BAB 18 Mengelola Komunikasi TugaS MANAJEMEN ZAHRAA [PDF]

Citation preview

KATA PENGANTAR



Puji syukur kehadirat Allah, Tuhan yang mengajarkan manusia apa yang tidak diketahuinya. Atas berkat rahmat dan hidayah Allah sehingga penulisan makalah ini dapat terselesaikan. Kehadiran makalah ini diharapkan dapat melengkapi tugas Pengantar Manajemen. Materi-materi yang disajikan dalam makalah ini, disaring dari berbagai referensi yang memuat informasi mengenai mengelola komunikasi pemasaran. Makalah tentang mengelola komunikasi ini akan menghadirkan pengertian, macam dan kaitanya komunikasi yang baik. Diharapkan pembaca makalah ini dapat memahami isi makalah ini. Kami mengucapkan terima kasih atas kerjasama team yang akhirnya dapat menyelesaikan makalah ini .



BandarLampung,Desembe2015 Kelompok 3



1



DAFTAR ISI



KATA PENGANTAR.......................................................................................



i



DAFTAR ISI.....................................................................................................



ii



BAB I PENDAHULUAN...............................................................................



1



1.1 Latar Belakang............................................................................................



1



1.2 Rumusan Masalah ......................................................................................



2



BAB II PEMBAHASAN................................................................................



3



2.1 Proses Komunikasi............................................................................3 2.1 Berkomunikasi dengan orang lain................................................................... 3 2.1.2. Saluran Komunikasi..................................................................... 3 2.2 Berkomunikasi untuk Membujuk dan Memengaruhi Orang Lain



3



2.3 Perbedaan Gender dalam Komunikasi..................................................... 4 2.4 Komunikasi Nonverbal................................................................... 4 2.4.1 KOMUNIKASI ORGANISASI.....................................................................4 2.4.2 INOVASI DALAM KOMUNIKASI ORGANISASI.................................... 6 2.5 Saluran Komunikasi Pribadi................................................................6 2.6 Komunikasi Krisis............................................................................ 7 BAB III PENUTUP.........................................................................................



18



3.1 Kesimpulan ................................................................................................



18



3.2 Saran ..........................................................................................................



18



DAFTAR PUSTAKA......................................................................................



20



2



BAB I PENDAHULUAN



1.1



LATAR BELAKANG Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan orang



lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di dalam kelompok ataupun organisasi selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok yang terdiri dari atasan dan bawahannya. Komunikasi tidak hanya penting untuk manusia tetapi juga penting untuk sistem pengendalian manajemen yang merupakan alat untuk



mengarahkan, memotivasi,



memonitor atau mengamati serta evaluasi pelaksanaan manajemen perusahaan yang mencoba mengarahkan pada tujuan organisasi dalam perusahaan agar kinerja yang dilakukan oleh pihak manajemen perusahaan dapat berjalan lebih efesien dan lancar, yang dimonitor atau yang diatur dalam sistem pengendalian manajemen adalah kinerja dari perilaku manajer di dalam mengelola perusahaan. Merchant (1998) mengatakan bahwa orientasi perilaku berhubungan dalam lingkungan pengendalian manajemen. Perilaku berpengaruh dalam desain sistem pengendalian manajemen untuk membantu mengendalikan, memotivasi manajemen dalam mengambil keputusan dan memonitor perilaku yang dapat mengendalikan aktivitas-aktivitas yang terjadi dalam sebuah organisasi. Sistem pengendalian manajemen adalah sejumlah struktur komunikasi yang saling berhubungan yang mengklasifikasikan



proses



informasi



yang



dapat



membantu



manajer



dalam



mengkoordinasi bagiannya untuk mengubah perilaku dalam pencapaian tujuan organisasi yang diharapkan pada dasar yang berkesinambungan (Maciarriello dan Kirby, 1994). Untuk membentuk suatu kerja sama yang baik jelas perlu adanya komunikasi



3



yang baik antara unsur-unsur yang ada di dalam organisasi tersebut. Komunikasi yang baik akan menimbulkan saling pengertian dan kenyamanan dalam bekerja. 1.2



RUMUSAN MASALAH



1) Bagaimana tahap-tahap berkomunikasi? 2) Apa komunikasi dalam organisasi? 3) Apa fungsi komunikasi dalam organisasi?



BAB 18 MENGELOLA KOMUNIKASI



4



Proses Komunikasi Untuk memahami kompleksitas proses komunikasinsecara lebih baik, dua unsur penting di setiap situasi komunikasi adalah pengirim dan penerima. Pengirim adalah siapa pun yang ingin mengemukakan ide atau konsep kepada orang lain, mencari informasi, maupun mengungkapkan pikiran atau emosi. Penerima adalah orang yang menjadi tujusn informasi. Pengirim menyandingkan (encodes) ide dengan memilih simbolsimbol yang menyusun pesan. Pesan (message) adalah rumusan kasat mata dari ide yang dikirimkan kepada penerima. Pesan dikirimkan melalui saluran (channel) atau pengangkut komunikasi. Saluran dapat berupa laporan formal, panggilan telepon, pesan surat elektronis, atau rapat tatap muka. Penerima menafsirkan (decodes) simbol-simbol untuk menerjemahkan makna pesan. Terakhir, umpan balik (feedback) terjadi ketika penerima merespons komunikasi dari pengirim dengan memberikan pesan balasan. Tanpa umpan balik, komunikasi bersifat satu arah; dengan umpan balik, komunikasi menjadi dua arah. Umpan balik merupakan sarana ampuh untuk efektivitas komunikasi karena memungkinkan pengirim mengetahui apakah penerima menafsirkan pesan dengan tepat.



BERKOMUNIKASI DENGAN ORANG LAIN 5



Komunikasi dapat gagal jika penerima dan pengirim tidak menyediakan atau menafsirkan pesan dengan cara yang sama. Kita semua mengetahui sulitnya berkomunikasi dengan seseorang yang bahasanya berbeda dengan bahasa kita, dan para manajer dewasa ini sering mencoba berkomunikasi dengan orang yang bahsanya berebda dengan bahasa yang mereka gunakan. Manager’s Shoptalk memberikan saran untuk berkomunikasi secara efektif dengan orang yang bahasanya berbeda dengan bahasa kita.



Oleh karena itu, agar manajer dapat berkomunikasi secara efektif, mereka harus memahami bagaimana faktor-faktor seperti saluran komunikasi, kemampuan persuasi, perbedaan, gender, perilaku nonverbal, dan menyimak semuanya dapat memudahkan atau menyulitkan komunikasi. Saluran Komunikasi Para manajer dapat memilih banyak saluran untuk berkomunikasi dengan banyak manajer lain atau dengan pegawai. Seorang manajer dapat membahas suatu masalah dengan bertatap muka, membuat panggilan telepon, menggunakan oleh pesan instan, mengirim e-mail, menulis memo atau surat, atau membuat entri di blog perusahaan, tergantung jenis pesannya. Berbagai penelitian telah berupaya menjelaskan bagaimana manajer memilih saluran komunikasi untuk meningkatkan efektivitas komunikasi. Saluran-saluran yang tersedia bagi para manajer dapat diklasifikasikan ke dalam suatu hierarki menurut kekayaan informasi.



Hierarki Kekayaan Saluran



6



Kekayaan saluran (channel richness) adalah jumlah informasi yang dapat disiarkan selama satu periode komunikasi. Kapasitas saluran komunikasi dipengaruhi oleh tiga karakteristik: 1) Kemampuan menangani banyak tanda dalam satu waktu; 2) Kemampuan menyediakan umpan balik dua arah dengan cepat; dan 3) Kemampuan menetapkan fokus pribadi untuk komunikasi yang dilakukan. Percakapan tatap muka merupakan media paling kaya karena memungkinkan pengalaman langsung, banyak tanda informasi, umpan balik segera, dan fokus pribadi. 



Memilih Saluran yang Sesuai Penting bagi manajer untuk memahami bahwa masing-masing saluran komunikasi mempunyai kelebihan dan kekurangan dan masing-masing saluran tersebut dapat menjadi sarana komunikasi yang efektif di situasi yang tepat. Pemilihan saluran bergantung kepada apakah pesan dikirimkan secara rutin atau tidak. Pesan nonrutin biasanya ambigu, menyangkut peristiwa baru, dan banyak berpotensi menimbulkan kesalahpahaman. Pesan rutin bersifat sederhana dan langsung.



Berkomunikasi untuk Membujuk dan Memengaruhi Orang Lain Komunikasi tidak hanya untuk menyampaikan informasi, tetapi untuk membujuk dan memengaruhi orang lain. Untuk membujuk dan memengaruhi, manajer harus sering mudah berkomunikasi dengan orang lain. Namun sebagian orang mempunyai pengalaman komunikasi interpersonal yang tidak mengenakkan sehingga mereka cenderung menghindari situasi ketika komunikasi diperlukan. Istilah kecemasan komunikasi (communication apprehension) menggambarkan perilaku menghindar ini dan didefinisikan sebagai”tingkat ketakutan atau kegelisahan seseorang terhadap komunikasi nyata atau akan terjadi”. Lewat latihan dan praktik, manajer dapat mengatasi kecemasan komunikasi mereka dan menjadi komunikator yang lebih efektif.



Perbedaan Gender dalam Komunikasi Kelas, ras, kelompok etnis, dan gender semuanya merupakan faktor-faktor yang memengaruhi cara orang berkomunikasi. Manajer harus bekerja keras untuk menghapus 7



pandangan kolot tentang gaya komunikasi seseorang, agar pandangan ini tidak menghambat pemahaman atau banyak memengaruhi keputusan personel, seperti mengangkat atau mempromosikan pegawai. Komunikasi Nonverbal Bahasa tubuh merupakan salah satu aspek komunikasi nonverbal. Komunikasi nonverbal (nonverbal communication) adalah pesan yang lebih banyak dikirim lewat tindakan dan perilaku manusia daripada lewat kata-kata. Para manajer diawasi, dan perilaku, penampilan, tindakan, dan sikap mereka menjadi simbol dari apa yang mereka nilai dan harapkan dari orang lain. Menyimak Salah satu sarana terpenting bagi komunikasi adalah menyimak pegawai maupun konsumen. Kebanyakan manajer kini menyadari pentingnya aliran informasi dari bawah ke atas, bukan dari atas ke bawah, dan mereka sebaiknya menyimak lebih baik. Para manajer juga memanfaatkan sikap interaktif blog untuk berhubungan dengan pegawai dan konsumen. Blog, catatan Web yang memungkinkan orang untuk memuat opini, gagasan, informasi, menjadi tautan waktu-nyata berbiaya rendah yang selalu terabru antara organisasi dan konsumen, pegawai, media, dan investor. KOMUNIKASI ORGANISASI Aspek lain dari komunikasi manajemen terkait dengan organisasi secara keseluruhan. Komunikasi di lingkup organisasi biasanya mengalir ke tiga arah; ke bawah, ke atas, dan horizontal. Para manajer bertanggung jawab menyediakan dan merawat saluran komunikasi formal di ketiga arah ini. Mereka juga menggunakan saluran informal, yang berarti mereka keluar dari kantor mereka untuk berbaur dengan pegawai. Saluran Komunikasi Formal Saluran komunikasi formal (formal communication channel) adalah saluran komunikasi yang berjalan pada rantai komando atau tanggung jawab tugas yang diberikan organisasi. Ketiga saluran formal dan jenis infromasi sebagai berikut. 8



1)



Komunikasi ke bawah (downward communication), aliran komunikasi formal yang paling akrab dan jelas, adalah sebutan untuk pesan dan informasi yang dikirimkan dari manajemen puncak kepada bawahan ke arah bawah. Para manajer dapat melakukan komunikasi ke bawah dengan lebih baik dengan berfokus kepada sejumlah wilayah khusus yang memerlukan komunikasi secra rutin. Komunikasi ke bawah biasanya mencakup lima topik berikut: a) Implementasi tujuan dan strategi. Mengkomunikasikan strategi dan tujuan baru memberikan informasi tentang target khusus dan perilaku yang diharapkan. Ini memberi arahan bagi di tingkat organisasi yang lebih bawah. b) Instruksi dan dasar pekerjaan. Kedua arahan ini menunjukkan cara untuk menegerjakan tugas tertentu dan bagaimana tugas tersebut terkait dengan kegiatan lain di organisasi. c) Prosedur dan praktik. Kedua pesan ini mendefinisikan kebijakan, peraturan, manfaat, dan pengaturan struktur. d) Umpan balik kinerja. Kedua pesan ini menilai sebaik apa para indivisu dan departemen dalam mengerjakan tugas mereka. e) Indoktrinasi. Pesan ini dirancang untuk memotivasi pegawai dalam menghadapi misi dan nilai budaya perusahaan dan untuk berpartisipasi di seremoni istimewa seperti piknik.



2)



Komunikasi ke atas (upward communication) formal meliputi pesan-pesan yang mengalir dari tingkat hierarki organisasi yang lebih bawah ke tingkat yang lebih tinggi. Menyelaraskan aliran komunikasi ke atas dan ke bawah yang sehat memastikan lengkapnya sirkuit komunikasi antara para pegawai dan manajer. Lima jenis komunikasi ke atas adalah:



9



a)



Masalah dan pengecualian. Pesan-pesan ini bertujuan menggambarkan persoalan serius maupun pengecualian dalam kinerja rutin agara para manajer



senior menyadari berbagai kesulitan yang ada. b) Saran perbaikan. Pesan ini adalah ide-ide untuk memperbaiki prosedurc)



prosedur terkait tugas untuk meningkatkan kualitas dan efisiensi. Laporan kinerja. Pesan ini meliputi laporan periodik yang menginformasikan



kinerja para individu dan departemen kepada para manajer. d) Keluhan dan perselisihan. Kedua pesan ini meliputi keluhan pegawai dan konflik-konflik yang perlu diketahui oleh hierarki agar dapat didengar dan e)



dimungkinkan untuk diselesaikan. Informasi keuangan dan akuntansi. Pesan-pesan ini berhubungan dengan biaya, piutang, volume penjualan, perkiraan laba, laba investasi, dan masalah-



masalah lain yang menjadi kepentingan manajer senior. 3) Komunikasi horizontal (horizontal communication) adalah pertukaran pesan secara lateral atau diagonal anatra sesama pegawai. Komunikasi horizontal di bagi ke dalam tiga kategori: a) Pemecahan masalah di dalam departemen. Komunikasi ini dilakukan oleh para anggota departemen yang sama dan menyangkut penyelesaian tugas. b) Komunikasi antardepartemen. Komunikasi antardepartemen memfasilitasi penyelesaian proyek-proyek atau tugas-tugas gabungan. c) Inisiatif perubahan dan perbaikan. Komunikasi ini bertujuan untuk membagikan informasi kepada berbagai tim dan departemen yang dapat membantu organisasi berubah, berkembang, dan mengalami peningkatan.



Saluran Komunikasi Tim Jenis komunikasi horizontal adalah komunikasi dalam tim. Di W. L. Gore, perusahaan kimia terkenal dengan produk Gore-Tex-nya, unit-unit operasi intinya terdiri atas timtim kecil swakelola. Para anggota tim tersebut bekerja sama untuk menyelesaikan tugas, dan struktur komunikasi tim memengaruhi kinerja tim maupun kepuasan pegawai.



10



Penelitian-penelitian tentang komunikasi tim berfokus kepada dua karakteristik: tingkat sentralisasi komunikasi tim dan karakter tugas tim. Saluran Komunikasi Pribadi Saluran komunikasi pribadi (personal communication channels) berada di luar saluran kewenangan formal. Komunikasi informal ini berdampingan dengan saluran-saluran formal, tetapi dapat melewatkan tingkatan hierarkis dan memotong rantai komando vertikal guna menghubungkan hampir semua orang di organisasi. Tiga jenis saluran komunikasi pribadi yang penting adalah jaringan pribadi, selentingan, dan komunikasi tertulis. 1) Jaringan pribadi (personal networking) berarti diperoleh dan dipupuknya hubungan pribadi yang menembus batas-batas departemen, hierarkis, dan bahkan organisasi. Menurut Anda, siapa yang lebih memiliki banyak akses terhadap sumber daya dan lebih berepengaruh di organisasi? Berikut adalah sejumlah sara dari seorang ahli membangun jaringan komunikasi. a) Bangunlah jaringan sebelum Anda melakukannya. Para manajer cerdas tidak menunggu membangun jaringan sampai mereka membutuhkannya, karena saat membutuhkannya, mereka sudah terlambat. b) Jangan pernah makan siang sendirian. Orang-orang yang menonjol dalam membangun jaringan berupaya agar senantiasa terlihat dan berhubungan dengan sebanyak mungkin orang. c) Buatlah solusi menang-menang. Membangun jaringan dengan sukses bukan persoalan apa yang diinginkan, melainkan tentang memastikan orang lain di jaringan mendapatkan apa yang mereka inginkan. d) Fokuslah terhadap keberagaman. Makin luas daftar kontak, makin luas pengaruhnya. Bangunlah hubungan dengan sebanyak mungkin orang dari berbagai bidang minat (baik di dalam dan di luar organisasi). 2) Selentingan (grapevine), yaitu jaringan komunikasi infromal dari orang ke orang yang tidak dikenai sanksi oleh organisasi. Selentingan menautkan para pegawai ke semua arah, mulai dari CEO hingga manajemen madya, staf pembantu, dan pegawai lini. Selentingan selalu ada di organisasi, namun dapat menjadi kekuatan dominan bila saluran-saluran formal ditutup.



11



3) Komunikasi tertulis. Keahlian komunikasi tertulis menjadi makin penting di tempat kerja kolaboratif dewasa ini. Para manajer dapat meningkatkan keahlian menulis mereka dengan mengikuti saran-saran berikut:  Hormati pembaca. Waktu pembaca sangat berharga; jangan menyia-nyiakannya dengan memo atau e-mail panjang dan melantur yang harus dibaca beberapa kali 



untuk memahaminya. Ketahui poin Anda dan langsung membahasnya. Banyak orang duduk menulis dan menulis, tanpa memperjelas hal-hal yang ingin mereka katakan dalam pikiran mereka. Untuk menulis dengan efektif, ketahu pikiran Anda dan tulislah







untuk mendukungnya. Menulislah dengan jelas, bukan mengesankan. Jangan menggunakan bahasa







yang dibuat-buat dan hambur kata-kata. Miliki opini kedua. Bila tulisan yang dibuat sangat penting, misalnya memo formal untuk departemen atau organsiasi, mintalah seseorang yang Anda anggap pandai menulis untuk membacanya sebelum Anda mengirimkannya. Jangan segan untuk menerima sarannya.



INOVASI DALAM KOMUNIKASI ORGANISASI Organisasi dengan tingkat efektivitas komunikasi yang tinggi membangun strategistrategi untuk mendorong dialog, mengelola krisis komunikasi, menggunakan umpan balik untuk membina pegawai, dan menciptakan iklim kepercayaan dan keterbukaan. Dialog Dialog (dialogue) adalah proses komunikasi kelompok yang di dalamnya orang-orang menciptakan aliran makna yang memungkinkan mereka saling memahami dan berbagi sudut pandang. Orang-orang dapat bertolak dari sudut yang berseberangan, namun



12



dengan berbicara secara terbuka, mereka menemukan pijakan yang sama, isu-isu bersama, dan tujuan-tujuan bersama yang dapat mereka bangun untuk masa depan yang lebih baik. Untuk membangun dan menjaga hubungan yang kuat, para manajer harus mengembangkan kemampuan berdialog. Komunikasi Krisis Selama beberapa tahun terakhir, banyaknya jumlah dan cakupan krisis menjadikan komunikasi sebagai tugas lebih menantang bagi para manajer. Krisis itu seperti api, dan komunikasi adalah cara terbaik untuk memadamkannya. Makin lambat respons, makin cepat krisis tumbuh, yang disulut oleh mis-informasi, rumor, dan rasa takut. Para manajer dapat mengembangkan empat keahlian utama dalam mengkomunikasikan krisis. 



Jagalah fokus Anda. Para komunikator krisis yang baik tidak membiarkan diri







mereka kewalahan dengan situasi yang ada. Tetap terlihat. Banyak manajer meremehkan pentingnya kehadiran mereka di saat krisis. Tugas manajer adalah keluar untuk meyakinkan kembali para pegawai sarta







mersepons kepentingan publik. Ungkapkan kebenaran meski pahit. Para manajer efektif mengumpulkan sebanyak mungkin informasi, melakukan yang terbaik untuk mengetahui fakta-fakta, dan







mengungkapkan kebenaran kepada para pegawai dan publik sedini mungkin. Komunikasikan sebuah visi masa depan. Orang-orang perlu merasa bahwa mereka memiliki sesuatu untuk mereka usahakan dan harapkan.



Umpan Balik dan Pembelajaran Umpan balik terjadi ketika para manajer menggunakan evaluasi dan komunikasi untuk membantu para individu dan organsisasi belajar dan berkembang. Umpan balik memungkinkan para manajer untuk mengetahui jika mereka telah berhasil dalam berkomunikasi dengan orang lain. Para manajer yang sukses memfokuskan umpan balik mereka untuk membantu mengembangkan kemampuan para bawahan, dan mereka mendorong umpan balik kritis dari pegawai. Ketika menyertakan organisasi dalam tinjauan mereka terhadap hasil 13



berbagai kegiatan, para manajer dapat segera mempelajari apa yang berhasil dan apa yang tidak berhasil serta menggunakan informasi itu untuk memperbaiki organisasinya.



BAB III PENUTUP



3.1 KESIMPULAN Pada dasarnya komunikasi sangat diperlukan didalam kehidupan sehari-hari dalam aspek apapun, baik itu dalam kegiatan berorganisasi atau dalam kehidupan sehari-hari, dalam kegiatan berorganisasi, komunikasi diperlukan dengan tujuan agar sebuah system atau komunikasi yang ada bisa terjalin dengan sempurna dan lebih baik. Komunikasi dirumuskan sebagai suatu proses penyampaian pesan/informasi diantara beberapa orang. Karenanya komunikasi melibatkan seorang pengirim, 14



pesan/informasi saluran dan penerima pesan yang mungkin juga memberikan umpan balik kepada pengirim untuk menyatakan bahwa pesan telah diterima. Komunikasi sangat penting dalam kehidupan manusia adalah makhluk social yang saling membutuhkan antara satu dengan yang lain. Dalam berkomunikasi seseorang harus memiliki dasar yang akan menjadi patokan seseorang tersebut dalam berkomunikasi. Dalam proses kita juga harus ingat bahwa terdapat banyak hambatanhambatan dalam berkomunikasi. Tujuan komunikasi adalah berhubungan dan mengajak dengan orang lain untuk mengerti apa yang kita sampaikan dalam mencapai tujuan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan dalam bekerja sama dengan orang lain. Ada dua jenis komunikasi, yaitu verbal dan nonverbal, komunikasi verbal atau tertulis dan komunikasi nonverbal atau bahasa (gerak tubuh). Komunikasi dua arah terjadi bila pengiriman pesan dilakukan san mendapatkan umpan balik. Seseorang dalam berkomunikasi pasti dapat merasakan timbale balik antara pemberi informasi serta penerima informasi sehingga terciptanya suatu hubungan yang mutualisme antara keduanya.



3.2 SARAN Dengan disusunnya makalah ini, maka pembaca atau mahasiswa dapat mengerti dan memahami pentingnya arti komunikasi dalam organisasi, didalam kehidupan berorganisasi atau dikehidupan sehri-hari yang membutuhkan komunikasi. Semoga makalah ini dapat diterima dan dimengerti serta berguna bagi pembaca atau mahasiswa, dalam makalah ini kami mohon maaf jika ada tulisan kami atau bahasa kami kurang berkenan, dengan demikian kami mengharapkan kritik dan saran atas tulisan kami agar bisa membangun dan memotivasi kami agar membuat tulisan jauh lebih baik lagi.



15



DAFTAR PUSTAKA



L. Daft Richard. Manajemen. Jakarta: Salemba Empat. 2008.



16



17