Bab II Pembahasan [PDF]

Citation preview

BAB II PEMBAHASAN



A. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 1. PT. BUMI JASA UTAMA a. Sejarah Singkat dan Lokasi Perusahaan Kalla Group merupakan satu kelompok usaha yang terbesar di kawasan timur Indonesia, kendali usaha berpusat di Makassar Sulawesi Selatan yang beralamat di Jln. Dr. Sam Ratulangi No. 8-10 Wisma Kalla. Adapun bidang usaha inti meliputi otomotif, konstruksi, properti,



energi,



transportasi



dan



dukungan hutan



pendanaan



karbon.



otomotif



Sejalan



dan



dengan



logistik, pesatnya



perkembangan di Kawasan Timur Indonesia serta sebagai wujud kepedulian dalam mendukung pembangunan di wilayah ini, Kalla Group berkomitmen menciptakan terobosan baru guna memberikan manfaat lebih kepada masyarakat luas di negara tercinta, Indonesia. Dalam Kalla Group mempunyai beberapa perusahaan yang antara lain : PT. Hadji Kalla(Kalla Toyota)



PT. Kalla Inti Karsa



PT. Bumi Jasa Utama



PT. Kars Inti Amanah



PT. Baruga Asrinusa Development



PT. Bumi Sarana Beton



PT. Bumi Sarana Utama



PT. Poso Energy



PT. Bumi Lintas Tama



PT. Kalla Electrical System



Amanah Syariah Finance



Sekolah Islam Athirah



4



5



Salah satu anak perusahaan dari Kalla Group ini yaitu PT. Bumi Jasa Utama-Kallatransport yang Merupakan usaha jasa penyewaan kendaraan dari PT. Bumi Jasa Utama yang lahir dari jaringan bisnis Kalla Group yang telah memiliki pengalaman di dunia usaha selama lebih dari 62 tahun, dengan jaringan kantor cabang pelayanan yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia. Kallatransport saat ini telah memiliki kendaraan dari berbagai jenis dan tipe. Melalui dedikasi yang kuat, Kallatransport mampu memberikan keuntungan dan kepuasan bagi para pelanggannya. Kallatransport mempunyai komitmen yang tinggi



terhadap



kenyamanan,



kepercayaan,



ketepatan



dan



keselamatan melalui pengalaman perusahaan. Dengan melihat peluang bisnis logistik di tanah air kini terbuka lebar dan kian hari semakin meningkat. Hal ini sejalan dengan semakin banyak perusahaan yang memanfaatkan jasa pihak ketiga untuk menangani aktifitas logistik. Pertimbangan dalam hal efisiensi dan produktifitas yang lebih tinggi menjadi alasan utama perusahaan memanfaatkan jasa perusahaan logistik. Maka



PT.



Bumi



Jasa



Utama



di



tahun



2013



pun



mengembangkan sayap untuk merambah bisnis logistik dan travel. Sebelumnya perusahaan yang didirikan 11 tahun silam ini fokus dalam bidang jasa penyewaan kendaraan roda empat yang lebih di kenal dengan nama Kallarent. Ada beberapa unit segmen usaha pada PT. Bumi Jasa Utama-Kallatransport yaitu : `



6



LOGISTIC SERVICE •



Shipping Melayani pengangkutan kendaraan dari port Jakarta ke port Makassar atau ke Port wilayah lainnya.



•



Car Carrier & Self Drive Melayani pengangkutan kendaraan dengan car carrier dan self drive.



•



PDC & Spec Up Melayani jasa penyewaan dan pengelolaan stock yard dan pemasangan aksesoris kendaraan.



•



Transportation Services Melayani jasa transporter dari warehouse ke outlet - outlet dengan mekanisme retasi/tonase. TRAVEL CAHAYA BONE 







Layanan bus pariwisata, travel angkutan darat dan jasa



pengiriman barang Jasa penyewaan mobil angkutan pariwisata. CARGO SERVICE CENTER 



Pusat layanan cargo dan outlet penjualan. CSC melayani pengiriman barang dari city to door dan city to city dimana cargo service center berfungsi sebagai Drop and Pick Up Point



2. VISI DAN MISI PT. BUMI JASA UTAMA Adapun Visi dan Misi dari PT.Bumi Jasa utama-Kallatransport yaitu : a. Visi Menjadi Perusahaan terkemuka dalam jasa usaha transportasi



7



b. Misi Seluruh Karyawan PT. Bumi Jasa Utama – Kallatransport bekerja sama untuk melayani pelanggan perorangan maupun korporasi yang membutuhkan jasa transportasi. Perusahaan kami berupaya selalu memuaskan keinginan pelanggan dengan standar pelayanan yang aman, nyaman, handal dan tepat waktu. Selain Visi dan Misi yang dimiliki perusahaaan, PT. Bumi Jasa Utama-Kallatransport juga mempunyai nilai-nilai dan budaya yang dimiliki Perusahaan yaitu : 1. Nilai – Nilai Perusahaan a) Komitmen kami terhadap misi Kallatransport – PT. Bumi Jasa Utama senantiasa di landasi oleh nilai – nilai yang menjadi filosofi insan Kalla dalam Kalla Way. b) Integritas - Kami menjalankan usaha dengan kejujuran terhadap diri sendiri dan terhadap orang lain, melakukan apa yang telah di sepakati secara professional. ‘Safety Issue” adalah



prioritas



utama



kami.



Senantiasa



menjaga



keselamatan, keamanan dan kesehatan karyawan serta lingkungan dengan cara meminimalisir pencemaran yang terjadi. c) Kualitas - Kami berusaha melakukan yang terbaik dalam segala hal untuk mencapai hasil yang memuaskan pelanggan. Senantiasa terus menerus mengembangkan keterampilan dan teknologi



sebagai



komitmen



kami



dalam



menjadikan



pelanggan sebagai mitra usaha yang loyal. Siap menghadapi segala bentuk tantangan dan berupaya mengatasi masalah



8



dengan



komunikasi



dan



kerjasama



yang



baik.



Kami



berkomitmen untuk senantiasa melakukan inovasi secara terus



menerus



dan



mencari



peluang



baru



dalam



pengembangan usaha. d) Akuntabilitas - Kami bertanggung jawab terhadap setiap pekerjaan yang kami lakukan baik secara individu maupun sebagai bagian dari tim. Kami akan selalu menerapkan budaya perusahaan sehingga budaya kerja yang menjunjung tinggi profesionalisme dengan semangat kebersamaan. 2. Budaya Perusahaan a) Kami merekrut, melatih dan mempromosikan orang – orang terbaik. b) Terpercaya, Selalu memberikan motivasi kepada setiap karyawan untuk mengembangkan kinerja dan produktifitas mereka, kami berusaha mendapatkan kepercayaan dari rekanan. c) Komitmen, Taat melaksanakan setiap peraturan dan kebijakan yang



telah



di



tetapkan. Kami



selalu



berusaha



untuk



mewujudkan visi dan misi perusahaan serta melaksanakan apa yang menjadi tanggung jawab kami. d) Kerjasama, Selalu membangun tim kerja professional dengan fokus kepada produktifitas, kolaborasi, kepercayaan, dan hubungan yang saling menguntungkan dengan rekanan, pelanggan dan pemasok. e) Hormat, Menghargai kebudayaan dan keunikan dari berbagai individu dengan cara pandang yang berbeda – beda. f) Keterbukaan, Menerapkan sistem manajemen terbuka dengan menetapkan kebijakan dan prosedur yang jelas.



9



3. STRUKTUR ORGANISASI PT. BUMI JASA UTAMA Dalam suatu organisasi, struktur organisasi merupakan hal yang sangat penting. Struktur organisasi dapat menunjukkan adanya tugas, wewenang dan tanggung jawab yang jelas serta merupakan tata hubungan yang satu dengan yang lainnya untuk menghasilkan suatu kerja sama demi tercapainya tujuan organisasi. Adapun fungsi dan tugas pokok dari setiap unsur-unsur yang ada dalam bagan struktur organisasi tersebut di atas adalah sebagai berikut: 1. General Manager Pimpinan utama dalam pengambilan keputusan dan tanggung jawab atas tercapainya tujuan perusahaan serta sebagai pengendali seluruh tugas dan fungsi-fungsi dalam perusahaan. Tugas dan wewenang General Manager meliputi : a. Menetapkan kebijakan perusahaan dengan menentukan rencana dan tujuan perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang. b. Mengkoordinir dan mengawasi seluruh aktivitas yang dilaksanakan dalam perusahaan. c. Membuat peraturan intern pada perusahaan yang tidak bertentangan dengan kebijakan perusahaan. d. Memperbaiki dan menyempurnakan segeneap segi penataan agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan efektif dan efisien. e. Membimbing bawahan dan mendelegasikan tugas-tugas yang dapat dikerjakan oleh bawahan secara jelas. f. Menandatangi semua bukti pengeluaran yang ingin di bayar oleh perusahaan. 2. Bagian Legal



10



Bagian legal ini merupakan bagian yang berhubungan langsung dengan general manajer dimana tugas dan fungsi dari bagian legal meliputi : a.



Membuat dan menganalisa perjanjian (legal drafting)



dan mengawal business devolepment. b. Membuat pendapat hukum (legal opinion) dan legal review. c. d.



Pengurusan dokumen dan aset milik perusahaan. Mengawal ketentuan atau peraturan baru (UU baru



terkait bisnis perusahaan dan peraturan perusahaan). e. Adovaksi/pendampingan kasus perusahaan



dalam



bentuk litigasi maupun non litigasi. 3. Direktur Operasional Direktur Operasional pada perusahaan merupakan pimpinan dalam divisi operasi yang bertugas untuk mengatur, mengendalikan dan melaksanakan tugas operasional. Tugas dan wewenang Direktur Operasional meliputi : a. Mengawasi kegiatan operasional perusahaan dan merencanakan, mengendalikan, dan mengawasi seluruh kegiatan operasi dalam pengembangan perusahaan sampai tuntas. b. Mengadakan pembinaan, pelaksanaan kegiatan perusahaan di bidang pengembangan. Direktur Operasional membawahi beberapa devisi yaitu Kepala Cabang, National Support, Rental, dan Operation. Yang dimana tugas dan fungsi dari masing-masing divisi ini adalah : 1) Kepala Cabang. berfungsi untuk menyusun strategi penyewaan kendaraan,



mengintegrasikan



seluruh



kegiatan



Penyewaan



Kendaraan dalam tingkat yang paling ekonomis / menguntungkan



11



dan menjaga hubungan baik dengan Costumer, guna menjamin tercapainya target penyewaan kendaraan secara efisien, efektif dan sesuai dengan policy Perusahaan. 2) National Support. berfungsi untuk mengkoordinir cabang-cabang untuk prospekting dan dealing customer yang berskala nasional dan memastikan semua informasi dan data di Update ke cabangcabang. 3) Rental. berfungsi melakukan prospekting ataupun mengawal proses tender company rent dan memaksimalkan utilisasi unit dengan bentuk sport order rent. 4) Operation. berfungsi untuk membantu kepala cabang dalam Mengelola pengemudi dan armada sewa Milik PT Bumi Jasa Utama-kallarent, bertanggung jawab untuk keselamatan Asset yang ada di lingkungan Operational, melaporkan aktivitas Operational



kepada



kepala



cabang



secara



berkala,



dan



Mengevaluasi setiap kejadian kecelakaan yang melibatkan pengemudi dan kendaraan milik PT.Bumi Jasa Utama. 4. Bagian Logistik Bagian logistik mempunyai tugas untuk memimpin kegiatan yang berkaitan dengan fungsi manajemen penjual yang meliputi aktifitas ordering, logistik, supply, administrasi kendaraan, sertifikasi dan fasilitas outlet, serta pengembangan salesforce. Pada bagian ini membawahi devisi Vehicle dan General Cargo. a. Pada bagian Vehicle betugas untuk mengontrol dan mencatat unit masuk, membuat surat perintah pengiriman unit, mengontrol kualitas produksi dan memastikan semua item terpasang, dan



12



Berkoordinasi dengan vendor terkait evaluasi dan perencanaan produksi. b. Pada bagian General Cargo bertugas untuk mengatur pengiriman dan memastikan barang diterima sesuai leadtime, melakukan teknik packing yang aman, efisien dan mudah terkontrol, memilih alternatif transportasi pengiriman dengan memperhatikan leadtime dan kualitas, dan melakukan teknik packing yang aman, efisien dan mudah terkontrol. 5. Bagian Marketing Bagian marketing berfungsi untuk bertanggung jawab terhadap semua aspek dibagian pemasaran dalam



upaya meraih target penjualan



dalam hal pencapaian revenue dan profit



perusahaan, atasan



langsung ke dir.operasional. tugas utama dari bagian marketing meliputi : a.



Mengkoordinir seluruh Cabang terhadap pencapaian



target sales cabang. b. Membuat dan menyusun konsep strategi penjualan, untuk membantu cabang dalam mencapai target yang ditentukan. c. Membuat perencanaan tahunan marketing (annual plan) untuk pencapaian target nasional. d. Bertanggung jawab/mengikuti



proses



tender



penyewaan kendaraan mulai tahap pendaftaran sampai tahap penawaran harga. 6. Bagian Finance, Accounting and GA Pada Bagian Finance, Accounting and GA pada perusahaan berfungsi untuk mengatur aktivitas keuangan perusahaan melalui mekanisme kegiatan rutin penyewaan kendaraan, menyangkut pengadaan, pembiayaan baik melalui lembaga keuangan bukan Bank (leasing)



13



atau lembaga keuangan Bank serta mendukung aspek finansial bagi kelancaran kinerja dengan departemen lain, dan seperti : a. Menjamin tersedianya dana untuk operational, investasi,dan ekspansi perusahaan. b. Membuat perencanaan



anggaran, perpajakan dan pencatatan



aset perusahaan. c. Memonitoring dan menganalisa lead time pembayaran AR Cabang cabang. d. Mempresentasikan berkala. e. Memperhatikan



laporan keuangan dan analisanya secara



Cost



Efesiensi



dan



cost



efektivitas



dan



Bertanggung jawab terhadap Perencanaan Pajak ( Tax Planning ). Bagian ini juga membawahi devisi-devisi yang antara lain Cahaya Bone, Accounting & Finance, dan HRD GA. Yang memiliki masing-masing tugas yang meliputi : 1) Cahaya Bone merupakan anak perusahaan dari PT. Bumi Jasa Utama



yang



memberikan



pelayanan



dan



penyewaan



bus



pariwisata, travel angkutan darat dan pengiriman paket Jasa penyewaan mobil travel. 2) Accounting & Finance mempunyai fungsi dan tugas Penyusunan anggaran serta pelaporan keuangan secara berkala, Mendata Aset serta perpajakan, Bertanggung jawab atas laporan keuangan dan analisis atas laporan keuangan setiap akhir bulan, melakukan pencatatan dan pendataan secara rinci mengenai aset milik PT.Bumi Jasa Utama, Bertanggung jawab atas verifikasi serta kecukupan bukti dan prasarat atas setiap proses paying voucher



14



dengan referensi Budget yang telah disepakati, dan bertanggung jawab terhadap perencanaan dan laporan realisasi Cash Flow. 3) HRD GA merupakan divisi yang menangani tentang pengelolaan data-data menyangkut kepegawaian, kesejahteraan pegawai dan tertib administrasi perkantoran serta emelihara aset perusahaan sehingga pemamfaatannya dapat lebih efisien dan efektif.



B. LANDASAN TEORI DAN PEMBAHASAN Pengertian Piutang Usaha Mulyadi (2014 : 87), Piutang merupakan klaim kepada pihak lain atas uang, barang, atau jasa yang dapat diterima dalam jangka waktu satu tahun atau dalam siklus kegiatan perusahaan. Klasifikasi Piutang a. Piutang usaha adalah piutang yang timbul dari transaksi penjualan barang atau jasa dalam kegiatan normal peusahaan. b. Piutang non usaha dalah piutang yang timbul dari transaksi selain penjualan barang dan jasa kepada pihak luar seperti : 1. Piutang kepada karyawan 2. Piutang penjualan saham 3. Piutang klaim asuransi 4. Piutang pengembalian pajak 5. Piutang deviden dan bunga Penilaian Piutang Penentuan nilai piutang yang harus disajikan di dalam laporan keuangan, meliputi : a. Pengakuan piutang mula-mula yaitu ada 3 cara melakukan pengakuan penjualan yang berpengaruh terhadap pengakuan jumlah piutang mula-mula, yaitu metode kotor ialah mengakui



15



jumlah piutang sebesar penjualan tanpa dipengaruhi oleh potongan yang akan diberikan, apabila debitur ternyata mengambil potongan maka aka diakui sebagai pengurang jumlah penjualan. Metode bersih yaitu mengakui jumlah piutang setelah dikurangi potongan penjualan. Apabila ternyata debitur tidak memanfaatkan potongan maka akan mengakibatkan timbulnya kelebihan pembayaran atas piutang, kelebihan ini diakui sebagai penghasilan lain-lain/diluar operasi. dan metode cadangan yaitu mengakui jumlah piutang sebesar jumlah sebelum dikurangi potongan, selisihnya dicatat sebagai cadangan potongan penjualan. b. Taksiran jumlah kerugian piutang. Jumlah piutang yang disajikan dalam neraca hendaknya menunjukkan jumlah bersih yang diperkirakan dapat direalisasi (Net realizable value) untuk itu harus dilakukan prediksi terhadap jumlah piutang yang mungkin tidak akan tertagih. Piutang yang tidak tertagih diakui sebagai kerugian piutang. Untuk menentukan besarnya piutang yang wajar perlu dibentuk cadangan penghapusan piutang (Allowance for Bad Debt). Ada 3 cara menaksir besarnya cadangan penghapusan piutang yaitu : 1. Menggunakan analisis umur piutang (aging schedule) 2. Taksiran dari saldo akhir piutang dineraca 3. Taksiran dari jumlah penjualan kredit selama satu periode c. Piutang yang tidak sepenuhnya dikuasai perusahaan atau piutang yang digunakan untuk mencari dana. Apabila perusahaan ingin mendapatkan dana segar dengan cara mengkonversi piutang menjadi kas maka ada 2 cara yang dapat dilakukan yaitu :



16



1. Menjaminkan piutang (assignment). Pada keadaan ini perusahaan akan memperoleh jumlah kas tertentu dari penjamin (assignor), misalnya bank. Apabila piutang sudah tertagih



maka



perusahaan



harus



membayar



secara



berangsur meliputi pokok penjamin, biaya pinjaman dan biaya bunga. Piutang yang dijaminkan mengurangi jumlah asset lancer di dalam neraca dan harus disajikan secara jelas



untuk



menunjukkan



terbatsnya



penguasaan



perusahaan atas piutang tersebut. 2. Menjual piutang (factoring). Jika dana diperoleh dengan menjual piutang, maka secara otomatis hak pembayaran piutang dan risiko kredit macet berada di tangan pembeli piutang. Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK) No. 43 tentang anjak piutang. Terbagi menjadi dua yaitu anjak piutang tanpa recourse ialah perusahaan menjual piutangnya



kepadapembeli



piutang



(factor)



tanpa



menanggung risiko jika piutang tersebut tidak tertagih. Jika piutang yang terjual itu benar-benar tidak tertagih, maka factor menjadi pihak yang menerima risikonya. Dan anjak piutang dengan recourse yaitu perusahaan penjual piutang masih menanggung risiko jika piutang tersebut tidak tertagih. Jika piutang yang sudah terjual itu tidak dapat tertagih, maka pihak yang menerima risikonya adalah penjual piutang.



Penyajian Piutang Usaha



17



Prinsip akuntansi berterima umum dalam penyajian piutang dineraca yaitu: 1. Piutang usaha harus disajikan di neraca sebesar jumlah yang diperkirakan dapat ditagih dari debitur pada tanggal neraca. Piutang usaha disajikan di neraca dalam jumlah bruto dikurangi dengan taksiran kerugian tidak tertagihnya piutang. 2. Jika perusahaan tidak membentuk cadangan kerugian piutang usaha, harus dicantumkan pengungkapannya di neraca bahwa saldo piutang usaha tersebut adalah jumlah bersih (neto). 3. Jika piutang usaha bersaldo material pada tanggal neraca, harus disajikan rinciannya di neraca. 4. Piutang usaha yang bersaldo kredit (terdapat dalam kartu piutang) pada tanggal neraca harus disajikan rinciannya di neraca. 5. Jika jumlahnya material, piutang nonusaha harus disajikan terpisah dari piutang usaha. Dilihat dari karakteristik dan kondisi Piutang usaha customer dapat digolongkan menjadi 3 yaitu : 1. Piutang lancar dimana pembayarannya tepat waktu sesuai jatuh tempo pembayaran atau batas waktu yang ditentukan. 2. Piutang tidak lancar, dimana pembayarannya melewati jatuh tempo yang telah ditentukan antara 7 s/d 30 hari, dengan penagihan yang sangat aktif. 3. Piutang macet, dimana pembayarannya melewati batas waktu yang telah ditentukan lebih dari 30 hari setelah jatuh tempo.



Pembahasan Temuan Masalah



18



PT. Bumi Jasa Utama



sebagai perusahaan yang melakukan



penjualan jasa secara kredit mengakibatkan muncul transaksi piutang usaha, hal ini sering terjadi baik dikantor pusat maupun kantor cabangcabangnya yang tersebar yaitu Makassar, Jakarta, Surabaya Yogyakarta dan Balikpapan. Berdasarkan data yang diperoleh banyak terdapat piutang yang melebihi batas jatuh tempo tetapi belum diterima oleh perusahaan. (Account Receivable) AR staff pada kantor pusat berfungsi melakukan monitoring ke cabang-cabang terhadap piutang yang akan jatuh tempo dengan melakukan analisa umur piutang (aging schedule) dengan membuat klasifikasi umur piutang jatuh tempo 1-30 hari, 31-45 hari, 46-60 hari, 61-90 hari dan >90 hari. Pada prosedurnya piutang usaha yang melebihi >30 hari digolongkan piutang macet, tetapi pihak Manajemen dengan prinsip kekeluargaan memberikan toleransi kepada customer hingga 90 hari setelah jatuh tempo, yang mengharuskan Kolektor cabang melakukan penagihan langsung ke customer dan jika piutang tersebut tidak dapat tertagih, dengan persetujuan Finance Head, Dewan direksi maupun Komisaris maka piutang tersebut dihapuskan apabila juga telah memenuhi syarat /kriteria yaitu : 1. Perusahaan telah pailit berdasarkan putusan pengadilan, bagi yang berbentuk badan usaha 2. Piutang telah dinyatakan oleh pengadilan tidak dapat ditagih 3. Dokumen pendukung tagihan kepada pelanggan hilang dan tidak diperoleh dokumen pengganti yang sah Pada praktiknya masih banyak customer yang melakukan pembayaran melebihi >90 hari setelah jatuh tempo. Ini terlihat pada data yang



19



diperoleh dari AR Staff Kantor Pusat Pada Periode November 2014, sebagai berikut::



Tabel 1. Rekapan Analisa Umur Piutang setelah jatuh tempo Pada PT. Bumi Jasa Utama seluruh cabang Periode November 2014 No



Umur Piutang



Jumlah Perusahaan



Nilai



1 1 – 30 hari 17 Rp. 2.258.524.354 2 31 – 45 hari 7 Rp. 895.287.013 3 46 – 60 hari 10 Rp. 1.129.320.871 4 61 – 90 hari 7 Rp. 797.356.050 5 >90 hari 49 Rp. 5.258.644.513 *Data AR PT. Bumi Jasa Utama diolah Penulis (2015) Berdasarkan tabel diatas sebanyak 49 perusahaan (customer) yang melakukan pembayaran piutangnya setelah melewati >90 hari sejak jatuh tempo dengan nilai yang sangat besar yaitu Rp. 5.258.644.513. Manajemen tidak membentuk penyisihan piutang tak tertagih dikarenakan pihak manajmen melakukan penelaahan secara mendalam terhadap debitur dan berpendapat bahwa seluruh piutang dapat tertagih. Jadi piutang yang disajikan tersebut merupakan jumlah bersih yang dapat direalisasi. Besarnya nilai piutang yang melebihi batas jatuh tempo dapat mengakibatkan



tidak optimalnya



arus kas (cashflow) perusahaan



dikarenakan distribusi pendapatan yang tidak akan merata. Bisa jadi jumlah uang yang diterima pada suatu saat akan lebih kecil, dan disaat lainnya akan lebih besar. Ini memungkinkan kesulitan arus cash (cashflow)



jika piutang belum dibayarkan dan pada saat bersamaan



perusahaan memerlukan dana untuk pembiayaan aktifitas operasionalnya.



20



Dan akan timbul biaya yang dikeluarkan untuk memperoleh/menagih piutang tersebut. C. SOLUSI Piutang usaha harus dikontrol secara berlapis oleh bagian yang terkait antara lain Bagian keuangan & Akunting, bagian operasional, bagian pemasaran, dan sampai level yang paling tinggi baik dicabangcabang maupun kantor pusat. Perusahaan mengharapkan piutang usahanya dapat diterima pada saat jatuh tempo. Untuk mengatasi maslah yang dihadapi yaitu banyaknya piutang jatuh tempo yang pembayarannya melebihi >90 hari yang dapat mengakibatkan kesulitan arus kas (cashflow) diperlukan penanganan yang konfrehensif piutang usaha dimulai dari perencanaan,



pengelolaan,



pengendalian



dan



pengawasan.



Agar



perusahaan dapat menerima piutangnya sesuai dengan jatuh tempo dapat terlaksana apabila ada kesungguhan dalam penagihan dan control yang baik dari masing-masing bagian baik dari Bagian Keuangan, AR, Kepala Cabang maupun Kolektor. Dalam Menindaklanjuti Piutang usaha jatuh tempo yang melebihi batas waktu >90 hari. Hal-hal yang perlu diperhatikan maupun ditingkatkan adalah



fungsi penagihan oleh Kolektor dan pengendalian



maupun pengawasan oleh AR staff yaitu : Kontrol pada di kantor cabang. 1. AR Staff



mendata tagihan per customer secara lengkap dan



terperinci, antara lain file tagihan, tanda terima, dan dokumen pendukung lainnya.



21



2. Mengupdate Kartu piutang secara berkala 3. Melakukan penagihan baik melalui telepon, kunjungan atau penagihan lainnya. 4. Mengirim



surat



penagihan



sebelum



jatuh



tempo



untuk



mengingatkan bahwa tagihan akan segera jatuh tempo. 5. Mengirim surat peringatan tagihan pertama jika tagihan telah jatuh tempo lewat 7 s/d 14 hari tetapi belum ada pembayaran 6. Mengirim Surat peringatan tagihan kedua apabila tagihan telah jatuh tempo lewat 14 s/d 21 hari tetapi belum ada pembayaran 7. Membuat surat peringatan tagihan ketiga apabila tagihan telah jatuh tempo lewat 21 s/d 30 hari tetapi tagihan belum dibayarkan, & diserahkan ke kantor pusat untuk pelaksanaannya. 8. Bila surat peringatan tagihan satu, dua dan tiga telah dikirimkan tetapi tetap tidak ada pembayaran, maka dilakukan kunjungan ke customer dengan bagian operasional, marketing, Finance dan legal dimintakan surat pengakuan hutang yang berisikan perjanjian kesanggupan membayar serta skedul pembayaran. 9. Bila customer tetap mengabaikan atas surat perjanjian tersebut, dilakukan kunjungan oleh team Kolektor untuk dimintakan jaminan atas hutang tersebut bila belum ada jaminan 10. Bila ada jaminan maka mencairkan jaminan tersebut dengan persetujuan customer 11. Bila jaminan yang diserahkan tidak ada maka tindakan selanjutnya diserahkan kepada yang berwajib untuk proses hukum.



22



12. Membuat laporan tersebut baik yang lancar maupun yang bermasalah kekantor pusat secara periodik 13. Meminta saran dan masukan dan koordinasi ke kantor pusat untuk menjalankan tugas-tugas penagihan terutama yang bermasalah Kontrol di kantor pusat : 1. Menerima laporan aktivitas Piutang cabang secara periodik, mingguan laporan Piutang tidak lancar dan piutang bermasalah 2. Meminta berkas invoice atas piutang bermasalah secara lengkap dari cabang-lokasi 3. Memonitor dan meminta penjelasan atas piutang yang bermasalah dan macet tersebut 4. Mengirimkan surat peringatan tagihan ketiga bila telah tewat jatuh tempo 21 s/d 30 hari piutang tersebut belum dibayarkan. 5. Bila surat peringatan tagihan satu, dua dan tiga telah dikirimkan tetapi tetap tidak ada pembayaran, maka dilakukan kunjungan ke customer dengan team cabang bagian operasional, marketing Finance dan legal untuk dimintakan surat pengakuan hutang yang berisikan



perjanjian



kesanggupan



membayar



serta



skedul



pembayaran. 6. Bila customer tetap lalai atas surat perjanjian tersebut, dilakukan kunjungan oleh team kolektor pusat & cabang untuk dimintakan jaminan atas hutang tersebut. 7. Bekerjasama dengan team cabang melakukan pencairan atas jaminan yang ada.



23



8. Bila jaminan yang diserahkan tidak ada maka tindakan selanjutnya diserahkan kepada yang berwajib untuk jalur hukum 9. Membuat laporan tersebut



baik yang lancar maupun yang



bermasalah ke Dewan direksi secara periodik 10. Meminta saran dan masukan dan koordinasi dengan Dewan Direksi untuk



menjalankan



tugas-tugas



penagihan



terutama



yang



bermasalah 11. Bila tetap tidak bisa ditagih maka team Kolektor mengajukan write off ke Direksi & Komisaris 12. Mendata seluruh dokumen-dokumen yang didapat dari cabang dan dokumen piutang lainnya. Dan Jika perusahaan membutuhkan dana disaat arus kas tidak optimal dikarenakan piutang jatuh tempo yang belum tertagihkan maka perusahaan dapat mencari dana dengan cara : 1. Menjaminkan piutang (assignment) 2. Menjual piutang (factoring)



24