Audit K3 [PDF]

Citation preview

MOD-TR-RS-001. REV.00



AUDIT SMK3



MOD-TR-RS-001. REV.00



Pengertian Audit SMK3 Pemeriksaan secara sistematik dan independen untuk menentukan suatu kegiatan dan hasil-hasil yang berkaitan sesuai dengan pengaturan yang direncanakan dan dilaksanakan secara efektif dan sesuai untuk mencapai kebijakan dan tujuan perusahaan



Tujuannya untuk menghasilkan penilaian yang independen terhadap efektivitas pelaksanaan sistem manajemen Sumber: Permenaker No.05/MEN/1996



TUJUAN AUDIT SMK3



MOD-TR-RS-001. REV.00



 Mengetahui keefektifan Penerapan SMK3  Mengetahui ketidaksesuaian terhadap SMK3 sehingga dapat dicegah untuk tidak terulang kembali  Membuktikan Penerapan SMK3 di tempat kerja sesuai dengan Kebijakan dan Tujuan Perusahaan



PERBEDAAN AUDIT DAN INSPEKSI AUDIT SMK3  Upaya menemukan ketidaksesuaian dlm penerapan sistem manajemen  Mengukur kesesuaian pelaksaanaan sistem manajemen terhadap standar  Berfokus pada sistem manajemen



MOD-TR-RS-001. REV.00



INSPEKSI K3  Upaya menemukan ketidaksesuaian dlm obyek  Mengukur kesesuaian obyek terhadap standar



 Berfokus pada obyek



PERBEDAAN AUDIT DAN INSPEKSI AUDIT SMK3



MOD-TR-RS-001. REV.00



INSPEKSI K3



 Metode: pemeriksaan dokumen, verifikasi, wawancara dan observasi



 Metode: pemeriksaan secara teknis dan atau mendetil



 Pelaksanaan dengan jangka panjang



 Pelaksanaan dengan jangka pendek



DEFINISI - DEFINISI



MOD-TR-RS-001. REV.00



Audit:  Proses secara sistematik, mandiri dan terdokumentasi untuk mendapatkan bukti audit dan mengevaluasinya secara obyektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah dipenuhi Bukti Audit:  Catatan, pernyataan fakta atau informasi lain yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi



Kriteria Audit:  Kebijakan, prosedur atau persyaratan yang dipakai sebagai rujukan Temuan Audit:  Hasil evaluasi dari bukti-bukti audit yang terkumpul dibandingkan dengan kriteria audit (kesesuaian atau ketidaksesuaian)



MOD-TR-RS-001. REV.00



PRINSIP - PRINSIP AUDIT  Etika Pelaksanaan: dasar dari profesionalisme (kepercayaan, integritas, kerahasiaan dan kebijaksanaan)



 Penyampaian yang jujur: kewajiban untuk melapor secara jujur dan akurat  Berlaku Profesionalisme: pelaksanaan audit secara cermat dan adil  Independen: dasar dari ketidakberpihakan audit dan obyektivitas dari keputusan audit  Pendekatan berdasarkan bukti: metoda yang rasional untuk mendapatkan kesimpulan audit yang dapat dipertanggunjawabkan dan dapat diturunkan dalam proses audit yang sistematis. Bukti audit dapat diverifikasi.



4 (EMPAT) - Fase Audit



MOD-TR-RS-001. REV.00



Kriteria audit Tim auditor Informasi auditee Lingkup audit



Perencanaan



Tim dgn keahlian relevan Lama audit Siapa/kapan



Persiapan



Pelaksanaan



Pelaporan & Tindak lanjut



FUNGSI-FUNGSI DALAM AUDIT INTERNAL



 TIM AUDIT (auditor)  MANAJER PROGRAM / Koordinator / MR  AUDITEE (pimpinan area yang diaudit)



MOD-TR-RS-001. REV.00



MANAJER PROGRAM / MR



MOD-TR-RS-001. REV.00



 Membuat rencana audit internal  Memilih, melatih dan membuat kualifikasi auditor internal  Menunjuk Tim Audit  Memonitor dan memastikan pelaksanaan audit internal  Memelihara catatan audit internal  Melaporkan hasil audit pada saat tinjauan manajemen



LEAD AUDITOR







Memimpin Opening Meeting







Mengatur semua proses audit







Membantu menunjuk anggota tim audit







Membuat jadwal audit







Memimpin pelaksanaan audit







Mempresentasikan hasil audit







Memimpin Closing Meeting







Membuat laporan hasil audit



MOD-TR-RS-001. REV.00



AUDITOR 



Bekerjasama dan membantu Lead Auditor dalam melaksanakan audit







Melaksanakan audit sesuai dengan standar dan ruang lingkup yang ditetapkan







Mempersiapkan dokumen dan pendukungnya







Menjaga kerahasian dokumen dan informasi yang penting



MOD-TR-RS-001. REV.00



MOD-TR-RS-001. REV.00



Empat Fase Audit Review dokumen, meliputi: Kebijakan K3, Klausul inti SMK3 Identifikasi Bahaya K3, Persyaratan Pelanggan, hukum dan lainnya



Perencanaan



Persiapan Jadwal audit Penyiapan cheklist Briefing dgn tim Komunikasi dengan auditee



Pelaksanaan



Pelaporan & Tindak lanjut



MOD-TR-RS-001. REV.00



Perencanaan - Waktu  Alokasi waktu dengan pertimbangan berikut:  Lingkup audit  Kriteria audit  Ukuran dan kompleksitas lokasi



 Risiko K3  Audit yang lalu  Sejarah kinerja auditee



Persiapan - Jadwal audit



MOD-TR-RS-001. REV.00



 Berdasarkan informasi dari:  diberikan oleh auditee



 audit dan laporan sebelumnya  tinjauan thd dokumen sistem auditee  tujuan / sasaran audit (misal: penugasan dari top manajemen)



 Waktu tambahan diperlukan untuk audit aktifitas atau area yang khusus, yang telah diidentifikasi sebagai:  area yang banyak masalah



 kritis terhadap kinerja dan pengendalian mutu dan atau lingkungan



Persiapan - Jadwal



MOD-TR-RS-001. REV.00



 Perlu diingat bahwa struktur jadwal menjamin:  aliran proses / area yang logis



 dijamin keahlian yang relevan untuk masing-masing area  dijamin auditor tidak berasal dari area yang diaudit  cukup waktu untuk pertemuan tim



 Ditandatangani oleh Lead Auditor  Dikirimkan ke departemen untuk masukan dan



persetujuan



Mengelola Program Audit



MOD-TR-RS-001. REV.00



Faktor yang mempengaruhi Program Audit Program audit dipengaruhi oleh: • Ruang lingkup,tujuan dan waktu setiap audit dilakukan • Frekuensi pelaksanaan audit • Ukuran, bentuk dan kompleksitas organisasi • Jumlah, pentingnya, kompleksitas, kesamaan dan lokasi aktifitas yang diaudit • Standar, peraturan dan persyaratan kontraktual serta kriteria lainnya • Hasil dari audit sebelumnya • Perubahan yang mendasar dalam organisasi dan operasinya. 17



Mengelola Program Audit



Mengelola Program Audit



MOD-TR-RS-001. REV.00



Kualifikasi Pemrogram Audit Pemrogram audit harus memahami:



• Prinsip-prinsip audit • Kompetensi auditor • Metoda audit • Masalah teknis dan bisnis dari aktifitas-aktifitas yang akan diaudit



18



Mengelola Program Audit



Mengelola Program Audit Prosedur Program Audit



Prosedur Program Audit harus mencakup: • Perencanaan dan jadwal Audit • Penentuan tim Audit



• Pelaksanaan Audit • Pelaksanaan „follow-up Audit‟ • Pemeliharaan catatan Program Audit



19



Mengelola Program Audit



MOD-TR-RS-001. REV.00



MOD-TR-RS-001. REV.00



Audit K3 Internal



Rencana Audit



Rencana audit mencakup: • Tujuan dan cakupan audit, kriteria audit • Tanggal dan tempat pelaksanaan audit • Identifikasi organisasi auditee (departemen, bagian) • Identifikasi elemen-elemen yang terkait dengan auditee



• Prosedur untuk mengaudit elemen-elemen SMM dari auditee & Identfikasi dokumen referensi • Jam dan lamanya waktu untuk kegiatan audit • Identifkasi dari anggota tim audit • Rencana audit sebaiknya dibuat fleksibel.



20



MOD-TR-RS-001. REV.00



Audit K3 Internal



Contoh Rencana Audit



Hari ke-1 09:00 – 10:00 Rapat pembukaan 10:00 – 11:00 Manajemen Puncak, MR 11:00 – 12:00 MR, Tim SMK3 (Jdesc) 12:00 – 13:00 Istirahat, makan siang 13:00 – 14:00 Dept. Perencanaan (HIRA) 14:00 – 15:00 Dept. Pemasaran (Desain) 15:00 – 15:30 Rapat tim auditor



15:30 – 16:00 Penyampaian temuan hari ke-1



21



MOD-TR-RS-001. REV.00



Audit K3 Internal



Contoh Rencana Audit



Hari ke-2 09:00 – 10:00 Dept. Pembelian & Gudang (MSDS) 10:00 – 11:00 Dept. Konstruksi (penerapan) 11:00 – 12:00 Dept. Pengelolaan & Pemeliharaan (perawatan, gudang) 12:00 – 13:00 Istirahat, makan siang 13:00 – 14:00 Dept. Administrasi (training) 14:00 – 15:00 Rapat tim auditor



15:00 – 16:00 Rapat penutupan dan Presentasi hasil audit



22



Persiapan - Checklist



MOD-TR-RS-001. REV.00



 Checklist:  alat yang baik untuk pedoman dan catatan  sesuai dengan format untuk mencatat aktifitas audit



 Checklist sebaiknya:  berisi identifikasi kunci dari sistem pengendalian /



kewenangan / dokumen  gambaran dari isu-isu penting yang harus ditindaklanjuti oleh auditor selama audit



 disyahkan oleh Lead Auditor atau MR



MOD-TR-RS-001. REV.00



Persiapan - Checklist Daftar Pertanyaan / Persyaratan



Dokumen



Implementasi



4 (EMPAT) - Fase Audit



MOD-TR-RS-001. REV.00



Komunikasi auditor dan auditee Tanya jawab Pengamatan Bukti obyektif Tinjauan thd Prosedur Menganalisa Record



Perencanaan



Persiapan



Pelaksanaan



Pelaporan & Tindak lanjut



Temuan-2 berdasarkan bukti obyektif Identifikasi ketidaksesuaian atau area-area yang berisiko Peluang-peluang perbaikan



- Opening Meeting -



MOD-TR-RS-001. REV.00



 Memperkenalkan Tim Auditor  Menjelaskan Tujuan, Ruang Lingkup, dan Metoda / Teknik Audit yang digunakan  Konfirmasi Jadwal Audit  Meminta “Counter Part / Escort ” pada saat audit  Memberikan penjelasan kepada Auditee tentang halhal yang masih dipertanyakan.



MOD-TR-RS-001. REV.00



PELAKSANAAN AUDIT



Gue nggak sanggup deh, kalau auditee-nya kayak gini…hii..!







Menggunakan checklist yang telah dipersiapkan







Melakukan audit berdasarkan pada jadwal yang telah ditentukan







Menggunakan Teknik Audit dan Metoda Audit



METODA AUDIT



MOD-TR-RS-001. REV.00



 Trace Forward  Trace Backward  Penggunaan klausul-klausul Elemen dan Kriteria SMK3  Penggunaan Bukti Obyektif



MOD-TR-RS-001. REV.00



METODE PENELUSURAN • Metoda Horizontal



Memeriksa setiap area proses untuk melihat kelayakan dari setiap persyaratan sistem • Metoda Vertikal



Diperiksa area proses yang berkontribusi terhadap suatu urutan proses tertentu • Metoda Acak Memeriksa aspek-aspek dari suatu proses secara umum menyelidiki sistem secara acak



MOD-TR-RS-001. REV.00



Forward trace



Marketing



Operasional



Backward trace



Serah Terima



TEKNIK AUDIT



MOD-TR-RS-001. REV.00



 Klarifikasi atas pertanyaan / pernyataan Auditee yang kurang jelas  Wawancara dengan menggunakan kata tanya 5 W, 1 H dan 1 S  Observasi



 Verifikasi  Pengambilan contoh secara acak



WAWANCARA



MOD-TR-RS-001. REV.00



• Tujuan wawancara – Menguji dan membuktikan pemahaman individu atas peran dan tanggung jawabnya dalam sistem mutu – Menguji dan membuktikan data dan informasi yang diperoleh dari pemeriksaan lapangan dan penelaahan dokumen – Menguji pelaksanaan prosedur yang relevan untuk memastikan proses pengendalian berjalan efektif



MOD-TR-RS-001. REV.00



 Teknik Wawancara 



What / Apa







Why / Mengapa







When / Kapan







Who / Siapa







Where / Dimana







How / Bagaimana







Show Me / Tunjukkan



MOD-TR-RS-001. REV.00



• Siapa yang diwawancarai ? – Individu kunci yang bertanggung jawab atas hal-hal pokok yang diaudit – Pemilihan berdasarkan struktur organisasi dan job description – Sesuai topik wawancara dengan peran, tanggung jawab dan kewenangan personil



MOD-TR-RS-001. REV.00



• Teknik wawancara – Mengajukan petanyaan sesuai daftar periksa – Bertanya dengan bahasa yang dimengerti dan dipahami – Beri waktu auditee untuk menjawab – Menjaga pertanyaan dan diskusi tetap pada topik – Wawancarai orang yang tepat – Persiapkan dengan baik – Wawancara dalam keadaan santai – Sesuaikan gaya wawancara



MOD-TR-RS-001. REV.00



• Yang harus dihindari – Mengajukan pertanyaan yang komplek dan rumit – Berdebat dan beragumentasi – Memberikan penilaian, opini dan pandangan pribadi atas pernyataan auditee – Menggunakan humor yang berlebihan – Memotong pembicaraan pada saat yang tidak tepat



MOD-TR-RS-001. REV.00



– Mengintimidasi dan membuat auditee merasa bersalah – Mendesak menjawab pertanyaan yang diluar kewenangannya – Terlalu banyak mencatat – Auditee mengendalikan pembicaraan – Menyuruh diam – Melebihi batas waktu yang disepakati



MOD-TR-RS-001. REV.00



• Mengajukan pertanyaan – Komunikasi dua arah – Hindari pertanyaan tertutup – Tidak mengajukan pertanyaan dan menjawabnya sendiri – Beri auditee waktu untuk menjawab – Jangan hanya berbicara dan mengungkapkan opini, ajukan pertanyaan



MOD-TR-RS-001. REV.00



• Menguji/menyelidiki sistem – Apa yang terjadi jika kemasan bahan ini terbuka ? – Misalkan bahwa terdapat produk tidak sesuai, apa yang anda lakukan ? – Bagaimana tanggapan anda bila ada penyimpangan parameter proses ?



MOD-TR-RS-001. REV.00



Etika Interview/Wawancara Setiap saat harus sopan  Meminta auditee menjelaskan pekerjaannya  Dengarkan dengan seksama apa yang dikatakan  Gunakan “open questions”  “Who?” “What?” “Where?” “When?” “Why?” “How?”



 Mengesyahkan  “Would you please show me?”



MOD-TR-RS-001. REV.00



PENGAMATAN • Obyek adalah sumber informasi • Gunakan seluruh panca indera • Lakukan pembuktian dan penyelidikan



MOD-TR-RS-001. REV.00



• Dokumen – Prosedur – Instruksi kerja – Spesifikasi – Laporan-laporan – Hasil pemeriksaan – Data kinerja – Notulen rapat, dll



• Tanggal • Pengesahan • Revisi • Keakuratan • Ketersediaanya • Penerapannya • Interpretasinya



MOD-TR-RS-001. REV.00



• Mesin/peralatan



• Identifikasi



– Mesin proses



• Kalibrasi



– Alat ukur



• Penyimpanan



– Jig



• Perawatan



– Alat bantu kerja



• Penggunaan



– Tools



• Tanggung jawab • Tata Letak • Kondisi Unsafe



Condition • Perijinan • Catatan Pengujian



MOD-TR-RS-001. REV.00



• Personil – Operator



• Kualifikasi



– Supervisor



• Kompetensi



– Leader



• Penguasaan



– Manager – Staff



prosedur • Kesadaran • Kecukupan • Sertifikat keahlian K3



• Unsafe Action



MOD-TR-RS-001. REV.00



• Produk – Material – Produk dalam proses



• Identifikasi • Penanganan • Penyimpanan



– Produk jadi



• Kemasan



– Produk reject



• Mampu telusur



– Stock, dll



• Unsafe Condition • Unsafe Action



VERIFIKASI BUKTI OBJECTIVE



MOD-TR-RS-001. REV.00



Verifikasi berdasarkan Bukti Objective Bukti Objective : “Informasi yang dapat dibuktikan benar, berdasarkan fakta-fakta yang didapatkan melalui pengamatan, pengukuran, pengujian atau cara-cara lain” definisi sederhana ... Bukti tangan pertama berdasarkan fakta yang disaksikan, BUKAN dugaan, asumsi, katanya, isu, perkiraan, dll.



MOD-TR-RS-001. REV.00



 Dasar dari keputusan pada penilaian SMK3  Bukti obyketif yang tersedia:  dokumentasi sistem  rekaman-rekaman, data-data, laporan-laporan  praktek yang diamati/dilihat selama audit  praktek-praktek yang dinyatakan/dijelaskan



Bukti obyektif juga yang baik, bukan hanya yang jelek!



PERTIMBANGAN PENGAMBILAN SAMPEL







Pengaruhnya terhadap K3







Pengaruhnya terhadap persyaratan / kepuasan pelanggan







Lokasi







Peraturan pemerintah



MOD-TR-RS-001. REV.00



MOD-TR-RS-001. REV.00



Pelaksanaan Audit - “Good Practice”







Tetap tegas



 Hindari diskusi yang terlalu panjang atas



sebuah observasi  Jaga jadwal yang ada  Berurutan dan efisien  Hindari pengalihan dari topik  Hindari “kemacetan / vakum”



MOD-TR-RS-001. REV.00