Audit Internal Puskesmas [PDF]

Citation preview

Tahapan Audit Internal    



Tahap I : penyusunan rencana audit: menentukan unit-unit kerja yang akan diaudit, tujuan audit, jadual audit, dan menyiapkan instrumen audit Tahap II: pengumpulan data dengan menggunakan instrumen audit yang disusun berdasar standar/kriteria tertentu Tahap III: analisis data audit, perumusan masalah, prioritas masalah dan rencana tindak lanjut audit Tahap IV: pelaporan dan diseminsasi hasil audit



Menyusun rencana audit (audit plan) Perencanaan audit internal terdiri dari beberapa langkah sebagai berikut:       



Tujuan audit internal: contoh: melakukan penilaian kinerja dibandingkan strandar kinerja Lingkup audit: menjelaskan unit kerja yang akan diaudit Objek audit: apa saja yang perlu diaudit Alokasi waktu: berapa lama akan dilakukan Metoda audit: komunikasi internaksi secara langsung, metoda survei, dsb Persiapan audit: persiapan auditor, penetapan kriteria audit, penyusunan instrumen audit Laporan hasil audit: perhatikan format laporan



Contoh Form : Rencana Audit Unit/ No



sasaran audit



Kegiatan/ Auditor



Standar/



Tanggal Tanggal kriteria audit I audit II proses yang yang diaudit digunakan



Pelaksanaan Audit 



Pengumpulan data pada pelaksanaan audit dilakukan dengan berbagai metoda: o Mengamati proses pelaksanaan kegiatan o Meminta penjelasan/mewawancarai pada auditee o Meminta peragaan oleh auditee o Memeriksa dan menelaah dokumen o Memeriksa dengan menggunakan daftar tilik o Mencari bukti-bukti o Melakukan pemeriksaan silang



o o o o







Mencari informasi dari sumber luar Menganalisis data dan informasi Menarik kesimpulan Memberikan rekomendasi Untuk bisa mengumpulkan data dengan baik, maka perlu disusun instrument pengumpulan data



Menyusun instrument audit Contoh Form Instrumen Audit Standar/Kriteri Daftar Temuan No audit yang Fakta Rekomendasi pertanyaan/observasi audit diacu Lampiran PMK 75/2015 ttg tenaga puskesmas (khususnya tenaga kefarmasian) Standar akreditasi Bab 8.2 SOP penyimpanan B3



Analisis Data  



Membandingkan fakta yang diperoleh pada waktu proses pengumpulan data dibandingkan dengan kriteria audit yang digunakan Bila ditemukan kesenjangan (adanya gap antara fakta dengan kriteria), maka auditor bersama auditee melakukan analisis lebih lanjut untuk mengenal penyebab timbulnya kesenjangan, dan menyusun rencana perbaikan



Menyusun laporan audit  



Hasil audit harus dilaporkan kepada Kepala Puskesmas/FKTP dan kepada unit yang diaudit. Hasil audit juga dilaporkan pada saat rapat tinjauan manajemen: o Hasil audit o Tindak lanjut yang telah dilakukan



o



Kendala pada waktu perbaikan



Teknik Audit Internal dalam Akreditasi PUSKESMAS (#14) Audit internal merupakan salah satu program mutu manajerial. Standar akreditasi Bab 3, kriteria 3.1.4. EP2, 3, dam 4 mensyarakatkan dilakukan audit internal secara periodik



Pimpinan Puskesmas dan Penanggung jawab Upaya Puskesmas melakukan evaluasi kegiatan perbaikan kinerja melalui audit internal yang dilaksanakan secara periodik (3.1.4)



Pokok Pikiran: 







Upaya perbaikan mutu dan kinerja perlu dievaluasi apakah mencapai sasaransasaran/indikator-indikator yang ditetapkan. Hasil temuan audit internal disampaikan kepada Pimpinan Puskesmas, Penanggung jawab manajemen mutu, Penanggung jawab Program/Upaya Puskesmas dan pelaksana kegiatan sebagai dasar untuk melakukan perbaikan. Jika ada permasalahan yang ditemukan dalam audit internal tetapi tidak dapat diselesaikan sendiri oleh Pimpinan dan karyawan Puskesmas, maka permasalahan tersebut dapat dirujuk ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota untuk ditindak lanjuti.



Elemen Penilaian:  











Data kinerja dikumpulkan, dianalisis dan digunakan untuk meningkatkan kinerja Puskesmas. Dilakukan audit internal secara periodik terhadap upaya perbaikan mutu dan kinerja dalam upaya mencapai sasaran-sasaran/indikator-indikator mutu dan kinerja yang ditetapkan. Ada laporan dan umpan balik hasil audit internal kepada Pimpinan Puskesmas, Penanggung jawab Manajemen mutu dan Penanggung jawab Upaya Puskesmas untuk mengambil keputusan dalam strategi perbaikan program dan kegiatan Puskesmas. Tindak lanjut dilakukan terhadap temuan dan rekomendasi dari hasil audit internal.



Audit internal dalam standar akreditasi : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.



Difokuskan pada penilaian kinerja Bertujuan untuk peningkatan kinerja Dilakukan secara periodik Dilaporkan kepada kepala PUSKESMAS Diumpan balikkan pada auditess Wajib ditindaklanjuti Jika tidak dapat diselesaikan oleh PUSKESMAS dilakukan rujukan ke dinas kesehatan kabupaten/kota



Terlaksananya rujukan untuk menyelesaikan masalah dari hasil rekomendasi jika tidak dapat diselesaikan sendiri oleh Puskesmas



Pengertian Audit Kegiatan mengumpulkan informasi faktual dan signifikan (dapat dipertanggung jawabkan) melalui interaksi (pemeriksaan, pengukuran dan penilaian yang berujung pada penarikan kesimpulan) secara sistematis, objektif, dan terdokumentasi yang berorientasi pada azas penggalian nilai atau manfaat Audit merupakan instrumen bagai manajemen untuk membantu mencapai visi, misi dan tujuan organisasi Beberapa pengertian yang digunakan dalam audit: 











Kriteria audit: o Kumpulan kebijakan, prosedur atau persyaratan yang dipakai sebagai acuan o Kriteria audit digunakan sebagai acuan pembanding terhadap bukti audit Bukti audit: o Rekaman, pernyataan fakta atau informasi lain yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi Temuan audit: o Hasil evaluasi bukti audit yang terkumpulkan terhadap kriteria audit o Temuan audit dapat menunjukkan kesesuaian atau ketidaksesuaian dengan kriteria audit, atau peluang perbaikan



Jenis Audit











Audit internal: dilakukan di dalam suatu organisasi oleh auditor internal yang juga karyawan organisasi sendiri, untuk kepentingan internal organisasi sendiri. o Auditor internal tidak memiliki tanggung jawab hukum kepada publik atas apa yang dilakukan dan dilaporkannya sebagai termuan, dsebut juga sebagai: audit pihak pertama o Auditor internal bisa berbentuk unit, orang, atau panitia Audit eksternal: audit yang dilakukan oleh pihak di luar organisasi, o Audit pihak kedua (oleh pelanggan: misalnya audit yang dilakukan oleh BPJS terhadap Faskes yang menjadi mitra kerja sama BPJS) dan o Audit pihak ketiga (oleh institusi independen: survei akreditasi, audit Bawas)



10 Esensi dari audit: 1. Adalah proses interaktif antara auditor dan auditee (poihak yang diaudit) 2. Adalah kegiatan sistematis: direncanakan, dikoordinasikan, dilaksanakan dan dikendalikan secara efisien 3. Dilakukan dengan azas manfaat



4. Dilakukan secara objektif 5. Berpijak pada fakta dan kebenaran 6. Melibatkan proses penilaian/pengujian, evaluasi, analisis 7. Bermuara pada pengambilan keputusan 8. Dilaksanakan berdasar standar/kriteria tertentu 9. Merupakan kegiatan berulang 10. Menghasilkan laporan Tujuan Audit Mendapatkan data dan informasi faktual dan signifikan berupa data , hasil analisa, hasil penilaian, rekomendasi auditor sebagai dasar pengambilan keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan dan atau perubahan Tujuan audit internal Membantu menyelesaikan permasalahan organisasi, dalam rangka meningkatkan mutu dan kinerja organisasi.



Dasar penetapan tujuan audit internal: 1. 2. 3. 4. 5. 6.



Prioritas permasalahan yang dihadapi organisasi Rencana pengembangan pelayanan Persyaratan suatu sistem manajemen yang digunakan sebagai acuan Persyaratan regulasi atau persyaratan kontrak Evaluasi terhadap rekanan Adanya potensi risiko kegiatan organisasi



Dasar penetapan tujuan audit internal



Contoh tujuan audit internal



Menganalisis banyak terjadi complain pasien pada pelayanan farmasi Rencana pengembangan Mengidentifikasi peluang inovasi pada pelayanan laboratorium pelayanan Mengetahui kesesuaian proses Persyaratan suatu system pelayanan laboratorium dengan manajemen yang diacu standar pelayanan lab puskesmas Mengetahui kesesuaian sumber Persyaratan regulasi atau daya farmasi dengan permenkes persyaratan kontrak No 75/2014 Mengevaluasi perjanjian Evaluasi terhadap kerjasama dengan laboratorium rekanan Permasalahan prioritas yang dihadapi organisasi



Potensi risiko kegiatan pelayanan



mitra Mengidentifikasi potensi risiko pelayanan imunisasi



Aktivitas Audit 1. Memastikan (konfirmasi dan verifikasi) 2. Menilai (mengevaluasi dan mengukur) 3. Merekomendasi (memberikan saran/masukan)



Prosedur yang biasa dilakukan auditor 1. Telaah dokumen 2. Observasi 3. Meminta penjelasan dari auditee 4. Meminta peragaan dilakukan oleh auditee 5. Membandingkan kenyataan dengan standar/kriteria 6. Meminta bukti atas suatu kegiatan/transaksi 7. Pemeriksaan secara fisik terhadap fasilitas 8. Pemeriksaan silang (cross-check) 9. Mengakses catatan yang disimpan auditee 10. Mewawancarai auditee 11. Menyampaikan angket survey 12. Menganalisis data



Sistematika Laporan Audit Internal dalam Akreditasi PUSKESMAS (#17) Sistematika Laporan Audit Internal : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.



Latar belakang Tujuan audit Lingkup audit Objek audit Standar/kriteria yang digunakan Auditor Proses audit Hasil dan analisis hasil audit Rekomendasi dan batas waktu penyelesaian yang disepakati bersama dengan auditee



Contoh Form Ringkasan Temuan Audit dan Rencana Tindak Lanjut



Tindak Lanjut   



Unit yang diaudit wajib melakukan tindak lanjut terhadap temuan audit dalam bentuk upaya-upaya perbaikan Setelah memperoleh laporan hasil audit, auditee harus mempelajari laporan audit, sebagai dasar menyusun rencana perbaikan Rencana perbaikan disusun dengan batas waktu yang jelas



  



Pada saat pelaksanaan kegiatan perbaikan, auditor dapat melakukan monitoring Auditor internal wajib menyampaikan hasil-hasil audit pada saat pertemuan tinjauan manajemen Hasil perbaikan wajib dilaporkan kepada Kepala Puskesmas/FKTP dan disampaikan tembusan kepada auditor internal



Hal-hal yang perlu dipersiapkan PUSKESMAS 1. Workshop pengertian akreditasi puskesmas atu klinik 2. Pelatihan akreditasi puskesmas dan klinik 3. Sosialisasi di puskesmas dan klinik 4. Kajian awal kareditas purskesmas dan klinik 5. Penyusunan dokumen dasar 6. Pembakuan dokumen/implementasi 7. Kajian internal (self assessment) 8. Perbaikan/penyempurnaan dokumen 9. Audit internal 10. Tinajuan manajemen/ telaah mutu dan kinerja 11. Penyempurnaan 12. Pre audit 13. Penyempurnaan 14. Audit 15. Pembinaan dan dinkes/kab kota



Langkah Persiapan PUSKESMAS untuk Akreditasi 1. Meminta pendampingan dari Kabupaten 2. Lokakarya (1 hari) 3. Pelatihan pemahaman standar dan instrument akreditasi dan persiapan self assessment (2 hari) 4. Self assessment (1 hari) 5. Penyusunan dokumen yang dipersyaratkan dan perbaikan sistem manajemen, sistem penyelenggaraan UKM, dan sistem pelayanan UKP (perkiraan 3-4 bulan) 6. Implementasi (perkiraan 3-4 bulan) 7. Penilaian pra survei akreditasi (2 hari) 8. Pengajuan permohonan untuk disurvei Meminta Pendampingan dari Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota 







Kepala Puskesmas mengajukan permohonan tertulis kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota untuk meminta pendampingan akreditasi dari Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota Kesepakatan penjadualan pendampingan



Lokakarya di PUSKESMAS   



untuk menggalang komitmen untuk memberikan pelayanan yang bermutu dan menyiapkan akreditasi Pemahaman tentang akreditasi Pemahaman tentang Standar dan Instrument Akreditasi







Pembentukan Panitia/Tim Persiapan Akreditasi Puskesmas, dan pembentukan Kelompok Kerja, yaitu kelompok kerja manajemen, kelompok kerja upaya puskesmas, dan kelompok kerja pelayanan klinis.



Pemahaman Standar dan Instrumen 







Pelatihan pemahanan standar dan instrumen akreditasiPuskesmas diikuti oleh seluruh karyawan puskesmas untuk memahami secara rinci standar dan instrument akreditasi puskesmas dan persiapan self-assessment. Pelatihan dapat dilakukan oleh tim puskesmas yang telah dilatih atau oleh tim pendamping dari Kabupaten



Pelaksanaan self assessment oleh staff didampingi pendamping   



Self assessment oleh staf puskesmas didampingi/dipandu oleh pendamping (atau dilaksanakan oleh pendamping bersama staf) Panitia Persiapan Akreditasi Puskesmas melakukan pembahasan hasil self assessment bersama Tim Pendamping Akreditasi Puskesmas dan menyusun Rencana Aksi untuk persiapan akreditasi.



Penyiapan dokumen yang dipersyaratkan dan perbaikan sistem manajemen, sistem penyelenggaraan UKM, dan sistem pelayanan UKP   



 



Identifikasi dokumen-dokumen yang dipersyaratkan oleh standar akreditasi, Penyiapan tata naskah penulisan dokumen Penyiapan dokumen akreditasi o dokumen internal, meliputi :  surat-surat keputusan (kebijakan)  pedoman/manual mutu  pedoman-pedoman yang terkait dengan pelayanan, upaya, program maupun kegiatan  kerangka acuan  standar prosedur operasional (SPO)  rekaman-rekaman (dokumen sebagai bukti telusur). o dokumen eksternal yang perlu disediakan Pengendalian dokumen akreditasi yang meliputi pengaturan tentang kewenangan pembuatan, pemanfaatan dan penyimpanan seluruh dokumen puskesmas. Perbaikan sistem manajemen, sistem penyelenggaraan UKM, dan sistem pelayanan UKP



Implementasi



   



Pelaksanaan kegiatan sesuai dengan standar akreditasi yang dipandu oleh regulasi internal (document-dokumen yang telah disusun:kebijakan, kerangka acuan, SPO, dsb) Memastikan rekaman proses dan hasil kegiatan Penyediaan sumber daya untuk implementasi Melanjutkan Perbaikan sistem manajemen, sistem penyelenggaraan UKM, sistem pelayanan UKP



Penilaian Pra Survei Akreditasi  



Penilaian Pra survei akreditasi oleh Tim Pendamping Akreditasi Puskesmas, untuk mengetahui kesiapan puskesmas untuk diusulkan dilakukan penilaian akreditasi. Tim pendamping akan membuat rekomendasi hasil penilaian pra survey akreditasi sebagai dasar bagi Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota untuk mengusulkan dilakukan survei akreditasi ke lembaga akreditasi melalui Dinas Kesehatan Provinsi



Pengajuan Penialian Akreditasi 



Berdasarkan hasil penilaian pra survey akreditasi, Tim pendamping membuat rekomendasi kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.



Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota mengajukan permohonan survey akreditasi puskesmas kepada Lembaga Akreditasi FKTP melalui Dinas