ANJAB Sekretaris Pimpinan [PDF]

Citation preview

INFORMASI JABATAN 1.



Nama Jabatan : Sekretaris Pimpinan



2.



Kode Jabatan



:–



3.



Unit Kerja



: Pemerintah Provinsi Kepulauan Riau



4.



Eselon I



: Sekretaris Daerah



Eselon II



: Kepala Dinas Sosial



Eselon III



: Sekretaris



Eselon IV



: Kepala Subbagian Umum dan Kepegawaian



Kedudukan Dalam Struktur Organisasi



Sekretaris



Kasubbag Umum Kepegawaian



Arsiparis Ahli Pertama Pengadministrasi Umum Sekretaris Pimpinan Pengemudi Pengelola Barang Milik Negara Analis SDM Aparatur



5.



Ikhtisar Jabatan -



Melaksanakan kegiatan pelayanan administrasi dan mengatur jadwal serta memfasilitasi pimpinan sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku dalam rangka melancarkan dalam rangka melancarkan pelaksanaan tugas pimpinan.



6.



Uraian Tugas a. Mempelajari tugas dan petunjuk kerja yang diberikan untuk menghindari kesalahan dalam pelaksanaan kegiatan. Tahapan : 1) Menerima arahan dari Kasubbag 2) Mempelajari arahan dari kasubbag dan agenda pimpinan b. Menerima, membuka, membaca, mencatat surat masuk sesuai prosedur yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas. 1



2



Tahapan : 1) Menerima, membuka, membaca surat / dokumen untuk mengetahui tujuan, 2) Mencatat surat / dokumen masuk pada buku register, 3) Menyampaikan surat / dokumen kepada pimpinan untuk diperiksa, ditandatangani ataupun didisposisi, 4) Mendistribusikan atau menyampaikan surat dokumen sesuai petunjuk pada lembar disposisi. c. Menerima dan mencatat pesan baik telepon maupun surat bahan lain yang di tujukan kepada pimpinan sebagai bahan informasi untuk disampaikan kepada pimpinan. Tahapan : 1) Menerima pesan dan menjawab telepon sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, 2) Menanyakan data diri penelepon atau pemberi pesan dan tujuannya, 3) Mencatat segala pesan dan informasi untuk ditindak lanjuti, 4) Menyampaikan pesan tersebut kepada pimpinan secara lengkap dan jelas, 5) Menyampaikan kembali jawaban dan arahan dari pimpinan kepada pemberi pesan. d. Menerima



tamu



dengan



menanyakan



maksud



kedatangannya



dan



menyampaikan perihalnya kepada pimpinan untuk mendapatkan persetujuan serta mengatur tamu yang akan menghadap pimpinan sesuai dengan kepentingannya. Tahapan : 1) Menerima tamu dengan sopan 2) Menanyakan maksud dan tujuan kedatangannya serta mencatat biodata tamu 3) Melaporkan kepada pimpinan keperluan tamu dan menunggu tindak lanjut dari pimpinan 4) Mempersilahkan tamu bertemu pimpinan setelah mendapatkan persetujuan dari pimpinan e.



Menyusun acara kegiatan pimpinan sesuai dengan rencana kegiatan dan petunjuknya dalam buku agenda dan papan kegiatan sebagai informasi dan jadwal kegiatan. Tahapan : 1) Membaca surat masuk yang ditujukan kepada pimpinan sesuai dengan disposisi, 2) Merekap rencana kegiatan / undangan yang akan dihadiri pimpinan,



3



3) Menginformasikan kepada pimpinan rencana kegiatan yang akan dihadiri pimpinan, 4) Meminta persetujuan pimpinan untuk acara yang akan dihadiri pimpinan, 5) Menyiapkan segala hal yang diperlukan pimpinan dalam menghadiri kegiatan. f.



Menginformasikan kepada unit dan instansi terkait tentang acara dan kegiatan pimpinan melalui surat, telepon, faksimili untuk bahan informasi kepada pimpinan atau menteri. Tahapan : 1) Mempelajari kembali agenda pimpinan yang sudah ada 2) Konfirmasi kembali jadwal acara tersebut kepada unit yang membuat acara tentang kepastian waktu acara yang akan dilaksanakan melalui telepon maupun email panitia kegiatan



g. Membuat notulen atau risalah rapat, mengingatkan pimpinan mengenai rapat, acara dan kegiatan yang segera dilaksanakan atau dihadiri oleh pimpinan agar sesuai dengan rencana dan jadwal yang telah disusun. Tahapan : 1) Mencatat segala informasi penting dalam rapat, 2) Merangkum intisari rapat menjadi notulen yang lengkap, 3) Melaporkan hasil rapat kepada pimpinan. h.



Menyiapkan bahan-bahan lain yang telah dan akan digunakan oleh pimpinan. Tahapan : 1) Memeriksa kerapian dan kebersihan ruangan pimpinan, 2) Menyiapkan makan minum pimpinan, 3) Memastikan semua kebutuhan yang diperlukan pimpinan sudah tersedia.



7.



Bahan Kerja No



Bahan Kerja



Penggunaan Dalam Tugas



1.



Arahan tugas



Petunjuk kerja



2



SOP



Penerimaan dan pencatatan pesan



3.



Petunjuk atasan



Penerimaan tamu



4.



Petunjuk dan prosedur yang berlaku



5.



Petunjuk atasan



6.



Risalah rapat



Penyusunan acara Menghubungi dan menginformasikan Pencatat, mengingatkan dalam



4



membuat jadwal



8.



Penyususnan konsep surat dan



7



SOP



8



Petunjuk atasan



Penyiapan dan menyimpan



9



Surat Tugas



Pelaksanaan tugas lainnya



data konfirmasi



Perangkat/Alat Kerja Perangkat/Alat Kerja adalah sarana yang dipergunakan untuk mengolah bahan kerja menjadi hasil kerja. Perangkat/Alat Kerja tidak terbatas pada sarana materiil, melainkan dapat juga berupa peraturan, pedoman, prosedur kerja, atau acuan lain yang digunakan dalam pelaksanaan tugas. N



Perangkat/Alat Kerja



o



9.



Digunakan untuk Tugas



1.



Arahan tugas



Mempelajari kerja



2



Telpon, Buku Catatan



Menerima dan Mencatat pesan



3.



Buku Tamu



Menerima tamu



4.



Buku Agenda



Menyusun acara



5.



Telpon, surat



Menghubungi dan menginformasikan



6.



Buku, komputer



7.



Komputer



8



Komputer, lemari arsip



Menyiapkan dan menyimpan



9



Surat tugas



Melaksanakan tugas lainnya



Mencatat, mengingatkan dalam membuat jadwal Menyususuan konsep surat dan data konfirmasi



Hasil Kerja N o



Hasil Kerja



Satuan Hasil



1.



Tugas yang terencana



dokumen



2.



Bahan Informasi pimpinan



kegiatan



3.



Penerimaa tamu dengan baik



kegiatan



4.



Jadwal acara yang bisa diakses



dokumen



5.



Komunikasi yang baik



kegiatan



6.



Jadwal Rapat Pimpinan yang terkoordinasikan



dokumen



7



Konsep surat dan data konfirmasi



dokumen



5



yang akurat



10.



8



Arsip yang rapi



kegiatan



6.



Laporan tugas kedinasan lainnya



Laporan



Tanggung Jawab a. Ketelitian dan kebenaran dalam mengetik sesuai standar, pedoman yang ada; b. Kerahasiaan atas bahan konsep yang akan diketik yang diklasifikasi rahasia oleh atasan; c. Menerima tamu, menyusun acara sesuai kegiatan yang akan di laksanakan sampai selesai d. Kebenaran konsep telaahan; e. Kebenaran hasil kerja;



11.



Wewenang a. Meminta bahan/data yang dibutuhkan; b. Menjaga keutuhan aturan yang digunakan; c. Memproses bahan/data; d. Menjaga keutuhan hasil analisis bahan/data.



12.



Korelasi Jabatan N o 1.



Jabatan Sekretaris



Unit Kerja/ Instansi Dinas Kepemudaan



Dalam Hal Konsultasi dan arahan



dan Olahraga 2



2.



Kasubbag Umum dan



Dinas Kepemudaan



Kepegawaian



dan Olahraga



JFU/JFT terkait



Dinas Kepemudaan



Arahan dan instruksi



Kerja sama



dan Olahraga 3.



JFU/JFT



Instansi Terkait



Koordinasi



6



13. Kondisi Lingkungan Kerja N



Aspek



o



14.



1.



Tempat kerja



Di dalam ruangan



2.



Suhu



Dingin dengan perubahan



3.



Udara



Sejuk



4.



Keadaan Ruangan



Cukup



5.



Letak



Datar



6.



Penerangan



Terang



7.



Suara



Tenang



8.



Keadaan tempat kerja



Bersih



9.



Getaran



-



Resiko Bahaya N



Fisik / Mental



o



15.



Faktor



1.



–



2.



–



3.



–



Penyebab



Syarat Jabatan a. Pangkat/Gol. Ruang : Pengatur / II d b. Pendidikan



: D3 Sekretaris, Administrasi, Tata Perkantoran



c. Kursus/Diklat 1) Penjenjangan



: –



2) Teknis



: –



d. Pengalaman kerja



: –.



e. Pengetahuan kerja 1) Mengetahui keterkaitan sistem secara keseluruhan; 2) Mekanisme kerja perangkat keras; 3) Perkembangan teknologi informasi; 4) Cara memperbaiki kerusakan perangkat keras. f.



Keterampilan kerja



g. Bakat Kerja : 1) Numerik; 2) Kecekatan jari; 3) Ketelitian. h. Temperamen Kerja



: –



7



Kegiatan berulang-ulang. i.



Minat Kerja Berhubungan dengan benda.



j.



Upaya Fisik 1) Duduk; 2) Berdiri; 3) Berjalan.



k. Kondisi Fisik



l.



1) Jenis Kelamin



: –



2) Umur



: –



3) Tinggi badan



: –



4) Berat badan



: –



5) Postur badan



: –



6) Penampilan



: –



Fungsi Pekerja 1) D.2: Menyusun data 2) D.3: Menyusun data 3) O.6: Berbicara 4) O.7: Melayani orang



16.



Prestasi Kerja yang Diharapkan Jumlah Hasil No



Satuan Hasil



(Dalam 1 Tahun)



1.



dokumen



2.



kegiatan



3.



kegiatan



4.



dokumen



5.



kegiatan



6.



dokumen



7.



dokumen



8.



kegiatan



9.



Laporan



Waktu Penyelesaian



17. Butir Informasi Lain : .............................................................................................................................. ..............................................................................................................................



8



.............................................................................................................................. Tanjungpinang, Mengetahui Atasan Langsung,



HILDA YANI, SE



2020



Yang membuat,



RUBAITUL HALIFAH, S.Sos