Bab I-Bab V - Ok [PDF]

Citation preview

BAB I PENDAHULUAN



1.1



Latar Belakang Praktek Kerja Nyata Masalah Praktek Kerja Nyata atau magang telah diatur dalam Undang-Undang No. 13 tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan khususnya pasal 21 – 30. Dan lebih spesifiknya diatur dalam Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi no. Per.22/Men/IX/2009 tentang Penyelenggaraan Pemagangan di Dalam Negeri. Dalam Peraturan Menteri tersebut, Pemagangan diartikan sebagai bagian dari sistem pelatihan kerja yang diselenggarakan secara terpadu antara pelatihan di lembaga pelatihan dengan bekerja secara langsung di bawah bimbingan dan pengawasan instruktur atau pekerja yang lebih berpengalaman dalam proses produksi barang dan/atau jasa di perusahaan, dalam rangka menguasai keterampilan atau keahlian tertentu. Praktek Kerja Nyata atau magang merupakan bagian dari pelatihan kerja, biasanya magang dilakukan oleh mahasiswa tingkat akhir atau siswa SMK kelas 3 (PKL) sebagai salah satu syarat utama untuk menyelesaikan proses pendidikan. Sedangkan pelatihan kerja biasanya diikuti oleh pekerja yang sudah menandatangani kontrak dengan perusahaan dalam rangka untuk mengembangkan kompetensi kerja dan produktifitas sang karyawan. Dalam kegiatan praktek kerja nyata atau magang, akan memiliki kesempatan untuk mengaplikasikan semua ilmu yang telah dipelajari di bangku kuliah dan mempelajari detail tentang seluk beluk standar kerja yang profesional. Pengalaman ini kemudian menjadi bekal dalam menjalani jenjang karir yang sesungguhnya.



1



1.2



Maksud dan Tujuan Praktek Kerja Nyata 1.2.1. Maksud Memberikan pengalaman bagi mahasiswa untuk menerapkan dan memperluas wawasan penerapan teori dan pengetahuan yang telah diterimanya didalam kelas pada kegiatan nyata di bidang studinya masingmasing. 1.2.2. Tujuan Umum Tujuan diadakannya magang adalah sebagai berikut: 1. Mahasiswa dapat merasakan langsung bekerja pada suatu perusahaan. 2. Untuk memperoleh pengalaman kerja di perusahaan. 3. Untuk mengetahui lingkungan kerja yang sebenarnya 4. Untuk mengetahui proses-proses kerja yang terdapat di perusahaan. Proses kerja yang dimaksud adalah bagaimana hasil produk, tenaga kerja, kedisiplinan dan keselamatan kerja. 5. Membandingkan ilmu yang diperoleh



di



perkuliahan



dengan



pelaksanaan magang di industri 6. Untuk memperoleh pengetahuan dari tempat magang 7. Mengaplikasikan kemampuan praktik yang diperoleh di perkuliahan ke dunia industri. 1.2.3. Tujuan Khusus 1. Mahasiswa mudah beradaptasi dengan lingkungan kerja setelah menyelesaikan pendidikannya. 2. Agar Mahasiswa mendapatkan pengalaman secara fuktural dilapangan sebagai wahana terbentuknya tenaga profesi yaitu tenaga yang memiliki seperangkat pengetahuan, keterampilan, nilai dan sikap yang diperlukan bagi profesinya serta mampu menerapkan dalam kehidupan dunia kerja yang nyata.



1.3. Manfaat Praktek Kerja Nyata Manfaat diadakannya Praktek Kerja Nyata atau magang adalah sebagai berikut : 1. Belajar Beradaptasi di Lingkungan Kerja. 2



Dengan menjalani program magang,



bisa belajar beradaptasi dalam



lingkungan kerja. Baik itu bekerja sama dengan tim hingga membuat solusi saat ada masalah. Hal ini akan memudahkan ketika memulai kerja yang sesungguhnya. 2. Memperoleh Banyak Koneksi Magang memudahkan menjalin hubungan dengan berbagai orang penting. Meskipun tidak menghasilkan uang tunai, magang bisa menjadi investasi masa depan. Selain itu memiliki banyak koneksi dalam membangun karier ke depannya. 3. Mendapat Informasi yang Berkualitas Tidak hanya pengalaman, juga pasti mendapatkan banyak informasi dari magang, bisa mengetahui apakah pekerjaan yang dilakukan memang di sukai atau tidak. Kalau tidak, bisa mencari serta menggali lebih banyak informasi dari orangorang yang sudah berpengalaman saat magang. 4. Punya Mentor Kesempatan bekerja langsung di perusahaan dengan mencoba program magang akan mempertemukan dengan orang-orang yang sudah profesional, bisa belajar dari pengalaman mereka serta memiliki mentor yang akan membantu dalam berkarier. 5. Pelajaran Berharga Bukan hanya pengalaman baru, magang juga memnberikan pelajaran berharga dalam hidup. Agar magang bermanfaat , hindari memilih perusahaan yang hanya mempekerjakan sebagai pembuat kopi atau tugas 'kasar' lainnya. Mungkin beberapa perusahaan tidak memberikan bayaran, tapi setidaknya mendapat pekerjaan yang berguna bagi diri sendiri serta masa depan. 1.3.1 Manfaat bagi Mahasiswa : 1. Mahasiswa dapat mengaplikasikan dan meningkatkan ilmu yang diperoleh di bangku perkuliahan. 2. Menambah wawasan setiap mahasiswa mengenai dunia industri. 3



3. Menambah dan meningkatkan keterampilan serta keahlian dibidang praktek. 1.3.2 Manfaat bagi Universitas 1. Terjalinnya kerjasama “bilateral” antara Universitas dengan perusahaan. 2. Universitas akan dapat meningkatkan kualitas lulusannya melalui pengalaman kerja Magang 3. Universitas yang akan dikenal di dunia industri. 1.3.3 Manfaat bagi Perusahaan 1. Adanya kerjasama antara dunia pendidikan dengan dunia industri/ perusahaan sehingga perusahaan tersebut dikenal oleh kalangan akademis. 2. Adanya kritikan-kritikan yang membangun dari mahasiswa-mahasiswa yang melakukan Praktek Magang 3. Perusahaan akan mendapat bantuan tenaga dari mahasiswa- mahasiswa yan melakukan praktek. 4. Adanya orang yang mengaudit perusahaan tanpa mengeluarkan biaya dengan adanya laporan-laporan magang yang diberikan kepada perusahaan. 1.4



Sistematika Penulisan Laporan Praktek Kerja Nyata (PKN) 1.4.1. Bagian Awal (Pendahuluan) a. Halaman Kulit Luar. 1. Judul Laporan PKN 2. Lambang (Logo) STIE Bina Bangsa 3. Nama Penulis, NPM, Jurusan, Konsentrasi, Program pendidikan 4. Nama STIE Bina Bangsa Banten tanpa alamat 5. Tahun Pembuatan b. Halaman Extra (depan) 1. 2. 3. 4.



Halaman Judul Halaman Pengesahan Pimpinan dan Jurusan Halaman Kata Pengantar Halaman Daftar isi



1.4.2 Bagian isi (Utama) 4



1. 2. 3.



BAB I PENDAHULUAN BAB II NAMA PERUSAHAAN / INSTANSI BAB III NAMA UNIT KERJA / BAGIAN



4.



PENEMPATAN BAB IV JUDUL LAPORAN KEGIATAN



5.



PKN BAB V



PENUTUP



1.4.3 Bagian Akhir (Pelengkap) 1) Halaman Daftar Pustaka 2) Halaman Lampiran a) Lampiran A : Fotocopi surat Permohonan Praktek Kerja Nyata / Magang dari STIE Bina Bangsa b) Lampiran B : Fotocopi surat Persetujuan Praktek Kerja Nyata / Magang dari instansi / Perusahaan tempat magang c) Lampiran C : Fotocopi lembar penilaian Magang mahasiswa yang sudah dinilai oleh pimpinan instansi d) Lampiran D : Lembar kegiatan / absensi Praktek Kerja Nyata e) Lampiran E



: Lampiran kegiatan atau pekerjaan yang



dilakukan di instansi tersebut f) Lampiran F : Daftar Riwayat Hidup 1.4.4. Isi Laporan PKN Halaman a) Lembar pengesahan b) Kata pengantar c) Daftar Isi BAB I



: : :



i ii iii



PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Praktek Kerja Nyata 1.2 Maksud dan Tujuan Praktek Kerja Nyata 1.2.1 Tujuan Umum



5



1.2.3 Tujuan Khusus 1.3 Manfaat Praktek Kerja Nyata 1.4 Sistematika Penulisan Laporan Praktek Kerja Nyata BAB II NAMA PERUSAHAAN / INSTANSI 2.1 Tinjauan Organisasi 2.1.1 Sejarah Singkat Berdirinya Perusahaan / instansi 2.1.2 Struktur Organisasi 2.1.3 Job Description 2.2 Visi 2.3 Misi 2.4 Tujuan 2.5 Wewenang



BAB III NAMA UNIT KERJA / PENEMPATAN 3.1 Profil 3.2 Tugas 3.3 Fungsi 3.4 Visi 3.5 Misi 3.6 Tujuan 3.7 Sasaran 6



3.8 Struktur Organisasi Kerja BAB IV PROSEDUR KERJA 4.1 Tempat dan Waktu Pelaksanaan Praktek Kerja Nyata 4.2 Metode Pengumpulan Data Laporan Praktek Kerja Nyata 4.3 Analisa Data 4.4 Pelaksanaan Kegiatan 4.5 Hasil Kegiatan Praktek Kerja Nyata BAB V PENUTUP 5.1 Kesimpulan 5.2 Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN-LAMPIRAN BAB II PT. CBA CHEMICAL INDUSTRY 2.1



Tinjauan Organisasi 2.1.1 Sejarah Singkat Berdirinya PT. CBA Chemical Industry Pasar pestisida di Indonesia tumbuh rata-rata 12 % per tahun dengan nilai pasar 6 Triliun per tahun. PT. CBA Chemical industry melihat peluang besar dalam pengembangan pestisida di Indonesia sebagai Negara Agraris, terutama wilayah terpencil yang belum terjangkau distribusinya. PT. CBA Chemical Industry adalah perusahaan yang didirikan oleh anak bangsa yang ingin berperan aktif dalam mensejahterakan kehidupan pertanian melalui produk yang berkualitas baik dengan harga yang kompetetif. PT. CBA Chemical Industry Didirikan pada tahun 1995 oleh Bapak Teddy Tio sebagai industri bahan kimia khusus, CBA telah menerima 7



banyak keahlian di bidang kimia. Berdasarkan pada kenyataan bahwa Indonesia adalah negara agraris, tahun 2000 merupakan tahun terobosan untuk CBA ‘expansion ke sektor agrokimia. Selama 10 tahun terakhir, CBA telah konsisten membangun Fasilitas Manufaktur dan Pusat Jaminan Mutu, serta membangun jaringan distribusi di seluruh Indonesia, dan akan segera diperluas ke beberapa negara di wilayah Asia Tenggara. Keberhasilan CBA yang telah dicapai adalah:  Fasilitas manufaktur terpadu & Jaminan Kualitas pusat, yang terdiri dari laboratorium analitis dan laboratorium hidup.  Laboratorium analisis dilengkapi dengan Kromatografi cair kinerja tinggi, Kromatografi Gas, Spectrophotometer, dan alat penunjang lainnya untuk laboratorium kimia lengkap.  Menjadi dichloride terbesar di Asia Tenggara, Produser Bahan Aktif Paraquat.  Distribusi jaringan yang terdiri dari kantor, gudang, dan transportasi, yang terletak di 20 kota di seluruh Indonesia. Saat ini PT.CBA Chemical Industry sudah memiliki jaringan distribusi nasional di beberapa provinsi besar di Indonesia seperti Aceh, Sumatera Utara, Riau, Sumatera Barat, Jambi, Sumatera Bagian Selatan, Lampung, Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur, Kalimantan, Sulawesi, Dan Nusa Tenggara Barat, dan juga kesempatan yang sangat terbuka bagi perusahaan untuk mengekspor produk ke luar negeri. PT.CBA juga mengembangkan struktur Human Recourses Organisasi baik dalam Dukungan Teknis Marketing atau yang dapat melayani pasar dengan baik. CBA konsisten menjaga komitmen dan meningkatkan kualitas produk dan jasa. 2.1.2 Struktur Organisasi Struktur Organisasi PT. CBA Chemical Industry



8



Dir. Utama



Manager Personalia



Ka. Divisi



Ka. Gudang



Ka. Admin



Ka. Produksi



Koord. Gudang



Adm. Stok



2.1.3 Job Description 1. Direktur Utama / Pimpinan Direktur atau pimpinan merupakan



struktur organisasi



perusahaan yang tertinggi. Bagian ini merupakan pihak yang bertanggung jawab terhadap segala bentuk operasional atau berjalannnya roda perusahaan. Tugas direktur / pimpinan adalah sebagai berikut : a. Memimpin seluruh dewan atau komite eksekutif. b. Menetapkan kebijakan perusahaan dengan menentukan rencana dan tujuan perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang. c. Mengambil



keputusan



sebagaimana



didelegasikan



oleh



bawahannya atau pada situasi tertentu yang dianggap perlu untuk diputuskan dalam meeting-meeting di perusahaannya. d. Menyetujui strategi atau program kerja perusahaan. e. Memimpin secara langsung kegiatan biro pengawasan intern 2.



dengan bekerja sama dengan direksi lain. General Manager General Manager adalah pimpinan utama dalam pengambilan



keputusan dan tanggung jawab atas tercapainya tujuan perusahaan serta sebagai pengendali seluruh tugas dan fungsi-fungsi dalam perusahaan. Tugas dan wewenang General Manager :



9



a. Menetapkan kebijakan perusahaan dengan menentukan rencana dan tujuan perusahaan, baik jangka pendek maupun jangka panjang. b. Mengkoordinir



dan



mengawasi



dilaksanakan dalam perusahaan. c. Membuat peraturan intern pada



seluruh



aktifitas



perusahaan



yang



yang tidak



bertentangan dengan kebijakan perusahaan. d. Memperbaiki dan menyempurnakan segenap segi penataan agar tujuan organisai dapat tercapai dengan efektif dan efisien. e. Membimbing bawahan dan mendelegasikan tugas-tugas yang 3.



dapat dikerjakan oleh bawahan secara jelas. Kepala Divisi Tugas utama dari bagian Kepala divisi dalam kaitannya dengan



pencapaian tujuan perusahaan secara umum adalah berusaha mencapai biaya produksi yang rendah, mutu produk yang tinggi, tanggapan yang cepat atas permintaan, dan fleksibilitas untuk membuat inovasi terhadap produk sesuai dengan keinginan dan spesifikasi pelanggan. Tugas dan wewenang kepala Divisi adalah : a. Menyusun program jangka pendek dan jangka panjang mengenai produk perusahaan. b. Menyiapkan bahan yang dibutuhkan untuk proses produksi. c. Melakukan pengevaluasian apakah barang hasil produksi perusahaan sesuai dengan standart kualitas yang telah ditentukan. d. Penanggung jawab pemrosesan alur kerja produksi. 4. Kepala Gudang Tugas dan wewenang dari Kepala Gudang adalah : a. Mengatur segala aktifitas gudang, mulai dari bahan baku, barang setengah jadi, dan barang jadi. b. Memeriksa dan menandatangani semua surat jalan pembelian / penjualan produk perusahaan. c. Membuat rekap stok laporan harian yang tembusannya diberikan 5. a. b. c.



kepada Accounting dan kepala cabang. Personalia Tugas dan wewenang Personalia adalah : Mengorganisir seluruh aktifitas HRD. Melakukan evaluasi tugas-tugas HRD. Penyelesaian kasus ketenagakerjaan ditingkat internal maupun eksternal melalui proses Bipartit, mediasi Disnaker dan PHI. 10



d. Melakukan koordinasi kerja dengan seluruh karyawan. e. Bertanggung jawab atas design dan development system rekruitmen. f. Melakukan pengawasan ke lapangan / pabrik. g. Menjalin hubungan kerja yang harmonis dengan pihak serikat 6. a. b. c. d. 7. a.



kerja. Kepala Administrasi Tugas dan Wewenang Kepala Administrasi adalah : Mengkoordinasi karyawan administrasi. Membuat laporan Laba / Rugi. Bertanggung jawab mengenai seluruh hal-hal administratif. Menandatangani semua bukti pembayaran. Administrasi Stok Tugas dan Wewenang Administrasi stok adalah : Membuat laporan keadaan posisi persediaan barang yang



ditanganinya. b. Menjaga agar persediaan barang dalam kondisi optimum dengan memperhatikan minimum stok dan maksimum stok. 2.2



Visi PT. CBA Chemical Industry Visi PT. CBA Chemical Industry adalah menjadi produsen utama kebutuhan pertanian dalam rangka mewujudkan ketahanan pangan nasional yang berkualitas dan berdaya saing tinggi.



2.3



Misi PT. CBA Chemical Industry Misi PT. CBA Chemical Industry adalah dengan komitmen terhadap filosofi Kualitas adalah Prioritas, PT. CBA Chemical Industry akan selalu memenuhi



kebutuhan



pertanian



yang



berkualitas



dalam



rangka



meningkatkan produktivitas. Untuk mencapai visi dan misi, PT. CBA melakukan upaya terbaik untuk menjaganya dengan teknologi terbaru, meningkatkan kualitas sumber daya manusia, dan secara konsisten melakukan penelitian dan pengembangan produk. 2.4



Tujuan PT. CBA Chemical Industry Kualitas adalah Prioritas dan Kepuasan pelanggan adalah tujuan PT. CBA Chemical Industry, sehingga merupakan komitmen perusahaan untuk dapat menyediakan produk yang bermutu dan terjangkau harganya bagi



11



industri pertanian dan perkebunan di Indonesia. PT. CBA Chemical Industry akan melakukan yang terbaik untuk ikut serta dalam membantu kemajuan sektor pertanian dan perkebunan di Indonesia dengan mengedepankan Integritas, Komitmen serta Persistensi dalam berkarya dan berinovasi. PT.CBA Chemical Industry memberikan pelayanan optimal untuk membuktikan dan membantu para petani Indonesia, selain dalam menjalin hubungan baik dan terbuka dengan distributor diberagam daerah kepulauan Indonesia, PT. CBA Chemical Industry pun memberikan pelayanan secara edukasi tata cara untuk menggunakan produk kimia/ pestisida yang baik, benar, dan sehat, serta edukasi untuk memajukan wawasan para petani Indonesia agar terciptanya tani yang mandiri dan sejahtera. 2.5



Wewenang PT. CBA Chemical Industry mempunyai wewenang sebagai berikut; 1. Perusahaan mempunyai wewenang untuk mengelola kegiatan-kegiatan seluruh unit-unit usaha maupun pekerjaannya, sesuai dengan ketentuan perundang-undangan ketenagakerjaan yang berlaku. 2. Perusahaan mempunyai wewenang untuk menerima, menempatkan dan mengangkat karyawan untuk suatu jabatan tertentu, memindahkan kebagian lain yang diperlukan serta memperlakukan karyawan secara wajar sesuai perundang-undangan yang berlaku. 3. Perusahaan wajib memberikan upah yang layak dan kesejahteraan yang memadai. BAB III BAGIAN ADMINISTRASI GUDANG (WAREHOUSE)



3.1



Profil Manajemen gudang adalah sebuah hal krusial dalam sebuah perusahaan. Meski sebenarnya manajemen gudang yang tepat bukan sebuah hal yang sulit dan berat, namun tak sedikit pemilik perusahaan yang justru menemukan kesulitan dalam menjalankan manajemen gudang yang tepat. Bagi perusahaan yang memiliki stok gudang, keberadaan manajemen gudang yang tepat menjadi sebuah keharusan, Karena tanpa manajemen 12



gudang yang tepat, perusahaan bisa mengalami kerugian dalam jumlah besar. Kerugian terjadi ketika system dalam penyimpanan barang dan sistem keluar masuk barang tak terkontrol dengan baik. Paling buruk lagi jika perputaran barang di gudang tak terawasi dengan maksimal. Untuk itu perusahaan memerlukan manajemen gudang, yakni sebuah system yang dapat mengoptimalkan pengawasan dalam gudang. Secara umum gudang bisa terbagi dalam gudang bahan baku dan gudang barang jadi. Pada dasarnya system manajemen gudang dapat digambarkan sebagai berikut : 1. Pendataan dan pengaturan masuknya barang dalam gudang. 2. Sistem pengaturan barang dalam gudang. 3. Pendataan dan pengaturan keluarnya barang dalam gudang. Untuk menjalankan manajemen gudang secara spesifik, perlu dipahami pula secara spesifik karakter dari barang yang disimpan dalam gudang. Hal penting lain adalah memahami system produksi (untuk gudang bahan baku) dan penjualan (untuk gudang barang jadi).



Beberapa aktifitas di dalam gudang adalah sebagai berikut : 1. Administrasi. 2. Penerimaan barang. 3. Penyimpanan barang. 4. Pengepakan barang ke tempat yang dituju. 5. Pengeluaran barang. Aktifitas ini saling terkait satu sama lain. Secara organisasi, setiap aktifitas ini dipimpin oleh satu orang semisal Kepala bagian, Leader, Supervisor atau sebutan lain dengan tugas dan tanggung jawab serupa. Tiap kepala bagian diharuskan paling tidak mengetahui pekerjaanpekerjaan yang dilakukan oleh team-nya serta mampu melakukan fungsifungsi pengendalian. Gudang sebagai bagian dari Logistik merupakan bagian kerja yang sangat menarik,



Lebih kepada behind the scene atau supporting



department namun sangat vital dalam sebuah perusahaan yang memiliki 13



Gudang. Gudang sendiri saat ini memiliki arti luas dan lebih dari sekedar tempat penyimpanan saja. Gudang itu sendiri tidak menambah nilai barang secara langsung, tidak ada perubahan citarasa, bentuk, kemasan, dan lain sebagainya. Intinya tidak ada kegiatan proses operasi pada barang, yang ada adalah aktifitas penyimpanan barang serta perpindahan barang dari satu tempat ke tempat lainnya di dalam area gudang. 3.2



Tugas Gudang Dari pengertian Gudang tersebut di atas, maka secara umum dapat dikatakan bahwa Gudang mempunyai tugas: 1. Menerima barang masuk dari supplier. 2. Menerima barang hasil produksi. 3. Mengeluarkan barang untuk proses produksi, untuk permintaan stok cabang dan penjualan. 4. Pencatatan administrasi keluar masuknya barang.



3.3



Fungsi Gudang Fungsi gudang adalah sebagai berikut; 1. Gudang sebagai Production Support yaitu gudang tersebut berfungsi sebagai gudang supply bagi penyediaan bahan baku atau material yang akan digunakan dalam proses produksi. 2. Gudang sebagai Consolidation yaitu gudang berfungsi sebagai tempat penerimaan dan konsolidasi, sebelum selanjutnya akan didistribusikan kepada cabang atau customer. 3. Gudang sebagai Stockpilling yaitu gudang berfungsi untuk menyimpan produk yang sifatnya musiman. 4. Gudang sebagai Assortment yaitu gudang berfungai sebagai tempat penyimpanan kombinasi produk sebagai antisipasi terhadap permintaan.



3.4



Visi Gudang “Menjadi pengelola sistem manajemen gudang yang fleksibel, tepat waktu dan akurat guna mewujudkan sistem manajemen gudang yang efektif dan efisien.”



14



3.5



Misi Gudang 1. Menciptakan fungsi sistem manajemen gudang yang efektif. 2. Menciptakan sistem manajemen gudang yang tepat sasaran. 3. Mewujudkan dukungan teknis di lapangan yang handal, terintegrasi, terotomatisasi, dan mudah diterapkan.



3.6



Tujuan Gudang 1. Membuat rencana pembentukan sistem manajemen gudang, serta kegiatan-kegiatan lainnya untuk periode tertentu. 2. Melakukan evaluasi atau perbaikan atas sistem yang sudah berjalan sebelumnya. 3. Melakukan audit internal atas stok yang terdapat di gudang, agar tidak terjadi slisih antara data dengan fisik di gudang.



3.7



Sasaran 1. Efisiensi penggunaan gudang dengan baik. 2. Terciptanya sistem Manajemen Gudang yang baik, sehingga memberikan kemudahan dalam penataan gudang dan kemudahan mengendalikan persediaan yang ada. 3. Mempersiapkan gudang pabrik dengan ventilasi dan pertukaran udara yang cukup. 4. Pertimbangan dalam perencanaan gudang dan Metode penyimpanan.



15



3.8



Struktur Organisasi Administrasi Gudang Kepala gudang



Ass. Ka. Gudang



Koord. Gudang B. Baku



Operator



Koord. Gudang B. Jadi



Operator



Operator



Koord. Gudang B. Pembantu



Operator



Operator



Operator



BAB IV STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE (SOP) PENGELUARAN BARANG UNTUK PSC & PENJUALAN



4.1



Tempat dan Waktu Pelaksanaan Praktek Kerja Nyata 4.1.1 Tempat Pelaksanaan Praktek Kerja Nyata Penelitian ini dilakukan di PT. CBA Chemical Industry yang beralamat di Jalan Raya Rangkas Bitung Km. 8, Cikande, Serang, Banten. 4.1.2 Waktu Pelaksanaan Praktek Kerja Nyata Waktu



yang



diperlukan



penulis



untuk



melakukan



kegiatan



pelaksanaan PKN ini yaitu selama 1 (satu) bulan, berlangsung dari tanggal 14 April 2014 sampai tanggal 13 Mei 2013. Hari kerja dilaksanakan hari senin sampai hari jum’at, dari pukul jam 08.00 sampai dengan 17.00, istirahat pukul 12.00 sampai dengan 13.00 WIB. 4.2



Metode Pengumpulan Data Laporan Praktek Kerja Nyata



16



Metode pengumpulan data dalam laporan PKN yang digunakan adalah sebagai berikut: 1.



Library Reseach (studi pustaka), dalam melakukan penelitian penulis



mempelajari



dan



memahami



buku-buku



literatur



dan



mengumpulkan dokumen-dokumen berupa arsip, catatan atau laporan dalam organisasi PT. CBA Chemical Industry. 2.



Field Research (studi lapangan), penulis melakukan pengamatan langsung ke lapangan.



3.



Pengamatan (observation), penulis melakukan pengamatan dengan cara mengamati secara langsung terhadap objek penelitian untuk mencatat dan mengamati apa yang dilihat dan didengar tentang hal-hal yang berhubungan dengan bahan-bahan yang diperlukan.



4.



Wawancara (interview), Penulis melakukan Interview (wawancara) untuk mendapatkan penjelasan dari masalah-masalah yang sebelumnya kurang jelas dan untuk menyakinkan bahwa data yang diperoleh / dikumpulkan benar-benar akurat.



4.3



Analisa Data Analisa yang dilakukan penulis bertujuan untuk mengetahui dan memahami sistem yang sedang berjalan, sehingga dapat diketahui kelebihan dan kelemahan dari sistem tersebut, dan dapat mencari solusi agar bisa memperbaiki masalah yang ada, diharapkan kedepannya sistem yang berjalan bisa lebih baik dari sebelumnya.



4.4



Pelaksanaan Kegiatan Pelaksanaan kegiatan Praktek Kerja Nyata yang dilakukan penulis di PT. CBA Chemical Industry yang beralamat di Jalan Raya Rangkas Bitung, Km. 8, Cikande, Serang, Banten, yaitu di bagian Administrasi Gudang selama 1 bulan sejak tanggal 14 April 2014 s/d 13 Mei 2014. 17



4.5



Hasil Kegiatan Praktek Kerja Nyata 4.5.1 Pengalaman Belajar Selama melaksanakan kegiatan



magang di PT. CBA Chemical



Industry terdapat berbagai pengalaman berharga yang diperoleh oleh penulis di dalam mengembangkan ilmu baik dalam pengalaman mengenai bagaimana kondisi terutama



dalam



dunia



bidang



kerja



yang



administrasi



sesungguhnya



gudang



maupun



pengalaman dalam bentuk penambahan wawasan.



Pengetahuan tersebut antara lain; a. Pengetahuan mengenai dunia kerja secara langsung, Khususnya Pada tempat



penulis



melaksanakan



kegiatan Magang pada PT. CBA



Chemical Industry. b. Dalam konteks pelaksanaan Sistem manajemen gudang perusahaan, penulis dapat mengetahui bagaimana Standard Operational Procedure (SOP) pengeluaran barang untuk PSC & Penjualan yang terjadi dalam PT. CBA Chemical Industry. c. Penulis dapat mengetahui algoritma SOP pengeluaran barang untuk PSC & Penjualan yang dilakukan oleh PT. CBA Chemical Industry . d. Menambah kemampuan berkomunikasi yang



baik (communication



skill) dalam menghadapi berbagai situasi yang ada di dalam dunia kerja. e. Adanya penambahan nilai aspek lain yang juga penting dibutuhkan di dalam dunia kerja, yaitu budaya kerja, seperti disiplin waktu, sikap professional, serta pemberian pelayanan terbaik bagi para konsumen. f.



Penulis dapat mengetahui perbandingan antara materi yang telah 18



diperoleh di dalam kelas (teori) dengan pelaksanaannya di lapangan serta menambah wawasan bagaimana kita harus menghadapi masalahmasalah yang belum dijelaskan selama proses pembelajaran di dalam kelas. 4.5.2 SOP Pengeluaran Barang untuk PSC & Penjualan Sistem adalah kumpulan interaksi dari sub sistem penyusun, dan Manajemen adalah ilmu mengelola sumber daya, sedangkan Gudang adalah tempat penyimpanan barang sementara. Sistem Manajemen Gudang paling tidak mengandung pemahaman: Pengelolaan dari beberapa sistem / sub sistem yang saling terkait di dalam suatu aktifitas penyimpanan barang sementara. Mengelola gudang menjadi sangat menarik bagi orang-orang yang bekerja di dalamnya, hal itu dikarenakan karakteristik unik yang dimiliki oleh gudang sebagai berikut : 1. Sumber Daya Manusia (SDM) di gudang sebagian besar adalah pekerja kasar atau berpendidikan SMU ke bawah dan memiliki kecenderungan sulit diatur, sehingga diperlukan sebuah pendekatan yang personal dan unik dibandingkan dengan pekerja kantor (back office). 2. Variabel eksternal yang ada sulit dikendalikan oleh personil gudang, misalkan fluktuasi kedatangan barang yang memerlukan penambahan sumber daya pada waktu yang tidak terduga. 3. Gudang sebagai pusat aktifitas logistik namun tidak memberi nilai tambah secara langsung pada perusahaan. Hal ini memungkinkan prestasi kerja personil gudang tidak begitu terlihat di level management. Dalam penyusunan perencanaan letak fasilitas produksi, perencanaan gudang pabrik seharusnya dipersiapkan dengan baik. Karena gudang perusahaan akan tersebar, baik di dalam pabrik yang didirikan maupun yang 19



berada yang di luar pabrik. Secara umum, perencanaan gudang pabrik di dalam suatu perusahaan dapat dibagi menjadi beberapa macam, yaitu Gudang Bahan Baku, Gudang Barang Setengah Jadi dan Gudang Barang Jadi. Penyusunan perencanaan gudang pabrik, perlu dipertimbangkan beberapa hal sebagai berikut: a. Penyimpanan Terpusat atau Terpisah Dalam kebijaksanaan penyimpanan barang-barang atau bahan-bahan dalam perusahaan dikenal dua macam cara, yaitu terpusat dan terpisah. Masing-masing cara mempunyai kelebihan sendiri-sendiri sehingga perusahaan akan dapat memilih cara yang mana yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan. b. Ventilasi dan Pertukaran Udara Dalam perencanaan gudang pabrik, manajemen perusahaan tersebut seharusnya mempersiapkan gudang pabrik dengan ventilasi dan pertukaran udara yang cukup. Hal ini akan sangat berpengaruh pada bahan-bahan maupun barang-barang yang ada dalam gudang pabrik, serta terhadap karyawan perusahaan yang bekerja dalam gudang tersebut. Dalam pengaturan bahan atau barang yang disimpan, diusahakan agar karyawan dapat berjalan dengan mudah serta pemindahan bahan atau barang dapat dilaksanakan dengan mudah, sehingga dapat meningkatkan produktivitas. Dalam penyusunan perencanaan letak fasilitas produksi, perencanaan gudang pabrik seharusnya dipersiapkan dengan baik. Karena gudang perusahaan akan tersebar, baik di dalam pabrik yang didirikan maupun yang berada yang di luar pabrik. Sehubungan dengan perencanaan gudang pabrik ini, maka manajemen perusahaan yang bersangkutan sebaiknya dapat mengumpulkan berbagai macam informasi yang akan berhubungan dengan perencanaan gudang tersebut.



20



Definisi Pengeluaran Barang untuk permintaan Stok Cabang adalah Proses Pengeluaran Barang sesuai dengan jenis barang, nama barang, kuantitas dan spesifikasi barang yang dikeluarkan dalam Daftar. Sehingga pihak gudang dalam hal Penerimaan dan pengeluaran Barang dapat lebih mudah mengelompokkan barang tersebut kedalam suatu sistem yang sudah ada. Aktifitas gudang yang paling vital adalah Proses pengeluaran barang. Proses Pengeluaran Barang harus sesuai dengan jenis barang, nama barang, kuantitas dan spesifikasi barang yang dikeluarkan dalam Daftar permintaan. Oleh sebab itu, SOP yang jelas untuk pengeluaran barang dari gudang sangat dibutuhkan, untuk menghindari kesalahan-kesalahan yang mungkin akan terjadi dikemudian hari. Penanggung jawab Dari pekerjaan ini adalah Divisi Pengiriman, Administrasi dan Pihak lain yang terkait dalam aktivitas pengiriman ini adalah; Tabel 1. Pelaksana Operasional No 1



Pelaksana Operator



Keterangan - Melakukan pengecekan terhadap permintaan stock



Gudang



cabang & Penjualan - Mempersiapkan Barang untuk pengiriman dan proses muat barang.



2



Kepala Pengiriman



- Mengatur Jadwal dan Rute Pengiriman Mengkoordinasikan staff untuk persiapan sampai akhir pengiriman Menandatangani Tanda terima Barang & Surat



3



Jalan - Bertanggung jawab atas seluruh proses pengiriman 3



Admin



-



Menerima daftar Permintaan stock cabang dari



-



email. Membuat Item Transfer ke Gudang Dalam



Pengiriman



21



4



Kepala Gudang



-



Perjalan. Membuat Tanda Terima Barang dan Surat Jalan. Penanggung jawab terhadap arus masuk dan



keluar Barang. Menandatangani, SP3B Surat Jalan setelah melakukan pemeriksaan dan pengecekan sesuai Surat jalan -



Membuat Berita Acara kesalahan Pengiriman jika terjadi data yang tidak valid dengan barang yang



diterima Menandatangani TTB dari pengiriman Barang yang valid (sesuai SJ dengan Fisik) 5



Ekspedisi



-



Melakukan



Pengecekan



Barang



pada



saat



pengiriman. Menandatangani TTB pada Saat serah terima pada Expedisi.



-



Bertanggungjawab



penuh



terhadap



proses



pengiriman sampai tujuan. Sesuai dengan Data yang 6



Security



diterima. Fungsi koordinasi Arus masuk dan Keluar Barang dari Area Perusahaan



Algoritma adalah sekumpulan proses yang terstruktur dimana masingmasing proses saling keterkaitan untuk mencapai suatu Tujuan. Ada beberapa Algoritma dalam Standard Operational Procedure (SOP) pada PT. CBA Chemical Industry. Untuk membuat sebuah algoritma atau alur proses dibutuhkan symbol symbol yang dapat menggambarkan input proses, urutan proses, proses, dan output output proses. Algoritma proses pada PT. CBA Chemical Industry menggunakan symbolsimbol sebagai gambaran dari Fungsional dan Arah perintah. Simbol symbol atau



22



yang sering disebul Flowchart ini, menggambarkan alur pemeriksaan, koordinasi, pengawasan dan penyimpanan Barang di Gudang Stock. Tabel 2. Simbol-simbol yang digunakan



No



Pola



Keterangan



1



Proses



2



Data (Input/Output)



3



Database Sistem Informasi



4



Proses / Operasi Manual



5



Dokumen



6



Aliran / Tahapan



7



Penghubung (connector)



 Berikut adalah Standard Operational Procedure (SOP) untuk Permintaan Stock Cabang (PSC) ; 1. PSC diterima secara email oleh Admin pengiriman sehari sebelum pengiriman barang. 2. Staff pengiriman mempersiapkan keperluan pengiriman seperti Mobil, Waktu pengiriman, Rute pengiriman Barang dan Dokumen Barang. 3. Operator Gudang & Staff pengiriman mempersiapkan Barang sesuai dengan PSC yang diterima.



23



4. Pada saat Operator gudang & staff pengiriman melakukan Pemuatan Barang, haruslah lebih Teliti terhadap identitas Barang, Sehingga Hal ini dharapkan dapat mengurangi kesalahan atau Complain baik dari Customer atau Cabang. 5. Operator Gudang dengan Staff pengiriman secara bersama-sama melakukan Proses pemuatan barang kepada mobil pengiriman. Ada beberapa Hal yang perlu diperhatikan; a. Kode, Nama, Jenis barang dan Quantity harus harus tepat dan Akurat. b. Kualitas Barang dan Nilai Barang tidak kurang. Dengan memperhatikan lebih teliti kemasan Barang jangan sampai Rusak. c. Cermat dalam melakukan Efisiensi dan Efektifitas waktu dalam melakukan pemuatan Barang dan kerapian pada saat pemuatan barang 6. Admin pengiriman akan membuat Item Transfer ke Gudang dalam Perjalanan. Kemudian admin pengiriman membuat Surat Jalan dan Tanda Terima barang yang nantinya akan dibutuhkan saat serah terima dengan Pihak Expedisi. 7. Admin Pengiriman menerima Delivery Order (DO), mencocokkan dengan PSC yang sudah dimuat. Print out Delivery Order (DO) diberikan kepada bagian pengiriman, Kemudian Menerima DO dan melampirkan PSC, memeriksa dan menandatanganinya. Algoritma Proses pengeluaran barang untuk Permintaan Stock Cabang (PSC) Permintaan stok cabang (PSC)



Divisi Gudang menerima PSC by email



Menyiap kanbarang sesuai PSC



Adm. pengiriman menerima PSC by email



Membu at Tanda Terima Barang & Surat Jalan



Melakuka n serah terima barang kepada ekspedisi



Surat Jalan & Tanda Teriima Barang



 Berikut adalah Standard Operational Procedure (SOP) untuk Penjualan ;



24



1. Surat Perintah Persiapan Pengiriman Barang (SP3B) diterima secara email oleh Admin pengiriman sehari sebelum pengiriman barang. 2. Staff pengiriman mempersiapkan keperluan pengiriman seperti Mobil, Waktu pengiriman, Rute pengiriman Barang dan Dokumen Barang. 3. Operator Gudang & Staff pengiriman mempersiapkan Barang sesuai dengan PSC yang diterima. 4. Pada saat Operator gudang & staff pengiriman melakukan Pemuatan Barang, haruslah lebih Teliti terhadap identitas Barang, Sehingga Hal ini dharapkan dapat mengurangi kesalahan atau Complain baik dari Customer atau Cabang. 5. Operator Gudang dengan Staff pengiriman secara bersama-sama melakukan Proses pemuatan barang kepada mobil pengiriman. Ada beberapa Hal yang perlu diperhatikan; d. Kode, Nama, Jenis barang dan Quantity harus harus tepat dan Akurat. e. Kualitas Barang dan Nilai Barang tidak kurang. Dengan memperhatikan lebih teliti kemasan Barang jangan sampai Rusak. f. Cermat dalam melakukan Efisiensi dan Efektifitas waktu dalam melakukan pemuatan Barang dan kerapian pada saat pemuatan barang 6. Admin pengiriman akan membuat Item Transfer ke Gudang dalam Perjalanan. Kemudian admin pengiriman membuat Surat Jalan dan Tanda Terima barang yang nantinya akan dibutuhkan saat serah terima dengan Pihak Expedisi. 7. Admin Pengiriman menerima Delivery Order (DO), mencocokkan dengan PSC yang sudah dimuat. Print out Delivery Order (DO) diberikan kepada bagian pengiriman, Kemudian Menerima DO dan melampirkan PSC, memeriksa dan menandatanganinya. Algoritma Proses pengeluaran barang untuk Penjualan SP3B



Divisi Gudang menerima PSC by email



Menyiap kanbarang sesuai PSC



Adm. pengiriman menerima PSC by email



Melakuka n serah terima barang kepada ekspedisi



25



Membu at Tanda Terima Barang & Surat Jalan



Surat Jalan & Tanda Teriima Barang



BAB V PENUTUP



5.1



Kesimpulan Dari Praktek Kerja Nyata (PKN) yang telah dilaksanakan selama kurang lebih 1 bulan di PT. CBA Chemical Industry dapat disimpulkan sebagai berikut; 1. Manajemen gudang adalah sebuah hal krusial dalam sebuah perusahaan. Sistem Manajemen Gudang yaitu Pengelolaan dari beberapa sistem / sub sistem yang saling terkait di dalam suatu aktifitas penyimpanan barang sementara. 2. Aktifitas gudang yang paling vital adalah Proses pengeluaran barang, yaitu proses pengeluaran barang untuk Permintaan Stok Cabang (PSC) dan untuk Penjualan. 3. Pelaksana Operasional pengeluaran barang dari gudang untuk PSC & Penjualan adalah Operator Gudang, Expedisi, Administrasi Pengiriman dan Kepala gudang.



5.2



Saran Dalam melakukan pengeluaran barang dari Gudang untuk Permintaan Stok Cabang (PSC) dan penjualan diharapkan pelaksana operasional tersebut harus lebih teliti lagi terhadap jenis barang, nama barang, kuantitas dan spesifikasi barang yang dikeluarkan. Hal tersebut



26



untuk menghindari adanya kesalahan pengiriman dan complain dari cabang ataupun customer.



27