Makalah Pelatihan Karyawan [PDF]

Citation preview

MAKALAH PELATIHAN KARYAWAN



Dosen Pembimbing : Dr. Kumara Adji Kusuma S.Fil.I, CIFP



Nama Kelompok 8 : Siti Fatimah (196110100008) Mirza Chusnainy (196110100009)



PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN FAKULTAS BISNIS, HUKUM, DAN ILMU SOSIAL UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SIDOARJO 2019



1



KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Kuasa, yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya serta taufik dan hidayah-Nya, sehingga kami dapat menyusun dan menyelesaikan makalah yang berjudul “Pelatihan Karyawan”. Makalah ini ditulis dalam rangka sebagai tugas mata kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia. Terima kasih kami ucapkan kepada dosen pembimbing dan rekan-rekan sehingga makalah ini dapat terselesaikan dengan baik. Kami menyadari bahwa makalah ini kurang dari kesempurnaan, oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun sangat kami harapkan demi kesempurnaan makalah ini. Akhirnya kami berharap semoga makalah ini bermanfaat bagi setiap pembaca. Amiin yaa rabbal alamiin. Sidoarjo, 15 September 2019



Penulis



DAFTAR ISI i



KATA PENGANTAR .....................................................................



i i



DAFTAR ISI ................................................................................... BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ............................................................... 1.2 Rumusan Masalah .......................................................... 1.3 Tujuan Penelitian ........................................................... BAB II PEMBAHASAN 2.1 Pengertian Pelatihan Karyawan ..................................... 2.2 Tujuan Pelatihan Karyawan ........................................... 2.3 Sasaran Pelatihan Karyawan .......................................... 2.4 Manfaat Pelatihan Karyawan ......................................... 2.5 Jenis Pelatihan Karyawan .............................................. 2.6 Cara Pelatihan Karyawan ............................................... 2.7 Tahapan Pelatihan Karyawan ......................................... 2.8 Metode Pelatihan Karyawan .......................................... 2.9 Contoh Program Pelatihan Karyawan ............................ 2.10 Tingkatan Pelatihan Karyawan ...................................... 2.11 Cara Meningkatkan Program Pelatihan ......................... 2.12 Strategi Khusus Program Pelatihan ............................... 2.13 Hasil Pelatihan Karyawan .............................................. 2.14 Dampak Tidak Memberikan Pelatihan .......................... 2.15 Arti Penting Pelatihan Karyawan ................................... 2.16 Proses Penyusunan Materi Pelatihan ............................. 2.17 Tanggungjawab Pelatihan .............................................. 2.18 Prinsip-Prinsip Pelatihan ................................................ 2.19 Evaluasi Pelatihan Karyawan ......................................... 53 2.20 Analisis Kebutuhan Pelatihan ........................................ 2.21 Pelatihan Karyawan terhadap Perkembangan Bisnis ..... 2.22 Kelemahan Pelatihan Karyawan .................................... BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulan .................................................................... 3.2 Saran .............................................................................. Daftar Pustaka



ii 1 1 2 4 8 11 12 16 25 28 31 41 43 44 46 46 47 47 48 51 52



55 57 59 60 60



ii



ii



BAB I PENDAHULUAN 1.1



Latar Belakang Dewasa ini perkembangan dan pertumbuhan perusahaan mempersyaratkan



ketersediaan sumberdaya manusia yang berkualitas. Upaya menyediakan sumber daya tersebut dapat diperoleh melalui peningkatan kualitas sumber daya manusia. Sumber daya manusia yang berkualitas dapat diperoleh melalui program pelatihan karyawan. Pelatihan karyawan merupakan faktor yang mendorong tercapainya kompetensi karyawan sehingga dapat memberikan kinerja terbaik pada perusahaan. Program pelatihan karyawan ini sangat penting karena akan mendukung peningkatan kompetensi karyawan itu sendiri. Adanya progam pelatihan maka karyawan akan melakukan penyesuaian diri terhadap lingkungan kerja serta menyelaraskan kemampuan diri terhadap perkembangan teknologi dan perkembangan regulasi dalam dunia usaha. Hal tersebut merupakan sasaran dari pelatihan karyawan, sehingga karyawan akan berkompeten dalam menjalankan tugas-tugasnya. Program pelatihan dan pengembangan karyawan juga dapat meningkatkan keterampilan, pengetahuan, dan pengalaman karyawan terhadap pekerjaannya. Karyawan yang memiliki kompetensi terhadap pekerjaannya akan mendapatkan kesempatan untuk mengikuti tahapan jenjang karir dan akan mencapai jenjang karir yang baik. Kegiatan dalam pelatihan bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan, keahlian, dan kompetensi. Kegiatan pelatihan dilakukan melalui kegiatan pengajaran, pendidikan, dan pelatihan yang meliputi materi ilmu pengetahuan, keterampilan, dan keahlian. Sehingga pada akhirnya kegiatan pelatihan karyawan ini akan melahirkan karyawan yang unggul dan berkualitas sesuai dengan syarat yang diinginkan oleh perusahan. Dengan demikian program pelatihan dan memberi peluang terhadap karyawan agar dapat berperan dalam perusahaan. 1.2



Rumusan Masalah Rumusan masalah dalam makalah ini yaitu sebagai berikut : 1. Bagaimana pengertian pelatihan karyawan? 2. Bagaimana tujuan pelatihan karyawan? 3. Bagaimana sasaran pelatihan karyawan? 4. Bagaimana manfaat pelatihan karyawan? 5. Bagaimana jenis pelatihan karyawan? 6. Bagaimana cara pelatihan karyawan? 7. Bagaimana tahapan pelatihan karyawan?



1



1.3



8. Bagaimana metode pelatihan karyawan? 9. Bagaimana contoh program pelatihan karyawan? 10. Bagaimana tingkatan pelatihan karyawan? 11. Bagaimana cara meningkatkan program pelatihan? 12. Bagaimana strategi khusus program pelatihan? 13. Bagaimana hasil pelatihan karyawan? 14. Bagaimana dampak tidak memberikan pelatihan? 15. Bagaimana tanggungjawab pelatihan? 16. Bagaimana prinsip-prinsip pelatihan? 17. Bagaimana evaluasi pelatihan karyawan? 18. Bagaimana analisis kebutuhan pelatihan? 19. Bagaimana pelatihan karyawan terhadap perkembangan bisnis? 20. Bagaimana kelemahan pelatihan karyawan? Tujuan Penelitian Rumusan masalah dalam makalah ini yaitu sebagai berikut : 1. Untuk mengetahui pengertian pelatihan karyawan 2. Untuk mengetahui tujuan pelatihan karyawan 3. Untuk mengetahui sasaran pelatihan karyawan 4. Untuk mengetahui manfaat pelatihan karyawan 5. Untuk mengetahui jenis pelatihan karyawan 6. Untuk mengetahui cara pelatihan karyawan 7. Untuk mengetahui tahapan pelatihan karyawan 8. Untuk mengetahui metode pelatihan karyawan 9. Untuk mengetahui contoh program pelatihan karyawan 10. Untuk mengetahui tingkatan pelatihan karyawan 11. Untuk mengetahui cara meningkatkan program pelatihan 12. Untuk mengetahui strategi khusus program pelatihan 13. Untuk mengetahui hasil pelatihan karyawan 14. Untuk mengetahui dampak tidak memberikan pelatihan 15. Untuk mengetahui tanggungjawab pelatihan 16. Untuk mengetahui prinsip-prinsip pelatihan 17. Untuk mengetahui evaluasi pelatihan karyawan 18. Untuk mengetahui analisis kebutuhan pelatihan 19. Untuk mengetahui pelatihan karyawan terhadap perkembangan bisnis 20. Untuk mengetahui kelemahan pelatihan karyawan



2



BAB II PEMBAHASAN 2.1



Pengertian Pelatihan Karyawan Pengertian pelatihan menurut Carrell & Kuzmits (1982) yaitu sebagai



proses sistematis dimana karyawan mempelajari pengetahuan (knowledge), ketrampilan (skill), kemampuan (ability) atau perilaku terhadap tujuan pribadi dan organisasi. Pelatihan adalah proses yang didesain untuk meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan teknis ataupun meningkatkan kinerja pegawai. Pelatihan karyawan adalah salah satu cara yang bisa mendorong perusahaan untuk mencapai kesuksesannya. Perusahaan dapat meningkatkan pengembangan produk, penjualan, pemasaran, kepuasan pelanggan dan lain sebagainya. Namun berfokus pada salah satu atau beberapa hal utama yang bisa memberikan dampak besar bukanlah tugas yang mudah. Seorang pemimpin perusahaan terkadang terlalu fokus



dalam



menyelesaikan



tugas



mereka



dan



kurang



mempedulikan



karyawannya sendiri. Karyawan yang baik adalah karyawan yang bisa selalu berkembang setiap waktunya. Mereka ingin dan membutuhkan manajer yang peduli dan berkomitmen untuk mendukung kemajuan dan perkembangan mereka. Pelatihan



karyawan



merupakan



inventaris



jangka



panjang



yang



akan



menguntungkan perusahaan dan karyawan itu sendiri.



3



Pelatihan karyawan berhubungan erat terhadap hasil pekerjaan karyawan. Oleh karena itu, dibutuhkan sebuah penilaian untuk mengukur kinerja karyawan. Pelatihan karyawan dilaksanakan setelah ada hasil dari penilaian tersebut. Pelatihan karyawan dilakukan dengan tujuan agar para karyawan memiliki pengetahuan, kemampuan, dan keterampilan sesuai dengan tuntutan pekerjaan yang mereka lakukan. Pelatihan karyawan dibutuhkan agar seluruh karyawan mampu mengikuti perkembangan dunia kerja maupun bisnis sesuai dengan jabatannya. Pelatihan juga dilakukan untuk meningkatkan produktivitas, etos kerja, disiplin, sikap, keterampilan, dan keahlian tertentu agar bisa bekerja lebih maksimal serta lebih baik. Pelatihan sendiri adalah proses pembelajaran keahlian, peraturan, sikap, ataupun konsep pengetahuan untuk meningkatkan serta mengembangkan kinerja karyawan. Pelatihan yang efektif akan membuat kayawan menguasai dengan baik pekerjaannya dan mampu mengikuti perkembangan bisnis serta bertahan pada persaingan yang ketat. Pelatihan adalah usaha mengurangi atau menghilangkan terjadinya kesenjangan antara kemempuan karyawan dengan yang dikehendaki organisasi. Usaha tersebut dilakukan melalui peningkatan kemampuan kerja yang dimiliki karyawan dengan cara menambah pengetahuan dan keterampilan serta mengubah sikap. Karyawan merupakan kekayaan organisasi yang paling berharga karena dengan segala potensi yang dimilikinya, karyawan dapat terus dilatih dan dikembangkan sehingga lebih berdaya guna, prestasinya menjadi semakin optimal untuk mencapai tujuan organisasi Artinya dikehendaki



kesenjangan



organisasi,



antara



kemampuan



menyebabkan



perlunya



karyawan



dengan



yang



organisasi



menjembatani



kesenjangan tersebut. Salah satu caranya adalah melalui pelatihan. Dengan demikian diharapkan seluruh potensi yang dimiliki karyawan yaitu pengetahuan, keterampilan, dan sikap dapat ditingkatkan, akhirnya kesenjangan berkurang atau tidak terjadi bagi kesenjangan Seringkali terjadi



pada karyawan baru bahwa kemampuan dan



keterampilan yang mereka miliki belum sesuai dengan yang diharapkan organisasi sehingga biasanya organisasi harus selalu melakukan program pelatihan untuk mereka. Tetapi pelatihan tidak hanya dilakukan untuk karyawan baru saja, karyawan lamapun kemampuan dan keahliannya perlu di-upgrade untuk memberikan penyegaran serta menyesuaikan tuntutan pekerjaan yang berubah. 4



Pelatihan pada karyawan lama dapat pula sebagai sarana untuk mengasah keterampilan mereka dan menghindarkan terjadinya kejenuhan dalam bekerja sebagai akibat perubahan lingkungan atau strategi organisasi. Karena kejenuhan bekerja akan menyebabkan kurangnya kinerja karyawan sehingga berdampak pada produktivitas rekrutmen Pelatihan mempunyai kegunaan pada karier jangka panjang karyawan untuk membantu menghadapi tanggungjawab yang lebih besar di waktu yang akan datang. Program ini tidak hanya bermanfaat pada individu karyawan tetapi juga pada organisasi. Program pelatihan merupakan salah satu kegiatan yang penting dan dijadikan salah satu investasi organisasi dalam hal sumber daya manusia Pelatihan dan pengembangan ditujukan untuk mempertahankan dan meningkatkan prestasi kerja para karyawan. Pelatihan ditujukan untuk meningkatkan prestasi kerja saat ini, sedangkan pengembangan ditujukan untuk meningkatkan prestasi saat ini dan masa datang. Pelatihan diarahkan untuk membantu karyawan melaksanakan pekerjaan saat ini secara lebih baik. Penegambangan mewakili investasi pengembangan yang berorientasi masa depan pada diri karyawan. Baik karyawan manajerial maupun non manajerial akan menjalani pelatihan. Pelatihan yang bersifat teknis dibandingkan dengan manajer yang lebih banyak menerima pengembangan dalam bentuk keterampilan konseptual



dan



analitis



dan



keterampilan



hubungan



manusiawi



untuk



memperdalam wawasan mereka untuk membawa rekrutmen pada tujuan yang strategis dan spesifik. Pelatihan merupakan wadah lingkungan bagi karyawan, dimana mereka memperoleh atau mempelajari sikap, kemampuan, keahlian, pengetahuan,



dan



perilaku



spesifik



yang



berkaitan



dengan



pekerjaan



(Rachmawati, 2008) Pelatihan adalah program-program untuk memperbaiki kemampuan melaksanakan pekerjaan secara individual, kelompok dan/atau berdasarkan jenjang jabatan dalam organisasi/perusahaan. Pengertian lain mengatakan pelatihan adalah proses melengkapi para pekerja dengan keterampilan khusus atau kegiatan membantu para pekerja dalam memperbaiki pelaksanaan pekerjaan yang tidak efisien (Nawawi, 2006) Pelatihan bukan kegiatan manajemen sumber daya manusia dalam rangka penerimaan tenaga kerja. Namun, dari pengertian terakhir mengenai pelatihan seperti disebutkan di atas yang mengatakan sebagai proses melengkapi para 5



pekerja dengan keterampilan khusus, maka terdapat keterkaitannya secara langsung dengan kegiatan rekrutmen, seleksi, dan orientasi. Keterkaitan itu terletak pada kemungkinan terjadinya kesulitan mendapatkan tenaga kerja baru yang memenuhi tuntutan persyaratan pekerjaan/jabatan, seperi terdapat di dalam deskripsi dan atau spesifikasi pekerjaan/jabatan, maka diterima sejumlah tenaga kerja yang sebelum memulai pekerjaannya dalam rangka penempatan perlu diberikan pelatihan terlebih dahulu Menurut Scott, pelatihan dalam ilmu pengetahuan perilaku adalah suatu kegiatan lini dan staf yang tujuannya adalah mengembangkan pimpinan untuk mencapai efektivitas pekerjaan perorangan yang lebih besar, hubungannya antar pribadi dalam organisasi yang lebih baik dan penyesuaian pemimpin yang ditingkatkan kepada konteks seluruh lingkungannya (Sedarmayanti, 2008) Pelatihan merupakan suatu proses dimana orang-orang mencapai kemampuan tertentu untuk membantu dalam mencapai tujuan organisasi. Oleh karena itu, proses ini terikat dengan berbagai tujuan organisasi. Pelatihan dapat dipandang secara sempit maupun luas. Secara terbatas, pelatihan menyediakan para karyawan dengan pengetahuan yang spesifik dan dapat diketahui serta keterampilan yang digunakan dalam pekerjaan mereka saat ini. Terkadang ada batasan yang ditarik antara pelatihan dan pengembangan, dengan pengembangan yang lebih luas dalam cakupan serta memfokuskan pada individu untuk mencapai kemampuan baru yang berguna baik bagi pekerjanya saat ini maupun di masa mendatang Pelatihan yang dimaksudkan adalah diarahkan untuk mambantu karyawan menunaikan kepegawaian mereka saat ini secara lebih baik sedangkan pengembangan (development) adalah memiliki suatu investasi yang berorientasi ke masa depan dalam diri pegawai. Pelatihan mempunyai fokus yang agak sempit dan harus memberikan keahlian-keahlian yang akan memberikan manfaat bagi organisasi secara cepat Rivai & Sagala (2009) mendefinisikan pelatihan sebagai bagian pendidikan yang menyangkut proses belajar untuk memperoleh dan meningkatkan keterampilan di luar sistem pendidikan yang berlaku dalam waktu yang relatif singkat dengan metode yang lebih mengutamakan pada praktek daripada teori Menurut Mathis & Jackson (2006), pelatihan adalah sebuah proses dimana orang memperoleh kapabilitas untuk membantu pencapaian tujuan organisasi. Menurut Hoon (2002), pelatihan adalah proses sistematis untuk mengubah 6



perilaku karyawan ke arah pencapaian tujuan organisasi. Pelatihan adalah program-program untuk meperbaiki kemampuan melaksanakan pekerjaan secara individual,



kelompok,



dan



berdasarkan



jenjang



jabatan



dalam



organisasi/perusahaan (Nawawi, 2005) Sedangkan menurut Nizam (2008), pelatihan adalah suatu usaha yang terencana untuk memfasilitasi pembelajaran tentang pekerjaan yang berkaitan dengan pengetahuan, keahlian, dan perilaku oleh para pegawai. Menurut Sastradipura (2006), pelatihan adalah salah satu jenis proses pembelajaran untuk memperoleh dan meningkatkan keterampilan di luar sistem pengembangan SDM yang berlaku dalam waktu relatif singkat dengan metode yang lebih mengutamakan praktek daripada teori Pelatihan karyawan yang tepat dapat memberikan efek yang baik kepada karyawan sehingga karyawan dapat mengembangkan diri dan mampu memahami beberapa hal terkait pekerjaannya, antara lain sebagai berikut : 1.



Karyawan memahami seluk beluk pelaksanaan pekerjaan lebih mendalam.



2.



Karyawan dapat memahami perkembangan perusahaan.



3.



Karyawan dapat memahami sasaran yang akan dicapai perusahaan.



4.



Karyawan mengerti akan perlunya kerjasama dalam melaksanakan pekerjaan.



5.



Karyawan dapat mudah memahami Informasi yang disampaikan perusahaan.



6.



Karyawan dapat memahami setiap kesulitan-kesulitan yang dihadapi perusahaan



7.



Karyawan mampu melakukan hubungan-hubungan dengan lingkungan.



8.



Karyawan mampu memahami kebijaksanaan dan peraturan yang berlaku dalam perusahaan.



9.



Karyawan mampu memahami sistem dan prosedur yang digunakan dalam pelaksanaan tugas perusahaan.



10. Karyawan mampu memahami dan menerapkan perilaku yang mendukung dan dituntut perusahaan. 2.2



Tujuan Pelatihan Bagi Karyawan Tujuan pelatihan karyawan antara lain untuk meningkatkan produktivitas



karyawan dalam bekerja, meningkatkan mutu kerja karyawan sehingga karyawan terhindar



dari



kesalahan



kerja, meningkatkan



motivasi



dan



semangat



kerja karyawan, menarik ataupun mempertahankan sumber daya manusia yang berkualitas, menjaga keselamatan kerja, mencegah timbulnya antipati dari



7



karyawan, serta menghindari keusangan karyawan. Berikut ini adalah beberapa tujuan pelatihan bagi karyawan : 1.



Memutakhirkan keahlian seorang individu sejalan dengan perubahan teknologi. Melalui pelatihan SDM, pelatih (trainer) memastikan bahwa setiap individu dapat secara efektif menggunakan teknologi-teknologi baru.



2.



Mengurangi waktu belajar seorang individu baru untuk menjadi kompeten dalam pekerjaan



3.



Membantu memecahkan persoalan operasional



4.



Mengorientasikan setiap individu terhadap organisasi



5.



Memberikan kemampuan yang lebih tinggi dalam melaksanakan tugas dalam bekerja



6.



Meningkatkan tingkat profesionalisme para karyawan. Carrell & Kuzmits (1982) membagi tujuan utama dari pelatihan ke dalam



5 area yaitu : 1.



Untuk meningkatkan keterampilan karyawan sesuai dengan perubahan teknologi



2.



Untuk mengurangi waktu belajar bagi karyawan baru agar menjadi kompeten.



3.



Untuk membantu masalah operasional



4.



Untuk menyiapkan karyawan dalam promosi.



5.



Untuk memberi orientasi karyawan untuk lebih mengenal organisasinya. Tujuan pelatihan pada intinya dapat dikelompokkan ke dalam 5 bidang



menurut Simamora (2006) yaitu : a.



Memperbaiki kinerja. Karyawan-karyawan yang bekerja secara tidak meuaskan karena kekurangan keterampilan merupakan calon utama pelatihan. Kendatipun pelatihan tidak dapat memecahkan semua masalah kinerja yang tidak efektif, program pelatihan dan pengembangan yang sehat sering berfaedah dalam meminimalkan masalah ini



b.



Memutakhirkan keahlian para karyawan sejalan dengan kemajuan teknologi. Melalui pelatihan, pelatih (trainer) memastikan bahwa karyawan dapat mengaplikasikan teknologi baru secara efektif. Para manajer di semua bidang harus secara konstan mengetahui kemajuan teknologi yang membuat organisasi mereka berfungsi secara lebih efektif. Perubahan teknologi pada gilirannya berarti bahwa pekerjaan senantiasa berubah dan keahlian serta kemampuan karyawan harus dimutakhirkan melalui pelatihan sehingga kemajuan teknologi dapat diintegrasikan ke dalam organisasi secara sukses 8



c.



Mengurangi waktu pembelajaran bagi karyawan baru agar berkompeten dalam pekerjaan. Seorang karyawan baru acapkali tidak menguasai keahlian dan kemampuan yang dibutuhkan untuk menjadi “job competent” yaitu mampu mencapai output dan standar mutu yang diharapkan



d.



Membantu memecahkan masalah operasional. Para manajer harus mencapai tujuan



mereka



dengan



kelangkaan



dan



kelimpahan



sumber



daya.



Kelengkapan sember daya finansial dan sumber daya teknologi (human technological resources), dan kelimpahan masalah keuangan, manusia, dan teknologi. Barangkali keduanya terikat erat. Para manajer diharapkan mencapai sering melebihi tujuan-tujuan yang menantang kendatipun mencuat konflik antar pribadi, standar, dan kebijakan kabur, penundaan jadwal, kekurangan, tindak ketidakhadiran dan putaran karyawan yang tinggi, serta berbagai kendala lainnya e.



Mempersiapkan karyawan untuk promosi. Salah satu cara untuk menarik, menahan, dan memotivasi karyawan adalah melalui program pengembangan karier yang sistematis. Pengembangan kemampuan promosional karyawan konsisten dengan kebijakan sumber daya manusia untuk promosi. Pelatihan dalam



unsur



kunci



dalam



sistem



pengembangan



karier.



Pelatihan



memberdayakan karyawan untuk menguasai keahlian yang dibutuhkan untuk pekerjaan berikutnya dijenjang atas organisasi dan memudahkan transisi pekerjaan



karyawan



saat



ini



ke



posisi/pekerjaan



yang



melibatkan



tanggungjawab yang lebih besar f.



Mengorientasikan karyawan terhadap organisasi. Selama beberapa hari pertama di pekerjaan, karyawan baru membentuk kesan pertama mereka terhadap organisasi dan tim manajemen. Kesan ini dapat meliputi kesan yang menyenangkan sampai yang tidak mengenakkan dan dapat mempengaruhi kepuasan kerja dan keseluruhan produktivitas karyawan. Karena alasan inilah, beberapa penyelenggaraan orientasi melakukan upaya bersama dengan tujuan mengorientasikan para karyawan baru terhadap organisasi dan pekerjaan secara benar



g.



Memenuhi kebutuhan pertumbuhan pribadi. Sebagian besar manajer berorientasi pencapaian dan membutuhkan tantangan baru di pekerjaannya. Pelatihan dan pengembangan dapat memainkan peran ganda dengan menyediakan aktivitas-aktivitas yang menghasilkan efektivitas organisasi



9



yang lebih besar dan meningkatkan pertumbuhan pribadi bagi semua karyawan 2.3



Sasaran Pelatihan Karyawan Kegiatan pelatihan karyawan sangat dibutuhkan jika ingin karyawan yang



bekerja pada perusahaan, instansi, organisasi, ataupun lembaga lain bekerja secara efektif. Pelatihan sendiri pada dasarnya dilakukan dengan maksud untuk mengubah tingkah laku dan mengingkatkan kemampuan sumber daya manusia. Perubahan tingkah laku sumber daya manusia yang diinginkan perusahaan, organisasi,



instansi,



ataupun



lembaga



lain



tentunya



berkaitan



dengan



meningkatnya keahlian, keterampilan, sikap, pengetahuan, perilaku, dan lainnya yang bisa berpengaruh pada produktivitas kerja. Oleh sebab itu, perlu melakukan pelatihan yang tepat sasaran sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Berikut ini sasaran pelatihan karyawan yang dapat dibagi dalam tiga kategori yakni sebagai berikut : 1.



Kategori kognitif, merupakan proses pelatihan yang difokuskan pada peningkatan



intelektual



misalnya



meningkatan



pengetahuan



maupun



keterampilan dalam berpikir. 2.



Kategori



psikomotorik,



yaitu



dimana



pelatihan



dilakukan



untuk



mengembangkan keterampilan fisik yang diinginkan perusahaan seperti pengontrolan gerakan-gerakan tertentu agar karyawan bisa melakukan gerakan yang tepat. Pelatihan ini biasanya untuk aktivitas kerja yang banyak berhubungan dengan kegiatan fisik. 3.



Kategori afektif, adalah pelatihan untuk membuat karyawan memiliki sikap tertentu sesuai dengan jabatan dan keinginan maupun kebutuhan perusahaan.



Ada beberapa alasan mengapa pelatihan diperlukan yaitu : 1.



Program orientasi belum cukup bagi penyelesaian tugas-tugas, meskipun program orientasi dilakukan secara lengkap.



2.



Adanya perubahan-perubahan dalam teknik penyelesaian tugas. Adanya cara penyelesaian tugas yang baru, ketidakmampuan itu akan meningkat sehingga karyawan perlu dilatih.



3.



Adanya jabatan-jabatan baru yang memerlukan keterampilan-keterampilan



4.



Keterampilan karyawan kurang memadai untuk menyelesaikan tugas



5.



Penyegaran kembali. 10



Menurut Notoatmodjojo (1991), pelaksanaan program pelatihan dapat dikatakan berhasil apabila dalam diri peserta pelatihan tersebut terjadi suatu proses transformasi dalam : (1) Peningkatan kemampuan dalam melaksanakan tugas dan (2) Perubahan perilaku yang tercermin pada sikap, disiplin, dan etos kerja. Dengan diberikan pelatihan yang efektif maka karyawan dapat bekerja dengan baik dan sukses pada jabatan yang ditekuni. Jika karyawan bisa bekerja dengan baik dan sukses pastinya keuntungan perusahaan, organisasi, ataupun lembaga yang bersangkutan bisa meningkat. 2.4



Manfaat Pelatihan Karyawan



Manfaat kegiatan pelatihan karyawan bagi perusahaan yaitu sebagai berikut : 1.



Perusahaan akan berkemampuan menyesuaikan diri dengan kebutuhan sekarang



2.



Perusahaan akan mempunyai SDM yang selalu tampil meyakinkan dalam melaksanakan pekerjaan



3.



Perusahaan akan mampu menjawab tantangan perkembangan keadaan masa depan



4.



Perusahaan dapat meningkatkan prestasi karyawan secara individual maupun kelompok



5.



Mekanisme perusahaan lebih fleksibel dan tidak kaku dalam menggunakan teknologi baru.



6.



Perusahaan dapat mempersiapkan karyawan-karyawan untuk menduduki jabatan yang lebih tinggi.



7.



Perusahaan dapat bersaing dengan para kompetitor dan menyesuaikan diri dengan kemajuan.



8.



Perusahaan dapat menghadirkan produk berkualitas yang dapat meningkatkan citra perusahaan itu sendiri.



Selain itu, terdapat beberapa manfaat pelatihan karyawan yaitu sebagai berikut : 1.



Mengurangi dan menghilangkan kinerja yang buruk



2.



Meningkatkan produktivitas



3.



Membentuk sikap, loyalitas, dan kerjasama yag lebih menguntungkan



4.



Memenuhi kebutuhan perencanaan sumberdaya manusia



5.



Mengurangi frekuensi dan biaya kecelakaan kerja



6.



Membantu karyawan dalam peningkatan dan pengembangan pribadi mereka



7.



Karyawan mengerti dan bertanggungjawab terhadap jobdesknya. 11



8.



Karyawan dapat menghindari kesalahan yang dapat menyebabkan kerugian terhadap dirinya dan perusahaan.



9.



Citra karyawan dapat meningkat karena terupgradenya skill serta attitude dirinya.



10. Sudah memegang blueprint cara kerja yang baik dan benar. 11. Produktivitas kerja semakin meningkat dan berefek kepada kemajuan perusahaan. Pelatihan karyawan tidak hanya bermanfaat bagi perusahaan, instansi, atau lembaga tapi juga untuk karyawan itu sendiri. Berbagai manfaat yang bisa diperoleh karyawan dari pelatihan antara lain meningkatkan keterampilan dan pengetahuan, meningkatkan kepercayaan diri, membantu karyawan dalam mengatasi tekanan ataupun konflik, membantu karyawan untuk tidak takut ketika melakukan tugas baru, dan meningkatkan kepuasan kerja Untuk perusahaan sendiri, pelatihan karyawan bisa memberikan manfaat seperti meningkatkan keuntungan perusahaan, mempererat hubungan bawahan dengan



atasan,



memperbaiki



dan



meningkatkan



keterampilan



maupun



pengetahuan semua karyawan pada setiap level, dan membantu perkembangan perusahaan Selain bisa memberikan manfaat pada karyawan dan perusahaan, pelatihan juga bermanfaat bagi manajer yakni tugas dan pekerjaan bawahan lebih lancar meski manajer tidak ada di tempat, mempunyai bawahan yang terampil dan ahli, bisa menyerahkan lebih banyak pekerjaan dan memberikan tanggungjawab kepada anak buah, menunjang karir pribadi untuk bisa mendapatkan jabatan yang lebih tinggi, serta terhindar dari menangani pekerjaan kecil yang bukan porsi seorang manajer. Terkadang seorang pemimpin memerlukan seorang ahli untuk memastikan pertumbuhan optimal dan perkembangan perusahaan mereka. Ini harus dipertimbangkan oleh semua bisnis tidak peduli ukuran bisnis mereka. Keberhasilan seorang pemimpin diukur oleh keberhasilan karyawan mereka. Berikut ini adalah beberapa manfaat dari pengembangan dan pelatihan karyawan : 1.



Menemukan potensi karyawan. Dalam banyak kasus, di beberapa perusahaan banyak pemimpin yang bersembunyi di belakang tenaga kerja mereka. Beberapa karyawan mungkin mendambakan peran pemimpin di dalam bisnis. Namun, karena tidak ada pengembangan kepemimpinan program yang dilakukan, mereka tidak mendapat kesempatan untuk menunjukkan 12



kemampuan mereka atau mengembangkan keterampilan mereka yang tersembunyi. Membiarkan karyawan untuk mengikuti program mungkin bisa membantu mengenali pemimpin masa depan dalam tenaga kerja perusahaan saat ini. Beberapa individu hanya memerlukan seseorang untuk mempercayai mereka



untuk



mengembangkan



keterampilan



dan



karyawan



akan



menunjukkan kepada mereka bahwa pimpinan melakukan investasi dalam keyakinan ini. 2.



Keluar dengan praktek lama. Melatih para karyawan akan memberikan mereka kesempatan untuk memahami perkembangan terbaru dan tren dalam industri perusahaan meliputi mesin baru atau alat media sosial baru karena dunia terus berkembang. Jika pimpinan membantu karyawan mengejar ketertinggalan mereka dengan perubahan ini, pimpinan pasti akan mengarahkan diri terlepas dari persaingan. Belajar untuk menggunakan alatalat baru dan mengembangkan strategi baru akan memungkinkan karyawan mengambil pekerjaan yang lebih menantang dan peran yang lebih tinggi di dalam bisnis.



3.



Belajar seumur hidup. Dengan mengembangkan keterampilan tenaga kerja melalui program kepemimpinan, dalam diri mereka akan berkembang biak semangat belajar seumur hidup. Dalam dunia teknologi yang terus berubah dan selalu ada sesuatu yang harus dipelajari dalam bisnis. Belajar seumur hidup akan mendorong belajar secara mandiri dalam setiap individu untuk mengembangkan diri mereka sendiri dengan berbagai mata pelajaran dan bidang, mereka akan mendirikan sebuah cinta untuk belajar dan pengembangan diri.



4.



Kurang konfrontasi. Dalam suasana pelatihan, pimpinan dapat membahas permasalahan yang mungkin dimiliki karyawan. Berikan masing-masing individu (tanpa melihat peran mereka dalam perusahaan) kesempatan untuk menyuarakan pendapat mereka. Dengan cara ini, konfrontasi di tempat kerja akan menurun karena karyawan akan menyadari kenyataan bahwa mereka bisa berbagi permasalahan mereka di pelatihan berikutnya atau sesi perkembangan, dan bahkan periode di antara keduanya. Sesi ini juga akan memungkinkan para karyawan untuk bersantai dan mendiskusikan bagaimana cara menurunkan stres di tempat kerja.



5.



Meningkatkan produktivitas. Pengembangan dan pelatihan karyawan akan menyebabkan peningkatan produktivitas. Karyawan tidak hanya akan mampu 13



berbuat lebih banyak dan lebih memahami, tetapi mereka akan memperoleh kepercayaan diri dalam pekerjaan mereka karena kemampuan mereka telah dikembangkan. 6.



Memahami harapan. Program pengembangan dan pelatihan karyawan akan memberikan pimpinan, pemilik, atau pengelola perusahaan beberapa pemahaman tentang harapan yang mungkin diinginkan karyawan. Dengan cara ini, pimpinan bisa meminimalkan perasaan kecewa mereka dan meningkatkan loyalitas mereka dengan cara mengelola harapan tersebut.



7.



Merevisi visi dan sasaran. Program pengembangan kepemimpinan dan kesempatan pelatihan ini juga merupakan tempat yang sempurna untuk mengingatkan karyawan tentang tujuan jangka panjang yang ingin perusahaan capai. Mengingatkan karyawan tentang apa tujuan pimpinan dan bagaimana pimpinan ingin mengarahkan hasil yang diinginkan. Juga termasuk bagaimana keberhasilan perusahaan akan menguntungkan setiap individu di dalam bisnis.



2.5



Jenis Pelatihan Karyawan Pelatihan karyawan bisa dilakukan oleh perusahaan secara langsung



ataupun menggunakan jasa dari para ahli sesuai bidangnya masing-masing. Sebagai panduan, berikut ini beberapa jenis pelatihan karyawan yang bisa dilakukan untuk meningkatkan kualitas karyawan : 1.



Orientasi Orientasi adalah jenis pelatihan karyawan yang paling dasar dan dilakukan



oleh semua perusahaan terhadap karyawan baru mereka. Pelatihan ini mengharuskan Anda untuk menyambut karyawan baru, memperkenalkan budaya dan lingkungan perusahaan, hingga menjelaskan semua pekerjaan yang harus dilakukan. Pelatihan jenis ini biasanya dilakukan oleh tim HRD (Human Resource Development) yang akan menginformasikan tentang: a.



Visi misi dan nilai perusahaan



b.



Budaya perusahaan



c.



Struktur organisasi



d.



Prosedur administratif (absen, izin, dan pembuatan e-mail)



e.



Kebijakan perusahaan



f.



Tujuan perusahaan



2.



Pelatihan Onboarding



14



Onboarding merupakan jenis pelatihan lanjutan dari orientasi, dimana karyawan akan mengikuti serangkaian pelatihan khusus pada divisi masingmasing. Jenis pelatihan karyawan ini dirancang agar setiap karyawan baru memahami dengan jelas peran mereka dalam tim dan perusahaan. Pelatihan ini biasanya dimulai pada hari pertama kerja dan terus berlanjut hingga karyawan yang mengikuti pelatihan dirasa sudah cukup memahami semua hal yang telah dijelaskan. Pelatihan onboarding akan dipersiapkan oleh pimpinan divisi dengan memfokuskan pada pencapaian tujuan divisi dan menghubungkannya dengan tujuan perusahaan. Pimpinan divisi harus menyediakan topik dengan informasi yang memadai agar tidak menimbulkan kesalahpahaman. Dengan diadakannya pelatihan ini karyawan juga mengetahui apa saja yang mereka butuhkan dan harus dilakukan secara efisien. 3.



Perkembangan Kemampuan Teknis Sehebat apapun kemampuan teknis karyawan, mereka tetap harus terus



meningkatkannya. Beberapa kemampuan teknis yang dimaksud disini mencakup hal-hal seperti analisis data, penulisan konten, manajemen media sosial, coding, programming, desain dan sebagainya. Pelatihan untuk perkembangan kemampuan teknis karyawan adalah salah satu komponen yang penting dalam perusahaan karena merupakan jalan utama karyawan memahami cara mengerjakan tugas secara benar. Karyawan lama juga perlu melakukan pembelajaran berkelanjutan secara reguler agar selalu mengetahui perkembangan terbaru. Program pelatihan ini dapat digabungkan dalam prorgam onboarding atau dilakukan terpisah secara berkala. 4.



Pelatihan Perkembangan Soft Skill Sifat, sikap dan cara bekerja karyawan adalah hal yang penting. Soft



skill merupakan kemampuan yang memungkinkan karyawan berinteraksi secara efektif dan harmonis dengan orang lain di tempat kerja, termasuk rekan kerja, manajemen dan pelanggan. Studi mempelajari bahwa kesenjangan soft skill yang ada



pada



karyawan



akan



mempengaruhi



kesuksesan



perusahaan



dan



meningkatkan tingkat turnover. Oleh karena itu perlu dilakukan pelatihan soft skill untuk membangun budaya kerja yang efisien.Sejumlah topik yang bisa. dibahas dalam pelatihan ini adalah: a.



Kemampuan berkomunikasi



b.



Kemampuan presentasi



c.



Keterampilan pemecahan masalah 15



d.



Resolusi konflik



e.



Skill kepemimpinan



f.



Kecerdasan emosional



g.



Manajemen waktu



h.



Etika



i.



Kerja tim



j.



Kemampuan beradaptasi



5.



Pelatihan Pengajaran Produk dan Jasa Pelatihan mengenai produk dan jasa dapat disertakan dalam onboarding bagi



karyawan baru atau diadakan secara terpisah untuk karyawan lama yang memerlukan penyegaran informasi kembali. Jenis pelatihan karyawan ini juga dapat dilakukan untuk memberikan edukasi mengenai produk atau jasa baru. Terdapat beberapa jenis pelatihan dan pengembangan karyawan yaitu sebagai berikut : 1.



Pelatihan keahlian (skill training)



2.



Pelatihan ulang. Pelatihan yang memberikan para karyawan keahlian yang mereka butuhkan untuk menghadapi tuntutan kerja yang berubah-ubah



3.



Pelatihan lintas fungsional. Pelatihan karyawan lintas bidang yang tidak sesuai jobdesk sebelumnya.



4.



Pelatihan tim. Sekelompok individu menyelesaikan pekerjaan demi tujuan bersama dalam sebuah tim kerja



5.



Pelatihan kreatifitas. Tenaga kerja diberikan peluang untuk mengeluarkan gagasan sebebas mungkin yang berdasar pada penilaian rasional Semua perusahaan tentunya ingin terlihat hebat, baik secara internal



maupun eksternal. Sementara itu, agar bisa mewujudkannya perusahaan memerlukan Sumber Daya Manusia (SDM) untuk membangunnya sesuai dengan keinginan. Namun, persaingan bisnis saat ini sudah semakin ketat, sehingga perusahaan harus bisa berkompetisi dengan perusahaan lain untuk bisa bertahan dan terus berkembang. Oleh sebab itulah, Sumber Daya Manusia di dalamnya harus mampu bekerja secara produktif, inovatif, dan kreatif supaya bisa menciptakan roda terbaik untuk memajukan perusahaan. Langkah paling tepat agar bisa membentuk SDM perusahaan adalah bisa dengan melakukan program pelatihan dan pengembangan. Berikut ini adalah 7 jenis pelatihan dan pengembangan SDM untuk perusahaan :



16



1.



Melatih keahlian karyawan (skill training). Pelatihan dan pengembangan pertama yang bisa dilakukan pada SDM atau karyawan perusahaan adalah dengan melatih keahliannya atau bisa disebut juga skill training. Pelatihan ini juga cukup sering dilakukan oleh beberapa perusahaan. Program pelatihan ini terbilang sederhana, caranya bisa dengan menilai apa yang menjadi kebutuhan ataupun kekurangan yang kemudian bisa diidentifikasikan lewat penilaian yang lebih teliti. Tujuan dari skill training atau yang dikenal juga dengan pelatihan keahlian yaitu agar peserta mampu menguasai sebuah skill atau keterampilan baru yang berhubungan dengan pekerjaannya. Keahlian yang diajarkan dalam training biasanya akan diberikan kepada karyawan yang dianggap belum menguasai atau masih kurang nilainya dalam sebuah keahlian tertentu. Contoh skill training adalah training manajemen atau training leadership.



2.



Pelatihan ulang (retraining). Perusahaan juga bisa melakukan pelatihan ulang atau disebut juga retraining agar bisa memberikan keahlian yang benar-benar dibutuhkan oleh SDM yang ada. Hal ini dilakukan guna menghadapi kondisi tuntutan



pekerjaan



yang



akan



terus



berubah.



Teknologi,



ilmu



pengetahuan, dan dunia yang semakin berkembang memaksa semua orang untuk terus maju dan menyesuaikan diri tidak terkecuali



karyawan



perusahaan.



Mereka



harus



selalu



menyesuaikan diri dengan kemajuan jaman dan inovasi terbaru sehingga mereka memiliki kompetensi yang tidak kalah dengan karyawan dari perusahaan-perusahaan lain.



Sehingga dengan



pelatihan ini SDM yang ada di dalam perusahaan bisa bekerja dengan lebih percaya diri ketika menyelesaikan suatu pekerjaan. Contohnya, tenaga instansi pendidikan yang biasanya bekerja membuat dokumen menggunakan mesin ketik manual harus dilatih menggunakan mesin komputer dan akses internet 3.



Cross functional training. Pelatihan dan pengembangan yang bisa dilakukan selanjutnya adalah melakukan pelatihan lintas fungsional. Ini merupakan pelatihan yang akan melibatkan para karyawan perusahaan agar bisa melakukan aktivitas kerja di dalam bidang yang lainnya, selain pekerjaan utamanya. Cross training sangat bermanfaat bagi semua karyawan



17



sehingga mereka mampu memahami cara kerja organisasi perusahaan secara lebih luas tidak hanya berkutat pada tugas kerjanya saja. Salah satu contoh cross functional training adalah meminta staff bagian keuangan untuk membantu tugas staff HRD dalam menyeleksi karyawan baru. 4.



Pelatihan tim (team training). Memberikan pelatihan tim kepada SDM perusahaan merupakan hal yang sangat dianjurkan. Karena bagaimanapun juga karyawan di dalam perusahaan tidak akan bekerja sendirian, mereka harus bisa menyelesaikan masalah atau pekerjaan secara tim dalam sebuah divisi, bagian, dan bahkan dituntut untuk bisa bekerja dalam keseluruhan tim organisasi perusahaan agar tujuan perusahaan bisa tercapai. Training SDM ini ditujukan bagi sekelompok karyawan agar mereka bisa terbiasa bekerja dalam tim, mampu menempatkan diri dalam sebuah tim, dan mampu bekerjasama dengan anggota tim yang lain sehingga pekerjaan dan tujuan bisa diselesaikan dengan lebih cepat dan efektif.



5.



Melatih kreatifitas perusahaan (creativity training). Proses pelatihan kreativitas atau disebut juga creativity training merupakan program pelatihan dan pengembangan yang bisa memberikan peluang agar SDM perusahaan bisa mengeluarkan sebuah gagasan berdasarkan nilai rasional. Gagasan itu nantinya akan lebih dikembangkan agar bisa membangun perusahaan menjadi lebih baik lagi. Creativity training merupakan sebuah training SDM yang



bertolak



belakang



dari



anggapan



bahwa



kreatifitas



sebenarnya bukan bakat melainkan sebuah skill yang bisa dipelajari. Dalam perusahaan sendiri, ada berbagai posisi dan jabatan yang membutuhkan kreatifitas tinggi diantaranya adalah marketing, manajer, promosi, supervisor, dan lain sebagainya. Mereka dituntut untuk bisa kreatif dalam memimpin anak buahnya serta bisa kreatif menelurkan ide-ide baru yang segar dan inovatif untuk kepentingan perusahaan. Creativity training harus ditunjang dengan kebebasan berpendapat dan mengeluarkan gagasan selama



gagasan



dan



pendapat



tersebut



rasional,



penuh



18



perhitungan,



dan



sudah



dikalkulasi



untung



ruginya



bagi



perusahaan. 6.



Pelatihan mengenai teknologi yang berhubungan dengan perusahaan. Sekarang ini perkembangan teknologi sudah semakin pesat. Perusahaan tidak dapat menutup mata bahwa pastinya ada saja teknologi yang mempengaruhi sistem kerja dalam perusahaan. Bila tidak bisa menerimanya maka bukan tidak mungkin malah akan menyebabkan ketertinggalan dan tidak akan berkembang. Oleh sebab itulah, ketika menyadari bahwa pengaruhnya cukup besar, sebaiknya perusahaan memberikan sebuah pelatihan kepada SDM di dalamnya agar tidak gagap teknologi atau gaptek. Dengan begitu, SDM akan bisa melakukan pekerjaan secara produktif, kreatif, dan inovatif sesuai dengan zamannya.



7.



Pelatihan bahasa. Pelatihan dan pengembangan mengenai bahasa juga sebaiknya harus dipertimbangkan bila perusahaan ingin lebih berkembang. Tidak menutup mata dengan perbedaan bahasa, karena bisa saja pasar yang ditargetkan perusahaan ternyata adanya di luar negeri bukan di Indonesia. Mengambil peluang pasar tersebut bila memang hal tersebut baik untuk perusahaan. Terdapat 5 jenis training karyawan yang biasanya diadakan di perusahaan-



perusahaan yaitu sebagai berikut : 1.



Training untuk orientasi perusahaan. Training orientasi perusahaan biasanya dilakukan pada saat ada rekrutmen karyawan baru, khususnya jika dalam jumlah yang cukup banyak. Training orientasi perusahaan ini bertujuan memperkenalkan perusahaan secara keseluruhan, biasanya meliputi : (a) Penjelasan mengenai misi dan visi perusahaan, (b) Budaya dan lingkungan perusahaan, (c) Struktur organisasi besar, dan (d) Kebijakan-kebijakan perusahaan



2.



Training product knowledge. Training kedua yang juga biasa diadakan adalah mengenai product knowledge. Biasanya training ini diadakan terutama untuk karyawan yang akan berhubungan langsung dengan produk bisnis perusahaan, misalnya para sales, staf marketing, ataupun para staf yang terlibat dalam proses produksi. Banyak yang menggolongkan training karyawan ini dalam jenis training onboarding, yaitu training lanjutan dari orientasi, yang biasanya diadakan perdivisi dengan fokus pada job



19



description masing-masing. Namun, training product knowledge ini tak hanya bisa diberikan pada karyawan-karyawan baru saja, tetapi juga bisa diberikan pada karyawan lama untuk penyegaran kembali ataupun jika ada hal-hal baru terkait produk yang sudah dikembangkan. 3.



Training manajerial. Training karyawan yang bersifat manajerial akan berkaitan dengan peningkatan soft skill yang akan lebih melatih sifat, sikap, dan cara kerja karyawan. Training satu ini sangat penting diadakan secara berkala untuk meningkatkan budaya kerja yang lebih efisien. Soft skill karyawan menentukan kesuksesan bisnis perusahaan dan meningkatkan turnover. Karena itu, di beberapa perusahaan, jenis training ini dianggap sebagai training yang sangat penting dan tidak boleh luput dari agenda rutin perusahaan.



4.



Training teknis. Training teknis berkaitan dengan SOP atau Standard Operational



Procedure



pekerjaan



masing-masing



karyawan



dalam



menjalankan job description masing-masing. Training karyawan jenis ini juga sering dimasukkan ke jenis training onboarding, yaitu jenis training di dalam divisi tertentu yang dilakukan oleh atasan terhadap karyawan atau staf yang dianggap perlu untuk mengetahui prosedur-prosedur pelaksanaan tugas. Lama berlangsungnya training teknis ini bisa sangat lama, yaitu sampai karyawan benar-benar sudah dianggap terampil sehingga bisa diserahi tanggungjawab penuh untuk menjalankan tugasnya. 5.



Training keuangan. Ada sebuah penelitian yang menyebutkan bahwa penurunan produktivitas kerja di banyak perusahaan di Amerika Serikat ternyata ada hubungannya dengan kondisi keuangan pribadi karyawan. Faktanya, banyak karyawan terlilit utang sehingga masalah ini mengganggu kinerja mereka di kantor. Selain itu training keuangan bagi karyawan juga bermanfaat untuk : mengurangi tingkat kecurangan dan utang, meningkatkan komitmen bisnis karyawan, dan meningkatkan loyalitas karyawan terhadap perusahaan



Berikut ini adalah beberapa jenis pelatihan utama : 1.



In-House Training yang Sederhana Bentuk pelatihan yang paling sederhana (dan seringkali paling murah) adalah



meminta pegawainya saling melatih. Setiap karyawan memiliki keterampilan yang berbeda dan pimpinan dapat mendorong mereka untuk berbagi keterampilan dengan karyawan satu sama lain. Keuntungan dari in-house training adalah 20



mudah mengaturnya dan memerlukan biaya nol atau minimal. Hal ini juga dapat memberi manfaat tidak hanya bagi orang-orang yang dilatih tetapi juga untuk orang-orang yang melakukan pelatihan, yang dapat merasa lebih berdaya dan mendapatkan kepercayaan diri dan meningkatkan kemampuan presentasi mereka. Kelemahan utamanya adalah bahwa pimpinan tidak mengenalkan keterampilan atau pengetahuan baru ke dalam organisasi. Pimpinan hanya memastikan bahwa apa yang orang ketahui dibagikan secara lebih luas. Beberapa karyawan merasa diberdayakan dengan kesempatan untuk melatih orang dan sebagian melihatnya sebagai beban. In-house training dapat dilakukan dalam beberapa bentuk yaitu : a.



Informal, One-on-One Training. Seorang karyawan duduk dengan yang lain dan menjelaskan bagaimana menggunakan software atau menyelesaikan proses bisnis tertentu.



b.



Presentasi/Saat Makan Siang. Jika satu karyawan memiliki keterampilan yang bisa memberi manfaat bagi lebih banyak orang, pimpinan bisa mengatur acara latihan one-to-many (satu orang ke banyak orang). Ini bisa berupa presentasi formal atau pertemuan informal saat makan siang atau waktu minum kopi.



c.



Mentoring. Program mentoring lebih dari sekadar pelatihan, tapi seringkali ada unsur pelatihan untuk itu. Seorang mentor akan sering menyampaikan keterampilannya, tips, dan saran penting kepada orang yang sedang dibimbing.



2.



Online Training Ada banyak pilihan di luar sana untuk pelatihan online. Berbagai macam



tutorial bisnis. Pimpinan dapat mendorong karyawan untuk mengambil keterampilan



baru



secara



online,



dengan



tutorial



gratis



atau



dengan



mengambil subscription (berlangganan) untuk membiarkan mereka melihat video kursus dan juga eBooks. Hal yang baik tentang pelatihan online adalah bahwa hal ini biasanya cukup murah dan pimpinan dapat mengakses berbagai pelatihan di banyak mata pelajaran yang berbeda. Hal ini juga fleksibel, sehingga karyawan dapat dengan mudah menyesuaikannya di seputar pekerjaan mereka yang lain atau melakukannya di waktu senggang mereka. Setiap orang berada di luar kantor pada saat bersamaan untuk menghadiri acara pelatihan terjadwal. Fleksibilitas ini juga bisa menjadi sisi negatifnya. Karyawan harus cukup punya motivasi untuk menyelesaikan pelatihan, karena mungkin akan mengalami penundaan. Pimpinan dapat bekerja dengan karyawan untuk membantu mereka menjadwalkan beberapa 21



jam waktu pelatihan reguler setiap minggunya. Hal ini juga untuk menghindari masalah potensial lainnya: karyawan merasa seolah-olah mereka diminta untuk melakukan pelatihan terkait pekerjaan di waktu pribadi mereka sendiri. 3.



Bergabung dengan Asosiasi Industri Hal ini mungkin tidak seperti opsi pelatihan pada awalnya, namun banyak



asosiasi industri memberikan pelatihan untuk anggotanya, termasuk menawarkan jurnal, eBook dan sumber daya lainnya yang dapat membantu karyawan mengembangkan keterampilan baru. Keuntungannya adalah bahwa hal ini seringkali sangat tertarget, pelatihan khusus untuk industri tertentu, dan ini bisa menghemat biaya. Menjadi anggota asosiasi industri juga memiliki keuntungan lain, seperti peluang berjejaring, mendapatkan kredibilitas, dan tetap mengikuti perkembangan tren industri. Di sisi lain, opsi pelatihan mungkin lebih terbatas daripada opsi lainnya, karena pelatihan bukan fungsi utama dari asosiasi industri. 4.



Mengirim Karyawan ke Program Pelatihan Eksternal dan Seminar Ada kesempatan pelatihan di mana saja meliputi seminar, konferensi,



program pelatihan yang dirancang khusus, dan sebagainya. Hal ini bisa menjadi hal yang bagus untuk karyawan karena hal ini seringkali merupakan acara berkualitas tinggi yang disediakan oleh pelatih profesional dan mereka memberi kesempatan untuk menjalin hubungan dengan orang lain di industri bersangkutan. Membuat investasi semacam ini juga dapat menunjukkan kepada karyawan bahwa pimpinan benar-benar menghargai pengembangan pribadi dan profesional mereka. Kelemahan utama adalah biaya. Program ini bisa sangat mahal karena terdapat biaya perjalanan, akomodasi, dll. Perusahaan-perusahaan besar mengambil tab untuk hal seperti ini setiap saat, namun usaha atau bisnis kecil mungkin sama sekali tidak memiliki anggaran untuk itu. Pimpinan juga kehilangan anggota staf dan produktivitas mereka selama pelatihan berlangsung. 5.



Menyewa Perusahaan Pelatihan



Pilihan yang terkait adalah menyewa perusahaan pelatihan untuk datang ke tempat kerja dan melatih karyawan di tempat. Anda menghindari biaya perjalanan seperti di atas, tapi tetap bisa menjadi pilihan yang mahal. Dan anda kehilangan beberapa keuntungan seperti networking, “menjauh” dari kantor, dll. Tapi di sisi lain, anda mendapatkan pelatihan yang dapat dikhususkan untuk anda, pelatihan tatap muka dari para profesional berpengalaman. Jika anggaran anda bisa digunakan untuk itu, menyewa perusahaan pelatihan masih bisa menjadi pilihan terbaik. 22



6.



Perguruan Tinggi atau Pendidikan Formal Lainnya Beberapa pemilik bisnis membiayai staf mereka untuk melanjutkan



pendidikan formal, seperti gelar bisnis atau kualifikasi akuntansi. Ini adalah insentif yang bagus untuk ditawarkan, walaupun tentu saja pembiayaan bisa naik cukup cepat. Untuk memenuhi anggaran harus pertimbangkan untuk memberikan kontribusi hanya dalam jumlah tertentu dan dapat meminta karyawan membayar sisanya atau membatasi untuk program yang lebih pendek dan lebih murah. Pelatihan dapat dirancang untuk memenuhi sejumlah tujuan berbeda dan dapat diklasifikasikan ke dalam berbagai cara. Beberapa pengelompokkan yang umum menurut Mathis & Jackson meliputi : 1.



Pelatihan yang dibutuhkan dan rutin. Dilakukan untuk memenuhi berbagai syarat hukum yang diharuskan dan berlaku sebagai pelatihan untuk semua karyawan (orientasi karyawan baru)



2.



Pelatihan pekerjaan/teknis. Memungkinkan para karyawan untuk melakukan pekerjaan, tugas, dan tanggungjawab mereka dengan baik. Misalnya, pengetahuan tentang produk, proses, dan prosedur teknis, dan hubungan pelanggan



3.



Pelatihan antar pribadi dan pemecahan masalah. Dimaksudkan untuk mengatasi masalah operasional dan antar pribadi serta meningkatkan hubungan dalam pekerjaan organisasional. Misalnya, komunikasi antar pribadi, keterampilan manajerial/kepengawasan, pemecahan konflik



4.



Pelatihan perkembangan dan inovatif. Menyediakan fokus jangka panjang untuk meningkatkan kapabilitas individual dan organisasional untuk masa depan. Misalnya, praktik-praktik bisnis, perkembangan eksekutif, dan perubahan organisasional



2.6



Cara Pelatihan Karyawan di Perusahaan



Berikut ini adalah lima cara pelatihan karyawan di perusahaan : 1.



Pelatihan Profesional Pelatihan karyawan secara formal dan profesional perlu dipertimbangkan



untuk meningkatkan kompetensi dan kemampuan karyawan. Membuat dasar informasi dan pelatihan untuk diterapkan pada setiap karyawan baru demi perkembangan SDM perusahaan. Walaupun hal ini cukup memakan waktu, namun hasil yang didapatkan nantinya akan memuaskan. Ketika perusahaan merekrut kandidat profesional, mereka akan mengerahkan seluruh kemampuan dan pengetahuan mereka ketika mulai bekerja. Pada awalnya, pihak perusahaan 23



harus mengajarkan hal-hal khusus yang harus mereka lakukan sesuai dengan job description yang ditetapkan dan budaya perusahaan. Seiring berjalannya waktu, pihak perusahaan dapat menambah pengetahuan dan kemampuan mereka dengan memberikan buku tentang bisnis, seminar, dan akses ke e-learning mengenai topik sesuai bidang atau posisi terkait. Dengan cara ini, secara perlahan karyawan bisa terus mengikuti tren dan praktik pasar, serta strategi dan taktik baru. 2.



Coaching dan Mentoring Berdasarkan informasi yang didapat dari hasil penelitian oleh Harvard



Business Review mengatakan bahwa mereka yang merupakan manajer kini terbebani. Kondisi ini membuat mereka tidak lagi “mewarisi” pengetahuan, keterampilan, dan wawasan melalui pembinaan serta pendampingan kepada karyawan. Demi pengembangan SDM, perusahaan perlu mendukung dan memberi



insentif



kepada



para



manajer



untuk



melakukan



tugas



ini.



Coaching kepada karyawan mungkin dirasa sebagai hal yang menakutkan pada awalnya, terutama jika diharuskan bagi manajer yang tidak memiliki pengalaman. Namun kebanyakan karyawan saat ini justru ingin langsung mendapatkan training kerja dengan memberitahu apa yang harus dilakukan. Untuk mempermudah memberikan training kerja yaitu mulai dengan pertanyaan seperti ini : a.



Apa ada hambatan yang kamu rasakan? Apa yang bisa saya bantu?



b.



Apa hal yang akan kamu lakukan minggu depan untuk meningkatkan performa kamu?



c.



Apa yang ingin kamu pelajari untuk bisa membantu pekerjaanmu?



3.



Pelatihan Lintas Divisi Setiap divisi dengan tugasnya masing-masing, yang berbeda akan membentuk



sebuah keseimbangan dalam perusahaan untuk mencapai tujuan. Setiap divisi akan saling bekerja sama dan membantu jika perusahaan menghadapi masalah. Perusahaan bisa mengadakan pelatihan karyawan lintas divisi dengan tujuan mengembangkan pengetahuan dan kemampuan karyawan secara keseluruhan. Misalnya tim CS (Customer Service) mengikuti meeting dan bekerjasama dengan tim pengembangan produk. Masing-masing tim atau divisi bisa memberikan informasi yang dimiliki dan saling mempelajari. 4.



Pengembangan Soft Skills Sangat disayangkan bahwa soft skill kini tak terlalu dipedulikan lagi oleh



perusahaan. Kemampuan seseorang dalam menyelesaikan sebuah tugas sama pentingnya dengan soft skill yang dimiliki. Pengembangan SDM seharusnya tidak 24



hanya



dengan



mengembangkan hard



skill tapi



juga



mengembangkan soft



skill karyawan. Seperti kesadaran diri akan posisi dan tanggungjawab, kerjasama dalam tim, kepatuhan pada peraturan hingga sikap profesional pada seluruh level posisi. Perusahaan bisa mengundang seorang ahli body language atau public speaker yang baik untuk memberikan pengajaran. Walaupun kelihatannya tidak sepenting, misalnya, kemampuan untuk coding atau mendesain, namun hal ini sangat berpengaruh pada hubungan antar karyawan. 5.



Pengembangan Personal Karyawan bukan hanya seseorang yang hidup di dunia kerja untuk



perusahaan. Mereka juga adalah seorang pribadi yang hidup secara sosial. Karyawan berhak mendapatkan pelatihan untuk pengembangan personal maupun profesional. Berikut ini adalah hal yang penting dalam pengembangan personal : a.



Keseimbangan emosi. Tanya pertanyaan seperti, “Bagaimana pekerjaanmu?”, “Apakah kamu menemukan kesulitan?”. Pertanyaan tersebut membuat karyawan merasa diperhatikan, didengar, dan dipedulikan. Seorang manajer yang mendukung karyawan dengan mampu mendengarkan dan hadir pada setiap



tantangan



yang dihadapi



karyawan



bisa



membantu



mereka



mendapatkan suasana hati yang baik. b.



Pertumbuhan intelektual. Jangan hanya menyediakan buku atau seminar mengenai bisnis, melainkan misalnya tentang kesehatan, personal finance, imbauan mengenai sesuatu dan sebagainya. Jika karyawan berhasil mencapai target tertentu, perusahaan bisa memberikan reward sesuai dengan minatnya.



c.



Kesehatan fisik. Untuk mendukung karyawan menjaga kesehatan, perusahaan dapat menyediakan fasilitas keanggotaan gym atau kelas olahraga seperti yoga. Selain itu, cara lainnya yang lebih menekan biaya pengeluaran adalah dengan menyediakan makanan sehat di pantry kantor Ketika karyawan difasilitasi dengan baik untuk mendukung pekerjaan dan



kehidupan, mereka akan merasa bahagia. Tidak hanya akan bertahan lama di perusahaan, melainkan semakin berkontribusi terhadap pertumbuhan perusahaan secara keseluruhan. 2.7



Tahapan Pelatihan Karyawan Menurut Werther & Davis, langkah-langkah dalam program pelatihan



mencakup 6 langkah sebagai berikut : 1.



Penilaian kebutuhan (need assesment). Adalah penialaian kebutuhan, yaitu melakukan diagnosis terhadap masalah-masalah yang dibutuhkan dengan 25



tantangan-tantangan yang dihadapi oleh organisasi. Perubahan-perubahan dalam lingkungan akan mengakibatkan timbulnya tantangan-tantangan baru yang harus dihadapi organisasi, misalnya perubahan strategi perusahaan, tingginya tingkat kecelakaan kerja, menurunnya motivasi kerja, dan modal kerja 2.



Penetapan tujuan latihan. Setelah kebutuhan pelatihan dianalisis, maka perlu ditetapkan tujuan dari pelatihan yang konkret dan terukur (biasa disebut tujuan instruksional). Tujuan ini merupakan uraian perilaku yang diinginkan dari trainee setelah mereka mengikuti program pelatihan. Dalam menentukan tujuan pelatihan perlu disusun tujuan yang sifatnya dalam bentuk perilaku. Sebagai contoh, agar pegawai di bagian produksi dapat menyelesaikan pekerjaan dengan target 1000 unit perminggu



3.



Penentuan isi program dan prinsip belajar. Isi program dibentuk oleh suatu penilaian kebutuhan dan oleh pengenalan tujuan. Adapun isi program diupayakan untuk : (a) Mengajarkan keterampilan spesifik, (b) Memberikan pengetahuan yang dibutuhkan, dan (c) Secara sederhana berusaha mempengaruhi sikap. Sedangkan prinsip belajar merupakan sesuatu yag perlu dipegang teguh. Prinsip belajar merupakan garis pedoman dimana orang dapat belajar dengan seefektif mungkin. Yang termasuk di dalamnya antara lain adalah partisipasi, pengulangan, relevansi, pengalihan, dan feedback. Umumnya cara belajar yang sering digunakan adalah learning curve dimana pelatih membuat learning curve dengan 2 tujuan yaitu : (a) Menginginkan learning curve mencapai tingkat performansi yang memuaskan dan (b) Menginginkan learning curve mencapai tingkat keputusan secepat mungkin



4.



Pelaksanaan program aktual. Dalam memilih teknik yang akan digunakan untuk pelatihan perlu dipertimbangkan beberapa hal yaitu : (a) Efektivitas kerja, (b) Isi program yang kita inginkan, (c) Ketersediaan fasilitas, (d) Preferensi dan kemampuan orang yang dilatih, (e) Preferensi dan kemampuan pelatih/penatar, dan (6) Prinsip-prinsip belajar. Hal yang terpenting bisa berubah-ubah tergantung pada situasinya, namun hal di atas umumnya perlu dipertimbangkan agar bisa memenuhi learning principles



5.



Mengetahui keterampilan, pengetahuan, dan kemampuan para pegawai. Setelah melewati 4 tahap di atas maka bisa mengetahui keterampilan, pengetahuan, dan kemampuan para pegawai



26



6.



Evaluasi (terhadap need assesment). Langkah terpenting dalam program pengembangan dan pelatihan tentunya adalah evaluasi yang ditujukan untuk megetahui apakah program sudah mencapai tujuan yang telah ditetapkan perusahaan atau belum. Adapun langkah-langkah dari proses evaluasi yaitu : (1) Membuat kriteria untuk mengukur berhasil tidaknya pelatihan yang dilakukan. Umumnya yang digunakan sebagai ukuran adalah tujuan yang telah ditetapkan di awal, (2) Melakukan pretest, yakni tes untuk menguji kemampuan pegawai yang diberikan sebelum latihan, (3) Melatih dan mengembangkan pegawai (treatment), (4) Melakukan posttest setelah pelatihan dilalui, (5) Mentransfer pegawai pada pekerjaan yang sebenarnya (tentunya setelah pegawai dites dan benar-benar menunjukkan kemampuan yang diperlukan), dan (6) Studi lanjut diberikan pada pegawai yang bersangkutan



Terdapat beberapa pelatihan karyawan yaitu sebagai berikut : 1.



Penentuan kebutuhan pelatihan karyawan. Tujuan penentuan kebutuhan pelatihan karyawan ini adalah untuk mengumpulkan sebanyak mungkin informasi yang relevan untuk mengetahui data atau menentukan apakah perlu tidaknya dilakukan pelatihan karyawan dalam perusahaan tersebut.



2.



Mendesain program pelatihan karyawan. Ketepatan metode pelatihan karyawan tergantung pada tujuan yang hendak dicapai, identifikasi mengenai apa yang diinginkan agar para karyawan harus mengetahui dan harus melakukan.



3.



Evaluasi efektifitas program pelatihan karyawan. Pelatihan karyawan harus merupakan suatu solusi yang tepat bagi permasahan organisasi, yaitu bahwa pelatihan karyawan dimaksudkan untuk memperbaiki kekurangan dari keterampilan setiap karyawan. Tujuan dari tahap ini adalah untuk menguji apakah pelatihan karyawan tersebut efektif di dalam mencapai sasaransasarannya yang telah ditetapkan Pelatihan dapat mempengaruhi kinerja karyawan, bahkan melebihi dari



penilaian dan feedback yang diberikan kepada karyawan. Ada lima tahap proses pelatihan yang bisa diterapkan oleh perusahaan (tahapan tersebut biasa disingkat menjadi “ADDIE”) : 1.



Analysis. Pada tahap ini, HR harus menganalis kebutuhan pelatihan disesuaikan dengan kompetensi karyawan. Namun perlu diperhatikan, bahwa



27



pelatihan dibuat bertujuan untuk rencana strategis (jangka panjang) atau rencana saat ini (current). 2.



Design. Desain berarti merencanakan program pelatihan secara keseluruhan, termasuk objektif, metode penyampaian, dan evaluasi program.



3.



Develop. Tahapan ini, berarti membuat instruksi atau arahan. Dalam hal ini HR perlu membuat konten dan materi program pelatihan, mendesain bagaimana metode instruksional yang spesifik (apakah dengan lecture, case study, atau web), memikirkan peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan untuk pelatihan (iPad atau slide).



4.



Implementation. Pada tahap implementasi, HR harus mengembangkan prosedur untuk melatih fasilitator dan karyawan. Prosedur untuk fasilitator mencakup kurikulum pelatihan, metode pelatihan yang digunakan, dan sistem pengujian. Sedangkan prosedur untuk karyawan mencakup persiapan karyawan saat menggunakan alat pelatihan (penggunaan iPad atau PC).



5.



Evaluation. Evaluasi menjadi tahapan yang penting bagi HR. Karena pada tahapan inilah HR dapat melihat bagaimana hasil dari pelatihan yang diberikan kepada karyawan. Mengukur hasil dari pelatihan dapat dilakukan dengan dua cara : a.



Time Series. Perbandingan performance karyawan sebelum dan setelah program pelatihan.



b.



Controlled experimentation. Perbandingan performance pada karyawan yang tidak mendapat pelatihan dengan yang sudah mendapat program pelatihan.



2.8



Metode Pelatihan Karyawan Berbagai pertimbangan harus diseimbangkan ketika memilih metode



pelatihan. Variabel-variabel yang secara umum dipertimbangkan menurut Mathis & Jackson (2006) adalah : sifat pelatihan, bahan pelatihan, jumlah peserta pelatihan, individual versus tim, dilakukan sendiri versus dibimbing, sumbersumber daya pelatihan, baiaya-biaya, lokasi geografis, waktu yang diberikan, dan jangka waktu penyelesaian. Menurut Mathis & Jackson (2006), metode pelatihan terdiri dari : 1.



Pelatihan kooperatif. Sebuah bentuk dari pelatihan kooperatif intership (magang kerja) biasanya mengembangkan pelatihan pekerjaan dengan instruksi di ruang kelas sekolah, perguruan tinggi, dan universitas. Magang menawarkan keuntungan untuk pemberi kerja dan peserta magang. Para 28



pemberi kerja yang mempekerjakan peserta internship mendapatkan sumber daya yang efektif dalam biaya yang meliputi sebuah kesempatan untuk melihat seorang peserta internship bekerja sebelum membuat keputusan perekrutan final. Bentuk lainnya dari pelatihan kooperatif adalah pelatihan magang (apprentice training). Program pelatihan magang menyediakan seorang karyawan dengan pengalaman pada pekerjaan di bawah bimbingan seorang pekeraj yang terampil dan bersertifikat. Pelatihan magang melatih orang-orang untuk pekerjaan-pekerjaan pelatihan yang membutuhkan keterampilan seperti pekerjaan tukang kayu, pekerjaan pipa, pengukiran foto, pemasangan huruf, dan pekerjaan mengelas. Pelatihan magang biasanya memakan waktu dua sampai lima tahun tergantung pada pekerjaannya. Selama waktu ini, peserta pelatihan magang biasanya menerima imbalan kerja lebih rendah dibandingkan individu yang bersertifikat 2.



Pelatihan instruktur. Pelatihan dengan bimbingan instruktur masih merupakan metode pelatihan yang paling umum. Kursus, kuliah, dan pertemuan yang diadakan oleh pemberi kerja biasanya terdiri atas pelatihan dalam kelas dimana banyak kursus pengembangan karyawan ditawarkan oleh organisasiorganisasi profesiona, asosiasi-asosiasi perdagangan, dan institusi-institusi pendidikan adalah contoh-contoh dari pelatihan konferensi



3.



Pelatihan jarak jauh. Perguruan tinggi dan universitas dalam jumlah yang semakin bertambah telah menggunakan beberapa bentuk dukungan kursus berbasis internet, blackboard, dan webCT, dua dari beberapa paket pendukung yang populer telah digunakan oleh ribuan dosen perguruan tinggi untuk menyediakan bahan kuliah mereka untuk para siswa, memungkinkan bincang-bincang secara virtual dan pertukaran file diantara para peserta kursus. Mereka juga meningkatkan kontak antara instruktur dan murid. Banyak perusahaan besar maupun perguruan tinggi dan universitas menggunakan televisi dua arah interaktif untuk menyampaikan pelajaran dalam kelas. Media tersebut memungkinkan seorang pelajar di satu tempat untuk melihat dan merespon sebuah kelas yang terdapat di sejumlah lokasi. Dengan sebuah sistem yang diaturr sepenuhnya, para karyawan dapat mengikuti kursus di tempat manapun di dunia



4.



Pelatihan dan teknologi. Ledakan pertumbuhan teknologi informasi dalam beberapa tahun terakhir merupakan cara bekerja semua individu termasuk bagaimana mereka dilatih. Hari ini, pelatihan-pelatihan berbasis komputer 29



melibatkan teknologi media dalam cakupan luas termasuk suara, gerakan (video dan animasi), grafik, dan hiperteks untuk melibatkan indera pelajar. Adanya video streaming memungkinkan video klip dari materi pelatihan untuk disimpan dalam server janringan perusahaan. Para karyawan kemudian dapat mengakses materi tersebut dengan menggunakan intranet perusahaan. Di samping itu teknologi-teknologi baru yang digunakan dalam penyampaian pelatihan juga mempengaruhi rancangan, administrasi, dan dukungan dari pelatihan. Sebagai contoh, perusahaan-perusahaan berinvestasi dalam registrasi elektronik dan sistem penyimpanan data yang memungkinkan para pelatih untuk meregistrasi peserta, mencatat hasil ujian, dan memantau kemajuan pelajaran Berikut ini adalah metode pelatihan karyawan yang biasa digunakan : 1.



On The Job Training On the job training adalah suatu proses yang terorganisasi untuk



meningkatkan keterampilan, pengetahuan, kebiasaan kerja, dan sikap karyawan. Dengan kata lain on the job training adalah pelatihan dengan cara pekerja atau calon pekerja ditempatkan dalam kondisi pekerjaan yang sebenarnya di bawah bimbingan dan pengawasan dari pegawai yang telah berpengalaman atau seorang supervisor. Adapun ciri-ciri dari on the job training yaitu : a.



Dilaksanakan di tempat kerja



b.



Dilaksanakan pada setiap karyawan baru pindah ke bagian lain (mutasi), yang berganti tugas dan tanggungjawabnya, karyawan yang menunjukkan prestasi kurang baik dalam pekerjaannya.



c.



Dilaksanakan untuk memberikan kecakapan yang diperlukan dalam pekerjaan tertentu sesuai dengan tuntutan kemampuan bagi pekerjaan tersebut sebagai alat untuk menaikkan jabatan.



d.



Pengetahuan/keterampilan berupa pengalaman (praktik langsung)



e.



Dilaksanakan secara individual



f.



Biaya relatif kecil



On the job training memiliki tujuan yaitu : a.



Memperoleh pengalaman langsung (bagi karyawan baru) mengenal jenis pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan.



b.



Mengamati secara langsung apa yang menjadi tanggungjawabnya, melihat apa yang harus dikerjakan, mempu menunjukkan apa yang dikerjakan (salah dan benar) kemudian mampu menjelaskan tentang apa yang dikerjakan. 30



c.



Meningkatkan kemampuan dan keterampilan dengan jelas, mengamati, melihat, dan mengerjakan sendiri di bawah bimbingan supervisor.



d.



Meningkatkan kecepatan menyelesaikan suatu pekerjaan dengan mengulangulang jenis pekerjaan yang sama disertai kepercayaan diri.



e.



Meningkatkan diri mulai dari tingkat dasar, terampil, dan akhirnya menjadi mahir.



Beberapa metode yang dapat digunakan pada on the job training yaitu : a.



Job Instruction Training (Latihan Instruktur Pekerjaan). Job instruction training adalah dengan memberikan petunjuk-petunjuk pekerjaan secara langsung pada pekerjaan dan terutama digunakan untuk melatih para karyawan tentang cara-cara pelaksanaan pekerjaan sekarang. Pada metode ini didaftarkan semua langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam pekerjaan sesuai dengan urutannya. Salah satu teknik dalam on the job di mana pelatih (trainer) diberikan pelatihan terlebih dahulu sebelum trainer tersebut memberikan pelatihan kepada staff. Kelebihan dari metode ini adalah pelatih telah mendapatkan keahlian tentang cara melatih sehingga pelatihan dapat dilakukan dengan lebih maksimal. Kelemahan dari metode ini adalah adanya tambahan biaya untuk melatih para pelatih.



b.



Job Rotation (Rotasi Pekerjaan). Tujuan rotasi kerja adalah memperluas latar belakang karyawan dalam bisnis. Karyawan berpindah dalam periode tertentu dan diberi pengetahuan tentang bagian-bagian organisasi yang berbeda serta praktek berbagai macam keterampilan manajerial. Keuntungan menggunakan metode ini antara lain : (1) Memberi latar belakang umum tentang organisasi dan memberi sudut pandang bersifat organisasional, (2) Mendorong kerja sama antar departemen, (3) Memperkenalkan sudut pandang yang segar secara periodik kepada berbagai unit, (4) Mendorong keluwesan organisasi melalui penciptaan sumber daya manusia yang fleksibel, (5) Mampu melaksanakan penilaian presentasi secara komparatif dengan lebih obyektif, dan (6) Memperoleh keunggulan dalam setiap situasi.



c.



Apprenticeships/Understudy/Magang.



Merupakan



proses



belajar



dari



seseorang atau beberapa orang yang lebih berpengalaman. Metode ini digunakan untuk mengembangkan keahlian perorangan, sehingga para karyawan yang bersangkutan dapat mempelajari segala aspek dari pekerjaannya.



Magang



dilakukan



dengan



cara



peserta



mengikuti



kegiatan/pekerjaan yang dilakukan oleh pemangku jabatan tertentu yang 31



sudah berpengalaman, untuk mempelajari bagaimana cara melakukan sesuatu kegiatan. Metode ini digunakan untuk mengembangkan keahlian perorangan sehingga para karyawan dapat mempelajari segala aspek dari pekerjaannya. Metode



magang



tepat



digunakan



untuk



pekerjaan-pekerjaan



yang



membutuhkan ketrampilan tertentu seperti kayawan pengrajin. Kelebihan magang adalah peserta/karyawan tidak turut campur secara langsung dalam pekerjaan sehingga tidak mempengaruhi pekerjaan pemangku jabatan tertentu. Selain itu magang juga dapat memberikan pelatihan yang ekstensif. Sedangkan kelemahan magang adalah waktunya yang relatif lama, biaya yang cukup mahal, dan kemungkinan kurangnya motivasi dari pemangku jabatan tertentu sehingga tidak menunjukkan pekerjaan yang benar. d.



Coaching and Counseling/Bimbingan dan Penyuluhan. Adalah suatu cara pelaksanaan pelatihan dimana atasan mengajarkan keahlian dan ketrampilan kerja kepada bawahannya. Dalam metode ini pengawas diperlukan sebagai petunjuk untuk memberitahukan kepada peserta mengenai tugas atau pekerjaan rutin yang akan dilaksanakan dan bagaimana cara mengerjakannya. Metode ini dilaksanakan dengan cara peserta harus mengerjakan tugas dengan dibimbing oleh pejabat senior atau ahli. Penyuluhan efektif bila latihannya diindividualisasikan dan peserta belajar melakukan pekerjaan langsung. Kelebihan metode ini adalah memudahkan transfer belajar kepada para peserta/karyawan juga dapat menciptakan hubungan



langsung



kelemahannya



antara



adalah



tidak



karyawan



dengan



memberikan



waktu



pelatih. kerja



Sedangkan penuh



yang



sesungguhnya. e.



Demonstration and Example/Demonstrasi dan Pemberian Contoh. Dalam metode ini pelatih harus memberi contoh/memperagakan cara melakukan pekerjaan/cara bekerja suatu alat/mesin. Sangat efektif karena peserta mendapat teori dan praktek secara langsung sehingga memudahkan transfer belajar. Selain itu metode ini juga tidak membutuhkan fasilitas yang terpisah. Namun, kelemahan dari metode demonstrasi dan pemberian contoh adalah peserta/karyawan turut campur dengan pekerjaan sehingga jika melakukan kesalahan dapat merusak peralatan yang ada dan menghambat pekerjaan.



f.



Penugasan



Sementara.



Dilakukan



dengan



cara



menempatkan



peserta/karyawan pada posisi manajerial atau anggota panitia tertentu untuk jangka waktu yang ditetapkan. Peserta terlibat dalam pengambilan keputusan 32



dan pemecahan masalah-masalah organisasional nyata. Kelebihan dari metode penugasan sementara adalah peserta/karyawan diberikan tanggung jawab secara langsung sehingga peserta/karyawan bekerja dengan serius. Kelemahnnya adalah tentang pemberian waktu yang relatif singkat. 2.



Off The Job Training Off the job training atau pelatihan di luar kerja adalah pelatihan yang



berlangsung pada waktu karyawan yang dilatih tidak melaksanakan pekerjaan rutin/biasa. Off the job training memiliki ciri-ciri sebagai berikut : a.



Dilaksanakan dalam suatu ruangan/kelas (di luar tempat kerja) atau dilaksanakan pada lokasi terpisah dengan tempat kerja.



b.



Dilaksanakan pada karyawan yang bekerja tetap untuk mengembangkan diri dan pengembangan karir.



c.



Dipergunakan apabila banyak pekerja yang harus dilatih dengan cepat seperti halnya dalam penguasaan pekerjaan



d.



Pengetahuan/keterampilan berupa konsep



e.



Dilaksakan secara kelompok



f.



Biaya relatif besar



Adapun tujuan off the job training antara lain yaitu : a.



Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan karyawan



b.



Lebih memfokuskan pada pengalaman belajar



c.



Mempunyai kesempatan untuk bertukar pengalaman dengan karyawan lainnya dari luar lingkungan unit kerjanya.



d.



Mendapatkan ide-ide baru yang dapat dibawa kembali ke tempat kerjanya



e.



Memperoleh wawasan yang lebih luas



Beberapa metode yang bisa digunakan dalam off the job training adalah : a.



Lecture. Adalah metode pelatihan dengan menggunakan sistem kuliah ceramah untuk menyampaikan informasi tertentu kepada pegawai. Kelebihan metode ini adalah biaya yang diperlukan relatif murah, waktu pelatihan cepat, materi yang diberikan relatif lengkap, dan dapat digunakan untuk melatih banyak orang sekaligus. Namun metode kuliah ini kurang efektif untuk peserta pelatihan yang tingkat minatnya kecil dan pemahamannya rendah karena kurangnya penerapan prinsip-prinsip belajar seperti partisipasi, repetisi, pengalihan dan umpan balik, dan terkadang membuat peserta pelatihan menjadi jenuh dan malas untuk mengikuti pelatihan secara total.



33



b.



Video



Presentation. Adalah



metode



pelatihan



yang



hampir



mirip



dengan lecture, hanya saja dalam prosesnya menggunakan video dan atau slide presentasi. Beberapa sumber menyebutkan bahwa video presentation adalah bagian dari lecture, beberapa yang lain tidak, karena beranggapan bahwa lecture adalah metode yang hanya mengandalkan kuliah ceramah tanpa bantuan media presentasi. Kekuatan dari metode ini adalah adanya variasi dalam tampilan kuliah ceramah. Peserta pelatihan dapat dibuat lebih tertarik dengan apa yang disajikan oleh presentator, serta membantu peningkatan pemahaman karena biasanya dalam video dan atau slide presentasi ditambahkan animasi-animasi tertentu sebagai gambaran materi yang dijelaskan. Sedangkan kelemahan dari metode ini hampir sama juga dengan metode lecture, yaitu kemungkinan kurangnya penerapan prinsipprinsip belajar seperti partisipasi, repetisi, dan umpan balik. c.



Vestibule



Training.



Adalah



metode



pelatihan



untuk



meningkatkan



keterampilan, terutama yang bersifat teknikal di tempat pekerjaan, akan tetapi tanpa mengganggu aktivitas kerja sehari-hari. Skenario penggunaannya adalah sebagai berikut : Misalkan sebuah organisasi akan melakukan vestibule training. Organisasi akan menyediakan lokasi tertentu dalam organisasi untuk “meniru” kegitan-kegiatan yang berlangsung dalam organisasi yang bersangkutan. Akan tetapi, karena lokasi “meniru” itu disediakan di tempat khusus, kegiatan-kegiatan sebenarnya tidak terganggu sama sekali. Kelebihan dari metode ini adanya penerapan partisipasi, pengalihan keterampilan dan repetisi sebagai prinsip belajar. Disamping itu, peserta pelatihan dapat segera menerima umpan balik tentang hasil pelatihan yang baru saja diikutinya. Melalui metode ini, peserta dapat terhindar dari tekanan dan kebingungan sehingga dapat lebih berkonsentrasi pada materi. Manfaat lain yang tidak kalah penting ialah bahwa jika pegawai yang sedang mengikuti pelatihan berbuat kesalahan dalam “pelaksanaan tugas”, kesalahan itu dapat segera diperbaiki tanpa merusak citra organisasi. Sehingga organisasi dapat terhindar dari kerugian akibat kesalahan yang mungkin dilakukan pekerja dalam pekerjaan yang sebenarnya. Sayangnya, kelemahan dari metode ini adalah perlunya ketersediaan perusahaan/organisasi dalam menyiapkan ruangan khusus sebagai sarana pelatihan yang tentu saja membutuhkan biaya yang tidak sedikit.



34



d.



Role Playing. Adalah metode pelatihan dengan teknik memainkan peran tertentu dalam suatu situasi kerja. Pegawai kemudian diminta untuk memberikan respon terhadap peran yang lain, memberikan sejumlah tanggapan berupa kritikan atau pujian yang membangun. Metode ini biasanya digunakan untuk sensivity job, dengan sasaran pelatihan terutama bukan untuk



meningkatkan



keterampilan,



melainkan



yang



menyangkut



keperilakuan, terutama yang berwujud kemampuan menumbuhkan sikap empati



dan



melihat



sesuatu



dari



“kacamata”



orang



lain.



Teknik



penggunaannya ialah dengan mengharuskan peserta pelatihan terlibat dalam suatu “permainan” dimana seseorang memainkan peranan pihak lain tertentu. Misalnya, agar seorang pegawai memahami pandangan dan cara kerja manajernya, maka pegawai tersebut melakukan “role play” sebagai manajer dan menyelesaikan masalah tertentu dengan orang lain yang berperan sebagai pegawai/bawahannya. Teknik ini sering pula digunakan jika yang menjadi sasaran ialah peningkatan kemampuan menyelesaikan konflik dan melakukan interaksi positif dengan orang lain yang mungkin berbeda dalam berbagai hal, seperti latar belakang sosial, pendidikan, daerah asal, dan lain-lain. Kekuatan dari metode ini adalah dapat membentuk rasa toleransi antar pegawai karena telah mengetahui persamaan dan perbedaan dari masing masing individu serta mengembangkan kreativitas yang potensial dari pegawai, karena telah mengetahui karakteristik dari pekerjaannya. Kelebihan lainnya, metode ini memberikan kesempatan kepada peserta untuk berlatih kemampuan verbal, belajar memberikan pandangan terhadap tingkah laku dan nilai-nilai yang berhubungan dengan hubungan antar manusia, mengembangkan kepercayaan diri dan keberanian peserta dalam membuat suatu keputusan. Kelemahannya adalah pengalaman pelatihan kadang tidak sesuai dengan kondisi di lapangan, terkadang metode ini ditangkap sebagai hiburan semata sehingga tujuan pembelajaran tidak tercapai, dan juga memerlukan banyak waktu. e.



Case Study. Adalah metode pelatihan dengan prinsip penyelesaian kasus tertulis. Penggunaan studi kasus sebagai instrument pelatihan dapat mempunyai dua makna. Pertama, peserta pelatihan mempelajari situasi problematik tertentu dengan proses penyelesaian dari orang lain. Kedua, peserta pelatihan menganalisis situasi problematik sendiri dan menemukan solusi terbaik penyelesaian masalah. Penggunaan metode studi kasus sering diberikan kepada manajer atau calon manajer untuk mengasah kemampuan 35



dalam mengambil keputusan dan atau menyelesaikan masalah. Adapun kekuatan dari metode ini adalah adanya kesempatan berlatih untuk memunculkan skill dalam menginterpretasikan data dan daya nalar yang digunakan. Sedangkan kelemahannya adalah terkadang beberapa orang menyepelekan dan tidak menyukai latihan dengan teknik tertulis yang dirasa kurang riil dengan situasi pekerjaan sesungguhnya. f.



Simulation. Metode simulasi berbeda dengan vestibule training karena metode simulasi lebih menekankan pada penguasaan penggunaan alat mekanikal yang persis sama dengan yang akan digunakan saat bekerja, sedangkan vestibule training memusatkan tujuan pelatihan pada peningkatan keterampilan yang bersifat teknikal. Contoh dari penerapan metode simulasi ini adalah pelatihan yang ditujukan bagi seorang pilot. Salah satu bagian penting dari pelatihan, misalnya adalah bagaimana cara menerbangkan pesawat dalam ruangan simulasi. Hal-hal yang harus dipahami contohnya tentang bagaimana cara menghidupkan mesin, meminta ijin meninggalkan apron menuju landasan pacu, tinggal landas, terbang dalam berbagai cuaca dan segala bentuk situasi yang nantinya mungkin akan dihadapi saat bekerja. Kekuatan dari metode ini adalah peserta pelatihan dapat menguasai dan menyelesaikan masalah dalam berbagai keadaan, karena sebelumnya pernah mengalami hal sama, meskipun dalam keadaan simulasi. Sedangkan kelemahannya, karena mekanikal yang digunakan untuk pelatihan identik dengan yang ada pada lapangan kerja, tentu saja membutuhkan biaya yang lebih mahal.



g.



Self Study. Inti dari metode ini adalah pembelajaran terhadap informasi kerja yang dilakukan secara mandiri oleh pegawai. Banyak organisasi yang mendorong pegawainya untuk belajar sendiri, akan tetapi terkendali melalui proses belajar yang terprogram. Organisasi dapat menyediakan bahan pelajaran yang beraneka ragam bentuknya, seperti buku pedoman, buku petunjuk, rekaman video, slide presentasi atau yang lainnya yang kesemuanya mengandung bahan-bahan pelajaran yang dianggap penting dikuasai oleh pegawai. Kekuatan dari metode pelatihan ini adalah penyesuaian kecepatan belajar dapat disesuaikan dengan kecepatan pemahaman masing-masing pegawai, serta penghematan biaya untuk perusahaan yang memiliki jumlah pekerja yang banyak dan tersebar di beberapa daerah yang berbeda. Kelemahannya, dalam metode ini susah dilakukan pemantauan secara merata 36



dan umpan balik secara konsisten antara penyelia dengan pegawai yang diberikan pelatihan. h.



Programmed Learning. Inti dari metode ini adalah penggunaan prinsip memberikan pertanyaan kepada peserta pelatihan. Metode ini dilakukan secara otomatis dengan membuat program khusus pada komputer yang memungkinkan adanya umpan balik penyelesaian secara langsung pada setiap pertanyaan yang telah dijawab. Kekuatan dari program ini adalah adanya pengetahuan lebih yang dimiliki pegawai terkait informasi-informasi perusahaan, atau pemecahan masalah tertentu yang terdapat dalam pelatihan. Biaya yang dikeluarkan juga relatif lebih murah karena sarana yang digunakan dapat ditekan seminimal mungkin, dengan hanya menyediakan program khusus dalam komputer. Kelemahannya, tidak semua peserta pelaihan dapat menggunakan komputer atau memiliki skill yang tinggi dalam pengoperasian IT. Kejenuhan juga dapat terjadi karena efek melihat layar monitor yang terlalu lama.



i.



Laboratory Training. Metode ini dikembangkan dalam bentuk latihan kelompok. Latihan ini dapat digunakan untuk mengembangkan sensitivitas antar anggota kelompok yang nantinya dapat diterapkan pada lingkungan kerja. Metode ini hampir sama dengan role playing, hanya saja dalam laboratory training dilakukan dengan jumlah orang yang lebih banyak (berkelompok). Kekuatan dari metode ini adalah timbulnya rasa saling memahami antar anggota kelompok, sedangkan kelemahannya adalah lamanya proses pelatihan yang tidak dapat diprediksi akurat penyelesaian targetnya, karena setiap individu memiliki tingkat penyesuaian diri dan pemahaman akan orang lain yang berbeda-beda.



2.9



Contoh Program Pelatihan Karyawan Berikut ini adalah beberapa contoh program pelatihan dan pengembangan



karyawan, diantaranya yaitu : 1.



Program pelatihan. Pelatihan adalah program umum dalam mengembangkan karyawan atau tenaga kerja. Adapun bentuknya bisa berupa pelatihan yang dilakukan di luar perusahaan maupun di dalam perusahaan. Dalam internal training secara jamak dinamakan sebagai in house training dengan mengambil pelatih yang berasal dari internal perusahaan maupun luar perusahaan. Untuk internal training biasanya perusahaan menyelenggarakan program pelatihan karyawan sesuai dengan bidang tertentu yang dibutuhkan, 37



seperti pelatihan pengoperasian alat dan pelatihan K3. Sedangkan external training biasanya dilakukan dengan cara mengirimkan karyawan ke lembaga atau instansi pelatihan tertentu, baik dari pihak pemerintah ataupun dari pihak swasta. 2.



Program pendidikan. Salah satu contoh program pelatihan karyawan lainnya ialah pendidikan khusus. Program pengembangan karier ini biasanya ditujukan



bagi



karyawan



terbaik



perusahaan



yang



dirasa



perlu



mengembangkan ilmu dan pendidikannya, mengingat pendidikan sebelumnya masih belum mumpuni. Contohnya, karyawan lulusan D3 diberikan beasiswa untuk



melanjutkan



kuliah



S1



dengan



tujuan



untuk



meningkatkan



keterampilan dan pengetahuannya. Adapun universitas yang dituju biasanya tergantung dari kebijakan perusahaan. 3.



Program magang. Sama seperti pelatihan, program magang kerja ini dapat dilakukan di luar maupun di dalam perusahaan. Magang yang dilakukan di dalam perusahaan umumnya terjadi di lintas departemen yang durasinya 1-3 bulan. Misalnya, seorang karyawan di perusahaan yang bekerja di sebagai administrasi magang kerja selama satu bulan di bagian marketing untuk mempelajari bagaimana cara memasarkan produk dengan baik. Adapun tujuan magang kerja secara internal ini ialah untuk meningkatkan sekaligus menyelaraskan keterampilan dan pengetahuan individu/karyawan di divisi lainnya dalam satu perusahaan. Sementara, magang kerja eksternal sendiri biasanya dapat dilakukan di perusahaan lain atau perusahaan induk. Contohnya, seorang karyawan di sebuah perusahaan tertentu dikirim ke luar negeri seperti Jepang untuk magang secara langsung di perusahaan induknya dalam jangka waktu tertentu.



4.



Job enrichment. Contoh program pelatihan karyawan lainnya ialah bisa dengan melakukan job enrichment. Pada dasarnya, program ini ialah penambahan tanggungjawab dan tugas dalam posisi yang sama. Misalnya, karyawan yang menerima tugas tertentu atau proyek khusus di lintas departemen atau di departemennya. Contoh lainnya, karyawan memperoleh tugas untuk menggantikan pimpinan atau atasannya yang melakukan dinas luar kota atau cuti. Pemilihan karyawan yang mengikuti program ini biasanya dilihat dari kualitasnya dan paling menonjol dari karyawan lainnya. Walaupun demikian, ada pula perusahaan yang mengadakan job enrichment ke semua



38



karyawannya yang satu level atau satu tingkat dengan tujuan untuk memeratakan kesempatan karyawannya agar berkembang. 5.



Benchmark. Benchmark atau studi banding ialah membandingkan atau mengevaluasi sesuatu berdasarkan standar. Cara tersebut dilakukan jika sesuatu yang ada di perusahaan tersebut harus ditingkatkan. Menurut Sunyoto (2012), metode-metode pelatihan ada dua kategori,



yaitu: 1.



Informational methods, metode ini biasanya menggunakan pendekatan satu arah, melalui mana informasi-informasi disampaikan kepada para peserta oleh para pelatih. Metode jenis ini dipakai untuk mengajarkan hal-hal faktual, keterampilan, atau sikap tertentu. Teknik yang dipakai untuk metode ini antara lain kuliah, presentasi audio visual, dan self directed learnig. Pelatihan dengan menggunakan metode informasi ini sering dinamakan sebagai pelatihan tradisional, yaitu pelatihan yang bersifat direktif dan berorientasikan pada guru.



2.



Experiental methods, adalah metode yang mengutamakan komunikasi yang luwes, fleksibel dan lebih dinamis, baik dengan instruktur, dengan sesama peserta, dan langsung mempergunakan alat-alat yang tersedia, misal komputer.



Metode



ini



biasanya



dipergunakan



untuk



mengajarkan



pengetahuan dan keterampilan-keterampilan, serta kemampuan-kemampuan baik yang bersifat software maupun hardware. Pelatihan metode ini dianggap sebagai pelatihan yang lebih bersifat fasilitatif dan berorientasikan pada peserta. Misalnya diskusi kelompok, studi kasus dan sebagainya. 2.10



Tingkatan Pelatihan Karyawan Pelatihan karyawan terbagi menjadi 4 tingkatan (level) berdasarkan pada



proses pembelajarannya dan impact yang dihasilkan dari proses tersebut. Pelatihan karyawan kini diselenggarakan bukan lagi sekadar kegiatan rutin untuk menghindari kesalahan dan kecelakaan kerja. Lebih dari itu, pelatihan karyawan harus dirancang dengan sungguh-sungguh demi terciptanya sumber daya manusia yang unggul dalam menghadapi persaingan bisnis ke depan. Terdapat 4 tingkatan (level) penerapan manajemen pelatihan karyawan yang digunakan sebagai proses belajar oleh perusahan-perusahaan terkemuka dalam High-Impact Learning Organization Maturity Model. Adapun keempat tingkatan tersebut mencakup tahapan-tahapan sebagai berikut :



39



1.



Level 1. Pada level ini belum ada bentuk pelatihan karyawan yang baku. Para manajer dan staf cenderung membimbing dan menolong satu sama lain untuk melakukan pekerjaan mereka dengan cara yang lebih efektif dan efisien. Namun,



level



ini



tidak



bisa



digunakan



untuk



jangka



panjang.



Keberhasilannyapun sangat tergantung pada keterampilan dan kesediaan para pegawai senior. 2.



Level 2. Pada level ini perusahaan membentuk sebuah divisi khusus untuk menyelenggarakan program pelatihan karyawan secara profesional. Divisi ini akan melihat dan menganalisis pekerjaan yang ada terlebih dahulu kemudian menyimpulkan bentuk-bentuk pelatihan karyawan yang sesuai dengan kebutuhan. Perusahaan berperan dalam menyiapkan segala bantuan dan perlengkapan untuk mendukung pekerjaan agar para karyawan dapat melakukan pekerjaan mereka dengan lebih efektif dan efisien.



3.



Level 3. Pada level ini perusahaan mulai menerapkan semua variasi programprogram belajar (pelatihan kepemimpinan, personal mastery, dll) yang relevan dengan kebutuhan pengembangan bisnis perusahaan. Perusahaan menyadari bahwa pelatihan karyawan ini memerlukan waktu bertahun-tahun untuk mendapatkan hasil yang siginfikan, sehingga pada level 3 perusahaan sudah membangun jalur karir jangka panjang dan program pelatihan berkelanjutan bagi setiap karyawan.



4.



Level 4. Pada level ini, perusahaan tidak lagi mengadakan pelatihan karyawan untuk memenuhi kebutuhan pekerjaan semata, namun mereka juga mempersiapkan karyawannya untuk melihat lebih jauh tentang ‘audiences’. Audiences yang dimaksud di sini akan menjadi target dan tujuan bisnis perusahaan di masa depan. Dengan menyiapkan keterampilan dan kompetensi tersebut, diharapkan perusahaan akan mampu menghadapi persaingan bisnis global yang sangat ketat. Keempat level di atas dapat menjadi acuan, sudah sejauh mana perusahaan



fokus menangani pengembangan sumber daya manusia. Jika perusahaan ingin mencapai level 4, tentunya harus ada program pelatihan berkelanjutan yang diadakan oleh perusahaan. 2.11



Cara Meningkatkan Program Pelatihan Karyawan



Berikut ini adalah cara meningkatkan program pelatihan karyawan : 1.



Mengetahui apa yang dibutuhkan karyawan. Agar program pelatihan yang diciptakan dapat berjalan dengan baik, tentunya perusahaan harus mengetahui 40



terlebih dahulu apa yang dibutuhkan oleh karyawan. Seorang pimpinan harus dapat menganalisa apa yang dibutuhkan oleh pasar dan bagaimana memanfaatkan karyawan agar dapat digunakan sesuai kebutuhan pasar. Dengan begitu pimpinan akan dapat memutuskan jenis pelatihan apa yang cocok untuk diberikan karyawan untuk meningkatkan kinerja agar perusahaan dapat menjadi lebih produktif dan terus berkembang dengan baik. 2.



Menganalisa potensi karyawan. Seorang pimpinan harus melihat setiap potensi yang ada pada diri karyawan. Tentunya setiap karyawan memiliki kelebihan dan kekurangan yang berbeda. Dengan mengetahui potensi karyawan tentunya akan bermanfaat untuk perusahaan. Pimpinan dapat menentukan jenis program pelatihan apa yang sesuai dengan potensi karyawan, misalnya mengembangkan program pelatihan skill komunikasi dan manajemen. Setiap karyawan menjalani program pelatihan sesuai dengan minat yang dimilikinya akan jauh lebih efektif.



3.



Memperhatikan keuangan perusahaan. Memberi pelatihan kepada karyawan tentu akan memakan dana yang tidak sedikit, untuk itu pimpinan harus memperhatikan



keuangan



perusahaan



sebelum



menentukan



program



pelatihan apa yang akan diberikan kepada karyawan. Ketika keuangan perusahaan mencukupi, maka jangan ragu untuk mendatangkan trainer yang berkompeten dan benar-benar ahli, misalnya mendatangkan trainer yang berasal luar negeri. Dengan mendatangkan trainer yang memiliki keahlian tinggi maka karyawan akan mendapatkan ilmu yang lebih baik. Namun jika dana yang dimiliki tidak terlalu banyak, maka tidak ada salahnya untuk melakukan pelatihan menggunakan internal perusahaan. 4.



Memberikan latihan yang bervariasi. Agar program pelatihan dapat berjalan dengan lebih efektif, maka pimpinan harus memberikan variasi agar tidak menjadi bosan. Menggunakan perangkat atau media yang berbeda dalam setiap materi agar setiap karyawan dapat lebih antusias untuk menyimak pelatihan yang diberikan. Dengan begitu, apa yang disampaikan akan jauh lebih bermanfaat karena karyawan mendengarkannya dengan baik. Pada akhir proses program pelatihan karyawan, melakukan penilaian pada masingmasing karyawan yang ikut serta ke dalam pelatihan. Mencari tahu sudah sejauh mana pengaruh pelatihan yang diberikan berdampak pada kinerjanya. Melakukan penilaian secara objektif dan memberikan hasil penilaian pimpinan pada karyawan yang mengikuti pelatihan. Dengan begitu karyawan 41



tersebut akan mengetahui sejauh mana kemampuan yang dimilikinya berkembang. Pimpinan dapat bertanya secara langsung tentang apa saja kendala yang dihadapinya selama proses pelatihan. Mungkin terdapat kekurangan dari materi yang diberikan atau bisa jadi karena karyawan tersebut yang sulit untuk berkembang. 5.



Membuat pembanding. Agar pimpinan dapat mengetahui apakah program pelatihan berjalan dengan efektif atau tidak yaitu dengan melakukan perbandingan kinerja karyawan sebelum dan sesudah pelatihan diberikan. Oleh sebab itu, sebelum pimpinan memberikan pelatihan, harus melakukan evaluasi kerja karyawan terlebih dahulu, lalu kemudian memberi pelatihan. Selang beberapa waktu setelah pelatihan selesai, harus mengecek lagi bagaimana kinerja karyawan, apakah lebih baik atau justru tetap sama seperti sebelumnya.



2.12



Strategi Khusus Menjalankan Program Pelatihan Dalam menjalankan suatu program pelatihan, tidak jarang ditemukan



masalah seperti kurangnya antusiasme dan motivasi karyawan. Sehingga, para karyawan yang diberikan pelatihan sulit untuk menyerap ilmu dan keahlian yang diberikan. Oleh karena itu, diperlukan strategi khusus agar program pelatihan dapat berjalan lebih efektif. Caranya adalah sebagai berikut ini : 1.



Membuat variasi dalam penyampaian materi selama program pelatihan dilakukan. Ada banyak pilihan media dan metode yang bisa digunakan.



2.



Melakukan pengulangan dengan cara yang berbeda, misalnya jika penyampaian materi dilakukan dengan gaya formal, maka pengulangan dapat dilakukan dengan cara informal.



3.



Memanfaatkan berbagai media seperti gambar, foto atau ilustrasi yang dapat membangkitkan respon karyawan.



4.



Mendapatkan umpan balik dari karyawan yang diberikan pelatihan, yang nantinya dapat digunakan untuk mengevaluasi kualitas dari pelatihan beserta kontennya.



5.



Menyampaikan



materi



pelatihan



dengan



singkat,



jelas,



dan



tidak



membosankan. 6.



Memanfaatkan jasa trainer yang handal, terpercaya, profesional, dan telah memiliki reputasi yang baik.



7.



Memberikan kesempatan yang sama bagi semua karyawan untuk terlibat langsung selama program pelatihan berlangsung. 42



2.13



Hasil dari Pelatihan Karyawan Seorang karyawan yang telah diberikan pelatihan karyawan yang tepat



akan memiliki keterampilan yang lebih baik, berikut ini adalah ciri-ciri karyawan yang telah memiliki keterampilan dengan baik : 1.



Mengetahui dan mengerti apa yang harus dikerjakan.



2.



Mempunyai gerak kerja yang cepat dan tepat



3.



Jarang sekali melakukan kesalahan dan kekeliruan dalam bekerja



4.



Sudah mempunyai kiat-kiat tertentu dalam melaksanakan pekerjaan



5.



Produktivitas kerja meningkat dari biasanya.



2.14



Dampak Jika Perusahaan Tidak Memberikan Pelatihan Karyawan Apabila pelatihan karyawan tidak dilakukan dalam suatu perusahaan,



maka akan terlihat pada gejala-gejala sebagai berikut : 1.



Sering berbuat kesalahan dalam melaksanakan pekerjaan.



2.



Tidak pernah berhasil memenuhi standard kerja seperti yang harapkan.



3.



Mempunyai pola pikir yang sempit dan picik.



4.



Tidak mampu menggunakan peralatan yang lebih canggih dalam bekerja.



5.



Produktivitas kerja tidak pernah meningkat.



6.



Kesinambungan perusahaan tidak bisa dijamin.



7.



Rasa kepedulian karyawan yang rendah terhadap perusahaan.



8.



Perusahaan tidak akan mampu bersaing dengan perusahaan lain.



9.



Perusahaan selalu ketinggalan dalam memberikan pelayanan yang baik



2.15



Arti Penting Pelatihan Karyawan Bagi Perusahaan Program pelatihan karyawan bagi suatu perusahaan memiliki arti penting



antara lain sebagai berikut : 1.



Sumber daya manusia (SDM) atau karyawan yang menduduki suatu jabatan tertentu dalam organisasi belum tentu mempunyai kemampuan yang sesuai dengan persyaratan yang diperlukan dalam jabatan tersebut. Hal ini terjadi karena sering seseorang menduduki jabatan tertentu bukan karena kemampuannya melainkan karena tersedianya formasi. Oleh sebab itu karyawan atau staf baru ini perlu penambahan kemampuan yang mereka perlukan.



2.



Dengan adanya kemajuan ilmu dan teknologi jelas akan mempengaruhi suatu organisasi atau instansi. Oleh sebab itu, jabatan-jabatan yang dulu belum diperlukan sekarang menjadi diperlukan. Kemampuan orang yang akan menempati jabatan tersebut kadang-kadang kurang. Dengan demikian maka 43



diperlukan penambahan atau peningkatan kemampuan yang diperlukan oleh jabatan tersebut. 3.



Promosi dalam suatu organisasi adalah suatu keharusan apabila organisasi itu mau berkembang. Pentingnya promosi bagi seseorang adalah sebagai salah satu ”reward dan insentive” (ganjaran dan perangsang).



4.



Di dalam masa pembangunan ini organisasi atau instansi, baik pemerintah maupun swasta merasa terpanggil untuk menyelenggarakan pelatihanpelatihan bagi para karyawannya agar diperoleh efektivitas dan efisiensi kerja sesuai dengan masa pembangunan.



2.16



Proses Penyusunan Materi Pelatihan Karyawan Secara sederhana, proses penyusunan materi pelatihan yang efektif dapat



dilakukan mengikuti poin-poin berikut ini : 1.



Melakukan pengamatan terlebih dahulu terhadap karyawan atau target pelatihan, untuk menentukan kebutuhan training. Mengetahui hal-hal yang menjadi permasalahan dalam kinerja mereka. Langkah ini dapat dilakukan dengan penilaian terhadap pekerjaan karyawan sehari-hari atau melakukan konsultasi langsung dengan mereka.



2.



Membuat materi singkat dan jelas yang isinya disesuaikan dengan kondisi kerja karyawan serta kebutuhan perusahaan. Teori tersebut tidak seharusnya berupa konsep abstrak karena harus bisa langsung diterapkan setelah training selesai. Oleh karena itu, materi yang disampaikan juga sebaiknya dibuat semudah mungkin untuk dipahami oleh semua peserta.



3.



Memasukkan



ekspetasi-ekspetasi



tertentu



dari



perusahaan



terhadap



karyawannya dalam materi. Misalnya tentang keahlian khusus yang harus dikuasai oleh sumber daya manusia perusahaan tersebut. Maka materi yang disampaikan juga mengandung pengetahuan yang sesuai 4.



Menyusun bahan pelatihan yang relevan dengan tujuan kegiatan serta tuntutan perusahaan agar tidak ada waktu yang terbuang sia-sia. Mendapatkan karyawan baru yang terlatih secara efektif merupakan awal



yang baik. Seringkali, manajer dan pemilik bisnis cukup reaktif dalam hal pelatihan. Mereka menunggu karyawan meminta pelatihan atau kebetulan menemukan program pelatihan yang terdengar bagus dan memberi tahu karyawan untuk mengambilnya. Tapi lebih baik untuk melakukan pendekatan yang lebih sistematis dan membuat rencana pelatihan individual untuk setiap karyawan seperti dijelaskan di bawah ini : 44



1.



Langkah 1 : Membuat Skills Inventory Memulai dengan menilai keterampilan karyawan saat ini, membandingkan



dengan apa yang diperlukan untuk pekerjaan mereka. Jika pimpinan membuat deskripsi pekerjaan yang tepat saat mempekerjakan karyawan, pimpinan harus memiliki gagasan yang jelas tentang apa yang dibutuhkan untuk peran tersebut. Mempertimbangkan sebagai berikut : a.



Bagaimana cara kerja karyawan?, Apa kekuatan dan kelemahan mereka?, Di mana mereka bisa meng-improve diri mereka?



b.



Bila pimpinan telah mengevaluasi kinerja karyawan, baik secara formal maupun informal : Di mana mereka melakukannya dengan baik? dan Di mana mereka membutuhkan lebih banyak bantuan? Hal ini terkait keterampilan pribadi seperti manajemen waktu dan



keterampilan presentasi serta penguasaan software, proses, dan tugas lain yang diperlukan untuk menjalankan pekerjaan karyawan. Bagi orang-orang yang memanage karyawan-karyawan yang lain atau mungkin perlu melakukannya di masa yang akan datang, pimpinan juga perlu mengevaluasi keterampilan manajemen karyawan 2.



Langkah 2 : Memerikasa Kebutuhan Bisnis Meskipun kebutuhan spesifik pekerjaan karyawan itu penting, namun layak



untuk melampaui hal tersebut dan memikirkan kebutuhan bisnis secara keseluruhan. Pertanyaan dalam hal ini meliputi : Apakah pimpinan mendapati kesenjangan keterampilan secara keseluruhan?, Apakah ada fungsi tambahan yang pimpinan inginkan agar karyawan tersebut lakukan di masa depan, untuk yang laki-laki atau wanita yang memerlukan pelatihan? dan Bagaimana dengan tren dalam industri tersebut?, Apakah ada teknologi baru yang orang tersebut harus dilatih untuk itu?, Tren manajemen baru atau praktik bisnis yang pimpinan ingin mereka pahami? 3.



Langkah 3 : Mengambil Masukan dari Karyawan Terkadang, anggota staf akan memiliki gagasan yang jelas tentang apa yang



ingin mereka pelajari. Mungkin mereka pernah mendengar tentang teknologi baru yang ingin mereka kuasai. Mungkin mereka ingin pindah ke peran yang lebih senior dan ingin memperoleh keterampilan manajemen. Bagian penting dalam membuat rencana pelatihan (training plan) adalah mendorong karyawan untuk menyarankan pelatihan yang mereka minati. Selama hal itu relevan dengan pekerjaan dan sesuai dengan anggaran, pimpinan dapat mengakomodasi 45



permintaan ini sebisa mungkin. Pembelajaran motivasi diri seringkali merupakan jenis yang paling efektif. Karyawan perlu melihat apa untungnya bagi mereka, merasa bahwa pelatihan itu relevan dan sepenuhnya sesuai dengan tujuannya. 4.



Langkah 4 : Membuat Rencana Bersama Setelah pimpinan mengumpulkan semua informasi tersebut, maka duduk



bersama karyawan tersebut dan membuat rencana pelatihan bersama. Ini adalah sesuatu yang harus pimpinan lakukan secara teratur, setidaknya setahun sekali atau mungkin lebih sering. Merencanakan keterampilan yang ingin pimpinan fokuskan di tahun depan. Bisnis tentu memiliki kebutuhan tertentu, tetapi jika karyawan benar-benar resisten terhadap gagasan untuk mempelajari keterampilan tertentu yang baru, tidak mungkin pelatihan tersebut akan efektif. Menyiapkan diri untuk berkompromi dan mencoba untuk menemukan kecocokan yang adil antara kebutuhan pimpinan dan kebutuhan karyawan. Hal selanjutnya yaitu memutuskan jenis keterampilan dan bagaimana hal tersebut dapat diperoleh serta opsi mana yang dicari yang akan digunakan. Beberapa dari ini akan didasarkan pada anggaran dan beberapa akan didasarkan pada preferensi dan gaya belajar karyawan. Setiap orang memiliki cara belajar mereka sendiri. Suatu kerangka umum adalah dengan memecah peserta didik menjadi tiga kelompok yaitu : 1.



Pembelajar visual paling baik yaitu dengan gambar, video, diagram, dan teks. Karyawan perlu melihat sesuatu untuk mengingatnya



2.



Pembelajar auditori (audio) yaitu belajar dengan mendengarkan. Jadi model kuliah atau format audio lainnya akan bekerja baik untuk karyawan



3.



Pembelajar kinestetik yaitu lebih suka belajar dengan gerakan. Karyawan ingin mendapatkan banyak latihan langsung dan belajar paling baik melalui pengalaman, bukan teori.



5.



Langkah 5 : Melihat Gambar yang Lebih Besar Sewaktu pimpinan menyusun suatu rencana pelatihan dan saat pimpinan



kembali ke sana dan meng-update setiap tahun, hal ini bukan hanya tentang memperoleh keterampilan namun juga tentang arah karir seseorang. Pelatihan yang dilakukan orang biasanya dapat menentukan peluang apa yang tersedia bagi mereka, jadi penting untuk memperhitungkannya. Pertanyaannya yaitu terkait kebutuhan mendesak bagi bisnis dan individu serta meluangkan waktu untuk



46



merencanakan lebih jauh ke depan. Apa tujuan karir jangka panjang karyawan? Dan Bagaimana pimpinan bisa membantu mereka mencapai tujuan tersebut? Dalam beberapa kasus, jalur karir karyawan mungkin akan membawa mereka ke peran yang sama sekali tidak tersedia di perusahaan. Pimpinan mungkin akan melatih orang yang akan pergi nantinya. Hal tersebut bisa sulit, tapi itu tak terelakkan. Jika orang tersebut cukup yakin, mereka akan tetap pergi atau mereka akan tinggal dan merasa tidak puas. Lebih baik menikmati service dari seorang karyawan yang loyal dan termotivasi selama beberapa tahun daripada karyawan yang tidak berpengalaman selama beberapa dekade. 2.17



Tanggungjawab Pelatihan Tanggungjawab pelatihan di bagi menurut struktur perusahaanya, yaitu



manajemen



top,



departemen



SDM,



penyelia



senior,



dan



karyawan



(Mangkuprawira, 2011) sebagai berikut : 1.



Manajemen Top. Manajemen top memiliki tanggung jawab untuk menyediakan kebajikan umum dan prosedur yang dibutuhkan untuk melaksanakan pelatihan termasuk kebijakan penyediaan anggaran. Oleh karena itu, dibutuhkan pengendalian administrasi untuk menjamin bahwa para manajer dan karyawan mengikuti program dengan komitmen yang tegas. Pembentukan



budaya



yang



baik



untuk



mendorong



pelatihan



dan



pengembangan, tanggungjawabnya terletak dalam manajemen top. Jika manajemen tidak melakukan hal ini maka akan sulit melakukan pengembangan dalam perusahaan. 2.



Departemen SDM. Departemen SDM dalam perusahaan berfungsi sebagai pendukung manajemen top, ia membantu dalam pelatihan dan pengembangan dengan menyedikan sumber daya serta terlibat dalam mensponsori program pelatihan.



3.



Penyelia Senior. Penyelia senior memiliki hierarki yang tinggi tanggungjawab langsung dalam menjalankan pelatihan dan pengembangan. Penyelia hendaknya mendorong karyawan untuk mengembangkan diri mereka dan harus menyediakan waktu agar pelatihan dapat berjalan. Di samping itu perlu mengembangkan atmosfer proses, belajar mengajar, mengembangkan sumber daya, dan dorongan untuk pengembangan diri di kalangan karyawan.



4.



Karyawan. Meskipun SDM professional dan manajer lini harus memfasilitasi dan mengelola proses pelatihan dan pengembangan, namun tanggungjawab utama



terletak



pada



individual



karyawan.



Para



karywan



memilik 47



tanggungjawab untuk menunjukan minat dalam pengembangan karir dan sekaligus pencapaian tujuan perusahaan. Setiap karyawan hendaknya mendorong karyawan lain untuk mendorong manfaat dari kesempatan untuk mengembangkan diri. Karena tidak semua karyawan siap, bahkan tidak semua memiliki kesempatan pelatihan. 2,18



Prinsip-Prinsip Pelatihan



Berikut ini adalah prinsip-prinsip pelatihan : 1.



Partisipasi. Bentuk pelatihan karyawan hendaknya dilakukan melalui pedekatan pendidikan orang dewasa. Partisipasi dari peserta belajar harus proaktif, terutama teknik pelatihan di luar bentuk kuliah, seperi permainan peran, simulasi dan lain sebagainya. Dengan menggunakan pendekatan partisipasi pelatihan akan memperbaiki motivasi dan mengajak peserta lebih memperkuat proses dan wawasan belajar.



2.



Pendalaman. Pendalaman merupakan salah satu proses dari penelitian yang berkelanjutan. Kebanyakan orang pernah mengikuti pelatihan, pendalaman merupakan proses penanaman daya ingat. Misalnya pada pertengahan pelatihan, peserta di uji seberapa jauh daya ingat peserta dalam memecahkan masalah. Maksud dari cara ini agar peserta mampu mengutarakan ide atau pesan dengan jernih dan dengan pendekatan analitis dan objektif.



3.



Pengalihan. Semakin dekatnya kebutuhan sebuah program pelatihan yang sepadan dengan kebutuhan dari pekerjaan maka semakin cepat peserta pelatihan menyerapnya dalam menguasai pekerjaan. Misalnya semakin sering seorang



perencana



dilibatkan



dalam



simulasi



penyusunan



dalam



pengembangan maka akan semakin terbiasa dan terampil manakala menyusun rencana aktual. 4.



Relevansi. Para pelatih yang baik biasanya menjelaskan menyeluruh maksud sebuah pekerjaan kepada seluruh peserta sebelum menjelaskan tugas-tugas spesifik. Hal ini membuat peserta mengerti relevansi tiap tugas dan prosedur lebih lanjut yang benar dan tepat. Dengan demikian, respons-respons baru terhadap materi latihan memilki hubungan positif dengan motif belajar dari karyawan melalui penghayatan dan penerapanya.



5.



Umpan Balik. Dengan umpan balik peserta akan termotivasi dapat menyesuaikan perilaku untuk mencapai proses belajar yang sangat cepat dan bermakna. Tanpa itu mereka tidak dapat mengukur kemajuan dan mungkin tidak terdorong untuk maju. Sebagai contoh, hendaknya peserta mengetahui 48



hasil tesnya sebagai tanda kemajuan proses belajarnya. Melalui umpan balik hendaknya peserta belajar terdorong untuk memperbaiki kinerja pekerjaanya melalui diagnosis kekuatan dan kelemahan yang dimiliki. 6.



Suasana Nyaman. Peserta pelatihan harus terbebas dari tugas dan beban pekerjaan. Mereka diasumsikan memiliki hasrat belajar dan motivasi tinggi didukung dengan fasilitas yang cukup. Dengan begitu para peserta bisa berkonsentrasi dalam menjalani pelatihan.



2.19



Evaluasi Pelatihan Karyawan



Kriteria evaluasi pelatihan karyawan yaitu sebagai berikut : 1.



Percobaan terkendali. Percobaan terkendali adalah digunakannya kelompok training dan kelompok kendali (bukan training), data yang relevan (misalnya tentang produksi) perlu diperoleh dari kelompok training sebelum dan sesudah pelaksanaan training dan juga dari kelompok kendali sebelum dan sesudah periode kerja tertentu.



2.



Pengukuran tingkatan evaluasi disebutkan dalam empat kategori dasar, yaitu : (a) Reaksi. Pertama-tama evaluasi reaksi peserta program training. “Senangkah



mereka



dengan



program



itu



menurut



mereka?”,



(b)



Pembelajaran. Menguji peserta training untuk menentukan apakah mereka benar-benar telah mempelajari prinsip-prinsip ketrampilan dan fakta-fakta yang harus dipelajari, (c) Perilaku. Diadakan penelitian terhadap peserta training apakah ada perubahan perilaku peserta training dalam pekerjaannya yang disebabkan oleh program training, dan (d) Hasil terakhir, apakah ada hasil akhir yang dapat tercapai dalam hubungannya dengan tujuan training yang telah ditetapkan sebelumnya. Seperti menurunkan jumlah keluhan, berkurangnya jumlah karyawan yang diskors, meningkatnya hasil produksi, hasil pengukuran dari pelatihan. Evaluasi sangat penting untuk dilakukan untuk menunjang efektivitas dari suatu program pelatihan. Menurut Mathis & Jackson (2006), evaluasi pelatihan membandingkan hasil-hasil sesudah pelatihan pada tujuan-tujuan yang diharapkan oleh para manajer, pelatih, dan peserta pelatihan. Terlalu sering pelatihan dilakukan dengan sedikit pemikiran untuk mengukur dan mengevaluasinya untuk melihat seberapa baik hasilnya. Karena pelatihan memakan waktu dan biaya maka evaluasi harus dilakukan : 1.



Reaksi. Organisasi mengevaluasi tingkat reaksi peserta pelatihan dengan melakukan wawancara atau dengan memberikan kuisioner kepada mereka. 49



Mengasumsikan 30 orang manajer menghadiri sebuah lokakarya selama dua hari pada keterampilan wawancara yang efektif, sebuah ukuran tingkat reaksi dapat dikumpulkan dengan melakukan survei terhadap para manajer tersebut dengan meminta mereka untuk menilai pelatihan, gaya instruktur, dan manfaat dari pelatihan tersebut bagi mereka. Tetapi, reaksi-reaksi segera hanya dapat mengukur seberapa banyak orang menyukai pelatihan tersebut daripada seberapa banyak manfaatnya bagi mereka atau bagaimana pelatihan ini mempengaruhi cara mereka melakukan wawancara 2.



Pembelajaran. Tingkat-tingkat pembelajaran dapat dievaluasi dengan mengukur seberapa baik peserta latihan telah mempelajari fakta, ide, konsep, teori, dan sikap, ujian-ujian pada materi pelatihan secara umum digunakan untuk mengevaluasi pembelajaran dan dapat diberikan sebelum atau setelah pelatihan untuk membandingkan hasilnya. Jika hasil ujian mengindikasikan adanya masalah pembelajaran, maka para instruktur akan mendapatkan umpan balik dan kursus-kursus tersebut dapat dirancang ulang sehingga isi pelatihan dapat disampaikan secara lebih efektif. Tentu saja pembelajaran yang cukup untuk melewati ujian tersebut tidak menjamin bahwa peserta pelatihan akan mengingat isi pelatihan berbulan-bulan setelahnya atau akan mengubah perilaku-perilaku pekerjaan



3.



Perilaku. Mengevaluasi pelatihan pada tingkat perilaku berarti : (1) Mengukur pengaruh pelatihan terhadap kinerja pekerjaan melalui wawancara kepada peserta pelatihan dan rekan kerja mereka, (2) Mengamati kinerja pada pekerjaan,



misalnya



sebuah



evaluasi



perilaku



para



manajer



yang



berpartisipasi dalam lokakrya wawancara dapat dilakukan dengan mengamati mereka melakukan wawancara sebenarnya terhadap para pelamar pekerjaan dalam departemen mereka. Jika para manajer tersebut menanyakan pertanyaan-pertanyaan yang diajarkan dalam pelatihan dan menggunakan pertanyaan lanjutan yang sesuai maka indikator perilaku dari pelatihan wawancara tersebut dapat diperoleh, tetapi bagaimanapun perilaku lebih sulit untuk diukur daripada reaksi dan pembelajaran, meskipun perilaku berubah, hasil yang diinginkan manajemen mungkin tidak tercapai 4.



Hasil. Para pemberi kerja mengevaluasi hasil-hasil dengan mengukur pengaruh dari pelatihan pada pencapaian tujuan organisasional karena hasilhasil seperti produktivitas, perputaran, kualitas, waktu, penjualan, dan biaya secara relatif konkret. Jenis evaluasi ini dapat dilakukan dengan 50



membandingkan data-data sebelum dan sesudah pelatihan untuk pelatihhan wawancara. Data dari jumlah dari individu yang dipekerjakan terhadap penawaran pekerjaan yang diajukan sebelumnya dan sesudah pelatihan dapat dikumpulkan 2.20



Analisis Kebutuhan Pelatihan Karyawan Proses pelatihan akan berjalan lebih optimal jika diawali dengan analisa



kebutuhan pelatihan yang tepat. Dalam hal ini terdapat tiga jenis analisa kebutuhan pelatihan atau training need analysis menurut Snail & Bohlander (2010) yang bisa dieksploitasi, yakni : 1.



Task Analysis. Analis yang berfokus pada kebutuhan tugas yang dibebankan pada satu posisi tertentu. Tugas dan tanggungjawab posisi ini dianalisa untuk diketahui jenis keterampilan apa yang dibutuhkan. Dari sini kemudian dapat ditentukan jenis pelatihan semacam apa yang diperlukan. Jadi, dalam analisa ini yang menjadi fokus adalah tugas posisi, bukan orang yang memegang posisi tersebut. Melalui metode ini kemudian bisa menyusun semacam kurikulum pelatihan yang bersifat standar dan terpadu. Artinya, melalui analisa tugas dan spesifikasi yang dibutuhkan oleh setiap posisi, maka kita kemudian bisa merumuskan jenis-jenis pelatihan tertentu untuk setiap posisi tersebut. Beragam jenis pelatihan ini kemudian distandarkan dan menjadi pelatihan yang wajib diikuti oleh setiap orang yang menduduki posisi tersebut



2.



Person Analysis. Analis yang berfokus pada level kompetensi orang yang memegang posisi tertentu. Analisa ditujukan untuk mengetahui kekurangan dan area pengembangan yang dibutuhkan oleh orang tersebut. Dari sini kemudian dapat disusun jenis pelatihan apa saja yang diperlukan untuk orang tersebut. Dalam analisa ini biasanya telah ditetapkan beragam jenis kompetensi dan juga standar level kompetensi yang diperlukan untuk suatu posisi tertentu. Misal, untuk posisi manajer diperlukan penguasaan terhadap 8 jenis kompetensi (misal, kompetensi ledership dan communication skills). Kemudian juga telah ditetapkan bagi para manajer maka standar level untuk kedelapan jenis kompetensi ini adalah 5 (dari skala 1-5). Langkah berikutnya adalah para manajer akan dikategorikan untuk melihat level kompetensinya, apakah ia sudah berada pada level 5 untuk semua jenis kompetensi itu atau belum. Jika belum, pada jenis kompetensi apa saja. Misal, ia masih perlu perbaikan dalam kompetensi communication skills, maka bagi yang bersangkutan diberikan pelatihan mengenai communication skills 51



3.



Organizational Analysis. Analisa kebutuhan pelatihan yang didasarkan pada kebutuhan strategis perusahaan dalam merespon dinamika bisnis masa depan. Kebutuhan strategis perusahaan dirumuskan dengan mengacu pada dua elemen pokok yaitu corporate strategy dan corporate values. Misal, sebuah Bank akan lebih agresif untuk memasuki pasar usaha kecil dan menengah. Untuk itu diperlukan keahlian dalam membidik pasar UKM. Disini pihak pengelola pelatihan bisa merancang serangkaian training yang ditujukan untuk membekali para bankirnya dengan kemampuan teknis mengenai UKM



2.21



Kontribusi Pelatihan Karyawan Terhadap Perkembangan Bisnis Kontribusi pelatihan karyawan terhadap perkembangan bisnis



yaitu sebagai berikut : 1. Mampu memotivasi karyawan. Karyawan yang memiliki motivasi tinggi berhubungan kuat dengan produktivitas yang lebih baik. Saat perusahaan mempekerjakan karyawan, mereka pasti mengharapkan hal tertentu dari seorang karyawan. Hal ini juga terjadi di dalam diri karyawan, dimana mereka juga mengharapkan hal tertentu dari perusahaan



termasuk



di



dalamnya



pelatihan



yang



memadai.



Karyawan memiliki harapan untuk bisa mendapatkan pelatihan agar mereka bisa berkompeten untuk melakukan tugas yang ada. Pelatihan yang tidak memadai membuat karyawan merasa kesulitan untuk melakukan tugas dan peran di perusahaan dan sangat mungkin mereka lebih memilih untuk meninggalkan perusahaan. Pelatihan



yang



tidak



memadai



membuat



karyawan



kurang



termotivasi karena mereka merasa tidak mendapatkan dukungan dari



pemimpin.



Hal



ini



selanjutnya



akan



berdampak



pada



perputaran karyawan yang tinggi dan berdampak juga pada laba perusahaan. 2. Meningkatkan



kinerja



perusahaan .



Pelatihan



yang



baik



memungkinkan seorang karyawan bisa meningkatkan pengetahuan dan keterampilan yang mendukung perkembangan perusahaan. Pelatihan



bisa



Anda



berikan



di



bidang



penjualan,



layanan



pelanggan, produksi, dan fungsi administrasi. 3. Meningkatkan reputasi perusahaan. Berinvestasi pada pelatihan karyawan akan meningkatkan reputasi di dalam dan di luar 52



perusahaan. Reputasi baik inilah yang akan berdampak positif terhadap



perkembangan



bisnis



perusahaan



di



masa



depan.



Pertumbuhan bisnis yang lebih baik artinya adanya potensi pertumbuhan laba yang semakin meningkat dari sebelumnya. 4. Mendapatkan tenaga kerja yang fleksibel . Bisnis merupakan aktivitas yang dinamis dan senantiasa berubah dari waktu ke waktu. Hal inilah yang membuat banyak perusahaan sangat menyukai karyawan yang memiliki banyak keterampilan dan memungkinkan mereka untuk melakukan banyak tugas dengan baik. Hal di atas menjadi



kenyataan



dan



membuat



pentingnya



untuk



melatih



karyawan di berbagai bidang. Dengan demikian pimpinan bisa membangun tenaga kerja yang fleksibel dan bisa menangani banyak tantangan saat ini serta beradaptasi dengan pasar yang terus berubah.



Pimpinan



bisa



mulai



melatih



karyawan



dengan



keterampilan soft skill, kepemimpinan, dan keterampilan lain yang berhubungan dengan industri saat ini. Cara seperti ini akan mengarah kepada produktivitas yang lebih baik dan akhirnya bisa berkontribusi terhadap perusahaan di masa depan. 5. Membantu untuk membuat keputusan strategis yang lebih baik . Mampu mengambil keputusan strategis merupakan hal yang penting agar perusahaan bisa meningkatkan keuntungan di masa depan. Setiap keputusan yang diambil akan berdampak pada produktivitas perusahaan. Oleh karena itu, penting untuk memiliki kemampuan berpikir



kritis



dan



menegosiasikan



keputusan



dengan



baik.



Kompetensi di atas membutuhkan pelatihan tingkat lanjut untuk memastikan keterampilan



setiap



manajer



tersebut.



di



Pelatihan



dalam seperti



perusahaan ini



sangat



memiliki penting



dilakukan di dalam lingkungan yang terus mengalami perubahan dan mengharuskan pemimpin untuk membuat keputusan dengan tepat. Hal yang perlu diingat adalah kemampuan pengambilan keputusan yang baik akan berkorelasi dengan peningkatan laba di masa depan.



53



2.22



Kelemahan Pelatihan Karyawan Simamora dalam Priansa (2015) mengemukakan kelemahan pelatihan



yaitu sebagai berikut : 1.



Pelatihan dan pengembangan dianggap sebagai obat untuk semua penyakit organisasional



2.



Partisipan tidak cukup termotivasi untuk memusatkan perhatian dan komitmen mereka



3.



Sebuah teknik dianggap dapat ditterapkan di semua kelompok dalam semua situasi dengan keberhasilan yang sama



4.



Kinerja partisipan tidak dievaluasi begitu karyawan telah kembali ke pekerjaanya



5.



Informasi biaya-manfaat untuk mengevaluasi program pelatihan tidak dikumpulkan



6.



Ketidakadaan atau kurangnya dukungan manajemen



7.



Peran utama penyelia/atasan tidak diakui



8.



Pelatihan bakal tidak akan pernah cukup kuat untuk menghasilkan perbaikan kinerja yang dapat diverifikasi



9.



Sedikit atau tidak ada persiapan untuk tindak lanjut



BAB III PENUTUP



54



3.1



Kesimpulan Pelatihan lebih terarah pada peningkatan kemampuan dan keahlian SDM



organisasi yang berkaitan dengan jabatan atau fungsi yang menjadi tanggung jawab individu yang bersangkutan saat ini (current job oriented). Sasaran yang ingin dicapai dari suatu program pelatihan adalah peningkatan kinerja individu dalam jabatan atau fungsi saat ini. Pelatihan merupakan salah satu solusi terhadap sejumlah problem penurunan kualitas kinerja organisasi atau lembaga dan instansi yang disebabkan oleh penurunan kemampuan dan keusangan keahlian yang dimiliki oleh karyawan Pelatihan bukanlah solusi utama yang dapat menyelesaikan semua persoalan organisasi, lembaga, atau sebuah instansi tetapi mengarah pada peningkatan kinerja para karyawan yang baik dan benar. Tujuan pelatihan adalah untuk merubah sikap, perilaku, pengalaman, dan performansi kinerja. Pelatihan merupakan penciptaan suatu lingkungan dimana kalangan karyawan dapat memperoleh dan mempelajari sikap, kemampuan, dan keahlian, pengetahuan perilaku spesifik yang berkaitan dengan pekerjaan. Pelatihan merupakan serangkaian aktivitas yang dirancang untuk meningkatkan keahlian, pengetahuan, pengalaman, ataupun perubahan sikap seseorang individu. 3.2



Saran Dalam pelatihan karyawan terdapat tiga tahapan penting yang harus



dilakukan oleh sebuah organisasi atau instansi yaitu : (1) Tahapan penilaian., (2) Tahapan pelatihan dan pengembangan, dan (3) Tahapan evaluasi.



DAFTAR PUSTAKA Carrel, & Kuzmits. (1982). Pelatihan Tenaga Kerja. Jakarta: PT Pradnya. Dina. (2017, Desember 27). Ilmu Pendidikan. Dipetik September 19, 2019, dari Pelatihan



Karyawan: 55



http://belajarilmukomputerdaninternet.blogspot.com /2013/10/pengertianpelatihan-karyawan.html Febri. (2016, Maret 17). Human Resources. Dipetik September 19, 2019, dari Pentingnya Pelatihan dan Pengembangan SDM Babgi Perusahaan: https://sleekr.co/blog/pentingnya-pelatihan-dan-pengembangan-sdm/ Jackson. (2006). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Salemba Empat. Priansa, D. (2014). Perencanaan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia. Bandung: Alfabeta. Riadi. (2017, Februari 22). Kajian Pustaka. Dipetik September 19, 2019, dari Pengertian dan Tujuan Pelatihan Karyawan: https://www.kajianpustaka. com/2016/02/pengertian-dan-tujuan-pelatihan-karyawan.html Simamora, H. (2006). Manajemen Sumber Daya Manusia . Yogyakarta: STIE YKPN. Yuliana. (2013, Mei 4). Perencanaan Program Pemasaran. Dipetik September 15, 2019, dari PT Prudential Life Assurance: http://anailuyyuliana.blog spot.com/2013/05/perencanaan-program-pemasaran.html



56