2.3.11 Ep 4 SOP PENGENDALIAN DOKUMEN PUSKESMASblm [PDF]

Citation preview

PENGENDALIAN DOKUMEN No.



: 099/SOP-



Dokumen



ADM/ PN/



SOP



IV/2018 No Revisi : Tgl. Terbit : 11/04/2018 Halaman : 1/5



UPTD Puskesmas



Maria Marietha,Amd.Keb



Nita 1. Pengertian



NIP.19640421 198801 2 002 Pengendalian Dokumen Puskesmas adalah kegiatan pengelolaan dokumen-dokumen yang mencakup pembuatan, pendistribusian, penggunaan, perubahan dan pemelihraan dokumen dengan mengikuti ketentuan /metode yang diatur dalam proses ini. 1. Dokumen Master adalah dokumen induk yang tidak didistribusikan atau hanya sebagai informasi dan arsip, yang disimpan



serta



dipelihara



oleh



Pengendali



Dokumen



dalamnhal ini Kepala Sub Bagian Tata Usaha. 2. Dokumen Acuan adalah dokumen diluar UPTD Puskesmas Nita yang digunakan sebagai referensi, dokumen tersebut dicatat dalam Daftar Induk Dokumen Eksternal dan setiap bagian dan salinannya diberikan kepada Sekretariat Mutu. 3. Dokumen Terkendali Dokumen dengan status TERKENDALI adalah bahwa dokumen acuan kerja tersebut diperbaharui secara berkala sesuai perubahan-perubahan yang terjadi selama pemakaian. 4. Dokumen Tidak Terkendali Dokumen dengan status TIDAK TERKENDALI adalah bahwa dokumen tersebut sejak diterbitkan tidak diperbaharui dan karenanya tidak diperuntukkan sebagai acuan kerja. 5. Dokumen Tidak Berlaku Dokumen dengan status KADALUARSA adalah artinya bahwa dokumen tersebut sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya diperlakukan sebagai arsip



2. Tujuan



Prosedur pengendalian dokumen ini dibuat untuk memastikan semua 1/5



dokumen yang terkait dengan Sistem Manajemen Mutu dapat 3. Kebijakan



dikontrol dengan baik. SK UPTD Kepala Puskesmas Nita Nomor: 031/SK-ADM/PN/ IV/2018



4. Referensi 5. Prosedur



tentang



Pengendalian



Dokumen



Dan



Pengendalian



Rekaman Sistem Manajemen Mutu ISO-9001:2008 1. MENETAPKAN JENIS DOKUMEN Kepala Puskesmas/MR/Penanggung Jawab Upaya/ Koordinator unit/menetapkan jenis dokumen terkendali meliputi Manual Mutu, Prosedur Kerja/SOP dan formulir. 2. MEMBUAT DOKUMEN Kepala Puskesmas / Wakil Manajemen Mutu menetapkan sistematika pembuatan dokumen sebagai berikut : Prosedur kerja dan instruksi kerja. Terdiri dari : Pengertian, Tujuan, kebijakan, Referensi, prosedur, diagram alir, dokumen terkait, unit terkait 3. MENGESAHAN ISI DOKUMEN Setiap dokumen terkendali harus mendapat bukti persetujuan dan pengesahan dari Kepala Puskesmas. 4. MEMBERIKAN IDENTITAS DOKUMEN Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header yang merupakan identitas dokumen yang berisi : Judul Dokumen, Nomor Kode Dokumen, Terbitan (Dua Digit), Revisi (dua digit), Tanggal Mulai Berlaku, Halaman, Penanggungjawab ( disiapkan, diperiksa, disahkan). 5. MEMBERI PENOMERAN DOKUMEN Setelah disahkan, MR memberi nomor dokumen yang terdiri dari 4 bagian: Bagian I menunjukkan nomor urut penerbitan dokumen dengan 3 digit. Bagian II menunjukkan unit yang membuat dokumen -



ADM



: Administrasi dan Manajemen puskesmas



-



UKM



: Upaya Kesehatan Masyarakat



-



UKP



: Upaya Kesehatan Perorangan



Bagian III menunjukan tahun penerbitan dokumen dengan 4



2/5



digit. Contoh Penomoran Standar Operasional Prosedur 01/SOP-ADM/PN/V/2018 6. MENERBITKAN DAN MENDISTRIBUSI DOKUMEN a. Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat persetujuan dan pengesahan dari Kepala Puskesmas. b. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh sekertaris Manual Mutu kepada semua pihak yang berkepentingan dengan mengisi Formulir Bukti Penerimaan Dokumen. c. Skekertariat bertanggung jawab menyimpan dokumen sah memelihara Daftar Induk Prosedur Kerja, Instruksi Kerja, dan Formulir yang ada pada Bagian Sub, Bagian bidang atau Seksi. d. Untuk menunjukkan salinan dokumen tersebut terkendali diberi cap “TERKENDALI’ dengan persetujuan sekretariat manual mutu 7. MERIVISI DOKUMEN DAN REKAMAN Suatu dokumen dapat direvisi dengan cara : a. Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi kepada Kepala Puskesmas b.



Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang



8. MENERTIBKAN ULANG DOKUMEN Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika: a. Terjadi perubahan sistem mutu. b. Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi dokumen. c. Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksaan tugas. d. Bila terjadi penertiban ulang, dokumen lama ditarik. 9. MELAKUKAN PENARIKAN DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN a. Sekretaris Manual Mutu menarik salinan dokumen yang sudah tidak berlaku dari peredaran dengan menggunakan formulir bukti penarikan dokumen b. Salinan dokumen yang sudah ditarik, dimusnahkan dengan cara dibakar c. Salinan dokumen yang sudah dimusnahkan dicatat dalam 3/5



formulir berita acara pemusnahan. d. Dokumen asli dari dokumen yang sudah ditarik diberi cap “ TAK TERKENDALI “ dan disimpan di secretariat manual mutu sebagai arsip. e. Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan oleh sekretaris manual mutu. 10. MELAKUKAN PENINJAUAN ULANG DOKUMEN. Setiap dokumen dan rekaman ditinjau mulang setiap satu tahun sekali. 11. MELAKUKAN PENGENDALIAN DOKUMENDOKUMEN EKSTERNAL. Koordinator unit / pemegang program mengidentifikasi dan mengendalikan distribusi dokumen eksternal dengan formulir daftar dokumen ekternal. Bila suatu dokumen eksternal sudah tidak digunakan, secretariat Manual Mutu menarik dokumen ekternal tersebut dan dicatat dalam formulir daftar dokumen eksternal. 6. Diagram Alir



Menentapkan Jenis



Membuat Dokumen



Memberikan Identitas



Mengesahkan Isi



Dokumen



Dokumen



Memberikan



Menertibkan



Penomoran Menertibkan Ulang



Merevisi Dokumen



Melakukan Penarikan dan Pemusnahan



Melakukan Peninjauan Ulang Dokumen



Melakukan Pengendalian Dokumen Eksternal 7. Dokumen Terkait 8.Unit Terkait



KTU, PJ Program, Pelaksana 4/5



1. 9. Rekaman



No



Yang Dirubah



Isi Perubahan



historis



Tgl.Mulai diberlakukan



perubahan



5/5