwal pemeliharaan bias terjadi dan ini dapat berakibat pada kerusakan alat atau bahan – bahan bangunan. Kegagalan kontruksi dan desain Dalam hal ini faktor desain dan kontruksi berhubungan erat. Contoh dari segi desain adalah kesalahan dalam pemilihan bahan bangunan, sehingga usia pemakaiannya pendek dan tidak bertahan lama.



Sedangkan dari segi kontruksi kesalahan dalam pelaksanaan finishing dapat menyebabkan usia pemakaiannyapun tidak bertahan lama. Kegagalan dalam pemeliharaan Faktor lain yang menyebabkan kegiatan pemeliharaan perbaikan selama periode pemakaian bangunan adalah akibat kegagalan pemeliharaan yang disebabkan oleh : Program pemeliharaan rutin yang dibuat tidak memadai Program perbaikan yang tidak efektif Inspeksi – inspeksi yang tidak dilaksanakan dengan baik Data - data pendukung pemeliharaan yang tidak mencukupi Secara lebih luas, ditinjau dari direncanakan atau tidak, kegiatan pemeliharaan rutin dapat diklasifikasikan menjadi :



1.



Pemeliharaan terencana / planned.



2.



Pemeliharaan tidak terencana / unplanned Dibawah ini adalah diagram yang menunjukan klasifikasi kegiatan pemeliharaan.



Difinisi : 



Planned Maintenance : Pemeliharaan yang diorganisasikan dan dilaksanakan dengan perencanaan, control dan penggunaan laporan – laporan untuk suatu rencana yang ditentukan sebelumnya.







Unplanned Maintenance : Pemeliharaan yang dilaksanakan untuk rencana yang yang tidak ditentukan sebelumnya.







Preventive Maintenance : Pemeliharaan yang dilaksanakan pada interval yang ditentukan sebelumnya atau yang sesuai untuk kriteria yang ditentukan dan ditujukan untuk mengurangi kemungkinan kegagalan atau degradasi performansi suatu bangunan.







Corrective Maintenance : Pemeliharaan yang dilakukan setelah suatu kegagalan terjadi dan ditujukan untuk memperbaiki suatu item untuk suatu keadaan yang item tersebut dapat melakukan fungsinyayang diperlukan.







Emergency Maintenance : Pemeliharaan yang diperlukan dengan segera untuk menghindari akibat – akibat yang serius.







Condition Based Maintenance : Preventive maintenance yang di mulai dari suatu hasil pengetahuan kondisi suatu hal dari pemantauan rutin.







Scheduled Maintenance : Preventive maintenance yang dilaksanakan untuk suatu interval waktu yang telah ditentukan sebelumnya.



Pada dasarnya,tindakan pemeliharaan dilakukan berdasarkan atas laporan hasil pemeriksaan / survey terhadap kondisi bangunan. Untuk itu pemeriksaan yang dilakukan harus teliti dan menyeluruh,sehingga dapat ditentukan bentuk tindakan pemeliharaan yang tepat terhadap kegagalan tertentu. PEMELIHARAAN BANGUNAN YANG BERLANTAI BANYAK Pada bangunan yang berlantai banyak yang disewakan,misalkan kantor sewa, ada 3 pihak yang berkepentingan dalam menentukan performance bangunan, yaitu :   



Owner / pemilik gedung Tenant / penghuni Building management / pengelola bangunan



Masing – masing pihak memiliki tuntutan performance bangunan yang berbeda. Hal ini bisa menyulitkan untuk menentukan standart sejauh apa kegiatan pemeliharaan bangunan perlu dilakukan. Mengingat kompleksitas pekerjaan yang sangat besar, maka manajen pemeliharaan dalam gedung bertingkat tinggi biasanya dilakukan oleh suatu organisasi pemeliharaan yang disebut dengan ORGANISASI PEMELIHARAAN GEDUNG. Organisasi pemeliharaan gedung ini bertanggung jawab dalam perencanaan,pengawasan dan penentuan pelaksanaan / operasi pemeliharaan. Organisasinya bisa In – House atau berasal dari lembaga diluar pemilik seperti konsultan atau kontraktor khusus bidang pemeliharaan. Dalam pembentukan organisasi pemeliharaan gedung ada 2 hal yang harus diperhatikan, yaitu : 



Organisasi pemeliharaan harus memberikan pelayanan yang tepat sesuai dengan garis kebijakan yang telah ditentukan oleh perusahaan.







Organisasi pemeliharaan harus mampu bekerja secara efektif melalui pengamat dan pengendalian terhadap performansinya.







Organisasi pemeliharaan pada gedung perkantoran biasanya masuk dalam organisasi pengelola yang lebih besar yang disebut Building management.Building management dipimpin oleh seorang building manager dan dibantu oleh staff dan pelaksana.







Organisasi building management pada gedung yang berlantai banyak bervariasi tergantung pada organisasi induk,fungsi gedung,luas lantai dan jumlah lantai. Fungsi – fungsi yang berada dibawah organisasi building management pada dasarnya terdiri dari fungsi keuangan ( accounting ), fungsi administrasi (general affair ), fungsi security,fungsi operasional dan pemeliharaan teknik.



Dalam konteks pemeliharaan gedung, Building Management melaksanakan perawatan dan perbaikan gedung, fasilitas dan kelengkapan gedung dengan tujuan tercapainya : 1. 2. 3. 4.



Reliabilitas ( kehandalan ) Availabilitas ( ketersediaan ) Memperpanjang umur teknis Memberikan nilai tambah



Untuk mencapai hal tersebut diatas maka building management harus membuat jadwal pemeliharaan sesuai spesifikasinya baik fisik gedung maupun mekanikal dan elektrikalnya. Personil organisasi pemeliharaan yang dibawahi mechanical dan electrical manager bertanggung jawab atas kegiatan pemeliharaan terhadap : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.



1.



AC System pengadaan air bersih System pembuangan air kotor System pencegah kebakaran Elevator Gondola Power suplay ( PLN dan genset ) Penerangan,telekomunikasi dan CCTV Sound system Dll



Tugas – tugas pokok masing – masing bidang Buiding Manager Menetapakan visi buiding management dengan berorientasi pada misi perusahaan /



   



2.



induk. Membuat planning,budgeting dan program tahunan Melakukan supervise total atas seluruh fungsi organisasi. Membuat laporan rutin dan insidentil



Chief     



3.



Membuat protap –protap Membuat standart operasi dan maintenance Mengatur jadwal dan penugasan pelaksana Melakukan inspeksi Memberikan laporan kepada buiding manager secara rutin



Supervisor    



Membuat rencana kerja dan pemeliharaan dan penugasan bersama – sama chief Mengatur dan mengkoordinir pekerja harian sesuai dengan bidangnya Mengatur penggunaan peralatan dan bahan Membuat laporan kepada chief secara rutin



4.



Teknisi / Pelaksana    



Melaksanakan pekerjaan pengoperasian,perbaikan dan perawatan alat dan fisik gedung Memberikan masukan perihal jadwal pemeliharaan rutin dan pemeliharaan perbaikan Melakukan inspeksi dan pencatatan ( checklist harian secara rutin ) Membuat laporan kepada supervisor



Tindakan pemeliharan secara mendadak dan tidak direncanakan,biasa dilakukan atas dasar komplainan dari pihak tenant. Komplain ini akan disampaikan kepada organisasi pemeliharaan gedung untuk di tindak lanjuti. Setelah complain di tindak lanjuti,maka pelaksana perbaikan perlu membuat laporan kepada manager,sehingga aktifitas pemeliharaan bisa dipantau dengan baik. Berikut skema yang menggambarkan bagaimana complain ditanggapi : STANDART OPERASIONAL PROSEDUR MAINTENANCE PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN MEKANIKAL DAN ELECTRIKAL NO 1



URAIAN PEKERJAAN



SCHEDULE



Perawatan Genset a. b. c. d. e. f. g.



Penggantian olie Penggantian filter olie Penggantian filter solar Running genset Pembersihan Pengisian air accu Pengisian solar



Setiap 6 bulan sekali Setiap 1 tahun sekali Setiap 1 tahun sekali 2 kali dalam seminggu Setiap 1 bulan sekali



Perawatan STP ( Sewage Treatmant Plan )



Seminggu sekali



a. b. c. 2 d. e. f.



Pembersihan Penggantian olie pompa Pemberian Grece ( gemuk ) Penggantian Bearing Motor dan pompa Pemberian Chemical HCL Soda api Kaporite Asam sulfat Penggantian V Belt Perawatan Pompa – Pompa



1 tahun sekali



a. b. c.



Pembersihan Pemberian Grece ( gemuk ) Penggantian bearing motor dan pompa



Setiap 1 bulan sekali Setiap 3 bulan sekali Setiap 1 bulan sekali Setiap 6 bulan sekali Setiap 1 bulan sekali



Perawatan Lift a. b. 3 -



4



a. b.



Preventive Service Perawatan AC ( Air Conditioning )



a. -



Service meliputi Pembersihan body unit indoor outdoor Pembersihan Filter indoor Pembersihan Evaporator dan condensor Pengecekan drainase Perawatan Water Treatmant



a. b. c. 5 d. 6.



Preventif Pembersihan kabin Pembersihan Atas sangkar Pembersihan Rel pintu Service Pengechekan level pintu Pengecheckan olie dan panel utama Perawatan Gondola



Pembersihan Bak penampung Bak chemikal Filter Penggantian media filter Pemberian chemikal PAC NAOH SPO ( Kaporit ) Beckwhose Perawatan Panel Listrik



a. Pembersihan b. Check Conection - Ampere - Tegangan c. Infrared Perawatan Instalasi Listrik



7



a. b.



Pengecheckan Conection Pembersihan Cover lampu



Setiap 3 bulan sekali



Setiap 1 bulan sekali Setiap 1 bulan sekali Setiap 3 bulan sekali



Setiap 1 bulan sekali



Setiap 3 bulan sekali



Setiap 1 bulan sekali Setiap 3 bulan sekali



Setiap 3 bulan sekali



Perawatan Instalasi Pipa



8



a. b. c. d.



Pembersihan Pengecatan Pemberian soda api untuk instalasi air kotor Pembuangan air di instalasi pipa hidrant Perawatan PABX



a. b.



Pembersihan Pengecheckan conection Perawatan MATV



a. b. -



Pembersihan Check signal Parabola 10 fit Boster Spliter Outlet MATV Perawatan Panel alarm



a. b. -



Pembersihan Pengecheckan conection Bel Head detector Smoke detector Splinkler Perawatan Lampu Taman



a. Pembersihan - Cover lampu 9 - Panel control b. Pengecheckan conection Perawatan Groundtank dan rooftank



Setiap 1 bulan sekali



Setiap 1 tahun sekali



Setiap 1 minggu sekali



Setiap 1 bulan sekali Setiap hari



Setiap 1 tahun sekali



Setiap hari Setiap 3 bulan sekali



10 a.



Pembersihan Roof tank b. Pembersihan Groundtank Perawatan bak Control a.



Pembersihan



Setiap 3 bulan sekali Setiap 1 tahun sekali Setiap 6 bulan sekali



Perawatan Ac chiller / Central a. Service rutin 11 - Evaforator



Setiap 3 bulan sekali



12 b. -



Filter udara Blower indoor Colling tower Strainer Motor indoor dan outdoor Body unit Schelling Pipa instalasi Condenser



Setiap 1 bulan sekali Setiap hari



Setiap 1 bulan sekali Setiap hari



13 Setiap 1 bulan sekali Setiap hari



14 Setiap 1 bulan sekali



Setiap hari



15 Setiap 6 bulan sekali Setiap 1 tahun sekali 16



Setiap 1 bulan sekali



17 Setiap 3 bulan sekali



Setiap 1 tahun sekali



Adapun jadwal schedule harian seorang maintenance pemeliharaan dan perawatan mekanical dan electrikal antara lain : 1.



Checklist harian      



Melaksanakan kegiatan yang telah ditentukan oleh supervisor Menanggani komplain Membuat laporan kerja Mencatat pemakaian listrik dan air Melaksanakan kegiatan schedule kerja yang telah dibuat sesuai jadwal Mengkoordinasikan kegiatan dengan atasan



Setiap teknisi yang melakukan tugas checklist harian harus paham terhadap standarisasi pengcheckan.apa saja standarisaisi pengecheckan itu antara lain : NO PEKERJAAN KETERANGAN STANDART KERUSAKAN 1



Genset



a. b. c. d.



Check olie Encer Hitam Air accu Level air accu harus selalu berada di level atas Running seminggu 2 kali Temperatur Voltase accu tegangan Check air radiator



- Air berkurang - kotor e. Kebersihan f. Check solar - Tank solar yang berada di unit harus selalu terisi



2



Panel Listrik



a. b. c. d. e. f. g. h. i.



Ampere Tegangan 380 V / 400 V Bunyi Check fisik Rembesan olie Temperatur trafo – 50° Olie Bunyi Conection elastimol



Trafo



a. b.



Fuse Conection



a. b. c. d. e. f. g. h.



Bocor Rembes Valve macet Karat Valve dalam kondisi on Check tekanan Nozzel Selang



a. b.



Bocor Mampet



3



Tubecle



4



Hydrant dan splinkler



a. b. c. d. a.



MCB Panas Bunyi Tegangan Voltase 220 V / 240 V Ampere Check kabel Conection Fisik kabel Pompa berfungsi dengan baik dan berjalan dengan otomatis



5



Saluran air kotor



6



Listrik



b. c. d. e. a. b. c. d. e. f. g. a.



Instalasi pipa tidak ada yang bocor Valve dalam keadaan On Pastikan groundtank cukup air Panel pompa Tegangan Fisik kabel Ampere Bunyi Panas Freon ( tekanan freon ) Filter udara Filter dryer Fan belt Temperatur/ suhu kedinginan Drainaser ampere Body kropos



a. Check tekanan refrigent b. Check ampere dan voltase - Compresor - Motor indoor dan outdoor c. Check bearing motor fan indoor dan outdoor d. Check fanbelt indoor e. Check wearing diagram



7



Pompa



8



AC ( air conditioning )



9



Panel – Panel



10



Ac chillier / central



Catatan : a.



Standarisasi ini hanya sebagai bentuk dasar dalam checklist



b.



Setiap petugas harus bisa menganalisa data pengecheckan sendiri



Di dalam Pemeliharaan dan perawatan gedung memiliki SOP yang berbeda beda sesuai dengan kapasitas ataupun kemampuan dalam membuat standart operasional prosedur.jadi SOP ini tidak selalu mengikat karena disesuaikan dengan kebutuhan ataupun setiap masing – masing perusahaan yang menanganinya.



Untuk menunjang kwantitas dan kwalitas mantenance harus lebih spesifik dalam menanggani suatu pekerjaan harus mengetahui peralatan yang akan digunakan dan fungsi suatu alat kerja,berikut standart kerja disesuaikan dengan pekerjaan yang akan dilakukan :



NO



JENIS PEKERJAAN



1 Service AC



Perbaikan Pompa



Penggantian olie gierbox pompa



Penggantian MCB



2



Pengecatan



Perbaikan sipil



PERALATAN a.



Kacher / alat semprot



b.



Obeng ( - ) dan ( + )



c.



Tang Kombinasi



d.



Kunci inggris



e.



Tang ampere



f.



Multi tester



g.



Plastik service



h.



Penjepit plastik



i.



Presmeter



j.



Ember



k.



Chemikal / applied



a.



Kunci pas ring



b.



Kunci sock



c.



Tang jepit



d.



Obeng ( - ) dan ( + )



e.



Obeng ketok



f.



Kunci inggris



g.



WD



h.



Palu



i.



Kunci pipa



3



4



a.



Kunci pas ring



b.



Kunci sock



c.



Kunci inggris



d.



Kunci pipa



e.



Olie



f.



Obeng ( - ) dan ( + )



a.



Obeng ( - ) dan ( + )



b.



Tespen



c.



Tang Ampere



d.



Multitester



e.



Tang kombinasi



f.



Tang buaya



g.



Tang potong



5



a.



Kuas



b.



Rool



c.



Tangga



d.



Bak cat



e.



Kain lap



a.



Kapek



b.



Amplas



c.



Pahat



d.



Palu



6



Diposkan oleh widodo azhar di 09.46 Kirimkan Ini lewat EmailBlogThis!Berbagi ke TwitterBerbagi ke Facebook