Manajemen Event [PDF]

Citation preview

MANAJEMEN EVENT Manajemen dapat diartikan bagaimana cara mengatur, membimbing dan memimpin semua orang agar dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Prinsip manajemen adalah dasar-dasar atau pedomana kerja yang bersifat pokok yang tidak boleh diabaikan oleh setiap manajer/pimpinan. Dalam prakteknya hendaknya penerapan prinsip manajejem ini tidak kaku melainkan harus luwes, sesuai dengan kebutuhan dan situasi. Prinsip manajemen tersebut adalah ; 1. Pembagian kerja yang seimbang 2. Pemberian kewenangan dan tanggung jawab yang jelas 3. Disiplin  kesediaan untuk melakukan usaha atau kegiatan nyata yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya, berdasarkan rencana, peraturan dan waktu yang telah ditetapkan 4. Kesatuan perintah/komando 5. Kesatuan arah Sehingga dapat disimpulkan bahwa manajemen adalah proses pencapaian tujuan melalui kerja orang lain, dengan demikian dalam manajemen minimal ada 4 ciri : 1. 2. 3. 4.



Ada tujuan yang hendak dicapai Ada pimpinan (atasan) Ada yang dipimpin (bawahan) Ada kerja sama



Event adalah suatu peristiwa atau kejadian-kejadian yang terjadi pada saat tertentu. Manajemen even adalah suatu kejadian-kejadian pada saat tertentu yang digunakan untuk mengatur, membimbing dan memimpin semua orang yang menjadi bawahannya agar usaha yang dikerjakan dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Untuk menyiapkan suatu even (acara) dibutuhkan serangkaian tahapan, mulai dari perencanaan, persiapan, pendanaan, sampai prosedur teknis kegiatan dari awal sampai akhir. Sebelumnya mengadakan acara terlebih dahulu menyiapkan panitia. Panitia adalah sebuah tim yang terdiri dari sekelompok orang dengan pembagian tugas masing-masing agar seluruh rangkaian acara bias terselenggara. Sukses tidaknya acara tergantung penuh pada kesiapan, koordinasi dan kinerja panitia. Pada dasarnya semua sama adalah mengelola sebuah acara agar berlangsung dengan sukses. Sebagai indikator suksesnya acara biasanya adalah partisipasi pengisi acara sangat diapresiasi oleh penonton yang hadir. Lantas selama pertunjukan berlangsung tidak ada kendala teknis. Apalagi bila sebuah acara memang memiliki tujuan untuk bisnis atau mencari pendapatan. Tentunya akan diperoleh sejumlah dana hasil dari penjualan acara tersebut. Apa yang harus menjadi pijakan untuk menciptakan sebuah acara menjadi menarik? Ini harus dimulai dengan Tema, lalu berkembang menjadi konsep acara sesuai dengan misi dari pertunjukan atau kegiatan



tersebut. Tema harus menggambarkan tentang sesuatu yang besar, yang dapat memberikan keleluasaan untuk mengembangkan konsep acara. Sebagai contoh : Tema : Bangun Pemuda Pemudi Indonesia Anak Tema : Kreativitas Bandung yang Tidak Pernah Berhenti. Konsep : Forum Kreativitas (bisa lebih detail lagi) Bentuk : Pentas Seni dan Lomba Kreativitas



Komponen-komponen sangat dibutuhkan. Sebuah event dengan skala kecil maupun besar, penyelenggara harus memperhatikan secara utuh segala komponen seluruh aktivitas. A. Nonteknis. •Manajerial/Organisasi ; Struktur Organisasi, Job Description, dll •Administrasi ; proposal, surat menyurat, dll •Kesekretariatan ; Ruang khusus, Telepon, Website, e-mail, dll •Dana/Keuangan ; Modal Awal, Donasi, Sponsorship, Tiket, dll •Perijinan ; Kepolisian Wilayah, RT, RW, Tetangga, dll B. Teknis •Acara / Materi ; pentas musik, drama, seminar, pameran, talkshow, lomba-lomba, dll. •Gedung Pertunjukan/ Panggung/Arena ; In Door atau Out Door •Listrik (sumber PLN atau Genset Diesel sesuai dengan daya yang dibutuhkan) •Sounds System ; Output ; ... watt, kebutuhan listrik, system yang digunakan. •Alat Musik / Music Equipments •Lighting System ; berapa partisi, jenis lampu, kebutuhan listrik •Tempat Penonton (kapasitas pengunjung) •Area Parkir Kendaraan •Artis Room (back stage, ruang rias, ruang persiapan, dll) •Properti •Dekorasi •Pintu keluar masuk penonton (tiket box, pintu masuk terpisah dengan keluar) C. Daya Dukung / Produksi •Publikasi ; Pamflet, Poster, Baligo, Flyer, Spanduk, media elektronik, dll •Keamanan ; Tim Keamanan, Aparat Kepolisian, Keamanan Swasta, Parkir •Konsumsi ; Peserta Acara, Undangan, Panitia, Petugas Lapangan/Pekerja, dll •Dokumentasi ; Foto dan Video •Transportasi •Pembantu Umum Komponen-komponen di atas tentunya tidak mutlak. Semua disesuaikan dengan bobot bentuk



kegiatan. Seperti menyelenggarakan Pameran atau Seminar tentunya tidak sama dengan Pertunjukan Musik. Tahapan Persiapan Penyelenggaraan. 1.Pembentukan Panitia. 2.Menentukan Tema – Konsep – Bentuk 3.Persiapan Administrasi : proposal, perijinan 4.Menggalang Dana / Modal / Suporting Finance / Sponsor, dll 5.Rapat Kerja Penyelenggara (Laporan, Tindak Lanjut, Evaluasi dan Arahan) 6.Persiapan Teknis 7.Monitoring kerja penyelenggara dan evaluasi 8.Latihan – latihan (jika materi berupa produksi karya) 9.Gladi Kotor 10.Gladi Resik 11.Pelaksanaan 12.Laporan Menggambarkan berbagai persoalan dalam penyelenggaraan event, masalah ’perijinan’ adalah hal yang harus menjadi perhatian utama. Khususnya dengan pihak-pihak yang terkait dengan isi kegiatan dan tempat. Kegiatan apapun yang Anda rencanakan harus mendapat legalitas. Untuk sebuh event yang cukup besar biasanya persyaratan standar kepolisian diantaranya : sirkulasi pengunjung/penonton yang baik, tersedianya unit ambulance, dan tersedianya unit pemadam kebakaran.



Even diklat  Even diklat dapat diadakan untuk umum atau in house  Even diklat, out put-nya lebih mudah diukur. Artinya, EO bisa langsung bertanya pada peserta apakah memahami/tujuan diklat tercapai. Bentuk even diklat : Workshop Seminar Pelatihan Lokakarya -



  



Workshop sebagai bagian dari even diklat Dalam buku Seri Pintar PR 400 Istilah PR dan Media, Ima Hardiman (2006:136), Workshop adalah lokakarya yang disertai dengan pendalaman materi dan jumlah pesertanya dibatasi, karena ada aspek pelatihan, penggunaan alat, studi kasus dan pembahasan. Tujuan even diklat : Workshop : untuk membahas hal yang bersifat khusus atau teknik Seminar : untuk membahas suatu hal yang bersifat umum Pelatihan : untuk pendidikan dan ketrampilan







Lokakarya : membahas sesuatu yang bersifat tunggal, umumnya pesertanya berasal dari tempat yang sama dan jumlah pesertanya banyak



  



Yang Mengadakan Even Diklat: EO Panitia dari organisasi tertentu Markom perusahaan



-



Pemasukan : APBD Sponsor



o o o o -



Yang diperlukan dalam even diklat: Pemilihan venue, didasarkan pada kenyamanan, keamanan, kelengkapan fasilitas: kesan bergengsi dan prestis meeting room hotel aula function room perusahaan Pemilihan waktu (kapan, berapa lama) Pemilihan topik seminar Pemilihan pembicara



-



Penetapan biaya dalam even diklat: Jumlah peserta - Berapa persen profit yang ingin dicapai Harga venue/BF - Biaya pembicara Biaya penginapan - Biaya operasional : lampu, LCD, Sound, dll Biaya promosi Anggaran dalam even diklat:



-



Honor pembicara dan moderator Biaya sewa venue Biaya catering Biaya pengadaan materi seminar Sertifikat dan plakat Materi (hand out) Spanduk Backdrop Panggung dan dekorasi Suvenir , contoh: tas, note book, pulpen, dll Dokumentasi LCD dan sound system Dll



- HRD - Departemen Promosi - Humas Perusahaan



- Anggaran organisasi tertentu - Peserta



Persiapan di r.even diklat: -



Greeter Alat tulis (white board, spidol, LCD, Laptop, laser poin, dll) Setting kursi untuk pembicara dan peserta Sound system (berapa mic, mixer, dll) Papan nama Name tag Buku tamu Seminar kit Sertifikat dll Hambatan dalam even diklat:



 Sebelum Hari H - peserta tidak terpenuhi - pembicara membatalkan acara - lokasi acara tidak memungkinkan  Setelah Acara - kesalahan memberikan plakat - sertifikat peserta belum jadi  Saat Acara - pembicara datang terlambat - peserta melebihi ruangan - AC kurang dingin - mati lampu - catering kurang sesuai - masalah kesehatan peserta - peserta bosan



• • • •



EVEN LIBURAN Tujuan: Sarana hiburan bagi karyawan Sarana mempererat hubungan karyawan Sarana liburan sekolah Bagi pengelola even, even liburan menjadi alternatif pemasukan Jenis2:



• • • • • • • • • •



• • • •



Tour atau perjalnan wisata Outbond Aneka show unik Pameran binatang lucu Acara games Seminar dengan tema ringan Family gathering Family day Reuni Dsb Persiapan: Pemesanan kendaraan (transportasi), tempat, pembawa acara Pengumuman kepada calon peserta membutuhkan waktu yang relatif panjang Faktor keamanan dan keselamatan h Faktor kesehatan, perhatikan peserta yang memiliki penyakit khusus, artinya rumah sakit, klinik juga harus tersedia di sekitar lokasi Manfaat:



• • • • •



Mengakrabkan karyawan atau anggota organisasi Menyalurkan bakat terpendam Memberi hiburan yang positif Penyegaran setelah berapa lama beraktivitas rutin Membangun semangat dan menghilangkan kebosanan Rekanan dalam even liburan:



• • • • • • • •



Panitia Pemandu Manager HRD Pihak Travel Pihak Hotel Pihak Outbond Instruktur Transportasi Petugas kesehatan



EVEN PAMERAN •



Sebagai kegiatan eksternal Humas



• • • •



• • • • • •



Sebagai ajang promosi Dalam sekala kecil umumnya disebut bazaar Dalam prakteknya, pameran berisi kegiata lain: talk show, musik, pemutaran film, gams, dll Tujuannya: mengundang sebanyak-banyaknya pengunjung Manfaat: Sebagai tempat alternatif untuk berjualan Memperbaiki & mempertahankan citra produk/jasa Demonstrasi, dan dialog kepada calon pelanggan dan pengunjung Informasi bagi pembeli Penjajakan bagi pesaing Mencari partner usaha/investor, dll Klasifikasi:



•



• •



•



• • 1. 2. 3. •



Berdasarkan target pengunjung: 1. Business to business 2. Business to consumer 3. Government to Government Berdasarkan jenis 1. barang 2. jasa Berdasarkan sifat 1. umum 2. khusus (tematik) 3. bersama 4. patungan Berdasarkan lingkup geografis 1. lokal 2. nasional 3. internasional Berdasarkan frekuensi 1. berkala 2. insidental Berdasarkan skala Skala besar Skala sedang Skala kecil Berdasarkan lokasi 1. luar ruangan 2. dalam ruangan dan terbatas 3. roadshow



•



Berdasarkan waktu 1. pameran jangka waktu yang panjang 2. pameran jangka waktu yang pendek Perencanaan pameran:



• • • • • • • • • • •



• • •



Menentukan tema Riset Menentukan jenis pameran Menentukan SDM Menentukan tempat Menentukan waktu Menetukan fasilitas pendukung Faktor kebersihan dan keamanan Anggaran pameran Menentukan acara pendukung Menentukan ukuran stan, disain, dll



ADMINISTRASI EVEN Sofie Beatrix dalam “I Love To Organize”, sebagai seorang yang berkecimpung dalam dunia even, diharapkan memiliki kemampuan interpersonal yang baik, caranya: - ahli menulis ----- menulis surat penawaran Yang dimaksud dengan administrasi even, adalah kegiatan kesekretariatan dan surat menyurat Beberapa hal yang ada di dalam kegiatan ini: - surat penawaran - surat kesediaan menjadi sponsor - surat kesediaan menyewa stand - kelengkapan kegiatan acara: run down, paket sponsorship, dll