A. Pengertian Purchase Dalam MYOB [PDF]

Citation preview

PURCHASE DALAM MYOB V 18 A. Pengertian Purchase dalam MYOB Purchase adalah salah satu fitur MYOB yang digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi pembelian seperti menentukan quota pembelian, membuat pesanan pembelian dan mencatat retur pembelian.



B. Macam – Macam Submenu pada Purchases



1. Purchases Register Fungsi : untuk dapat melihat hasil pencatatan pembayaran pembelian dan retur pembelian. Gambar tampilan Purchases Register



2. Enter Purchases Untuk berbagai jenis pembelian tunai dan pembelian kredit.



-



Queto Form ini berguna untuk membuat permohonan atas pembelian suatu barang (item). Gambar form Queto :



-



Order Form ini digunakan untuk membuat pesanan atas pembelian suatu barang (item). Gambar form order :



-



Receive Item Form yang digunakan untuk pembelian barang yang diterima dari supplier Karena barang telah sampai. Gambar Receive Item :



-



Bill Digunakan untuk memasukkan tagihan yang diterima dari supplier kehutang perusahaan. Gambar Bill :



Untuk setiap menu baik quote, order, receive item, dan bill, pilih layout (menu ikon bagian bawah) sesuai keinginan, namun pada contoh-contoh soal dalam buku ini sering menggunakan layout item.



3. Pay bill Digunakan untuk mencatat transaksi pembayaran hutang pada pemasok sehubungan dengan transaksi pembelian barang dagang. Berikut ini adalah tampilan paybill:



4. Prepare Electronic Payment Digunakan untuk pembayaran gaji (upah) melalui kartu. Tampilan Prepare Electronic Payment :



5. Print Cheques Digunakan untuk mencetak cek yang berhubungan dengan pemabayaran hutang kepada pemasok. Tampilan Print Cheques :



6. Print/email Remittance Advices Tampilan Print/email Remittance Advices :



7. Print/email Purchases Orders Digunakan untuk mencetak pesanan pembelian. Tampilan Print/email Purchases Orders



8. Transaction Journal Digunakan untuk melihat transaksi pembelian yang telah dicatat. Tampilan Transaction Journal :



C. CARA PEMASUKAN TRANSAKSI-TRANSAKSI KE DALAM PURCHASE



1. Transaksi pembelian barang dagangan secara kredit Langkah – langkah : a) Dari Command Centre>Purchases>Enter Purchases



b) Klik layout : pilih item>ok



c) d) e) f) g) h)



i) 1. 2. 3.



Non aktifkan tanda Tax Inclusive Kolom supplier : isikan data supplier Kolom date : isikan tanggal transaksi Kolom bill : isikan jumlah barang yang dibeli Kolom Item Number : diisi dengan kode/Nomor barang sesuai dengan nomor/kode yang telah ditentukan. Maka description otomatis akan terisi sesuai dengan nama barang dari nomor/kode yang dipilih. Serta price dan total akan terisi otomatis. Dan Tax PPN Maka subtotal ,tax, dan balance due akan terisi otomatis: Sub total menunjukkan total harga pembelian Tax menunjukkanjumlahpajak yang timbul akibat pembelian / pajak yang harus ditanggung Balance due menunjukkan total yang harus kita bayar untuk transaksi pembelian yang terjadi



j) Tekan CTRL + R untukmengecekjurnalkitasudahsesuai/ belum k) Klik ok dan Record 2) Pembeliansecaratunai



Langkah – langkah : a) Dari Command Centre>Purchases>Enter Purchases



b) Klik layout : pilih item>ok



c) d) e) f) g)



Non aktifkantanda Tax Inclusive Kolom supplier : isikan data supplier Kolom date : isikantanggaltransaksi Kolom bill : isikan jumlah barang yang dibeli Kolom Item Number : diisi dengan kode/Nomor barang sesuai dengan nomor/kode yang telah ditentukan. h) Maka description otomatis akan terisi sesuai dengan nama barang dari nomor/kode yang dipilih. Serta price dan total akan terisi otomatis. Dan Tax PPN i) Maka subtotal ,tax, dan balance due akan terisi otomatis: 1. Sub total menunjukkan total harga pembelian 2. Tax menunjukkan jumlah pajak yang timbul akibat pembelian / pajak yang harus ditanggung 3. Balance due menunjukkan total yang harus kita bayar untuk transaksi pembelian yang terjadi. j) Isikan paid to day dengan nilai sebesar amount.



k) Tekan CTRL + R untuk mengecek jurnal kita sudah sesuai/ belum l) Klik ok dan Record. 3) ReturPembelian



Langkahpertama : a) Dari Command Centre>Purchases>Enter Purchases



b) Klik layout : pilih item>ok



c) d) e) f)



Non aktifkan tanda Tax Inclusive Kolom supplier : isikan data supplier Kolom date : isikan tanggal transaksi Kolom bill : isikan jumlah barang yang diretur ditambah tanda minus g) Kolom Item Number : diisi dengan kode/Nomor barang sesuai dengan nomor/kode yang telah ditentukan. h) Maka description otomatis akan terisi sesuai dengan nama barang dari nomor/kode yang dipilih. Serta price dan total akan terisi otomatis. Dan Tax PPN i) Isikan paid to day dengan nilai sebesar amount apabila pembelian tunai.



j)



Tekan CTRL + R untuk mengecek jurnal kita sudah sesuai/ belum k) Klik ok dan Record.



Langkahkedua : -



Command Centre> Purchase > Purchase Register Pilih Returns & Debits Klik Apply to Purchases Ganti tanggal dengan tanggal retur Klik amount applied dantekan enter Tekan CTRL+R Klik Ok dan Record https://www.academia.edu/27694288/Modul_myob_18_terbaru



1. Mencatat Transaksi. Berikut beberapa transaksi pembelian, retur pembelian dan pembayaran hutang yang dilakukan Graha Motor di bulan Januari 2007. 1. Tanggal 7 Januari dibeli barang kepada Federal Motor dengan rincian sebagai berikut :



2. Tanggal 13 januari dibayar kepada Federal Motor uang sejumlah Rp 16.000.000. 3. Tanggal 22 Januari setelah diperiksa terdapat barang yang rusak atau cacat antara lain :



Barang tersebut kemudian dikembalikan kepada Federal Motor. Untuk mencatat transaksi di atas ikuti langkah berikut : 1. Buka program Myob accounting plus v12, buka file Graha Motor Anda. 2. Dalam jendela Command centre aktifkan modul Purchases. 3. Selanjutnya dalam modul purchases, klik enter purchases untuk mengaktifkan kotak dialog Purchases- New Service. 4. Tentukan status pembelian dengan mengklik panah drop down, berikut penjelasannya. Selanjutnya, anda klik tombol Layout. 5. Kemudian, klik opsi item kemudian klik tombol OK Format purchases – new item ditampilkan. 6. Untuk memasukkan transaksi pertama, tekan tombol tab, pilih penyalur Federal Motor dari kotak Select from list, kemudian klik use supplier. 7. Kotak Terms akan menapilkan termin pembayaran sesuai dengan penyuntingan untuk penyalur ini pada card file terdahulu. 8. Uncheck kotak periksa Tax Inclusive, karena barang tidak akan dibebankan pajak.



9. Selanjutnya alamat perusahaan otomatis ditampilkan pada kotak Ship to ketik Anda memilih penyalur ini. 10. Pada kolom Purchase # ketik nomor pembelian tidak melebihi 8 karakter misal 00000001 lalu tekan tombol tab. 11. Untuk kolom Date ketik tanggal transaksi yaitu 07/01/07, lalu tekan tab. 12. Pada kolom supplier Inv# anda ketik 1525 sebagai nomor faktur penjualan dari pemasok. Sebagai ilustrasi lihat Gambar 4.6. 13. Masukkan jumlah barang yang diterima pada kolom Received, ketik 2, lalu tekan tab. 14. Kosongkan kolom Backorder karena tidak ada tunggakan pesanan, tekan tab dua kali. 15. Pada kotak dialog select from list pilih Astrea supra, klik use item. Lihat Gambar 4.7. 16. Nama barang akan ditampilkan pada kolom description, tekan tombol tab. 17. Ketik 7750000 pada kolom Price sebagai harga beli barang ini, tekan tab. 18. Kosongkan kolom Dics%, tekan tab harga total harga akan tampil pada kolom Total. 19. Kosongkan kolom job, dan pastikan kolom Tax terisi PPN. 20. Pada versi 13 ini terdapat hal baru yaitu Anda dapat menambahkan baris kosong (insert line), menyisipkan Header line dan subtotal line. Untuk menambahkan header line, letakkan kursor pada baris pertama, kemudian klik menu edit I insert header. 21. Hasilnya akan ditambahkan header line di atas baris item barang pertama, kolom aktif hanya description anda ketik kelompok astrea dengan teks berwarna abu-abu. 22. Ulangi langkah 14 dan 20 untuk mencatat item barang kedua. 23. Selanjutnya untuk menambahkan subtotal line, tempatkan posisi kursor di bawah item kedua, klik menu Edit I insert subtotal. Hasilnya baris subtotal akan ditambahkan. 24. Catat item barang berikutnya, dengan menanggulangi langkah 14 s.d 24.



25. Jika terdapat biaya pengangkutan dapat diisi pada kolom Freight, dalam hal ini kosongkan. Pastikan kolom tax sejajar dengan kolom Freight terisi dengan PPN. 26. Jika terdapat pembayaran uang muka maupun pelunasan dapat dicatat pada kolom Paid Today, dalam hal ini kosongkan.



A. Mencatat Retur Pembelian.



1. 2.



3.



4. 5. 6. 7. 8. 9.



Retur pembelian dapat terjadi karena perusahaan mengembalikan barang yang telah dikirim kepada penyalur, hal ini bisa terjadi karena adanya barang yang dikirim tidak sesuai dengan pesanan, atau terdapat kerusakan pada barang yang diterima. Pencatatan retur pembelian akan mengakibatkan berkurangnya saldo akun hutang dan persediaan. Untuk mencatat retur pembelian yang terjadi pada transaksi soal 3, ikuti langkah berikut: Pada modul purchases, klik purchases register untuk mengaktifkan kotak dialog Purchases register. Dalam kotak dialog Purchases register klik tab returns dan debits dan klik tombol New Purchase, untuk memasukkan transaksi retur pembelian. Selanjutnya tampil kotak dialog Purchases – New item, tekan tombol tab pilih nama supplier PT Federal Motor dari kotak dialog select from list, lalu klik tombol Use supplier. Atur format Layout menjadi item. Klik kolom purchase # ketik kode retur R-001. Tekan tab. Pada kolom date isi tanggal transaksi ketik 22/01/07. kemudian tekan dua kali tombol tab. Dalam kolom received ketik -1 tekan tiga kali tombol tab. Selanjutnya tampil kotak dialog select from list, pilih Tossa Prima lalu klik tombol Use item. Tekan tombol tab. Hasilnya kolom price dan total akan terisi. Pastikan kolom tax sejajar dengan kolom Freight terisi dengan PPN.



10. Langkah terakhir klik tombol record, untuk menyimpan transaksi retur pembelian ini. 11. Kotak dialog Purchases – New item akan ditampilkan kembali dalam keadaan kosong, klik tombol cancel untuk menutup kotak dialog ini. 12. Anda akan dibawa kembali pada kotak dialog Purchases Register, hasil pencatatan retur pembelian untuk transaksi nomor 3 akan ditampilkan disini. Klik tombol Close untuk menutup kotak dialog ini. 2. Menampilkan Jurnal Transaksi Untuk menampilkan saldo awal hutang, jurnal pembelian, pembayaran maupun retur pembelian yang telah Anda buat sebelumnya. Ikuti langkah berikut: 1. Dalam modul purchases klik transaction journal untuk mengaktifkan kotak dialog Transaction journal. 2. Untuk menampilkan saldo awal hutang, jurnal transaksi pembelian dan retur pembelian, pastikan anda berada pada tab purchases, selanjutnya dalam kolom Dated from ketik 01/01/07, tekan tab lalu pada kolom To ketik 31/01/07, lalu tekan tab lagi untuk menampilkan jurnal transaksi. 3. Sedangkan untuk menampilkan jurnal transaksi pembayaran Anda klik tab Disbursements.



3. Menyimpan Pembelian Berulang (Save Reccuring). Apabila anda sering melakukan pembelian berulang atau sekedar ingin menyimpan format pembelian, anda dapat memanfaatkan fasilitas Save Recurring untuk mempercepat kerja Anda. Berikut langkah menyimpan transaksi berulang:



1. Pastikan kotak dialog Purchases – New Item masih dalam keadaan aktif. 2. Selanjutnya klik tombol Save Recurring apabila tampil kotak konfirmasi Myob accounting anda klik tombol No. 3. Selanjutnya tampil kotak dialog Save recurring template, masukkan nama transaksi pada kolom Name, misal Pembelian : PT Federal Motor. 4. Pastikan Frequency pembelian terisi dengan monthly atau tiap satu bulan. 5. Pastikan tanggal perulangan traksaksi pada kolom Remind Every tercatat tanggal 7th. 6. Terakhir klik tombol save template untuk menyimpannya. 7. Kembali ke kotak Purchases – New item klik tombol record untuk menyimpan transaksi pembelian pertama, jika tampil kotak konfirmasi klik No. 8. Setelah tersimpan kotak Purchases – New item akan ditampilkan kembli dalam keadaan kosong.



4. Menggunakan Pembelian Berulang (Use Recurring). Untuk menggunakan transaksi pembelian berulang sebelumnya telah disimpan, ikuti langkah sebagai berikut :



yng



1. Pastikan kotak dialog Purchases – New Item masih dalam keadaan aktif. 2. Selanjutnya klik tombol Use Recurring yang akan menampilkan kotak dialog Purchases Register tab recurring templates beikut: 3. Transaksi pembelian berulang yang telah Anda catat akan ditampilkan dalam kotak dialog ini. 4. Pilih transaksi, klik Use recurring. 5. Kotak dialog Purchases – New item kembali ditampilkan. 6. Apabila terdapat penambahan atau perubahan yang Anda inginkan, masukkan kemudian klik tombol Record (dalam hal ini Anda klik Don’t Record karena transaksi belum digunakan sekarang namun baru akan digunakan pada bulan berikutnya).



7. Kotak dialog Purchases – New Item kembali ditampilkan dalam keadaan kosong, klik Cancel untuk menutup kotak ini. 8. Kembali ke kotak dialog Purchases Register klik Close untuk menutupnya.



6. Mencatat Pembayaran Hutang. Sesuai dengan transaksi yang kedua yaitu Graha Motor akan membayarkan hutangnya kepada PT Federal Motor, untuk itu dalam subsession ini akan dibahas langkah mencatat pembayaran hutang. Pada MYOB, fasilitas pembayaran hutang dapat dicatat pada Pay Bills dalam modul purchases. Fungsi yang sama juga terdapat pada Pay Bill pada modul banking. Ikuti Langkah-langkah berikut : 1. Pada modul Purchases, klik pay bills untuk mengaktifkan kotak dialog Pay bills. 2. Opsi Pay from account telah ditandai, dengan akun pembayaran hutang yaitu Bank Abadi hal ini sesuai dengan pengaturan pada link Purchases Account Part 2 terdahulu. 3. Kemudian klik anak panah pada bagian supplier, pilih penyalur PT Federal Motor dari kotak dialog Select From list, lalu klik Use supplier. 4. Rincian hutang kepada PT Federal Motor ditampilkan. 5. Perhatikan kembali Gambar 4.16 tempatkan kursor klik kolom Date ketik tanggal pelunasan 13/01/07. 6. Tekan tombol tab, pada kolom Amount ketik 16000000. Berikutnya klik di kolom Amount Applied, nilai pembayaran akan ditampilkan. 7. Tekan tombol tab, hasilnya kolom Total Applied juga akan terisi dengan nilai pembayaran. 8. Klik tombol Record untuk menyimpan pembayaran hutang kepada PT federal Motor.



9. Transaksi telah disimpan, kotak dialog Pay bills ditampilkan kembali dalam keadaan kosong, klik tombol Cancel untuk menutup kotak dialog ini. http://christine2010.blogspot.com/2014/06/keunggulanmyob.html



5. Cara Membuar Purchase Register dalam MYOB Kali ini saya akan membuat tutorial bagaimana cara membuat Purchase pada MYOB dalam Praktikum Sistem Informasi Akuntansi Keuangan pertemuan ke 4 ini , okey dari pada berlamalama saya akan mulai untuk menjabarkannya sebagai berikut :



1. Di bawah ini adalah tampilan awal dimana kita akan memasukan data-data. Selanjutnya klik Purchases Register.



2. Selanjutnya untuk membuat purchase baru klik new purchase,



3. Lalu akan muncul tampilan sebagai berikut



4. Selanjutnya ganti tipe purchasenya dari bill ke quote, karena kita akan membuat quote



Maka akan muncul tampilan sebagai berikut :



5. Selanjutnya adalah mengganti layoutnya dengan cara klik layout , lalu pilih item, memilih item karena kita akan memasukkan data sebuah barang. Lalu Klik OK.



6. Setelah tampilan layoutnya berubah, selanjutnya memasukan data pada purchases tersebut. Pilih suppliernya, pada kasus ini saya memilih JAVA INSTRUMENT. Lalu ketikan date, item number, quantity, price ,tax, ship via dan freight pada data yang sudah di tentukan. Lalu klik Save as Recurring, selanjutnya klik OK.



7. Lalu selanjutnya membuat ORDER, yaitu dengan cara pada bagian tab quote klik change to order.



8. Pada bagian ini isi supplier inv dengan PO-1101, lalu pada bagian paid today isi dengan 8.000.000. Selanjutnya klik record.



9. Maka selanjutnya akan muncul kotak Purchases Linked Accounts, selanjtuyna pada i track deposits paid to supplier, pilih account 1-1210 atau Piutang dagang. Lalu klik ok.



10. Selanjutnya adalah membuat bill , karena perusahaan akan melakukan pembayaran. Klik Enter Purchases, selanjutnya ganti tampilannya menjadi bill.



Maka akan muncul tampilan berikut



11. Lalu selanjutnya ganti layoutnya dengan layout item. Dengan cara klik layout lalu klik item, lalu klik OK. Maka layout akan terganti dengan layout item.



12. Lalu isi data-data yang telah ditentukan seperti item number, price, bill, received dan price. Lalu Klik Record.



Ini adalah data yang telah kita masukkan tadi kita klik pada All Purchase, maka data yang tadi kita masukkan akan keluar semuanya.



CARA MEMBUAT SALES REGISTER 1. Di bawah ini adalah tampilan awal dimana kita akan memasukan data-data. Selanjutnya klik Enter Sales.



2. Maka akan muncul tampilan sebagai berikut



3. Kasus pertama adalah membuat quote maka ganti tampilan menjadi quote.



4. Setelah muncul tampilan qoute ubah dulu tampilan layoutnya dengan cara klik layout



Lalu Pilih tampilan Item



5. Selanjutnya adalah memasukan data-data penjualan kedalam sales tersebut. Langkah pertama adalah pilih suppliernya, lalu masukan item number, ship, ship via dan lain-lain. Setelah selesai klik Save as Recurring. Lalu klik OK.



Maka hasilnya adalah sebagai berikut



6. Selanjutnya adalah membuat order, sama caranya dengan purchase klik sales register → klik quotes → Klik Change to Order.



7. Selanjutnya adalah masukan Costumer PO dan paid today seperti pada contoh kasus di bawah ini. Lalu klik Record.



8. Selanjutnya adalah membuat Invoice. Pada invoice saya menggunakan kasus di bawah ini



Klik Enter Purchase → maka akan muncul tampilan invoice



9. Ganti tampilan layoutnya dengan service, dengan cara Klik layout → klik servive.→Klik OK



10. Selanjutnya isi description,acct, amount, job dan lain-lain seperti pada contoh kasus di atas. Lalu Klik OK.



Ini adalah data yang telah kita masukkan tadi kita klik pada All Sales, maka data yang tadi kita masukkan akan keluar semuanya.



http://ariesandrianto.blogspot.com/2012/11/cara-membuarpurchase-register-dalam.html