Departemen Quality Assurance Pembahasan [PDF]

Citation preview

6. Departemen Quality Assurance (QA) Departemen Quality Assurance (QA) secara umum memiliki tugas melakukan pengawasan terhadap penerapan keseluruhan aspek CPOB, alur pembuatan obat dan menjamin mutu produk secara berkesinambungan. Departemen QA memiliki empat divisi, yaitu System and Monitoring (SM), Qualification and Validation (QV), Regulatory and Improvement (RV), dan Record, Tracking and Evaluation (RE). 6.1 Divisi System and Monitoring (SM) Divisi System and Monitoring secara umum bertanggungjawab melakukan penerapan sistem yang sesuai dengan prinsip-prinsip CPOB serta melakukan pengawasan terhadap penerimaan produk jadi hingga produk relase dan siap diserahkan kepada supervisor gudang produk jadi. Selain itu, divisi System and Monitoring juga melakukan penangan penyimpangan mutu serta penangan keluhan/complaint, obat kembalian dan penarikan kembali obat. Tugas dan tanggung jawab divisi System and Monitoring (SM) dapat dijelaskan dalam uraian sebagai berikut. 6.1.1 Pelulusan produk jadi (Batch Release) Pelulusan produk jadi (Batch Release) dilakukan dengan memeriksa kesesuaian dan kelengkapan CKP, CPB serta laporan hasil pengujian dari pengawasan mutu secara detail oleh staff divisi SM. Seluruh pemeriksaan didokumentasikan dalam checklist yang telah tersedia, apabila terdapat kekeliruan atau ketidaklengkapan akan diberikan kepada departemen yang membuat PM untuk dikoreksi dan diperbaiki terlebih dahulu. Pemeriksaan yang telah lengkap dan sesuai akan diperiksa ulang oleh supervisor dan manajer QA. pelulusan produk jadi dan diteruskan ke asisten manajer QA untuk direleasekan. Produk yang ditolak akan dikaji apakah akan dilakukan reproses atau pemusnahan Produk yang sudah dinyatakan release akan diberi stampel release pada produk oleh staff divisi SM. 6.1.2 Penanganan keluhan (Complaint) Keluhan (complaint) adalah suatu informasi yang diberikan oleh pihak kedua atau konsumen karena rasa ketidaksesuaian dalam menerima sebuah produk. Keluhan (complaint) dapat berasal dari pasien, dokter, klinik, rumah sakit, apoteker,



distributor maupun otoritas pengawasan obat. Keluhan konsumen terhadap obat dapat disampaikan secara lisan ataupun tulisan yang ditujukan kepada bagian manufacturer PT. Gratia Husada Farma. Keluhan eksternal akan diterima oleh cabang Gratia Jaya Farma yang akan mengisi formulir penanganan keluhan konsumen yang kemudian akan diserahkan ke departemen QA untuk diberi nomor dan catatan pada logsheet keluhan. Investigasi terhadap keluhan produk kemudian dilakukan dengan memeriksa sampel pertinggal dan dokumen CPB/CKB yang ada. Investigasi dapat dilakukan dengan departemen yang bersangkutan. Divisi SM akan membuat memo intern jika diperlukan untuk departemen yang terkait dengan keluhan tersebut untuk kemudian ditindak lanjuti mengenai keluhan tersebut. Staff divisi SM kemudian mengisi form penanganan keluhan yang berisi hasil investigasi dan tindak lanjut perbaikan dan pencegahan, kemudian dihubungkan dengan mengisi form CAPA (Corrective Action Preventive Action). Supervisor QA atas persetujuan manajer QA dan manajer QSR serta diketahui General Manajer membuat surat balasan tertulis yang berisi jawaban keluhan yang akan disampaikan. Permasalahan dinyatakan selesai apabila proses tindak lanjut telah selesai dilaksanakan dan konsumen dapat menerima tanggapan yang diberikan, jika konsumen tidak menerima tanggapan makan akan dilakukan penangan lebih lanjut. 6.1.3 Penanganan produk kembalian (Retur) Produk kembalian adalah produk atau obat jadi yang telah keluar dari pabrik atau sudah beredar yang kemudian dikembalikan ke pabrik karena kerusakan, kadaluarsa, kondisi wadah atau kemasan yag menimbulkan keraguan akan identitas, mutu, keamanan obat serta kesalahan administratif yang menyangkut jumlah dan jenis. Retur dapat terjadi karena adanya masalah mutu dan masalah bukan mutu. Masalah mutu merupakan masalah yang terjadi karena terdapat produk yang rusak sebelum kadaluwarsa atau penandaan yang tidak lengkap. Masalah bukan mutu merupakan masalah yang terjadi karena produk yang telah diedarkan sudah kadaluwarsa. Retur produk prekursor harus ditangani secara terpisah. Penangan produk retur dilakukan dari gudang karantina produk jadi kemudian dilakukan pemeriksaan sesuai surat jalan. Gudang membuat surat permohonan pemeriksaan produk jadi lalu diberikan kepada divisi SM untuk dianalisis dan diperiksa secara



visual yang disesuaikan dengan surat permohonan tersebut. Pemeriksaan produk retur dilakukan satu persatu meliputi nomor batch, ED (expired date), jumlah produk, kelengkapan kemasan dan pemeriksaan secara visual. Pada produk tersebut apabila terdapat kecurigaan pada kondisi atau kualitas produk retur maka pemeriksaan tambahan dapat dilakukan oleh departemen QC (Quality Control).. Departemen QA kemudian membuat memo internal retur dan megkategorikan produk retur



bersama departemen accounting. Departemen QA hanya dapat



mengisikan disposisi repacking. Produk retur dengan disposisi repacking kemudian diproduksi dan dibuat pengajuan kemas kembali oleh departemen PPIC. Produk yang telah kadaluwarsa dilakukan pemusnahan. Berdasarkan hasil pemeriksaan, staff divisi SM membuat laporan analisa produk retur yang diperiksa oleh supervisor QA dan Manager QA, kemudian membuat disposisi akhir dari produk kembalian release atau reject. 6.1.4 Penangan penarikan kembali (Recall) Penarikan kembali produk dilakukan terhadap produk jadi yang telah diluluskan oleh departemen QA dan sudah dipasarkan karena alasan tertentu atau menyebablan reaksi yang merugikan pada konsumen dan dapat menurunkan citra perusahaan atau karena adanya perintah penarikan kembali obat dari Badan POM dan Balai Besar POM atas dasar pengujian dan sampling dari BPOM. Penilaian terhadap produk terbagi menjadi 3 kelas. Kelas 1 yaitu berefek serius dan berpotensi kematian, kelas 2 yaitu berefek penyakit atau pengobatan yang keliru yang sifatnya sementara, dan kelas 3 tidak menimbulkan bahaya signifikan terhadap kesehatan. Pelaksanaan penarikan kembali obat harus dimonitor dan dievaluasi untuk menilai efektivitas penarikan kembali obat dari pasar. Setelah menerima laporan keluhan terhadap produk dari konsumen maupun surat perintah penarikan kembali obat yang tidak memenuhi syarat peredaran oleh Badan POM, Balai Besar POM atau industri, divisi SM akan menulis pada logseheet recall. Manajer QA memeriksa dan mengadakan evaluasi hasil pemeriksaan laboratorium terhadap contoh pertinggal maupun produk yang bersangkutan, ketika sudah ditarik dan toba di gudang, akan dipertimbangkan produk tersebut antara re-proses atau ditolak (reject) dan dilakukan pemusnahan.. Apabila obat hasil penarikan kembali



diputuskan untuk dimusnahkan maka supervisor dan staff bagian gudang mengajukan dan melaksanakan pemusnahan obat hasil penarikan kembali disaksikan departemen QA, QC , produksi, accounting dan perwakilan dari Balai POM (jika perintah penarikan kembali berasal dari Balai POM) kemudian sekretariat membuat berita acara pemusnahan dan dilakukan pengisian form CAPA dan Risk Management untuk dokumentasi recall. 6.1.5 Penanganan Penyimpangan Mutu (PM) Penyimpangan mutu merupakan semua bentuk penyimpangan terhadap proses produksi, spesifikasi bahan baku, bahan kemas, produk antara, produk ruahan, produk jadi, batasan operasi sarana penunjang dan alat (air, AHU, listrik) serta penyimpangan terhadap permeriksaan. Kategori penyimpangan mutu terbagi menjadi tiga, yaitu kritis, mayor dan minor. Kategori ktitis yaitu kategori penyimpangan yang berpotensi menyebabkan kematian dan berpengaruh terhadap kesehatan, contohnya adalah pencemaran silang. Kategori mayor adalah kategori penyimpangan yang berpotensi menyebabkan masalah kesehatan akan tetapi tidak fatal dan tidak termasuk dalam mualifikasi kritis, contohnya adalah penyimpangan karena alat ukur yang tidak terkalibrasi. Kategori minor adalah katogori penyimpangan yang berpengaruh kecil terhadap konsumen, contohnya adalah penyimpangan karena tidak dilakukannya pembersihan gudang. Apabila ditemukan adanya penyimpangan mutu maka departemen yang mengalami atau menemukan penyimpangan tersebut mengisi formulir penangan penyimpangan mutu. Formulir tersebut kemudian diserahkan ke divisi SM, setelah diterima oleh divisi SM kemudian dilakukan pengisian logsheet penyimpangan mutu untuk dilakukan pemeriksaan kelengkapan pengisian formulir serta dilakukan analisa, evaluasi dan investigasi penyimpangan mutu serta analisa penanganan yang telah dilakukan departemen terkait oleh divisi SM. Selama dilakukan investigasi divisi SM atau supervisor QA lainnya memberikan rekomendasi terhadap penangan penyimpangan mutu tersebut. Setelah itu dilakukan disposisi untuk menentukan jenis penyimpangan (minor, mayor atau kritis), dan diberikan disposisi rekomendasi terhadap penyimpangan mutu yang dilaporkan. 6.1.6 Kontrol perubahan



Divisi SM bertugas melakukan kontrol perubahan yang merupakan proses pemeriksaan teknis dan persetujuan untuk setiap perubahan yang akan dilakukan yang berkaitan dengan penerapan sistem cGMP, aspek kualitas, dan manufaktur yang sedangberjalan di suatu perusahaan. Terdapat dua jenis perubahan yaitu perubahan yang harus dikendalikan dan perubahan yang tidak dikendalikan. Perubahan yang harus dilakukan merupakan perubahan yang berpengaruh pada kualitas produk dan proses produksi, sedangkan perubahan yang tidak dikendalikan yaitu perubahan yang tidak relevan dengan regulasi BPOM atau cGMP. Perubahan berasal dari usulan departemen yang akan membuat perubahan dan disusun dalam formulir kontrol perubahan yang berisi deskripsi dan alasan perubahan. Divisi SM selanjutnya akan mengisi logsheet kontrol perubahan lalu akan dilakukan penilaian dampak yang mungkin terjadi dari perubahan tersebut. Divisi SM kemudian akan melakukan monitoring terhadap perubahan tersebut. 6.1.7 Approved Manufacturer and Supplier Divisi SM bertugas dan bertanggungjawab untuk membuat daftar pabrik pemasok dan pembuat bahan awal. Bahan awal tersebut adalah bahan baku dan bahan kemas yang akan digunakan dalam proses produksi. Pemasok dan pembuat bahan awal harus didaftarkan dan disetujui, data tersebut diambil dari acuan laporan audit vendor. Data tersebut dibuat setahun sekali di awal tahun, apabila di bulan berikutnya terdapat pemasok atau pembuat bahan awal baru maka akan ditambahkan dalam adendum pemasok dan pambrik pembuat bahan awal untuk dimasukkan ke daftar pabrik pemasok dan pembuat bahan awal di tahun berikutnya. 6.1.8 Risk Management Manajemen risiko adalah penilaian/assessment, pengendalian dan review risiko yang dikaji menggunakan FMEA (Failure Modes & Effects Analyses). Penilaian atau assessment dilakukan dengan mengidentifikasi bahaya mulai dari penyebab masalah sampai dilakukan investigasi menggunakan fishbone analysis). Analisis risiko dilakukan dengan mennetukan faktor risiko dari penyebab masalah dengan melihat tingkat dan skala risiko, sedangkan evaluasi risiko dilakukan dengan menentukan kriteria risiko. Pengendalian kemudian dilakukan dengan menjaga kontrol untuk mengurangi tingkat terjadinya risiko. Kajian risiko atau



review dilakukan dengan memverifikasi tindakan ynag telah diimplementasikan dan didokumentasikan. 6.2 Divisi Qualification and Validation (QV) Divisi Qualification and Validation (QV) bertugas dan bertanggungjawab menangani bagian kalibrasi, validasi dan kualifikasi. 6.2.1



Kalibrasi



Kalibrasi merupakan serangkaian tindakan untuk menentukan tingkat kesamaan nilai yang diperoleh dari sebuah alat atau sistem ukur yang direpresentasikan dari pengukuran bahan dan membandingkan dengan nilai yang telah diketahui dari acuan standar. Kalibrasi dapat dilakukan secara internal dan eksternal. Kalibrasi secara internal dilakukan sendiri oleh industri tersebut yang dioperasikan oleh personel yang te;ah terkualifikasi dan tersertifikasi. Kalibrasi secara eksternal merupakan kalibrasi dilakukan oleh lembaga kalibrasi, dibagi menjadi in situ dan exsitu. Insitu merupakan kalibrasi eksternal yang dilakukan di pabrik tanpa membawa alatnya ke lembaga kalibrasi, sedangkan kalibrasi ex situ dilakukan dengan membawa alat yang akan dikalibrasi ke lembaga kalibrasi. 6.2.2



Kualifikasi Kualifikasi merupakan tindakan pembuktian dan dokumentasi sistem dan



peralatan yang akan digunakan telah terpasang dengan benar sesuai dengan kriteria atau standar yang diharapkan. Kualifikasi adalah bagian dari validasi, tetapi bukan bagian dari validasi proses. Kualifikasi dibagi menjadi 4 jenis, yaitu Kualifikasi Desain (KD)/Design Qualification (DQ), Kualifikasi Instalansi (KI)/ Instalation Qualification (IQ), Kualifikasi Operasional Validasi (KO)/



Operational



Qualification (OQ), dan Kualifikasi Kinerja (KK)/ Performance Qualification (PQ). Alat intrumentasi analisa seperti HPLC, AAS, FTIR tidak dilakukan kualifikasi desain, tetapi dimulai dari kualifikasi instalasi dan seterusnya. Dokumentasi yang terdapat pada kualifikasi ialah Rencana Induk Validasi (RIV) yang dibuat tahunan dan memuat rencana penjadwalan untuk kalibrasi, kualifikasi dan validasi. Tata cara kulaifikasi mesin produksi mengacu pada prosedur tetap kualifikasi mesin X.



Ruangan dilakukan kualifikasi ruangan untuk membuktikan kriteria spesifikasi ruangan tersebut. Kualifikasi ruangan dilakukan di kelas A, B, C, D dan E. Kualifikasi dilakukan saat pembangunan ruangan tersebut dilakukan, atau saat renovasi dan ada perubahan fungsi dan ukuran ruangan. Berdasarkan waktu, kualifikasi ruangan dibagi menjadi at build dan at rest. Kualifikasi at bulid yaitu kualifikasi yang dilakukan saat dalam tahap pembangunan, sedangkan kualifikasi at rest yaitu kualifikasi yang dilakukan saat sudah berlangsung proses produksi. Parameter yang diuji adalah kondisi ruangan, pemeriksaan visual, pemeriksaan jumlah partikel dan cemaran mikroba dalam ruangan, pengamatan suhu dan RH, pertukaran udara dan pengukuran tekanan udara. 6.2.3



Validasi Validasi merupakan tindakan pembuktian suatu metode atau proses dapat



memberikan hasil yang sudah sesuai kriteria atau tidak. Validasi dilakukan untuk memastikan konsistensi pelaksanaan suatu kegiatan agar hasil yang diperoleh konsisten di mana konsistensi berhubungan erat dengan kualitas suatu produk. Validasi yang dilakukan oleh divisi QV mencakup validasi proses, validasi metode analisa, dan validasi pembersihan. Jika terdapat perubahan sebagai contoh pada proses produksi baik perubahan bahan baku, perubahan formula atau perubahan prosedur pembuatan maka harus dilakukan validasi proses ulang atau revalidasi untuk produk terkait. Validasi proses merupakan tindakan pembuktian pengolahan dan pengemasan dapat secara konsisten menghasilkan prosuk yang sesuai kriteria penerimaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Validasi proses dilakukan dari awal muali dari kualifikasi alat, ruangan, sarana, pembersihan alat dan metode analisa. Validasi proses dibagi menjadi tiga tipe, yaitu restropektif, prospektif, dan konkuren. Tipe validasi restrospektif adalah validasi yang dilakukan terhadap proses untuk produk yang telah didistribusikan di pasaran dan bersifat stabil. Validasi prospektif adalah validasi yan dilakukan sebelum produk didistribusikan dengan diambil data dari tiga batch berurutan untuk diamati. Validasi tipe konkuren merupakan kombinasi tipe retrospektif dan prospektif.



Validasi metode analisa merupakan pembuktian terhadap metode yang digunakan untuk analisa sesuai dengan spesifikasi dan kriteria atau tidak. Validasi metode analisa dilakukan pada analisis penetapan kadar zat aktif, identifikasi zat aktif, zat cemaran, pemeriksaan produk jadi, disolusi, pemeriksaan sampel validasi pembersihan, dan analisis mikrobiologi. Validasi pembersihan merupakan tindakan pembuktian yang terdokumentasi untuk membuktikan melalui pengujian dan alisis terhadap alat, sistem, operator maupun manufacturing yang kontak dengan produk selama proses pengolahan hingga kemas primer. Validasi pembersihan dilakukan tiga kali berutur-turut dengan cara menguji air bilasan terakhir dari pembersihan alat/mesin yang kontak dengan produk yang memiliki toksisitas tinggi. Parameter validasi dinilai dari pengamatan visual, kualitas air bilasan, residu zat aktif, cemaran mikroba, waktu tunggu kotor dan waktu tunggu bersih. 6.3 Divisi Regulatory and Improvement (Rv) 6.3.1 Audit Internal Audit internal Audit internal atau inspeksi diri dilakukan dengan tujuan untuk memastikan prinsip CPOB sudah dilaksanakan dengan baik dan benar. Audit internal juga dilakukan untuk mengevaluasi seluruh sistem operasional perusahaan dalam semua aspek yang mempengaruhi mutu produk. Inspeksi diri bukan hanya untk mencari kesalahan atau kelemahan yang ada lebih utama untuk mencari cara pencegahan dan mengatasi masalah secara efektif. Audit internal dilakukan oleh tim audit dari divisi Rv yang telah terkualifikasi sebagai auditor dengan nilai minimal 6,0 dari skala 1-10. Untuk audit departemen QA dilakukan sistemn crossaudit yaitu antar divisi saling mengaudit. Area yang diaudit mencakup Departemen Produksi, Departemen QA, Departemen QC, departemen R&D, Departemen MA, Departemen Teknik, Departemen PPIC, Bagian Gudang dan Purchasing. Pelaksanaan audit dilakukan minimal satu tahun sekali. Alur audit internal mulai dari perencanaan kemudian dilakukan inspeksi dan menuliskan hasilnya. Hasil tersebut diverifikasi oleh auditee, kemudian auditor memasukkan hasilnya ke dalam CAPA, laporan CAPA didistribusikan ke departemen yang akan diaudit, lalu tim auditor memverifikasi. Tim auditor juga melakukan montoring tindakan yang ditulis dalam CAPA.



6.3.2



Audit Eksternal Audit eksternal dilaksanakan terhadap pihak ketiga yaitu pemasok



(supplier) atau dapat disebut dengan audit vendor. Vendor tersebut merupakan pemasok bahan awal dan distributor produk jadi atau PBF (pedagang besar farmasi). Audit supplier merupakan sistem penilaian untuk memastikan produk dari supplier diproduksi, disimpan dan didistribusikan dalam kondisi terkontrol dan menghasilkan kualitas yang konsisten. Audit distributor merupakan sistem penilaian terhadap distributor atau cabang mengenai kegiatan penimpanan dan pendistribusian. Alur audit eksternal dimulai dari melakukan kesepakatan jadwal pelaksanaan audit dan membuat surat tugas untuk pelaksanaan audit. Audit dilaksanakan dan didokumentasikan dalam bentuk checklist audit dan dilakukan evaluasi



nilai



sebagai



panduan



untuk



mengambil



keputusan



kinerja



pemasok/distributor. Parameter yang diaudit antara lain manajemen mutu, organisasi, manajemen dn personalia, bangunan dan peralatan, operasional, inspeksi diri, keluhan, retur, recall, transportasi, jasa pengiriman, dokumentasi, pengemasan ulang, dan prekursor. 6.3.3



Farmakovogilans Farmakovigilans merupakan suatu keilmuan dan aktivitas tentang deteksi



pengkajian, pemahaman dan pencegahan efek samping atau masalah lain yang terkait dengan penggunaan obat. Farmakovogilans diwajibkan untuk dilakukan oleh industri



farmasi



berdasarkan



Peraturan



Kepala



BPOM



RI



No.



HK



03.1.23.12.11.106990 tahun 2011 tentang penerapan farmakovigilans bagi industri farmasi. Farmakovogilans bertujuan untuk menjamin keamana produk yang diedarkan. Alur pelaporan berasal dari pengaruh eksternal maupun internal. Pengaruh eksternal biasanya berasal dari keluhan produk atau marketing, sedangkan pengaruh internal berasal dari karyawan. Laporan tersebut kemudian diserahkan ke divisi SM QA untuk dikaji dan diidentifikasi. Apabila merupakan



farmakovogilans akan dilakukan penulisan form pelaporan farmakovigilans yang akan dilaporkan ke Badan POM. 6.4 Divisi Record, Tracking and Evaluation (RE) Divisi Record, Tracking and Evaluation (RE) memiliki tugas dan tanggungjawab melakukan proses pendokumentasian serta mengevaluasi data untuk memberikan informasi terhadap monitoring mutu produk yang sesuai dengan prinsip-prinsip CPOB dan melakukan pengawasan terhadap aspek-aspek yang berkaitan dengan data sistem dan pembuatan obat serta melakukan efisiensi metode dokumentasi untuk menjamin keakuratan data produk yang berkesinambungan. Kegiatan yang dilakukan divisi RE antara lain tracking dan follow up pengkajian mutu produk (PMP), complaint, merekap atau record, kontrol perubahan dan training, kemudian dilakukan evaluasi yang ditunjukkan dengan hasil score card. Pelaksanaan PMP dilakukan minimal mencakup tiga batch dari suatu produk. Pelaksanaan training dibedakan menjadi training basic dan training protap. Training basic dilaksanakan setiap bulan mencakup CPOB, 5R, keselamatan kerja dan tata cara masuk keluar. Training protap dilaksankan sesuai dengan kebijakan manajer masing-masing departemen. Hasil yang diperoleh dari kegiatan yang dilakukan divisi RE didokumentasikan menggunakan program excel. Formulir Kontrol Perubahan (FKP) dari departemen terkait. Apabila usulan FKP diterima, Divisi SM akan melakukan pegawasan terhadap perubahan yang dilakukan. Perubahan yang dikendalikan adalah perubahan yang berpengaruh pada kualitas produk antara lain fasilitas dan sarana, peralatan, proses produksi, proses pembersihan, stabilitas, pemasok pabrik pembuat bahan awal, bahan pengemas, serta transfer teknologi dan penghentian produk. Perubahan dapat dilaksanakan dengan atau tanpa menunggu persetujuan dari BPOM. Hal ini tergantung pada jenis perubahan yang dilakukan.



5.7.2.2 Penyimpangan Mutu (PM)



Penyimpangan mutu didokumentasikan pada formulir PM mencakup semua bentuk penyimpangan pada proses produksi, bahan baku, bahan kemas, produk antara, produk ruahan, produk jadi, serta kesalahan pada sarana penunjang dan alat. Penyimpangan mutu biasanya ditemukan oleh personel sehingga proses perlu ditahan (hold) terlebih dahulu. Supervisor atau staf akan mengisi formulir PM yang kemudian akan ditentukan disposisinya oleh Manager QA. Apabila diperlukan, maka dilakukan Manaj emen Risiko. Jika penanganan PM memerlukanfollow up ke departemen-departemen lain, maka PM akan dimasukkan ke dalam pembuatan CAPA. Sehingga tidak semua PM akan dimasukkan ke dalam CAPA. 5.7.2.3 Pemeriksaan Dokumen dan Release Product



Setiap produk yang keluar dan akan didistribusikan harus memiliki status release terlebih dahulu. Pemeriksaan kelengkapan dokumen dilakukan sebelum memberikan status release pada produk. Dokumen yang diperiksa meliputi CPB dan CKB serta Lembar Hasil Pemeriksaan (LHP) dan' Departemen QC. Divisi SM akan merangkum dokumen-dokumen tersebut ke dalam checklist yang kemudian didokumentasikan oleh Divisi Record and T raining melalui program. Jika hasil disposisi release oleh Manager QA, maka staf Divisi SM akan melakukan cap release QA berwarna hijau ke seluruh carton box. Produk kemudian akan dikirim ke gudang produk jadi. 5.7.2.4 Penarikan Kembali Obat



Menetapkan tata cara penarikan kembali obat (recall) dari peredaran maupun stok dan" gudang (cabang, distributor, subdistnbutor, dan outlet).



Dilakukan pada produk jadi yang telah direlease oleh QA. Recall dapat dilakukan



karena adanya perintah dari BPOM (mandatory) akibat ada temuan penyimpangan



atau secara sukarela dikarenakan hasil uji stabilitas yang tidak memenuhi syarat (voluntary).



Jika dilakukan secara voluntarjy, maka Supervisor QA akan membuat laporan penarikan berdasarkan laporan penerimaan obat dari kepala gudang sebagai rekapitulasi internal dan melampirkan hasil pemeriksaan QC. Kemudian dilakukan rekonsiliasi data serta evaluasi efektifitas penarikan. Persen efektifitas dinilai dengan membandingkan jumlah produk yang recall dengan jumlah yang didistribusikan dikali seratus persen. Jika hasil persen efektifitas 299,9%, menunjukkan bahwa metode penarikan efektif dan produk dapat ditarik dari peredaran.



Penarikan kembali didasarkan pada kelas penarikan yang disebabkan oleh produk tersebut. Kelas I atau kritikal, obat ditarik kembali karena menimbulkan efek serius, kelas II atau mayor, obat ditarik karena menyebabkan penyakit sementara, dan kelas HI atau minor, obat ditan'k karena tidak menyebabkan efek merugikan secara farmakologis namun tidak memenuhi persyaratan secara fisika dan kimia. 5.7.2.5 Penanganan Keluhan



Penanganan keluhan yang dilakukan oleh Divisi SM adalah menetapkan tata cara penanganan keluhan sehingga konsumen terhindar dari reaksi yang merugikan. Keluhan dibagi menjadi dua yaitu keluhan teknis berupa kadar yang tidak memenuhi syarat atau identitas obat tidak lengkap dan kekn'tisan farmakologis berupa alergi atau tidak memenuhi efek terapeutik yang diharapkan. Keluhan didapatkan dan' konsumen yaitu perseorangan, dokter, atau apotek yang



disampaikan melalui marketing atau distributor kemudian dilanjutkan ke Divisi SM untuk dilakukan disposisi. Keluhan yang bersifat teknis akan dilakukan seperti



penanganan retur namun perlu dibuat surat balasan. Produk akan dilakukan penggantian atau pengemasan kembali. 5.7.2.6 Risk Management (RM)



RM



merupakan



proses



untuk



mengontrol,



mengkaji,



dan



mengkomunikasikan adanya risiko terhadap sistem, alat, dan bahan yang berkaitan



dengan proses produksi, pengawasan mutu, dan sistem penunjang. RM dilakukan 47



oleh suatu tim yang dibentuk khusus dari setiap departemen, tergantung departemen mana saja yang diperlukan dalam penanganan risiko tersebut. T ools yang digunakan dalam investigasi RM adalah FMEA (Failures Modes and [feels Analysis). Tahapan dalam melakukan RM antara diawali dengan risk assessment menggunakan toolsjish bone analysis, risk control menggunakan FMEA, dan risk review. 5.7.2.7 Retur



Retur merupakan proses pengembalian produk yang telah keluar dari industri dari pihak distributor. Distributor akan memberikan produk retur yang dilengkapi dengan surat retur. Produk yang diretur akan diterima oleh Bagian Gudang Produk Jadi Gatot Soebroto dan dicek kembali oleh analis SM. Manager QA akan membuat disposisi tentang penanganan produk retur tersebut. Keputusan untuk repacking akan diawasi oleh QA sedangkan keputusan penggantian produk akan dikoordinasikan dengan marketing. Klasifikasi alasan produk diretur antara



lain karena masalah mutu (contoh: rusak sebelum tanggal daluwarsa atau penandaan tidak lengkap) dan bukan karena masalah mutu (contoh: kemasan rusak). 5.7.2.8 Penanganan Prekursor



Penanganan prekursor dilakukan oleh PT Gratia Husada Fanna karena menggunakan beberapa bahan baku yang tergolong prekursor. Bahan baku tersebut antara lain Ephedrine HCl, Pseudoephedrine, Phenylpropanolamine, dan Dextrometrophan HBr. Penanganan prekursor yang dilakukan oleh Divisi SM meliputi beberapa tahap diantaranya: pengadaan, penyimpanan, pembuatan, penyaluran, penyerahan, retur, recall, pemusnahan, pencatatan, serta inspeksi diri. Prekursor harus ditangani secara khusus sehingga perlu penunjukkan penanggung jawab prekursor dan' setiap tahapan proses. Penggunaan prekursor harus dilaporkan secara berkala kepada BPOM berupa laporan pemasukan dan penggunaan, hasil produksi dan penyaluran produk, kehilangan, recall, pemusnahan, serta hasil investigasi. S.7.2.9 Pemantauan Suhu, Kelembaban, dan Tekanan.



Pemantauan suhu dilakukan pada setiap ruangan menjadi tanggung jawab dari masing-masing departemen… Pengecekan suhu setiap hari dilakukan pagi, 48



siang, dan sore serta didokumentasikan pada form yang tersedia. Form hasil pemantauan suhu dilaporkan oleh setiap departemen ke Departemen QA. Jika terdapat ruangan dengan suhu yang tidak masuk ke dalam persyaratan, maka departemen terkait akan membuat laporan.



5.7.3 Divisi Regulation and Document Control



5.7.3.1 Inspeksi Diri (Audit Internal)



Tujuan dilakukan inspeksi din' adalah memastikan penerapan prinsip CPOB baik dan benar. Tim dibuat untuk melakukan inspeksi diri yang terdiri dari koordinator (Manager QSR), asisten koordinator (Manager QA), dan tim auditor (staf dan Supervisor QA yang terkualifikasi untuk melakukan audit). Audit internal dilakukan minimal satu kali dalam satu tahun pada seluruh departemen kecuali Departemen Pajak dan Accounting. Audit internal pada Departemen QA dilakukan secara cross audit antar divisi.



Auditor mempersiapkan lembar checklist penilaian yang akan ditanyakan kepada auditee. Auditor akan ditemani oleh auditee pada proses audit untuk menjawab semua pertanyaan dan mempersiapkan dokumen yang diperlukan. Auditor akan memasukkan hasil audit ke Form Hasil Audit yang merupakan penjelasan seluruh hal yang sesuai dan belum sesuai dari proses audit. Form tersebut kemudian ditandatangani oleh auditor dan auditee sebagai tanda menyetujui hasil audit. Hal yang tidak sesuai dan' proses audit akan dimasukkan ke dalam Corrective Action and Preventive Action (CAPA) oleh auditor untuk dilakukan pengisian tindak lanjut oleh auditee. CAPA yang telah diisi kemudian didistribusikan ke departemen-departemen terkait. Auditor melakukan verifikasi dan pengawasan pelaksanaan CAPA 5.7.3.2 Follow Up Corrective Action and Preventive Action (CAPA)



CAPA dibuat dikarenakan adanya penyimpangan sehingga diperlukan tindakan perbaikan untuk memperbaiki dan tindakan pencegahan untuk meminimalisasi penyimpangan tersebut terulang di kemudian hari. Pembuatan CAPA dapat berdasarkan sumber temuan inspeksi diri, temuan dari audit (eksternal, internal, dan supplier), manajemen risiko, penyimpangan mutu, kontrol perubahan,



hasil analisis pengkajian mutu produk, validasi dan kualifikasi, serta Penanganan keluhan pelanggan terhadap produk Hasil temuan audit internal dan eksternal harus dimasukkan ke dalam CAPA, namun yang lainnya tergantung kebijakan dari Manager QA.



CAPA dibuat dengan menganalisis kriteria penyimpangan, persyaratan yang seharusnya, kondisi saat ini, gap analysis antara persyaratan dan kondisi saat ini, penyebab yang kemudian dianalisis kembali dengan toolsfshbone, corrective actions, preventive action, timeline, orang yang bertanggung jawab terhadap C APA, dan status. Kriteria yang dimaksud adalah kritis (yang membahayakan hsiologis), mayor (mempengaruhi fisiologis namun tidak menyebabkan kematian), minor (sedikit mempengaruhi fisiologis). Temuan pada CAPA diberi identitas masing masing. Temuan dapat berupa temuan baru, carry over atau penyimpangan yang ditemukan setelah dibuat CAPA tapi masih ditemukan penyimpangan kembali, dan repeat observation yaitu temuan setelah CAPA sudah selesai dilakukan dan berstatus closed 5.7.3.3 Penilaian Kinerja Pemasok Bahan Baku dan Bahan Kemas



Penilaian kinerja pemasok bahan awal menggunakan sumber data dari QC berupa laporan hasil pemeriksaan. QC akan membuat formulir PM ketika ditemukan sudah banyak bahan baku atau bahan kemas yang mengalami reject. PM tersebut akan disampaikan ke QA untuk dilakukan disposisi. Jika bahan awal dari salah satu supplier mengalami sudah dua belas kali reject dalam satu item nya maka QA akan menginformasikan kepada purchasing untuk tidak membeli bahan di pemasok tersebut. Pemasok akan dikeluarkan dari daftar Approved Manufacturer and Supplier. Jika dalam satu tahun sudah melakukan perbaikan, pemasok tersebut dapat kembali diterima dengan pertimbangan General Manager dan Manager QSR. 5.7 3.4 Audit Supplier dan Distributor



Divisi Regulation and Document Control sebagai auditor akan melakukan kunjungan secara langsung kepada supplier atau pemasok bahan awal serta distributor. Sebelum melakukan audit, tim auditor akan menginfokan kepada auditee untuk mempersiapkan dokumen dan kelengkapan lain yang dibutuhkan pada saat audit. Auditor akan membuat daftar checklist penilaian. Hasil audit akan ditulis pada Formulir Hasil Audit yang akan ditandatangani oleh auditor dan auditee. Penilaian bersifat kuantitatif dan kualitatif. Audit supplier dan distributor yang dilakukan oleh QA berfokus pada mutu.



Supplier juga akan diaudit oleh tim purchasing menggunakan score card. penilaian berupa ketepatan bahan datang, perbandingan harga, serta ketepatan pengiriman secara kuantitas dan kualitas. Nilai dari Divisi Regulation and Document Control dan Departemen Purchasing di akumulasi. J ika supplier tersebut memiliki nilai yang tidak baik tetap akan dipertimbangkan oleh Manajemen mengenai dimasukkan atau tidaknya ke dalam daftar approved supplier. 5.7.3.5 Approved Manufacturer and Supplier



Setelah dilakukan audit maka terpilihlah supplier dan manufacture yang masuk dalam dahar approved manufacturer and supplier. Setiap bahan baku dan bahan kemas maksimal dipasok oleh dua supplier atau manufacturer. Pemasok bahan baku yang akan masuk ke dalam daftar approved dimasukkan terlebih dahulu ke daftar waiting sedangkan untuk bahan kemas dimasukkan terlebih dahulu ke daftar adendum. Jika ada kondisi khusus, maka pembelian bahan baku atau bahan kemas dapat dibeli dari pemasok di waiting atau adendum menggunakan formulir kontrol perubahan. Supplier atau manufacturer dapat sewaktu-waktu dikeluarkan dan' daftar approved sesuai kebijakan, namun memasukkan supplier atau manufacturer ke daftar approved harus dilakukan pada daftar tahun depan. 5.7.3.6 Farmakovigilans



Farmakovigilans merupakan keilmuan dan aktivitas tentang mendeteksi, pengkajian, pemahaman, dan pencegahan efek samping atau masalah lainnya terkait penggunaan obat. Farmakovigilans dilakukan berdasarkan Peraturan Kepala BPOM No. HK.O3.1.23.12.1 1.10690 tahun 201 1. Divisi Regulation and Document Control akan melakukan pengumpulan data terkait efek samping obat dengan bekerjasama dengan marketing. Formulir farmakovigilans disebar minimal ke 30 titik dari keseluruhan titik distn'busi. Hasil dari formulir tersebut dilaporkan ada atau tidaknya efek samping obat ke BPOM. Keluhan yang berasal dan konsumen akan dikumpulkan oleh marketing kemudian disampaikan terlebih dahulu ke Divisi SM. Apabila keluhan yang disampaikan tidak terkait dengan farmakovigilans maka akan ditangani oleh SM sesuai dengan Protap penanganan keluhan. Jika keluhan merupakan fannakovigilans, maka akan ditangani oleh Divisi Regulation and Document Control. Setiap industri farmasi wajib melakukan farmakovigilans. Farmakovigilans yang dilakukan oleh PT Gratia Husada Farma merupakan



:)!



pelaporan spontan unexpected non-sen'us yang dilaporkan tiap enam bulan sekali



pada bulan Januari dan Juli. 5_7_4 Divisi Record and T mining



5,7.4. 1 T racking Password Setiap pembelian mesin atau alat baru harus terdata melalui suatu program,



Program tersebut memiliki password atau kata sandi yang harus dibuka saat proses pengadaan mesin atau alat tersebut. Sehingga jika diperlukan, departemen terkait dapat meminta password untuk membuka program tersebut ke Divisi Record and Training. Divisi ini akan membukakan program dalam jangka waktu tertentu



untuk setiap proses pengadaan. Setiap bulannya akan dilakukan pendataan



banyaknya departemen yang memerlukan pembukaan program dan



pemntukkannya.



5,7.4.2 Scorecard Scorecard merupakan nilai kuantitatif seluruh data kinerja perusahaan yang



memberikan kerangka kerja bagi manajemen perusahaan sebagai pengukuran kinerja setiap departemen. Penilaian dibuat oleh masing-masing departemen untuk departemen itu sendiri. Setiap departemen diharuskan mengisi progress dari setiap target dalam tahun berjalan. Setiap bulannya, hasil penilaian akan dievaluasi oleh Kepala Departemen terkait dan setiap tiga bulan akan direview oleh Divisi Record and Training kemudian disampaikan ke Direktur. Divisi ini akan membuat



summaty yang berisi perbandingan penilaian antara triwulan tahun berjalan dengan



tn'wulan tahun sebelumnya.



5.7.4.3 Training Divisi Record and Training bertanggungjawab terhadap penjadwalan



training atau pelatihan bagi seluruh karyawan. T raining yang dilakukan merupakan training basic dan training Protap. Contoh dari training basic adalah Basic CPOB dan SR/SS sedangkan contoh dari training Protap adalah training tata cara masuk keluar industri dari Departemen HRD. Karyawan tidak hanya diberikan pelatihan di awal namun berkelanjutan secara berkala yang disebut sebagai training refesh. 5.7.4.4 Complaint Keluar



Penanganan keluhan atau complaint yang didokumentasikan oleh Divisi Record and T raining merupakan complaint ke pihak luar. Pihak luar yang dimaksud



52



adalah dapat berupa manufacturer atau supplier bahan kemas atau bahan baku. Complaint dilakukan apabila terdapat temuan kecacatan pada bahan baku atau bahan kemas setelah mendapat status release dari QC. Complaint dapat dilakukan jika terdapat _>_2% dari jumlah bahan yang datang. Disposisi atau keputusan terhadap temuan kecacatan tersebut dilakukan oleh Manager QA kemudian didokumentasikan oleh Divisi Record and Training. Data tersebut kemudian dievaluasi dan sebagai pertimbangan pemilihan manufacturer dan supplier.



5,7.4.5 Pengkajian Mutu Produk (PMP)



PMP dilakukan pada seluruh bets semua produk yang diproduksi pada satu tahun. PMP dilakukan dengan mengambil dan melakukan input data dari CPB dan CKB, data R&D apabila ada reproses, FKP, data stabilitas, dan data validasi analisis sediaan. Hasil pendataan tersebut dilakukan analisis dan tren dari setiap spesifikasi sediaan yang dibuat. Analisis yang dilakukan menggunakan software Minitab untuk mengetahui kapabilitas proses. Mahasiswa diajarkan analisis metode SixPack menggunakan software tersebut untuk menganalisis spesilikasi pada sediaan sirup. Hasil dokumentasi PMP dapat dimasukkan sebagai CAPA. PMP hanya dapat dilakukan setelah seluruh bets yang direncanakan diproduksi dan minimal sebanyak



tiga bets. Oleh karenanya PMP dilakukan pada awal tahun setelah seluruh bets diproduksi pada tahun sebelumnya. PMP produk yang diproduksi kurang dari tiga bets suatu tahun akan diakumulasi pada tahun selanjutnya hingga mencukupi



minimal tiga bets.



BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN



Kesimpulan a. peran, tugas, dan tanggUng Jawab apoteker dalam industri farmasi mel‘ ' lputl



penjaminan keamanan, mutu, serta efikasi dari sediaan farm ' diproduksi. 881 yang



b. PKP A di PT Gratia Husada Farma telah memberikan wawasa keterampilan» serta pengalaman untuk melakukan pekerjaan kefarmasian :i indus… farmasi bagi mahasiswa secara nyata.



6.1



0. PT Gratia Husada F anna sudah memenuhi persyaratan CPOB yang ditentukan oleh BPOM meliputi aspek manajemen mutu, personalia, bangunan dan fasilitas, peralatan, sanitasi dan hygiene, produksi, pengawasan mutu, inspeksi diri, audit mutu, audit & persetujuan pemasok, penanganan keluhan terhadap produk & penarikan kembali produk, dokumentasi, pembuatan analisis berdasarkan kontrak, serta kualifikasi &



validasi



6.2 Saran a.PKPA yang dilakukan di PT Gratia Husada Farma sebaiknya dilanjutkan



pada tahun-tahun selanjutnya karena dapat memberikan wawasan secara



menyeluruh untuk mahasiswa apoteker industri