Bab 3 Pengembangan Sistem Dan Teknik-Teknik Dokumentasi [PDF]

Citation preview

BAB 3 : PENGEMBANGAN SISTEM DAN TEKNIK-TEKNIK DOKUMENTASI PENDAHULUAN Pertanyaan-pertanyaan yang harus dijawab dalam bab ini meliputi: 1. Apakah tujuan dokumentasi? 2. Mengapa akuntan perlu memahami dokumentasi? 3. Apa yang digunakan dalam teknik dokumentasi sistem akuntansi? 4. Apa saja diagram aliran data dan flowcharts? • Bagaimana mereka sama-sama dan berbeda? • Bagaimana mereka siap? Dokumentasi mencakup jenis alat-alat berikut: -



Narasi (ditulis Deskripsi) Diagram alur Diagram Materi tertulis



Dokumentasi mencakup siapa, apa, Kapan, dimana, mengapa, dan bagaimana dari: -



Entri data Pengolahan Penyimpanan Informasi output Sistem kontrol



Bagaimana akuntan menggunakan dokumentasi? - Minimal, mereka harus membaca dokumentasi untuk memahami bagaimana sistem bekerja. - Mereka mungkin perlu untuk mengevaluasi kekuatan dan kelemahan badan pengendalian internal. o Memerlukan tingginya dokumentasi.



1



- Mereka dapat membaca dengan teliti dokumentasi untuk menentukan jika sistem yang diusulkan memenuhi kebutuhan pengguna. - Mereka dapat mempersiapkan dokumentasi untuk: o Menunjukkan bagaimana sistem yang diusulkan akan bekerja o Menunjukkan pemahaman mereka tentang sistem pengendalian internal Dalam bab ini, kita membahas dua alat dokumentasi yang paling umum: - Data flow diagram : Deskripsi grafis sumber dan tujuan data. Mereka menunjukkan: o Mana data berasal dari o Bagaimana itu mengalir o Proses-proses yang dilakukan di atasnya o Mana ia pergi - Diagram alur : Termasuk tiga jenis: o Diagram alur dokumen menggambarkan aliran dokumen dan informasi antara departemen atau unit. o Diagram alur sistem menggambarkan hubungan antara input, pengolahan, dan output untuk sistem. o Program diagram alur menggambarkan urutan logis operasi yang dilakukan dalam program komputer. Teknik dokumentasi adalah alat-alat yang diperlukan untuk akuntan: SAS-94 memerlukan bahwa auditor memahami prosedur yang otomatis dan manual



menggunakan



mendokumentasikan



entitas.



sistem



Pemahaman



pengendalian



ini



dapat



internal-sebuah



diperoleh proses



yang



melalui efektif



memperlihatkan kekuatan dan kelemahan dari sistem. SOX (2002) secara efektif memerlukan yang diperdagangkan secara publik perusahaan dan mereka dokumen auditor dan menguji pengendalian internal perusahaan. Audit standar No. 2 diumumkan secara resmi oleh PCAOB memerlukan bahwa auditor eksternal mengungkapkan pendapat pada klien sistem pengendalian internal.



2



Alat-alat dokumentasi membantu akuntan dengan : - Pengorganisasian sangat rumit sistem menjadi bentuk yang dapat lebih mudah dipahami - Membantu anggota tim baru yang memahami sistem yang sudah ada Metode mana yang harus Anda gunakan — diagram alur atau DVD? -



62,5% profesional adalah menggunakan DFDs. 97,6% menggunakan diagram alur. Keduanya dapat disiapkan relatif hanya menggunakan software yang tersedia. Keduanya diuji pada ujian profesi. Kesimpulan: Anda perlu tahu keduanya.



DIAGRAM ARUS DATA Diagram aliran data (DFD) grafis menggambarkan aliran data dalam sebuah organisasi. Hal ini digunakan untuk: - Dokumen yang ada sistem - Rencana dan desain sistem baru Ada tidak ada pendekatan hitam-putih untuk mengembangkan DFD.



3



Contoh data diagram alur proses pembayaran pelanggan dari gambar 3-3 dalam buku Anda



Diagram aliran data terdiri dari empat elemen dasar: 1. Tujuan dan sumber data: Data sumber dan tujuan o Muncul sebagai kotak o Mewakili organisasi atau individu yang mengirim atau menerima data digunakan atau diproduksi oleh sistem Item dapat menjadi sumber dan tujuan yaitu : pelanggan, bank, dan piutang manajer.



2. Aliran data: Data sumber dan tujuan - Muncul sebagai panah - Mewakili aliran data antara sumber dan tujuan, proses dan data toko, yaitu : pembayaran cutomer, deposit, penelitian data, penerima informasi.



4



Seperti Anda mungkin menduga dari slide sebelumnya, jika aliran data dua arah, menggunakan Panah bi-directional.



Buku Besar Jika elemen dua data mengalir bersama, kemudian menggunakan jalur aliran data satu tepat.



Rek. Cash & slip setoran



Jika elemen data tidak selalu mengalir bersama-sama, kemudian beberapa baris akan diperlukan.



Pembayaran Pelanggan



3. Proses transformasi: proses - Muncul sebagai lingkaran - Mewakili transformasi data, yaitu : proses pembayaran dan memperbarui A/R 4. Data toko: toko Data - Muncul sebagai dua garis horizontal - Mewakili sebuah repositori sementara atau permanen data, yaitu : piutang perusahaan.



5



Kamus data: - Data arus dan data toko biasanya adalah koleksi elemen data. - Contoh: Aliran data yang berlabel informasi mahasiswa mungkin mengandung unsur-unsur seperti mahasiswa nama, tanggal lahir, nomor ID, alamat, nomor telepon, dan besar. - Kamus data yang berisi gambaran dari semua elemen data, data toko dan data aliran dalam sistem. Membagi DFD: - Beberapa sistem dapat menjadi sepenuhnya diagram pada satu lembar kertas, dan pengguna memiliki kebutuhan untuk tingkat detail yang berbeda - Akibatnya, DFDs terbagi menjadi tingkat yang lebih rendah berturut-turut untuk memberikan peningkatan jumlah detail. Tingkat tertinggi DFD disebut diagram konteks. - Ini menyediakan ringkasan tampilan sistem. - Ini menggambarkan sistem pengolahan data dan entitas eksternal yang: o Sumber input o Tujuan dari output



DIAGRAM ALIRAN DATA



6



Ini adalah konteks diagram untuk penggajian S & S sistem



7



Kita akan pergi ke sebuah sebagian contoh bagaimana tingkat detail yang pertama diciptakan. Namun sebelum kita lakukan, mari kita melangkah melalui beberapa petunjuk tentang cara membuat DFD. ATURAN 1: Memahami sistem. Mengamati arus informasi dan mewawancarai orangorang yang terlibat untuk memperoleh pemahaman bahwa. ATURAN 2: Mengabaikan proses kontrol dan mengendalikan tindakan-tindakan (misalnya, koreksi kesalahan). Hanya kesalahan termasuk. ATURAN 3: Menentukan batas-batas system mana mulai dan berhenti. Jika Anda tidak yakin tentang proses, termasuk untuk sementara waktu. ATURAN 4: Menggambar diagram konteks pertama, dan kemudian menarik tingkat detail. ATURAN 5: Mengidentifikasi dan label semua arus data. Satu-satunya yang tidak memiliki label adalah yang masuk ke atau keluar dari tempat data. ATURAN 6: Arus Data yang selalu mengalir bersama-sama harus dikelompokkan bersama. Data tersebut tidak mengalir bersama-sama harus ditampilkan pada baris terpisah. ATURAN 7: Menunjukkan proses (lingkaran) dimanapun aliran data dikonversi dari satu bentuk ke lain. Demikian juga, setiap proses harus memiliki setidaknya satu arus data masuk dan setidaknya satu arus data keluar. ATURAN 8: Proses transformasi yang secara logis atau terjadi secara bersamaan dapat dikelompokkan dalam satu lingkaran. ATURAN 9: Nomor setiap proses secara berurutan. Proses yang berlabel 5.0 akan menjadi pada tingkat berikutnya menjadi proses yang berjumlah 5.1, 5.2, dll. Pproses yang berlabel 5.2 akan menjadi 5. 21, 5.22, dll.



8



ATURAN 10: Nama proses harus mencakup tindakan kata kerja, seperti update, mempersiapkan, dll. Peraturan 11: Identifikasi dan label semua data toko Apakah sementara atau permanen. ATURAN 12: Identifikasi dan label semua sumber dan tujuan. Entitas yang dapat menjadi sumber dan tujuan. Anda mungkin ingin memasukkan barang-barang tersebut dua kali pada diagram, jika diperlukan, untuk menghindari berlebihan atau menyeberangi garis. ATURAN 13: Sebanyak mungkin, mengatur arus dari atas ke bawah dan kiri ke kanan. ATURAN 14: Anda tidak mungkin untuk mendapatkan hasil yang baik pertama kalinya, jadi rencana untuk pergi melalui beberapa iterasi dari penyempurnaan. ATURAN 15: Pada salinan akhir, garis tidak boleh menyeberang. Pada setiap halaman, termasuk: - Nama DFD - Tanggal yang disiapkan - Nama pengolahan ARUS DIAGRAM Terdapat empat jenis simbol membuat alur kerja: - Simbol-simbol input/output : Input/output simbol menunjukkan tipe perangkat atau media yang memberikan masukan atau merekam output dari proses. - Simbol-simbol pengolahan : Simbol-simbol pengolahan menunjukkan jenis perangkat yang digunakan untuk proses data atau apakah data diproses secara manual. - Simbol-simbol Penyimpanan : Simbol-simbol penyimpanan menunjukkan jenis perangkat yang digunakan untuk menyimpan data saat sistem tidak digunakan. - Simbol arus dan lain-lain : Simbol arus dan lain-lain dapat menunjukkan ; 1. Aliran data dan barang 2. Awal atau akhir diagram alur 3. Lokasi keputusan 4. Catatan penjelasan



9



SIMBOL INPUT/OUTPUT Simbol dokumen Menggambarkan dokumen atau laporan yang disiapkan oleh tulisan atau dicetak oleh komputer.



1



3 2



Beberapa salinan dari satu dokumen Menunjukkan beberapa salinan dokumen kertas atau laporan. Salinan dokumen harus diberi nomor di sudut atas, kanan. Input/Output; Jurnal Ledger



Dapat



menggambarkan



setiap input atau output pada



program alur diagram. Juga besar



menggambarkan di



jurnal akuntansi atau buku



flowchart



dokumen.



Tampilan Menggambarkan informasi yang ditampilkan oleh perangkat online output seperti terminal, monitor, atau layar.



Setelan Online Menggambarkan entri



data oleh perangkat online seperti



komputer



atau pribadi.



terminal



10



Terminal atau komputer pribadi Menggabungkan layar dan simbol-simbol setelan online untuk menggambarkan terminal dan komputer pribadi.



Tep Pengiriman menggambarkan total kontrol manual disiapkan yang dapat dibandingkan dengan total komputer untuk pengendalian



SIMBOL PROSES Pemrosesan komputer Merupakan suatu proses yang dilakukan oleh komputer, yang biasanya menghasilkan perubahan informasi atau data.



Operasi manual Menggambarkan operasi pengolahan yang dilakukan secara manual. Operasi pelengkap Menggambarkan sebuah operasi pengolahan dilakukan oleh perangkat lain komputer, misalnya, scanner optik karakter. Setelan Offline



11



Menggambarkan sebuah operasi yang menggunakan off-line yang dapat memasukkan perangkat, seperti mesin kasir atau memasukkan ke disk SIMBOL PENYIMPANAN Disk magnetik Menggambarkan data yang tersimpan secara permanen pada disk magnetik. Sering digunakan untuk mewakili master file dan database. Pita magnetik Merupakan data yang disimpan pada pita magnetik. Kadang-kadang menggambarkan file transaksi. Disket Menggambarkan data yang tersimpan pada disk atau zip disk. Penyimpanan online Merupakan



data



yang disimpan dalam file online sementara



dalam media akses



A



langsung, seperti disk magnetik.



File Menggambarkan sebuah file dokumen yang disimpan dan diperoleh secara manual. Huruf menunjukkan urutan :



A: Urutan abjad B: Urutan tanggal N: Urutan numerik



12



SIMBOL ARUS DAN LAIN-LAIN Arus dokumen atau pengolahan Menggambarkan arah arus pengolahan atau dokumen. Arus normal atas ke bawah dan kiri ke kanan. Arus data/informasi Menggambarkan arah aliran data/informasi. Sering digunakan untuk menampilkan data yang sedang disalin dari satu dokumen lain. Link-komunikasi Menggambarkan transmisi data dari satu lokasi lain melalui jalur komunikasi.



Konektor pada halaman Menghubungkan pengolahan dari satu lokasi lain pada halaman yang sama. Digunakan untuk menghindari persilangan baris. Halaman off-konektor Menghubungkan arus pengolahan antara dua halaman yang berbeda. Sinyal keluar dari satu halaman dan masuk sesuai di halaman lain.



Terminal



13



Menggambarkan awal, akhir, atau titik berhentinya dalam proses atau program. Juga digunakan untuk menunjukkan bagian eksternal. Keputusan Menngambarkan sebuah langkah pengambilan keputusan. Digunakan dalam program alur diagram untuk menunjukkan cabang untuk jalan alternatif. Anotasi Menyediakan untuk penambahan deskriptif komentar atau catatan penjelasan sebagai klarifikasi. DOKUMEN ALUR DIAGRAM Dokumen alur diagram menunjukkan alur dokumen dan informasi di antara tanggung jawab dalam organisasi. Diagram alur ini melacak sebuah dokumen , menunjukkan: -



Mana sebuah dokumen yang berasal dari Mana yang didistribusikan Bagaimana digunakan Ini adalah akhir disposisi Segala sesuatu yang terjadi ketika mengalir melalui sistem Diagram alur pengendalian internal adalah diagram alur dokumen yang digunakan



untuk mengevaluasi kecukupan kontrol internal, seperti pemisahan tugas atau pemeriksaan internal. Mereka dapat mengungkapkan kelemahan atau hal yang tak berguna seperti: - Aliran komunikasi yang tidak memadai - Dokumen yang rumit - Prosedur yang menyebabkan penundaan



14



Diagram alur dokumen juga disiapkan dalam proses desain sistem. ALUR DIAGRAM SISTEM Alur diagram sistem menggambarkan hubungan antara input, proses, dan output dari AIS. - Flowchart sistem dimulai dengan mengidentifikasi input ke sistem : Input tersebut berupa ; 1. Data baru 2. Data tersimpan digunakan kedepannya 3. Keduanya - Setiap input diikuti oleh proses, yaitu, langkah-langkah yang dilakukan pada data : Jika proses ini dilakukan oleh komputer, logika dari program komputer akan digambarkan dalam diagram alur program. - Proses ini diikuti oleh output — informasi baru yang dihasilkan : output tersebut berupa ; 1. Tersimpan untuk penggunaan nantinya 2. Tampilan kertas 3. Cetakan di kertas 4. Input untuk proses selanjutnya - Dengan kata lain, itu adalah input dasar yang sama – proses-pola output yang kita lihat dalam alur diagram dokumen. PROGRAM ALUR DIAGRAM Program alur diagram menggambarkan urutan logis operasi yang dilakukan oleh komputer dalam melaksanakan program. Mereka juga mengikuti input-proses-pola output.



15



ALUR DIAGRAM VS DFDs



16



Nilai yang didapat : perubahan karakteristik fisik proses mempengaruhi Alur data tetapi memiliki sedikit atau tidak ada dampak pada DFD. DFD lebih memfokuskan pada logika. Ketika memutuskan mana alat untuk mempekerjakan, mempertimbangkan kebutuhan informasi mereka yang akan melihatnya.



Sumber



: Accounting Imformation System .ppt , Slide chapter 03, Systems



Development and Documentation Techniques, Romney/Steinbart, edisi 10



17