5.5.1 Ep 3 [PDF]

Citation preview

PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL DAN PELAKSANAAN PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL No.Dokumen : 071/SOP/UKM/5.5.1.3/III/2016 No. Revisi : SOP Tanggal Terbit : 10/3/2016 Halaman



: 1/2



UPT. Puskesmas II Pekutatan



1. Pengertian



dr. Nengah Ariani NIP.197401162006042003







Dokumen eksternal adalah segala dokumen yang berasal dari luar UPT. Puskesmas II Pekutatan seperti buku-buku pedoman atau buku lainnya yang menjadi referensi dan Dasar Hukum berupa Undang-Undang, Peraturan dan Keputusan yang berasal dari supra sistem







Pengendalian dokumen dalam SOP ini adalah kegiatan pengelolaan dokumen eksternal yang mencakup pendistribusian, penggunaan, dan penyimpanan dengan mengikuti ketentuan yang diatur dalam prosedur ini.







Dokumen dengan status DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen acuan kerja tersebut diperbarui secara berkala sesuai perubahan-perubahan yang terjadi selama pemakaiannya.







Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen tersebut sejak diterbitkan tidak diperbarui dan karenanya tidak diperuntukkan sebagai acuan kerja.







Dokumen dengan status KADALUARSA artinya adalah bahwa dokumen tersebut sudah tidak berlaku lagi (sudah ada yang baru) dan selanjutnya diperlakukan sebagai arsip.



2. Tujuan



Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk memastikan semua dokumen yang terkait dengan Sistem Manajemen Mutu ISO-9001:2008 dapat dikelola dan dikendalikan secara efektif sehingga memenuhi persyaratan standard Internasional ISO-9001:2008.



3. Kebijakan



SK Kepala UPT. Puskesmas Nomor: 017/SK/Adm/2.3.11.4/II//2016 tentang Pengendalian Dokumen dan Rekaman



4. Referensi



Sistem Manajemen Mutu ISO-9001:2008



5. Langkahlangkah



1. Bagian sistem informasi puskesmas mengumpulkan dokumen eksternal yang dipakai acuan dalam pelaksanaan pelayanan dan upaya kesehatan di Puskesmas 2. Bagian sistem informasi puskesmas melaporkan kepada Kepala Puskesmas dan KTU tentang tentang pengendalian dokumen eksternal dan pelaksanaan pengendalian dokumen eksternal UKM Puskesmas 3. KTU bersama bagian sistem informasi puskesmas mengelompokkan dokumen eksternal dan memberikan penomeran. 1. Peraturan Perundang-undangan : [XXX]/DE/PU/P II PKT 2. SK : [XXX]/DE/SK/P II PKT 3. Buku Pedoman : [XXX]/DE/BP/P II PKT Keterangan: XXX = Nomor urut dokumen eksternal DE = Dokumen Eksternal PU = Peraturan Perundang-undangan SK = Surat Keputusan BP = Buku Pedoman P II PKT = UPT. Puskesmas II Pekutatan 4. Penyimpanan dokumen eksternal pada lemari folder oleh bagian sistem informasi 5. Dokumen eksternal ditetapkan dan dikendalikan oleh pemakainya



6. Bagan Alir Pengumpulan dokumen eksternal



Pengendalian dokumen eksternal oleh pemakainya



7. Unit Terkait



1. 2. 3. 4.



Penyimpanan dokumen eksternal



Kepala Puskesmas KTU Bagian sistem informasi Penanggung jawab dan pelaksana UKM, UKP, dan Admin