Anjab Sekretaris Kecamatan [PDF]

Citation preview

INFORMASI JABATAN 1. Nama Jabatan : Sekretaris Kecamatan 2. Kode Jabatan : 3. Unit Organisasi : a. Eselon I : b. Eselon II : Sekretariat Daerah c. Eselon III : Kecamatan Kaledupa d. Eselon IV : 4. Kedudukan dalam Struktur Organisasi:



m a C S e r k i r a t D s e a h a r a t 5. Ikhtisar Jabatan: Memimpin dan melaksanakan rencana operasional kecamatan, membagi tugas, memberi petunjuk, mengevaluasi, menilai, memberikan pelayanan, mengkoordinasikan, menyelenggarakan dan melaporkan hasil pelaksanaan tugas Sekretaris Kecamatan berdasarkan kebijakan Camat dan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku dalam rangka mencapai sasaran yang sudah ditetapkan secara efektif dan efisien. 6. Uraian Tugas: a. Merencanakan operasional sekretariat kecamatan berdasarkan program kerja, rencana strategis serta petunjuk pimpinan sebagai pedoman pelaksanaan tugas. Tahapan: 1) Menelaah program kerja kecamatan; 2) Merancang tahap-tahap pelaksanaan program kerja; 3) Merencanakan alokasi sumber daya yang dibutuhkan dalam pelaksanaan program kerja; 4) Merumuskan kerangka acuan kerja sebagai panduan operasional dalam pelaksanaan program kerja. b. Mendistribusikan tugas kepada bawahan di lingkungan kecamatan sesuai dengan tugas pokok dan tanggung jawab yang ditetapkan agar tugas yang diberikan dapat berjalan efektif dan efisien. 16 Hkmsetdawktb 0201033



Tahapan: 1) Menjabarkan rencana operasional menjadi kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakan; 2) Mengklasifikasi kegiatan berdasarkan tugas pokok dan tanggung jawab bawahan; 3) Menentukan waktu penyelesaian untuk pelaksanaan tugas. c. Memberi petunjuk pelaksanaan tugas kepada bawahan di lingkungan kecamatan sesuai dengan peraturan dan prosedur yang berlaku agar tidak terjadi kesalahan dalam pelaksanaan tugas. Tahapan: 1) Menjelaskan kegiatan yang akan dilaksanakan oleh bawahan; 2) Menghimpun saran dan masukan yang terkait dengan pelaksanaan tugas unit; 3) Memberikan arahan/petunjuk pelaksanaan tugas berdasarkan acuan/pedoman tugas kepada bawahan. d. Menyelia pelaksanaan tugas bawahan di lingkungan kecamatan secara berkala sesuai dengan peraturan dan prosedur yang berlaku untuk mencapai target kinerja yang diharapkan. Tahapan: 1) Menentukan jadwal penyeliaan tugas bawahan; 2) Menentukan standar kualitas dan kuantitas hasil kerja; 3) Mengidentifikasi permasalahan/kesalahan dalam hasil kerja sesuai dengan standar yang telah ditentukan; 4) Membuat koreksi pada hasil kerja bawahan. e. Melaksanakan tugas kesekretariatan yang telah ditetapkan berdasarkan rencana kerja agar terlaksana dengan baik dan lancar. Tahapan: 1) Memberikan pelayanan administrasi umum, kepegawaian, dan ketatalaksanaan; 2) Memfasilitasi pendidikan dan pelatihan berdasarkan peraturan serta hukum dan perundang-undangan; 3) Melaksanakan urusan kehumasan dan protokoler; 4) Memberikan pelayanan administrasi; 5) Mengarahkan pelaksanaan kegiatan sub bagian program, keuangan dan perlengkapan. f. Mengendalikan urusan rumah tangga kecamatan sesuai prosedur untuk kelancaran tugas. Tahapan: 1) Melakukan penyiapan bahan dan alat rumah tangga kecamatan; 2) Melakukan koordinasi dengan pengelola barang; 3) Mencatat bahan dan alat yang akan dibutuhkan.



17 Hkmsetdawktb 0201033



g. Melaksanakan Kegiatan Pengelolaan Keuangan dan Penyusunan Program kerja Kecamatan berdasarkan Renja untuk Kelancaran proses kegiatan kecamatan. Tahapan: 1) Menyusun anggaran dan program kegiatan kecamatan; 2) Mengumpulkan usulan dari tiap-tiap seksi dan sub bagian; 3) Mempresentasikan hasil penyusunan anggaran dan program kerja  kecamatan. h. Mengevaluasi pelaksanaan tugas bawahan di lingkungan Kecamatan dengan cara membandingkan antara rencana operasional dengan tugas-tugas yang telah dilaksanakan sebagai bahan laporan kegiatan dan perbaikan kinerja di masa yang akan datang. Tahapan: 1) Menentukan jadwal evaluasi berkala; 2) Mempelajari laporan pelaksanaan kegiatan bawahan; 3) Menganalisis permasalahan dan upaya penyelesaiannya; 4) Melaporkan hasil evaluasi kepada pimpinan. i. Menyusun laporan pelaksanaan tugas Kecamatan sesuai dengan tugas yang telah dilaksanakan secara berkala sebagai bentuk akuntabilitas kinerja. Tahapan: 1) Menelaah laporan capaian pelaksanaan tugas bawahan; 2) Mereview konsep laporan; 3) Mengkonsultasikan konsep laporan kepada pimpinan; 4) Memfinalisasi laporan. j. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan baik lisan maupun tertulis. Tahapan: 1) Mempelajari penugasan yang diberikan pimpinan; 2) Menyiapkan bahan-bahan pelaksanaan tugas; 3) Menjalankan tugas sesuai dengan arahan dan aturan yang ada; 4) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas. 7. Bahan Kerja: No 1. 2. 3. 4. 5.



Bahan Kerja Rencana Kerja Kecamatan



Digunakan dalam tugas Penyusunan Rencana Operasional Kecamatan Beban Kerja Unit Pendistribusian tugas kepada bawahan SOTK dan Rencana Pemberian Petunjuk dan Operasional Arahan SOTK dan Rencana Penyeliaan Pelaksanaan Operasional Tugas Bawahan Perundang-undangan dan Pedoman dalam pelaksanaan 18



Hkmsetdawktb 0201033



6. 7. 8. 9. 10.



Produk Hukum Kabupaten tugas Wakatobi Tupoksi/Petunjuk Kerja Pedoman dalam pelaksanaan tugas Rencana dan realisasi Pengevaluasian dan pelaporan kegiatan Laporan Kegiatan Bawahan Pengevaluasian Pelaksanaan Tugas Laporan Hasil Kegiatan Penyusunan Laporan Instruksi Pimpinan Pelaksanaan Tugas Kedinasan Lain



8. Perangkat/Alat Kerja: No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.



Alat Kerja SOP dan Petunjuk Teknis



Digunakan dalam tugas Menyusun Rencana Operasional Kecamatan SOTK (Tupoksi) Mendistribusikan Tugas Kerangka Acuan Kerja Memberi Petunjuk Pelaksanaan Tugas Kerangka Acuan Kerja Menyelia Pelaksanaan Tugas ATK Sarana perlengkapan penunjang tugas Perangkat komputer Mengetik dan mengolah laporan Rencana kegiatan Mengevaluasi dan melaporkan pelaksanaan tugas Rencana Operasional Mengevaluasi Pelaksanaan Kecamatan Tugas SOP dan Petunjuk Teknis Membuat Laporan Surat Perintah dan Melaksanakan Tugas Kedinasan Peraturan terkait Lain



9. Hasil Kerja: No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.



Hasil Kerja Rencana Operasional Kecamatan Jadwal dan Pembagian Tugas Notulensi Arahan Pelaksanaan Tugas Catatan Permasalahan dan Koreksi Hasil Kerja Terlaksananya tugas kesekretariatan kecamatan Pengendalian urusan rumah tangga kecamatan Terlaksananya Kegiatan Pengelolaan Keuangan dan Penyusunan Program Kerja Kecamatan Hasil Evaluasi Kegiatan Laporan Kegiatan Laporan Tugas Kedinasan Lain



19 Hkmsetdawktb 0201033



Satuan Dokumen Dokumen Dokumen Dokumen Kegiatan Kegiatan Kegiatan Dokumen Dokumen Dokumen



10. Tanggung Jawab: a. Kebenaran dan keakuratan rencana operasional di lingkungan Kecamatan. b. Kelancaran pendistribusian tugas bawahan di lingkungan Kecamatan. c. Kebenaran pemberian petunjuk pelaksanaan tugas kepada bawahan di lingkungan kecamatan. d. Kelancaran pengawasan tugas bawahan di lingkungan kecamatan Kaledupa sacara berkala. e. Kelancaran pelaksanaan tugas kesekretariatan di kecamatan Kaledupa. f. Kelancaran pengendalian urusan rumah tangga kecamatan. g. Kelancaran kegiatan pengelolaan keuangan dan penyusunan program kerja di kecamatan. h. Kebenaran hasil evaluasi pelaksanaan tugas bawahan. i. Kebenaran laporan pelaksanaan tugas. j. Optimalisasi pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan. 11. Wewenang: a. Merencanakan pekerjaan yang dilaksanakan oleh bawahan, menetapkan dan menyesuaikan prioritas jangka pendek, dan menyusun jadwal penyelesaian pekerjaan. b. Memberikan pekerjaan kepada bawahan berdasarkan prioritas, tingkat kesulitan dan persyaratan tugas, dan kemampuan pegawai. c. Mengevaluasi kinerja bawahan. d. Memberikan saran atau petunjuk kepada bawahan masalah pekerjaan dan administrasi. e. Mendengarkan dan menyelesaikan pengaduan dari pegawai. f. Melakukan tindakan disiplin ringan, seperti peringatan dan teguran, memberikan rekomendasi tentang tindakan lain dalam kasus yang lebih berat. g. Mengidentifikasi kebutuhan pengembangan dan pelatihan pegawai dengan cara memberikan atau mengatur pengembangan dan pelatihan yang diperlukan. h. Menemukan cara pengembangan output atau meningkatkan kualitas pekerjaan yang diarahkan. i. Mengembangkan standar kinerja. j. Mengarahkan, mengkoordinasikan atau mengawasi pekerjaan dengan menggunakan Pejabat Pengawas di bawahnya. k. Memberikan nasihat kepada Pimpinan Unit Organisasi. l. Mengambil keputusan tentang masalah pekerjaan yang diajukan oleh Pejabat Pengawas di bawahnya.



20 Hkmsetdawktb 0201033



m. Mengevaluasi Pejabat Pengawas di bawahnya dan berfungsi sebagai pejabat peninjau pada evaluasi kinerja pegawai fungsional yang dinilai oleh Pejabat Pengawas di bawahnya. n. Melakukan atau menyetujui seleksi pegawai fungsional di lingkungannya. o. Merekomendasikan seleksi Pejabat Pengawas di bawahnya. p. Mendengarkan dan menyelesaikan keluhan kelompok atau pengaduan pegawai. q. Meninjau dan menyetujui tindakan disiplin (misalnya teguran) pegawai fungsional bawahan. r. Mengambil keputusan tentang kebutuhan pelatihan yang mahal atau kontroversial dan pengajuan pelatihan pegawai. s. Menentukan apakah pekerjaan yang dilakukan kontraktor sudah memenuhi standar kecukupan yang diperlukan untuk otorisasi pembayaran. t. Menyetujui anggaran biaya kenaikan kelas jabatan, upah lembur, dan perjalanan dinas pegawai. u. Merekomendasikan penghargaan bagi pegawai fungsional dan perubahan kelas jabatan. v. Menemukan dan melaksanakan cara untuk menghapuskan atau mengurangi hambatan dalam pekerjaan, meningkatkan pengembangan tim, atau menyempurnakan metode kerja. 12. Korelasi Jabatan: No 1. 2.



Jabatan Sekretaris Daerah Camat



Unit Kerja/Instansi Sekretariat Daerah Kecamatan Kaledupa



Dalam Hal Koordinasi Laporan Pertanggungjawaban Pelaksanaan Tugas



13. Kondisi Lingkungan Kerja: No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.



Aspek Tempat kerja Suhu Udara Keadaan ruangan Letak Penerangan Suara Keadaan tempat kerja Getaran



Keterangan Di dalam ruangan Suhu kamar normal Sirkulasi baik Luas Rata Cukup Tidak berisik Bekerja dengan berkas kertas Tidak ada



21 Hkmsetdawktb 0201033



14. Resiko Bahaya: No 1.



Bahaya Fisik/Mental -



15. Syarat Jabatan: a. Pangkat/Golru b. Pendidikan c. Diklat 1) Penjenjangan 2) Teknis



d. e. f. g.



h.



i.



j.



k.



: : : : :



Penyebab -



Penata Tk.I, III/d S1/D-IV



Diklat PIM Tk. IV Diklat Rencana Implementasi dan Rencana Tahunan, Diklat Manajemen Sumber Daya Aparatur Pengalaman Kerja  : Minimal 3 tahun sebagai Pengawas Pengetahuan Kerja : Peraturan tentang Pemerintahan dan Pemerintahan Desa Keterampilan Kerja:  Kepemimpinan Bakat Kerja : 1) G: Intelegensi 2) V: Verbal 3) Q: Ketelitian Temperamen : 1) D: Kemampuan menyesuaikan diri menerima tanggung jawab untuk kegiatan memimpin, mengendalikan atau merencanakan. 2) F: Kemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan yang mengandung penafsiran perasaan, gagasan atau fakta dari sudut pandangan pribadi. 3) R: Kemampuan menyesuaikan diri dalam kegiatan-kegiatan yang berulang, atau secara terus menerus melakukan kegiatan yang sama, sesuai dengan perangkat prosedur, urutan atau kecepatan yang tertentu. Minat Kerja : 1) 3.a: Pilihan melakukan kegiatan konkrit dan teratur. 2) 4.a: Pilihan melakukan kegiatan-kegiatan yang dianggap baik bagi orang lain. 3) 5.a: Pilihan melakukan kegiatan yang menghasilkan penghargaan dari pihak orang lain. 4) 5.b: Pilihan melakukan kegiatan yang menghasilkan kepuasan nyata dan dengan proses. Upaya Fisik : 1) Duduk 2) Berbicara 3) Berjalan Kondisi Fisik : 1) Jenis Kelamin : Laki-laki/Perempuan 22



Hkmsetdawktb 0201033



l.



2) Umur 3) Tinggi Badan 4) Berat Badan 5) Postur Badan 6) Penampilan Fungsi Pekerjaan 1) Data 2) Orang 3) Benda



: : : : :



Tidak Tidak Tidak Tidak Rapi



Ada Ada Ada Ada



Syarat Syarat Syarat Syarat



Khusus Khusus Khusus Khusus



: D1= Mengkoordinasikan Data, D3= Menyusun Data : O2= Berunding : -



16. Prestasi Kerja yang Diharapkan: No



Hasil Kerja



1.



Dokumen Rencana Operasional Kecamatan Dokumen Jadwal dan Pembagian Tugas Dokumen Notulensi Arahan Pelaksanaan Tugas Dokumen Catatan Permasalahan dan Koreksi Hasil Kerja Terlaksananya Kegiatan tugas kesekretariatan Kecamatan Pengendalian kegiatan urusan rumah tangga kecamatan Terlaksananya Kegiatan Pengelolaan Keuangan dan Penyusunan Program Kerja Kecamatan Hasil Evaluasi Kegiatan Laporan Kegiatan Laporan Tugas Kedinasan Lain



2. 3. 4. 5. 6. 7.



8. 9. 10.



17. Butir Informasi Lain



: 23



Hkmsetdawktb 0201033



Waktu Penyelesaian (menit)



Volume (setahun)



75



1



60



96



60



96



120



96



120



240



120



24



120



2



350 300



12 24



600



24



……………, ……………… 20…. Mengetahui: Atasan Langsung,



Yang membuat,



……………………………. NIP.



………..…………………… NIP.



24 Hkmsetdawktb 0201033