4.isi Makalah Manajemen Proyek 3 [PDF]

Citation preview

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Manajemen adalah Aktivitas yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan kepemimpinan, serta pengawasan terhadap pengelolaan sumber daya yang dimiliki suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Proyek merupakan Suatu kegiatan sementara yang dilakukan atau yang berlangsung dalam waktu terbatas dengan alokasi sumber daya tertentu dan dimaksudkan untuk menghasilkan produk (deliverable) yang kriterianya telah digariskan dengan jelas. Semakin maju peradaban manusia, semakin cangih dan kompleks proyek yang dikerjakan dengan melibatkan pengguna sumberdaya dalam bentuk tenaga manusia, material dan dana yang jumlahnya bertambah besar. Diiringi pula dengan semakin ketat kompetisi penyelenggaraan proyek untuk memenuhi kebutuhan masyarakat sehingga dibutuhkan cara pengelolaan, metoda serta teknik yang paling baik sehingga pengunaan sumber daya benarbenar efektif dan efisien sehingga dibutuhkan manajemen proyek. Dengan kata lain manajemen proyek tumbuh karena dorongan mencari pendekatan penggelolaan yang sesuai dengan tuntutan dan sifat kegiatan proyek, suatu kegiatan yang dinamis dan berbeda dengan kegiatan operasional rutin. 1.2 Rumusan Masalah 1. Apa itu manajemen proyek ? 2. Apa saja tujuan, fungsi serta tahapan dalam manajemen proyek ? 4. Apa saja contoh manajemen proyek ? 1.3 Tujuan Penulisan 1.



Untuk mengetahui tentang manajemen proyek.



2.



Untuk mengetahui tentang tujuan, fungsi serta tahapannya.



4.



Untuk mengetahui contoh manajemen proyek.



5.



Untuk menyelesaikan tugas mata kuliah Manajemen Proyek. BAB II 1



PEMBAHASAN 2.1 Pengertian Manajemen Proyek Manajemen proyek berasal dari kata manajemen dan proyek, Manajemen merupakan sebuah proses terpadu dimana individu-individu sebagai bagian dari organisasi yang dilibatkan untuk merencanakan, mengorganisasikan, menjalankan dan mengendalikan aktifitas-aktifitas, yang kesemuanya diarahkan pada sasaran yang telah ditetapkan dan berlangsung terus menerus seiring dengan berjalannya waktu. Agar proses manajemen berjalan lancar, diperlukan sistem serta struktur organisasi yang solid. Pada organisasi tersebut, seluruh aktifitasnya haruslah berorientasi pada pencapaian sasaran. Organisasi tersebut berfungsi sebagai wadah untuk menuangkan konsep, ide-ide manajemen. Jadi dapat dikatakan bahwa manajemen merupakan suatu rangkaian tanggung jawab yang berhubungan erat satu sama lainnya. Proyek merupakan suatu tugas yang perlu dirumuskan untuk mencapai sasaran yang dinyatakan secara kongkrit serta harus diselesaikan dalam suatu periode tertentu dengan menggunakan tenaga manusia dan alat-alat yang terbatas dan begitu kompleks sehingga dibutuhkan pengelolaan dan kerjasama yang berbeda dari yang biasanya digunakan. Sedangkan menurut DI Cleland dan Wr. King (1987), proyek merupakan gabungan dari berbagai sumber daya yang dihimpun dalam organisasi sementara untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Manajemen proyek adalah kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan dan mengendalikan sumberdaya organisasi yang mempergunakan personil untuk ditempatkan pada tugas tertentu dalam proyek untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengan sumber daya tertentu. Dapat juga diartikan sebagai penerapan dari keahlian, ilmu pengetahuan dan ketrampilan, baik secara teknis dengan sumber daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan agar mendapatkan hasil yang optimal dalam hal kinerja, waktu, mutu dan keselamatan kerja. Dalam manajemen proyek, perlunya pengelolaan yang terarah dan baik, karena suatu proyek memiliki keterbatasan



2



sehingga tujuan akhir dari suatu proyek dapat tercapai. Yang wajib dikelola dalam lingkup manajemen proyek yaitu mutu, biaya, waktu, keselamatan kerja dan kesehatan, lingkungan, sumberdaya, resiko dan sistem informasi. 2.2 Tujuan dan Fungsi Manajemen Proyek Tujuan dan sasaran manajemen proyek sendiri adalah untuk mengusahakan agar setiap proyek dapat diselesaikan dengan :    



Tepat waktu, dalam hal ini tidak terjadi keterlambatan penyelesaian suatu proyek. Biaya yang sesuai, maksudnya agar tidak ada biaya tambahan dari perencanaan biaya yang telah dianggarkan. Kualitas yang sesuai dengan persyaratan. Proses kegiatan dapat berjalan dengan lancar.



Adapun fungsi dari manajemen proyek dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi proyek-proyek. Selain itu fungsi yang paling utama adalah dapat mengurangi kemungkinan kegagalan dan meningkatkan kemungkinan keberhasilan dalam suatu pekerjaan atau suatu proyek. Berikut adalah fungsi -fungsi manajemen proyek :     



 



Mencakup “Scooping” yang menerangkan tentang batas-batas dari suatu proyek Perencanaan “Planning” mengidentifikasi tugas apa saja yang diperlukan dalam menyelesaikan suatu proyek. Perkiraan “Estimating” masing-masing tugas yang dibutuhkan dalam menyelesaikan suatu proyek harus diperkirakan Penjadwalan “Scheduling” seorang manajer proyek harus bertanggung jawah terhadap penjadwalan semua aktivitas sebuah proyek. Pengorganisasian “Organizing” seorang manajer proyek memastikan bahwa semua anggota tim dari sebuah proyek mengetahui peran dan juga tanggung jawab setiap orang dan hubungan laporan mereka kepada manajer proyek. Pengarahan “Directing” mengarahkan semua kegiatan-kegiatan tim didalam proyek. Pengontrolan “Controlling” fungsi pengontrolan atau pengendalian ini kemungkinan adalah fungsi paling sulit dan juga paling penting untuk seorang manajer apakah proyek akan berjalan semestinya atau tidak.



3







Penutupan “Closing” manajer proyek seharusnya selalu memberi penilaian keberhasilan atau kegagalan kepada kesimpulan dari suatu proyek yang dijalani. . 2.3 Segitiga Manajemen Proyek Segitiga Manajemen Proyek atau Project Management Triangle adalah suatu model Manajemen Proyek yang digunakan oleh para Manajer Proyek untuk menganalisis dan memahami kesulitan yang mungkin akan terjadi pada saat penerapan dan pelaksanaan proyek. Boleh dikatakan bahwa hampir semua proyek bakal akan mengalami kendala-kendala dalam pelaksanaannya, baik itu kendala yang berskala besar maupun yang kecil. Namun kendala-kendala tersebut tidak boleh dijadikan penghambat dalam menyukseskan pelaksanaan proyek. Semua kendala harus diatasi dan dicari cara untuk menyelesaikannya.



Gambar. Project Management Triangle Pada umumnya, terdapat Tiga Kendala Utama yang saling berketergantungan dalam suatu proyek yaitu Waktu, Biaya dan Lingkup. Ketiga Kendala Utama atau Triple Constraint inilah yang dikenal dengan Segitiga Manajemen Proyek. Keseimbangan ketiganya sangat menentukan kualitas proyek yang dilaksanakan. Waktu (Time) Waktu merupakan salah satu faktor terpenting dalam menangani suatu proyek. Setiap proyek memiliki batas waktu dalam penyelesaiannya, ada yang 4



memerlukan waktu panjang, ada juga memerlukan waktu pendek. Waktu penyelesaian tugas dalam suatu proyek sangat tergantung pada jumlah orang dan pengalaman serta keterampilan orang-orang tersebut dalam mengerjakan tugas-tugasnya. Kegagalan dalam memenuhi batas waktu penyelesaian proyek akan berakibat buruk terhadap organisasi, misalnya terjadi teguran dari pelanggan, denda akibat keterlambatan, mengurangi kepercayaan pelanggan terhadap organisasi dan biaya-biaya lainnya. Biaya (Cost) Setiap proyek memerlukan Biaya dalam pelaksanaannya. Biaya-biaya tersebut diantaranya seperti biaya tenaga kerja, biaya peralatan dan biayabiaya sumber daya lainnya. Oleh karena itu, penganggaran (Budgeting) atau perkiraan biaya merupakan suatu hal yang sangat penting untuk memastikan proyek yang dijalankan tersebut dibawah biaya tertentu. Kadang-kadang Manager Proyek harus mengalokasikan sumber daya tambahan untuk mencapai batas waktu yang ditentukan sehingga memerlukan biaya tambahan dan juga kemungkinan munculnya biaya penalti akibat keterlambatan dalam penyelesaian proyek. Lingkup (Scope) Lingkup atau Scope yang dimaksud disini adalah hasil akhir yang ingin dicapai oleh pelaksanaan proyek itu sendiri. Hasil akhir tersebut harus didefinisikan secara spesfik dan dikomunikasi ke semua anggota tim yang melaksanakan tugas-tugas dalam proyek. Pada umumnya, komponen utama dalam lingkup adalah kualitas produk akhir. Seorang Manajer Proyek harus mengetahui cara untuk mengelola lingkup atau scope suatu proyek termasuk perubahannya yang akan berdampak pada waktu dan biaya. 2.4 Tahapan dalam Manajemen Proyek 1. Project Definition (Pendefinisian Proyek)



5



Mendefinisikan tujuan proyek dan faktor-faktor yang harus dipertimbangkan agar proyek yang dilaksanakan tersebut berhasil dengan kualitas yang diinginkan. 2. Project Initiation (Inisialisasi Proyek) Perencanaan awal terhadap sumber daya yang akan digunakan sebelum suatu proyek dimulai. 3. Project Planning (Perencanaan Proyek) Menguraikan dengan jelas bagaimana sebuah proyek harus dijalankan. Pada project planning ini, akan terlihat dengan jelas pentingnya segitiga manajemen proyek yaitu waktu, biaya, dan ruang lingkup suatu proyek. 4. Project Execution (Pelaksanaan Proyek) Melakukan pekerjaan agar proyek yang dimaksud tersebut berhasil sesuai dengan keinginan. 5. Project Monitoring & Control (Pemantauan dan Pengendalian Proyek) Pengambilan langkah-langkah yang diperlukan sehingga pengoperasian proyek berjalan dengan lancar. 6. Project Closure (Penutupan Proyek) Menerima hasil akhir dari proyek dan menghentikan semua penggunaan sumber daya. Setelah pembahasan mengenai Manajemen Proyek diatas, akan timbul pertanyaan mengapa Manajemen Proyek dianggap perlu untuk diterapkan maka dari itu berikut hal yang akan terjadi bila manajemen proyek tidak diterapkan :     



Target tidak tercapai Pekerjaan harus diulang Kemajuan proyek yang tidak jelas Konflik sesama staf selama proyek berlangsung Kompetensi yang kurang dari anggota tim proyek 6



2.5 Contoh Manajemen Proyek Berikut adalah contoh dari manajemen proyek:  



 



Proyek konstruksi adalah menghasilkan pembangunan gedung, jembatan, jalan raya, jalan tol dan lain sebagainya. Proyek penelitian dan pembangunan adalah proyek yang mempunyai hasil sebuah produk tertentu yang bermaksud untuk memperbaiki ataupun memberi peningkatan kualitas sebuah produk, layanan dan lain sebagainya. Proyek industri manufaktur adalah sebuah bentuk aktivitas yang dimulai dengan perancangan hingga tercipta sebuah produk baru. Proyek padat modal adalah suatu proyek yang membutuhkan modal yang sangat banyak. Seperti: pembebasan lahan yang luas, pembelian atau pengadaan suatu barang, pembangunan fasilitas produksi dan lain sebagainya.



BAB III PENUTUP



7



3.1 Kesimpulan Semakin maju peradaban manusia, semakin cangggih dan kompleks proyek yang dikerjakan dengan melibatkan pengguna sumber daya dalam bentuk tenaga manusia, material dan dana yang jumlahnya bertambah besar. Diiringi pula dengan semakin ketat kompetisi penyelenggaraan proyek untuk memenuhi kebutuhan masyarakat sehingga dibutuhkan cara pengelolaan, metode serta teknik yang paling baik sehingga penggunaan sumber daya benar-benar efektif dan efisien sehingga dibutuhkan manajemen proyek. Dengan kata lain manajemen proyek tumbuh karena dorongan mencari pendekatan pengelolaan yang sesuai dengan tuntutan dan sifat kegiatan proyek, suatu kegiatan yang dinamis dan berbeda dengan kegiatan operasional rutin. Manajemen proyek berbeda dengan manajemen klasik yang berhasil mengelola kegiatan operasional. Hal ini karena beberapa perilaku proyek yang penuh dinamika dan adanya perubahan cepat. 3.2 Kritik dan Saran Demikianlah makalah yang kami buat ini, semoga bermanfaat dan menambah pengetahuan para pembaca. Kami mohon maaf apabila ada kesalahan ejaan dalam penulisan kata dan kalimat yang kurang jelas dimengerti, dan lugas. Karena kami hanyalah manusia biasa yang tak luput dari kesalahan. Dan kami juga sangat mengharapkan saran dan kritik dari para pembaca demi kesempurnaan makalah ini. Sekian penutup dari kami semoga dapat diterima dihati dan kami ucapkan terima kasih yang sebesar besarnya.



DAFTAR PUSTAKA



8



Anonymous. 2017. “Pengertian dan Tahapan Manajemen Proyek”. Diakses 30 Oktober 2018



https://www.jurnal.id/id/blog/2017/pengertian-dantahapan-manajemen-proyek Anonymous. “Manajemen Proyek (Project Manajement)”. Diakses 30 Oktober 2018



https://ipqi.org/manajemen-proyek-project-management/ Anonymous. “Manajemen Proyek”. Diakses 30 Oktober 2018



https://lauwtjunnji.weebly.com/manajemen-proyek.html Kho, Budi. 2018.” Pengertian Manajemen Proyek (Project Management) dan Karakteristiknya”. Diakses 30 Oktober 2018



https://ilmumanajemenindustri.com/pengertianmanajemen-proyek-project-management-karakteristikmanajemen-proyek/ Zilfa, Gita. 2016. “Tahapan Dalam Penerapan Menejemen Proyek”. Diakses 30 Oktober 2018



http://www.emlitraining.com/ Soran. 2015. “Pengertian Manajemen Proyek Dan Contohnya Lengkap”. Diakses 30 Oktober 2018



http://www.pengertianku.net/2015/03/pengertianmanajemen-proyek-dan-contohnya.html Sasha. 2016. “Pengertian Manajemen Proyek : Fungsi dan Contohnya”. Diakses 30 Oktober 2018



http://artikel-az.com/pengertian-manajemen-proyek/



9