Cara Mendapatkan Sertifikasi ISO [PDF]

Citation preview

Cara Mendapatkan Sertifikasi ISO Untuk mendapatkan sertifikasi berdasarkan standar ISO, perusahaan harus memilih pencatat dan mempersiapkan audit sertifikasi oleh pencatat ini. Tidak ada otoritas independen tunggal yang melisensikan, mengatur, memonitor, atau memenuhi syarat pendaftar. Persiapan untuk audit sertifikasi melibatkan banyak kegiatan, termasuk (biasanya) audit awal atau fase I yang memeriksa sistem manajemen mutu saat ini terhadap standar. Hal ini biasanya diikuti dengan membentuk tim untuk memastikan bahwa semua komponen kunci klausa dikembangkan dan diimplementasikan. Tim ini terdiri atas personel pelatihan, pengembangan dokumentasi yang berlaku, serta menginstal dan mengembangkan semua komponen baru dari sistem mutu yang mungkin diperlukan. Kemudian audit sertifikasi berlangsung. Jika perusahaan disertifikasi, maka dilakukan audit surveilans secara berkala oleh pencatat, biasanya dengan jadwal tahunan (atau mungkin enam bulan). Cara mendapatkan ISO 9000 : Sebagian besar fokus ISO 9000 (dan standar industri-spesifik) adalah pada dokumentasi formal dari sistem mutu — yaitu, pada aktivitas jaminan kualitas. Organisasi biasanya harus melakukan upaya ekstensif untuk membawa dokumentasi mereka sesuai dengan persyaratan standar; ini adalah titik lemah ISO 9000 dan standar terkait atau turunan lainnya. Ada terlalu banyak upaya yang ditujukan untuk dokumentasi, dokumen, dan pembukuan dan tidak cukup untuk benar-benar mengurangi variabilitas dan meningkatkan proses dan produk. Selain itu, banyak dari pencatat pihak ketiga, auditor, dan konsultan yang bekerja di bidang ini tidak cukup terdidik atau cukup berpengalaman dalam alat-alat teknis yang diperlukan untuk peningkatan kualitas atau bagaimana alat-alat ini harus digunakan. Mereka terlalu sering tidak menyadari apa yang merupakan teknik modern dan praktik statistik, dan biasanya hanya akrab dengan teknik yang paling dasar. Oleh karena itu, mereka sangat berkonsentrasi pada dokumentasi, pencatatan, dan aspek-aspek dokumen sertifikasi. Langkah dalam Mendapatkan Sertifikat ISO (ISO 9001 dan ISO 14001) : 1. Pimpinan organisasi harus menetapkan untuk menerapkan Sistem Manajemen ISO dan memastikan bahwa Standar ISO yang dipilih adalah tepat bagi organisasi. Perlu dicatat bahwa untuk memiliki Sertifikat ISO, organisasi harus telah beroperasi selama minimal 3 bulan. Hal ini agar organisasi telah memiliki beberapa proses di tempat yang dapat dinilai oleh Konsultan ISO. 2. Sebaiknya pimpinan terlibat aktif dengan industri atau asosiasi profesi untuk melihat bagaimana implementasi Standar ISO telah bekerja untuk organisasi lainnya. pimpinan juga bisa meminta informasi dengan organisasi yang telah menerapkan Sertifikasi ISO, serta menggunakan sumber informasi dari badan pemerintah untuk menambah informasi mengenai Standar ISO. Badan Sertifikasi ISO telah mengembangkan beberapa buku pegangan yang berupa Standar ISO 9001 dan Standar ISO 14001 untuk membuat informasi lebih mudah didapatkan.



3. Organisasi menetapkan SDM sebagai anggota Working Group dalam pelaksanaan Sertifikasi ISO yang terdiri dari ketua proyek dan tim. Tim minimal terdiri dari dua orang dari setiap divisi / departemen, terdiri dari pimpinan departemen dan staf. Penetapan manajemen representatif boleh ada atau ditiadakan, tetapi TopManagement harus terlibat aktif didalam penerapan sistem manajemen ini sebagai fungsi Leadership. 4. Tetapkan waktu untuk melaksanakan Training ISO (biasanya melalui Konsultan ISO) untuk seluruh karyawan meliputi Training Awareness (pengenalan), Training Dokumentasi dan Training Internal Audit. Jika Anda baru mengetahui informasi mengenai Standar ISO, maka Training ISO bermanfaat memberikan rasa percaya diri dan menambah wawasan untuk membantu dalam proses implementasi Standar ISO. Walaupun Anda sudah berpengalaman, Training ISO memastikan Anda akan mendapatkan hasil maksimal. Saat ini kami menjalankan program pada Standar ISO yang paling populer yaitu ISO 9001 dan ISO 14001. 5. Sistem Manajemen ISO perlu menjadi sasaran organisasi yang harus dikembangkan oleh manajemen senior. upaya berkelanjutan diperlukan untuk memastikan hasil maksimal yang bisa dipertahankan selama proses Sertifikasi ISOberlangsung, karena itu seorang Konsultan ISO akan dibutuhkan karena Konsultan ISO bertanggung jawab untuk mengembangkan sistem manajemen yang sebenarnya. isokonsultindo dapat memberikan Jasa Konsultan ISO dan pembimbingan, dengan demikian kami dapat membantu Anda di sepanjang proses Sertifikasi ISO. Konsultan ISO dapat membantu memberikan nasihat tentang strategi implementasi, dan Konsultan ISO Professional mampu meningkatkan nilai proses bisnis. Penggunaan Konsultan ISO tidak menghapus tanggung jawab pimpinan untuk membangun dan menerapkan Sistem Manajemen ISO. karena itu adalah kepentingan organisasi sendiri maka Anda dan manajemen secara aktif terlibat dengan Konsultan ISO secara keseluruhan. Waspadalah terhadap setiap sistem manajemen 'Siap Pakai' yang mungkin tidak cocok untuk organisasi Anda. 6. Sangat penting bagi pimpinan untuk mengetahui beberapa hal ketika menyetujui menandatangani kontrak untuk melanjutkan ke Lembaga Sertifikasi ISO. Standar ISO yang umum didasarkan pada siklus 3 tahun, namun isokonsultindo dapat membantu organisasi hanya dalam waktu 6 bulan untuk mendapatkan Sertifikat ISO. Konsultan ISO yang lain akan mengharapkan organisasi untuk membuat kontrak minimal 3 tahun sementara hanya kunjungan tahunan yang diperlukan. 7. Bandingkan sistem manajemen yang sebelumnya sudah berjalan dengan Standar ISO, lakukan analisa mengenai apa saja yang belum di terapkan. Tetapkan kebijakan, Struktur Organinsasi, Job Desk, KPI atau target, Manual Mutu dan Prosedur Kerja dari masingmasing departemen didalam organisasi. Bila dibutuhkan penjelasan lebih terperinci dari prosedur kerja dapat dibuat instruksi kerja dan formulir kerja pendukungnya. Terapkan Standar ISO minimal 3 bulan untuk memastikan seluruh karyawan telah mengerti, mematuhi dan menjalankannya. Standar ISO dirancang untuk umum, berlaku



untuk organisasi dari semua ukuran dan sektor industri dan mampu memberikan kerangka untuk proses manajemen yang baik serta menentukan hal-hal yang perlu dimasukkan. Tujuan Sertifikasi ISO adalah membentuk Sistem Manajemen ISO, misalnya Sistem Manajemen Mutu (SMM) atau ISO 9001 dan Sistem Manajemen Lingkungan (EMS) atau ISO 14001. Sistem manajemen terbentuk dari proses kegiatan manajemen, penyediaan sumber daya, realisasi produksi, pengukuran, analisis dan perbaikan. 8. Pemeliharaan Sistem Manajemen ISO adalah di mana kerja keras dimulai. Lanjutan yang penting supaya implementasi bisa berhasil, dan bagi organisasi adalah untuk mendapatkan Sertifikat ISO. Komunikasi dan Training ISO harus dilakukan secara teratur untuk memastikan budaya kesadaran berkelanjutan dan keterlibatan dengan staf. Lebih formal, Audit Internal juga harus dilakukan untuk memastikan persyaratan Standar ISO telah terpenuhi. Sebuah tinjauan manajemen harus digelar untuk menentukan tindakan perbaikan yang diperlukan. 9. Lakukan Audit Internal perusahaan dan lakukan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM). Proses ini dimulai dengan apa yang dikenal sebagai 'Tahap 1 Audit'. Ini merupakan tahap dimana auditor memberikan laporan analisa kesenjangan yang akan mengidentifikasi tindakan yang dibutuhkan oleh organisasi untuk memenuhi persyaratan Standar ISO yang dapat digunakan sebagai bantuan perencanaan, jadi jangan khawatir jika organisasi belum siap karena banyak organisasi sudah memiliki sejumlah proses yang diperlukan di tempat hanya saja mereka hanya perlu dokumentasi dan proses yang lebih baik. 10. Setelah organisasi telah siap dan telah menentukan masalah yang disorot dalam laporan Tahap 1, Undang Badan Sertifikasi ISO untuk melakukan audit perusahaan dan selesaikan semua NC (Non Confirmity) bila terdapat temuan dalam audit BS. Pada Tahap ini Auditor akan mengungkapkan efektivitas sistem manajemen dan apakah memenuhi semua persyaratan Standar ISO tertentu yang ingin disertifikasi (misal ISO 9001 atau ISO 14001). Jika sudah sesuai, organiasi akan disarankan untuk segera diberikan Sertifikat ISO. Laporan Auditor kemudian akan diperiksa melalui proses persetujuan dan jika tidak ada anomali diidentifikasi maka Sertifikat ISO resmi diberikan kepada organisasi. Cara Mendapatkan ISO 9001 : 1. Jajaran manajemen tingkat atas harus sudah memutuskan untuk menggunakan ISO 9001 di dalam perusahaannya. Ini diperlukan di awal, karena penerapan dari atas ke bawah membutuhkan waktu, biaya, dan tenaga yang tak sedikit. Dengan harapan manajemen top sudah mengetahui dan bersedia, barulah proses mendapatkan sertifikasi ISO ini bisa dikejar. 2. Tak hanya ketersediaan, pihak stakeholder harus menyiapkan sumber daya yang mumpuni untuk mengejar dan mendapatkan ISO. Persiapan tersebut di antaranya: a. SDM: Management Representative, Satgas ISO yang berisi koordinator dan tim ISO. Fungsi satgas ini adalah untuk menyiapkan semua yang dibutuhkan untuk mengejar ISO, menyusun rencana penerapan, pemeliharaan implementasi, dan pengembangan sistem ISO agar semakin baik. b. Persiapan waktu. Waktu dibutuhkan agar satgas ISO bisa bertemu setidaknya 2 jam sehari, atau



setidaknya sehari full dalam satu minggu pada 3 bulan pertama. Fungsinya, agar bisa memastikan semua persyaratan untuk ISO terpenuhi, dan komunikasi bisa tetap lancar dan intens. c. Kebutuhan Biaya untuk menghubungi konsultan ISO 9001, serta membeli beberapa peralatan yang dibutuhkan untuk melengkapi persyaratan ISO 9001. 3. Bentuklah sebuah satuan tugas yang terdiri setidaknya dari dua orang dari masing-masing divisi (dari kepala dan dari staf). Kemudian dari tim tersebut, tunjuklah salah satu kepala dalam tim tersebut untuk menjadi koordinator satuan tugas, atau dalam hal ini disebut sebagai management representative. Penunjukkan seorang management representative memang dibutuhkan oleh standar ISO 9001. Untuk kelancaran proses persiapan ISO, pastikan posisi management representative diisi oleh seseorang yang mengerti perusahaan, dan seorang yang disegani oleh orang-orang di perusahaan. 4. Rancanglah sebuah training. Training ini dilakukan sebagai upaya pengenalan ISO 9001 pada karyawan. Training yang diberikan berupa training sistem dokumentasi ISO dan training audit internal. Ini penting agar saat Anda mengajukan sertifikasi ISO, jajaran karyawan sudah siap. 5. Lakukan komparasi sistem yang saat ini sedang berjalan di perusahaan, dengan standar sistem yang ada dalam ISO 9001. Analisa apa saja sistem dalam ISO 9001 yang masih belum diterapkan dalam perusahaan Anda. 6. Jika sudah ditemukan apa saja yang belum diterapkan dalam perusahaan, kemudian rumuskanlah standar kebijakan mutu dan target pekerjaan tiap divisi yang berada di perusahaan Anda. Target harus rinci, terukur, bisa dikerjakan, dan ditarget waktu. 7. Dalam ISO 9001 setidaknya ada 6 prosedur wajib yang dibutuhkan. 6 Prosedur tersebut di antaranya adalah prosedur pengendalian dokumen, prosedur pengendalian produk tidak sesuai, prosedur tindakan perbaikan prosedur pengendalian rekaman mutu, prosedur audit internal, dan prosedur tindakan pencegahan. 8. Agar ISO 9001 dapat diterapkan dalam aktivitas, maka rumuskanlah prosedur kerja yang sesuai dengan standar manajemen mutu ISO 9001 untuk masing-masing divisi. Dengan demikian, prosedur kerja memiliki standar dan bisa dikontrol. Adapun contoh prosedur kerja yang bisa diadaptasikan dengan ISO 9001 adalah: Prosedur Perencanaan Produksi, Prosedur Penerimaan Karyawan, Prosedur Pelaksanaan Survey Kepuasan Pelanggan, dan Prosedur Penyimpanan Barang. 9. Pada beberapa prosedur yang rumit dan terperinci, rancanglah instruksi kerja beserta ilustrasi yang mudah dipahami. 10. Agar prosedur dan instruksi kerja dapat diukur, rancanglah sebuah form isian. Form ini adalah bukti bahwa prosedur ISO 9001 sedang diterapkan. Contoh form ini adalah form evaluasi karyawan, form serah terima barang, form konsinyasi, form order pembelian, dan lain-lain. 11. Rancanglah pedoman mutu berisi panduan penerapan ISO. Rancangan ini dibuat bersama oleh satgas ISO, dengan tujuan sebagai manual penerapan ISO untuk karyawan dan manajemen di perusahaan.



12. Lakukan pembiasaan sistem manajemen mutu yang baru ini setidaknya 3 bulan. Ini untuk memastikan prosedur rancangan satgas ISO telah dimengerti, dan diterapkan sepenuhnya oleh seluruh jajaran karyawan. 13. Sebelum melaksanakan sertifikasi, lakukan terlebih dulu training audit internal untuk satga ISO. Audit internal pertama dilaksanakan oleh auditor dalam perusahaan yang sudah mengikuti training seputar ISO. Auditor internal ini akan memeriksa keseluruhan divisi dalam perusahaan Anda, memeriksa bagian-bagian yang telah dan belum sesuai di dalam perusahaan Anda dengan standar ISO. 14. Bila dirasa telah siap, hubungi badan sertifikasi yang melaksanakan audit sertifikasi ISO. Lakukan ini minimal satu bulan sebelum tanggal audit yang direncanakan oleh perusahaan. 15. Lakukan rapat peninjauan manajemen yang dipimpin oleh jajaran manajemen tingkat atas dan stakeholder, untuk memastikan semua persyaratan dalam ISO sudah diimplementasikan dengan baik. 16. Pada tanggal yang ditetapkan, badan sertifikasi ISO akan datang dan melakukan pengauditan. Audit ini akan terbagi dalam dua tahap: initial audit dan main audit. Pastikan satgas ISO Anda sudah menyiapkan diri. 17. Apabila semua lancar, maka sertifikat ISO 9001 akan didapat oleh perusahaan Anda. Perusahaan Anda berhak menampilkan logo sertifikasi tersebut di berbagai media, untuk meningkatkan brand image perusahaan. Namun perlu diingat, Anda belum bisa bernapas lega. Setelah audit, Badan Sertifikasi akan datang dan melakukan audit ulang setidaknya enam bulan atau satu tahun sekali. Cara Mendapatkan Sertifikat ISO 14001 : Sertifikasi atau registrasi ISO-14001 adalah suatu pengakuan berbentuk sertifikat dari pihak ketiga (lembaga sertifikasi) atas kesesuaian penerapan sistem manajemen lingkungan organisasi (perusahaan) terhadap standar ISO-14001. Organisasi (perusahaan) yang telah memiliki dan menerapkan seluruh persyaratan standar ISO-14001 dapat mengajukan permohonan sertifikasi kepada lembaga sertifikasi sistem manajemen lingkungan. Proses sertifikasi mensyaratkan Sistem Manajemen Lingkungan (SML) organisasi telah memenuhi ketentuan berikut ini: 1. Tersedia seluruh dokumentasi SML sesuai persyaratan ISO 14001; 2. SML telah diimplementasikan (minimum 3 bulan), yang nantinya dibuktikan oleh tersedianya rekaman-rekaman penerapan SML; 3. Telah dilaksanakan audit internal ISO 14001; 4. Telah dilaksanakan kaji ulang manajemen. Pada umumnya proses sertifikasi melalui dua tahapan audit, yaitu: 1. Audit Tahap Pertama; terdiri dari dua kegiatan, yakni audit kecukupan (adequacy audit) yaitu pemeriksaan dan penelaahan dokumentasi SML organisasi untuk menentukan bahwa sistem memenuhi persyaratan standar ISO 14001. Setelah dokumentasi SML organisasi dinilai cukup,



selanjutnya dilakukan audit pendahuluan (initial auditatau pre-assessment), yaitu pemeriksaan dan pengujian awal implementasi sistem untuk memastikan sistem telah siap untuk dinilai secara menyeluruh. 2. Audit Tahap Kedua; merupakan penilaian kesesuaian secara menyeluruh terhadap ISO 14001 organisasi, atau dikenal audit penaatan (compliance audit atau main assessment).



Sertifikat ISO 14001 yang diterbitkan oleh Lembaga Sertifikasi umumnya memiliki masa berlaku 3 (tiga) tahun, dimana setelah masa waktu tersebut akan dilakukan penilaian ulang (re-assesment). Dalam periode masa sertifikasi, umumnya setiap 6 bulan organisasi akan di-audit secara berkala oleh Lembaga Sertifikasi (surveillance audit), untuk menjamin terpeliharanya kesesuaian organisasi terhadap persyaratan standar ISO 14001. Cara Mendapatkan ISO 9001 : Untuk mencapai sertifikasi ISO 9001, perusahaan Anda harus menetapkan, mendokumentasikan, dan menerapkan SMM dan menjaga keefektifannya sesuai dengan standar. Dokumen yang dikontrol biasanya disusun dan ditulis sesuai dengan hierarki yang ditunjukkan di bawah ini.



Gambar 5. Piramida Dokumentasi ISO



Quality Manual membahas setiap bidang standar dengan pernyataan yang menjelaskan bagaimana organisasi mempertahankan kepatuhan terhadap persyaratan. Procedure adalah dokumen "tingkat tinggi" yang memerinci bagaimana proses organisasi dirancang dan dikendalikan. Work Instruction sangat spesifik dan detail semua instruksi yang diperlukan yang diperlukan untuk melakukan tugas tertentu. Records harus dipelihara untuk menunjukkan kepatuhan terhadap persyaratan sistem mutu.