04 Panduan Pendokumentasian File Pegawai [PDF]

Citation preview

BAB I PENDAHULUAN



I. DEFINISI File pegawai merupakan kumpulan data dalam bentuk dokumen resmi milik RSU Gramedika 10 sebagai bentuk informasi yang valid atas keberadaan pegawai sebagai penerima kerja di RSU Gramedika 10. File pegawai berupa informasi pegawai tentang data pribadi pegawai, kualifikasi, riwayat pekerjaan, dan hasil evaluasi kinerja sebagai bentuk perjalanan karir pegawai File pegawai perlu didokumentasikan untuk setiap pegawai melalui proses mengumpulkan, menyimpan, mengelola, dan up date data pegawai. Pendokumentasian ini dapat berguna untuk pencarian informasi Sumber Daya Manusia agar diperoleh informasi yang tepat waktu, akurat, dan lengkap. Pendokumentasian file pegawai perlu distandarisasi supaya file tersebut mudah diakses dan informasi terhadap segala sesuatu yang berhubungan dengan pegawai valid. Pegawai



didefinisikan sebagai tenaga kerja yang secara resmi terdaftar



sebagai orang yang bekerja di RSU Gramedika 10 dan mendapat penghasilan dari RSU Gramedika 10 dikarenakan statusnya tersebut. File pegawai berisi dokumen : 1. Kualifikasi pegawai yang terdiri dari surat lamaran kerja, copy STR/SIP, Curiculum vitae, copy ijazah, copy verifikasi lulusan. 2. Uraian tugas pegawai 3. Rencana Kewenangan Klinis/RKK bagi tenaga kesehatan 4. Surat Penugasan Klinis/SPK bagi dokter dan perawat 5. Surat Penugasan Kerja Klinis/SPKK bagi tenaga kesehatan lain 6. Riwayat pekerjaan pegawai 7. Hasil penilaian/evaluasi kinerja 8. Sertifikat pelatihan yang telah diikuti selama 5 tahun terakhir.



1



II. RUANG LINGKUP Ruang lingkup panduan ini mengatur tentang tata cara pendokumentasian file pegawai



dari



mulai



pegawai



masuk



sampai



pensiun.



Panduan



pendokumentasian file pegawai karyawan dipakai sebagai acuan dalam pendokumentasian file pegawai oleh Bagian Sumber Daya Manusia.



III. TATA LAKSANA A. Sistem pendokumentasian file pegawai dibagi menjadi beberapa bagian dengan diberikan kode: Kode A



:



Kode B



Kode C



:



Kode D



:



Kode E



:



Kode F



:



Kode G



:



Kode H



:



Kode I Kode J



: :



             



Curiculum vitae Riwayat Pekerjaan Uraian Tugas Lamaran pekerjaan Hasil tes seleksi Penempatan Tugas SK Pengangkatan Pegawai Surat Ijin Praktek/Kerja Ijazah Pegawai Transkrip nilai Verifikasi Ijazah Perjanjian Kerja SK Kenaikan Pangkat SK Penambahan Masa Penyesuaian Ijazah  SK Kenaikan Gaji Berkala  Surat Tugas  Ijin Belajar  DLL  SK Pejabat struktural  SK Tim/ Panitia  SK Koordinator  Surat Teguran  Sanksi  Pembinaan  DLL Penilaian Kinerja Pegawai Kehadiran/ Cuti Pegawai



Kerja



karena



2



Kode K



:



Kode L



:



    



Sertifikat pelatihan Piagam Surat Diklat DLL Data pribadi pegawai (f.c KK, KTP, Jamsostek, Dana Pensiun dll)



B. Tata laksana Pendokumentasian File Pegawai 1. Unit Kepegawaian menerima file lamaran dan dokumen asli pegawai yang menyertainya dari Bagian Administrasi dan Pengadaan. 2. Unit Kepegawaian menerima dokumen lain selama pegawai bekerja di RSU Gramedika 10 disimpan dalam file kepegawaian dalam bentuk fotocopy,



dan dokumen asli diberikan kepada



pegawai yang



bersangkutan. 3. Memasukkan dokumen pegawai ke dalam file kepegawaian masingmasing pegawai. 4. Memasukkan data atau pembaharuan data pegawai 5. Setiap file pegawai harus dilakukan standarisasi dan pemutakhiran sesuai kondisi terakhir terkait perubahan data kepegawaian, seperti : perubahan tingkat pendidikan, pelatihan, pangkat/golongan, status pernikahan, keluarga dll.



IV. DOKUMENTASI 1. Setiap dokumen baru yang diterima Unit Kepegawaian dicatat dalam buku penerimaan dokumen baru 2. Dokumen baru dimasukkan ke dalam file pegawai sesuai dengan namanya masing-masing. 3. Dokumen dalam buku penerimaan dokumen baru direkap dan setiap bulan dilaporkan kepada Pimpinan RSU Gramedika 10. 4. Evaluasi kelengkapan dokumen dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut :



3



Jenis Dokumen



Frekuensi Pengecekan



Sertifikat



6 bulan sekali



Keseluruhan File



1 tahun sekali



V. PENUTUP Demikian panduan pendokumentasian file pegawai RSU Gramedika 10. Dengan adanya panduan ini diharapkan dapat meningkatkan mutu kerja SDM dan dapat membantu management dalam mendapatkan informasi yang tepat terkait Sumber Daya Manusia.



VI. DAFTAR PUSTAKA 1. Standart Akreditasi Rumah Sakit, Kerjasama Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan, Kementerian Kesehatan Republik Indonesia dengan Komisi Akreditasi Rumah Sakit (KARS), September 2012



4