Panduan File Pegawai [PDF]

Citation preview

Lampiran SK Direktur Nomor : Tanggal : Desember 2016 TENTANG : PENYUSUNAN FILE KEPEGAWAIAN DI RUMAH SAKIT UMUM SEBENING KASIH



BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG Dalam rangka penyelenggaraan managemen pegawai dilingkungan Rumah Sakit Sebening Kasih diperlukan pengelolaan arsip pegawai berdasarkan pada suatu pola penataan dan penyusunan arsip



file



kepegawaian yang seragam dan standar. Penyusunan file kepegawaian dilingkungan Rumah Sakit Sebening Kasih berdasarkan satuan kerja dan berdasarkan tahun, bulan dan tanggal pengangkatan. Sehingga dengan demikian akan memudahkan dalam pencarian file masing-masing pegawai. B. RUANG LINGKUP 1. Sarana dan Pemeliharaan penataan file pegawai 2. Prosedur penataan file pegawai 3. Penyusunan file pegawai 4. Peminjaman dan penemuan kembali file pegawai C. MAKSUD DAN TUJUAN 1. Maksud Petunjuk dimaksud



teknis



sebagai



tata



cara



pedoman



Penyusunan



bagi



pengelola



file



kepegawaian



dalam



ini



melaksanakan



kegiatan penyusunan dan penataan kepegawaian dilingkungan Rumah Sakit Sebening Kasih 2. Tujuan a. Menyeragamkan dalam penyusunan file kepegawaian b. Memudahkan pengelola file kepegawaian dalam penataan file c. Mewujudkan terciptanya penyusunan file kepegawaian yang efektif dan efisien sehingga memudahkan dalam penemuan kembali. D. PENGERTIAN Dalam keputusan ini yang dimaksud dengan : 1. File adalah tempat untuk menyimpan arsip atau dokumen kepegawaian 1



2. Lemari arsip adalah tempat untuk menyimpan file pegawai 3. Buku Peminjaman File adalah buku catatan untuk mengetahui file kepegawaian yang dikeluarkan atau dipinjam.



2



BAB II SARANA DAN PEMELIHARAAN FILE KEPEGAWAIAN SARANA A. SARANA 1. Map arsip 2. Lemari 3. Buku Kendali B. PEMELIHARAAN 1. Pemeliharaan meliputi kebersihan ruang file, almari file,map arsip 2. Pemeliharaan



dilakukan



dengan



peralatan/sarana penataan file



3



menyapu,



memelihara



BAB III PENATAAN FILE KEPEGAWAIAN A. BAHAN Bahan yang diperlukan dalam penataan file kepegawaian meliputi : 1.



Biodata



2.



Kualifikasi Pendidikan A. Ijazah



-



-SD



-



-SMP



-



-SMA



-



-DI



-



-DII



-



-DIII



-



-S1



-



-S2



-



-S3 B. Verifikasi Ijazah



3.



STR dan SIP



4.



SPK / SPKK



5.



Dokumen Penugasan



-



-SK Penempatan



-



-SK Jabatan Fungsional



6.



Surat Pengalaman Kerja



7.



Evaluasi dan Pemilaian Kinerja Staf



8.



Dokumen Pelatihan



9.



Uraian Tugas, tanggung jawab dan wewenang



10. Proses Kebijakan 11. Surat Perjanjian Kontrak 12. Dokumen Lainnya -



-KTP



-



-KK



13. - dll B. CARA PENATAAN FILE Untuk memudahkan penyusunan file yang diperlu dilakukan adalah : 1. Pengelompokan Satuan Kerja 2. Dikelompokkan berdasarkan Tahun, bulan,tanggal dan nomor urut masuk menjadi karyawan tetap Rumah Sakit Sebening Kasih 4



BAB IV PEMINJAMAN DAN PENEMUAN FILE KEMBALI PEMINJAMAN FILE A. PEMINJAMAN Layanan peminjaman file pegawai dapat dilakukan dengan datang sendiri ke bagian manajemen. Dari cara tersebut yang penting bahwa yang dipinjam dapat diawasi secara terus menerus dan jelas peminjamnya. Ketentuan Peminjaman file : 1.



Yang dapat dipinjam adalah isi file yang diperlukan oleh peminjam dalam arti tidak dibenarkan meminjam file seutuhnya dengan mapnya.



2.



Peminjam file mengisi dan menandatangani buku peminjaman file.



3.



Setelah mengisi buku peminjaman file petugas yang ditunjuk mengmbil file yang dipinjam dan menyerahkan kepada peminjam.



4.



Apabila peminjam sudah mengembalikan file yang dipinjam petugas memaraf dan mencatat tanggal dikembalikan.



B. PENEMUAN KEMBALI FILE PEGAWAI Keberhasilan pelaksanaan managemen



file



akan nampak dengan



jelas bilamana semua bahan yang dibutuhkan mudah ditemukan kembali dan mudah pula dikembalikan ke tempat semua. Karena penemuan atau pencarian file merupakan salah satu kegiatan dan bidang kearsipan, yang bertujuan untuk menemukan kembali file karena dapat dipergunakan dalam proses penyelenggaraan administrasi. Menemukan kembali berarti memastikandimana suatu file yang akan dipergunakan itu disimpan dan dalam kelompok berkas apa file itu berada, disusun menurut setiap sistem apa, dan bagaimana cara mengambilnya kembali.



5



BAB V PENYUSUTAN FILE Penyusutan file adalah kegiatan pengurangan file yang telah secara resmi dinyatakan oleh pejabat yang berwenang telah pensiun, berhenti, meninggal dunia ( in aktif) filenya disusutkan. Langkah-langkah yang dilakukan dalan menyusutan file meliputi : 1. Dibuatkan daftar pegawai yang dinyatakan in aktif sebagai dasar penyusutan 2. File in aktif dikeluarkan kemudian dibuatkan berita acara penghapusan file. 3. Berkas



dapat



dimusnahkan



dengan



cara



pengepakan



kemudian



dimusnahkan ditempat pemnbuangan sementara untuk selanjutnya akan dibawa ke tempat pembuangan akhir pada pihak ketiga.



6



BAB VI PENUTUP Petunjuk teknis tata cara penyusutan file kepegawaian dilingkungan Rumah Sakit merupakan pedoman dalam penataan dan penyusunan arsip pegawai yang memiliki nilai efektivitas dan efisiensi dalam menemukan file pegawai. Pedoman teknis ini juga menjadi instrumen penting yang mendukung petugas pelaksana an dalam kelancaran pelaksanaan tugasnya.



7



BERITA ACARA PENGHAPUSAN ARSIP KEPEGAWAIAN Pada



hari



ini



..................tanggal



..................



bulan



..............



tahun



................... kami yang bertanda tangan dibawah ini, Nama



:



Jabatan



:



NIK



:



Berdasarkan surat tugas Nomor ............



telah memusnahkan file pegawai



Sebagaimana yang tercantum dalam daftar pertelaan arsip terlampir pada acara ini Pemusnahan dilakukan dengan kerjasama dengan berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya dalam rangkap dua disampaikan kepada Nama



:



Jabatan



:



NIK



:



Ditetapkan di



: Pati



Pada tanggal



:



DIREKTUR Rsu Sebening Kasih.



dr. INDAH RESTIYANTI



8