CAPA Apotek Pelita [PDF]

Citation preview

CORRECTIVE ACTION AND PREVENTIVE ACTION SEHUBUNGAN DENGAN HASIL PEMERIKSAAN / VISITASI DINAS KESEHATAN KOTA SUKABUMI TANGGAL 8 DESEMBER 2020 TERHADAP APOTEK PELITA



NO 1



2



ASPEK DETAIL



TINGKAT KEKRITISAN



Apakah apotek memiliki izin yang yang masih berlaku?



K



Apakah di Fasilitas Pelayanan Kefarmasian sudah tersedia blanko surat pesanan untuk pengadaan obat, blanko kartu stock/buku pencatatan mutasi obat?



M



TEMUAN DAN OBSERVASI a. Izin Apotek masih berlaku sampai 13 Desember 2021 b. Sertifikat Kompetensi APJ Apotek habis tanggal 19 Desember 2020



Sudah ada blanko surat pesanan obat dan kartu stock obat, Tetapi belum rutin dijalankan.



PENYEBAB Apoteker Penanggung Jawab sedang mengurus Sertifikat Kompetensi



a. SOP pengadaan obat terhadap PBF tidak dijalankan. b. SOP Penerimaan obat dari distributor dan Pencatatan obat belum dijalankan.



CORRECTIVE ACTION



PREVENTIVE ACTION



TIME LINE



PIC (Person In Charge)



STATUS



BUKTI PERBAIKAN



Segera mengurus dan melengkapi berkas permohonan izin apotek



Apoteker pengganti harus meningkatkan inisiatif dan rasa tanggung jawab.



16 Januari 2021



Apoteker Penanggung Jawab Apotek (APJ)



Dalam Proses Pengajuan Rekomdasi IAI PC Kota Sukabumi



Fotocopy Srkom dan STRA Terbaru dan Status proses pengajuan Rekmendasi IAI dalam sistem SIAP. (Lampiran 1)



PIC APJ harus diperketat dan interval pemantauan lebih rutin dan sistematis.



a. Mengikuti aturan pengadaan dan penerimaan sediaan farmasi yang baik dan benar. b. Membuat SOP pengadaan dan penerimaan sediaan farmasi. c. Membuat SOP Pencatatan dan Pelaporan Sediaan Farmasi.



16 Januari 2021



APJ / TTK



Close



a. SOP Pengadaan Sediaan Farmasi dan Alat Kesehatan (lampiran 2). b. SOP Penerimaan obat dan Pencatatan Obat (lampiran 3)



3



4



Apakah penyimpanan obat sudah dilengkapi dengan karto stock (manual dan / atau elektronik) yang sudah mencantumk an informasi nomor bets dan tanggal kadaluarsa obat ?



M



Menjual Obat dalam bentuk jumlah besar ke fasilitas kesehatan lain seperti Apotek rekanan.



K



Tidak dilakukan pencatatan mutasi obat baik manual ataupun elektronik



Kelalaian Tenaga Teknis Kefarmasian dalam melakukan pencatatan dan pelaporan sediaan farmasi



Sediaan farmasi di apotek dengan cara: 1. Melakukan stock opname agar sediaan farmasi yang ada sesuai jumlahnya. 2. Memperbaiki kartu stock dan mengisinya sesuai hasil stock opname.



Ditemukan obat dalalm bentuk dus besar untuk dikirim ke apotek rekanan.



PIC APJ dalam memverifikasi surat pesanan atau permintaan obat dari Apotek lain belum dilakukan.



a. Klarifikasi dari pihak APJ, itu merupakan obat yang baru datang dari PBF, belum dilakukan penyimpanan.



a. Menerapkan SOP Pencatatan dan Pelaporan Sediaan farmasi yang telah dibuat.



16 Januari 2021



APJ / TTK



Close



Bukti kartu stock obat sudah mulai diisi dan dicatat, serta melakukan stock opname dalam interval 1 minggu sekali untuk mengecek ketersediaan obat dan menjalan sistem FEFO. (lampiran 4)



a. Dibuat SOP Permintaan sediaan farmasi dari Fasilitas kesehatan.



16 Januari 2021



APJ / TTK



Close



SOP Permintaan sediaan faramasi dari Fasilitas Kesehatan lain. (lampiran 5)



Dibuat form. Pemantauan suhu ruangan dan suhu lemari pendingin.



16 Januari 2021



APJ / TTK



Close



Foto pendingin ruangan dan Termometer ruangan. (lampiran 6)



b. PIC Apoteker Penanggung Jawb Apotek diperketat,



b. APJ melakukan verifikasi surat permintaan atau pesanan dari fisilitas kesehatan lainnya, dari jumlah dan jenis obat yang tidak terasuk dalam DOWA. 5



Apakah tersedia pendingin ruangan dan alat pengukur suhu (termometer) di ruang penyimpanan obat ?



M



Tidak ada pendingin ruangan (AC), dan alat pengukur suhu rusak. Tidak ada pencatatan/monitoring suhu ruangan dan suhu lemari pendingin.



APJ / TTK belum melakukan pemantauan suhu penyimpanan yang tercatat dan pengecekan alat pemantauan suhu.



Untuk pendingin ruangan, sudah ada kipas angin yang ditempel didinding ruangan penyimpanan dan tersedia Exhaust didinding belakang ruang penyimpanan



SOP pencatata suhu ruangan.



Form. Monitoring suhu ruangan. (lampiran 7).



untuk membuang udara panas diruang penyimpanan obat.



SOP Pencatatan Monitoring Suhu Penyimpanan Sediaan Farmasi. (lampiran 8).



Termometer runagan yang rusak segera diganti dengan yang sesuai standar (suhu dan kelembapan).



Sukabumi, 16 Januari 2021 Apoteker Penanggung Jawab Ttd.



Apt. Tosy Satyo Gayatri., S.Farm. (SIPA : 19921219/SIPA1-3272/II/17-21)



Lampiran 1 PROSES PERIZINAN APOTEK PELITA Untuk proses perizinan Apotek sudah sampai pengajuan rekomendasi yang ditujukan kepada IAI PC Kota Sukabumi dan menunggu verifikasi.



Lampiran 2



APOTEK PELITA



STANDAR OPRASIONAL PROSEDUR PENGADAAN SEDIAAN FARMASI DAN BAHAN MEDIS HABIS PAKAI



No. AP-1 Tanggal Berlaku 16 Januari 2021



1. TUJUAN Prosedur ini dibuat untuk pelaksanaan dan pengawasan kegiatan pengadaan sedian farmasi dan alat kesehatan sehingga mendapatkan jumlah dan jenis ketersediaan sediaan farmasi dan alat kesehatan di sarana pelayanan kefarmasian 2. PENANGGUNG JAWAB Apoteker Penanggungjawab Apotek 3. PROSEDUR a. Sediaan farmasi dan alat kesehatan yang diadakan harus telah memiliki izin edar atau nomor registrasi obat. b. Pengadaan obat harus kepada distributor / Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang resmi memiliki izin. c. Dalam menetapkan jenis dan jumlah sediaan farmasi dan alat kesehatan selalu dengan pertimabangan penggunaan obat, harga dan ketersediaan anggaran atau dengan menggunakan analisa pareto (Fast Moving/Slow Moving). d. Membuat Surat Pesanan minimal 2 (dua) rangkap kepada masing-masing distributor resmi dengan jenis dan jumlah sediaan farmasi dan alat kesehatan didasarkan pada data perencanaan yang telah dibuat. e. Surat pesanan harus ditandatangani oleh Apoteker Penanggungjawab Apotek f. Untuk pesanan obat mengandung Prekursor, menggunakan Form. Surat Pesanan Prekursor dan ditandatangani oleh Apoteker Penanggung Jawab Apotek. Dilaksanakan oleh



Diperiksa oleh



Apoteker/Tenaga Teknis Kefarmasian



Apoteker Penanggung Jawab



Lampiran 3 APOTEK PELITA



STANDAR OPRASIONAL PROSEDUR PENERIMAAN DAN PENCATATAN SEDIAAN FARMASI DAN BAHAN MEDIS HABIS PAKAI



No. AP-2 Tanggal Berlaku 16 Januari 2021



1. TUJUAN Prosedur ini dibuat untuk pelaksanaan penerimaan dan pengawasan dalam pencatatan dan pelaporan sediaan farmasi dan alat kesehatan di apotek 2. PENANGGUNG JAWAB Apoteker Penanggungjawab Apotek 3. PROSEDUR a. Penerimaan - Penerimaan sediaan farmasi dan BMHP dilakukan saat barang datang dari distributor dengan menyertakan faktur pembelian obat dari distributor. - Dilakukan pengecekan kesesuian obat yang datang dengan surat pesanan Apotek, mulai dari jumlah, kekuatan sediaan dan jenis sediaannya - Dilakukan pengecekan kesesuian obat dengan faktur pembelian distributor mulai dari tujuan pengiriman distributor betul untuk Apotek, kemasan obat yang utuh dan tidak rusak, jumlah obat, kekuatan sediaan,bentuk sediaan, nomor batch obat dan expire date obat. - Disimpan pada tempat penyimpnan obat sesuai dengan tata cara penyimpanan obat yang baik dan benar. b. Pencatatan - Petugas Apotek melakukan pencatatan pada kartu stock obat secara lengkap pada pemasukan, asal PBF, pengeluaran, ditujukan untuk, dan stock akhir. - Petugas Apotek maupun Apoteker harus mengisi kartu stock yang meliputi : - Tanggal pemasukan dan pengeluaran - Asal pemasukan (PBF) dan pengeluaran - Catat no.batch dan expire date obat - Jumlah sisa obat (stock akhir). - Bila ada kenaikan harga dari distributor, harus segera ditulis dibuku besar dan segera diinput dikomputer Apotek. Dilaksanakan oleh



Diperiksa oleh



Apoteker/Tenaga Teknis Kefarmasian



Apoteker Penanggung Jawab



Lampiran 4 KARTU STOCK OBAT



Lampiran 5 APOTEK PELITA



STANDAR OPRASIONAL PROSEDUR PERMINTAAN SEDIAN FARMASI DARI FASILITAS KESEHATAN LAIN



No. AP-8 Tanggal Berlaku 16 Januari 2021



1. TUJUAN Prosedur ini dibuat untuk pengawasan distribusi atau penjualan terhadap sediaan farmasi yang tersedia di apotek. 2. PENANGGUNG JAWAB Apoteker Penanggungjawab Apotek 3. PROSEDUR a. Setiap permintaan sediaan farmasi dari fasilitas kesehatan lain wajib memberikan SP (Surat Pesanan/Surat Permintaan) yang dilengkai dengan : - Nama dan alamat fasilitas kesehatan - Nomor surat izin fasilitas kesehatan - Nama penanggung jawab fasilitas kesehatan - Surat pesanan wajib ditandatangani oleh penanggung jawab fasiltas kesehatan b. Obat yang bisa diberikan hanya obat yang tertera sesuai panduan DOWA (Daftra Obat Wajib Apotek). c. Apoteker penanggung jawab apotek wajib memverifikasi surat pesanan. d. Sediaan farmasi boleh disiapkan setelah diverifikasi oleh apoteker apoteker penanggung jawab Apotek. Dilaksanakan oleh



Diperiksa oleh



Apoteker/Tenaga Teknis Kefarmasian



Apoteker Penanggung Jawab



Lampiran 6 1. SUHU RUANGAN PENYIMPANAN OBAT (LANTAI 1)



3. SUHU LEMARI PENDINGIN OBAT



2. SUHU RUANGAN PENYIMPANAN OBAT (LANTAI 2)



Lampiran 7 FORMULIR MONITORING SUHU RUANGAN



Lampiran 8



APOTEK PELITA



STANDAR OPRASIONAL PROSEDUR PENCATATAN MONITORING SUHU PENYIMPANAN SEDIAAN FARMASI



No. AP-7 Tanggal Berlaku 16 Januari 2021



1. TUJUAN Prosedur ini dibuat untuk pelaksanaan dan pengawasan peyimpanan sediaan farmasi yang baik dan benar untuk memastikan terjaganya stabilitas dan kualitas sediaan. 2. PENANGGUNG JAWAB Apoteker Penanggungjawab Apotek 3. PROSEDUR a. Penyimpanan sediaan farmasi harus disimpan sesuai suhu penyimpanan, suhu penyimpanan pada suhu ruangan yaitu 24-30° C dan suhu dingin yaitu 2-8° C. b. Monitoring suhu dilakukan pada pagi hari jam 08.00 dan sore hari jam 16.00. c. Monitoring suhu dicatat pada formulir yang telah disediakan disetiap ruangan penyimpanan obat sesuai dengan yang tertera pada termometer digital. d. Pencatatan dilakukan oleh apoteker penanggung jawab apotek dan tenaga teknis kefarmasian yang bertugas. e. Pencatatan yang dilakukan yaitu suhu dan kelembapan. f. Apoteker penanggung jawab apotek wajib setiap hari memantau hasil pencatatan suhu pada formulir agar bila ada suhu yang tidak sesuai bisa segera menanggulangi dan memberikan solusi dan sediaan farmasi tetap terjaga stabilitas dan kualitasnya. Dilaksanakan oleh



Diperiksa oleh



Apoteker/Tenaga Teknis Kefarmasian



Apoteker Penanggung Jawab