002 Prosedur Pelatihan Karyawan [PDF]

Citation preview

PELATIHAN KARYAWAN MANAGEMENT PROCEDURE



No Dokumen Document No Revisi Revision Tanggal Terbit Issued Date Halaman Pages



: MP/CMS–GAP/002 : 00 : 08 Juni 2017 1



Dari of



7



1. TUJUAN Prosedur pelatihan karyawan ini bertujuan untuk meningkatkan kinerja karyawan



di



lingkungan perusahaan sesuai kebutuhan perusahaan, dengan mempertimbangkan tingkat perbedaan dari tanggung jawab, kemampuan, bahasa dan keterampilan serta resiko. 2. RUANG LINGKUP Pelatihan ini meliputi teori dan praktek lapangan yang berhubungan dengan perkembangan usaha dibidang shipyard dan shipbuilder di lingkungan PT. Caputra Mitra Sejati baik di Kantor Pusat maupun di Galangan, baik terkait dengan mutu maupun K3L. 3. TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG 3.1.



GM bertanggung jawab terhadap pengesahan program/rencana pelatihan dan evaluasi tahunan.



3.2.



Commercial Manager bertanggung jawab bertanggung jawab terhadap penetapan Program/Rencana Pelatihan dan Evaluasi Pelatihan.



3.3.



Ka. Dept. GA & Personalia bertanggung jawab terhadap koordinasi pelaksanaan pelatihan.



3.4.



Adm Personalia bertanggung jawab mengumpulkan data peserta yang sesuai dengan jenis pelatihan dan semua bukti hasil pelatihan.



3.5.



Ka. Dept. terkait bertanggung jawab terhadap penilaian karyawan setelah pelaksanaan pelatihan, terutama terhadap semua Pelatihan yang dianggarkan oleh Perusahaan.



4. DEFINISI 4.1



Pelatihan secara Teori Yaitu kegiatan belajar yang dilaksanakan secara teoritis diruang belajar



Disiapkan oleh Prepared by



Diperiksa oleh Checked by



Disahkan oleh Approved by



KA. DEPT GENERAL AFFAIR & PERSONALIA



COMMERCIAL MANAGER



GENERAL MANAGER



FORM/CMS-QLT-ADC/001 Rev.00



Dokumen ini tidak dikendalikan, jika dicetak tanpa “paraf” atau stampel “CONTROLLED COPY ”



No Dokumen Document No Revisi Revision Tanggal Terbit Issued Date Halaman Pages



PELATIHAN KARYAWAN MANAGEMENT PROCEDURE



4.2



: MP/CMS–GAP/002 : 00 : 08 Juni 2017 Dari of



2



7



Pelatihan secara Praktek Yaitu kegiatan belajar yang dilaksanakan secara praktek dilapangan



5. PROSEDUR 5.1.



Penetapan Program Pelatihan. 5.1.1



Ka. Dept GA & Personalia melakukan analisa kebutuhan pelatihan dan kemudian menyusun program pelatihan karyawan di PT. CAPUTRA MITRA SEJATI dan dimasukan dalam FORM/CMS-GAP-GAP/010.



5.1.2



Pembuatan Program Pelatihan tahunan didasarkan pada: a) Tujuan dan sasaran mutu perusahaan b) Hasil evaluasi training c) Resiko K3L terkait dengan SMK3L d) Persyaratan Promosi/mutasi e) Hasil Penilaian karyawan (sesuai MP/CMS-GAP/003 tentang Evaluasi Kinerja Karyawan). f) Program



Pelatihan



dari



Lembaga



Pelatihan



di



luar



organisasi



PT.CAPUTRA MITRA SEJATI 5.1.3



Analisa Kebutuhan dan Program Pelatihan dibahas di dalam Meeting manajemen dan diusulkan kepada General Manager



5.1.4



Pelaksanaan pelatihan, selain terprogram juga dimungkinkan dilaksanakan berdasarkan : a) Permintaan yang bersifat insidental yang diusulkan oleh pihak internal yang berkepentingan b) Ketentuan



yang



mengusulkan



adalah



jabatan



terendah



Kepala



Departemen. Format yang digunakan untuk ini adalah FORM/CMSGAP-GAP/009 tentang Usulan Permohonan Pelatihan c) Didasarkan adanya penawaran insidental dari lembaga pelatihan dari luar organisasi. Penawaran ini dianalisa dahulu dan bila dipandang layak diusulkan kepada Top Management.



FORM NO FORM/CMS-QLT-ADC/001 Rev.00



QUALITY HEALTH SAFETY AND ENVIRONMENTAL MANAGEMENT SYSTEM STANDARD ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 & OHSAS 18001:2007



Dokumen ini tidak dikendalikan, jika dicetak tanpa “paraf” atau stampel “CONTROLLED COPY ”



SIGN



PELATIHAN KARYAWAN MANAGEMENT PROCEDURE



No Dokumen Document No Revisi Revision Tanggal Terbit Issued Date Halaman Pages



: MP/CMS–GAP/002 : 00 : 08 Juni 2017 3



Dari of



7



d) Apabila ada tanggapan, maka kepala Dept/Bagian yang berkepentingan mengajukan usulan pelatihan berdasarkan format diatas. 5.2. Ka. Dept. GA & Personalia dan Kepala Departemen/Bagian terkait secara terkoordinasi melakukan analisis kebutuhan pelatihan untuk seluruh karyawan dan membuat daftar kebutuhan pelatihan. 5.3. Ka. Dept. GA & Personalia selaku koordinator pelatihan mengumpulkan dan mempelajari katalog/brosur penawaran pelatihan yang berkaitan dengan jenis-jenis pelatihan yang dibutuhkan tersebut. 5.4. Ka. Dept/Bagian terkait berkoordinasi dengan Ka. Dept. GA & Personalia mengajukan usulan pelatihan dengan mengajukan form FORM/CMS-GAP-GAP/009 tentang Permintaan Pendidikan & Pelatihan. 5.5. Ka. Dept. GA & Personalia selaku koordinator pelatihan perusahaan membuat program pelatihan tahunan (Annual Training Schedule) berikut anggaran pelatihan. 5.6. Ka. Dept. GA & Personalia menyusun matrik pelatihan yang berisi program pelatihan versus karyawan/jabatan dan diinformasikan kepada Ka. Dept. terkait dan menunjuk PIC masing-masing pelatihan. 5.7. Koordinator pelatihan membuat jadwal waktu pelatihan untuk seluruh karyawan berdasarkan jenis dan waktu pelatihan sesuai dengan Program Pelatihan FORM/CMS-GAP-GAP/010. 5.8. Tahap penyelenggaraan pelatihan Masing-masing pelatih mengatur agar para karyawan dapat mengikuti pelatihan yang telah direncanakan dalam jadwal waktu pelatihan. Metode pelatihan yang digunakan sesuai dengan kebutuhan pelatihan. 5.9. Penyelenggara pelatihan dapat dilakukan: - Secara internal (In House Training), yakni pelatihan yang diselenggarakan internal dikoordinir oleh Ka. Dept GA & Personalia, baik dengan pelatih internal maupun external - Dilakukan dengan mengirim karyawan untuk mengikuti pelatihan yang diselenggarakan oleh lembaga pelatihan di luar organisasi (Public Training)



FORM NO FORM/CMS-QLT-ADC/001 Rev.00



QUALITY HEALTH SAFETY AND ENVIRONMENTAL MANAGEMENT SYSTEM STANDARD ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 & OHSAS 18001:2007



Dokumen ini tidak dikendalikan, jika dicetak tanpa “paraf” atau stampel “CONTROLLED COPY ”



SIGN



PELATIHAN KARYAWAN MANAGEMENT PROCEDURE



No Dokumen Document No Revisi Revision Tanggal Terbit Issued Date Halaman Pages



: MP/CMS–GAP/002 : 00 : 08 Juni 2017 4



Dari of



7



5.10. Tahap evaluasi dan filling hasil pelatihan Masing-masing PIC pelatihan memberikan umpan balik tentang evaluasi pelatihan kepada koordinator pelatihan untuk perbaikan kualitas pelatihan berikutnya, dan pengembangan keahlian karyawan yang bersangkutan. Metode evaluasi sesuai FORM/CMS-GAP-GAP/013. Staff GA & Personalia membuat catatan riwayat pelatihan dan prestasi masing-masing karyawan sebagai bahan analisa kebutuhan pengembangan



karyawan



tersebut



dan



mem-file



bukti-bukti



pelatihan



(FORM/CMS-GAP-GAP/011). 5.11. Ka. Dept GA & Personalia melakukan analisis kembali akan kebutuhan pelatihan untuk memperbaharui dan memperbaiki perencanaan pelatihan berikutnya. 5.12. Evaluasi pelatihan dilakukan dengan dua macam cara : - Evaluasi dari peserta yang dilakukan langsung pada akhir session pelatihan. - Evaluasi pada tahap ini dimaksudkan untuk melihat efektivitas pelatihan dari segi kualitas materi yang dapat diserap peserta, segi efektivitas pelatihnya dalam memberikan pelatihan, serta dukungan sarana atau prasarana pelatihan. Evaluasi dilakukan oleh Atasan langsung atau Kepala Departemen, dilakukan minimal Satu Bulan Atau Dua Bulan setelah diberikannya pelatihan. Evaluasi pada tahap ini dimaksudkan untuk melihat segi perubahan pengetahuan maupun kompetensi yang terjadi pada karyawan yang bersangkutan.



6. DIAGRAM ALIR FORM NO FORM/CMS-QLT-ADC/001 Rev.00



QUALITY HEALTH SAFETY AND ENVIRONMENTAL MANAGEMENT SYSTEM STANDARD ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 & OHSAS 18001:2007



Dokumen ini tidak dikendalikan, jika dicetak tanpa “paraf” atau stampel “CONTROLLED COPY ”



SIGN



PELATIHAN KARYAWAN MANAGEMENT PROCEDURE DIAGRAM FLOW CHART



No Dokumen Document No Revisi Revision Tanggal Terbit Issued Date Halaman Pages



: MP/CMS–GAP/002 : 00 : 08 Juni 2017 5



Dari of



7



DOKUMEN TERKAIT



AKTIVITAS



PIC



Personalia mengidentifikasi kebutuhan Pelatihan dengan mengacu kepada matrik Pelatihan dan Job Spesifikasi



Ka. Dept GA & Personalia



Matrik Identifikasi Kebutuhan Pelatihan (SD/CMS-GAPGAP/010)



USULAN PELATIHAN



Tiap Dept./Bagian mengajukan usulan kepada Commercial Manager.



Ka Dept terkait



FORM/CMS-GAPGAP/009



PROGRAM BERKALA



Dibuat program tahunan yang disahkan oleh GM.



Ka. Dept GA & Personalia



Program Diklat (FORM/CMS-GAPGAP/010)



Seleksi lembaga-lembaga pelatihan (in house/outbond) atau tenaga intern perusahaan yang akan digunakan jasanya.



Instruktur ditunjuk



MP terkait/Materi Pelatihan



Pendidikan & sesuai dengan yang dibuat



Ka. Dept GA & Personalia



Program Diklat (FORM/CMS-GAPGAP/010)



Dilakukan evaluasi terhadap program yang telah dilaksanakan apakah sesuai dengan kebutuhan atau tidak, telah men DIKLAT orang yang tepat atau tidak



Personalia



Kartu Evaluasi (FORM/CMS-GAPGAP/013)



Pelatihan yang sudah dilaksanakan dicatat dalam Kartu Pelatihan



Ka. Dept GA & Personalia



Kartu Pelatihan (FORM/CMS-GAPGAP/012)



MULAI



IDENTIFIKASI



SELEKSI



LEMBAGA



DIKLAT



NO EVALUASI PROGRAM



YES KARTU PELATIHAN



Pelatihan program



yang



A



FORM NO FORM/CMS-QLT-ADC/001 Rev.00



QUALITY HEALTH SAFETY AND ENVIRONMENTAL MANAGEMENT SYSTEM STANDARD ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 & OHSAS 18001:2007



Dokumen ini tidak dikendalikan, jika dicetak tanpa “paraf” atau stampel “CONTROLLED COPY ”



SIGN



PELATIHAN KARYAWAN MANAGEMENT PROCEDURE Diagram Flow Chart



No Dokumen Document No Revisi Revision Tanggal Terbit Issued Date Halaman Pages



Aktivitas



PIC



Untuk mengukur keberhasilan pelatihan dilakukan evaluasi terhadap. peserta latihan



Ka. Dept. terkait



Hasil evaluasi pelatihan dapat digunakan sebagai salah satu penilaian untuk promosi/mutasi/peningkatan produktivitas/investasi PERSONALIA. Pelatihan yang berhasil dikembangkan lagi untuk mencapai hasil yang maksimal.



Personalia



Menyimpan hasil latihan



Personalia



: MP/CMS–GAP/002 : 00 : 08 Juni 2017 6



Dari of



7



Dokumen Terkait



A



EVALUASI PESERTA



PROMOSI/ MUTASI



FILE



Kartu Evaluasi (FORM/CMS-GAPGAP/013)



SELESAI



FORM NO FORM/CMS-QLT-ADC/001 Rev.00



QUALITY HEALTH SAFETY AND ENVIRONMENTAL MANAGEMENT SYSTEM STANDARD ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 & OHSAS 18001:2007



Dokumen ini tidak dikendalikan, jika dicetak tanpa “paraf” atau stampel “CONTROLLED COPY ”



SIGN



PELATIHAN KARYAWAN MANAGEMENT PROCEDURE



No Dokumen Document No Revisi Revision Tanggal Terbit Issued Date Halaman Pages



: MP/CMS–GAP/002 : 00 : 08 Juni 2017 7



Dari of



7



7. DOKUMEN TERKAIT 7.1 SD/CMS-GAP-GAP/010 tentang Matrik Identifikasi Kebutuhan Pelatihan 7.2 Materi Pelatihan yang relevan. 7.3 FORM/CMS-GAP-GAP/009 tentang Permintaan Pendidikan dan Pelatihan 7.4 FORM/CMS-GAP-GAP/010 tentang Program Pendidikan dan Pelatihan. 7.5 FORM/CMS-GAP-GAP/011 tentang Catatan Pelatihan. 7.6 FORM/CMS-GAP-GAP/012 tentang Kartu Pendidikan & Pelatihan. 7.7 FORM/CMS-GAP-GAP/013 tentang Evaluasi Setelah Pelatihan. 7.8 FORM/CMS-GAP-GAP/009 tentang Format Permintaan Pendidikan Pelatihan 7.9 FORM/CMS-GAP-GAP/011 tentang Format Catatan Pelatihan 7.10 FORM/CMS-GAP-GAP/012 tentang Format Kartu Pendidikan dan Pelatihan. 8. LAMPIRAN Tidak Ada



FORM NO FORM/CMS-QLT-ADC/001 Rev.00



QUALITY HEALTH SAFETY AND ENVIRONMENTAL MANAGEMENT SYSTEM STANDARD ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 & OHSAS 18001:2007



Dokumen ini tidak dikendalikan, jika dicetak tanpa “paraf” atau stampel “CONTROLLED COPY ”



SIGN