Anjab Pengadministrasi Umum Kua Bandar Pusaka [PDF]

Citation preview

LAMPIRAN I



ANALISIS JABATAN



INFORMASI JABATAN 1. Nama Jabatan 2. Kode Jabatan 3. Unit Organisasi a. Eselon I b. Eselon II c. Eselon III d. Eselon IV



: PENGADMINISTRASI UMUM :::: KANKEMENAG KAB. ACEH TAMIANG : KEPALA KUA KEC. BANDAR PUSAKA



4. Kedudukan dalam Struktur Organisasi :



Kepala Kankemenag Aceh Tamiang



Kepala KUA Kec. Bandar Pusaka



Pengadministrasi



5. Ikhtisar Jabatan



: Melakukan kegiatan yang meliputi penerimaan, pencatatan dan  pendokumentasian dokumen administrasi.dan penatausahaan lingkungan kantor



6. Uraian Tugas a. Menerima, membuka, membaca, mencatat surat masuk sesuai prosedur yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas; 1) Menerima, membuka, membaca surat/dokumen untuk mengetahui tujuan; 2) Mencatat surat/dokumen masuk pada buku register; 3) Menyampaikan dan mendistribusikan surat/dokumen kepada atasan untuk diperiksa, ditandatangani ataupun didisposisi;



b. Mengelola kearsipan dan penyiapan kearsipan dokumen kantor;   Tahapan : 1) Mengumpulkan dan mengidentifikasi bahan yang akan diarsipkan sesuai dengan prosedur yang berlaku guna hasil penilaian pelaksanaan tugas; 2) Memelihara data surat/dokumen untuk disimpan ke dalam file agar memudahkan pencarian apabila ada permintaan; 3) Menggandakan dan pengesahan naskah/surat keluar untuk kepentingan atasan; c. Melakukan penyiapan jadwal kegiatan pimpinan agar acara berjalan lancar Tahapan : 1) Mengetik dan mengolah rencana jadwal apel pagi/sore atau agenda/surat perintah/tugas lainnya sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku; 2) Mendistribusikan jadwal/ surat perintah, pengumuman dan kegiatan gladi/upacara lainnya dan mengumumkannya lewat media sosial atau menyerahkan ke yang bersangkutan; 3) Melaporkan hasil pelaksanaan kegiatan/tugas pada instansi terkait dan atasan untuk ditindaklanjuti. d. Menghimpun dan menyajikan klipping berita/laporan masyarakat dari berbagai media cetak dan masyarakat;   Tahapan :



1) 2)



dan



keluhan



Mengumpulkan berita mengenai kegiatan dan kejadian yang



berhubungan dengan dinas perhubungan kota palangka raya;



Menghimpun dan menyajikan berita yang berhubungan dengan



dinas perhubungan kota palangka raya kedalam buku agenda khusus klipping;



3)



Melaporkan



pemberitaan



negatif/isu/hoax



ataupun



yang



dianggap penting kepada atasan untuk ditindaklanjuti. e. Menerima dan menolak tamu dan mencatat keperluannya sesuai prosedur yang berlaku sebagai pedoman pelaksanaan tugas;   Tahapan : 1) Menerima dan mencatat janji pertemuan sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku; 2) Melaporkan kepada atasan untuk tindaklanjut; 3) Menginformasikan kembali kepada yang bersangkutan terkait konfirmasi  janji. f. Mencatat jadwal kegiatan pimpinan sesuai prosedur yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas;  Tahapan : 1) Mencatat jadwal kegiatan atasan sesuai dengan disposisi; 2) Melaporkan kepada atasan jadwal kegiatanyang akan dihadiri;



3) Menyiapkan segala hal yang diperlukan pimpinan dalam menghadiri kegiatan; g. Menerima telepon, menerima dan mengirim fax/email sesuai prosedur yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas;  Tahapan : 1) Menerima dan menjawab telepon serta menanyakan data diri penelpon dan tujuannya sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku; 2) Menerima fax/email masuk dan mendistribusikannya sesuai tujuan; 3) Mengirim fax/email sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku; h. Melakukan penyiapan penyusunan di bidang ketatausahaan, koordinasi dan pengelolaan bahan logistik kantor; Tahapan : 1) Mengetik dan pengesahan naskah/surat keluar untuk kepentingan atasan dan kepala; 2) Mengelola bahan logistik kantor; 7. Bahan No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.



kerja



: Bahan Kerja



Agenda SOP dan Petunjuk Teknis; Surat Tugas/Perintah; Agenda ; Agenda ; Agenda ; Petunjuk Teknis; Petunjuk Teknis;



8. Perangkat/Alat Kerja No Alat Kerja 1. Register Surat 2. Komputer/printer/scanner 3.



Komputer/printer/scanner



4. 5. 6. 7.



Register Dokumentasi Register Tamu Agenda pimpinan Laporan kegiatan



8.



Komputer/printer/scanner



Digunakan Dalam Tugas Penyiapan kearsipan dokumen kantor; Pencatatan surat masuk kantor; Penyusunan laporan kegiatan; Penyusunan dokumentasi dinas; Pencatatan informasi dan data tamu; Pencatatan informasi jadwal kegiatan; Penyampaian pelaksanaan kegiatan; Penyiapan evaluasi dan pelaporan; Digunakan Dalam Tugas Penyiapan dokumen; Penyiapan bahan dan dokumen; Penyusunan dan penyampaian laporan kegiatan; Petunjuk & penyampaian laporan; Penyiapan dokumen dan pelaporan; Penyiapan dokumen dan pelaporan; Pelaporan tugas dan kegiatan; Penyusunan dan penyampaian laporan kegiatan;



9. Hasil Kerja No Hasil Kerja Menerima, membuka, membaca, mencatat surat 1. masuk sesuai prosedur yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas; Mengelola kearsipan dan penyiapan kearsipan 2. dokumen kantor; Melakukan penyiapan jadwal kegiatan pimpinan 3. agar acara berjalan lancar; Menghimpun dan menyajikan klipping 4. berita/laporan dan keluhan masyarakat dari berbagai media cetak dan masyarakat; 5. Menerima dan menolak tamu dan mencatat



Satuan Kegiatan Kegiatan Kegiatan Kegiatan Kegiatan



6. 7. 8.



keperluannya sesuai prosedur yang berlaku sebagai pedoman pelaksanaan tugas; Mencatat jadwal kegiatan pimpinan sesuai prosedur yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas; Menerima telepon, menerima dan mengirim fax/email sesuai prosedur yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas; Melakukan penyiapan penyusunan di bidang ketatausahaan, koordinasi dan pengelolaan bahan logistik kantor;



Kegiatan Kegiatan Kegiatan



10. Tanggung Jawab : a. Tercatatnya surat masuk; b. Terakomidirnya tamu pimpinan; c. Terarsipnya surat / dokumen; d. Terlaksanannya tugas dengan baik; 11. Wewenang a. Keakuratan dan ketepatan waktu proses administrasi umum; b. Kebenaran data yang disajikan; c. Kerapihan dan ketertiban arsip dokumen pekerjaan ; d. Menolak permintaan data bagi orang yang tidak berkepentingan. 12. Korelasi Jabatan Unit No Jabatan Dalam Hal Kerja/Instansi Kantor Kementeian Agama Permintaan data 1. Seksi Bimas Islam Kab. Aceh Tamiang dan bahan; Kepala KUA Kec, Bandar KUA Kec. Bandar Permintaan data 2. Pusaka Pusaka dan bahan; 13. Kondisi Lingkungan Kerja No Aspek 1. Tempat kerja 2. Suhu 3. Udara 4. Keadaan Ruangan 5. Letak 6. Penerangan 7. Suara 8. Keadaan Tempat Kerja 9. Getaran



Keterangan Didalam dan luar ruangan Sejuk Sirkulasi baik Luas Rata Cukup Tidak berisik Nyaman Tidak Ada



14. Resiko Bahaya No Bahaya Fisik/Mental 1. Pusing 15. Syarat Jabatan a. Pangkat/Gol. Ruang b. Pendidikan c. Kursus/Diklat 1) Penjenjangan 2) Teknis d. Pengalaman kerja e. Pengetahuan kerja



Penyebab Lelah



: Penata Muda, III/a : S1/Syari’ah : : : :



Diklat Prajabatan; Diklat Manajemen Perkantoran/Administrasi Tata Naskah dan Arsiparis;



f. Keterampilan kerja



: - Mampu mengoperasikan komputer; - Mampu menguasai Aplikasi & akses Internet



g. Bakat Kerja : 1) G: Intelegensia; 2) M: Kecekatan tangan; 3) P: Penerapan bentuk; 4) Q: Ketelitian. h. Temperamen Kerja : 1) D: Kemampuan menyesuaikan diri menerima tanggung jawab untuk kegiatan memimpin, mengendalikan atau merencanakan; 2) R: Kemampuan menyesuaikan diri dalam kegiatan-kegiatan yang berulang, atau secara terus menerus melakukan kegiatan yang sama, sesuai dengan perangkat prosedur, urutan atau kecepatan yang tertentu; 3)  T: Kemampuan menyesuaikan diri dengan situasi yang menghendaki pencapaian dengan tepat menurut perangkat batas, toleransi atau standar-standar tertentu.



Bandar Pusaka, 03 Agustus 2021 Kepala, Kantor Urusan Agama Kec. Bandar Pusaka



Zulkarnain