Admen [PDF]

Citation preview

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Administrasi Manajemen Bentuk pelayanan administrasi dan manajemen dapat berupa penyusunan kebijakan, penyusunan rencana strategis, penyusunan pedoman mutu, penyusunan rencana kegiatan, dan lain-lain. Kegiatan administrasi dan manajemen sebagian besar dilakukan oleh bagian ketatausahaan. Untuk menjalankan fungsinya dengan baik, maka dalam pelaksanaan ketugasan dibagi menjadi 3 (tiga) fungsi : 1) Kepegawaian dan Umum a) Kepegawaian Beberapa hal kegiatan kepegawaian dan umum diantaranya : Mengawal segala kebutuhan dan kewajiban pegawai, misalnya kenaikan pangkat, pengurusan SKP, cuti pegawa, absensi pegawai, pembinaan pegawai, persyaratan kompetensi pegawai, meningkatkan kompetensi pegawai, dan lain-lain. b) Umum Bertugas mengawal segala keperluan suatu organisasi, misalnya kearsipan, pemeliharaan gedung, pengaturan jadwal pemakaian aula, penataan ruangan, penataan lingkungan, dan lain-lain. 2) Keuangan Beberapa hal terkait dengan fungsi dan tugas keuangan adalah mendukung pendanaan



suatu



organisasi



dalam



melaksanakan



kegiatan.



Proses



pertanggungjawaban keuangan adalah hal yang sangat penting dalam suatu organisasi. Untuk mendukung berjalannya kegiatan dalam organisasi dengan baik perlu laporan keuangan yang akuntabel dan berkualitas. Untuk mendapatkan laporan keuangan yang berkualitas dibutuhkan kerja sama tim yang solid karena pelaksana kegiatan adalah pemegang program. 3) Data dan Informasi Untuk mengambil suatu kebijakan diperlukan data & informasi yang akurat. Proses pengumpulan data dilakukan oleh pemegang program, selanjutnya data diolah dan dilaporkan secara rutin kepada Dinas Kesehatan



2.2 Tata Usaha 2.2.1 Tugas Pokok Bagian Tata Usaha mempunyai fungsi pelaksanaan urusan umum, kepegawaian, keuangan, administratif data dan pelaporan. 2.2.2 Fungsi Tata Usaha a) Pelaksanaan pengelolaan urusan umum, surat menyurat, perlengkapan. b) Pelaksanaan pengelolaan administrasi dan manajemen keuangan. c) Pelaksanaan pengelolaan administrasi urusan kepegawaian. d) Pelaksanaan penyampaian informasi kepada masyarakat. e) Pembinaan. Pelayanan, pengendalian, monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugs dan fungsi. f) Bimbingan dan pelaksanaan terhadap bawahannya. g) Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh pimpinan berdasarkan Peraturan Perundangan-Undangan yang berlaku. 2.2.3 Uraian tugas Tata Usaha a) Menyusun rencana kegiatan urusan tata usaha berdasarkan data program Puskesmas. b) Membagi tugas kepada staf agar pelaksanaan tugas dapat dilaksanakan. c) Mengkoordinasikan para staf dalam menyusun program kerja Puskesmas agar terjalin kerjasama yang baik. d) Memberi petunjuk kepada staf agar tercapai keserasian dan kebenaan dalam bekerja. e) Mengkoordinasikan berbagai kegiatan administratif dan manajemen di Puskesmas untuk mendukung Kepala Puskesmas menjalani tugas dan fungsi mengelola Puskesmas. f) Mengarsifkan surat masuk dan surat keluar. g) Melakukan evaluasi hasil kegiatan urusan tata usaha secara keseluruhan. h) Menyediakan dan menyimpan data umum Puskesmas serta data kesehatan yang di perlukan untuk keperntingan semua pihak yang membutuhkan.



i) Melaksanakan Pengelolaan urusan kepegawaian, keuangan, surat menyurat, hubungan masyarakat dan urusan umum, perencanaan serta pencatatan dan pelaporan. 2.2.4 Wewenang Tata Usaha a) Memberikan saran dan pertimbangan kepda atasan yang berkaitan dengan kegiatan di unit Tata Usaha. b) Mengususlkan anggaran yang berkaitan dengan kegiatan ketata usahaan. c) Menggunakan fasilitas sarana atau peralatan dilingkungan Puskesmas untuk pelaksanaan tugas. d) Melakukan koordinasi antar bidang dan lintas program. e) Memberi pengaraha, peetunjuk dan bimbingan kepada staf pelaksana dalam pelaksanaan tugas dilingkungan Puskesmas. f) Menolak permintaan tugas-tugas yang diberikan oleh atasan yang tidak sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku. 2.2.5 Tanggung Jawab Tata Usaha a) Kelancaran pelaksanaa tugas di bagian Tata Usaha. b) Terciptanya hubungan kerja yang harmonis di lingan kerja. c) Meningkatkan pengetahuan, keterampilan dan perilaku yang baik. d) Menyediakan data dan informasi masalah yang terkait dengan tugasnya. e) Terpeliharannya sarana atau peralatan kerja untuk pelaksanaan tugas yang ada dilingkungan Puskesmas. f) Terselenggarakannya keselamatan dan kerahasiaan dokumen penting yang ada di Puskesmas 2.3 Akreditasi Puskesmas 2.3.1 Dasar Hukum Akreditasi puskesmas dibuat berdasarkan dasar hukum yang telah ada sebelumnya guna memperkuat landasan hukum akreditasi puskesmas. Beberapa dasar hukum yang digunakan dalam pembuatan akreditasi puskesmas yaitu:



a) Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan, pasal 54 ayat (1) menyatakan bahwa penyelenggaraan pelayanan kesehatan dilaksanakan secara bertanggung jawab, aman, bermutu serta merata dan non diskriminatif. b) Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 29 Tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran, Pasal 49 bahwa setiap dokter/dokter gigi dalam melaksanakan praktik kedokteran atau kedokteran gigi wajib menyelenggarakan kendali mutu. c) Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 72 Tahun 2012 tentang Sistem Kesehatan Nasional, Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 193; Pelayanan kesehatan kepada Peserta Jaminan Kesehatan harus memperhatikan mutu pelayanan, berorientasi pada aspek keamanan pasien, efektifitas tindakan, kesesuaian dengan kebutuhan pasien, serta efisiensi biaya. d) Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 2013 pasal 43. Dalam rangka menjamin kendali mutu dan biaya, Menteri bertanggung jawab untuk; Penilaian teknologi kesehatan (health technology assessment), pertimbangan klinis (clinical advisory) dan manfaat jaminan kesehatan, perhitungan standar tarif, monitoring dan evaluasi penyelenggaraan pelayanan jaminan kesehatan. e) Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 75 Tahun 2014 pasal 39 ayat 1 yang berbunyi bahwa dalam upaya peningkatan mutu pelayanan, Puskesmas wajib diakreditasi secara berkala paling sedikit 3 (tiga) tahun sekali. 2.3.2. Pengertian Akreditasi Puskesmas Akreditasi Puskesmas adalah pengakuan yang diberikan oleh lembaga independen penyelenggara Akreditasi yang ditetapkan oleh Menteri setelah memenuhi standar Akreditasi (PMK No.46 Tahun 2015). Akreditasi Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama merupakan



upaya peningkatan mutu dan kinerja pelayanan yang dilakukan melalui membangun sistem manajemen mutu, penyelenggaraan upaya kesehatan masyarakat, dan sistem pelayanan klinis untuk memenuhi standar akreditasi



yang



ditetapkan



peraturan perundangan serta pedoman yang berlaku (Kementerian Kesehatan RI, 2014). Akreditasi bertujuan menilai sistem mutu dan sistem pelayanan di Puskesmas dan Fasilitas Pelayanan Kesehatan Tingkat Pertama lainnya, tetapi juga bertujuan untuk membina fasilitas pelayanan kesehatan tersebut dalam upaya berkelanjutan untuk memperbaiki sistem pelayanan dan kinerja yang berfokus pada kebutuhan masyarakat, keselamatan, dan manajemen risiko. 2.3.3Tujuan Akreditasi Puskesmas Tujuan utama akreditasi Puskesmas adalah untuk pembinaan peningkatan mutu, kinerja melalui perbaikan yang berkesinambungan terhadap sistem manajemen, sistem manajemen mutu dan sistem penyelenggaraan pelayanan dan program, serta penerapan manajemen risiko, dan bukan sekedar penilaian untuk mendapatkan sertifikat akreditasi (PMK No.46 Tahun 2015). 2.3.4



Manfaat Akreditasi Puskesmas Akreditasi puskesmas memiliki beberapa manfaat, antara lain : a. Memberikan keunggulan kompetitif. b. Memperkuat kepercayaan masyarakat terhadap fasilitas pelayanan kesehatan. c. Menjamin diselenggarakannya pelayanan kesehatan primer kepada pasien dan masyarakat. d. Meningkatkan pendidikan pada staf fasilitas pelayanan kesehatan primer untuk memberikan pelayanan terbaik bagi masyarakat e. Meningkatkan pengelolaan risiko baik pada pelayanan pasien baik di puskesmas maupun fasilitas pelayanan kesehatan primer



lainnya,



dan



penyelenggaraan



upaya



puskesmas



kepada



masyarakat. f. Membangun dan meningkatkan kerja tim antarstaf fasilitas pelayanan kesehatan primer. g. Meningkatkan



reliabilitas



dalam



pelayanan,



ketertiban



pendokumentasian, dan konsistensi dalam bekerja. h. Meningkatkan keamanan dalam bekerja. 2.3.5 Proses Akreditasi Puskesmas Dalam proses pelaksanaan Akreditasi Puskesmas menilai tiga kelompok pelayanan yang diselenggarakan di Puskesmas, yaitu kelompok Administrasi dan Manajemen (diuraikan dalam Bab I, II, dan III), kelompok Upaya Kesehatan Berbasis Masyarakat (UKBM) (diuraikan dalam Bab IV, V, dan VI) dan kelompok Upaya Kesehatan Perorangan (UKP) (diuraikan dalam bab VII, VIII, dan IX). Masingmasing BAB terdiri dari kriteria-kriteria, dan dalam kriteria-kriteria tersebut terdapat Elemen Penilaian (EP). Secara keseluruhan terdapat 768 EP yang dipersyaratkan untuk dipenuhi sebagai instrument dalam penilaian Akreditasi Puskesmas.



Kandungan elemen dalam setiap BAB adalah sebagai berikut : Bab I. Penyelenggaraan Pelayanan Puskesmas (PPP) dengan 59 EP Bab II. Kepemimpinan dan Manajemen Puskesmas (KMP) dengan 90 EP Bab III. Peningkatan Mutu Puskemsas (PMP) dengan 32 EP Bab IV. Program Puskesmas yang Berorientasi Sasaran (PPBS) dengan 53 EP Bab V Kepemimpinan dan Manajemen Program Puskesmas (KMPP) dengan 101 EP Bab VI. Sasaran Kinerja dan MDG’s (SKM) dengan 55 EP Bab VII. Layanan Klinis yang Berorientasi Pasien (LKBP) dengan 151 EP



\Bab VIII. Manajemen Penunjang Layanan Klinis (MPLK) dengan 170 EP Bab IX. Peningkatan Mutu Klinis dan Keselamatan Pasien (PMKP) dengan 57 EP



2.3.5



Cara Penilaian Tiap pembuktian pada elemen diberikan nilai: 



0 = jika belum ada sama sekali atau baru sebahagian kecil ada ( 0% – 24 %)







5 = jika sebagian besar sudah dilaksanakan (25 – 79 %)







10 = jika sudah dilaksanakan (80 – 100 %)



Angka pencapaian tiap elemen = penjumlahan skor dari tiap-tiap pembuktian. Nilai pencapaian tiap elemen penilaian = angka pencapaian tiap elemen dibagi dengan jumlah pembuktian untuk tiap elemen penilaian. Skor total untuk tiap kriteria : Jumlah skor semua elemen pada tiap kriteria



x 100 %



Jumlah elemen pada tiap kriteria x 10 Skor total untuk tiap bab : Jumlah skor semua elemen pada tiap bab



x 100 %



Jumlah elemen pada tiap bab x 10



2.3.6



Keputusan Akreditasi Puskesmas 1. Tidak Terakreditasi: jika pencapaian nilai Bab I, II, dan III kurang dari 75 % dan Bab IV, V, VI, VII, VIII, IX kurang dari 20 %. 2. Terakreditasi Dasar: jika pencapaian nilai Bab I, II, dan III ≥ 75 %, dan Bab IV, V, VI, VII, VIII, IX ≥ 20 %. 3. Terakreditasi Madya: jika pencapaian nilai Bab I, II, III, IV, V ≥ 75 %, Bab VI, VII, VIII, IX ≥ 20 %. 4. Terakreditasi Utama: jika pencapaian nilai Bab I, II, III, IV, V, VI, VII ≥ 75 %, Bab VIII, IX ≥ 20 %. 5. Terakreditasi Paripurna: jika pencapaian nilai semua Bab ≥ 75 %.



2.4 Standar Administrasi Manajemen Puskesmas 2.4.1 Penyelenggaraan Pelayanan Puskesmas (PPP) a) standar Analisis kebutuhan analisis kebutuhan masyarakat dan perencanaan puskesmas kebutuhan masyarakat akan pelayanan. Puskesmas diidentifikasi dan tercermin dalam upaya puskesmas. Peluang untuk pengembangan dan peningkatan pelayanan pelayanan diidentifikasi dan dituangkan dalam perencanaan dan pelaksanaan kegiatan. b) Kriteria Di Puskesmas ditetapkan jenis-jenis pelayanan yang disediakan bagi masyarakat dan dilakukan kerja sama untuk mengidentifikasi dan merespons kebutuhan dan harapan masyarakat akan pelayanan Puskesmas yang dituangkan dalam perencanaan. c) Pokok Pikiran:  Puskesmas adalah fasilitas pelayanan kesehatan tingkat pertama yang menyediakan pelayanan kepada masyarakat. Oleh karena itu perlu ditetapkan jenis-jenis pelayanan yang disediakan



bagi



masyarakat



sesuai



dengan



kebutuhan



masyarakat dan permasalahan kesehatan yang ada di wilayah kerjanya dengan mendapatkan masukan dari masyarakat melalui proses pemberdayaan masyarakat.  Penilaian kebutuhan masyarakat dilakukan dengan melakukan pertemuan dengan tokoh-tokoh masyarakat, sektor terkait, dan kegiatan survei mawas diri, serta memperhatikan data surveilans untuk kemudian dilakukan analisis kesehatan komunitas



(community health analysis) sebagai bahan



penyusunan rencana Puskesmas.  Rencana Puskesmas dituangkan dalam bentuk rencana lima tahunan dan rencana tahunan berupa Rencana Usulan Kegiatan



untuk



anggaran



tahun



berikut



dan



Rencana



Pelaksanaan Kegiatan untuk anggaran tahun berjalan, yang



diuraikan lebih lanjut dalam rencana kegiatan bulanan, baik untuk kegiatan promotif, preventif, kuratif dan rehabilitative.  Dalam penyusunan rencana usulan kegiatan memperhatikan siklus perencanaan yang ada di daerah melalui mekanisme musrenbang



desa,



memperhatikan



kecamatan,



kabupaten,



dengan



potensi daerah masing-masing dan waktu



pelaksanaan musrenbang.  Bagi Puskesmas yang ditetapkan sebagai PPK-BLUD harus menyusun



rencana



strategi



bisnis



dan



rencana



bisnis



anggaran, sesuai dengan ketentuan peraturan perundangan tentang PPK- BLUD.



d) Elemen Penilaian: 



Ditetapkan jenis-jenis pelayanan yang disediakan berdasarkan prioritas.







Tersedia informasi tentang



jenis pelayanan dan jadwal



pelayanan. 



Ada upaya untuk menjalin komunikasi dengan masyarakat.







Ada Informasi tentang kebutuhan dan harapan masyarakat yang dikumpulkan melalui survei atau kegiatan lainnya.







Ada perencanaan Puskesmas yang disusun berdasarkan analisis kebutuhan masyarakat dengan melibatkan masyarakat dan sektor terkait yang bersifat komprehensif, meliputi promotif, preventif, kuratif, dan rehabilitative.







Pimpinan Puskesmas, Penanggung jawab, dan Pelaksana Kegiatan



menyelaraskan



antara



kebutuhan



dan



harapan



masyarakat dengan visi, misi, fungsi dan tugas pokok Puskesmas.



3.1.2 Akses dan Pelaksanaan Kegiatan a)



Standar Strategi perbaikan yang berkesinambungan diterapkan agar penyelenggaraan pelayanan tepat waktu, dilakukan secara profesional dan memenuhi kebutuhan



dan



harapan



masyarakat, serta tujuan



Puskesmas. b) Kriteria Jenis-jenis pelayanan Puskesmas memenuhi kebutuhan dan harapan pengguna pelayanan dan masyarakat. c) Pokok Pikiran Puskesmas sebagai fasiltas kesehatan tingkat pertama wajib



menyediakan



pelayanan



kesehatan



sesuai



dengan



Peraturan Perundangan yang berlaku dan pedoman dari Kementerian Kesehatan dengan memperhatikan kebutuhan dan harapan masyarakat. Jenis-jenis pelayanan yang disediakan perlu



diketahui



dan



dimanfaatkan



secara



masyarakat, sebagai wujud pemenuhan



optimal



akses



oleh



masyarakat



terhadap pelayanan yang dibutuhkan. d) Elemen Penilaian Ditetapkan jenis-jenis pelayanan sesuai dengan Peraturan Perundangan dan Pedoman dari Kementerian Kesehatan untuk memenuhi kebutuhan dan harapan masyarakat.  Pengguna pelayanan mengetahui jenis-jenis pelayanan yang disediakan oleh Puskesmas dan memanfaatkan jenis-jenis pelayanan tersebut.



3.1.3 Evaluasi a) Standar Dilakukan terhadap efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan pelayanan, apakah sesuai dengan rencana dan dapat memenuhi kebutuhan dan harapan pengguna pelayanan.



b) Kriteria Kinerja



Puskesmas



dan



strategi



pelayanan



dan



penyelenggaraan Upaya Puskesmas dianalisis sebagai bahan untuk perbaikan. Hasil evaluasi dibahas dan ditindak lanjuti. c) Pokok Pikiran 



Evaluasi



terhadap



menggunakan



kinerja



indikator



dilakukan



yang



jelas



dengan



sebagai



dasar



perbaikan penyelenggaraan pelayanan dan perencanaan pada periode berikutnya. 



Indikator penilaian untuk tiap jenis pelayanan dan Upaya/Kegiatan Puskesmas perlu disusun, dimonitor dan dianalisis secara periodik sebagai bahan untuk perbaikan.







Indikator-indikator tersebut meliputi indikator-indikator UKM dan indikator-indikator UKP. Dalam menyusun indikator-indikator



tersebut



harus



mengacu



pada



indikator-indikator yang ada pada Standar Pelayanan Minimal



Kabupaten,



Kebijakan/Pedoman



dari



Kementerian Kesehatan, Kebijakan/Pedoman dari Dinas Kesehatan Provinsi dan Kebijakan/Pedoman dari Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.



d) Elemen Penilaian 



Ada mekanisme untuk melakukan penilaian kinerja yang dilaukan oleh pimpinan Puskesmas dan penanggung jawab Upaya Puskesmas dan kegiatan pelayanan Puskesmas.







Penilaian kinerja difokuskan untuk meningkatkan kinerja pelaksanaan Upaya Puskesmas



dan



kegiatan



pelayanan



Puskesmas. 



Ada indikator yang jelas untuk melakukan penilaian kinerja Puskesmas.







Pimpinan Puskesmas menetapkan tahapan cakupan Upaya



Puskesmas untuk mencapai indikator dalam mengukur kinerja Puskesmas sesuai dengan target yang ditetapkan oleh Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. 



Monitoring dan Penilaian Kinerja dilakukan secara periodik untuk



mengetahui



kemajuan



dan



hasil



pelaksanaan



penyelenggaraan Upaya Puskesmas dan kegiatan pelayanan Puskesmas