04 SOP Rapat Bulanan Monitoring Kinerja [PDF]

Citation preview

Nama SOP



: Rapat Bulanan untuk Monitoring Kinerja Team



Tujuan







Panduan Kebijakan



1. Sebagai upaya untuk mengelola kinerja team secara maksimal, maka setiap bagian atau departemen harus melakukan meeting bulanan yang terfokus dan dengan agenda utama pembahasan pencapaian target kerja team atau juga evaluasi pencapaian KPI (Key Performance Indicators).



Prosedur ini bertujuan agar rapat bulanan monitoring kinerja dapat dilakukan secara efektif dan menghasilkan dampak positif bagi kinerja team dan kinerja bisnis perusahaan.



2. Meeting atau rapat bulanan dilakukan maksimal tanggal 10 bulan berikutnya. 3. Rapat bulanan dilakukan dengan durasi maksimal 90 menit, dengan agenda yang terfokus, yakni:  Review pencapaian KPI atau target kerja bulan sebelumnya.  Rencana tindakan atau aktivitas yang akan dilakukan agar targer kerja dan KPI tercapai secara maksimal.  Sumber daya atau dukungan apa saja yang diperlukan agar rencana aktivitas dapat berjalan dengan hasil optimal. 4. Tujuan meeting bulanan ini adalah untuk memastikan kinerja semua anggota team dapat berjalan dengan optimal dan selau ada proses perbaikan secara kontinu untuk mengembangkan level kinerja. 5. Agar meeting dapat berjalan secara efisien dan efektif, maka sampaikan setiap poin secara lugas dan to the point; tidak bertele-tele; dan selalu fokus pada solusi yang konkret. Prosedur







Sesuai panduan kebijakan, maka setiap bagian dengan dipimpin oleh team leader (supervisor, manajer, atau atasan) wajib melakukan meeting bulanan untuk



melakukan monitoring kinerja team dan pencapaian target kerja atau KPI. 



Meeting atau rapat dilakukan dengan agenda seperti yang diuraikan dalam panduan kebijakan dengan durasi maksimal 90 menit.







Selama meeting, maka ada salah seorang anggota yang mencatat poin-poin penting hasil meeting dan kemudian wajib mendistribusikannya catatan hasil rapat ini kepada setiap anggota yang hadir. Catatan poin rapat mengacu pada aspek berikut ini.   







Form yang Diperlukan



 



Hasil kerja apa saja yang sudah baik selama sebulan terakhir (dan layak diapresiasi). Apa saja yang perlu diperbaiki agar kinerja meningkat di kemudian hari. Rencana aktivitas apa saja yang penting dan akan dilakukan pada bulan ini, dan oleh siapa, serta apa targetnya. Sumber daya apa yang kiranya diperlukan agar rencana aktivitas dapat berjalan dengan maksimal.



Form Agenda Meeting Bulanan Form Catatan Hasil Meeting



Dokumen A



Alur Kerja (Flowchart)



Dokumen yang Dibutuhkan



Mulai



Atasan (team leader, supervisor, atau manajer) bersama stafnya melakukan meeting bulanan untuk melakukan monitoring pencapaian target kinerja



Salah seorang staf ditugaskan untuk mencatat poin-point penting meeting dan mendistribusikannya kepada semua partisipan meeting setelah meeting usai



Selesai



Form Agenda Meeting Bulanan



Form Poin Penting Hasil Meeting



Form Agenda Meeting Bulanan – Monitoring Kinerja 1. Review pencapaian KPI atau target kerja bulan sebelumnya. 2. Rencana tindakan atau aktivitas yang akan dilakukan dalam sebulan ke depan agar target kerja dan KPI tercapai secara maksimal. 3. Sumber daya atau dukungan apa saja yang diperlukan agar rencana aktivitas dapat berjalan dengan hasil optimal.



Form Catatan Hasil Meeting Bulanan (Notulen Meeting)  Tuliskan hasil kerja apa saja yang sudah baik selama sebulan terakhir (dan layak diapresiasi).  Tuliskan poin-poin apa saja yang perlu diperbaiki agar kinerja meningkat di kemudian hari.  Tuliskan poin-poin utama Rencana aktivitas apa saja yang penting dan akan dilakukan di bulan ini, dan oleh siapa, serta apa targetnya.  Tuliskan sumber daya apa yang kiranya diperlukan agar rencana aktivitas dapat berjalan dengan maksimal.