Komunikasi Kantor [PDF]

Citation preview

MAKALAH KOMUNIKASI PERKANTORAN Mata Kuliah : Manajemen Perkantoran Dosen : HJ. Mas Any, Dra., MM.



Disusun Oleh : 1. Yeni Rahman



1701010057



2. Titi Maryani Fauziah



1701010058



3. Surati Alfi Muntiarawati



1701010066



4. Hilda Puspasari



1701010093



5. Yuniarti A 6. Dara Alifiah 7. Ari Mulya



IV – B Ilmu Administrasi Negara



FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS ISLAM SYEKH YUSUF TANGERANG 2019



KATA PENGANTAR



Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Penyayang. Kami panjatkan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang telah memberikan rahmat dan hidayahnya kepada kami sehingga kami dapat menyelesaikan makalah kelompok yang berjudul “Komunikasi Perkantoran”. Makalah ini telah kami susun dengan maksimal dan mendapatkan bantuan dari berbagai pihak sehingga dapat memperlancar pembuatan makalah ini.Untuk itu kami ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah berkontribusi dalam pembuatan makalah ini. Terlepas dari itu semua, kami menyadari bahwa masih ada kekurangan baik dari segi susunan kalimat maupun tata bahasanya.Oleh karena itu, dengan ini kami menerima segala saran dan kritik dari pembaca agar kami dapat memperbaiki makalah ini.Akhir kata kami ucapkan terima kasih, semoga makalah ini dapat bermanfaat dan menginspirasi pembaca.



ii



DAFTAR ISI



KATA PENGANTAR............................................................................................................ii DAFTAR ISI.............................................................................................................................iii BAB I PENDAHULUAN......................................................................................................................1 1.1



Latar Belakang.............................................................................................................1



1.2



Rumusan Masalah.......................................................................................................2



1.3



Tujuan Penulisan.........................................................................................................2



BAB II PEMBAHASAN........................................................................................................................3 2.1



Pengertian Komunikasi...............................................................................................3



2.2



Pengertian Komunikasi Kantor...................................................................................4



2.3



Proses Komunikasi......................................................................................................4



2.4



Unsur Unsur Komunikasi............................................................................................6



2.5



Fungsi Komunikasi......................................................................................................9



2.6



Tujuan Komunikasi...................................................................................................10



2.7



Teknik Komunikasi...................................................................................................10



2.8



Bentuk Komunikasi...................................................................................................11



2.9



Sifat Komunikasi.......................................................................................................14



2.10



Etika Komunikasi......................................................................................................15



BAB III PENUTUP................................................................................................................................18 3.1



Kesimpulan................................................................................................................18



DAFTAR PUSTAKA..............................................................................................................19



iii



BAB I PENDAHULUAN



1.1 Latar Belakang Komunikasi merupakan salah satu unsur administrasi yang penting. Tanpa adanya suatu komunikasi yang baik, suatu organisasi tidak mungkin akan mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam suatu kantor, komunikasi merupakan hal yang penting yang harus diperhatikan untuk mencapai tujuan kantor tersebut. Komunikasi mempunyai beebagai unsure karena komunikasi merupakan suatu proses sehingga melibatkan berbagai unsure didalamnya. Dalam proses komunikasi ada berbagai hambatan, dan sebagai instansi atau lembaga hendaknya harus tahu bagaimana mengatasi hambatan-hambatan yang ada dalam proses komunikasi tersebut sehingga komunikasi komunikasi dapat berjalan secara efektif. Komunikasi secara terminologis merujuk pada adanya proses penyampaian suatu pernyataan oleh seseorang kepada orang lain. Jadi dalam pengertian ini yang terlibat dalam komunikasi adalah manusia. Karena itu merujuk pada pengertian Ruben dan Steward(1998:16) mengenai komunikasi manusia yaitu: Human communication is the process through which individuals –in relationships, group, organizations and societies—respond to and create messages to adapt to the environment and one another. Bahwa komunikasi manusia adalah proses yang melibatkan individu-individu dalam suatu hubungan, kelompok, organisasi dan masyarakat yang merespon dan menciptakan pesan untuk beradaptasi dengan lingkungan satu sama lain. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa komunikasi kantor adalah proses penyampaian informasi, instruksi atau perintah mengenai pekerjaan atau tugas. Penyampaian itu bisa dari seorang pimpinan atau karyawan kepada pimpinan atau karyawan lain dari satu unit kepada unit lain dalam sebuah kantor baik secara langsung tanpa menggunakan media atau secara tidak langsung dengan menggunakan media untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif.



KOMUNIKASI PERKANTORAN | 1



1.2 Rumusan Masalah Dari latar belakang yang sudah kami tuliskan diatas, maka kami dapat merumuskan masalah sebagai berikut : 1. Apa yang dimaksud dengan komunikasi ? 2. Apa yang dimaksud dengan komunikasi kantor ? 3. Bagaimana proses terjadinya komunikasi ? 4. Apa saja unsur-unsur komunikasi ? 5. Apa fungsi komuniaksi ? 6. Apa saja tujuan komunikasi ? 7. Bagaimana teknik komunikasi ? 8. Apa saja bentuk komuniaksi ? 9. Bagaimana sifat komunikasi ? 10. Bagaimana cara beretika dalam berkomunikasi ? 1.3 Tujuan Penulisan Tujuan dari penulisan makalah ini adalah : 1. Untuk mengetahui tetntang arti komunikasi. 2. Untuk mengetahui arti tentang komunikasi kantor. 3. Untuk mengetahui proses terjadinya komunikasi. 4. Untuk mengetahui unsur komunikasi. 5. Untuk mengetahui fungsi dari komunikasi. 6. Untuk mengetahui tujuan komunikasi. 7. Untuk mengetahui teknik dalam komunikasi. 8. Untuk mengetahui bentuk-bentuk komuniaksi. 9. Untuk mengetahui sifat komunikasi. 10. Untuk mengetahui etika dalam komunikasi.



KOMUNIKASI PERKANTORAN | 2



BAB II PEMBAHASAN



2.1 Pengertian Komunikasi Dalam pengertian secara umum, komunikasi adalah penyampian warta yang mengandung macam-macam keterangan dari seseorang kepada orang lain. Komunikasi meliputi 5unsur yaitu :  a) Pengirim warta (comunicator) b) Warta, keterangan, atau buah pikiran  c) Alat dan sarana untuk menyampaikan warta d) Isyarat yang dipancarkan oleh alat atau sasaran yang bersangkutan e) Penerima warta (communicate) Pengertian komunikasi sudah banyak didefinisikan oleh banyak orang, jumlahnya sebanyak orang yang mendifinisikannya. Dari banyak pengertian tersebut jika dianalisis pada prinsipnya dapat disimpulkan bahwa komunikasi mengacu pada tindakan, oleh satu orang atau lebih, yang mengirim dan menerima pesan yang terdistorsi oleh gangguan (noise), terjadi dalam suatu konteks tertentu, mempunyai pengaruh tertentu, dan ada kesempatan untuk melakukan umpan balik. Pengertian komunikasi di definisikan dari beberapa ahli :  a. Komunikasi didefinisikan sebagai proses mengirim dan menerima pesan, dan dikatakan efektif apabila pesan dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau mendorong orang lain untuk bertindak sesuai dengan pesan tersebut. (Bovee 2003)  b. Robbins (2003) mendefinisikan komunikasi sebagai proses pemindahan data dan memehami makna yang dimaksudkan  Jadi, komunikasi pada intinya suatu rangkaian kegiatan yang menyampaikan warta dari seseorang kepada orang lain dalam rangka usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.  Komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat penting dalam kegiatan kantor memiliki hakikat kantor sebagai kumpulan orang yang bersama-sama menyelenggarakan KOMUNIKASI PERKANTORAN | 3



kegiatan kantor atau kegiatan ketatausahaan. Seorang manajer harus dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua pegawai kantor baik secara horisontal maupun vertikal atau secara diagonal. Pengurusan informasi atau information handling yakni menyampaian dan penerimaan berita, akan berjalan dengan baik bila dalam kantor itu terdapat komunikasi yang efektif. 2.2 Pengertian Komunikasi Kantor Komunikasi kantor adalah proses penyampaian berita dari suatu pihak kepada pihak lain, yang berlangsung atau yang terjadi dalam suatu kantor. Komunikasi ini dapat dilakukan secara lisan (langsung maupun dengan alat komunikasi), maupun dalam bentuk tulisan. Komunikasi kantor dapat dibedakan atas : 1. Komunikasi internal, yaitu komunikasi yang terjadi di didalam dan diantara anggota organisasi yang bersangkutan. Komunikasi internal ini terdiri atas beberapa bentuk,  Pertama, komunikasi vertikal, yaitu komunikasi yang tejadi antara atasan dengan bawahan dan komunikasi tersebut mengandung perintah dari atasan kepada bawahannya. Komunikasi ini disebut juga komunikasi fungsi.  Kedua, adalah komunikasi yang tidak mengandung perintah, tetapi bersifat pengiriman informasi dalam rangka pelaksanaan pekerjaan kantor. Komunikasi ini disebut dengan komunikasi tata usaha.  Ketiga, adalah komunikasi pribadi, yaitu komunikasi diantara individu dalam organisasi, tetapi tidak berkaitan langsung dengan pekerjaan kantor. 2. Komunikasi eksternal, yaitu komunikasi yang dilakukan oleh para pegawai kantor dengan pihak lain di luar kantornya. Misalnya antara staf kantor dengan klien. 3. Kemampuan berkomunikasi secara efektif sangat diperlukan oleh setiap pegawai di kantor Notaris, karena melalui komunikasi yang efektif tersebut, dapat dengan mudah, cepat, dan tepat dapat dimengerti maksud dan tujuan seorang klien yang datang, dan menimbulkan kepuasan bagi klien yang bersangkutan. 2.3 Proses Komunikasi  Komunikasi biasanya terjadi secara terencana dan berkesinambungan. Komunikasi merupakan proses yang dinamis dan timbal balik yang dapat digambarkan sebagai berikut : a. Pengirim mempunyai ide dan berkeinginan untuk membaginya 



KOMUNIKASI PERKANTORAN | 4



b. Pengirim menjadikan ide dengan memutuskan bentuk pesan (tulisan, ekspresi wajah, isyarat gerak), panjang, organisasi, nada, dan tipe yang semuanya tergantung pada ide, audiensi, pembawaan diri maupun mood pengirim. c. Pengirim mengirimkan pesan dengan memilih jalur komunikasi dan media yagn tergantung pada pesan, lokasi audiens, kebutuhan akan kecepatan diterima dan formalitas yang dibutuhkan. d. Penerima mendapatkan pesan. Agar komunikasi terjadi, penerima harus mendapatkan pesan.  e. Penerima menguraikan pesan, dengan memahami pesan yang disampaikan dan menyampaikannya di pikirannya. Jika telah memahami dengan benar pesan yang disampaikan, dengan arti yang sama sesuai dengan yang dimaksud pengirim.  f. Penerima memberikan feedback yang memungkinkan pengirim mengevaluasi efektivitas dari pesan.



KOMUNIKASI PERKANTORAN | 5



2.4 Unsur Unsur Komunikasi Ada beberapa unsur pokok yang mendukung proses keberhasilan komunikasi yang merupakan satu kesatuan untuh dan bulat yang tidak dapat dipisahkan dari unsur-unsur yang satu dengan unsur-unsur yang lain. Unsur tersebut adalah sebagai berikut : a. Sumber → Who Adalah seorang atau organisasi/lembaga yang mempunyai kebutuhan untuk berkomunikasi atau memutuskan untuk berkomunikasi dengan menyampaikan informasi, KOMUNIKASI PERKANTORAN | 6



gagasan, sikap dan perasaannya kepada orang lain. Semua peristiwa komunikasi akan melinatkan sumber sebagai pembuat atau pengirim ineormasi. Dalam komunikasi antarmanusia, sumber bisa terdiri dari satu orang, tetapi bisa juga dalam bentuk kelompok misalnya partai, organisasi atau lembaga. Sumber sering disebut pengirim, komunikator atau dalam bahasa Inggrisnya disebut source, sender, atau encoder. b. Pesan → Say what Pesan yang dimaksud dalam proses komunikasi adalah sesuatu yang disampaikan pengirim kepada penerima. Pesan dapat disampaikan dengan cara tatap muka atau melalui media komunikasi. Isinya bisa berupa ilmu pengetahuan, hiburan, informasi, nasihat atau propaganda. Dalam bahasa inggris pesan biasanya diterjemahkan dengan kata massage, content atau informasi (Hafied Cangara, 2008;22-24). c. Media → In Which Channel Media adalah alat sarana yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari komunikator kepada khalayak. Ada beberapa pakar psikologi memandang bahwa dalam komunikasi antarmanusia, media yang paling dominan dalam berkomunikasi adalah pancaindra manusia seperti mata dan teliga. Pesan-pesan yang diterima pancaindra selanjutnya diproses dalam pikiran manusia untuk mengontrol dan menentukan sikapnya terhadap sesuatu, sebelum dinyatakan dalam tindakan. Akan tetapi, media yang dimaksud dalam buku ini, ialah media yang digolongan atas empat macam, yakni: Media antarpribadi, untuk hubungan perorang (antarpribadi) media yang tepat digunakan ialah kurir /utusan, surat, dan telpon. Media kelompok, Dalam aktivitasa komunikasi yang melibatkan khlayak lebih dari 15 orang, maka media komunikasi yang banyak digunakan adalah media kelompok, misalnya, rapat, seminar, dan konperensi. Rapat biasanya digunakan untuk membicarakan hal-hal penting yang dihadapi oleh suatu organisasi. Seminar adalah media komunikasi kelompok yang biasa dihadiri 150 orang. Konferensi adalah media komunikasi yang dihadiri oleh anggota dan pengurus dari organisasi tertentu. Ada juga orang dari luar organisasi, tapi biasanya dalam status peninjau. Media publik, kalau khalayak lebih dari 200-an orang, maka media komunikasi yang digunakan biasanya disebut media publik. Misalnya rapat akbar, rapat raksasa dan semacamnya. Media massa, jika khalayak tersebar tanpa diketahui di mana mereka berada, maka biasanya digunakan media massa. Media massa adalah alat yang digunakan dalam penyampaian pesan dari sumber kepada khalayak (penerima) dengan menggunakan alatKOMUNIKASI PERKANTORAN | 7



alat komunikasi mekanis seperti surat kabar, film, radio, dan televisi (Hafied Cangara, 2008;123-126). d. Komunikan → To Whom Komunikan atau penerima adalah pihak yang menjadi sasaran pesan yang dikirim oleh sumber. Penerima bisa terdiri satu orang atau lebih, bisa dalam bentuk kelempok, partai atau negara. Penerima biasa disebut dengan berbagai macam istilah, seperti khalayak, sasaran, komunikan, atau dalam bahasa Inggris disebut audience atau receiver. Dalam proses komunikasi telah dipahami bahwa keberadaan penerima adalah akibat karena adanya sumber. Tidak adanya penerima jika tidak ada sumber. Penerima adalah elemen penting dalam proses komunikasi, karena dialah yang menjadi sasaran dari komunikasi. Jika suatu pesan tidak diterima oleh penerima, akan menimbulkan berbagai macam masalah yang sering kali menuntut perubahan, apakah pada sumber, pesan, atau saluran. e. Respon → With what effect Pengaruh atau efek adalah perbedaan antara apa yang dipikirkan, dirasakan, dan dilakukan oleh penerima sebelum dan sesudah menerima pesan. Pengaruh ini bisa terjadi pada pengetahuan, sikap dan tingkah laku seseorang. Oleh karena itu, pengaruh bisa juga diartikan perubahan atau pengetahuan, sikap, dan tindakan seseorang sebagai akibat penerimaan pesan (Hafied Cangara, 2008;22-27). f. Barier (Hambatan komunikasi) Merupakan faktor-faktor yang menghambat dalam proses komunikasi, sehingga pesan yang disampaikan tidak cukup jelas dan terjadi destrosi dalam komunikasi. Ada beberapa hambatan komunikasi, antara lain : 



Hambatan mekanis yaitu faktor-faktor yang menghambat jalannya pesan secara fisik, biasanya terdapat pada media yang dipakai dalam menyampaikan pesan.







Hambatan semantik yaitu hambatan yang berhubungan dengan bahasa yang digunakan dalam penyampaian pesan, sehingga terjadi perbedaan penafsiran atau salah pengertian terhadap suatu pesan yang pada akhirnya terjadi salah komunikasi diantara pihak-pihak yang berkomunikasi. KOMUNIKASI PERKANTORAN | 8







Hambatan psikologis merupakan faktor-faktor dalam diri komunikan/penerima (kondisi kejiwaan seseorang) yang dapat menghambat jalanya komunikasi, seperti perasaan marah, sedih, kecewa, bingung atau prasangka terhadap orang lain yang berkomunikasi dengannya.



g. Gangguan (Noise) Merupakan sesuatu yang mempengaruhi jalannya suatu pesan, terhalangnya proses penyampaian pesan atau yang mengganggu kamampuan pengiriman atau penerimaan pesan, sehingga pesan yang diterima komunikan berbeda dengan pesan yang disampaikan oleh sumber/komunikator. Gangguan-gangguan dalam komunikasi antara lain : 



Gangguan teknis yaitu faktor-faktor yang mengganggu komunikasi, sehigga penerima merasakan perubahan dalam informasi atau stimulus yang sampai kepadanya.







Gangguan statis yaitu gangguan-gangguan yang sifatnya selalu tetap, tidak dapat ditolak dan dikontrol oleh sumber atau komunikator. Misalnya : cuaca, hujan, petir dan lain-lain.



h. Pengaruh (efek, akibat, influence) Merupakan dampak atau pengaruh dari pesan yang disampaikan sumber/komunikator ke penerima. Komunikasi yang efektif tentu menimbulkan dampak pada penerima yang sesuai dengan tujuan dan harapan dari sumber/komunikator. Efek atau pengaruh yang ditimbulkan antara lain : 



Efek kognitif yaitu pengaruh pada komunikan berupa perubahan atau penambahan pengetahuan tertentu. Contoh: Setelah menonton siaran berita, penerima pesan/komunikan memperoleh tambahan informasi/pengetahuan mengenai masalah tertentu.







Efek efektif yaitu pengaruh pada komuikan berupa perubahan sikap dan perasaanterhadap sesuatu. Contoh: Setelah berkomunikasi dengan seseorang, bisa terjadi perubahan sikap dan tidak suka menjadi suka atau dan berprasangka menjadi bersimpati atau sebaliknya.







Efek konotif/psikomotorik yaitu pengaruh pada komunikan/penerima berupa perubahan perilaku. Contoh: Setelah mengikuti konseling perkawinan secara intensif, maka seseorang yang sebelumnya memutuskan untuk bercerai



KOMUNIKASI PERKANTORAN | 9



kemudian mengurungkan niatnya dan mencoba untuk mempertahankan perkawinannya. 2.5 Fungsi Komunikasi Menurut Scott dan Mitchel (1976) dalam berkomunikasi mempunyai 4 fungsi yang sangat penting yaitu :  a. Fungsi Kontrol  Setiap komunikasi mempunyai hierarki dengan wewenang yang menyertainya. Komunikasi formal dapat dilakukan untuk mengontrol karyawan dengan menanyakan ulang diskripsi pekerjaannya dalam hal – hal lain yang membutuhkan komunikasi dengan atasan mereka.  b. Fungsi Motivasi  Fungsi ini dilakukan melauli pemberian feedback kepada bawahan mengenai apa yang telah mereka kerjakan, sebaik apa mereka mengerjakannya, dan apa yang seharusnya dilakukan untuk meningkatkan kinerja mereka di masa depan. c. Fungsi Emosi  Pada dasarnya salah satu tujuan bekerja adalah melaksanakan interaksi sosial. Salah satu bentuk interaksi sosial adalah komunikasi di mana masing – masing anggota organisasi dapat mengekrepesikan emosi yang negatif.  d. Fungsi Informasi  Fungsi ini berhubungan dengan memperlancar pegnambilan keputusan yang dapat dilakukan oleh pihak manajemen. Dengan mentransfer data dan alternaif pilihan yang ada, individu atau organisasi akan mudah dalam mengambil keputusan.  2.6 Tujuan Komunikasi Hewitt (1981), menjabarkan tujuan penggunaan proses komunikasi secara spesifik sebagai berikut: 1. Mempelajari atau mengajarkan sesuatu 2. Mempengaruhi perilaku seseorang 3. Mengungkapkan perasaan 4. Menjelaskan perilaku sendiri atau perilaku orang lain 5. Berhubungan dengan orang lain 6. Menyelesaian sebuah masalah 7. Mencapai sebuah tujuan KOMUNIKASI PERKANTORAN | 10



8. Menurunkan ketegangan dan menyelesaian konflik 9. Menstimulasi minat pada diri sendiri atau orng lain 2.7 Teknik Komunikasi Teknik komunikasi adalah suatu cara yang digunakan dalam menyampaikan informasi dari komunikator ke komunikan dengan media tertentu. Dengan adanya teknik ini diharapkan setiap orang dapat secara efektif melakukan komunikasi satu sama lain dan secara tepat menggunakannya. Teknik-Teknik Dalam Komunikasi : 1. Ucapan yang jelas dan idenya tidak ada makna ganda, utuh. 2. Berbicara dengan tegas, tidak berbelit-belit 3. Memahami betul siapa yang diajak bicara, hadapkan wajah dan badan, pahami pikiran lawan bicara. 4. Menyampaikan tidak berbelit-belit, tulus dan terbuka. 5. Sampaikan informasi dengan bahasa penerima informasi. 6. Menyampaikan dengan kemampuan dan kadar akal penerima informasi 7. Sampaikan informasi dengan global dan tujuannya baru detailnya. 8. Berikan contoh nyata, lebih baik jadikan anda sebagai model langsung. 9. Sampaikan informasi dengah lembut, agar berkesan, membuat sadar dan menimbulkan kecemasan yang mengcerahkan. 10. Kendalikan noise dan carilah umpan balik untuk meyakinkan informasi anda diterima. Contoh dengan bertanya atau menyuruh mengulanginya. Dengan adanya beberapa teknik komunikasi ini diharapkan hambatan-hambatan dalam komunikasi dapat diminimalisasi. Bukan hanya komunikasi antar individu saja yang membutuhkan teknik komunikasi, dalam berkomunikasi dengan stakeholder atau antar karyawan juga perlu teknik komunikasi tersendiri. 2.8 Bentuk Komunikasi JC. Denyer dalam bukunya Office Mangement, 1975 membagi komunikasi dalam bentuk yang sistematis yaitu:  a. Sistem Komunikasi Tulisan (Written Communication) Sistem Ini meliputi surat yang dikirim melalui pos atau petugas penghantar sendiri, telegram, dan warkat tertulis lainnya.  KOMUNIKASI PERKANTORAN | 11



b. Sistem komunikasi lisan (Oral Communication) Sistem ini meliputi telepon untuk hubungan ke luar maupun ke dalam kantor sendiri , radio, atau hanya corong suara c. Sistem Mekanis (Mechanical System)  Ini meliputi pipa udara, ban berjalan, teleks sampai televisi  d. Sistem Panggilan Petugas (Staff Location System) Sistem komunikasi ini dipakai untuk mencari, menemukan dan memanggil sesorang petugas dalam suatu lingkungan bangunan atau badan usaha yang luas seperti mnajer produksi di beberapa pabrik atau dokter di rumah sakit, Saranya meliputi sistem radio, pengeras suara, bunyi bel, atau tanda lampu. Bentuk Komunikasi lainnya, yaitu antara lain :  a. Komunikasi Internal  Komunikasi Internal merupakan bentuk pertukaran informasi dan ide di dalam organisasi. Sebagai pegawai, kita adalah orang pertama mendengarkan keluhan pelanggan atau mengetahui keadaan di lapangan yang menyebabkan penualan perusahan menurun. Menurut informasi inilah yang dibutuhkan supervisor atau manajer kita dalam melaksanakan tugasnya. Untuk menjamin keberlangsungan komuniaksi internal yang baik, kita menggunakan :  a) Jaringan Komunikasi Formal. Komunikasi yang dilakukan berdasarkan rentang atau struktur organisasi perusahaan, baik berupa downward, upward, atau horizontaal flow. Walaupun dalam kenyataanya keberadaan strukstur tersebut tidak akan dapat menghalangi seluruh komponen organisasi berkomunikasi satu sama lain.  Downward  Komunikasi atas ke bawah. Contohnya pimpinan memberikan intrusksi, petunjuk, informasi, penjelasan, perintah, pengumumamn, rapat, majalah intern.  Upward Komunikasi yang terjadi dari bawah ke atas. Contohnya: staf memberikan laporan, saran – saran, pengaduan, kritikan, kotak saran kepada pimpinan. 



KOMUNIKASI PERKANTORAN | 12



 Horizontal  Komunikasi mendatar, antara anggota staff dengan anggota staff. Berlangsung tidak formal, antara lain dengan komunikasi vertikal yang formal. Komunikasi terjadi tidak dalam suasana kerja.  b) Jaringan Komunikasi Informal  Adalah komunikasi yang terjadi di antara seluruh bagian organisasi sebagai perwujudan kebutuhan manusia sebagai insan sosial. Menurut penelitian komunikasi yagn terjadi di suatu organsasi kurang lebih 80% berlangsung dalam bentuk ini. Bahkan perkembangan teknologi memungkinkan banyak eksekutif berusaha mendapatkan informasi dari tangan pertama untuk memberikan tanggapaan yang lebih cepat atas suatu masalah yang terjadi di lapagnan dalam jaringan komunikasi informal.  c) Komunikasi diagonal  Adalah komunikasi antara pimpinan seksi atau bagian dengan pegawai seksi / bagian lainnya. b. Komunikasi Eksternal Komunikasi yang dilakukan untuk membawa informasi masuk atau keluar dari organisasi, dan biasanya dilakukan dengan pelanggan maupun masyarakat yang berhubungan dengan perusahaan.  Selain bentuk komunikasi di atas, di bawah ni ada bentuk komunikasi perkantoran yang lain.  a) Komunikasi Verbal Komunikasi yang berupa kata–kata yang disusun agar memiliki arti. Untuk menciptakaan kata- kata tentunya dibutuhkan aturan–aturan grammar dan meletakkan potongan–potongan kalimat sesuai dengan tempatnya. Setelah itu, kita kirim dalam bentuk tulisan atau perkataan. b) Komunikasi Non verbal Adalah proses komunikasi tanpa kata, berupa syarat, gerak tubuh ekspresi wajah, hubungan yang renggang,dan sikap terhadap waktu yang tersedia ketika KOMUNIKASI PERKANTORAN | 13



berkomunikasi tanpa, dengan kata lain, aksi lebih berarti dibanding kata - kata. Komunkasi non verbal tidak terstruktur, sehingga agak sulit untuk mempelajarinya karena dari satu budaya ke budaya lainnya dapat berbeda dalam menginterpretasikannya, selain itu komunikasi non verbal belangsung secara spontan dan tanpa ungkapan.  c) Komunikasi Tulisan  Komunikasi ini dapt berupa memo, surat e-mail, faksimile, bulletin yang ditansfer melalui tulisan / simbol pada sebuah media. Menurut Robbins, jenis komunikasi ini digunakan karena berwujud dan dapa diverifikasi di pengadilan maupun sebagai bukti adminstrasi keuangan. Pada umumnya, pihak pengirim dan penerima mempunyai arsip yang dapat disimpan untuk jangka waktu tertentu. Kelebihan lainnya adalah pengunaan kata- kata pada komunikasi ini lebih hati – hati, logis dan jelas dibandingkan 2 jenis komuniksi terdahulu. Adapun kekurangnnya adalah menghabiskan waktu, baik ketika pesan ditulis maupun mendapat feedback sebuah surat. 2.9 Sifat Komunikasi a. Tatap Muka (face to face) Menurut Prof. Drs. Onong Uchjana Effendy, M.A, Dikatakan komunikasi tatap muka dikarenakan ketika komunikasi berlangsung komunikator dan komunikan saling berhadapan dan saling melihat satu sama lainnya. Dalam situasi seperti ini, komunikator dapat mengkaji langsung diri komunikan. Sehingga komunikasi ini sering disebut juga komunikasi langsung (direct communication). Komunikasi jenis ini juga menghasilkan arus balik atau umpapan balik atau juga timbal balik (feedback) secara langsung.  b. Bermedia (mediated) Yaitu Komunikasi yang dilakukan dengan menggunanakan media sebagai pendukung kegiatan. Media yang digunakan beragam bentuknya. antara lain adalah media tulisan, suara dan video. Komunikasi yang dilakukan dengan media menuntut seorang komunikator untuk mampu menguasai teknologi komunikasi, baik itu tulisan, suara maupun video. Pesan yang akan disampaikan pun harus dipersiapkan dengan



KOMUNIKASI PERKANTORAN | 14



sangat matang, karena Komunikator harus menjamin kesuksesan proses komunikasi yang berlangsung tanpa timbal balik (feedback). c. Verbal (verbal) Komunikasi verbal adalah komunikasi yang terjadi dengan menggunakan simbolsimbol verbal. Komunikasi ini dapat berupa ucapan langsung dari komunikator (oral) juga berupa pesan yang dikomunikasikan lewat tulisan oleh komunikator. Komunikan dapat mendengar langsung pesan yang disampaikan dan juga dapat membaca pesan yang disampaikan oleh seorang komunikator dalam komunikasi verbal ini.



d. Nonverbal (non-verbal)  Komunikasi nonverbal adalah proses komunikasi dimana pesan disampaikan tidak menggunakan kata-kata. Contoh komunikasi nonverbal ialah menggunakan gerak isyarat, bahasa tubuh, ekspresi wajah dan kontak mata, penggunaan objek seperti pakaian, potongan rambut, dan sebagainya, simbol-simbol, serta cara berbicara seperti intonasi, penekanan, kualitas suara, gaya emosi, dan gaya berbicara. 2.10



Etika Komunikasi



Etika komunikasi adalah norma, nilai, atau ukuran tingkah laku baik dalam kegiatan komunikasi di suatu masyarakat.  Etika Dan Etiket Yang Baik Dalam Komunikasi Berikut di bawah ini adalah beberapa etika dan etiket dalam berkomunikasi antar manusia dalam kehidupan sehari-hari : 1. Jujur tidak berbohong 2. Bersikap Dewasa tidak kekanak-kanakan 3. Lapang dada dalam berkomunikasi 4. Menggunakan panggilan / sebutan orang yang baik 5. Menggunakan pesan bahasa yang efektif dan efisien 6. Tidak mudah emosi / emosional 7. Berinisiatif sebagai pembuka dialog KOMUNIKASI PERKANTORAN | 15



8. Berbahasa yang baik, ramah dan sopan 9. Menggunakan pakaian yang pantas sesuai keadaan 10. Bertingkahlaku yang baik  Etika Menerima Tamu Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu. Dalam menerima tamu ada etika-etika yang harus kita ketahui, untuk menciptakan suasana yang menyenangkan dilingkungan kerja tersebut agar tamu merasa nyaman dan mempunyai kesan baik ketika melakukan kerjasama. Dalam dunia kerja, tentunya kita sering menerima tamu atau bertamu ke kantor rekan karena adanya suatu urusan seperti rapat atau lainnya. Ketika kita bertamu tentunya kita menginginkan perlakuan yang baik dari tuan rumah, begitu pula ketika rekan kerja bertamu ke kantor kita, tentunya menginginkan perlakuan yang sopan dan beretika baik. Agar tamu terkesan dengan sambutan yang kita berikan, berikut adalah etika menerima tamu dalam kantor a) Sambut Dengan Tulus a. Sambutlah tambu dengan ramah, sopan dan bersemangat secara tulus, buang semua kepura – puraan, karena umumnya tamu akan mengetahui jika kita hanya berpura – pura tulus. b. Jika kita berada di ruang tertutup, beranjaklah untuk membukakan pintu untuk tamu. Lakukan sesegera mungkin sebagai tanda penghormatan kita terhadap tamu yang datang berkunjung. c. Sebenarnya tak salah jika kita menerima tamu sambil duduk, tapi akan lebih sopan jika kita menerima tamu sambil berdiri kemudian memberikan salam dan berjabat tangan. b) Cara Duduk a. Jika di kantor tersedia ruangan khusus untuk menerima tamu, segera persilahkan tamu untuk ke ruang tamu dan mempersilahkan duduk. b. Jika kita menerima di kursi atau sofa panjang, tempatkan tamu di sebelah kanan kita, barulah kemudian kita menanyakan identitas dan maksud tujuan tamu tersebut. c) Janji Temu KOMUNIKASI PERKANTORAN | 16



a. Namun jika kita sudah mengetahui identitas tamu dan sudah memiliki janji temu, maka tak perlu lagi menanyakan hal tersebut. b. Sebaiknya kita langsung menunjukan bahwa kita sudah menunggu kehadirannya dan langsung mempersilahkan masuk ke ruangan yang dituju. c. Bila posisi kita adalah sekretaris atau asisten pimpinan, sebaiknya hubungin pimpinan terlebih dahulu sebelum mempersilahkan tamu masuk untuk mengetahui apakah pimpinan sudah siap untuk menerima tamu. d. Jika tamu diharuskan menunggu sebentar dan kita memiliki beberapa pekerjaan yang harus dikerjaan, ungkapan dengan baik dan sopan. d) Perlakuan Baik a. Perlakukan tamu dengan baik, bahkan jika tamu salah alamat sekalipun atau datang hanya untuk mengajukan complaint  terhadap perusahaan kita. b. Jika tamu diharuskan menunggu, bila kondisinya memungkinkab, berikan tamu suguhan baik berupa majalah, secangkir kopi atau makanan ringan. e) Mengantar Tamu Selalu ucapakan terima kasih kepada tamu yang datang karena sudah berkunjung ke kantor kita. Jika memungkinkan antarkan tamu hingga ke pintu keluar.  Etika Bertelepon 1. Segera angkat gagang telepon sebelum telepon berdering unutk yang ke 3 kalinya. 2. Jangan mengganggap bahwa panggilan telepon merupakan gangguan pekerjaan anda. 3. Berhati-hati agar nada kesal tidak terdengar pada lawan bicara anda. 4. Jawablah telepon dengan menyebutkan indentitas anda, sesuai kebijakan pimpinan. 5. Segera tanyakan dengan siapa saya berbicara dan tanyakan apa keperluannya. 6. Pada waktu anda menerima telepon, kata-kata yang diucapkan harus jelas, berilah penekanan pada kata-kata secara beruntun. 7. Batasi pembicaraan di telepon secara pribadi karena urusan pribadi di kantor sangat tidak menyenangakan bagi siapapun yang mendengarkan. KOMUNIKASI PERKANTORAN | 17



8. Apabila pimpinan anda tidak berada di akntor janganlah memberi tahukan di mana pimpinan anda berada. 9. Apabila anda menerima telepon unutk pimpinan tanyakan dulu pada pimpinan apakah beliau bersedia menerima telepon atau tidak. 10. Apabila pimpinan anda sedang berada di kantor tetapi sedang melakukan pembicaraan di telepon dengan orang lain, sedangkan ada telepon lain untuk pimpinan, tanyakan kepada penelepon untuk menunggu (apabila penelepon lebih memilih menunggu, jangan biarkan penelepon menunggu lebih dari 2 menit ) atau tanyakan apabila penelepon bersedia menelepon kembali.



KOMUNIKASI PERKANTORAN | 18



BAB III PENUTUP



3.1 Kesimpulan Komunikasi secara terminologis merujuk pada adanya proses penyampaian suatu pernyataan oleh seseorang kepada orang lain. Komunikasi kantor adalah proses penyampaian berita dari suatu pihak kepada pihak lain, yang berlangsung atau yang terjadi dalam suatu kantor. Komunikasi ini dapat dilakukan secara lisan (langsung maupun dengan alat komunikasi), maupun dalam bentuk tulisan. Proses komunikasi merupakan serangkaian tindakan atau peristiwa yang terjadi secara berurutan (ada tahapan atau sekuensi) serta berkaitan satu sama lainnya dalam kurun waktu tertentu dengan menggunakan lambang (symbol) sebagai media. Unsure-unsur dalam komunikasi diantaranya sumber, pesan, media, komunikan, respon, hambatan, dan gangguan. Komunikasi juga memiliki fungsi sebagai fungsi motivasi, fungsi emosi, fungsi control dan fungsi informasi. Teknik komunikasi adalah suatu cara yang digunakan dalam menyampaikan informasi dari komunikator ke komunikan dengan media tertentu. Dengan adanya teknik ini diharapkan setiap orang dapat secara efektif melakukan komunikasi satu sama lain dan secara tepat menggunakannya.



KOMUNIKASI PERKANTORAN | 19



DAFTAR PUSTAKA



file:///C:/Users/RatihPC/Documents/kumpulan/modul-komunikasi-kantor.pdf file:///C:/Users/RatihPC/Documents/kumpulan/4-Komunikasi%20Perkantoran-20151117.pdf 17tujuhbelas17.blogspot.com/2016/05/makalah-komunikasi-kantor.html?m=1



KOMUNIKASI PERKANTORAN | 20