Chapter 18 Audit of The Acquisition and Payment Cycle Tests of Controls, Substantive [PDF]

Citation preview

Chapter 18: Audit of the Acquisition and Payment Cycle: Tests of Controls, Substantive Tests of Transactions, and Accounts Payable Tujuan dalam audit siklus akuisisi dan pembayaran adalah untuk mengevaluasi apakah akun-akun yang dipengaruhi oleh perolehan barang dan jasa dan pengeluaran kas untuk akuisisi tersebut telah disajikan secara wajar sesuai dengan standar akuntansi. Ada tiga kelas transaksi yang termasuk dalam siklus: (1) akuisisi barang dan jasa; (2) pengeluaran tunai; dan (3) retur dan potongan pembelian serta diskon pembelian. Terdapat sepuluh akun yang terlibat dalam siklus akuisisi dan pembayaran, antara lain: account payable, cash in bank, purchases returns and allowances, purchase discounts, manufacturing expence control account, selling expense control account, account payable, raw material purchases, PPE, prepaid expenses, dan administrative expense control account. Banyaknya akun yang terpengaruh oleh siklus ini menyebabkan proses audit siklus akuisisi dan pembayaran seringkali membutuhkan waktu lebih lama daripada proses audit siklus lainnya. Fungsi bisnis dalam siklus dan dokumen terkait dan pencatatan akuisisi Siklus akuisisi dan pembayaran melibatkan keputusan dan proses yang diperlukan untuk mendapatkan barang dan jasa untuk menjalankan bisnis. Siklus biasanya dimulai dengan inisiasi permintaan pembelian oleh karyawan resmi yang membutuhkan barang atau jasa, dan diakhiri dengan pembayaran hutang dagang. Terdapat empat fungsi bisnis dalam mencatat tiga kelas transaksi dalam siklus akuisisi dan pembayaran. Tiga fungsi pertama adalah untuk mencatat perolehan barang dan jasa secara kredit, dan fungsi keempat adalah untuk mencatat pengeluaran kas untuk pembayaran kepada vendor. A. Processing Purchase Orders Dokumen yang biasa digunakan adalah purchase requisition (digunakan untuk meminta barang dan jasa oleh karyawan yang berwenang yang dapat berupa permintaan untuk akuisisi seperti bahan oleh staf produksi atau supervisor gudang) dan purchase order (okumen yang digunakan untuk memesan barang dan jasa dari vendor, termasuk deskripsi, kuantitas, dan informasi terkait barang dan layanan yang ingin dibeli oleh perusahaan dan sering digunakan untuk menunjukkan otorisasi) dari akuisisi. B. Receiving Goods and Services



Penerimaan barang atau jasa oleh perusahaan dari vendor merupakan titik kritis dalam siklus karena saat itulah sebagian besar perusahaan pertama kali mengakui akuisisi dan kewajiban terkait dalam catatan. A receiving report adalah kertas atau dokumen elektronik yang disiapkan pada saat barang diterima. Ini mencakup deskripsi barang, jumlah yang diterima, tanggal diterima, dan data lain yang relevan. C. Recognizing the Liability Pengakuan yang tepat atas kewajiban penerimaan barang dan jasa memerlukan pencatatan yang cepat dan akurat. Pencatatan awal mempengaruhi laporan keuangan dan pengeluaran kas aktual. Oleh karena itu, perusahaan harus berhati-hati untuk memasukkan semua transaksi akuisisi. Terdapat beberapa dokumen yang biasa digunakan, antara lain: 1. Vendor’s Invoice (dokumen yang diterima dari vendor dan menunjukkan jumlah terutang untuk akuisisi. Ini menunjukkan deskripsi dan jumlah barang dan jasa yang diterima, harga) 2. Debit memo (dokumen yang diterima dari vendor dan menunjukkan pengurangan jumlah yang terutang kepada vendor karena barang yang dikembalikan atau tunjangan yang diberikan) 3. Voucher (digunakan oleh organisasi untuk menetapkan sarana formal pencatatan dan pengendalian akuisisi, terutama dengan memungkinkan setiap transaksi akuisisi diberi nomor urut.) 4. acquisitions transaction File (file yang dihasilkan komputer yang mencakup semua transaksi akuisisi yang diproses oleh sistem akuntansi untuk suatu periode, seperti hari, minggu, atau bulan. Ini berisi semua informasi yang dimasukkan ke dalam sistem dan mencakup informasi untuk setiap transaksi termasuk retur dan potongan pembelian 5. acquisitions Journal or Listing or purchase journal (dihasilkan dari file transaksi akuisisi dan biasanya mencakup nama vendor, tanggal, jumlah, dan klasifikasi akun atau klasifikasi untuk setiap transaksi 6. accounts payable Master File (mencatat akuisisi, pengeluaran kas, dan retur akuisisi dan transaksi tunjangan untuk setiap vendor.) 7. accounts payable trial Balance (mencakup jumlah yang terutang kepada setiap vendor atau untuk setiap faktur atau voucher pada suatu waktu) 8. Vendor’s Statement (dokumen yang disiapkan setiap bulan oleh vendor yang menunjukkan saldo awal, akuisisi, pengembalian dan pengurangan, pembayaran kepada vendor, dan saldo akhir) D. Processing and Recording Cash Disbursements



Aktivitas ini secara langsung mengurangi saldo dalam akun kewajiban, terutama hutang. Dokumen yang terkait dengan proses pencairan yang diperiksa oleh auditor meliputi: 1. Check (digunakan untuk membayar akuisisi pada saat pembayaran jatuh tempo, biasanya disiapkan dalam format multi-salinan). Setelah cek termasuk tanda tangan dari orang yang berwenang, itu adalah aset. Ketika diuangkan oleh vendor dan dibersihkan oleh bank klien, itu disebut cancelled check. Pada saat itu tidak lagi menjadi aset, tetapi sekarang menjadi dokumen. 2. Cash Disbursements transaction File (file yang dihasilkan komputer, mencakup semua transaksi pengeluaran kas yang diproses oleh sistem akuntansi untuk suatu periode) 3. Cash Disbursements Journal or Listing (daftar atau laporan yang dihasilkan dari file transaksi pengeluaran kas yang mencakup semua transaksi untuk periode waktu tertentu) Methodology for Designing Tests of Controls and Substantive Tests of Transactions Pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi untuk siklus akuisisi dan pembayaran dibagi menjadi dua area besar: 1. Pengujian akuisisi, yang menyangkut tiga dari empat fungsi bisnis yang dibahas sebelumnya dalam bab ini: memproses pesanan pembelian, menerima barang dan jasa, dan mengakui kewajiban 2. Pengujian pembayaran, yang menyangkut fungsi keempat, memproses dan mencatat pengeluaran kas Methodology for Designing Tests of Details of Balances for Accounts Payable ● Fokus oleh banyak perusahaan pada peningkatan aktivitas manajemen rantai pasokan mereka telah menyebabkan banyak perubahan dalam desain sistem yang digunakan untuk memulai dan mencatat aktivitas akuisisi dan pembayaran. ● Karena sejumlah besar transaksi mempengaruhi hutang usaha, saldonya seringkali signifikan dan terdiri dari beberapa saldo vendor, dan relatif mahal untuk diaudit, auditor biasanya menetapkan materialitas kinerja untuk hutang usaha yang relatif tinggi. Ini adalah alasan yang sama yang menghasilkan risiko bawaan yang dinilai lebih tinggi. ● Setelah auditor menetapkan materialitas kinerja dan menilai risiko salah saji material untuk utang usaha, mereka menilai risiko pengendalian berdasarkan pemahaman tentang pengendalian internal. Pengujian substantif akhir auditor bergantung pada efektivitas relatif pengendalian internal yang terkait dengan utang usaha



● Tujuan keseluruhan dalam audit utang usaha adalah untuk menentukan apakah saldo utang usaha disajikan secara wajar dan diungkapkan dengan benar. Tujuh dari delapan tujuan audit terkait saldo berlaku untuk utang usaha: existence, completeness, accuracy, classification, cutoff, detail tie-in, and rights and obligations. ● Perbedaan penekanan dalam mengaudit aset dan kewajiban dihasilkan langsung dari kewajiban hukum CPA Design and Perform Substantive Analytical Procedures Penggunaan prosedur analitis sama pentingnya dalam siklus akuisisi dan pembayaran seperti halnya dalam setiap siklus lainnya, terutama untuk mengungkap salah saji dalam utang usaha. Auditor harus membandingkan total biaya tahun berjalan dengan tahun-tahun sebelumnya untuk mengungkap salah saji utang usaha dan juga dalam akun beban. Karena akuntansi entri ganda, salah saji akun beban biasanya juga menghasilkan salah saji yang sama dari hutang usaha. Reliability of Evidence Auditor perlu memahami keandalan relatif dari tiga jenis bukti utama yang biasanya digunakan untuk memverifikasi hutang usaha: faktur vendor, pernyataan vendor, dan konfirmasi. Distinction Between Vendors’ Invoices and Vendors’ Statements Vendors’ statement lebih unggul untuk memverifikasi hutang usaha karena termasuk saldo akhir. Auditor dapat membandingkan faktur vendor yang ada dengan daftar klien dan masih belum menemukan yang hilang, yang merupakan perhatian utama dalam hutang dagang. Di sisi lain, vendors’s invoices lebih unggul untuk memverifikasi transaksi karena auditor memverifikasi transaksi individual dan faktur menunjukkan rincian akuisisi. Difference Between Vendors’ Statements and Confirmations Perbedaan paling penting antara pernyataan vendor dan konfirmasi utang usaha adalah sumber informasinya. Karena ketersediaan vendors’ statement dan vendors’ invoice, merupakan bukti yang relatif andal karena berasal dari pihak ketiga, konfirmasi utang usaha lebih jarang dilakukan daripada konfirmasi piutang usaha. Jika klien memiliki pengendalian internal yang memadai dan pernyataan vendor tersedia untuk diperiksa, konfirmasi biasanya tidak dikirim.