CBR Manajemen Event Kel 8 [PDF]

Citation preview

CRITICAL BOOK REVIEW



“MANAJEMEN EVENT”



OLEH : KELOMPOK VIII ADE IRMA KRISSANTA LESMARIA SINAGA RANI LESTARY Br. SITEPU



(7193344007) (7193344006 ) (7193344010)



DOSEN PENGAMPU : Dr. ALFI NURA, S.E.,M.Si



PROGRAM STUDI ADMINISTRASI PERKANTORAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS NEGERI MEDAN 2021



1



KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan kami rahmat kesehatan dan kesempatan. Sehingga kami bisa menyusun atau menyelesaikan tugas CBR (CRITICAL BOOK REPORT). Penulisan ini kami sajikan secara ringkas dan sederhana sesuai dengan kemampuan yang kami miliki, dan tugas ini disususun dalam rangka memenuhi tugas CBR pada mata kuliah Manajemen Event. Dalam penyusunan tugas ini banyak kesalahan dan kekurangan, oleh karena itu kritik yang membangun dari semua pihak sangat kami harapkan demi kesempurnaan tugas ini, dan Dalam kesempatan ini kami mengucapkan terimakasih kepada pihak- pihak yang telah membantu dan secara khusus saya berterimakasih kepada Ibu Dr. Alfi Nura selaku Dosen pengampu mata kuliah Manajemen Event karena telah memberikan bimbingannya kepada kami untuk menyelesaikan tugas CBR ini hingga selesai.



Medan, 21 April 2021



Kelompok VIII



2



DAFTAR ISI KATA PENGANTAR ..........................................................................



ii



DAFTAR ISI .........................................................................................



iii



BAB 1 PENDAHULUAN ....................................................................



4



1.1 Rasionalisasi pentingnya CBR.............................................



4



1.2 Tujuan Penulisan CBR.........................................................



4



1.3 Manfaat CBR........................................................................



4



1.4 Identitas Buku ......................................................................



5



BAB II RINGKASAN ISI BUKU........................................................



6



2.1 Ringkasan Buku Utama .......................................................



6



BAB III PEMBAHASAN ....................................................................



21



3.1 Kelebihan Dan Kekurangan Buku .......................................



21



BAB IV PENUTUP .............................................................................



22



4.1 Kesimpulan .........................................................................



22



4.2 Saran ....................................................................................



22



DAFTAR PUSTAKA ..........................................................................



23



3



BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Rasionalisasi pentingnya CBR Mengkritik buku sangat penting untuk mengembangkan atau meningkatkan potensi mahasiswa. Keterampilan membuat CBR dapat menguji kemampuan dalam meringkas dan menganalisi sebuah buku pada satu topik materi pembahasan, mengenal dan memberi nilai serta mengkritik sebuah karya tulis yang dianalisis. Di dalam makalah ini menguraikan tentang kelebihan dan kekurangan dari buku yang tidak lain untuk meningkatkan kemampuan mahasiswa di dalam menilai sebuah buku. Di dalam makalah ini juga tidak ada maksud untuk menyudutkan beberapa pihak tertentu. Pada makalah ini di sertakan keunggulan dan kekurangan dari buku tersebut. Baik itu dari segi penulisan dan pemakaian bahasa, bahan materi yang disampaikan, maupun dari segi kelengkapan materi. Dengan demikian, diharapkan tidak ada pihak-pihak yang tersinggung atas penyajian makalah ini. Karena makalah ini dibuat dari sudut opini pembaca. 1.2 Tujuan Penulisan CBR Mengkritik buku bertujuan untuk memberikan gambaran kepada pembaca mengenai identitas buku, ringkasan buku, kelebihan dan kelemahan buku baik dari segi sitematika penulisan maupun kepaduan keseluruhan isi buku serta implikasinya dari berbagai aspek. Adapun juga tujuan CBR ini adalah untuk menambah wawasan kita tentang manajemen yang baik, menambah bahan bacaan dan yang utama yaitu untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Event. 1.3 Manfaat CBR Dari kajian yang telah dilakukan ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi semua pembaca khusunya mahasiswa untuk mengetahui tentang sebuah kajian dalam Manajemen Event.



4



1.4 Identitas Buku A. Buku Utama Judul



: Successful Event Management



Pengarang



: Anton Shone & Bryn Parry



Kota Terbit



: South-Western



Tahun Terbit : 2004 ISBN



: 978-1-4080-2075-3



Tebal Buku



: 259 halaman



Penerbit



: Cengage Learning



5



BAB II RINGKASAN ISI BUKU 2.1 RINGKASAN BUKU UTAMA BAB II THE MARKET DEMAND FOR EVENT 2.1 Ukuran dan Cakuoan Pasar Events Ada beberapa alasan mengapa di perlukannya mengukur atau menganalisa permintaan pasar terhadap event, yaitu sebagai berikut : 1. Data diperlukan untuk mengevaluasi keadaan event di lokasi tertentu, apakah itu kota, perdesaan, atau wilayah geografis lainnya. 2. Data penting untuk perencanaan fasilitas dan layanan. 3. Data dibutuhkan pihak penyelengara event dalam hal pemasaran dan promosi acara, untuk memprediksi permintaan terhadap event. Pasar event sangat beragam dan terfragmentasi sehingga sulit untuk mengatakan apa nilai bisnis secara keseluruhan. Nyatanya, mencoba mengukurnya mungkin merupakan latihan yang tidak membuahkan hasil. Meskipun penghitungan seperti itu mungkin dipandang sebagai tantangan oleh beberapa akademisi dan peneliti, sifat bisnis dan keterbatasan ketersediaan data harus dihargai. Bayangkan mencoba mengumpulkan data untuk menghadiri karnaval di setiap kota dan kota Eropa. 2.3 Struktur Permintaan Events Secara umum, bagi penyelenggara event, minat pada potensi sumber permintaan adalah kuncinya, untuk menyediakan acara yang sukses jika kita tidak mengetahui permintaan pasar kita tidak mungkin dapat memberikan apa yang diharapkan target pasar (Swarbrooke, 2002). Jika kita mengetahui apa yang menjadi permintaan pasar terhadap suatu event, kita dapat memperbaiki atau melakukan sesuatu yang baru terhadap event tersebut, atau jika event itu adalah event tetap atau event yang berulang setiap tahunnya da pasar menyukai event tersebut, kita harus tetap mempertahankan keunikan yang menjadi daya tarik suatu event itu. Meskipun suatu event sudah dibuat dan di promosikan dengan benar, tidak menutup kemungkinan bahwa ada hal-hal yang menjadi kekurangan dari event tersebut.



BAB III THE EVENT BUSINESS : SUPPLY AND SUPPLIERS INTRODUCTION Event bisnis bukan sebuah industri karena event bisnis cakupannya lebih luas dari industri itu sendiri, strukturnya relatif kecil, industrinya meledat dengan industri lain sedangkan event 6



tidak. Tidak ada pemasok tunggal untuk event itu walaupun ada beberapa cabang perwakilan, beberapa orang menganggap itu kegiatan ekonomi. Berbeda dari kebanyakan industri yang ada , sektor ini tidak dilaksankan atau dijalankan untuk mendapatkan uang.



Sektor ini



memang memiliki elemen yang sangat besar dari sukarelawan, amal dan relawan disamping itu berupa aspek bisnis konvensional dan aktivitas komersial. Dalam event ini ada rangkaian acara yang luas yang memungkinkan semua jenis organisasi dan para individu untuk berpartisipasi dengan cara yang menyengkan bagi mereka dan memberikan keuntungan bersama untuk semua pihak yang berkontribusi dalam menjalankan event ini. 1. Infrastruktur Bantuan Pemerintah, Asosiasi Industri, Cabang/Badan Professional Terdapat infrastruktur pendukung yang melibatkan departemen pemerintahan nasional yang bertanggung jawab dalam bidang pariwisata seperti olahraga, kebudayaan atau seni, tergantung dari jenis acaranya. Misalnya devisi pariwisata, departemen kebudayaan, media, dan olahraga, dan departemen pemerintah yang ada di seluruh eropa, ini juga mencakup organisasi pariwisata yang bertanggung jawab untuk mengembangkan aktivitas pariwisata tersebut, dan mengembangkan acara dan konvesinya seperti British Tourist Authority (BTA) and the Netherlands Boards of Tourism and Conventions (NBTC). Asosiasi perdagangan nasional dan badan profesional industri yang menjadi bagiandari infrastruktur ini ada the Association of Event Organizers (AEO), European Cities Marketing (ECM) and the International Festivals and Event Association (IFEA Europe). Mereka adalah 3 asosiasi terbaik dari 40 asosiasi di industri Inggris. Kantor pariwisata regional dan konvensi berperan dalam asosiasi tersebut conothnya Visit Birmingham dan Biro Konvensi Birmingham, dan ada kantor informasi wisata lokal di sebagian besar kota kecil dan besar di eropa. Institusi pendidikan seperti perguruan tinggi mengajarkan manajemen acara yang kemudian dianggap sebagai infrastruktur pendukung yang sedang berkembang. 2. Event Komersial dan Organisasi Pendukung Acara Sektor event ini tidak hanya mementingkan penyediaan aktivitas, hiburan, and logistik. Ini mencakup lebih banyak jenis barang dan jasa yang saling terkait . semakin besar dan rumit suatu acara maka semakin besar pula kebutuhan dari peningkatan dukungan teknis dari jenis satu dan lainnya, dengan meningkatnya kompleksitas dari kebutuhan dari permintaan ini, standart organisasi yang dibutuhkan untuk acara berskala besar itu sangat tinggi dan seluruh rangkain akitivtas ini berkembang untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Meskipun banyak organisasi dari produksi, distribusi, tempat dan layanan tambahan yang dianggap sektor swasta Organisasi ini biasanya mengemas layanan dan menyediakan semua atau menyediakan satu elemen yg dibutuhkan oleh penyelenggara acara atau panitia 7



penyelenggara. Jenis organisasi yang mampu menyediakan paket lengkap untuk acara biasanya : Perusahaan penyelenggara acara, perusahaan produksi, perusahaan catering dan perencanaan pesta dan penyelenggara event profesional. • Perusahaan Manajemen Acara Perusahaan manajemen acara merupakan inovasi baru yang tumbuh di luar jasa atau sebagai penyedia layanan yang berhubungan dengan perhotelan yang khusus dalam hal menyediakan acara. Acara yang dimaksud seperti : Peluncuran produk, Tarian makan malam gala bertema. Perusahaan acara manajemen harus mampu menyediakan ahli sesuai tema yang dipilih oleh penyelanggara, mencakup : Perencanaan dan biaya penyelenggaraan acara, Menu yang cocok dengan tema serta memesan katering dari produksi makanan dan pelayanan acara dan Desain tema seperti : kostum, perlengkapan untuk peserta, pencahayaan, music, hiburan dan lainlain. Dan hal-hal lain seperti : lokasi, sifat fasilitas (seperti dapur dan bahkan area pembuangan), ukuran tempat, fitur desainnya, dan unsur-unsur seperti ketersediaan lisensi, parkir, muatan, dan akses. • Perusahaan Produksi Perusahaan produksi mungkin sanggup melaksanakan sebagian atau semua kegiatan berikut ini Pengelola proyek, dimana keseluruhan acara didelegasikan oleh penyelenggara kepada perusahaan produksi sebagai kontraktor seperti pembangunan atau konstruksi. Desain, seperti pengaturan dan latar belakang, pementasan, pencahayaan dan audio visual. Pengaturan lokasi, misalnya suatu organisasi mungkin ingin acara di lokasi yang unik 4. Dukungan teknis, mulai dari penyediaan peralatan hingga persiapan penuh grafis komputer, slide atau produksi video dan lain-lain. Pelatihan bagi para pembicara, yang mencakup pelatihan dasar, penyusunan naskah dan produksi video. Perusahaan produksi memiliki tingkat keahlian di dalam sektor yang mungkin tidak dimiliki oleh kebanyakan penyelenggara biasa. Sehingga meskipun mungkin ada cara bagi seorang penyelenggara untuk menyusun sebuah acara kelas atas yang sangat rumit, penyelenggara harus sangat terlatih sekaligus harus berpengalaman untuk melaksanakannya. Mengingat bahwa hanya sedikit organisasi, khususnya yang memiliki penyelenggara berpengalaman. Maka dari itu perlu membawa perusahaan produksi untuk acara profil tinggi. • Perusahaan Catering Acara Salah satu yang paling penting untuk acara bisnis mungkin kebutuhan untuk katering. Karena mencakup semua aspek penyegaran bagi peserta, hadirin, kru dan staf. Katering dapat disediakan dalam tiga cara utama: Dilakukan di rumah, Dilakukan oleh kontraktor yang secara permanen dipekerjakan di lokasi dan Dilakukan di lokasi beberapa tempat misalnya, 8



untuk acara pameran desa maka akan dilaksanakan di balai desa yang mungkin memiliki dapur. Perusahaan katering kontrak yang lebih besar juga menjalankan layanan in-house dari sejumlah tempat dan persediaan untuk konferensi, pameran dan acara lainnya termasuk perhotelan perusahaan. Katering independen juga memiliki saham dari pasar konferensi yang lebih kecil. Bagian pasar yang dibatasi harga, seperti untuk acara amal, ada katering independen kecil yang menyediakan makanan pokok. Banyak perhotelan atau perusahaan katering memiliki divisi yang berurusan dengan catering. Perusahaan katering berkisar dari bisnis kecil keluarga seperti : acara pernikahan lokal . Katering internasional memiliki kontrak untuk skala yang besar seperti : pertunjukan udara internasional, turnamen olahraga, pernikahan besar, makan malam VIP, perhotelan perusahaan besar dan sebagainya. • Perencanaan Pesta dan Penyelenggaraan Acara Profesional Meskipun perusahaan besar seperti yang diatas, adalah umum dalam bisnis acara. Organisasi kecil dan individu yang bersedia memberikan layanan terkait acara yang paling umum disebut dengan perencana pesta atau penyelenggara acara profesional. Yang pertama, cenderung menawarkan berbagai layanan terutama untuk pasar acara personal. Yang kedua, untuk pasar acara korporat seperti acara perusahaan. • Promotor Acara Promotor dapat bekerja untuk individu, perusahaan atau tempat tertentu dan peran mereka adalah untuk mengontrak artis, penghibur atau grup baik untuk satu konser, pertunjukan atau acara atau untuk tur (Waddell et al. 2007). Sebagian besar promotor komersil mengambil resiko, dengan kata lain mereka dapat menjamin artis atau grup dengan biaya untuk perform, mereka menjual tiket dan kemudian mengambil bagian dari keuntungan atau harus berurusan dengan kerugian. • Kontraktor Pameran dan Teater Kontraktor pameran (dan beberapa teater) adalah bagian industri yang sangat matang dan telah ada selama bertahun-tahun. Fungsinya adalah untuk menyediakan pameran (atau backdrop) dari satu jenis atau lainnya mulai dari desain dan manajemen untuk acara jenis pameran besar hingga penyediaan stand yang relatif sederhana. Beberapa tempat dilayanan lapangan dapat menyediakan in-house, tetapi mungkin bergantung pada kontraktor pameran untuk membuat dan memasok skema shell lengkap untuk pameran. • Layanan Teknis dan Dukungan Multimedia Tidak semua tempat memiliki dukungan teknis atau peralatan untuk menangani berbagai layanan yang terkadang diminta oleh penyelenggara. Peralatan dan dukungan teknis dapat disewa dari berbagai perusahaan, beberapa diantaranya menyediakan peralatan, pelatihan dan 9



dukungan teknis. Peralatan presentasi dasar dapat disewa, mulai dari proyektor overhead hingga proyektor slide dan pemutar video. Cakupan fasilitas teknis yang disediakan oleh perusahaan di bidang ini sangat luas dan mencerminkan pentingnya penyelenggara, terutama acara profil tinggi dan VIP, untuk memperhatikan kebutuhan akan fasilitas teknis. 3. Badan Sukarela, Komite dan Individu Tidak boleh diabaikan bahwa banyak acara yang diselenggarakan oleh badan sukarela, seperti komite atau individu (baik amatir atau profesional). Badan-badan sukarela sering kali mengatur seluruh acara berdasarkan bantuan sukarela, atau campuran bantuan sukarela, dukungan dari otoritas lokal dan organisasi lain, atau dengan penggunaan parsial dalalm beberapa peran. BAB IV IMPLIKASI SOSIAL, EKONOMI, POLITIK DAN PEMBANGUNAN sejumlah implikasi sosial yang lebih umum dari mengadakan acara khusus. Dalam konteks komunitas, banyak acara, terutama yang bersifat pribadi dan acara yang diselenggarakan oleh komunitas itu sendiri, memiliki manfaat untuk meningkatkan ikatan sosial, dan merupakan kesempatan bagi komunitas untuk menunjukkan bahwa mereka dapat bekerja sama untuk kebaikan yang lebih besar. acara khusus besar adalah solusi yang tepat untuk masalah ekonomi di kota, kota, wilayah, atau resor mana pun. Jika badan publik, seperti dewan kota, berinvestasi dalam suatu acara, atau dalam fasilitas acara fisik, ia mungkin harus melepaskan investasi dalam hal lain, misalnya pengembangan industri atau ritel. Ada biaya peluang, dan bahkan bahaya bahwa acara itu sendiri bisa merugi. Dalam mempertimbangkan kemungkinan untuk regenerasi ekonomi suatu daerah, penyelenggaraan acara besar hanyalah salah satu pilihan, bukan obat mujarab, dan dapat menjadi biaya atau beban yang signifikan bagi organisasi sponsor, seperti dewan kota.



BAB V MAKING A START AND PLANNING THE EVENT Pada awal fase kelayakan, mungkin ada banyak ide atau konsep untuk sebuah acara telah diidentifikasi. Berbagai ide ini kemudian dapat diletakkan melalui serangkaian layar: pemasaran, operasional dan keuangan, yang tujuannya adalah untuk menyaring ide-ide yang sebenarnya tidak dapat dijalankan. Setelah melakukan ini, penyelenggara harus memiliki jumlah acara yang terbatas untuk dipilih; bahkan mungkin hanya satu peristiwa mungkin berhasil. Faktanya, jika proses dilakukan dengan cara yang sangat formal, terhadap kriteria yang ditetapkan untuk setiap bagian, mungkin tidak ada hasil yang ideal, hanya yang 'terdekat'. Jika ada lebih dari satu kemungkinan peristiwa, file tujuan dapat dilihat lagi dan 10



jika masih ada lebih dari satu acara dalam daftar, pilih satu itu akan sangat menyenangkan! Perencanaan dan proses perencanaan, memainkan peran kunci dalam organisasi dan pengelolaan acara khusus. Ini adalah alat yang dapat digunakan penyelenggara secara efektif atau terkadang buruk. Bahkan acara yang paling sederhana seperti persta ulang tahun atau makan malam perlu direncanakan atau setidaknya dipikirkan sebelumnya. Lebih besar dan lebih banyak peristiwa kompleks menjadi perencanaan yang lebih rinci dan sistematis. Perawatan, waktu dan upaya pada tahap perencanaan suatu acara akan menghasilkan banyak manfaat yang terpenting adalah memastikan hasil paling positif untuk acara tersebut. BAB VI MANAJEMEN KEUANGAN DAN TUJUAN ANGGARAN Manajemen fi nancial yang efektif dari acara khusus semakin kompleks. Implikasi financial darmenyelenggarakan bahkan kegiatan atau perayaan yang relatif sederhana atau acara pribadi kecil dapat menjadi signifikan. Sejauh mana pendanaan eksternal, seperti melalui sponsor, mungkin tersedia bisa lebih terbatas daripada penyelenggara meramalkan. Hal ini membuat penganggaran yang cermat untuk sumber pendapatan reguler dan usulan pengeluaran sangat penting. Pemantauan, pencatatan, dan pengendalian pendapatan dan pengeluaran ini dengan cermat adalah sebuah perhatian klien, penyelenggara, koordinator dan fi nance officers dari semua jenis. Rekaman aspek fi nancial, mulai dari pembelianbarang hingga rekening final yang dianggarkan, berpotensi penting untuk kesuksesan peristiwa, bahkan mereka yang tidak dimaksudkan untuk menjadi profi t-making. Oleh karena itu, bahkan mereka baru untuk organisasi acara harus menganggap manajemen fi nancial yang baik sebagaimana diperlukan dan penting.



BAB VII EVENT LOGISTIC AND SUPPLIES Persiapan dan kegiatan pendukung untuk acara, termasuk logistik dan pemesanan serta penyediaan barang, peralatan, dan barang lain yang diperlukan untuk memastikan semuanya siap pada waktu yang tepat dan di tempat yang benar/sesuai dengan konsep apa yang telah direncanakan. Logistik memastikan bahwa semua item ini tiba tepat waktu untuk acara tersebut, di tempat yang tepat, dalam kondisi yang baik, dan dalam gaya atau format pesanan yang sesuai, dalam hal ini dimana dibutuhkannya coordinator yang memiliki peran yang cukup besar dari bagian acara yang akan dipersiapkan.Baik itu dalam persiapan persediaan, transportasi dan distribusi, kattering, fasilitas teknik dan kebersihan, pementasan, layanan minuman, pencahayaan, serta suara dan komunikasi dimana semua elemen ini harus dirakit menjadi satu dengan berbagai cara yang akan membantu coordinator acara dapat membuat 11



acara yang tepat dalam hal efisiensi organisasi, sehingga pengunjung akan menganggap acara tersebut sebagai hal yang menyenangkan untuk dihadiri dan acara dapat berjalan dengan baik. Dengan adanya berbagai persiapan tersebut dapat memberikan suatu kesan yang membekas bagi para penggunjung yang menikmatinya dan itu merupakan suatu keuntungan bagi penyelenggara acara karena dengan berjalannya suatu acara dengan baik, maka tak sengaja penyelenggara acara (EO) telah mempromosikan perusahaan jasanya sendiri dalam penyelenggaraan acara yang terkesan dimata penggunjung atau tamu.



BAB VIII MARKETING AND PUBLIC RELATIONS FOR EVENT Proses logistik pada dasarnya diarahkan untuk mengoptimalkan faktor produksi, yaitu untuk melakukan optimasi terhadap biaya, waktu dan kualitas. Oleh karena itu penentuan lokasi sangat mempengaruhi logistik. Lokasi dipengaruhi oleh: 1. Biaya produksi, terutama dalam kaitannya ketersediaan tenaga kerja, upah buruh, bahan bakar, dan daerah produksi. 2.



Biaya pergudangan dan lokasi penempatan gudang



3. Biaya untuk melakukan dekonsolidasi. 4. Faktor kualitas dari produksi, dekonsolidasi dan transportasi 5. Peluang untuk menggunakan berbagai moda transportasi termasuk biaya dan waktu yang diperlukan. Logistik pada gilirannya ditentukan oleh lokasi yang tepat untuk menghantarkan kebutuhan barang kepada konsumen pada harga yang murah, waktu yang tepat dan kualitas yang baik. Dengan penegelolaan manajemen logistic dan penelolaan manajemen persediaan yang baik maka tujuan perusahaan bisa tercapai dengan cepat dan tepat. Untuk itu berbagai tantangan harus benar-benar bisa ditangani oleh suatu perusahaan. Kegiatan ini harus didukung dengan pelayanan yang baik dan bisa memberikan kepuasan pelanggan agar setiap produk yang dihasilkan bisa memberikan manfaat yang tepat kepada pelanggan.



BAB IX MANAJEMEN RISIKO DAN LEGALITAS PENGANTAR Ada beberapa masalah yang harus dipertimbangkan oleh koordinator acara, komite pengelola, atau orang yang bertanggung jawab lainnya untuk memastikan, sejauh mungkin aktivitas acara yang aman bagi semua pihak yang terlibat. Proses perencanaan untuk suatu acara harus mempertimbangkan semua aspek manajemen yang menjadi tanggung jawab hukum dan



12



aspek-aspek ini termasuk manajemen risiko, dan izin resmi, masalah kesehatan dan keselamatan umum dan khusus, serta masalah asuransi. Manajemen risiko dapat dianggap sebagai mekanisme di mana kita berusaha untuk menyadari hal-hal yang dapat menjadi resiko di suatu acara atau kegiatan dan untuk itu kita harus membuat rencana atau mengambil langkah-langkah untuk mencegah atau mengurangi risiko tersebut, yang sedikit banyak menjadi penyebabnya. Ada empat kelompok yaitu: 1. Risiko Ekonomi (seperti kerugian finansial atau kurangnya sponsor atau dukungan hibah); 2. Risiko Kinerja (seperti kegagalan suatu acara karena, misalnya, hiburan atau makanan yang dipesan tidak datang); 3. Risiko Psikologis (seperti lokasi, tempat, atau acara serupa sebelumnya yang memiliki reputasi buruk); dan 4.



Risiko Fisik (yang berbahaya bagi publik atau peserta acara; masalah kesehatan dan keselamatan; atau adanya bahaya kejahatan dan kesulitan dalam keamanan).



Dalam hal legalitas, meskipun ada beberapa aspek hukum dan undang-undang yang berlaku di seluruh Eropa, banyak masalah dalam hal legalitas suatu acara berbeda dari satu negara ke negara lain, sehingga pengelola acara harus memiliki pemahaman tentang persyaratan hukum nasional dan lokal dinegara mereka. Persyaratan ini kemungkinan besar mencakup masalah perizinan, seperti izin yang diperlukan untuk penjualan alkohol atau penjualan makanan; juga lisensi kinerja, untuk musik atau hiburan lainnya; masalah hak cipta (terutama untuk musik); persyaratan hukum untuk berbagai masalah kesehatan dan keselamatan mulai dari Higiene Pangan hingga Keamanan Kerumunan; pengaturan kontrak antara penyelenggara, promotor, klien atau tempat dan pemasok mereka, otoritas lokal, penyiar dan sebagainya; serta persyaratan asuransi untuk berbagai macam masalah mulai dari kewajiban pemberi kerja hingga keselamatan publik perlu untuk dilakukan.



MANAJEMEN RISIKO Beberapa hari sebelum acara berlangsung koordinator acara harus membahas kemungkinankemungkinan resiko yang akan terjadi di sebuah acara yang akan berlangsung; dimana sebagian besar risiko kecil dengan potensi yang berdampak kecil pula yang perlu dikelola. Penilaian risiko adalah cara untuk mencoba mengidentifikasi potensi risiko dan mengambil langkah-langkah untuk mengurangi atau meminimalisir. Pendekatan manajemen risiko yang lebih umum (Parry, 2003) adalah untuk melihat setiap aspek proyek atau aktivitas untuk mengidentifikasi risikonya. Dalam pendekatan yang lebih umum ini, risiko yang melekat 13



misalnya “dalam memasang tenda terdapat kemungkinan jatuh yang menyebabkan 200 tamu terluka, Mungkin perusahaan tenda akan bangkrut jadi, kemungkinan apa yang tersedia jika terjadi jenis risiko seperti itu? (Nama dan nomor kontak untuk perusahaan tenda dan asuransi acara lainnya.) Penyelenggara acara perlu menyerahkan tanggungjawab tugas kepada orang yang professional dalam menanganinya. Resiko yang sering terjadi biasanya karena adanya faktor atau kekhawatiran yang realistis pernah terjadi disuatu acara tertentu. risiko yang ditanggung oleh koordinator acara dengan panitia penyelenggara akan membuat daftar konsekuensi yang berpotensi terjadi untuk aktivitas sederhana. Bisa dilihat, media sekarang semakin seperti mengambil kesenangan yang tidak menyenangkan dalam menyoroti sisi negatif dari masalah dan membesar-besarkan masalah tersebut, sehingga diperlukan tanggapan yang tepat (Hall, 2002). Oleh karena itu, tujuan dari manajemen risiko adalah untuk membantu mengkoordinator memimpin acara melalui bidang keahlian tertentu, melalui kebijakan peningkatan kesadaran, penilaian, evaluasi, moderasi, dan pencatatan. Parry (2004), Laybourn (2003), Tarlow (2002), dan O'Toole dan Mikolaitis (2002) membahas secara rinci masalah ini. Karena sangat penting untuk memulai dengan kesadaran yang tinggi, tim perencanaan harus membiasakan diri dengan masalah dan pendekatan yang muncul dari perdebatan umum tentang manajemen risiko. Meskipun mungkin tepat untuk melibatkan konsultan profesional, mendapatkan nasihat dari para ahli seperti pemadam kebakaran, layanan ambulans, perwakilan polisi (atau spesialis, misalnya untuk kegiatan di luar ruangan) adalah titik awal yang lebih umum. Wawancara yang lebih formal dapat dilakukan dengan kepala departemen untuk meminimalisir risiko. BERBAGAI KATEGORI RISIKO  Risiko bagi staf dan orang lain, karena organisasi yang bingung, praktik kesehatan dan keselamatan yang buruk, atau adanya bahan kimia atau zat dan barang yang berpotensi berbahaya lainnya.  Risiko dalam memasarkan suatu acara, mungkin karena antusiasme (alami) atau optimisme tentang apa yang akan dilakukan acara tersebut, oleh karena itu risiko harapan tidak terpenuhi, tetapi juga risiko media menemukan berita negatif tentang suatu acara dan membuat pertunjukan besar dari itu.  Risiko kesehatan dan keselamatan, terutama untuk publik, dan terutama di acara luar ruangan yang besar dan rumit, atau melibatkan beberapa aktivitas yang secara inheren berisiko. 14



 Risiko dalam penyediaan katering, terutama untuk konsesi dan warung makan, dalam penyediaan higiene dan sanitasi  Risiko dalam pengelolaan keramaian, kepadatan berlebih, potensi titik naksir, posisi dan ketersediaan pintu keluar darurat, penyediaan alkohol, pengendalian kebisingan, dan perilaku gaduh atau kekerasan.  Risiko dalam keamanan, terutama di acara besar atau tempat VIP hadir.  Risiko dalam pengangkutan barang ke dan dari tempat tersebut, pengiriman dan pergerakan di lokasi barang yang tidak biasa atau besar. Penting agar setiap orang memahami pentingnya melakukan ini agar meminimalisir hal-hal yang tidak diinginkan terjadi. Hasil dari manajemen risiko yang cermat mungkin dapat menyelamatkan nyawa seseorang. Manajemen koordinator saat beberapa aktivitas sedang berlangsung, harus mampu melawan risiko tersebut dan segera menanganinya. Untuk alasan ini, semua acara harus memiliki Petugas Keselamatan yang ditunjuk, yang memiliki kekuatan untuk menghentikan aktivitas di tempat, atau untuk memesan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikannya, dan memiliki daftar kontak untuk tim acara dan untuk keadaan darurat dan kembali. layanan -up. Manajemen risiko suatu peristiwa terjadi dalam beberapa tahap terkait: 1. pertama, penilaian; 2. kedua, evaluasi, yang menghasilkan penyusunan formulir moderasi risiko; 3. ketiga, tindakan pengendalian, yang juga berasal dari bentuk pengurangan risiko, tetapi dapat mengarah pada persiapan khusus sebelum acara, atau tindakan khusus selama acara; akhirnya, kegiatan merekam, terutama yang penting di mana edisi selanjutnya mungkin dilakukan,



15



Implikasi dari masalah terakhir ini adalah bahwa kita tidak dapat meramalkan segala sesuatu yang mungkin terjadi pada suatu peristiwa. Pada akhirnya, meskipun kita mungkin telah melakukan segala upaya yang wajar untuk mengelola risiko, kita harus selalu waspada terhadap sesuatu yang mungkin masih mengganggu kita. Kecenderungan hal-hal kecil seperti itu memicu serangkaian peristiwa yang dapat menyebabkan bencana (Heinrich, 1959; Davies dan Teasdale, 1994, hlm. 6-7). Peristiwa 'Risiko Rendah' Khas, ini adalah acara dalam ruangan, yang, meskipun tidak sepenuhnya rutin atau rutin, hampir demikian, dan tidak melibatkan aktivitas yang tidak biasa atau khusus. Orang-orang yang terlibat (baik penyelenggara dan peserta atau peserta) berada dalam jangkauan pengalaman mereka, dan sudah ada keahlian dan pengalaman yang cukup di antara manajemen dan staf. Contohnya mungkin perjamuan dan makan malam, baik di dalam ruangan atau di tenda. Peristiwa 'Risiko Menengah' Ini mungkin acara dalam ruangan yang sangat besar, di lokasi yang mungkin tidak dihadiri publik secara teratur, atau yang agak di luar jangkauan pengalaman mereka (tetapi sejumlah besar peserta, manajemen, dan staf pernah mengalami dalam keadaan yang sama), di mana aktivitas tersebut lebih rumit dari biasanya. Atau, mereka mungkin berada di luar ruangan, melibatkan banyak orang, tetapi tanpa aktivitas berbahaya yang terlihat atau dianggap berbahaya. Contohnya mungkin kompetisi olahraga skala besar, pertunjukan publik, dan festival jalanan.



16



Peristiwa 'Berisiko Tinggi' Ini adalah peristiwa yang melibatkan jumlah yang sangat besar orang-orang dalam aktivitas dan lokasi yang tidak mereka kenal, atau belum pernah mereka kunjungi sebelumnya, di mana hanya ada sedikit atau tidak ada pengetahuan atau pengalaman yang ada tentang peristiwa atau lingkungan di antara manajemen, staf, atau layanan darurat. Selain itu, ada bahaya yang terlihat, jelas, dan nyata jika menjalankan acara atau berpartisipasi di dalamnya, jika fitur keselamatan diabaikan atau tidak memadai. Contohnya mungkin acara balap kecepatan tinggi, rumit berskala besar. Manajer dan koordinator acara harus berusaha keras untuk memastikan bahwa mereka tidak hanya menyediakan acara yang aman dan lingkungan yang aman untuk semua pihak, tetapi juga bahwa sistem dan prosedur darurat tersedia jika terjadi kecelakaan atau masalah lain yang muncul. Di semua acara, tetapi terutama acara berisiko tinggi, kebutuhan akan pelatihan staf yang memadai dan memadai, terutama bagi sukarelawan, sangatlah penting.



RENCANA DAN PETA (Petunjuk) Bagian dari proses penyediaan informasi untuk publik untuk acara besar atau yang berada di luar ruangan mungkin akan menjadi persiapan yang membutuhkan skala atau sketsa peta atau rencana tempat. Rencana semacam itu dapat memiliki beberapa kegunaan, salah satunya mungkin untuk membantu proses penilaian risiko-resiko yang kemungkinan dapat terjadi. Peta memiliki beberapa keunggulan, peta (petunjuk) merupakan alat yang berguna untuk pengelolaan dan perencanaan acara sudah sejauh mana dapat digunakan dalam kasus pertama untuk menilai tempat, kelebihan dan kekurangannya, serta merencanakan di mana berbagai atraksi (hiburan) atau fokus pada titik mungkin di mana fasilitas dan layanan terkait dapat ditemukan.



17



Penilaian risiko penggunaan petunjuk-petunjuk ini mempertimbangkan pengaturan akses umum dan darurat; parkir, rute jalan setapak, akses penyandang cacat; poin darurat atau bantuan; titik api dan bantuan pertama; dan lokasi titik kontrol atau kantor penyelenggara dalam kaitannya dengan tempat secara umum, serta menangani masalah risiko secara spesifik yang mungkin akan timbul yang dilihat secara keseluruhan. Dalam kasus acara yang besar dalam beberapa hal, proses ini mungkin harus dilakukan oleh surveyor profesional jika rencana cetak biru diperlukan (katakanlah jika gedung atau fasilitas baru akan dipasang) atau jika model suatu produk acara tertentu Dibutuhkan. Rencana terperinci semacam ini mungkin diperlukan tidak hanya oleh tim acara tetapi juga oleh kontraktor dan pemasok - banyak orang mungkin membutuhkannya - teknisi listrik dan teknisi, layanan dan pengurus darurat, tuan rumah dan pemandu, pemimpin pesta pelatih, peserta dan peserta pameran dan, tentu saja, para pengunjung atau penonton.



LEGALITAS DAN ASURANSI Kesulitan yang dihadapi penyelenggara acara atas adanya perlindungan asuransi (Hart, 2002; Riley, 2002) dan tragedi di turnamen sepak bola Piala Afrika 2010 (Harris, 2010) telah memberikan pengingat yang jelas tentang perlunya mengingat sejumlah besar legalitas dan 18



masalah serupa yang terkait dengan penyelenggaraan suatu acara. Ini termasuk persyaratan perizinan, kesehatan, keselamatan dan asuransi, yang merupakan kunci untuk mengamankan acaara yang sedang berlangsung . izin dan lisensi umumnya ditangani di tingkat lokal (kota, atau kabupaten), meskipun beberapa kemungkin ditangani di tingkat regional atau provinsi, Penyelenggara acara perlu memeriksa secara lokal untuk mengidentifikasi persyaratan hukum apa yang berlaku untuk aspek-aspek seperti staf, izin, lisensi, dan masalah peraturan lainnya (Inggris: Croners, 2000). Asuransi, bagaimanapun, memang memiliki beberapa kesamaan pendekatan, dan berbagai perusahaan asuransi memiliki pengalaman menangani peristiwa seperti: pembatalan; kebangkrutan operator venue; tidak munculnya selebritis; kegagalan untuk mengosongkan tempat tersebut; kerusakan properti atau tempat; kewajiban hukum; kerusakan peralatan dan kewajiban publik.



Selain izin dan asuransi, berbagai jenis kontrak akan dibutuhkan jika acara tersebut menyediakan penghibur, musisi, ahli kembang api (pertunjukan kembang api), pembicara tamu, atau selebriti, untuk memastikan pengaturan dibuat dengan benar. Kontrak semacam ini perlu dilakukan dengan hati-hati, mengingat bahwa pemesanan untuk spesialis harus dilakukan jauh sebelumnya, bersama dengan beberapa bentuk pembayaran di muka, dan pengaturan jika terjadi pembatalan salah satu pihak dalam kontrak. Jika kontrak semacam itu kemungkinan besar akan digunakan, beberapa nasihat hukum harus diambil, terutama jika kontrak tersebut di luar kebiasaan atau tidak standar dalam beberapa hal.



19



BAB X EVENT PROJECT MANAGEMENT AND SET UP ISSUES Dalam manajemen proyek harus dipersiapkan secara matang dari segi masalah tiket dan pra pemesanaan; kegiatan operasional; keamanan : masalah, personil, dan titik kontrol; penanganan media; latihan dan pengarahan; dan tata letak pintu masuk dan penerimaan pengunjung. Penerapan teknik manajemen proyek pada acara dapat menyediakan sarana untuk memastikan keberhasilan acara yang sederhana, bukan kegagalan yang spektakuler. Promosi acara kepada public pun juga diperlukan agar acara dapat berjalan dengan meriah. Dengan adanya tiket maka akan memudahkan pelanggan untuk mengikuti acara. Di dalam kegiatan operasional, penyelenggara harus mempertimbangkan dari segi penjadwalan acara; kantor untuk penyelenggara; persediaan untuk acara; transportasi dan tempat parkirnya serta muatan dalam acara tersebut. Persobel keamanan harus berperan aktif jika acara tersebut acara yang besar seperti acara olahraga ataupun konser music karena menimbulkan kerumunan. Jika tidak ada personel keamanan bisa saja menimbulkan kerusuhan di tempat acara tersebut. Titik control keamana dapat dilakukan pada pintu masuk dan keluar acara, HE ditengah acara dan bisa juga melalui CCTV. Sebelum acara dimulai hendaknya melakukan gladi untuk memeriksa kembali ada kesalahan atau tidak pada acara tersebut. Jika tamu atau pengunjung nyaman dalam acara tersebut berarti acara yang kita selenggarakan berhasil.



BAB XI THE ORGANIZATION MANAGER AND THE TEAM: DURING THE EVENT Masalah organisasi mencerminkan keragaman . Sangat tidak mungkin bahwa dua acara mana pun akan memiliki struktur organisasi atau staf yang persis sama. Meskipun demikian, ada beberapa kesamaan, dan layanan inti diatur dengan cara yang serupa secara luas. Budaya organisasi diperkirakan berdampak pada efisiensi dan kemampuan organisasi dalam melakukan tugasnya Dengan kerangka organisasi acara yang aktif dan berjalan, tahap selanjutnya adalah untuk masing-masing pejabat



atau kepala departemen untuk



mengidentifikasi jenis dan berapa banyak staf yang mereka butuhkan. Proses ini seringkali didasarkan pada pengalaman, baik dari kejadian sebelumnya maupun dari anggota panitia.Organisasi dan staf acara, koordinasi dan manajemennya, semuanya merupakan faktorintegral untuk keberhasilannya. Dapat diperdebatkan bahwa untuk jenis acara tertentu, banyak hal yang dapat dicapai dengan amatir yang berbakat dan relawan yang antusias seperti halnya dengan staf profesional yang dibayar. Namun, ada tempat untuk staf profesional dan relawan dalam bisnis acara.



20



BAB III PEMBAHASAN 3.1 KELEBIHAN DAN KEKURANGAN 



Dari aspek isi materi buku “Successful Event Management” sangat jelas, rinci dan terdapat juga pendapat para ahli dan contoh dari awal perencanaan pasar penyelenggaraan event hinga risiko yang akan dihadapi saat menyelenggarakan suatu event pada organisasi tertentu yang mendukung buku tersebut, sehingga pembaca bisa lebih mudah mengerti materi-materi yang ada dibuku tersebut. Pada materi yang terdapat didalam buku tersebut lebih dijelakan secara terprinci seperti mengetahui permintaan pasar pada suatu acara mulai dari perencanaan hingga dapat menyelesaikan beberapa masalah yang harus dipertimbangkan oleh koordinator acara, komite pengelola, atau orang yang bertanggung jawab lainnya untuk memastikan, sejauh mungkin aktivitas acara yang aman bagi semua pihak yang terlibat. Pada Bab ini juga dilengkapi dengan contoh-contoh gambaran resiko dan lisensi gambaran denah event, tempat perizinan event dan hal-hal apa saja yang perlu dipersiapkan oleh koordinator event untuk menjaga keselamatan, keamanan, kesehatan tamu event tersebut, yang membuat pembaca merasa tertarik.







Dilihat dari aspek tampilan, buku memiliki cover buku yang menarik, bagus, dan sederhana. Pada buku juga sudah tertera ISBN buku tersebut.







Dari aspek layout dan tata letak, serta tata tulis, termasuk penggunaan font buku sudah bagus dan rapi dan sistematis dan mengikuti selera pembaca. Akan tetapi terdapat beberapa kata pada materi yang masih sulit untuk dipahami seperti istilah-istilah tertentu yang ditulis.



21



BAB IV PENUTUP 1.1 KESIMPULAN Telah banyak gambaran umum tentang beberapa masalah mengenai manajemen risiko dan aspek utama asuransi, serta persyaratan hukum, kesehatan, keselamatan, dan perizinan untuk suatu acara untuk mengetahui gambaran umum tentang kegiatan operasional yang memberitahu bagaimana suatu event dapat berlangsung sebelum atau selama, suatu acara dilaksanakan, dengan memperhatikan persiapan yang efisien dan pemikiran yang tepat untuk masalah operasional tersebut dapat mengurangi risiko yang mungkin dapat terjadi kesalahankesalahan tidak terduga. Hal-hal ini tidak menjadi patokan untuk menjadi salah satu potensi setiap risiko tersebut dapat terjadi, karena hal terbaik yang bisa dilakukan adalah melakukan setiap tindakan pencegahan yang dibutuhkan. Tidak ada lainnnya jika ini sendiri sudah dilakukan dengan tindakan dan perhatian yang tepat maka risiko dapat ditangani dengan memahami manajemen koordinator risiko tersebut.



1.2 SARAN Sehubungan dengan pentingnya mempertimbangkan masalah-masalah yang kemungkinan dapat terjadi pada suatu event, manajemen koordinator saat beberapa aktivitas sedang berlangsung, harus mampu melawan risiko tersebut dan segera menanganinya. Untuk alasan ini, semua acara harus memiliki Petugas Keselamatan, keamanan, kesehatan yang ditunjuk, yang memiliki kekuatan untuk menghentikan aktivitas di tempat, atau untuk memesan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikannya, dan bisa segera menghubungi tim acara dan untuk keadaan darurat.



22



DAFTAR PUSTAKA Shone, A., & Bryn, P. (2004). Successful Event Management. In A. Shone, & B. Parry, Successful Event Management (pp. 171-195). South-Western: Cengage Learning.



23