Contoh Surat Keputusan Instansi [PDF]

Citation preview

BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM REPUBLIK INDONESIA KEPUTUSAN SEKRETARIS JENDERAL BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM REPUBLIK INDONESIA



NoinORqt/t



KEP TAHUN .2.9/t



TENTANG PETUNJUK TEKNIS TATA KELOLA KEGIATAN PERTEMUAN'RAPAT DILUAR KANTOR PADA BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM SEKRETARIS JENDERAL BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM REPUBLIK INDONESIA'



Menimbang



'.



a.



D.



Mengingat



:



1.



4.



bahwa dalam rangka mendukung gerakan



penghematan nasional untuk melakukan langkahJangkah peningkatan efisiensi dan efektivitas kerja, perlu menetapkan Petunjuk Teknis Tata Kelola Kegiatan p'ertemuan/rapat di luar kantor pada Badan Pengawas Pemilihan Umum; bahia berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, perlu menetapkan Keputusan Sekretaris Jenderal Badan Pengawas Pemilihan Umum tentang Petunjuk Teknis Tata Kelola kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor pada Badan Pengawas Pemilihan Umum;



Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan NegarJ (Lembiran Negara Republik Indonesia. Tahun 2003 Noiror 47, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4286); Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negard (Lembaran Negara Republik Indonesia. Tahun 2004 Nomor 5, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4355); Undang-undang Nomor 15 Tahun 20M tentang Pemeriksaan Pengel6laan dan tanggung jawab Keuangan Negara (Lembaran Neglra Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 55, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4400); Undang-Undang Nomor 15 Tahun 201 1 tentang Penyelenggara Pemilitian Umum (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 10i, Tambahan Lembaran Negara Republik lndonesia Nomor 5246);



5'PeraturanPemerintahNomor45Tahun20l3TentangTataCara Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara if-"tU"t"n t'legaiJ Republik Indonesia Tahun 2013 Nomor



6. 7. ' 8. 9.



5423);



Feiaiutan Menteri Keuangan Nomor 190/PMK'0512012 tentang Tata Cara Pembayaran Dalam Rangka Pelaksanaan Anggaran p"nOapitan dan'Belanja Negara (Berita Negara Republik lndonesia Tahun 2012 Nomor 1191); Peraturan Menteri Keuangan Nomor 53/PMK'0212014 tentang (Berita Negara StanOar Biaya Masukan Tahun Anggaran 2015 Republik lndbnesia Tahun 2014 Nomor 344); Peiaturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan tanun 2015 tentang Pqdoman Reformasi Birokrasi No Pembatasan Pertemuan/Rapat di Luar Kantor dalam Rangka peningf"tan Efisiensi dan Efektivitas Kerja Aparatur (Berita Tahun 2015 Nomor 492); dan Negai Republik 'BadanIndonesia Pengawas Pemilihan Umum Nomor 2 Tahun Peiaturan Jenderal ZO1C tentang Organis-asi dan Tata Kerja Sekretrariat Badan Pengawas Pemilihan Umum, Sekreiariat Badan Panitia F"ngi*"t Femilihan Umum Provinsi Sekretariat Peniawas Pemilihan Umum Kabupaten/Kota, dan Sekretariat Paniiia Pengawas Pemilihan Umum Kecamatan (Berita Negara Republik Indbnesia Tahun 2013 Nomor 187)'



6



MEMUTUSKAN:



Menetapkan



:



KEPUTUSAN SEKRETARIS JENDERAL BADAN PENGAWAS FEluirlnlN uMUM TENTANG PETUNJUK TEKNIS rATA KELoLA kEoiaraN pERTEMUANTRAPAT Dl LUAR KANToR PADA BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM.



KESATU



KEDUA



MenetapkanPetunjukTeknisTataKelo|aKegiatanpertemuan/rapat



di luar kantor pada Badan Pengawas Pemilihan Umum'



petunjuk Teknis Tata Kelola Kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor pada'Badan Pengawas Pemilihan Umum sebagaimana dimaksud oir,trtn Kesitu, digunakan dalam pengelolaan keuangan pada: a. Sekretariat Jenderal Badan Pengawas Pemilihan Umum; b. Sekretariat Badan Pengawas Pemilihan Umum Provinsi; dan c. Sekretariat Panitia Pengawas Kabupaten/Kota'



i"6t



KETIGA



PetunjukTeknisTataKe|o|aKegiatanpertemuan/rapatdi|uarkantor pada'Badan Pengawas Pemilihan Umum sebagaimana dimaksud balam Diktum Keiatu tercantum dalam Lampiran yang merupakan Uagian tiOak terpisahkan dari Keputusan Sekretaris Jenderal ini'



Keputusan Sekretaris



KEEMPAT



ini mulai



berlaku



pada tanggal



ditetapkan.



Ditetapkan di Jakarta JUl.l pada tanggal



g



| zot,



SEKRETARIS JENDERAL BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM REPUBLIK INDONESIA'



@)



GUNAWAN SUSWANTORO NtP. 19660630 199303 I 001



P€ieilat



Berr/ct lrrii



4t )l



4



IA



4' ''| I



-l(



lkv



rt u



,lv I t, tf v {,{



)[olr



LAMPIMN



1



xeFurusnlr



sEKRETARIS JENDERAL -BADAN UMUM REPUBLIK



pEnonwns PEMILIHAN INDONESIA -o.



;5;,fi itr- reP rnnun 29lr



TENTANG



pEiurulux rEKNls rATA KELoLA



KEGIATAN pEnreuunrulRAPAT Dl LUAR KANToR PADA BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM



PETUNJUK TEKNIS TATA KELOLA KEGIATAN PERTEMUAN / RAPAT DI LUAR KANTOR PADA BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM



I.



LATAR BELAIGNG



1. Peraturan Menteri



Birokrasi Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi



Nomor6tahun20l5tentangPedomanPembatasanPertemuan/RapatdiLuar Kantorda|amRangkaPeningkatanEfisiensidanEfektivitasKe[aAparatur;



2.Dalamrangkamemberikankeje|asanuntukpenyamaanpersepsimengenai



Discussion (FGD)' dan rapat-rapat batasan kegiatan konsinyering/ Focus Group



teknislainnyadi|uarkantor,seperti:hote|/vil|a/cof|age/resott,dipandangpenu menerbitkan Petunjuk teknis;



3.Petunjukteknisinidimaksudkansebagaisa|ahsatuupayada|ampenerapan efektivitas dan efisiensi prinsip-prinsip akuntabilitas, kesederhanaan hidup' Pemerintahan yang Baik penyelenggaraan pemerintahan dan Asas-asas Umum (AUPB).



II.



MAKSUD DAN TUJUAN



Maksuddaripetunjukteknisiniada|ahmemberikankejelasanuntukpenyamaan kantor sebagai acuan persepsi mengenai batasan kegiatan rapat di luar kantor' pelaksanaan kegiatan pertemuan atau rapat- rapat di luar Tujuan dari petunjuk teknis ini adalah:



l.Menetapkanprrnsip-prinsipakuntabi|itas,kesederhanaanhidup,efektivitasdan



2.



luar kantor' efisiensi kegiatan pertemuan atau rapat-rapat di pertemuan atau rapatMenyediakan kerangka kerja pelaksanaan kegiatan raPat di luar kantor.



3,Menjadipedomanbagipe|aksanaankegiatanpertemuanataurapat-rapatdi luar kantor.



Halaman 1 dari 5



I(ANTOR III. PELAKSANMN KEGIATAN PERTEMUAN/MPAT DILUAR



A. Ruang LingkuP luar kantor yang 1. Ruang lingkup petunjuk teknis ini meliputi pertemuan/rapat di dibiaYai APBN mauPun APBD seperti:



a.KonsinyeringlFocusGroupDiscussion(FGD)tper|emuan/rapatkoordinasi/



rapatpimpinan/rapatkerja/rapatteknis/Workshoplseminar/simposium/ sosialisasi/bimbingan teknis;



b.Penye|enggaraansidang/konvensi/konferensiInternasiona|/workshopl seminar/slmposium/sosiaIisasi/bimbinganteknis/sarasehanberska|a



2.



internasional yang diselenggarakan di dalam negeri' Jenderal Bawaslu Rl' Petunjuk teknis ini berlaku di lingkungan Sekretariat Bawaslu Provinsi, dan Panwas Kabupaten/Kota'



Kantor B. Pengaturan Kegiatan Pertemuan/Rapat di luar



1'Rapatdi|uarkantoryangdibiayaiolehAPBNada|ahPertemuan/rapatdi|uar kantordenganmenggunakanfasi|itashotel/vil|a/coftagehesortdanlatau pemerintah yang dapat fasilitas ruang gedung lainnya yang bukan milik APBN' apabila dilaksanakan secara selektif yang dibiayai oleh dana memenuhi kriteria sebagai berikut:



a'Penye|enggaraansidang/konvensi/konferensiinternasiona|lworkshopl seminar/simposium/sosia|isasi/bimbinganteknis/sarasehanberskaIa Internasional yang diselenggarakan di dalam negeri'



b.



Konsinyering/Focus



Group Discusslon



(FGD)/pertemuan/rapat



koordinasi/rapatpimpinan/rapatkerja/rapatteknis/sosia|isasi /bimbingan teknis tworkshoptseminar/simposium dan sarasehan (pertemuan non Internasional), dapat dilaksanakan apabila memenuhi salah satu kriteria berikut:



1)



pembahasan Pertemuan yang memiliki urgensi tinggi terkait dengan



materibersifatstrategisataumemerlukankoordinasi|intassektora|, memerlukan penyelesaian secara cepat' mendesak' dan terus di menerus (simultan), sehingga memerlukan waktu penyelesaian luar kantor.



2)Tidaktersediaruangrapatkantormi|iksendiri/instansipemerintah di wilayah tersebut, tidak tersedia sarana dan prasarana yang memadai.



3)



Lokasi tempat penyelenggaraan pertemuan sulit dijangkau oleh peserta baik sarana transportasi maupun waktu perjalanan'



Halaman 2 dari 5



c.



Pertemuan sebagaimana dimaksud pada huruf b memenuhi salah satu unsur peserta sekurang-kurangnya dihadiri oleh unsur Unit Kerja



Eselon



I



lainnya dan/atau Pemerintah Daerah maupun Masyarakat'



dengan penjelasan sebagai berikut:



1) Mengingat struktur organisasi Bawaslu Rl hanya ada 1 (satu) Unit Kerja Eselon 1, yaitu Sekretariat Jenderal Bawaslu Rl' maka yang dimaksuddenganUnitKerjaEse|on1|ainnyaadalahpejabatatau



2)



staf dari Kementerian dan Lembaga lainnya di luar Bawaslu Rl; Pemerintah Daerah adalah pejabat atau staf dari Pemerintah Daerah:



3)



dari Masyarakat adalah orang per orang dan/atau pimpinanlanggota bukan Swadaya Masyarakat (LSM)



dan



Lembaga



pimpinan/pejabaUstaf dari Panwaslu Kabupaten/Kota/Kecamatan' maka Apabila ketentuan dalam nomor huruf b angka 2) tidak terpenuhi' kantor yang dilaksanakan pada instansi pemerintah



t



kegiatan rapat di luar



fullboard dapat menggunakan mekanisme perjalanan dinas biasa atau pada instansi meeting tergantung dari ketersediaan sarana akomodasi pemerintah tersebut' ?



Rapat



di Luar Kantor yang dibiayai oleh APBD/hibah adalah



pertemuan/



rapatkoordinasi/rapatpimpinan/rapatkerja/rapatteknis/konsinyering/Focus workshop/ Group Discussion (FGD)/sosialisasi/bimbingan teknis/lokakarya/ dapat seminar/simposium/sarasehan (pertemuan non Internasional)'



di|aksanakanctenganmenggunakanfasi|itashote|/vi||a/cof|age/resort milik pemerintah apabila dan/atau fasilitas ruang gedung lainnya yang bukan memenuhi salah satu kriteria berikut: a. Tidak tersedia ruang rapat kantor milik sendiri/instansi pemerintah di



wilayahtersebut,dantidaktersediasaranadanprasaranayang memadai;



b.



c.



oleh peserta Lokasi tempat penyelenggaraan pertemuan sulit dijangkau baik sarana transportasi maupun waKu perjalanan; satu Pertemuan sebagaimana dimaksud pada huruf b memenuhi salah



unsur peserta sekurang-kurangnya dihadiri oleh unsur Pemerintah Daerah atau Masyarakat. 4.



maka kegiatan Apabila ketentuan dalam nomor 3 huruf a tidak terpenuhi' baik rapat di luar kantor dapat dilaksanakan pada instansi pemerintah' instansi vertical maupun pemerintah daerah'



Yangdimaksuddenganpertemuan/rapatberska|ainternasionalada|ah pertemuan/rapatyangdihadirio|ehpeserta/narasumber/moderatordari Halaman 3 dari 5



(KBRI) beberapa negara dan bukan dari Kedutaan Besar Republik lndonesia yang berada di luar negeri.



6.Untukmewujudkanakuntabi|itaskegiatan,makaketentuanda|amkriteriadi atas harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut : harus disusun dan a. Perencanaan, pelaksanaan, dan pelaporan kegiatan



ditandatangani oleh penanggungjawab kegiatan yang disetujui oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dan disampaikan kepada Bagian Pengawas Internal dan Tata laksana; b.



c.



Penanggungjawab kegiatan adalah pejabat atau staf yang ditunjuk dengan Surat Tugas dari Kepala Biro atau Kepala Sekretariat' huruf a Khusus untuk ketentuan nomor t huruf b angka 2) dan nomor 3



harus dibuktikan dengan surat pernyataan keterbatasan sarana dan prasaranauntukpenye|enggaraanrapatdi|uarkantorbaik,mi|iksendiri jawab kegiatan; milik instansi pemerintah lain dari penanggung maupun



Pelaksanaan kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor harus memiliki oufpuflhasil yang jelas, yang dibuktikan berupa: 1) Transkrip hasil rapat, berupa dokumen pemaparan atau materi yang dibahas oleh narasumber (slide);



2)Notu|ensirapatdan/atau|aporankegiatanyangte|ahditandatangani oleh atasan langsung penanggungjawab kegiatan'



3)



7.



Daftar hadir Peserta raPat'



perencanaan Perencanaan sebagaimana ketentuan nomor 6 huruf a adalah (TOR) yang dibuat oleh penyelenggara kegiatan berupa lerm of Reference



yang memuat Rencana Anggaran Biaya (RAB)'



S.Perencanaankegiatanrapatdi|uarkantorpadasaranainstansipemerintah (TOR) yang dibuat ofeh penyelenggara kegiatan berupa lerm of Reference pakel fullboard memuat perbandingan Rencana Anggaran Biaya (RAB) meeting dengan RAB perjalanan dinas biasa dalam pemerintahan tersebut tersedia sarana akomodasi'



hal pada



instansi



dalam Simpulan (keputusan) hasil perlrandingan tersebut dinyatakan penyelenggara TOR/RAB sebagai dasar efisiensi dan ditandatangani oleh rapaUpenanggungjawab kegiatan'



9.



paket fullboard Perhitungan biaya fullboard meeting menggunakan tarif mengenai sesuai dengan Peraturan Menteri Keuangan Rl yang mengatur Standar BiaYa Masukan.



10. Prosedur tata kelola kegiatan pertemuan/rapat



di luar kantor akan diatur



denganStandaroperasiona|Prosedur(SoP)tentangTataKe|o|aKegiatan pertemuan/raPat di luar kantor. Halaman 4 dari 5



C. Pemantauan dan Evaluasi



terkait Kegiatan rapat di luar kantor dilakukan pemantauan dan evaluasi oleh Biro kemudian hasil pemantauan disampaikan kepada Bagian Pengawasan lnternal pendukung. dan Tata Laksana dilengkapi dengan dala output dan data-data D. Pertanggungjawaban



l.Untukkeper|uanpertanggungjawabankeuangansete|ahpe|aksanaan kegiatan, penanggungjawab kegiatan harus menyerahkan kepada PPK berupa:



'l)



Term Of Reference (IOR)



2) Surattugas; 3) Surat undangan narasumber dan undangan 4) Daftar hadir peserta dan narasumber; 5) Kwitansi hotel; 6) SPPD; 7) Tanda terima Perjalanan dinas; 8) Daftar Pengeluaran Riil (DPR); dan



9\



peserta;



laporan Output kegiatan berupa transkrip kegiatan, notulensi rapat' dan kegiatan.



2.Untukkeperluanpemantauandaneva|uasiolehBagianPengawasan|nternal



danTata|aksana,penanggungjawabkegiatanmenyampaikanformu|ir berupa: laporan (terlampir) disertai dengan data-data pendukung



1) Term Of Reference (l-OR) 2) Daftar hadir peserta dan narasumber;



3\



dan



dan |aporan output kegiatan berupa transkrip kegiatan, notu|ensi rapat, kegiatan.



Halaman 5 dari 5



Lampiran 2 FORMULIR TAPOMN BULANAN KEGIATAN RAPAT DI



LTJAR XANTOR



TAHUN 2015



Satuan Keria Bawaslu (1) Bulan (2)



een.rn, Anoreran No



Kegiatan (3)



No dan tanggal TOR (4)



Fullboard di Hotel (Rp) (6)



Rapat



Fullboard di sarpras



lnstansi Pemerintah (Rp) (6)



Realisasl Selania (5



8ia\,a (RAB) {5)



di Sarpras Instansi



Pemerintah dengan Perjalanan Dinas Biasa (RP) (5)



l_ Mengetahui, Komisioner (10)



Petuniuk Pengisian



1 lsikan Satker Bawaslu Provinsi, di Bawaslu Pusat pilih sesuai dengan Biro 2 lsi dengan bulan pelaporan (buat laporan meskipun nihll (tidak ada kegiatan pada bulan berkenaanl 3|s|dengannamakeSiatan(untukBawas|uProvins|termasukkegiatanPanwas|u)pe|aporankepusatme|a|uigawas|uProvinsi



4 lsi dengan nomor dan tanggal TOR atas kegiatan yang akan dilaksanakan 5 Pillh salah satu sesuai dengan kegiatan yang dlrencanakan dan dilaksanakan 6 lsi dengan lotal RAB dan Total Realisasi sesuai kegiatan Yang direncanakan dan dllaksanakan 7 lsi dengan realisasijumlah peserta 8 lsi iika ada keterangan yang perlu diungkapkan 9 lsi dengan Tanda tangan Kasek untuk Bawaslu Provinsi dan Kepala Biro untuk Bawaslu Rl l0tsidenSankomisioneryangmembawahiadministrasi/salahsatukomisionerUntukBawasluProv|nsi



Fullboard di Hotel (RpX6)



Fullboard pada Sarpras Instansi Pemerintah (RP) {6)



Rapat di Sarpras lnstansi Pemerintah dengan



lumlah



Perjalanan Dinas Eiasa (RP) (6)



(7)



Pe5erta



Keterangan (8)



TI



KeDala S€kretariat Provinsi/Kepala 8iro..........,.'.....(9)