16 0 916 KB
MOD-TR-RS-001. REV.00
AUDIT SMK3
MOD-TR-RS-001. REV.00
Pengertian Audit SMK3 Pemeriksaan secara sistematik dan independen untuk menentukan suatu kegiatan dan hasil-hasil yang berkaitan sesuai dengan pengaturan yang direncanakan dan dilaksanakan secara efektif dan sesuai untuk mencapai kebijakan dan tujuan perusahaan
Tujuannya untuk menghasilkan penilaian yang independen terhadap efektivitas pelaksanaan sistem manajemen Sumber: Permenaker No.05/MEN/1996
TUJUAN AUDIT SMK3
MOD-TR-RS-001. REV.00
Mengetahui keefektifan Penerapan SMK3 Mengetahui ketidaksesuaian terhadap SMK3 sehingga dapat dicegah untuk tidak terulang kembali Membuktikan Penerapan SMK3 di tempat kerja sesuai dengan Kebijakan dan Tujuan Perusahaan
PERBEDAAN AUDIT DAN INSPEKSI AUDIT SMK3 Upaya menemukan ketidaksesuaian dlm penerapan sistem manajemen Mengukur kesesuaian pelaksaanaan sistem manajemen terhadap standar Berfokus pada sistem manajemen
MOD-TR-RS-001. REV.00
INSPEKSI K3 Upaya menemukan ketidaksesuaian dlm obyek Mengukur kesesuaian obyek terhadap standar
Berfokus pada obyek
PERBEDAAN AUDIT DAN INSPEKSI AUDIT SMK3
MOD-TR-RS-001. REV.00
INSPEKSI K3
Metode: pemeriksaan dokumen, verifikasi, wawancara dan observasi
Metode: pemeriksaan secara teknis dan atau mendetil
Pelaksanaan dengan jangka panjang
Pelaksanaan dengan jangka pendek
DEFINISI - DEFINISI
MOD-TR-RS-001. REV.00
Audit: Proses secara sistematik, mandiri dan terdokumentasi untuk mendapatkan bukti audit dan mengevaluasinya secara obyektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah dipenuhi Bukti Audit: Catatan, pernyataan fakta atau informasi lain yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi
Kriteria Audit: Kebijakan, prosedur atau persyaratan yang dipakai sebagai rujukan Temuan Audit: Hasil evaluasi dari bukti-bukti audit yang terkumpul dibandingkan dengan kriteria audit (kesesuaian atau ketidaksesuaian)
MOD-TR-RS-001. REV.00
PRINSIP - PRINSIP AUDIT Etika Pelaksanaan: dasar dari profesionalisme (kepercayaan, integritas, kerahasiaan dan kebijaksanaan)
Penyampaian yang jujur: kewajiban untuk melapor secara jujur dan akurat Berlaku Profesionalisme: pelaksanaan audit secara cermat dan adil Independen: dasar dari ketidakberpihakan audit dan obyektivitas dari keputusan audit Pendekatan berdasarkan bukti: metoda yang rasional untuk mendapatkan kesimpulan audit yang dapat dipertanggunjawabkan dan dapat diturunkan dalam proses audit yang sistematis. Bukti audit dapat diverifikasi.
4 (EMPAT) - Fase Audit
MOD-TR-RS-001. REV.00
Kriteria audit Tim auditor Informasi auditee Lingkup audit
Perencanaan
Tim dgn keahlian relevan Lama audit Siapa/kapan
Persiapan
Pelaksanaan
Pelaporan & Tindak lanjut
FUNGSI-FUNGSI DALAM AUDIT INTERNAL
TIM AUDIT (auditor) MANAJER PROGRAM / Koordinator / MR AUDITEE (pimpinan area yang diaudit)
MOD-TR-RS-001. REV.00
MANAJER PROGRAM / MR
MOD-TR-RS-001. REV.00
Membuat rencana audit internal Memilih, melatih dan membuat kualifikasi auditor internal Menunjuk Tim Audit Memonitor dan memastikan pelaksanaan audit internal Memelihara catatan audit internal Melaporkan hasil audit pada saat tinjauan manajemen
LEAD AUDITOR
Memimpin Opening Meeting
Mengatur semua proses audit
Membantu menunjuk anggota tim audit
Membuat jadwal audit
Memimpin pelaksanaan audit
Mempresentasikan hasil audit
Memimpin Closing Meeting
Membuat laporan hasil audit
MOD-TR-RS-001. REV.00
AUDITOR
Bekerjasama dan membantu Lead Auditor dalam melaksanakan audit
Melaksanakan audit sesuai dengan standar dan ruang lingkup yang ditetapkan
Mempersiapkan dokumen dan pendukungnya
Menjaga kerahasian dokumen dan informasi yang penting
MOD-TR-RS-001. REV.00
MOD-TR-RS-001. REV.00
Empat Fase Audit Review dokumen, meliputi: Kebijakan K3, Klausul inti SMK3 Identifikasi Bahaya K3, Persyaratan Pelanggan, hukum dan lainnya
Perencanaan
Persiapan Jadwal audit Penyiapan cheklist Briefing dgn tim Komunikasi dengan auditee
Pelaksanaan
Pelaporan & Tindak lanjut
MOD-TR-RS-001. REV.00
Perencanaan - Waktu Alokasi waktu dengan pertimbangan berikut: Lingkup audit Kriteria audit Ukuran dan kompleksitas lokasi
Risiko K3 Audit yang lalu Sejarah kinerja auditee
Persiapan - Jadwal audit
MOD-TR-RS-001. REV.00
Berdasarkan informasi dari: diberikan oleh auditee
audit dan laporan sebelumnya tinjauan thd dokumen sistem auditee tujuan / sasaran audit (misal: penugasan dari top manajemen)
Waktu tambahan diperlukan untuk audit aktifitas atau area yang khusus, yang telah diidentifikasi sebagai: area yang banyak masalah
kritis terhadap kinerja dan pengendalian mutu dan atau lingkungan
Persiapan - Jadwal
MOD-TR-RS-001. REV.00
Perlu diingat bahwa struktur jadwal menjamin: aliran proses / area yang logis
dijamin keahlian yang relevan untuk masing-masing area dijamin auditor tidak berasal dari area yang diaudit cukup waktu untuk pertemuan tim
Ditandatangani oleh Lead Auditor Dikirimkan ke departemen untuk masukan dan
persetujuan
Mengelola Program Audit
MOD-TR-RS-001. REV.00
Faktor yang mempengaruhi Program Audit Program audit dipengaruhi oleh: • Ruang lingkup,tujuan dan waktu setiap audit dilakukan • Frekuensi pelaksanaan audit • Ukuran, bentuk dan kompleksitas organisasi • Jumlah, pentingnya, kompleksitas, kesamaan dan lokasi aktifitas yang diaudit • Standar, peraturan dan persyaratan kontraktual serta kriteria lainnya • Hasil dari audit sebelumnya • Perubahan yang mendasar dalam organisasi dan operasinya. 17
Mengelola Program Audit
Mengelola Program Audit
MOD-TR-RS-001. REV.00
Kualifikasi Pemrogram Audit Pemrogram audit harus memahami:
• Prinsip-prinsip audit • Kompetensi auditor • Metoda audit • Masalah teknis dan bisnis dari aktifitas-aktifitas yang akan diaudit
18
Mengelola Program Audit
Mengelola Program Audit Prosedur Program Audit
Prosedur Program Audit harus mencakup: • Perencanaan dan jadwal Audit • Penentuan tim Audit
• Pelaksanaan Audit • Pelaksanaan „follow-up Audit‟ • Pemeliharaan catatan Program Audit
19
Mengelola Program Audit
MOD-TR-RS-001. REV.00
MOD-TR-RS-001. REV.00
Audit K3 Internal
Rencana Audit
Rencana audit mencakup: • Tujuan dan cakupan audit, kriteria audit • Tanggal dan tempat pelaksanaan audit • Identifikasi organisasi auditee (departemen, bagian) • Identifikasi elemen-elemen yang terkait dengan auditee
• Prosedur untuk mengaudit elemen-elemen SMM dari auditee & Identfikasi dokumen referensi • Jam dan lamanya waktu untuk kegiatan audit • Identifkasi dari anggota tim audit • Rencana audit sebaiknya dibuat fleksibel.
20
MOD-TR-RS-001. REV.00
Audit K3 Internal
Contoh Rencana Audit
Hari ke-1 09:00 – 10:00 Rapat pembukaan 10:00 – 11:00 Manajemen Puncak, MR 11:00 – 12:00 MR, Tim SMK3 (Jdesc) 12:00 – 13:00 Istirahat, makan siang 13:00 – 14:00 Dept. Perencanaan (HIRA) 14:00 – 15:00 Dept. Pemasaran (Desain) 15:00 – 15:30 Rapat tim auditor
15:30 – 16:00 Penyampaian temuan hari ke-1
21
MOD-TR-RS-001. REV.00
Audit K3 Internal
Contoh Rencana Audit
Hari ke-2 09:00 – 10:00 Dept. Pembelian & Gudang (MSDS) 10:00 – 11:00 Dept. Konstruksi (penerapan) 11:00 – 12:00 Dept. Pengelolaan & Pemeliharaan (perawatan, gudang) 12:00 – 13:00 Istirahat, makan siang 13:00 – 14:00 Dept. Administrasi (training) 14:00 – 15:00 Rapat tim auditor
15:00 – 16:00 Rapat penutupan dan Presentasi hasil audit
22
Persiapan - Checklist
MOD-TR-RS-001. REV.00
Checklist: alat yang baik untuk pedoman dan catatan sesuai dengan format untuk mencatat aktifitas audit
Checklist sebaiknya: berisi identifikasi kunci dari sistem pengendalian /
kewenangan / dokumen gambaran dari isu-isu penting yang harus ditindaklanjuti oleh auditor selama audit
disyahkan oleh Lead Auditor atau MR
MOD-TR-RS-001. REV.00
Persiapan - Checklist Daftar Pertanyaan / Persyaratan
Dokumen
Implementasi
4 (EMPAT) - Fase Audit
MOD-TR-RS-001. REV.00
Komunikasi auditor dan auditee Tanya jawab Pengamatan Bukti obyektif Tinjauan thd Prosedur Menganalisa Record
Perencanaan
Persiapan
Pelaksanaan
Pelaporan & Tindak lanjut
Temuan-2 berdasarkan bukti obyektif Identifikasi ketidaksesuaian atau area-area yang berisiko Peluang-peluang perbaikan
- Opening Meeting -
MOD-TR-RS-001. REV.00
Memperkenalkan Tim Auditor Menjelaskan Tujuan, Ruang Lingkup, dan Metoda / Teknik Audit yang digunakan Konfirmasi Jadwal Audit Meminta “Counter Part / Escort ” pada saat audit Memberikan penjelasan kepada Auditee tentang halhal yang masih dipertanyakan.
MOD-TR-RS-001. REV.00
PELAKSANAAN AUDIT
Gue nggak sanggup deh, kalau auditee-nya kayak gini…hii..!
Menggunakan checklist yang telah dipersiapkan
Melakukan audit berdasarkan pada jadwal yang telah ditentukan
Menggunakan Teknik Audit dan Metoda Audit
METODA AUDIT
MOD-TR-RS-001. REV.00
Trace Forward Trace Backward Penggunaan klausul-klausul Elemen dan Kriteria SMK3 Penggunaan Bukti Obyektif
MOD-TR-RS-001. REV.00
METODE PENELUSURAN • Metoda Horizontal
Memeriksa setiap area proses untuk melihat kelayakan dari setiap persyaratan sistem • Metoda Vertikal
Diperiksa area proses yang berkontribusi terhadap suatu urutan proses tertentu • Metoda Acak Memeriksa aspek-aspek dari suatu proses secara umum menyelidiki sistem secara acak
MOD-TR-RS-001. REV.00
Forward trace
Marketing
Operasional
Backward trace
Serah Terima
TEKNIK AUDIT
MOD-TR-RS-001. REV.00
Klarifikasi atas pertanyaan / pernyataan Auditee yang kurang jelas Wawancara dengan menggunakan kata tanya 5 W, 1 H dan 1 S Observasi
Verifikasi Pengambilan contoh secara acak
WAWANCARA
MOD-TR-RS-001. REV.00
• Tujuan wawancara – Menguji dan membuktikan pemahaman individu atas peran dan tanggung jawabnya dalam sistem mutu – Menguji dan membuktikan data dan informasi yang diperoleh dari pemeriksaan lapangan dan penelaahan dokumen – Menguji pelaksanaan prosedur yang relevan untuk memastikan proses pengendalian berjalan efektif
MOD-TR-RS-001. REV.00
Teknik Wawancara
What / Apa
Why / Mengapa
When / Kapan
Who / Siapa
Where / Dimana
How / Bagaimana
Show Me / Tunjukkan
MOD-TR-RS-001. REV.00
• Siapa yang diwawancarai ? – Individu kunci yang bertanggung jawab atas hal-hal pokok yang diaudit – Pemilihan berdasarkan struktur organisasi dan job description – Sesuai topik wawancara dengan peran, tanggung jawab dan kewenangan personil
MOD-TR-RS-001. REV.00
• Teknik wawancara – Mengajukan petanyaan sesuai daftar periksa – Bertanya dengan bahasa yang dimengerti dan dipahami – Beri waktu auditee untuk menjawab – Menjaga pertanyaan dan diskusi tetap pada topik – Wawancarai orang yang tepat – Persiapkan dengan baik – Wawancara dalam keadaan santai – Sesuaikan gaya wawancara
MOD-TR-RS-001. REV.00
• Yang harus dihindari – Mengajukan pertanyaan yang komplek dan rumit – Berdebat dan beragumentasi – Memberikan penilaian, opini dan pandangan pribadi atas pernyataan auditee – Menggunakan humor yang berlebihan – Memotong pembicaraan pada saat yang tidak tepat
MOD-TR-RS-001. REV.00
– Mengintimidasi dan membuat auditee merasa bersalah – Mendesak menjawab pertanyaan yang diluar kewenangannya – Terlalu banyak mencatat – Auditee mengendalikan pembicaraan – Menyuruh diam – Melebihi batas waktu yang disepakati
MOD-TR-RS-001. REV.00
• Mengajukan pertanyaan – Komunikasi dua arah – Hindari pertanyaan tertutup – Tidak mengajukan pertanyaan dan menjawabnya sendiri – Beri auditee waktu untuk menjawab – Jangan hanya berbicara dan mengungkapkan opini, ajukan pertanyaan
MOD-TR-RS-001. REV.00
• Menguji/menyelidiki sistem – Apa yang terjadi jika kemasan bahan ini terbuka ? – Misalkan bahwa terdapat produk tidak sesuai, apa yang anda lakukan ? – Bagaimana tanggapan anda bila ada penyimpangan parameter proses ?
MOD-TR-RS-001. REV.00
Etika Interview/Wawancara Setiap saat harus sopan Meminta auditee menjelaskan pekerjaannya Dengarkan dengan seksama apa yang dikatakan Gunakan “open questions” “Who?” “What?” “Where?” “When?” “Why?” “How?”
Mengesyahkan “Would you please show me?”
MOD-TR-RS-001. REV.00
PENGAMATAN • Obyek adalah sumber informasi • Gunakan seluruh panca indera • Lakukan pembuktian dan penyelidikan
MOD-TR-RS-001. REV.00
• Dokumen – Prosedur – Instruksi kerja – Spesifikasi – Laporan-laporan – Hasil pemeriksaan – Data kinerja – Notulen rapat, dll
• Tanggal • Pengesahan • Revisi • Keakuratan • Ketersediaanya • Penerapannya • Interpretasinya
MOD-TR-RS-001. REV.00
• Mesin/peralatan
• Identifikasi
– Mesin proses
• Kalibrasi
– Alat ukur
• Penyimpanan
– Jig
• Perawatan
– Alat bantu kerja
• Penggunaan
– Tools
• Tanggung jawab • Tata Letak • Kondisi Unsafe
Condition • Perijinan • Catatan Pengujian
MOD-TR-RS-001. REV.00
• Personil – Operator
• Kualifikasi
– Supervisor
• Kompetensi
– Leader
• Penguasaan
– Manager – Staff
prosedur • Kesadaran • Kecukupan • Sertifikat keahlian K3
• Unsafe Action
MOD-TR-RS-001. REV.00
• Produk – Material – Produk dalam proses
• Identifikasi • Penanganan • Penyimpanan
– Produk jadi
• Kemasan
– Produk reject
• Mampu telusur
– Stock, dll
• Unsafe Condition • Unsafe Action
VERIFIKASI BUKTI OBJECTIVE
MOD-TR-RS-001. REV.00
Verifikasi berdasarkan Bukti Objective Bukti Objective : “Informasi yang dapat dibuktikan benar, berdasarkan fakta-fakta yang didapatkan melalui pengamatan, pengukuran, pengujian atau cara-cara lain” definisi sederhana ... Bukti tangan pertama berdasarkan fakta yang disaksikan, BUKAN dugaan, asumsi, katanya, isu, perkiraan, dll.
MOD-TR-RS-001. REV.00
Dasar dari keputusan pada penilaian SMK3 Bukti obyketif yang tersedia: dokumentasi sistem rekaman-rekaman, data-data, laporan-laporan praktek yang diamati/dilihat selama audit praktek-praktek yang dinyatakan/dijelaskan
Bukti obyektif juga yang baik, bukan hanya yang jelek!
PERTIMBANGAN PENGAMBILAN SAMPEL
Pengaruhnya terhadap K3
Pengaruhnya terhadap persyaratan / kepuasan pelanggan
Lokasi
Peraturan pemerintah
MOD-TR-RS-001. REV.00
MOD-TR-RS-001. REV.00
Pelaksanaan Audit - “Good Practice”
Tetap tegas
Hindari diskusi yang terlalu panjang atas
sebuah observasi Jaga jadwal yang ada Berurutan dan efisien Hindari pengalihan dari topik Hindari “kemacetan / vakum”
MOD-TR-RS-001. REV.00