![Analisis Beban Kerja Caraka [PDF]](https://pdfs.asia/img/200x200/analisis-beban-kerja-caraka.jpg)
10 0 163 KB
FORMULIR BEBAN KERJA UNTUK KEBUTUHAN PEGAWAI Nama Jabatan Unit Kerja Ikhtisar Jabatan
: CARAKA : BAGIAN UMUM : Melaksanakan pengiriman surat / dokumen / paket ke alamat yang dituju, bai ekspedisi sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku agar surat / dokumen
NO
URAIAN TUGAS
SATUAN HASIL
WAKTU PENYELESAIAN
WAKTU KERJA EFEKTIF
1
2
3
4
5
1
Mengumpulkan surat / dokumen / paket yang akan dikirim dengan cara Memeriksa surat / dokumen / paket dari ekspeditur untuk mengetahui sifat, masalah dan tujuan surat, mencatat surat / dokumen / paket kedalam buku ekspedisi dan surat tanda terima serta menghitung jumlah surat / dokumen / paket yang diterima dari ekspeditur, agar sesuai dengan jumlah yang tertera pada buku ekspedisi.
Dokumen
10
300
2
Mendistribusikan surat / dokumen / paket dengan cara membuat rencana perjalanan menurut arus yang akan ditempuh, menyusun dan memasukkan surat / dokumen / paket dalam kantong surat berdasarkan tujuan surat guna memudahkan pengiriman, menyampaikan surat / dokumen / paket kepada yang berkepentingan / melalui jasa pengiriman menurut alamat yang telah ditentukan.
Dokumen
45
300
3
Mengendalikan surat / dokumen / paket yang telah didistribusikan dengan cara menerima dan menyerahkan kembali buku ekspedisi dan atau surat tanda terima ekspeditur, sebagai bukti yang telah ditandatangani oleh penerima surat, membuat laporan pengiriman surat / dokumen di buku ekspedisi.
Laporan
10
300
Mengendalikan surat / dokumen / paket yang telah didistribusikan dengan cara menerima dan menyerahkan kembali buku ekspedisi dan atau surat tanda terima ekspeditur, sebagai bukti yang telah ditandatangani oleh penerima surat, membuat laporan pengiriman surat / dokumen di buku ekspedisi.
NO
URAIAN TUGAS
SATUAN HASIL
WAKTU PENYELESAIAN
WAKTU KERJA EFEKTIF
1
2
3
4
5
4
Menyimpan dan menyusun dengan rapih arsip-arsip, dokumen-dokumen surat pada tempat yang telah disediakan, agar tertib dalam pengelolaan arsip.
Kegiatan
20
300
5
Melaporkan pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku sebagai akuntabilitas kinerja dan rencana kegiatan mendatang, dengan cara menginventarisir data / informasi bahan laporan, membuat konsep laporan hasil pelaksanaan tugas, mengkonsultasikan konsep laporan kepada atasan, memfinalisasi laporan pelaksanaan tugas.
Dokumen
30
6,000
6
Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh atasan baik lisan maupun tulisan untuk menjamin kelancaran pelaksanaan tugas.
Dokumen
20
300
JUMLAH PEMBULATAN
UK KEBUTUHAN PEGAWAI
an surat / dokumen / paket ke alamat yang dituju, baik secara langsung maupun melalui jasa pengiriman / jasa ur dan ketentuan yang berlaku agar surat / dokumen / paket sampai ketujuan dengan cepat dan tepat.
BEBAN KERJA
PEGAWAI YANG DIBUTUHKAN
KETERANGAN
6
7
8
12
0.40
28,800
28,800
12
1.80
129,600
129,600
12
0.40
28,800
28,800
BEBAN KERJA
PEGAWAI YANG DIBUTUHKAN
KETERANGAN
6
7
8
4
0.27
19,200
19,200
12
0.06
4,320
4,320
1
0.07
4,800
4,800
2.993 3.000
215,528
215,520
PETUNJUK PENGISIAN ANALISIS
NOMOR URUT
LAJUR
1
2
1
1
2
2
3
3
4
4
5
5
6
6
7
7
8
8
PETUNJUK PENGISIAN ANALISIS BEBAN KERJA
URAIAN 3
Cukup jelas Tulislah Uraian Tugas dari jabatan yang dimaksud Tulislah Satuan Hasil dari Uraian Tugas yang dimaksud dalam kolom 2. Misalnya Kegiatan, Dokumen, Laporan, Data, dsb. Tulislah waktu ideal yang dibutuhkan dalam menyelesaikan tugas yang dimaksud dalam kolom 2. Misalnya 10 menit, 30 menit, dsb. Tulislah Waktu Kerja Efektif (WKE) yang digunakan untuk melaksanakan tugas yang dimaksud dalam kolom 2. Misalnya pekerjaan harian (WKE = 300 menit), pekerjaan mingguan (WKE = 1500 menit), pekerjaan bulanan (WKE = 6000 menit), pekerjaan tahunan (WKE = 72.000 menit)
Tulislah Beban Kerja dari tugas dimaksud dalam kolom 2 yang harus diselesaikan dalam kurun waktu kerja efektif. Misalnya 2 laporan dalam kurun waktu tahunan (1 laporan tiap 6 bulan) Tulislah jumlah pegawai yang dibutuhkan dengan cara : Waktu Penyelesaian (Kolom 4) x Beban Kerja (Kolom 6) Waktu Kerja Efektif (Kolom 5) Tulislah keterangan yang perlu dijelaskan
REKAPITULASI ANALISIS BEBAN KERJA (ABK) UNIT KERJA : ________________________________
NO
NAMA JABATAN
JUMLAH PEMANGKU JABATAN
1
2
3
HASIL ABK 4
Keterangan : 1 Unit Kerja diisi dengan nama unit kerja setingkat Eselon II atau Eselon III 2 Pada kolom Nama Jabatan ditulis nama jabatan yang telah dilakukan Analisis Beban Kerja 3 Pada kolom Jumlah Pemangku Jabatan ditulis jumlah pegawai yang menduduki jabatan yan pada kolom Nama Jabatan 4 Pada kolom Hasil ABK ditulis nilai yang didapatkan dari Analisis Beban Kerja jabatan yang te kolom Nama Jabatan Contoh : Jabatan Penganalisis Kebutuhan Pegawai setelah dilakukan Analisis Beban Kerja maka idealnya jabatan ini diisi oleh 2 (dua) orang pegawai 5 Pada kolom Kelebihan/Kekurangan ditulis selisih dari Jumlah Pemangku Jabatan dengan Has jabatan yang tersebut pada kolom Nama Jabatan Contoh : Jumlah pemangku jabatan Penganalisis Kebutuhan Pegawai 3 orang, setelah dila dapat ideal kebutuhan untuk jabatan ini 2 orang, maka terdapat kelebihan 1 (sa
NALISIS BEBAN KERJA (ABK)
KELEBIHAN/ KEKURANGAN 5
a jabatan yang telah dilakukan Analisis Beban Kerja ditulis jumlah pegawai yang menduduki jabatan yang tersebut
g didapatkan dari Analisis Beban Kerja jabatan yang tersebut pada
uhan Pegawai setelah dilakukan Analisis Beban Kerja nilainya 2,167
ulis selisih dari Jumlah Pemangku Jabatan dengan Hasil ABK dari
Penganalisis Kebutuhan Pegawai 3 orang, setelah dilakukan ABK di uk jabatan ini 2 orang, maka terdapat kelebihan 1 (satu) orang
CONTOH 1
FORMULIR BEBAN KERJA UNTUK KEBU 1.
NAMA JABATAN : PENATA KERUMAHTANGGAAN
2.
UNIT KERJA : SUBBAG UMUM DAN RUMAH TANGGA
3.
IKHTISAR JABATAN : -
Menyusun rencana dan melakukan pengelolaan segala urusan rumah tangga dalam lingkup
NO.
URAIAN TUGAS
1
2
1.
Menyusun rencana kegiatan koordinator urusan rumah tangga - Menyiapkan bahan kerja - Menyusun rencana kegiatan tugas penata kerumahtanggaan - Membuat laporan hasil penyusunan rencana kegiatan kepada pimpinan
2.
Melakukan pengelolaan kendaraan dinas - Melakukan pengecekan fisik dan menyusun estimasi kerusakan jika ada - Menyusun dan melaporkan estimasi biaya perbaikan kepada pimpinan
3.
- Melakukan perawatan dan atau perbaikan kerusakan yang ada Membuat laporan hasil pelaksanaan kegiatan pengelolaan kendaraan dinas kepada pimpinan Melakukan pengaturan ruangan rapat - Menyusun list penggunaan ruang rapat - Menyiapkan ruangan rapat berkoordinasi dengan pengguna - Menyiapkan ruangan rapat berkoordinasi dengan teknisi dan operator - Melaporkan kesiapan ruangan rapat untuk pelaksanaan kegiatan dinas - Merapihkan kembali ruang rapat seperti sediakala -
4.
Membuat laporan kegiatan pelaksanaan penggunaan ruang rapat kepada pimpinan
Melaksanakan pengawasan kebersihan gedung dan halaman - Memberi petunjuk dan arahan kepada anggota kebersihan (Cleaning Service) - Melakukan pengecekan kebersihan gedung dan halaman -
5
Membuat laporan hasil pengawasan kebersihan gedung dan halaman kepada pimpinan
Melaksanakan pengaturan upacara bendera
- Membuat susunan acara upacara bendera - Membuat laporan hasil penyusunan acara upacara bendera kepada atasan - Penyiapan perlengkapan upacara bendera dan berkoordinasi dengan teknisi - Mengatur pelaksanaan latihan tatacara upacara bendera / gladi bersih -
Menjaga peralatan upacara (sound system, dll) selama berlangsungnya upacara bendera
- Merapihkan peralatan dan tempat upacara bendera seperti sediakala - Membuat kegiatan pengaturan upacara bendera kepada pimpinan 6
Melaksanakan pengurusan tagihan listrik / telephone / air - Menyiapkan dokumen tagihan listrik / telephone / air - Mengurus tagihan listrik/telephone/air - Membuat laporan pengurusan tagihan listrik / telephone / air kepada pimpinan
RJA UNTUK KEBUTUHAN PEGAWAI
tangga dalam lingkup Dinas Pendidikan, Kota X
SATUAN HASIL
WAKTU PENYELESAIAN (MENIT)
WAKTU KERJA EFEKTIF (MENIT)
BEBAN KERJA
PEGAWAI YANG DIBUTUHKAN
KET
3
4
5
6
7
8
Kegiatan
15
1500
1
0.0100
Laporan
60
1500
1
0.0400
Laporan
15
1500
1
0.0100
Kegiatan
60
1500
5
0.2000
Laporan
60
6000
2
0.0200
Kegiatan
60
6000
2
0.0200
Laporan
30
1500
1
0.0200
Kegiatan
10
1500
2
0.0133
Kegiatan
30
1500
2
0.0400
Kegiatan
60
1500
2
0.0800
Kegiatan
10
1500
2
0.0133
Kegiatan
60
1500
2
0.0800
Laporan
10
1500
2
0.0133
Kegiatan
120
1500
1
0.0800
Kegiatan
60
300
1
0.2000
Laporan
10
1500
2
0.0133
Susunan Acara
60
72000
1
0.0008
Laporan
30
72000
1
0.0004
Kegiatan
60
72000
1
0.0008
Kegiatan
60
72000
12
0.0100
Kegiatan
60
72000
12
0.0100
Kegiatan
60
72000
12
0.0100
Laporan
15
72000
1
0.0002
Kegiatan
30
6000
1
0.0050
Kegiatan
30
6000
1
0.0050
Kegiatan
15
6000
1
0.0025
JUMLAH PEMBULATAN
0.8981 1
CONTOH 2
FORMULIR BEBAN KERJA UNTUK KEBUTUHAN P 1.
NAMA JABATAN : PENGADMINISTRASI UMUM
2.
UNIT KERJA : SUBBAG PENGADAAN BARANG DAN JASA
3.
IKHTISAR JABATAN : -
Menyusun dan melaksanakan administrasi perencanaan pengadaan barang dan jasa
WAKTU PENYELESAIAN (MENIT)
NO.
URAIAN TUGAS
SATUAN HASIL
1
2
3
4
Kegiatan
15
- Membuat surat penawaran harga barang kepada perusahaan/rekanan
Dokumen
30
- Membuat negosiasi harga penawaran, surat menyurat, menyusun anggaran, menyusun program kegiatan, membuat surat keputusan tentang Tim dan lain-lain
Kegiatan
120
- Menyusun resume/ mendokumentasikan hasil penelusuran data
Dokumen
30
- Membuat Berita Acara Serah Terima Barang
Dokumen
30
- Membuat Berita Acara Pembayaran
Dokumen
30
- Peraturan Pemerintah yang berkaitan dengan pengadaan barang dan jasa
Dokumen
30
- Surat Keputusan yang berkaitan dengan pengadaan barang dan jasa
Dokumen
30
- Membukukan barang yang dibeli
Kegiatan
30
- Membuat nomor barang
Kegiatan
30
1
Menyusun rencana kegiatan harian - Melaksanakan administrasi perencanaan realisasi keuangan dan pengadaan barang dan jasa
2
3
4
Melaksanakan pengetikan administrasi keuangan
Mengumpulkan bahan/literatur/peraturan
Melakukan pembukuan dan penomoran administrasi keuangan
HAN PEGAWAI
WAKTU KERJA PEGAWAI EFEKTIF BEBAN KERJA YANG (MENIT) DIBUTUHKAN 5
6
7
300
1
0.0500
300
1
0.1000
300
1
0.4000
300
1
0.1000
300
1
0.1000
300
1
0.1000
6000
1
0.0050
6000
1
0.0050
300
1
0.1000
300
1
0.1000
KET
8
JUMLAH PEMBULATAN
1.0600 1
CONTOH
REKAPITULASI ANALISIS BEBAN KERJA (ABK UNIT KERJA : DIREKTORAT PERENCANAAN KEPEGAWAIAN DAN FORMASI - BKN
NO
NAMA JABATAN
1
2
Direktur Perencanaan Kepegawaian dan Formasi -
Kasubdit. Perencanaan Formasi Pegawai -
-
-
-
-
Pengolah Data Formasi
-
Penganalisis Formasi Pegawai
Kasie Penyusunan Perencanaan Formasi Pegawai C -
Pengolah Data Formasi
-
Penganalisis Formasi Pegawai
-
Penyusun Perencanaan Formasi
Kasie Pelayanan Direktorat -
Sekretaris
-
Pengadministrasi Data Formasi
-
Caraka
Kasubdit. Perencanaan Pengembangan Pegawai -
-
Kasie Penyusunan Perencanaan Formasi Pegawai A
Kasie Perencanaan Pengembangan Pegawai C -
Operator Komputer
-
Penganalisis Pengembangan Pegawai
Kasubdit. Perencanaan Kompensasi Pegawai -
Kasie Penyusunan Perencanaan Gaji Pegawai -
-
-
Penganalisis Perencanaan Gaji Pegawai
Kasie Penyusunan Perencanaan Kesejahteraan Pegawai -
Operator Komputer
-
Penganalisis Perencanaan Kesejahteraan Pegawai
Kasie Penyusunan Perencanaan Tunjangan Pegawai -
Penganalisis Perencanaan Tunjangan Pegawai
ASI ANALISIS BEBAN KERJA (ABK)
EPEGAWAIAN DAN FORMASI - BKN JUMLAH PEMANGKU JABATAN
HASIL ABK
KELEBIHAN/ KEKURANGAN
3
4
5
2
1
1
-
1
(1)
-
1
(1)
2
1
1
1
-
1
1
1
-
1
2
(1)
1
-
1
1
-
1
-
1
(1)
-
1
(1)
1
-
1
-
1
(1)
-
1
(1)
FORMULIR BEBAN KERJA UNTUK KEBUT Nama Jabatan Unit Kerja Ikhtisar Jabatan
: KEPALA SUB BAGIAN RUMAH TANGGA : BAGIAN UMUM
: Menyiapkan dan melaksanakan urusan keru perawatan dan pemeliharaan rumah jabatan pemeliharaan kebersihan pekarangan dan ba sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar p
NO
URAIAN TUGAS
SATUAN HASIL
WAKTU PENYELESAIAN
1
2
3
4
1
Dokumen
300
Merencanakan kegiatan dan pelayanan pengurusan keperluan rumah tangga Bupati, Wakil Bupati dan Sekretaris Daerah guna menunjang kelancaran pekerjaan. 2
3
Membagi tugas kepada bawahan berdasarkan tugas pokok dan fungsi masing-masing bawahan agar terwujud hasil kerja yang optimal.
Membimbing kepada semua bawahan sesuai dengan peraturan yang berlaku agar terwujud sinergi dalam pelaksanaan tugas.
Kegiatan
15
Kegiatan
10
NO
URAIAN TUGAS
SATUAN HASIL
WAKTU PENYELESAIAN
1
2
3
4
4
Memeriksa hasil pekerjaan dengan cara melakukan rapat internal agar pelaksanaan tugas berjalan sesuai dengan rencana.
5
Kegiatan
60
Kegiatan
90
Melaksanakan koordinasi dengan SKPD, unit kerja, dan internal Bagian Umum melalui penyiapan dan penyajian bahan / materi pengelolaan tata usaha, administrasi kepegawaian, pembinaan kearsipan di lingkungan sekretariat daerah, pelaksanaan pengelolaan urusan kerumahtanggaan, pelaksanaan kegiatan dalam rangka pemberian pelayanan dan pengamanan sandi dan telekomunikasi, pengelolaan perlengkapan yang meliputi pengelolaan barang, pembinaan administrasi barang serta perbendaharaan barang agar terwujud hasil yang optimal.
NO
URAIAN TUGAS
SATUAN HASIL
WAKTU PENYELESAIAN
1
2
6
3
4
Kegiatan
120
Kegiatan
120
Kegiatan
300
Mengevaluasi hasil kerja pada Sub Bagian Tata Usaha, Kepegawaian dan Santel ; Sub bagian Rumah Tangga ; Sub Bagian Perlengkapan dengan mengamati dan meneliti agar hasil pekerjaan dapat dipertanggungjawabkan.
7 Membuat Laporan / Menyusun Laporan Pelaksanaan Kegiatan Kerja Sekretaris Daerah secara berkala / pada setiap triwulan dalam rangka menentukan langkah-langkah penanggulangan atas permasalahan / hambatan yang ditemui dalam pelaksanaan tugas, sehingga kegiatan yang akan datang dapat berjalan dengan efektif.
8
Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan pimpinan baik lisan maupun tertulis.
JUMLAH PEMBULATAN
UNTUK KEBUTUHAN PEGAWAI
H TANGGA
akan urusan kerumahtanggaan yang meliputi pelayanan angkutan, akomodasi, n rumah jabatan Bupati, Wakil Bupati dan Sekretaris Daerah serta perawatan dan karangan dan bangunan Kantor Bupati, Wakil Bupati dan Sekretaris Daerah ng berlaku agar pelaksanaan tugas pelayanan pemerintahan berjalan efektif.
WAKTU KERJA EFEKTIF
BEBAN KERJA
PEGAWAI YANG DIBUTUHKAN
KETERANGAN
5
6
7
8
72,000
6
0.03
1,800
1,500
44
0.44
31,680
1,500
44
0.29
21,120
WAKTU KERJA EFEKTIF
BEBAN KERJA
PEGAWAI YANG DIBUTUHKAN
KETERANGAN
5
6
7
8
6,000
9
0.09
6,480
72,000
4
0.01
360
WAKTU KERJA EFEKTIF
BEBAN KERJA
PEGAWAI YANG DIBUTUHKAN
KETERANGAN
5
6
7
8
6,000
9
0.18
12,960
6,000
9
0.18
12,960
72,000
9
0.04
2,700
1.071
90,076
1.000
1,800
31,680
21,120
6,480
360
12,960
12,960
2,700
90,060
