Alur Teknis Pelaksanaan Probity Audit [PDF]

Citation preview

KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan atas rahmat, barokah, hidayah serta inayah yang diberikan Allah SWT sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan buku saku digital (ebook) Pedoman Teknis Pelaksanaan Probity Audit dengan baik. Terselesaikannya penyusunan buku saku digital (e-book) ini tidak terlepas dari bantuan berbagai pihak yang dengan sabar mambimbing dan memberikan bantuan serta motivasi sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan buku saku digital (e-book) ini tepat waktu. Harapan bagi penulis adalah semoga dengan tersususunnya buku saku digital (e-book) ini dapat memberikan informasi yang memadai dalam pelaksanaan Probity Audit kususnya di Inspektorat Kabupaten Temanggung sehingga dapat memmberikan kelancaran dalam penugasan auditor.



Temanggung, Oktober 2022 Penulis



i



DAFTAR ISI KATA PENGANTAR



i



DAFTAR ISI



ii



PENDAHULUAN



iii



A. Latar Belakang



iii



GAMBARAN UMUM



1



A. Dasar Hukum



1



B. Definisi Probity Audit



1



C. Tujuan Probity Audit



1



PROSEDUR PROBITY AUDIT



2



A. Perencanaan



2



B. Pelaksanaan



3



C. Pengkomunikasian hasil audit



4



ii



PENDAHULUAN A. Latar Belakang Pengadaan barang/jasa pemerintah (PBJ) adalah salah satu kegiatan yang dilaksanakan oleh pemerintah dalam rangka melaksanakan tugas dan fungsi pemerintahan serta meningkatkan pelayanan publik, dimana dalam pelaksanaannya perlu dilakukan secara transparan melalui persaingan sehat, terbuka dan adil sehingga bisa tercapai efisiensi dan efektifitas pengadaan barang/jasa yang dapat dipertanggungjawabkan kepada publik (akuntabel). Sesuai dengan Pasal 76 Peraturan Presiden Nomor 16 tahun 2018, dinyatakan bahwa Menteri/Kepala Lembaga/Kepala Daerah wajib melakukan pengawasan pengadaan barang/jasa melalui Aparat Pengawasan Internal Pemerintah (APIP) pada Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah. Pengawasan dilaksanakan sejak perencanaan, persiapan, pemilihan penyedia, pelaksanaan kontrak, dan serah terima pekerjaan. Serta sebagaimana diatur dalam Pasal 47 dan 48 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah dinyatakan bahwa APIP harus melakukan pengawasan intern atas penyelenggaraan tugas dan fungsi Instansi Pemerintah termasuk akuntabilitas keuangan negara, sehingga dari pengawasan intern tersebut bisa memberikan keyakinan bahwa kegiatan telah dilaksanakan sesuai dengan tolok ukur yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien untuk kepentingan pimpinan dalam mewujudkan tata pemerintahan yang baik. Salah satu bentuk upaya mewujudkan peran APIP dalam melakukan pengawasan pengadaan barang/jasa adalah melaksanakan audit selama proses pengadaan barang/jasa berlangsung (real time audit) yang disebut sebagai Probity Audit.



iii



GAMBARAN UMUM A. Dasar Hukum Dasar hukum pelaksanaan Probity Audit terhadap pengadaan barang/jasa adalah sebagai berikut: 1. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah. 2. Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 2021 tentang Perubahan atas Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. 3. Peraturan Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2019 tentang Pedoman Pengawasan Intern Atas Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. 4. Peraturan-peraturan tentang tugas dan fungsi APIP. 5. Peraturan lain terkait pengadaan barang/jasa. B. Definisi Probity Audit Probity diartikan sebagai integritas (integrity), kebenaran (uprightness), dan kejujuran (honesty) sedangkan untuk Probity Audit sendiri merupakan kegiatan pengawasan independen terhadap suatu proses pengadaan barang/jasa, dan memberikan pendapat atau simpulan yang obyektif mengenai apakah proses pengadaan barang/jasa telah sesuai dengan prosedur, prinsip-prinsip dan etika pengadaan barang/jasa berdasarkan ketentuan yang berlaku. Prinsip yang diterapkan dalam pengadaan barang/jasa yaitu efisien, efektif, transparan, terbuka, bersaing, adil dan akuntabel sesuai dengan Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 Pasal 6. C. Tujuan Probity Audit Pelaksanaan Probity Audit bertujuan untuk meyakinkan bahwa pelaksanaan pengadaan barang/jasa telah dilakukan berdasarkan kejujuran, integritas dan kebenaran untuk mematuhi prinsip-prinsip pengadaan barang/jasa sesuai ketentuan yaitu efisien, efektif, transparan, terbuka, bersaing, adil dan akuntabel. Probity Audit juga memberikan rekomendasi/saran perbaikan atas proses pendaan barang/jasa yang sedang berlangsung.



4



PROSEDUR PROBITY AUDIT Tahapan probity audit mencakup tahapan perencanaan, pelaksanaan, dan pengkomunikasian hasil audit. A. Perencanaan Tahap perencanaan merupakan tahapan penting karena akan mempengaruhi pencapaian tujuan probity audit. Tahap perencanaan ini mencakup: 1. Mendapatkan mandat probity audit Sebenarnya pihak yang membutuhkan probity audit adalah pihak yang melakukan pengadaan barang/jasa, oleh karena itu, untuk melakukan audit probity ini diperlukan mandat tertulis dari pihak yang berwenang sebagai dasar pelaksanaan probity audit, dan sebagai bentuk komitmen bahwa proses pengadaan barang/jasa akan dilakukan sesuai prinsip-prinsip probity. a. Penetapan pengadaan barang/jasa yang akan diaudit oleh pejabat yang berwenang dan/atau Program Kerja Pemeriksaan Tahunan/PKPT dapat menjadi bentuk mandat bagi APIP kementerian/lembaga/pemerintah daerah untuk melakukan probity audit. b. Probity audit juga dapat dilaksanakan berdasarkan permintaan tertulis dari pimpinan instansi/Pengguna Anggaran (PA)/Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) dan pelaksanaannya didasarkan pada kesepakatan bersama yang dituangkan dalam Kerangka Acuan Kerja (KAK) antara APIP dan pimpinan instansi/PA/KPA. 2. Penyusunan Tim Audit Berdasarkan mandat tertulis, disusunlah tim audit. Hal-hal yang perlu diperhatikan pada tahapan ini antara lain, namun tidak terbatas pada: a. Jumlah, susunan tim, jangka waktu audit disesuaikan dengan ruang lingkup audit yang dilakukan dan tingkat risiko dari pengadaan barang/jasa yang akan diaudit. b. Susunan tim audit terdiri dari Wakil Penanggung Jawab/Pengendali Mutu, Pengendali Teknis, Ketua Tim dan Anggota Tim. c. Tim audit mendapatkan alokasi waktu dan sumber daya yang cukup dalam melaksanakan penugasan probity audit. d. Tim Audit yang ditugaskan untuk melaksanakan probity audit mengacu pada kriteria dan persyaratan yang diuraikan sebelumnya. 3. Penelaahan Awal Penelaahan awal ini dilaksanakan apabila mandat probity audit berdasarkan permintaan Instansi/Pengguna Anggaran (PA)/Kuasa Pengguna Anggaran (KPA), penelaahan ini dapat dilakukan melalui mekanisme ekspose, dimana di dalam ekspose ini juga dibahas tujuan, ruang lingkup, rencana waktu audit, batasan tanggung jawab probity auditor dan mekanisme yang dilakukan apabila ditemukan pelanggaran terhadap prosedur dan ketentuan pengadaan barang/jasa serta pelanggaran prinsip-prinsip dan etika pengadaan barang/jasa. Dilanjutkan dengan penilaian risiko penugasan yang bertujuan mengidentifikasikan dan memitigasi risiko-risiko yang mungkin muncul dalam penugasan Probity Audit, sehingga bisa memutuskan penugasan Probity Audit diterima atau tidak diterima.



5



4. Penyusunan Kerangka Acuan Kerja Audit Kerangka acuan kerja ditetapkan secara jelas antara lain, namun tidak terbatas pada: a. Standar Audit yang digunakan oleh Auditor dalam melakukan audit; b. Ruang Lingkup Pelaksanaan ProbityAudit; c. Persyaratan probity (probity requirement); d. Kewenangan dan Tanggung Jawab penanggung jawab pengadaan barang/jasa dan Auditor; e. Jangka Waktu Penugasan Audit dan pembiayaan; f. Mekanisme dan Waktu Pelaporan Audit 5. Surat Tugas Audit Penerbitan surat tugas mengikuti mekanisme yang diatur pada Sub Bagian Evaluasi dan Pelaporan. 6. Menuyusun Program Kerja Audit a. Membuat Skema Audit yang berisi tujuan, waktu pelaksanaan audit dan prosedur audit. b. Membuat Program Audit yang berisi langkah-langkah audit. Program audit ini merupakan program audit generik sebagai acuan umum dan harus dimodifikasi menyesuaikan dengan situasi dan kondisi spesifik pengadaan barang/jasa yang diaudit, terutama dengan mempertimbangkan risiko signifikan pada tahapan pengadaan barang/jasa yang diaudit (termasuk risiko fraud). c. Membuat Daftar Uji Hasil Audit yang merupakan alat bantu untuk mempermudah auditor dalam mengambil kesimpulan hasil audit. 7. Pembicaraan Awal dengan Pihak Auditi Berdasarkan surat tugas yang telah diterbitkan, dilakukan pembicaraan pendahuluan (entry meeting) antara auditor dengan auditi untuk membahas teknis pelaksanaan audit, serta mendapatkan gambaran umum tahapan proses pengadaan barang/jasa pada saat audit mulai dilakukan. Pada tahapan ini, APIP juga meyakinkan 18 bahwa ruang lingkup audit masih relevan dengan informasi yang didapat pada saat ekspose dan/atau sesuai dengan KAK. Hal ini ditujukan untuk meyakinkan relevansi pendekatan probity audit (real time audit) dengan kondisi terkini proses pengadaan barang/jasa. 8. Mendapatkan surat pernyataan probity dan surat representasi manajemen Efektifitas probity audit sangat tergantung pada kerja sama, kejujuran, dan integritas para pihak terkait. Pemahaman dan komitmen tersebut harus ditekankan sejak awal penugasan probity audit, dimana komitmen tersebut tersebut dituangkan dalam surat representasi manajemen dan surat pernyataan probity. B. Pelaksanaan 1. Secara umum, pelaksanaan probity audit tersebut terdiri dari tiga bagian yaitu: a. Menyiapkan dokumen yang diperlukan untuk pelaksanaan audit b. Mengolah Kertas Kerja Audit



6



c. Menyusun Kesimpulan Hasil Audit. Hasil Audit diarahkan untuk memberikan simpulan bahwa proses pengadaan barang/jasa telah dilakukan sesuai dengan persyaratan probity (probity requirement). 2. Langkah-langkah pelaksanaan Probity audit mengacu pada pedoman pelaksanaan probity audit yang mencakup: a. Audit atas Tahap Perencanaan dan Persiapan Pengadaan Barang/Jasa; b. Audit atas Tahap Persiapan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa; c. Audit atas Tahap Pelaksanaan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa; d. Audit atas Tahap Pelaksanaan Kontrak Jasa Konstruksi; e. Audit atas Tahap Pelaksanaan dan Kontrak Jasa Konsultansi Badan Usaha; f. Audit atas Tahap Pelaksanaan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa lainnya; g. Audit atas Swakelola. 3. Pelaksanaan Probity Audit Pedoman pelaksanaan probity audit tersebut terdiri dari tiga bagian yaitu: a. Skema audit, menjelaskan tujuan dan waktu pelaksanaan audit; b. Program audit, berisi langkah-langkah audit. Program audit ini merupakan program audit generik sebagai acuan umum dan harus dimodifikasi menyesuaikan dengan situasi dan kondisi spesifik pengadaan barang/jasa yang diaudit, terutama dengan mempertimbangkan risiko signifikan pada tahapan pengadaan barang/jasa yang diaudit (termasuk risiko fraud). Dalam melakukan modifikasi program audit, probity auditor harus mengacu juga pada pedoman bagian umum ini; c. Daftar Uji Hasil Audit, merupakan alat bantu untuk mempermudah auditor dalam mengambil kesimpulan hasil audit. Penggunaan Daftar Uji ini bukan menjadi satu-satunya alat bantu bagi probity auditor dalam mengambil kesimpulan. Instrumen dan atau teknik lain dapat digunakan sepanjang relevan, efisien dan efektif dalam membantu mencapai tujuan audit, C. Pengkomunikasian Hasil Probity Audit 1. Pada dasarnya pengkomunikasian hasil audit dilakukan melalui mekanisme pelaporan yang dituangkan dalam bentuk Laporan Hasil Probity Audit. Namun demikian, sesuai karakteristik probity audit sebagai mekanisme peringatan dini, probity auditor dapat menyampaikan hal-hal terkait hasil audit, selama proses audit masih berlangsung. 2. Apabila dalam pelaksanaan probity audit ditemukan proses pengadaan barang/jasa yang tidak sesuai dengan ketentuan dan pelanggaran terhadap prinsip-prinsip pengadaan barang/jasa serta etika pengadaan barang/jasa, auditor segera menyampaikan kondisi demikian kepada pihak yang bertanggung jawab terhadap pengadaan barang/jasa untuk dilakukan perbaikan/koreksi pada saat proses pengadaan dan/atau audit sedang berlangsung dalam bentuk atensi manajemen, tanpa menunggu laporan hasil audit sebagai bentuk peringatan dini (early warning) agar manajemen bisa memperbaiki proses tersebut sebelum berdampak negatif bagi pencapaian tujuan pengadaan barang/jasa. Secara umum atensi manajemen memuat pokok/kondisi permasalahan dan ketidaksesuaiannya



7



3.



4.



5.



6.



7.



dengan probity requirement, penyebab, dampak/potensi dampak kepada proses pengadaan barang/jasa, serta saran terkait permasalahan tersebut. Dengan mempertimbangkan efisensi dan efektifitas penugasan audit, atensi manajemen ini ditandatangani oleh penanggung jawab audit atau personil lain dalam tim audit yang mendapatkan pendelegasian tertulis dari penanggung jawab audit. Atensi manajemen ini bukan sebagai bentuk intervensi ataupun keikutsertaan tim audit dalam proses pengadaan barang/jasa dan tidak memindahkan tanggung jawab pelaksanaan. Kewenangan dan tanggung jawab pelaksanaan saran yang disampaikan melalui atensi manajemen sepenuhnya berada pada penanggung jawab pengadaan barang/jasa. Tindak lanjut yang dilakukan oleh penanggung jawab pengadaan barang/jasa diberitahukan kepada probity auditor dan ditembuskan kepada Menteri/Pimpinan Lembaga/Kepala Daerah bersangkutan atau pihak yang meminta audit. Apabila pihak penanggung jawab pengadaan barang/jasa menolak untuk melakukan perbaikan/koreksi seperti yang disampaikan melalui atensi manajemen, maka penanggung jawab probity audit melaporkan kondisi tersebut kepada atasan penanggung jawab pengadaan barang/jasa dan/atau pihak yang meminta audit. Berdasarkan pertimbangan profesional menganggap bahwa tingkat risiko penugasan audit menjadi sangat tinggi dan berdampak pada pencapaian tujuan audit seperti dilakukannya penanganan kasus pidana korupsi oleh aparat penegak hukum atas pengadaan barang/jasa tersebut, maka tim audit harus melaporkan kondisi tersebut kepada penanggung jawab audit. Penanggung jawab audit dapat mempertimbangkan untuk menghentikan penugasan probity audit dengan menerbitkan surat pemberhentian penugasan dengan tanpa memberikan simpulan atas pengadaan barang/jasa yang diaudit disertai alasan penghentian penugasan tersebut. Proses pengkomunikasian hasil audit juga perlu dilakukan oleh auditor setelah selesainya proses audit, melalui mekanisme pembahasan hasil audit. Dalam pembahasan hasil probity audit dibahas hasil temuan dan simpulan, termasuk saran-saran yang diberikan oleh auditor dan rencana tindak lanjutnya. Pada saat pembahasan ini dibahas juga atensi manajemen yang telah disampaikan oleh auditor, dan tindak lanjut yang telah dan akan dilakukan oleh pihak auditi. Hasil pembahasan ini dituangkan dalam Berita Acara/Risalah Hasil Pembahasan yang ditandatangani dua belah pihak. Mempertimbangkan karakteristik probity audit yang real time dan dalam rangka meyakinkan kesesuaian proses pengadaan barang/jasa dengan probity requirement, maka tindak lanjut hasil audit tidak perlu menunggu selesainya laporan hasil audit. Setiap tindak lanjut hasil audit disampaikan buktinya kepada probity auditor, dan instansi auditor harus memonitor tindak lanjut terkait hasil probity audit tersebut. Setelah dilakukan pembahasan hasil audit, tim audit segera menyusun Laporan Hasil Probity Audit. Hal-hal terkait pelaporan hasil probity audit. a. Format Pengomunikasian Hasil Audit Format laporan hasil audit berbentuk surat dan mengacu pada Penyusunan Laporan Pengawasan Probity Audit di Inspektorat Kabupaten Temanggung.



8



b. Distribusi Pengomunikasian Hasil Audit Laporan Hasil Probity Audit diserahkan oleh Tim Audit kepada Sub Bagian Evaluasi dan Pelaporan. Sub Bagian Evaluasi dan Pelaporan akan mengirimkan Surat Perintah Tindak Lanjut dan Laporan Hasil Probity Audit kepada Pimpinan Instansi Penanggung Jawab Pengadaan Barang/Jasa yang ditembuskan kepada Kepala Daerah dan/atau pihak yang meminta audit.



9