Uraian Tugas Personil Inti Laboratorium Lingkungan [PDF]

Citation preview

Uraian Tugas Personil Inti Laboratorium Lingkungan Ditulis Oleh : cak war | Anwar Hadi



Untuk menghindari adanya tumpang tindih tanggung jawab dan wewenang, maka manajemen laboratorium lingkungan harus memelihara uraian tugas yang berlaku untuk personil manajerial, personil teknis dan personil pendukung inti yang terlibat dalam pengujian parameter kualitas lingkungan. Pada umumnya, uraian tugas dapat ditetapkan dalam berbagai cara namun sekurang-kurangnya yang harus ditetapkan sebagai berikut: a) tanggung



jawab



pada



perencanaan



dan



pelaksanaan



pengujian



parameter



kualitas



lingkungan; b)



tanggung jawab untuk pelaporan hasil serta pendapat dan interpretasi;



c) tanggung jawab pada modifikasi metode dan pengembangan serta validasi metode baru; d) keahlian dan pengalaman yang diperlukan; e)



kualifikasi dan program pelatihan;



f)



tugas manajerial



Uraian tugas dan tanggung jawab personil inti dalam organisasi sistem manajemen mutu laboratorium yang mempunyai keterlibatan atau pengaruh pada kegiatan pengujian parameter kualitas lingkungan, adalah sebagai berikut:



1. MANAJER PUNCAK a) Tanggung jawab: Manajer



Puncak



merupakan



pucuk



pimpinan



laboratorium lingkungan yang bertanggungjawab untuk melaksanakan pengawasan dan evaluasi operasional teknis serta manajemen laboratorium sehingga efektifitas pemahaman dan penerapan sistem manajemen mutu sesuai SNI ISO/IEC 17025: 2008 terpenuhi serta kepuasan pelanggan tercapai. b) Tugas: 1) mengesahkan dan mensosialisasikan panduan mutu termasuk kebijakan dan sasaran mutu ke seluruh personil laboratorium;



2) mengkomunikasikan efektifitas pemahaman dan penerapan sistem manajemen mutu laboratorium melalui sosialisasi, rapat manajemen regular, serta in-house training; 3) menyelenggarakan kaji ulang manajemen laboratorium minimal 12 bulan sekali; 4) melakukan audit internal laboratorium; 5) berkoordinasi



dengan



manajer



terkait



untuk



menentukan



jenis



pelatihan



personil



laboratorium; 6) memberikan delegasi kepada manajer terkait, bila berhalangan.



2. Manajer Mutu a) Tanggung jawab: Manajer Mutu bertanggung jawab kepada Manajer Puncak untuk memastikan bahwa sistem manajemen mutu sesuai ruang lingkup kegiatan pengambilan contoh uji dan/atau pengujian, dikomunikasikan, dimengerti, diterapkan dan dipelihara oleh seluruh personil. b) Tugas: 1) merencanakan, mengkoordinir dan mengevaluasi penyusunan serta melakukan kaji ulang dokumen sistem manajemen mutu laboratorium; 2) mengesahkan panduan prosedur, instruksi kerja peralatan dan metode termasuk dokumen pendukung dan formulir; 3) merencanakan, mengorganisasikan, dan mengevaluasi pelaksanaan program audit internal laboratorium terhadap semua elemen sistem manajemen mutu; 4) bila perlu, melaksanakan audit tindak lanjut untuk memverifikasi penerapan dan efektifitas tindakan perbaikan yang dilakukan oleh audite; 5) merencanakan, melaksanakan, evaluasi penerapan keselamatan dan kesehatan kerja serta pengelolaan limbah laboratorium; 6) melakukan validasi data hasil pengujian dan menandatangani laporan pengujian serta bila diperlukan, memberikan opini dan interpretasi hasil pengujian; 7) memberikan delegasi kepada manajer terkait atau kepada personil yang menjadi tanggung jawabnya, bila berhalangan.



3. Manajer Teknis a) Tanggung jawab:



Manajer Teknis bertanggung jawab kepada Manajer Puncak dalam hal memastikan semua aspek operasional teknis dan kelengkapan sumber daya yang dibutuhkan untuk validitas data hasil pengambilan contoh uji dan/atau pengujian sesuai kebutuhan dan kepuasan pelanggan. b) Tugas: 1) melakukan kaji ulang permintaan, tender dan kontrak secara teknis serta menentukan subkontraktor yang kompeten bila dibutuhkan; 2) merencanakan dan mengkoordinir penerapan jaminan mutu dan pengendalian mutu pengambilan contoh uji dan/atau pengujian; 3) mengkoordinir partisipasi program uji profisiensi/uji banding serta melakukan investigasi bila hasil tidak memuaskan; 4) mengkoordinasikan dan mengawasi pelaksanaan validasi/verifikasi metode pengujian; 5) melakukan validasi data hasil pengujian dan menandatangani laporan pengujian serta bila diperlukan, memberikan opini dan interpretasi hasil pengujian; 6) merencanakan,



menyusun



dan



mengevaluasi



program



kalibrasi



serta



menentukan



laboratorium kalibrasi yang kompeten untuk melaksanakan kalibrasi peralatan; 7) menyelesaikan pengaduan pelanggan terkait dengan aspek teknis laboratorium termasuk mutu data hasil pengujian; 8)



melakukan audit internal laboratorium;



9) memberikan delegasi kepada manajer terkait atau kepada personil yang menjadi tanggung jawabnya, bila berhalangan.



4. Manajer Administrasi a) Tanggung jawab: Manajer Administrasi bertanggung jawab kepada Manajer Puncak dalam hal merencanakan, menerapkan dan mengevaluasi semua aspek terkait dengan pengelolaan data hasil pengujian dan administrasi laboratorium. b) Tugas: 1) menyelesaikan dan mendokumentasikan semua aspek administrasi yang dibutuhkan antara laboratorium dengan pihak lain; 2) menerima contoh uji, pemindahan data hasil pengujian ke dalam format laporan dan menyampaikan laporan hasil pengujian kepada pelanggan; 3) menerima pengaduan termasuk umpan balik pelanggan dan berkoordinasi dengan manajer terkait untuk menyelesaikannya;



4) merencanakan dan melaksanakan pengadaan barang atau jasa, melakukan evaluasi pemasok serta verifikasi barang secara administrasi sebelum digunakan; 5) menentukan jenis pelatihan dan memelihara rekaman kualifikasi personil laboratorium; 6) melakukan audit internal laboratorium; 7) memberikan delegasi kepada manajer terkait atau kepada personil yang menjadi tanggung jawabnya, bila berhalangan.



5. Penyelia Laboratorium a) Tanggung Jawab; Penyelia



Laboratorium



bertanggung



jawab



kepada



Manajer



Teknis



untuk



evaluasi



pelaksanaan pengujian di laboratorium. b) Tugas; 1) mengevaluasi penerapan jaminan mutu dan pengendalian mutu metode pengujian; 2) melaksanakan validasi/verifikasi metode pengujian; 3) melakukan verifikasi data hasil pengujian; 4) minimisasi ketidaksesuaian yang dapat menurunkan mutu data hasil pengujian; 5) melakukan penyeliaan yang memadai kepada analis laboratorium; 6) menunjuk analis senior yang menjadi tanggung jawabnya, apabila berhalangan.



6. Penyelia Pengambil Contoh uji a) Tanggung Jawab; Penyelia Pengambil Contoh uji bertanggung jawab kepada Manajer Teknis untuk evaluasi pelaksanaan pengambilan contoh uji di lapangan b) Tugas; 1) membuat perencanaan pengambilan contoh uji sesuai dengan Good Environmental Sampling Practice; 2) mengevaluasi penerapan jaminan mutu dan pengendalian mutu pengambilan contoh uji; 3) melakukan verifikasi data hasil pengukuran di lapangan; 4) minimisasi ketidaksesuaian yang dapat menurunkan mutu data hasil pengukuran di lapangan; 5) melakukan penyeliaan yang memadai kepada petugas pengambil contoh uji; 6) menunjuk petugas pengambil contoh uji senior yang menjadi tanggung jawabnya, apabila berhalangan. Label: ISO/IEC 17025/Persyaratan Teknis



Uraian Tugas Personil Laboratorium 13 Oktober 2014Tak Berkategori



Uraian Tugas Personil Laboratorium Uraian tugas bagi para personil laboratorium dibuat agar tidak terjadi tumpang tindih tanggung jawab dan wewenang. Dalam menentukan uraian tugas yang berlaku bagi personel manajerial, personel teknis, dan personel pendukung inti yang terlibat pada pengujian dan/atau kalibrasi, dapat ditetapkan sebagai berikut:       



bertanggung jawab terhadap pelaksanaan pengujian dan/atau kalibrasi, bertanggung jawab terhadap perencanaan pengujian dan/atau kalibrasi serta hasil evaluasi, bertanggung jawab untuk pelaporan pendapat dan interpretasi, bertanggung jawab terhadap modifikasi metode baru, memiliki keahlian dan pengalaman yang diperlukan, kualifikasi dan program pelatihan, tugas manajerial. Uraian tugas dan tanggung jawab personel inti adalah sebagai berikut: 1) Manajer puncak



1. a) Pimpinan laboratorium berada pada manajer puncak yang bertanggung jawab penuh terhadap semua kegiatan laboratorium serta memimpin organisasi dalam pencapaian tingkat prestasi terbaik. Dalam hal ini manajer puncak dibantu oleh manajer mutu, manajer teknis dan manajer administrasi; 2. b) Kewenagan manajer puncak yaitu membuat keputusan terhadap kebijakan maupun sumber daya laboratorium untuk mencapai mutu data pengujian dan/atau kalibrasi sesuai kebutuhan dan kepuasan pelanggan; 3. c) Beberapa tugas manajer puncak adalah sebagai berikut:     



mengesahkan panduan mutu laboratorium, menyelenggarakan kaji ulang sistem manajemen mutu laboratorium minimal 12 bulan sekali, menetapkan dan memelihara kebijakan dan sasaran mutu laboratorium, mempromosikan kebijakan mutu dan sasaran mutu di seluruh organisasi laboratorium untuk meningkatkan kesadaran, motivasi dan pelibatan; memastikan bahwa proses yang sesuai diterapkan dan memungkinkan persyaratan pelanggan atau pihak lain yang berkepentingan dipenuhi dan sasaran mutu dicapai;



     



memastikan bahwa suatu sistem manajemen mutu yang efektif dan efisien telah ditetapkan,diimplementasikan dan dipelihara untuk mencapai sasaran mutu; memastikan tersedianya sumber daya yang diperlukan; meninjau sistem manajemen mutu secara periodik; memutuskan tindakan berkenaan dengan kebijakan mutu dan sasaran mutu memutuskan tindakan bagi perbaikan sistem manajemen mutu; dan memberikan delegasi kepada manajer terkait, apabila berhalangan.



Manajer Mutu Laboratorium yang ‘Hilang’ By Rumah Mutu Indonesia - May 03, 2017



Manajer Mutu Laboratorium yang ‘Hilang’



Di tahun 2017 rencananya standar ISO/IEC 17025 akan mengalami revisi, dan salah satu yang berubah adalah mengenai 'hilangnya' posisi Manajer Mutu (mengacu pada dokumen ISO/IEC DIS 17025:2016). Lantas jika akan dihilangkan, maka pertanyaannya adalah siapa personil yang akan menjalankan tugas dan tanggung jawab yang selama ini dipegang oleh Manajer Mutu? Kemudian bagi lab yang telah terakreditasi, bagaimana dengan posisi Manajer Mutu yang telah ada? Apakah harus dihilangkan ketika akan melakukan upgrading ke versi 2017?



Sebelum menjawab pertanyaan tersebut, perlu disampaikan bahwa hilangnya posisi Manajer Mutu di ISO/IEC 17025 tidaklah terlalu mengejutkan, karena pada ISO 9001:2015 pun telah menghilangkan satu posisi yang cukup 'dominan' yaitu posisi ‘Management Representative (Perwakilan Manajemen)’. Maka dapat diprediksi, bahwa posisi Manajer Mutu yang ada di lab medis/klinik pun (ISO 15189:2012) juga akan mengalami perubahan yang sama nantinya ketika mengalami revisi. Baik, sekarang mari kita lihat kembali persyaratan yang ada pada ISO/IEC 17025:2005 terkait Manajer Mutu, dimana pada standar tersebut akan kita temui kata ‘Manajer Mutu’ sebanyak empat kali, yaitu pada klausul 4.1.5 i), 4.2.6 dan 4.14.1:



Pada versi 2005, ditunjuknya personil tertentu sebagai Manajer Mutu adalah merupakan salah satu bentuk bukti komitmen dari Manajemen Puncak (istilah ini akan berubah menjadi 'Manajemen Lab' di versi yang baru) untuk menjamin bahwa sistem manajemen yang terkait dengan mutu diterapkan dan diikuti setiap waktu. Namun, apakah hanya dengan cara tersebut (menunjuk seorang Manajer Mutu) komitmen di atas bisa diwujudkan? tentu jawabnya adalah tidak. Umumnya personil yang dijadikan sebagai Manajer Mutu diambil dari posisi tertentu yang ada di dalam organisasi, seperti Manajer QA (Quality Assurance), ISO Manager, MR (Manajemen Representative), posisi yang lain (apapun namanya), atau posisi Manajer Mutu yang memang sengaja diadakan untuk memenuhi persyaratan ISO/IEC 17025. Dengan adanya personil atau departemen yang dikhususkan untuk menangani 'ISO', secara tidak langsung sering membuat banyak orang beranggapan bahwa urusan 'ISO', adalah tanggung jawabnya personil atau departemen mutu, QA atau MR saja; praktik seperti ini (menjadikan tanggung jawab implementasi dan pemelihara sistem hanya pada Manajer Mutu dan tim nya, red) tentu tidak sejalan dengan salah satu tujuan atau prinsip dari “Manajemen Mutu” itu sendiri, yaitu "Engagement of People (keterlibatan personil)". Kemudian, pada ISO/IEC DIS 17025:2016 posisi Manajer Mutu sudah tidak kita temukan lagi disana, namun bukan berarti 'hilang' sama sekali, karena fungsi-fungsi yang selama ini menjadi tanggung jawab dari Manajer Mutu tetap ada; berikut uraian lengkapnya pada klausul 5.6:



Dengan memperhatikan persyaratan yang ada pada klausul 5.6 di atas, dan beberapa uraian sebelumnya, maka berikut adalah kesimpulan atau interpretasi yang dapat diberikan sekaligus untuk menjawab pertanyaan di awal tulisan yaitu: 



Standar versi baru lebih menekankan pada fungsi (terlaksananya suatu fungsi), terlepas posisi mana yang nanti akan menjalankan fungsi tersebut.







Fungsi yang menjadi tanggung jawab dari Manajer Mutu dapat disebar, atau menjadi tanggung jawab yang ditempelkan ke semua personil kunci baik personil teknis atau pendukung. Jika demikian, maka fungsi tambahan tersebut harus dimasukkan dalam uraian tugas & tanggung jawab personil-personil tersebut.







Dengan disebarnya fungsi Manajer Mutu, diharapkan partisipasi dan keterlibatan seluruh personil laboratorium terhadap implementasi standar sistem manajemen dapat lebih nyata, dan tidak lagi ada anggapan pada karyawan bahwa urusan “ISO” hanya tugas Manajer Mutu dan tim nya saja.







Hal ini (hilangnya posisi Manajer Mutu) juga dapat mengakomodir keterbatasan jumlah personil yang dimiliki oleh laboratorium tertentu.







Bagi laboratorium yang telah terakreditasi dan memiliki Manajer Mutu, pilihan dikembalikan kepada lab itu sendiri. Menghilangkan ataupun tetap memiliki personil yang ditunjuk sebagai Manajer Mutu, keduanya diperbolehkan; karena sekali lagi yang penting adalah fungsi tersebut terlaksana, baik dilakukan oleh Manajer Mutu ataupun oleh yang lain.



Demikian penjelasan terkait hilangnya posisi Manajer Mutu pada standar ISO/IEC 17025 yang baru, semoga laboratorium-laboratorium yang akan melakukan upgrading ke versi baru maupun yang lab yang mau akan diakreditasi dengan standar baru bisa menentukan pengaturan susunan yang tepat dalam stuktur organisasiny