User Guide Aplikasi E-Database [PDF]

Citation preview

User Guide Aplikasi E-Database (Portal SMK) untuk SMK Program Satu HATI Edukasi (KTSM HONDA)



Daftar Isi 1



PENGANTAR TRAINING ........................................................................................................................... ................................ ........................... 2



2



PANDUAN TRAINING ............................................................................................................................... ................................ ............................... 2 2.1 MAINTAIN DATABASE ................................................................................................................................ ................................ ................................. 2 2.1.1 Maintain SMK – Data Siswa & PTK ................................................................................................ ................................... 2 2.1.2 Maintain SMK – Data Laboratorium HONDA ................................................................ .................................................... 4 2.1.3 Verifikasi data SMK ........................................................................................................................... ................................ ........................... 4 2.1.4 Download Data SMK ......................................................................................................................... ................................ ......................... 5 2.1.5 Maintain Guru – Data Guru Guru................................................................................................ ............................................... 6 2.1.6 Verifikasi Data Guru .......................................................................................................................... ................................ .......................... 7 2.1.7 Download Data Guru......................................................................................................................... ................................ ......................... 7 2.1.8 Maintain Siswa – Data Sisiwa ................................................................................................ ........................................... 8 2.1.9 Verifikasi Data Siswa ....................................................................................................................... ................................ ....................... 10 2.1.10 Download Data Siswa ................................................................................................ ................................ ..................................................... 12 2.2 KENAIKAN KELAS & KELULUSAN ................................................................................................ ................................ .................................................. 13 2.2.1 Kenaikan Kelas & Kelulusan ................................................................................................ ............................................ 13 2.2.2 Verifikasi Data Siswa ....................................................................................................................... ................................ ....................... 14 2.3 REPORT & MONITORING ........................................................................................................................... ................................ ........................... 14 2.3.1 Report Highlight .............................................................................................................................. ................................ .............................. 14 2.4 NOTIFIKASI ................................................................................................................................ ................................ ............................................. 15



Page 1 of 15



User Guide Aplikasi E-Database (Portal SMK) untuk SMK Program Satu HATI Edukasi (KTSM HONDA)



1



Pengantar Training 1. Aplikasi E-Database ini berbasis Web (satu aplikasi dengan E-Learning),, sehingga bisa diakses dimana saja dan kapan saja selama ada jaringan internet 2. User dapat mengakses aplikasi ini di laptop, tablet maupun handphone (untuk tablet & HP disarankan menggunakan OS Android, Android IOS). 3. User perlu menginstall browser seperti : Mozilla, Google Chrome, Internet Explorer, Opera, dan lain-lain (disarankan menggunakan versi terbaru) 4. Disarankan juga user menginstall aplikasi MS.Excel pada gadget (Minimal version 97 97-2003)



2



Panduan Training



2.1 MAINTAIN DATABASE 2.1.1 MAINTAIN SMK – DATA SISWA & PTK > Proses maintain data siswa & PTK dilakukan oleh Admin SMK, silahkan buka portal SMK dengan mengetik alamat berikut : https://edukasi.satuhati.id ://edukasi.satuhati.id pada browser anda.. Berikut layar yyg akan tampil :



> Kemudian silahkan login dengan role Admin



> Berikut tampilan layar setelah melakukan login. Jika anda berada di halaman halam n beranda untuk masuk ke layar ini bisa pilih menu E-Learning Learning atau E-Database. E



Page 2 of 15



User Guide Aplikasi E-Database (Portal SMK) untuk SMK Program Satu HATI Edukasi (KTSM HONDA)



> Untuk melakukan maintain data siswa & PTK oleh SMK, silahkan pilih menu E-Database Database lalu sub menu SMK. Berikut tampilan awalnya NPSN dapat di klik untuk monitor data SMK



Klik ‘Unduh Excel’ untuk mendownload data SMk dalam bentuk excel



Geser Scroll ke kanan untuk melakukan edit data



> Untuk memaintain data SMK oleh Admin SMK, maka klik tombol ‘edit’ pada layar dibawah ini



> Pilih data pada tab ‘Data Siswa swa & PTK’. PTK’ Catatan : data pokok sudah diisi oleh Main ain Dealer Dealer, jika ada perubahan terhadap data pokok harap menghubungi MD.



Isi seluruh data pada layar diatas sesuai kondisi aktual di SMK (tanda * artinya kolom harus diisi tidak boleh kosong), ), untuk kolom berwarna abu-abu abu tidak perlu diisi karena datanya akan otomatis tampil sesuai isian dari data siswa dan guru. Berikut tampilan aplikasi yang berada di posisi bawah pada layar yang sama :



• Kolom keterangan tambahan bisa dikosongkan atau diisi apa saja sesuai kebutuhan • Untuk mengisi data ‘Jumlah Kunjungan Main Dealer ke SMK’, klik tombol ‘tambah’ lalu isi tanggal kunjungan. Admin bisa mengisi lebih dari satu tanggal kunjungan MD ke SMK. • Upload foto sesuai judul foto, foto tampak depan sekolah harus disertai tampilan sign board SMK TSM HONDA.Tampak depan ruangan lab praktek adalah untuk jurusan TSM HONDA



Page 3 of 15



User Guide Aplikasi E-Database (Portal SMK) untuk SMK Program Satu HATI Edukasi (KTSM HONDA)



Setelah semua data OK diisi klik tombol ‘save sementara’. Tombol ini digunakan untuk menyimpan data yang sudah dientry. Jika data yang dientry sudah lengkap & benar semua serta siap dikirimkan ke MD, maka Admin perlu erlu klik tombol ‘Simpan & Kirim Data ke MD’ 2.1.2 MAINTAIN SMK – DATA LABORATORIUM HONDA > Selanjutnya Admin SMK perlu memaintain data Laboratorium HONDA, pilih data pada tab ‘‘Data Laboratorium HONDA’. Berikut tampilannya :



Isi kembali semua data yang diminta : • Upload pload foto yang diminta sesuai judul foto • Klik tombol ‘tambah’, pilih tools yang dimiliki serta isi jumlah aktual yang dimiliki



Setelah semua data yang dientry sudah lengkap & benar (data siswa & PTK + data laboratorium HONDA) semua serta siap dikirimkan dikirimkan ke MD, maka Admin perlu klik tombol ‘Simpan & Kirim Data ke MD’ 2.1.3 VERIFIKASI DATA SMK > Setelah data SMK berhasil dimaintain, data ini akan dikirimkan ke MD untuk di verifikasi. Admin SMK dapat melihat status datanya pada menu notifikasi, berikut tampilannya tampilann :



Notifikasi bahwa ada data yang dimaintain oleh SMK dan perlu di verifikasi MD



Page 4 of 15



User Guide Aplikasi E-Database (Portal SMK) untuk SMK Program Satu HATI Edukasi (KTSM HONDA)



> Selain itu Admin SMK juga bisa melihat status verifikasi data pada menu E-Database, Database, pilih sub menu SMK. Terlihat pada layar dibawah ini data SMK masih belum di verifikasi oleh MD Artinya ada data SMK yang dimaintain dan butuh verifikasi MD



Catatan : Jika ika status verifikasi ‘Belum diverifikasi’ di dalam waktu aktu yg lama, SMK bisa melaporkan hal ini ke MD agar segera diverifikasi > Berikut tampilan data SMK yang sudah diverifikasi Artinya ada data SMK yang dimaintain sudah diverifikasi oleh MD



2.1.4 DOWNLOAD DATA SMK > Untuk keperluan reporting data di SMK, Admin SMK, KAPRODI dan Kepala Sekolah dapat melakukan download data SMK dari sistem E-database. E Klik tombol ‘Unduh Excel’



Data excel yang terbentuk dapat di buka langsung atau disimpan di lokal computer



Page 5 of 15



User Guide Aplikasi E-Database (Portal SMK) untuk SMK Program Satu HATI Edukasi (KTSM HONDA)



Catatan : jika data excel tidak bisa di download, silahkan cek ‘pop up blocker’ seperti pada layar dibawah ini :



Klik logo ‘pop up blocker’ pada kolom alamat situs, lalu pilih ‘Allow pop ups for edukasi.satuhati.id, setelah itu proses download excel dapat dilanjutkan kembali. 2.1.5 MAINTAIN GURU – DATA GURU > Proses maintain data Guru dilakukan oleh Admin SMK, dengan membuka memb menu E-Database Database lalu pilih sub menu Guru. Pada tampilan awal dibawah ini data Guru masih kosong, maka Admin perlu mengisi data Guru dengan klik tombol ‘Tambah Guru’



> Berikut layar detail untuk memaintain data Guru. Isi seluruh data pada layar dibawah bawah sesuai kondisi aktual di SMK (tanda * artinya kolom harus diisi tidak boleh kosong).



Berikut layar lanjutan maintain data Guru



Page 6 of 15



User Guide Aplikasi E-Database (Portal SMK) untuk SMK Program Satu HATI Edukasi (KTSM HONDA)



Isi semua data yang diminta : • Data jenis PTK diisi pendidik jika merupakan Kepala Sekolah & Guru mengajar di seko sekolah, diisi tenaga kependidikan untuk Admin/TU • Data Kategori diisi Produktif atau Normatif/Adapatif jika pegawai tersebut mengajar. Untuk pegawai yang tidak mengajar diisi Non Produkti/Normatif/Adaptif • Pelatihan dan sertifikasi hanya bisa diisi untuk un Guru produktif saja Jika sudah selesai semua silahkan klik tombol ‘Simpan’ 2.1.6 VERIFIKASI DATA GURU > Setelah data Guru berhasil dimaintain, maka selanjutnya data ini akan diverifikasi oleh Main M Dealer. Admin, KAPRODI dan Kepala Sekolah dapat melihat sta status tus verifikasi data Guru di menu notifikasi



Selain itu juga status verifikasi Guru dapat dilihat pada menu E-Database E Database dengan sub menu ‘Guru’, berikut tampilannya :



Catatan : Jika ika status verifikasi ‘Belum diverifikasi’ di dalam waktu yg lama, SMK bisa melaporkan hal ini ke MD agar segera diverifikasi > Berikut tampilan data Guru yang sudah diverifikasi



2.1.7 DOWNLOAD DATA GURU > Untuk keperluan reporting data di SMK, Admin SMK, KAPRODI dan Kepala Sekolah dapat melakukan download data Guru dari sistem E-database. E Klik tombol ‘Unduh Excel’



Page 7 of 15



User Guide Aplikasi E-Database (Portal SMK) untuk SMK Program Satu HATI Edukasi (KTSM HONDA)



Data excel yang terbentuk dapat di buka langsung atau disimpan di lokal computer



Catatan : jika data excel tidak bisa di download, silahkan cek ‘pop up blocker’ seperti pada layar dibawah ini :



Klik logo ‘pop up blocker’ pada kolom alamat situs, lalu pilih ‘Allow pop ups for edukasi.satuhati.id, setelah itu proses download excel dapat dilanjutkan kembali. 2.1.8 MAINTAIN SISWA – DATA SISIWA > Proses maintain data siswa dilakukan oleh Admin SMK, dengan membuka memb menu E-D Database lalu pilih sub menu ‘siswa’.. Pada tampilan awal dibawah ini data siswa masih kosong, Admin dapat memaintain data siswa secara masal al atau satu per satu. Untuk memaintain data data siswa secara masal gunakan fungsi upload



Berikut layar upload file siswa



Page 8 of 15



User Guide Aplikasi E-Database (Portal SMK) untuk SMK Program Satu HATI Edukasi (KTSM HONDA)



> Untuk dapat melakukan upload data maka, maka Admin memerlukan file excel yang berisi data siswa dengan engan format khusus yang telah ditentukan. Silahkan download file excel yang berisi ‘template upload data siswa’ pada menu ‘M Manajamen Materi’ dan pilih folder lain-lain



Berikut isi dari folder ‘Lain-lain’ Klik download



> Isi template data siswa sesuai dengan data yang dimiliki, 1 file excel bisa diisi dengan data siswa kelas X, XI dan XII. Berikut contoh file excel yang sudah diisi diis



n diupload lalu klik ‘proses’ > Browse file excel yang akan



Jika proses upload berhasil maka akan muncul notifikasi dibawah ini, jika jika ada data yg gagal diupload silahkan cek masalahnya dengan mengecek pesan gagal di layar dan silahkan hkan memperbaiki data sesuai pesan gagal



Page 9 of 15



User Guide Aplikasi E-Database (Portal SMK) untuk SMK Program Satu HATI Edukasi (KTSM HONDA)



> Berikut tampilan data siswa yang sudah berhasil diupload ke sistem



Data siswa butuh diverifikasi oleh KAPRODI



> Untuk memaintain data siswa satu per satu, satu maka klik tombol ‘Tambah Siswa’



> Berikut layar detail untuk memaintain data siswa. Isi seluruh data pada layar dibawah bawah sesuai kondisi aktual di SMK (tanda * artinya kolom harus diisi tidak boleh kosong).



Jika semua data sudah diisi dengan lengkap dan benar silahkan klik tombol ‘Simpan’ 2.1.9 VERIFIKASI DATA SISWA > Setelah data siswa selesai di maintain, KAPRODI perlu melakukan verifikasi terhadap data siswa yang dimaintain oleh Admin. Silahkan melihat status data siswa yang y belum di verifikasi pada notifikasi atau pada menu E-database database dengan sub menu siswa.



Page 10 of 15



User Guide Aplikasi E-Database (Portal SMK) untuk SMK Program Satu HATI Edukasi (KTSM HONDA)



Berikut layar monitoring siswa pada menu E-Database E dan sub menu siswa



Data siswa belum diverifikasi oleh KAPRODI



> KAPRODI melakukan login di portal SMK, selanjutnya masuk ke menu ‘Verifikasi’ lalu pilih sub menu ‘Verifikasi Siswa’.. Klik data angka pada kolom ‘Jumlah Data’



Berikut layar yang tampil saat klik data angka pada kolom ‘Jumlah Data’



Berikut layar yang tampil



KAPRODI akan mengecek data siswa, siswa secara jumlah dan secara detail data masing-masing masing siswa jika diperlukan.. Untuk melihat data detail siswa klik nomor NISN siswa pada kolom ‘NISN NISN’, berikut tampilan datanya :



Page 11 of 15



User Guide Aplikasi E-Database (Portal SMK) untuk SMK Program Satu HATI Edukasi (KTSM HONDA)



Catatan : data baru artinya data yang paling baru dimaintain, dimaintain, data lama ditampilkan untuk memudahkan user memonitor perubahan peruba data. masal. > Jika data sudah dicek semua, maka KAPRODI dapat melakukan verifikasi data secara masal Caranya klik check box yang berada pada p kolom ‘Verifikasi’, lalu klik tombol ‘Verifikasi’



Selanjutnya terdapat informasi data yang berhasil di verifikasi dan yang gagal diverifikasi



2.1.10 DOWNLOAD DATA SISWA > Untuk keperluan reporting data di SMK, Admin SMK, KAPRODI dan Kepala Sekolah dapat melakukan download data siswa dari sistem E E-database. Klik tombol ‘Unduh Excel’



Page 12 of 15



User Guide Aplikasi E-Database (Portal SMK) untuk SMK Program Satu HATI Edukasi (KTSM HONDA)



Data excel yang terbentuk dapat di buka langsung atau disimpan di lokal computer



Catatan : jika data excel tidak bisa di download, silahkan cek ‘pop up blocker’ seperti pada layar dibawah ini :



Klik logo ‘pop up blocker’ pada kolom alamat situs, lalu pilih ‘Allow pop ups for edukasi.satuhati.id, setelah itu proses download excel dapat dilanjutkan kembali.



2.2 KENAIKAN KELAS & KELULUSAN ELULUSA 2.2.1 KENAIKAN KELAS & KELULUSAN > Proses ini dilakukan untuk meluluskan siswa kelas XII dan juga menaikan siswa kelas X dan XI XI. Proses ini dilakukan oleh Admin SMK, SMK dengan menggunakan menu E-database database dan sub menu ‘Kenaikan/kelulusan siswa’ Isi data kelas yang akan dinaikan atau diluluskan lalu klik ‘cari’



Catatan : Urutan melakukan prosess ini adalah 1. Luluskan kelas XII terlebih dahulu 2. Naikan kelas XI ke kelas XII 3. Naikan kelas X ke kelas XI



Page 13 of 15



User Guide Aplikasi E-Database (Portal SMK) untuk SMK Program Satu HATI Edukasi (KTSM HONDA)



> Berikut cara untuk meluluskan / menaikan kelas siswa, checklist sel seluruh data siswa pada check box paling atas di kolom ‘Pilih semua’ Klik tombol ‘lulus’



Checklist semua data siswa Uncheck siswa yang tidak lulus



Catatan : Untuk melakukan proses menaikan kelas, lakukan langkah yang sama dengan proses kelulusan diatas. Jika ada siswa yang tidak tidak naik kelas maka check box nya di uncheck selanjutnya klik tombol ‘Naik kelas’ 2.2.2 VERIFIKASI DATA SISWA > Selanjutnya data kenaikan /kelulusan siswa ini akan diverifikasi oleh KAPRODI. Langkah Langkahlangkahnya sama dengan proses verifikasi data siswa yang baru dimaintain oleh Admin (seperti penjelasan sebelumnya. Klik data angka pada kolom jumlah data



Verifikasi’ Berikut tampilan aplikasi, checklist semua data yang akan diverifikasi lalu klik tombol ‘Verifikasi



2.3 REPORT & MONITORING 2.3.1 REPORT HIGHLIGHT > Untuk melihat data SMK secara umum, pada aplikasi ini terdapat reportt highlight data SMK yang dapat diakses oleh user SMK,, pilih menu ‘Laporan’ lalu pilih sub menu ‘High light’. Berikut tampilan report nya Data pada report ini dapat didownload dalam bentuk excel dengan klik tombol ‘Simpan ke Excel’



Page 14 of 15



User Guide Aplikasi E-Database (Portal SMK) untuk SMK Program Satu HATI Edukasi (KTSM HONDA)



Kepala Sekolah dan KAPRODI dapat melihat apakah data data yang dimaintain oleh Admin SMK SM sudah valid dari report ini.



2.4 NOTIFIKASI > Pada menu u notifikasi terdapat beberapa informasi yang ditampilkan diantaranya : • Informasi permintaan mintaan ganti password user (Password perlu diganti 3 bulan sekali) • Informasii peringatan MoU TSM HONDA dan MoU TUK yang akan kadaluarsa • Informasi adanya perubahan data SMK, Guru dan siswa • Informasi adanya materi baru di E-Learning E



Page 15 of 15