Bahan Ajar Komunikasi Kantor PDF [PDF]

Citation preview

KOMUNIKASI KANTOR



FITRI MULYANI SAPUTRA, S.PD



BAHAN AJAR KOMUNIKASI PERKANTORAN



PETUNJUK PENGGUNAAN BAHAN AJAR



Petunjuk Bagi Siswa Untuk memperoleh prestasi belajar secara maksimal, maka langkah-langkah yang perlu dilaksanakan dalam modul ini antara lain: 1.



Bacalah dan pahami materi yang ada pada setiap kegiatan belajar. Bila ada materi yang belum jelas, siswa dapat bertanya pada guru.



2.



Kerjakan setiap tugas diskusi terhadap materi-materi yang dibahas dalam setiap kegiatan belajar.



3.



Jika belum menguasai level materi yang diharapkan, ulangi lagi pada kegiatan belajar sebelumnya atau bertanyalah kepada guru.



Petunjuk Bagi Guru Dalam setiap kegiatan belajar guru berperan untuk: 1.



Membantu siswa dalam merencanakan proses belajar



2.



Membimbing siswa dalam memahami konsep, analisa, dan menjawab pertanyaan siswa mengenai proses belajar.



3.



Mengorganisasikan kegiatan belajar kelompok.



KOMPETENSI INTI



KI 3 : Memahami, menerapkan, menganalisis, dan mengevaluasi tentang pengetahuan



faktual, konseptual, operasional dasar, dan metakognitif sesuai dengan bidang dan lingkup Simulasi dan Komunikasi Digital, dan Dasar Bidang Bisnis dan Manajemen pada tingkat teknis, spesifik, detil, dan kompleks, berkenaan dengan ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dalam konteks pengembangan potensi diri sebagai bagian dari keluarga, sekolah, dunia kerja, warga masyarakat nasional, regional, dan internasional.



KOMPETENSI DASAR



Menjelaskan komunikasi kantor



INDIKATOR



Siswa mampu menguasai materi tentang komunikasi kantor



MATERI PEMBELAJARAN



A. Pengertian Komunikasi B. Proses Komunikasi C. Unsur-unsur Komunikasi D. Fungsi Komunikasi E. Tujuan Komunikasi F. Teknik Komunikasi G. Komponen Komunikasi H. Bentuk-Bentuk Komunkasi



I.



Bidang Komunikasi



J.



Sifat Komunikasi



K. Tatanan Komunikasi L. Etika Komunikasi M. Etika Menerima Tamu di Kantor N. Etika Bertelepon



PETA KONSEP



Pengertian Komunikasi Proses Komunikasi Unsur-unsur Komunikasi Fungsi Komunikasi



Komunikasi Perkantoran



Tujuan Komunikasi Teknik Komunikasi Komponen Komunikasi Bentuk-Bentuk Komunkasi Bidang Komunikasi Sifat Komunikasi



MATERI PEMBELAJARAN



A. Pengertian Komunikasi Kata “komunikasi” berasal dari bahasa Latin, “comunis”, yang berarti membuat kebersamaan atau membangun kebersamaan antara dua orang atau lebih. Akar katanya “communis” artinya



adalah



berbagi.



“communico”



Dalam



literatur



yang lain



Gambar 1. Komunikasi Yang Baik



disebutkan komunikasi juga berasal dari kata “communication” atau “communicare” yang berarti ” membuat sama” (to make common). Istilah “communis” adalah istilah yang paling sering di sebut sebagai asal usul kata komunikasi, yang merupakan akar dari kata kata Latin yang mirip Komuniksi menyarankan bahwa suatu pikiran, suatu makna, atau suatu pesan di anut secara sama. Komunikasi merupakan sesuatu hal yang sangat penting dalam kehidupan. Ini merupakan suatu hal yang sering kita lakukan dalam kehidupan sehari-hari. Komunikasi biasanya dilakukan dengan berbicara baik secara langsung ataupun melalui media tertentu, seperti melalui surat, telepon, video call, dan lain sebagainya. Beberapa hal tersebut merupakan bentuk nyata dari komunikasi yang sering kita lakukan. Bukan hanya itu saja, komunikasi juga dapat dilakukan dalam bentuk isyarat-isyarat tertentu, seperti: mengedipkan mata, mengangguk, dan juga menggelengkan kepala. Komunikasi memiliki peran sangat penting dalam kehidupan manusia, baik secara individu, kelompok, maupun dalam organisasi, termasuk dalam hubungan antarnegara atau antarbangsa (internasional).



Dalam kehidupan sehari-hari, komunikasi dapat diartikan ke dalam beberapa pengertian berikut: 1) Komunikasi adalah proses penyampaian lambing-lambang yang berarti antarmanusia. 2) Komunikasi adalah penyampaian pengertian dari seseorang kepada orang lain menggunakan lambing dan penyampaian tersebut merupakan suatu proses. 3) Komunikasi secara sederhana adalah untuk menimbulkan suatu pengertian tukar menukar keterangan atau penjelasan. 4) Komunikasi secara luas adalah proses penyampaian pendapat pesan yang mengandung pengertian antara perorangan atau golongan melalui saluran mekanisme, baik secara langsung bergadapan muka. 5) Komunikasi merupakan proses penyampaian berita dari suatu sumber informasi ke suatu tujuan. 6) Komunikasi adalah penyampaian berita yang mengandung macam-macam keterangan dari seseorang kepada orang lain. Dengan demikian, komunikasi adalah suatu proses penyampaian berita dari satu pihak kepada pihak lain dengan mempergunakan suatu sarana untuk mendapatkan saling pengertian antara dua belah pihak. Untuk mengetahui lebih mudah tentang hal tersebut ada baiknya untuk memahami pendapat para ahli tentang komunikasi tersebut. a.



Murphy & Mendelson Komunikasi adalah sebuah upaya yang dilakukan untuk mempertahankan dan menjalin hubungan interpersonal.



b.



Djenamar SH Komunikasi merupakan seni untuk menyampaikan ide-ide atau informasi tertentu dari seseorang kepada orang lain.



c.



James A. F. Stoner Komunikasi adalah suatu proses pada seseorang yang berusaha untuk memberikan pengertian dan informasi dengan cara menyampaikan pesan kepada orang lain.



d.



Shannon & Weaver Komunikasi adalah interaksi yang saling mempengaruhi yang dilakukan oleh seseorang kepada orang lain baik disengaja maupun tidak. Menurutnya komunikasi tidak terbatas pada bahasa verbal saja, namun juga pada ekspresi wajah, lukisan, teknologi, dan lainnya.



e.



Lexicographer Komunikasi adalah upaya yang bertujuan untuk memberi dan meraih kebersamaan. Tujuan yang ingin diinginkan kedua belah pihak akan tercapai bila mereka berkomunikasi dan memiliki pemahaman yang selaras tentang informasi yang saling ditransfer.



f.



Raymond S. Ross Komunikasi adalah sebuah proses menyaring, memilah, dan memberikan berbagai simbol dalam bentuk sedemikian rupa yang mana dapat memudahkan penyimak membangkitkan arti maupun respon dari fikiran yang sama dengan yang dikehendaki komunikator.



g.



Alberto Martínez de Velasco Komunikasi adalah suatu proses dimana seseorang berhubungan dengan orang lain melalui pesan dan mengharapkan tanggapan yang terakhir, menjadi pendapat, aktivitas atau perilaku.



B. Proses Komunikasi Proses komunikasi yaitu bagaimana komunikator menyampaikan pesan kepada komunikannya, sehingga dapat menciptakan suatu persamaan makna antara komunikan dengan komunikatornya. Proses komunikasi ini bertujuan untuk dapat menciptakan komunikasi yang lebih efektif (sesuai dengan tujuan komunikasi pada umumnya). Proses komunikasi dapat terjadi apabila ada interaksi antar manusia dan juga ada penyampaian pesan untuk dapat mewujudkan motif komunikasi. Melalui komunikasi ini sikap dan juga perasaan seseorang atau sekelompok orang dapat dipahami oleh pihak lain. Secara ringkas, proses berlangsungnya suatu komunikasi bisa dijabarkan seperti berikut:



Gambar 2. Proses Komunikasi



(1) Pengirim adalah seseorang, sekelompok orang, perusahaan atau organisasi yang mengirimkanatau menyampaikan ide, serangkaian ide atau proposisi kepada pihak lain, (2) Encoding merupakan pengkodean pesan dalam bentuk simbolis untuk mencapai tujuan komunikasi, (3) Pesan adalah representasi simbolis pikiran ide dari pengirim/sumber, (4) Media sebagai saluran/sarana untuk penyampaian pesan, (5) Decoding merupakan pemaknaan dari pesan yang diterima yang merupakan gabungan



dari pesan yang sebenarnya dan pengaruh media, (6) Penerima adalah orang atau organisasi yang dituju pengirim untuk berbagi pemikiran, ide dan sebagainya (7) Noise (kebisingan) menunjukkan gangguan atau impedansi seperti sinyal radio, adalah istilah untuk menggambarkan distorsi pesan pada setiap tahap dalam proses komunikasi pemasaran.



LATIHAN MANDIRI 1 A. Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan jeas dan benar 1) Jelaskan pengertian komunikasi menurut pemahamanmu! 2) Bagaimanakah proses komunikasi itu berlangsung? 3) Apa yang dimaksud dengan komunikator dan komunikan ? 4) Apakah dampaknya bagi organisasi/perusahaan bila komunikasi tidak berjalan baik? 5) Apa yang dimaksud dengan umpan balik B. Lakukanlah tugas berikut! Lakukan observasi terhadap kegiatan komunikasi yang berlangsung di sekitarmu. Catatlah bentuk-bentuk komunikasi yang berhasil kamu amati tersebut. Bila kamu belum memahami tentang bentuk-bentuk komunkasi yang dimaksud, carilah referensi atau informasi di perpustakaan, terutama informasi yang berkaitan dengan komunikasi.



C. Unsur-Unsur Komunikasi Proses komunikasi hanya bisa terjadi, jika ada orang yang menyampaikan pesan kepada orang lain untuk tujuan tertentu. Artinya, komunkasi hanya bisa terjadi apabila didukung oleh adanya sumber, pesan, media, penerima, umpan baik dan efek. Unsurunsur iniah yang mendorong terjadinya proses komunkasi. 1) Komunikator atau pengirim (sender) Komunikator merupakan pihak yang bertindak sebagai pengirim pesan dalam proses komunikasi. Dengan kata lain, komunikator adalah seseorang atau sekelompok orang yang memiliki inisiatif untuk menjadi sumber dalam sebuah hubungan atau interaksi. Komunikator tidak hanya berperan sebagai pengirim pesan saja. Akan tetapi juga memberikan sebuah respon atau tanggapan dan menjawab dari proses



komunikasi yang sedang berlangsung. Baik itu secara langsung maupun tidak langsung. 2) Pesan (Message) Pesan atau informasi merupakan keseluruhan apa yang disampaikan oleh komunikator. Pesan bisa berupa sebuah kata-kata, tulisan, gambaran, atau sebuah perantara lainnya. Pesan ini mempunyai inti, yaitu mengarah pada usaha untuk mengubah sikap dan tingkah laku orang lain. Inti pesan akan selalu mengarah kepada tujuan akhir komunikasi tersebut. 3) Sarana Komunikasi (Channel) Sarana komunikasi atau channel dapat disebut dengan media yang digunakan sebagai penyalur pesan dalam sebuah proses komunikasi. Pemilihan sarana atau media dalam proses komunikasi tergantung pada sifat berita yang akan disampaikan. 4) Penerima Pesan (Receiver) Komunikan adalah sebutan bagi orang yang menerima pesan atau berita yang disampaikan oleh komunikator. Komunikan dapat terdiri dari satu roang atau lebih dan bisa pula dalam bentuk kelompok. Dalam sebuah proses komunikasi, komunikasi merupakan elemen penting karena dialah yang menjadi sasaran komunikasi dan bertanggung jawab untuk bisa mengerti pesan yang disampaikan dengan baik dan benar. 5) Umpan Balik (Feed Back) Umpan balik bisa diartikan sebagai jawaban komunikan atas pesan yang diberikan oleh komunikator kepadanya. Pada komunikasi yang dinamis, komunikator dan komunikan akan terus menerus bertukar peran. 6) Dampak (Efect)



Dampak adalah efek perbedaan yang dialami oleh komunikan sebelum dan sesudah menerima pesan. Apabila sikap dan tingkah laku komunikan berubah sesuai dengan isi pesan, maka komunikator telah berhasil dengan baik. Dampak atau effect sesungguhnya dapat dilihat dari personal opinion, public opinion, ataupun majority opinion. Namun semua itu mengarah kepada perubahan yang terjadi pada komunikan setelah menerima pesan yang disampaikan oleh komunikator.



D. Fungsi Komunikasi Komunikasi memiliki fungsi yang sangat vital untuk keberlangsungan dan perkembangan kehidupan manusia sehingga sudah sepatutnya komunkasi mendapat perhatian yang sungguh-sungguh. Fugsi komunikasi dalam kehidupan manusia pada umumnya dapat dilihat dalam kehidupan pribadi seseorang, hubungan dengan orang lain, di tempat kerja dan dilingkungan masyarakat. a) Kehidupan Pribadi Di dalam kehidupan pribadi, melalui komunikasi kita dapat: 1) Mengungkapkan perasaa dan gagasan kita. Komunikasi dapat menjadi alat untuk melepaskan beban mental dan psikologis sehingga kita mendapatkan keseimbangan hidup kembali. 2) Menjelaskan perasaan, isi pikiran dan perilaku kita sendiri. 3) Semakin mengenal diri, dengan komunikasi kita mengenal isi hati, pikiran dan perilaku kita, serta mendapat umpan balik dari rekan kita tentang emosi, pikiran, kehendak, cita-cita dan perilaku kita. b) Hubungan dengan Orang Lain Di dalam berhubungan dengan orang lain, melalui komunikasi kita dapat:



1) Mengenal orang lain karena melalui komunikasi, orang lain mengungkapkan identitas dirinya kepada kita. 2) Menjalin perkenalan, pertemanan, dan persahabatan dengan orang lain. 3) Membahas masalah, bertukar pikiran, dan membuat rencana kegiatan bersama orang lain. 4) Meminta bantuan dan pertolongan kepada orang lain. 5) Saling membantu mengubah sikap dan perilaku hidup bersama orang lain. c) Di Tempat Kerja Di tempat kerja, melalui komunikasi kita dapat: 1) Menjalin hubungan baik dengan rekan kerja. 2) Membangun kerja sama dan sinergi dengan rekan kerja. 3) Berkoordinasi dan mengarahkan pekerjaan sesuai dengan tujuan yang diharapkan perusahaan. 4) Mengatasi perbedaan pendapat, ketegangan dan konflik. d) Di Lingkungan Masyarakat Di kehidupan bermasyarakat, melalui komunikasi kita dapat: 1) Mempersatukan orang-orang yang memiliki berbagai perbedaan latar belakang. 2) Mengatasi permasalahan yang muncul di masyarakat. 3) Memajukan dan mensejahterakan masyarakat. 4) Menciptakan perdamaian.



E. Tujuan Komunikasi Pada dasarnya setiap proses komunikasi itu bertujuan untuk menyampaikan satu pesan atau informasi sehingga pesan tersebut dapat diterima oleh si penerima setepat mungkin, apapun bentuk dan cara penyampaiannya. Menurut Onong Uchjana Effendi



dalam bukunya Dimensi-dimensi Komunikasi, tujuan dari komunikasi itu antara lain sebagai berikut:



a) Social Change / Social Participation Perubahan Sosial dan partisipasi sosial. Memberikan berbagai informasi pada masyarakat tujuan akhirnya supaya masyarakat mau mendukung dan ikut serta terhadap tujuan informasi itu disampaikan. Misalnya supaya masyarakat ikut serta dalam pilihan suara pada pemilu atau ikut serta dalam berperilaku sehat, dan sebagainya. b) Attitude Change Perubahan Sikap. Kegiatan memberikan berbagai informasi pada masyarakat dengan tujuan supaya masyarakat akan berubah sikapnya. Misalnya kegiatan memberikan informasi mengenai hidup sehat tujuannya adalah supaya masyarakat mengikuti pola hidup sehat dan sikap masyarakat akan positif terhadap pola hidup sehat. c) Opinion Change Perubahan pendapat. Memberikan berbagai informasi pada masyarakat tujuan akhirnya supaya masyarakat mau berubah pendapat dan persepsinya terhadap tujuan informasi itu disampaikan, misalnya dalam informasi mengenai pemilu. Terutama informasi mengenai kebijakan pemerinatah yang biasanya selalu mendapat tantangan dari masyarakat maka harus disertai penyampaian informasi yang lengkap supaya pendapat masyarakat dapat terbentuk untuk mendukung kebijakan tersebut. d) Behaviour Change



Perubahan perilaku. Kegiatan memberikan berbagai informasi pada masyarakat dengan tujuan supaya masyarakat akan berubah perilakunya. Misalnya kegiatan memberikan informasi mengenai hidup sehat tujuannya adalah supaya masyarakat mengikuti pola hidup sehat dan perilaku masyarakat akan positif terhadap pola hidup sehat atau mengikuti perilaku hidup sehat.



LATIHAN MANDIRI 2 A. Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan jeas dan benar 1) Jelaskan fungsi komunikasi bagi kehidupan pribadi dan di tempat kerja! 2) Apakah yang dimaksud dengan fungsi komunikasi sosial dalam kegiatan komunikasi? 3) Mengapa komunikasi dapat mengubah sikap dan perilaku orang? 4) Sebutkan unsur-unsur komunikasi yang kamu ketahui! 5) Apakah tujuan komunikasi itu? B. Lakukanlah tugas berikut! Buatlah sebuah karya tulis tentang fungsi komunikasi dalam kegiatan belajarmengajar di sekolah. Buatlah dalam lembar folio sekitar 2-3 halaman. Persentasikanlah hasil tulisanmu di depan kelas.



F. Teknik Komunikasi Sebagai makhluk sosial yang selalu berhubungan dengan orang lain maka komunikasi adalah salah satu sarana untuk terkoneksi dengan orang dikeliling kita. Ada komunikasi yang bersifat verbal dan ada pula yang bersifat non verbal. Komunikasi verbal adalah komunikasi yang terjadi dengan berbicara pada orang lain sedangkan non verbal adalah komunikasi yang terjadi melalui perantara atau media. Dalam komunikasi verbal maka sangat penting untuk bisa menyusun kata-kata yang keluar dari mulut kita menjadi sebuah informasi yang dapat dimengerti, berguna dan menarik bagi orang lain. Komunikasi yang jelas akan membuat orang lain memperhatikan dan menghargai apa yang kita bicarakan. Teknik berkomunikasi/bicara yang baik tentu akan diperlukan terutama bagi orang-orang yang bekerja dengan menggunakan keahlian berkomunikasi. Ada beberapa hal yang menjadi prinsip teknik berkomunikasi/bicara yang baik:



1) Keterampilan Berbicara Keterampilan berbicara atau yang disebut sebagai retorika merupakan seni berbicara yang bisa dimiliki seseorang yang bertujuan untuk menyampaikan pesan lisan secara efektif, sebagai bentuk komunikasi kepada orang lain. Berbicara dapat diartikan sebagai suatu penyampaian maksud (ide, pikiran, isi hati) seseorang kepada orang lain dengan menggunakan bahasa lisan sehingga maksud tersebut dapat dipahami orang lain. Sebagai seni, keterampilan berbicara merupakan seni keterampilan yang elegan, ekpresif, dan kreatif. Di dalam keseharian kita, kita selalu melihat orang-orang bertemu dan berbicara dengan orang lainnya dengan mudah. Beberapa orang memang terlahir dengan bakat berbicara yang baik. Tapi untungnya, bagi kita yang tidak dilahirkan dengan bakat tersebut, keterampilan berbicara bisa dipelajari dan dikuasai. Berikut cara yang bisa digunakan untuk mengembangkan keterampilan berbicara: a.



Tingkatkan kemampuan berbahasa yang baik, perbanyak kosakata dengan banyak membaca dan menulis.



b. Latih kemampuan mendengar. c.



Belajar untuk mengerti dan menghargai cara pandang orang lain dengan pemikiran terbuka dan berusahalah melihat sesuatu dari perspektif yang lain.



d. Hindari komunikasi di situasi yang emosional. e.



Ikut serta dalam organisasi yang mendorong meningkatkan berbagai keterampilan berbicara kita, dan yang memungkinkan kita bertemu dengan orang-orang baru yang menarik.



2) Gaya Bahasa dalam Berbicara Selain berbicara secara aktif dan efektif, hal lain yang harus diperhatikan adalah gaya bahasa dalam berbicara. Gaya bahasa dalam berbicara merupakan cara



menampilkan diri di muka umum dan pengaturan nada suara maupun penekanan pada hal-hal yang penting seperti memperlambat irama maupun memperkeras volume suara. Yang termasuk gaya bahasa dalam berbicara adalah sebagai berikut: a. Gerak gerik, gerak gerik dapat digambarkan melalui air muka, gerakan tangan, kepala dan lain-lain. Gerakan yang baik dalam berbicara adalah gerak yang wajar dan tidak dibuat-buat. b. Pakaian,



pakaian



turut



menentukan



keberhasilan



komunikasi



karena



mencerminkan kepribadian seseorang dan merupakan hal yang pertama kali diperhatikan sebelum pembicara memulai pembicaraan. Pakaian yang baik adalah yang wajar, rapi, sopan serta sesuai dengan situasi dan kondisi saat pembicaraan dilakukan. c. Sikap jiwa, ketegasan dan tidak ragu-ragu merupakan sikap jiwa yang diperlukan ketika berbicara. Hilangkan kegugupan saat berbicara di depan umum dengan cara sering berlatih serta disertai meminta penilaian dari orang lain seperti teman atau guru. d. Suara, suara ketika berbicara harus jelas agar mudah dimengerti dan tidak monoton sehingga tidak membosankan. e. Pandangan mata, pandangan mata yang baik saat berbicara adalah menatap pendengar (audience) secara bergantian dan jangan hanya menatap ada satu bagian atau satu orang. f. Sikap badan, sikap badan yang dibutuhkan saat berbicara adalah tegak, tidak kaku dan dapat terlihat oleh seluruh audience, sehingga menambah kewibawaan pembicara. 3) Keterampilan Mendengar



Mendengar merupakan aspek penting dalam berkomunikasi, mendengar melibatkan indra pendengaran telinga. Mendengar secara aktif dan efektif adalah dengan memadukan indra pendengaran dengan pikiran, sehingga dapat menangkap dan menginterpretasikan pesan yang disampaikan. a) Mendengar Evaluatif Mendengar evaluatif adalah kegiatan mendengar sambil melakukan evaluasi terhadap kata-kata yang diucapkan pembicara. Kemudian hasil evaluasi tersebut disampaikan kembali kepada pembicara dalam berbagai bentuk seperti penolakan, persetujuan, dan lain-lain. b) Mendengar Proyektif Adalah memproyeksikan diri pendengar ke alam pikiran pembicara merupakan cara mendengar secara proyektif. Pendengar berusaha memahami pandangan pembicara dan memahami setiap arti kata sampai pembicaraan selesai. Cara yang dapat dilakukan untuk menjadi pendengar yang aktif dan efektif antara lain sebagai berikut. 1. Mendengar penuh konsentrasi 2. Menangkap pesan-pesan yang penting atau inti pembicaraannya 3. Mencatat hal yang dirasakan penting 4) Keterampilan Menulis Keterampilan menulis membutuhkan suatu pengalaman, waktu, latihan serta cara berpikir yang terstruktur agar dapat menyapaikan suatu pesan melalui bahasa tulis. Penggunaan bahas atulis harus hati-hati agar tidak menimbulkan multipersepsi dan tidak tersampaikannya pesan yang diharapkan. Maka dari itu, keterampilan menulis perlu mendapat perhataian lebih karena tidak datang secara otomatis. Anda harus



membiasakan diri dengan berlatih dan praktek memanfaatkan grafolegi, struktur bahasa, gaya bahasa dan kosa kata. 5) Keterampilan Membaca Membaca merupakan kegiatan untuk mengetahui pesan yang ingin disampaikan oleh penulis melalui bahasa tulis atau kata-kata dalam kalimat. Keterampilan membaca yang baik akan membantu untuk menangkap konsep dan memahami apa yang ingin disampaikan penulis melalui sebuah tulisan. Tujuan membaca adalah memperoleh suatu informasi yang mencakup isi dan makna. Keterampilan mikro yang harus dimiliki sebagai pembaca, setidaknya adalah pembaca dapat mengenal sistem tulisan yang dipakai, menentukan kata kunci dan gagasan utama, menyimpulkan situasi, mampu membedakan ide utama dan detail yang dipaparkan, dll.



G. Komponen Komunikasi Komponen komunikasi adalah hal-hal yang harus ada agar komunikasi bisa berlangsung dengan baik. Komponen komunikasi tersebut sangat berkaitan erat dengan proses



komunikasi.



Komponen



komunikasi hampir



sama



dengan unsur-unsur



komunikasi, yaitu: 1. Komponen Komunikan Seseorang dapat dan akan menerima pesan apabila dalam kondisi sebagai berikut: a. Pesan komunikasi benar-benar dimengerti oleh penerima pesan. b. Pengambilan keputusan dilakukan secara sadar untuk mencapai tujuan. c. Pengambilan keputusan dilakukan secara sadar untuk kepentingan pribadinya. d. Mampu menempatkan baik secara mental atau fisik.



2. Komponen Komunikator Komunikasi dapat



berjalan



diri komunikator (self



efektif



credibility) dan



bila



ada



kepercayaan



kepercayaaan kepada



dalam



komunikator



mencerminkan pesan yang diterima komunikan dianggap benar serta sesuai kenyataan dan daya tarik komunikator (source attractiveness). a. Komponen Pesan Pesan dapat berupa nasehat, bimbingan, dorongan, informasi dan lain-lain. Pesan dapat disampaikan lisan maupun non verbal. b. Komponen Umpan Balik Merupakan respon yang diberikan oleh komunikan terhadap pesan yang diterimanya. Umpan balik dapat digunakan untuk mengukur besarnya informasi yang diterima dibandingkan dengan yang diterima.



H. Bentuk-Bentuk Komunikasi Komunikasi dapat terjadi dalam berbagai bentuk, tergantung pilihan yang dianggap paling tepat oleh pengirim. Komunikasi dapat berbentuk verbal maupun non verbal, formal atau informal dan internal maupun eksternal. a.



Komunikasi Verbal Diambil dari kata dasarnya, verbal berarti secara lisan (bukan tertulis), sedangkan komunikasi verbal itu sendiri adalah semua jenis simbol yang menggunakan satu kata atau lebih. Dalam dunia Bisnis komunikasi verbal dalam dunia bisnis merupakan salah satu bentuk komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis baik kepada pihak lain baik secara tertulis maupun secara lisan dengan struktur dan terorganisasi dengan baik, sehingga tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis dapat tercapai dengan baik. Dalam dunis bisnis



komunikasi verbal dapat diwujudkan dalam pembuatan dan pengiriman surat, pemberian informasi kepada pelanggan, diskusi dalam tim, wawan cara kerja, presentasi proposal dan masih banyak yang lain. Dalam perwujutannya komunikasi verbal mengalami keterbasan bahasa sebagai berikut : 1. Keterbatasan kata yang tersedia untuk mewakili obyek, misalnya pada obyek orang, benda, sifat, perasaan, obyek tersebut tidak semuanya tersedia dalam penyampaian dengan menggunakan basaha verbal, jika itu dituangkan dalam komunikasi verbal cenderung bersifat parsial, tidak sesuai dengan realita yang sebenarnya terjadi, seperti pengungkapan baik-buruk, kaya-miskin, pintarbodoh dan lainnya. 2. Kata-kata yang bersifat ambigu dan kontekstual, dimana pengungkapan katakata merepresentasikan persepsi dan interprestasi dari orang-orang yang berbeda, menganut latar belakang sosial budaya yang berbeda pula, misalkan pada kata berat, dimana kata ini memiliki banyak arti seperti, tubuh orang itu berat, pak guru memberikan sanksi yang berat, ujian nasional ini terasa berat 3. Kata-kata mengandung bias budaya, dimana suatu kata pada daerah tertentu memiliki arti yang berbeda pula pada daerah/budaya tertentu, misalkan awak, dalam bahasa minang berarti saya/kita, namun jika berhadapan dengan orang palembang memiliki arti berbeda, yaitu kamu. 4. Percampuran fakta, penafsiran dan penilaian, dalam perdakapan sering mencampurkan fakta, penafsiran dan penilaian, yang menyebankan kekeliruan persepsi pada suatu kalimat.



b.



Komunikasi nonverbal Komunikasi nonverbal adalah komunikasi yang menggunakan pesan-pesan nonverbal. Istilah nonverbal biasanya digunakan untuk melukiskan semua peristiwa komunikasi di luar kata-kata terucap dan tertulis. Secara teoritis komunikasi nonverbal dan komunikasi verbal dapat dipisahkan. Namun dalam kenyataannya, kedua jenis komunikasi ini saling jalin menjalin, saling melengkapi dalam komunikasi yang kita lakukan sehari-hari, dalam dunis bisnis perwujudan komunikasi nonverbal dapat dicontohkan mengkerutkan dahi, tersenyum, tertawa menutup mulut, membuang muka, dimana disesuaikan dengan maksud yang akan disampaikan kepada lawan bicara/penerima komunikasi. Dalam perwujudannya komunikasi nonverbal memiliki sifat yang kurang terstruktur, sehingga menjadikan komunikasi nonverbal sulit untuk dipelajari, seperti halnya seseorang meminta bawahannya untuk mengambilkan buku di meja kerjanya yang berwarna merah, bagai mana mengaplikasikannya? pastilah mengalami kesulitan. Komunikasi nonverbal juga lebih bersifat spontan dibandingkan dengan komunikasi verbal.



c. Komunikasi Internal Komunikasi internal organisasi adalah proses penyampaian pesan antara anggotaanggota organisasi yang terjadi untuk kepentingan organisasi, seperti komunikasi antara pimpinan dengan bawahan, antara sesama bawahan, dsb. Proses komunikasi internal ini bisa berujud komunikasi antarpribadi ataupun komunikasi kelompok. Juga komunikasi bisa merupakan proses komunikasi primer maupun sekunder (menggunakan media nirmassa). Komunikasi internal ini lazim dibedakan menjadi dua, yaitu:



1. Komunikasi vertikal, yaitu komunikasi dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas. Komunikasi dari pimpinan kepada bawahan dan dari bawahan kepada pimpinan. Dalam komunikasi vertikal, pimpinan memberikan instruksiinstruksi, petunjuk-petunjuk, informasi-informasi, dll kepada bawahannya. Sedangkan bawahan memberikan laporan-laporan, saran-saran, pengaduanpengaduan, dsb. kepada pimpinan. 2. Komunikasi horizontal atau lateral, yaitu komunikasi antara sesama seperti dari karyawan kepada karyawan, manajer kepada manajer. Pesan dalam komunikasi ini bisa mengalir di bagian yang sama di dalam organisasi atau mengalir antarbagian. Komunikasi lateral ini memperlancar pertukaran pengetahuan, pengalaman, metode, dan masalah. Hal ini membantu organisasi untuk menghindari beberapa masalah dan memecahkan yang lainnya, serta membangun semangat kerja dan kepuasan kerja. d. Komukasi Eksternal Komunikasi eksternal organisasi adalah komunikasi antara pimpinan organisasi dengan khalayak di luar organisasi. Pada organisasi besar, komunikasi ini lebih banyak dilakukan oleh kepala hubungan masyarakat dari pada pimpinan sendiri. Yang dilakukan sendiri oleh pimpinan hanyalah terbatas pada hal-hal yang ianggap sangat penting saja. Komunikasi eksternal terdiri dari jalur secara timbal balik: 1.



Komunikasi dari organisasi kepada khalayak. Komunikasi ini dilaksanakan umumnya bersifat informatif, yang dilakukan sedemikian rupa sehingga khalayak merasa memiliki keterlibatan, setidaknya ada hubungan batin. Komunikasi ini dapat melalui berbagai bentuk, seperti: majalah organisasi; press release; artikel surat kabar atau majalah; pidato radio; film dokumenter; brosur; leaflet; poster; konferensi pers.



2. Komunikasi dari khalayak kepada organisasi. Komunikasi dari khalayak kepada organisasi merupakan umpan balik sebagai efek dari kegiatan dan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi. e. Komunikasi formal Komunikasi formal adalah suatu proses komunikasi yang bersifat resmi dan biasanya dilakukan di dalam lembaga formal melalui garis perintah atau sifatnya instruktif , berdasarkan struktur organisasi oleh pelaku yang berkomunikasi sebagai petugas organisasi dengan status masing - masing yang tujuannya menyampaikan pesan yang terkait dengan kepentingan dinas . Suatu komunikasi juga dapat dikatakan formal ketika komunikasi antara dua orang atau lebih yang ada pada suatu organisasi dilakukan berdasarkan prinsip-prinsip dan struktur organisasi. f. Komunikasi nonformal Komunikasi non formal adalah proses komunikasi yang berada di antara yang formal atau resmi dengan yang tidak resmi atau informal . Komunikasi jenis ini biasanya berupa komunikasi yang berhubungan dengan hubungan pribadi. Komunikasi informal adalah komunikasi antara orang yang ada dalam suatu organisasi, akan tetapi tidak direncanakan atau tidak ditentukan dalam struktur organisasi. Fungsi komunikasi informal adalah untuk memelihara hubungan sosial persahabatan kelompok informal, penyebaran informasi yang bersifat pribadi dan privat seperti isu, gossip, atau rumor. Tentang komunikasi informal sebaiknya tidak dilakukan berdasarkan informasi yang masih belum jelas dan tidak akurat, carilah sumber informasi yang dapat dipercaya, selalu gunakan akal sehat dan bertindak berdasarkan pikiran yang positif. Informasi dalam komunikasi informal biasanya timbul melalui rantai kerumunan di mana seseorang menerima informasi dan diteruskan kepada seseorang atau lebih dan seterusnya sehingga informasi tersebut



tersebar ke berbagai kalangan. Implikasinya adalah kebenaran informasi tersebut menjadi tidak jelas atau kabur. Meski demikian komunikasi informal akan untuk memenuhi kebutuhan sosial, mempengaruhi orang lain, dan mengatasi kelambatan komunikasi formal yang biasanya cenderung kaku dan harus melalui berbagai jalur terlebih dahulu.



I.



Bidang Komunikasi Maksud dari bidang disini adalah aspek bidang kehidpan manusia itu sendiri, dimana diantara aspek kehidupan manusia berbeda antara bidang satu dengan lainnya. Bidang-bidang komunikasi tersebut mencakup beberapa jenis komunikasi berikut: 1. Komunikasi Sosial (social communication) 2. Komunikasi



Organisasional/manajemen



(organizational/management



communication) 3. Komunikasi Bisnis (bussines communication) 4. Komunikasi Politik (political communication) 5. Komunikasi Internasional (internasional communication) 6. Komunikasi Antarbudaya (intercultural communication) 7. Komunikasi Pembangunan (development communication) 8. Komunikasi Tradisional (traditional communication) Selain komunikasi diatas, dalam literatur lain dapat pula kita temukan bidangbidang komunikasi lainnya seperti, komunikasi keluarga, komunikasi kesehatan, komunikasi pendidikan dan sebagainya. Namun sebenarnya bdiang komunikasi tersebut sudah termasuk pada bidang komunikasi yang sudah disebutkan sebelumnya. 1. Komunikasi sosial



Komunikasi sosial diartikan sebagai suatu proses interaksi dimana seseorang atau suatu lembaga menyampaikan amanat kepada pihak lain agar pihak lain dapat menangkap maksud yang dikehendaki penyampainya baik secara verbal maupun nonverbal. Komunikasi sosial mengisyaratkan pada kita bahwa komunikasi itu sangat penting terutama untuk membangun konsep diri, demi kelangsungan hidup, aktualisasi diri, memperoleh kebahagiaan, serta terhindar dari tekanan dan ketergantungan. Untuk mewujudkan hal tersebut yang harus dilakukan adalah melalui komunikasi yang menghibur dan memupuk hubungan dengan orang lain. Melalui komunikasi sosial kita bisa bekerja sama dengan anggota masyarakat (keluarga, sekolah, kelompok masyarakat, desa, kota, negara) untuk mencapai tujuan bersama. 2. Komunikasi Organisasional/Manajemen Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hirarki antara satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan kerja. Informasi memegang peranan penting dalam mendukung proses pengambilan keputusan yang berdampak pada kemajuan dan perkembangan organisasi. Tujuan utama komunikasi dalam lingkup organisasi adalah memajukan dan mengembangkan organisasi yang ditafsirkan sebagai upaya yang dilakukan untuk mencapai tujuan-tujuan manajemen. Pengelolaan informasi akan berjalan lancar jika dilakukan melalui kegiatan-kegiatan komunikasi yang efektif baik secara lisan maupun tertulis, menggunakan media atau tanpa media sekalipun. Komunikasi di dalam organisasi meliputi komunikasi vertikal, horizontal, diagonal. a.



Komunikasi Vertikal. Komunikasi vertikal adalah bentuk komunikasi tegak lurus keatas maupun kebawah yakni komunikasi antara atasan dengan bawahan dan sebaliknya. Bentuk komunikasi kebawah (atasan kepada bawahan) secara lisan



dapat berupa percakapan, rapat, ceramah, pidato. Secara tertulis menggunakan memo, tulisan, surat perintah maupun pengumuman. Sedangkan komunikasi keatas (bawahan kepada atasan) dilakukan secara lisan atau tertulis berupa usulan, laporan, permintaan, dan lain-lain. b.



Komunikasi Horizontal. Komunikasi horizontal adalah bentuk komunikasi secara menyamping atau mendatar antara orang-orang yang sama jabatannya dalam kelompok yang sama. Komunikasi ini berfungsi untuk melancarkan kordinasi kerja.



c.



Komunikasi Diagonal. Komunikasi diagonal merupakan komunikasi yang memotong rantai perintah organisasi dan dilakukan oleh petugas dari bagian yang berbeda dan tingkat yang berbeda pula. Misalnya antara kepala bagian gudang yang berada dibawah manajer berkomunikasi dengan manajer personalia.



3. Komunikasi Bisnis Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi di berbagai kegiatan internal organisasi bisnis. Seperti komunikasi pada umumnya, dalam kegiatan komunikasi bisnis, pesan yang disampaikan tidak hanya bersifat informatif, tetapi juga bersifat persuasif. 4. Komunikasi Politik Komunikasi politik dalam arti sempit adalah setiap bentuk penyampaian pesan, baik dalam bentuk lambang-lambang maupun kata-kata tertulis dan terucap, ataupun dalam bentuk isyarat yang mempengaruhi kedudukan seseorang yang ada dalam suatu kekuasaan tertentu. Dalam arti luas, komunikasi politik adalah setiap jenis penyampaian pesan, khususnya bermuatan informasi politik dari suatu sumber kepada sejumlah penerima pesan. Komunikasi politik melibatkan pesan-pesan politik dan aktor-aktor politik, atau berkaitan dengan kekuasaan, pemerintahan dan kebijakan pemerintah. Jadi pengertian komunikasi politik dapat dirumuskan sebagai suatu proses pemindahan lambang-lambang atau simbol komunikasi yang berisi pesan-pesan poitik dari seseorang atay kelompok pada orang lain dengan tujuan membuka wawasan atau cara berfikir, serta mempengaruhi sikap dan tingkah laku kahalayak menjadi target politik.



5.



Komunikasi Internasional Komunikasi internasional merupakan komunikasi yang dilakukan antara komunikator yang mewakili suatu negara untuk menyampaikan pesan-pesan yang berkaitan dengan berbagai kepentingan negaranya kepada komunikan yang mewakili negara lain dengan tujuan untuk memperoleh dukungan yang lebih luas. Kegiatan komunikasi internasional bisa berlangsung antara people to people ataupun goverment to goverment. Unit primer yang diamati dalam komunikasi



internasional



adalah



interaksi



antara



dua



negara



atau



lebih.Sedangkan dalam arti terbatas, komunikasi pembangunan merupakan segala upaya dan cara serta teknik penyampaian gagasan dan keterampilan pembangunan yang berasal dari pihak yang memprakarsai pembangunan dan diwujudkan pada masyarakat yang menjadi sasaran dapat memahami, menerima dan berpartisipasi dalam pembangunan. 6. Komunikasi Tradisional Secara umum komunikasi tradisional adalah proses penyampaian pesan dari satu pihak ke pihak lain dengan menggunakan media tradisional yang sudah lama digunakan di suatu tempat sebelum kebudayaan tersentuh oleh teknologi modern. Pada masa lalu komunikasi tersebut merupakan bagian dari tradisi, peraturanm upacara keagamaan, hal-hal tabu, dan lain sebagainya, yang berlaku pada masyarakat tertentu. Namun seiring perkembangan teknologi, komunikasi tradisional mulai luntur dan jarang digunakan. Media komunikasi tradisional yang digunakan untuk menyampaikan pesan antara lain sebagai berikut: a.



Kentongan



b.



Kulkul



c.



Wayang



J.



d.



Cerita rakyat



e.



Sendratari



f.



Upacara rakyat



g.



Bedug



Sifat Komunikasi Ada beberapa sifat dasar komunikasi yang memungkinkan terjadinya komunikasi, baik antara seseorang dengan yang lain, maupun antar kelompok dengan kelompok lain atau komunikasi alam spektrum yang sangat luas. 1.



Seseorang membutuhkan informasi. Bagaimanapun, setiap orang memerlukan semua jenis informasi Untuk bertahan hidup dalam organisasi. Para anggota organisasi sering merasakan diri mereka dalam konteks saling memerlukan untuk memberi atau menanyakan informasi. Suatu alasan logis bagi menciptakan piramida organisasi dengan sedikit orang berada pada puncak struktur organisasi dan banyak orang berada pada level bawah organisasi, karena keadaan ini dapat dengan mudah digunakan penyebaran informasi melalui seluruh hirarki organisasi. Informasi dipindahkan adalah suatu alasan yang penting bagi ekstensi komunikasi organisasi.



2.



Kebutuhan orang terhadap penguatan social. Setiap anggota organisasi memiliki kebutuhan social dan psikologis social yang harus dipenuhi. Hal ini mencakup kebutuhan



bagi



berkomunikasi



pengakuan, untuk



harga



memenuhi



diri,



untuk



dan



pertumbuhan.



memenuhi



kebutuhan



Orang-orang ini



dalam



hubungannya dengan orang lain dan berusaha memenuhinya untuk yang lain sebagaimana kebutuhan mereka.



3.



Seseorang mengarahkan yang lain menggunakan komunikasi. Dalam organisasi ternyata orang diperintah atau diarahkan untuk melakukan komunikasi. Mereka sering kali berbicara untuk memberikan ceramah, melaksanakan wawancara atau menulis surat. Orang-orang mungkin juga merasa diarahkan untuk berkomunikasi dalam situasi tertentu sebab mereka meyakini bahwa melakukan komunikasi sebagai bagian dari tugas mereka.



4.



Manusia berkomunikasi untuk mencapai sesuatu. Komunikasi mencakup kondisi pisiologi dan psikologis dari individu seseorang. Sasaran tertentu adalah dicapai melalui komunikasi dan kadang-kadang gaya interaksi seseorang keluar dipengaruhi oleh hal-hal dalam hubungannya dengan yang lain, orang-orang berkomunikasi dengan seseorang, manusia harus merasa tingkatan hubungan timbale balik dengan orang lain. Selain itu, banyak masalah serius dapat dihasilkannya. Komunikasi bersifat dinamis dan berjalan terus. Ahli teori komunikasi berkomentar, bahwa: “siapapun tidak akan pernah menghindar dari komunikasi”. Bagaimanapun, pernyataan tersebut mungkin berisikan terlalu banyaknyahal negative dalam menguasai grammar bahasa Inggris sebagai pengetahuan. Konsep ini memang begitulah adanya dalam bahasa Inggris. Sebab ketika seseorang menerima dorongan komunikasi hampir sering secara tetap dari berbagai sumber yang luas, proses memberikan informasi dan menerimanya menempati berbagai situasi secara konstan di sekeliling kehidupan manusia. Komunikasi bersifat fundamental dan bertujuan / bermanfaat. Komunikasi ternyata membantu manusia untuk memperoleh apa yang diinginkannya. Dengan kata lain, komunikasi mungkin membantu manusia mencapai sasaran atau mencapai penguasaan social. Tetapi manusia juga menyesuaikan diri terhadap lingkungan dan membantu suatu pengetahuan mereka beredar melalui komunikasi. Ketika



seseorang memasuki lingkungan baru yang berbeda sebelumnya, maka dia merasa tidak pasti dan membingungkan. Maka dia memulai mengurangi ketidakpastian dengan melalui komunikasi. Seseorang berinteraksi dengan orang lain, dia mencari informasi untuk memberikan kepadanya dengan masukan / input tentang lingkungan baru yang dihadapi dan berpikir melalui bermodalkan latar belakang dan pengalaman untuk menangkap informasi yang mungkin berguna bagi sesorang sekarang. Bahkan bila semua informasi mulai muncul, maka seseorang mulai menyesuaikan diri dan merasa lebih senang daan gembira. 5.



Komunikasi adalah bersifat kebutuhan social. Ketika seseorang mencoba membawa sesuatu yang baru terhadaap lingkungan tertentu, dia memulai untuk mengembangkan keterampilan yang membolehkannya berinteraksi dengan orang lain. Hal tersebut dapat dilakukan melalui interaksi yang mencapai sesuatu terhadap oang lain dan memungkinkan orang lain juga mencapai kita. Komunikasi menjadi alat atau wahana melaluinya kita mencoba persepsi kita dan gagasan-gagasan dengan orang lain. Dalam kejadian seperti itu, kita mempelajari apakah pandangan tentang dunia bersifat konsisten dengan pandangan orang lain. Tentu masih populeh istilah yang mengatakan bahwa “manusia adalah makhluk social”, dan “tidak ada manusia di pulau ini”. Hal ini membicarakan aspek spirit manusia sebagai makhluk hidup. Setiap orang memerlukan orang lain dan keperluan ini terpuaskan melalui komunikasi, betapapun kecil sifat, aktivitas, jenis dan tujuannya.



6. Komunikasi adalah bersifat kompleks. Sejatinya dapat dilihat bahwa dasar bagi kebertahanan hidup seperti air, makanan dan pakaian sebagai keadilan sederhana, utamanya sebab manusia yang melakukan komunikasi, orang membuat komunikasi bersifat kompleks sebab manusia bersifat kompleks sebab manusia bersifat kompleks dan tidak dapat di prediksi. Sikap manusia, orientasi, persepsi dan gagasan-gagasan



dapat mencakup dalam proses mengirimkan dan menerima informasi, sebagaimana yang akan terlihat bahwa orang akan mendengar apa yang mereka katakana. Jarang seseorang memindahkan secara sempurna informasi objektif tanpa menambahi beberapa elemen subyektivitas. Bagi alasan ini komunikasi tidak dapat diakui sebagai ilmu eksak. Mempelajari komunikasi sebenarnya mengarahkan kepada mempelajari aspek prilaku manusia, seperti kepribadian, siakp motivasi, dan pembelajaran. Dan sebagian ahli psikologi social menegaskan bahwa hanya sedikit sekali yang absolut dari bentuk perilaku manusia.



DAFTAR PUSTAKA



Anonim.



2008.



Dunia



Komunikasi.



http://kampuskomunikasi.blogspot.com/2008/06/fungsi-dan-tujuan-komunikasi.html. Diakses: 25 Maret 2020. Anonim.



2015.



Keterampilan



Berbicara.



http://ciputrauceo.net/blog/2015/6/3/keterampilan-berbicara. Diakses: 25 Maret 2020. Anonim. 2017. 6 Unsur Unsur Komunikasi Beserta Pengertian & Jenis Jenisnya. https://sahabatnesia.com/unsur-unsur-komunikasi/. Diakses: 24 Maret 2020. Isdiman.



2016.



Pengertian



Komunikasi



serta



Definisi Komunikasi.



https://isdiman95.wordpress.com/2016/10/15/pengertian-komunikasi-serta-definisikomunikasi/. Diakses: 24 Maret 2020. Steve,



Martin.



2019.



Pengertian



Komunikasi.



http://www.martinrecords.com/umum/apa-itu-komunikasi-berikut-penjelasannya/. Diakses: 23 Maret 2020. Sulaiman,



Annas



Marzuki.



2015.



Proses



Komunikasi



https://anazdesign.wordpress.com/2015/09/04/661/. Diakses: 24 Maret 2020.



Dalam Iklan.