Diskusi 8 Pengembangan Organisasi [PDF]

Citation preview

030890899 RINA DWI WULANDARI PENGEMBANGAN ORGANISASI DISKUSI 8 Sesi 1: Konsep Perubahan Organisasi Menurut Sondang P. Siagian, (1995) perkembangan lingkungan yang membuat organisasi harus berubah yaitu: 1. Tantangan utama di masa depan Terdapat konsesus di kalangan ilmuwan, khususnya yang mendalami teori dan praktek-praktek organisasi bahwa tantangan sentral yang dihadapi umat manusia adalah membuat organisasi menjadi lebih baik. Organisasi yang lebih baik adalah organisasi yang semakin tinggi tingkat efektivitasnya. 2. Perubahan dalam konfigurasi ketenagakerjaan Semakin banyaknya wanita memasuki dunia kerja, dan semakin banyaknya wanita yang menduduki manajemen puncak 3. Peningkatan di bidang tingkat pendidikan para pekerja Makin tingginya tingkat pendidikan formal antara lain berakiabat pada peningkatan harapan dalam hal karir dan peroleh pekerjaan serta penghasilan. Namun di sisi lain lapangan kerja yang tersedia tidak selalu sesuai dengan tingkat dan jenis pengetahuan serta keterampilan yang dimiliki oleh para pencarai kerja tersebut. Implikasinya bagi organisasi adalah berupaya menyelenggarakan pelatihan secara insentif dan terprogram untuk meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan karyawannya, serta menawarkan pekerjaan yang imbalannya sesuai dengan pengetahuan dan ketrampilan yang dimiliki. 4. Revolusi di bidang teknologi Revolusi di bidang teknologi, transportasi, komunikasi, dan informasi berlangsung demikian cepatnya sehingga berakibat pada perubahan persepsi manusia tentang ruang, jarak, dan waktu. Semakin berkembangnya teknologi informasi, kegiatan organisasi akan didominasi oleh sarana telecommuting, teleconferensing, internet, kantor tanpa kertas, elektronik mail, faksimili dan lainnya. konsekuensi dalam kehidupan kekaryaan pun akan berubah secara fundamental. 5. Perkembanga perekonomian dunia



Dalam bidang perekonomian, dunia mengalami berbagai perkembangan yang gilirannya berakibat pada perubahan adalam cara mengelola organisasi tingkat mikro. Pada tingkat regional dan global di kalangan negarawan mengaitkan kerjasama di bidang ekonomi dan perdagangan, munculnya AFTA, EAEC, APEC, MEE, NAFTA, SAEC, WTP. Perkembangan regional dan global tersebut diikuti pula oleh perkembangan local dalam berbagai Negara. Tidak sedikit pemerintahan Negara bangsa secara insentif mengambil berbagai langkah untuk menggairahkan kegiatan perekonomian, dengan cara menarik para investor asing masuk guna menanamkan modalnya di Negara bersangkutan. 6. Berbagai kecenderungan social Usahawan yang menghasilkan barang atau jasa tertentu biasanya mengamati perilaku pelanggannya. Preferensi pelanggan sering berubah. Factor-faktor penyebabnya beraneka ragam seperti tingkat pendidikan yang semakin tinggi, kemampuan finansial yang meningkat, perubahan status social, pertimbangan gengsi atau karena adanya produk tertentu yang sedang trendy. Agar tidak kehilangan pelanggan dan nasabah, factor-faktor tersebut perlu diperhatikan dan memperhitungkan dampaknya terhadap proses produksi, pemasaran, teknik menjual, pelayanan purna jual, dan bahkan teknik mengemas. 7. Factor geopolitik Runtuhnya komunisme, menyatunya Jerman Timur Dan Barat, bubarnya Uni Sovyet dan berakhirnya perang dingin, eksemuanya membawa perubahan pula di bidang bisnis. Perubahan tersebut memberi peluang terbukanya pasar baru yang luas dengan jumlah yang sangat besar sebagai potensi pembeli berbagai komoditi yang mereka produksi untuk diekspor. Kesemuanya itu membuktikkan betapa pentingnya manajemen peka terhadap perubahan yang terjadi dalam berbagai segi kehidupan manusia, bukan hanya pada lingkungan internalnya, akan tetapi juga pada lingkungan eksternalnya bersifat nasional, regional, dan internasional. 8. Persaingan Setiap perusahaan dituntut agar mampu meningkatkan daya saingnya. Salah satu wahana yang diperlukan untuk itu ialah manajemen yang inovatif, suatu hal yang menjadi sasaran PO. 9. Pelestarian lingkungan Dalam upaya meningkatkan kesejahteraan umat manusia, sumber daya alam harus diupayakan kelestariannya. Karena itu perlu pula diperhatikan pembangunan ekonomi yang berwawasan lingkungan.



Sesi 2: Diagnosis Organisasi Diagnosis adalah suatu proses mengerti bagaimana fungsi organisai saat ini dan menyediakan informasis yang diperlukan untuk mendesain intervensi perubahan. Diagnosis organisasi merupakan proses kolaborasi antara anggota organisasi dan konsultan pengembangan organisasi dalam mengumpulkan informasi yang bersangkutan, menganalisa, dan menggambarkan kesimpulan untuk perencanaan aksi dan intervensi. Sondang P. Siagian menyatakan diagnosis merupakan sarana untuk menemukan sumber penyakit yang diderita dan tidak hanya mengenali gejala-gejala yang segera tampak. Istilah diagnosis dalam konsepsi pengembangan organisasi dikenal sebagai tahapan atau kegiatan dalam organisasi untuk mengathui “di mana nyatanya kita berada dan di mana seharusnya kita berada”. Diagnosis dinyatakan sebagai suatu cara untuk menemukan persoalan dan secara sementara mencarikan jalan keluarnya. Dalam proses diagnosis informasi yang akurat dan handal sangat diperlukan agar dapat menentukan permasalahan organisasi setepat-tepatnya dan dapat mencarikan jalan keluar sesuai dengan permasalahan yang ada. Informasi yang akurat dapat diperoleh bila dalam melakukan diagnosis digunakan konsultan yang profesionl yang mampu berfikir rasional, objektif, dan bebas dari keterkaitan emosional. Sebagai informasi yang diperoleh dalam proses diagnosis harus dilakukan pengolahan terlebih dahulu yaitu melalui analisis data. Kegiatan penganalisisan data ini akan melibatkan konsultan dan klien secara bersama-sama. Analisis terhadap data akan menghsilkan identifikasi terhadap permasalahan, dan temuan terhadap hubungan kausal yang bersifat kritis. Langkah-langkah dalam melakukan diagnosis adalah: mengidentifikasi wilayah permasaahan sementara, mengumpulkan data, analisis data, umpan balik data, mengidentifikasi wilayah permasalahan yang dianggap menjadi sumber, memotivasi klien menyelesaikan masalah, mendiagnosis permasalahan yang telah ditemukan dan mencarikan jalan keluar untuk menentukan perubahan. Seorang konsultan di dalam melakukan diagnosis harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut: 1) masalah kerahasiaan, 2) diagnosis yang berlebihan, 3) diagnosis kritis, 4) diagnosis yang mengancam, 5) kebiasaan konsultan, 6) diagnosis gejala. Sesi 3: Pendekatan Pengelolaan Perubahan Organisasi di Era Globalisasi



Globalisasi telah mempengaruhi situasi dan kondisi lingkungan dunia yang berdampak pula pada organisasi. perubahan-perubahan terhadap organisasi tersebut mencakup komponen struktur organisasi, komponen tekonologi, dan komponen (sumber daya) manusianya. Saat ini pendekatan Postomoderen menyertai aliran strategi dan perubahan dalam manajemen dan organisasi. Untuk itu organisasi perlu memhami tahapan kematangan orgnaisasi untuk mencapai inovasi. Inovasi bukan lagi dibuat tetapi dimenangkan, salah satunya dengan menerapkan Sever Rs. Model-model pengelolaan perubahan bagi organisasi, antara lain: reengineering, total quality management, kaizen, balanced scored card, dan benchmarking. Manajemen kualitas atau total quality management adalah suatu filsafat manajemen yang didorong oleh kebutuhan dan harapan para pelangan serta menitikberatkan pada perbaikan yang berkelanjutan. Reengineering adalah perubahan radikal bagi suatu organisasi secara mendasar, atau usulan pihak manajemen atas dengan terobosan inovasi baik teknik proses produksi ataupun bidang lainnya, yang dapat menghasilkan output tertentu dan atau struktur baru organisasi yang bersangkutan. Kaizen adalah penyempurnaan yang berkesinambungan yang melibatkan setiap orang baik manajer maupun karyawan organisasi atau perubahan tersebut. Benchmarking merupakan studi banding yang dilakukan oleh suatu organisasi untuk memperoleh pengetahuan tentang praktik-praktik kerja terbaik agar nantinya hasil dari pembelajaran tersebut dapat dipraktikkan untuk mencapai kinerja dan hasil produksi (barang ataupun jasa) yang pada nilai tertinggi sesuai harapan dan tujuan organisasi. Manfaat benchmarking adalah mendapatkan pengetahuan dan informasi bernilai tentang keunggulan dan kelemahan dari pihak pesaing dan bukan pesaing dalam rangka pengembangan strategi dalam menghadapi dan mengantisipasi perubahan lingkungan. Balanced score card merupakan metode pengukuran kinerja yang kompetitif dan integralistik sebagai laporan manajemen yang siap pakai dan siap dianalisis secara cepat atau dapat juga dikatakan balanced score card adalah suatu pengukuran yang memberikan informasi bernilai dan komprehensif meliputu a) pengukuran (kinerja) keuangan dari aktivitas atau tindakan bisnis yag telah diambil sebelumnya, b) pengukuran operasional yang meliputi kepuasan pelanggan, proses internal, inovasi organisasi dan perbaikan kegiatan operasional yang mengukur faktor-faktor pembentuk kinerja keuangan mendatang. Balanced score card juga merupakan sistem manajemen strategis meujuk pada sistem dari suatu proses yang digunakam oleh manajer dan



karyawan untuk merumuskan dan mengimplementasikan strategi dalam penyediaan customer value yang terbaik untuk mewujudkan visi organisasi dan untuk mengelola strategi jangka panjang. Sesi 4: Intervensi Organisasi Menurut Moekiyat (1986) intervensi menunjukkan serangkaian kegiatan programmatic terencana yang di dalamnya klien dan konsultan mengambil bagian selama berjalannya program pengembangan organisasi. Kegiatan-kegiatan tersebut dimaskudkan dalam rangka menata dan memperbaiki kembali fungsi organisasi dengan memberikan kesempatan kepada anggota organisasi untuk bekerja dalam tim ataupun mereka mengelola suatu tim serta memelihat (sustainable) organisasi agar tetap dapat berjalan dengan baik sesuai dengan tujuan organisasi Kegiatan intervensi diharapkan dapat mewujudkan organisasi yang lebih baik dalam arti lebih adaptif, lebih produktif, dan lebih efektif menghadapi berbagai tantangan dan tuntutan yang timbul secara internal dalam organisasi sendiri dan dalam lingkungan eksteral organisasi yang bersangkutan. Dalam merencanakan kegiatan intervensi yang perlu mendapat perhatian adalah kesiapan klien untuk melakukan perubahan, kepastian bahwa perubahan tersebut masih dalam batas kekuasaan dan kewenangan organisasi, kesiapan sumber-sumber internal untuk membantu mengatur, memonitor, dan memelihara proses perubahan. Tiga pendekatan dalam proses intervensi tersebut adalah pendekatan yang bersifat structural, teknikal, dan pendekatan yang bersifat perilaku atau yang berfokus pada aspek manusia. Perubahan dengan bentuk intervensi struktural tersebut mencakup a) restrukturisasi organisasi atau reorganisasi, b) penerapan sistem imbalan yang baru, c) perubahan yang menyangkut kultur organisasi. Ada tiga aspek yang perlu mendapat perhatian sewaktu melakukan intervensi teknikal yaitu menyangkut: a) rancang bangun ulang pekerjaan, b) sistem sosio-teknikal, c) program peningkatan mutu hidup kekaryaan. Secara lebih spesifik pendekatan Pengembangan Organisasi dalam rangka intervensi terhadap para pegawai organisasi (intervensi perilaku) menekankan pada 5 pola intervensi yang terbagi atas 2 macam pendekatan, yaitu pendekatan individu dan kelompok. Pendekatan individu terdiri atas, pelatihan kepekaan, umpan balik melalui survey, konsultasi proses, palatihan laboratorium,



pemahaman model “jendela Johari, dan analisis transaksional. Sedangkan pendekatan kelompok terdiri atas pembinaan tim pengembangan hubungan antarkelompok. Sesi 5: Pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) dalam Organisasi Perencanaan dalam manajemen SDM sangat penting karena tanpa perencanaan yang matang tanpa tujuan dan harapan organisasi dapat tidak terlaksana. Selain itu penggerak organisasi adalah orang atau SDM sehingga organissi harus memprioritaskan pengembangan SDM yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Merencanakan kebutuhan karyawan (SDM) berkaitan dengan hal-hal, antara lain mendapatkan dan mempertahankan jumlah dan mutu karyawan yang diperlukan, mengidentifikasi tuntutan ketrampilan dan cara memenuhinya, menghadapi kelebihan atau kekurangan karyawan, mengembangkan tatanan kerja yang fleksibel, serta meningkatkan pemanfaatan karyawan. Perencanaan SDM dipegaruhi oleh faktor internal dan eksternal organisasi. Adapaun faktor internal, antara lain visi dan misi organisasi, anggaran organisasi atau sistem informasi manajemen. Sedangkan faktor eksternal, antara lain situasi politik, masalah ekonomi, masalah social dan budaya atau penggunaan teknologi. Untuk memiliki pegawai yang tepat dan mempunyai kinerja yang tinggi serta memenuhi standar kualifikasi harus diperoleh melalui proses rekrutmen yang tepat dan efektif. Agar dapat melakukan proses rekrutmen pegawai secara tepat dan efektif, harus tersedia informasi yang memadai serta berkelanjutan mengenai jumlah serta kualifikasi pegawai yang dibutuhkan untuk dapat melaksanakan tugas dan fungsi dalam perusahaan atau organisasi. Perencanaan rekrutmen merupakan langkah penting dalam prosss penjaringan calon tenaga kerja yang potensional bagi organisasi atau perusahaan. Proses ini sering kali menimbulkan konsekuensi biaya operasional yang cukup tinggi. Oleh karena itu, setelah keputusan rekrutmen dilakukan maka pihak manajemen tidak boleh salah dalam mengambil keputusan yang berhubungan dengan penerimaan tenaga kerja. Pada umumnya organisasi menggabungkan penerapan model intenal dan ekstenal dalam melakukan proses rekrutmen pegawai, sumber eksternal lebih diutamakan bagi organisasiorganisasi yang bergerak dalam lingkungan yang berubah secara cepat dan kondisi yang kompetitif. Sebaliknya, bagi organisasi-organisasi yang berada di dalam lingkungan yang



berubah secara pelan, lebih mengutamakan promosi yang dilakukan dari dalam organisasi itu sendiri. Sesi 6: 1. Fungsi Perencanaan Strategis dan Implementasinya 2. Teknologi dan Struktur kerja dalam perencanaan strategis Perencanaan strategis merupakan refleksi atau penjabaran dari misi organisasi. misi organisasi. misi organisasi merupakan penjabaran dari visi organisasi. visi organisasi, misi organisasi, dan perencanaan strategis terdapat hubungan yang sangat erat. Ketiga unsur tersebut menjadi komponen dasar dari segala tindakan, arah dan tujuan organisasi. menurut Mintzberg, pemikiran tentang karakteristik aliran strategi terbagi menjadi prescriptive dan descriptive. Perencanaan strategis didefinisikan sebagai sejumlah keputusan akan masa depan. Tujuan dari perencanaan formal strategis, antara lain mengubah arah organisasi, mempercepat pertumbuhan dan memperbaiki keuntungan, membuang divisi yag kinerjanya buruk, menyampaikan masalahmasalah



strategis



kepada



manajemen



puncak



sebagai



bahan



pertimbangannya



dan



mengonsentrasikan sumber-sumber daya pada hal-hal yang penting. Manfaat dengan adanya perencanaan strategis bagi organisasi, antara lain perencanaan strategis merupakan cara efektif untuk melihat organisasi sebagai suatu sistem, perencanaan strategis menghembuskan masalahmasalah utama organisasi ke pihak manajemen puncak dan lainnya. Upaya peningkatan daya saing setiap organisasi di era globalisasi memerlukan keputusankeputusan yang bersifat strategis yang perlu diambil oleh jajaran maajemen puncak dengan melihat hasil analisis kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman masa kini dan masa yang akan datang atau yang dikenal sebagai analisis SWOT (strength, weakness, opportunities, and threat). Alternative-alternatif



upaya



organisasi meraih



kenggulan



kompetitif



antara



lain:



a)



penyempurnaan sistem terkait industry dan intervensi agar lebih efisiensi dan transparansi, peningkatan kemampuan penguasaan teknologi untuk mendukung pengembangan industry dan inovasi produk; dan peran dunia usaha atau industry, b) meraih pengakuan internasional dan pasar global akan keunggulan kompetitifnya, c) melaksanakan perbaikian kinerja melalui penerapan prinsip manajemen mutu, d) melalui penerapan ISO 9004 sistem manajemen mutupertumbuhan berkelanjutan (New Model QMS – Sustainable Growth). Peran industry menempati posisi langsung dalam peningkatan daya saing dan produktivitas. Untuk itu, perlu re-engineering manajemen dan dan organisasi. Organisasi di era globalisasi perlu mempertimbangkan berbagai



aspek sistem organisasi, salah satunya adalah melalui International Organization for Standardization (ISO sebagai salah satu keputusan strategis organisasi dalam mengelola organisasinya. Teknologi adalah alat utama meminimalkan kerja tangan manusia (manual), meningkatkan produktivitas para tenaga kerja, dan dapat mendatangkan kemaslahatan hidup yang lebih berkualitas baik. Konsekuensi perubahan teknologi harus diakui terjadi pula terhadap ekologi, sosiologi, dan psikologi. Hubungan organisasi dengan tekonologi terletak pada pemahaman bahwa organisasi tidak hanya merupakan suatu sistem teknik atau social saja, tetapi juga membutuhkan penyusunan dan pengintegrasian kegiatan-kegiatan manusia di sekitar berbagai teknologi. Gejala dari masayarakat industry modern adalah berkembangnya organisasi besar yang kompleks untuk tercapainya tujuan tertentu. Revolusi industry dengan tuntutannya untuk konsentrasi sumber daya dan skala yang kebih besar, telah menunjang unit-unit organisasi ekonomi dan lainnya yang lebih besar. Korelasi langsung antara teknologi dengan struktur. Cirinya adalah panjangnya garis komando, rentang kontroleksekutif kepala, persentase dari total penjualan yang dijatahkan untuk pembayaran upah dan gaji, dan rasio jumlah manajer dengan total pegawai, rasio staf tata usaha dan administrasi dengan para pekerja kasar, rasio buruh langsung dengan buruh tak langsung, dan pengawasan sarjana dan bukan sarjana dalam bagian produksi. Dalam hubungannaya dengan teknologi, mengacu pada Kast & Rosenzweig ada dua sistem manajerial yang dikenal selama ini. Pertama, sistem manajerial mekanik yakni sistem manajerial yang sesuai untuk teknologi yang stabil. Kedua, sistem manajerial organic adalah sistem manajerial yang cocok untuk kondisi teknologi dan lingkungan yang berubah dengan cepat. Kegunaan sistem komputerisasi adalah kemudahan dalam pencarian kembali data-data yang telah disimpan bila diperlukan kembali. Dengan demikian, fungsi utama computer sebagai alat pengumpul, penyimpan, penyortir, dan penyampai data. Perkembangan perangkat keras dan perangkat lunak computer yang pesat telah membuat semakin canggih dan mudah dalam pengambilan keputusan organisasi. Koordinasi dilakukan dalam organisasi dengan tujuan untuk membagi pekerjaana diantara seluruh peran dalam struktur organisasi, adanya hubungan antarperan-peran tersebut, struktur



peran yang berhasil dari pekerjaan yang dijalankan, adaptasi struktur peran yang dinamis, usaha untuk mempertahankan keseimbangan antarbagian pekerjaan, mobilitas individu dari satu peran ke peran yang lain. Dalam hubunganya dengan koordinasi organisasi sebagai suatu sistem keseluruhan dikenal beberapa subsistem, yaitu subsistem sasaran dan nilai, subsistem teknis, subsistem pskolososial, subsistem struktur, dan subsistem manajerial. Ada 5 isu yang dilakukan dalam melakukan fungsi koordinasi, yaitu: a. Melakukan penekanan pola manajemen yang kolaboratif dan integrative. Penekanan pada pola manajemen kolaboratif dan integrative dilakukan agar terjadi kolaborasi dan kerja sama antartim kerja dan antarunit departemen dalam melaksanakan tugas dan kewenangan yang diberikan. Kolaborasi dan kerja sama yang terjadi akan mampu menumbuhkan kesetiakawanan sehingga menjadi faktor pendorong pemaduan kerja setiap unit departemen. b. Melakukan penekanan pada budaya kerja. Penekanan pada budaya kerja dimaksudkan agar tugas yang dilakukan merupakan bagian dari misi organisasi. Budaya kerja menyangkut kedisiplinan, etika, kerja keras, kecermatan, dan kerja sama merupakan modal dasar yang dibutuhkan dalam menjalankan pekerjaan organisasi. c. Melakukan penekanan pada organisasi yang berbudaya sistem keseluruhan (total system) Penekanan pada budaya sistem keseluruhan agar masing-masing unit menyadari dirinya sebagai suatu subsistem dari keseluruhan sistem. Apabila suatu subsistem tidak berjalan sebagaimana diharapkan maka pencapaian hasil dalam sistem akan mengalami hambatan dan target pun tidak tercapai. Oleh karena itu, penanaman budaya sistem keseluruhan dapat menjadi perekat kesatuan komando organisasi. d. Melakukan penekanan pada usaha yang berorientasi proses yang sedang berjalan. Penekanan pada orientasi proses dinamakan bahwa dalam tahap proseslah bisa dilakukan intervensi agar terjadi perbaikan-perbaikan apabila ditemukan adanya penyimpangan dalam pekerjaan.perbaikan yang dilakukan selama dalam proses jauh lebih baik dibanding apabila perbaikan pekerjaan dilakukan pada saat sesuatu pekerjaan selesai dikerjakan yang hasilnya di bawah standar yang diinginkan. e. Melakukan penekanan pada subtansi



Penekanan pada subtansi dimaksudkan agar focus kegiatan tetap menjadikan subtansi pekerjaan sebagai inti dari setiap pekerjaan. Sedang pekerjaan rutin sebagai penunjang dari kegiatan inti yang dilakukan. Hal ini untuk mencegah adanya jebakan pekerjaan rutinitas dan mengabaikan pekerjaan yang bersifat subtansial. Ada tiga bentuk koordinasi, yaitu koordinasi vertical, koordinasi horizontal, dan diagonal. Terdapat juga tiga mekanisme yang berbedauntuk melakukan koordinasi, yaitu directive (mengarahkan), voluntary (sukarela), dan facilitated (memudahkan). Diferensi pekerjaan didefinisikan sebagai segmentasi sistem organisasi ke dalam berbagai subsistem yang masing-masing sebsistem organisasi ke dalam berbagai subsistem yang masingmasing sebsistem tersebut cenderung mengembangkan atribut-atribut tertentu karena kebutuhan yang dikarenakan oleh lingkungan luar yang relevan. Diferensi terdiri dari dua macam: diferensi vertical dan horizontal. Diferensi vertical menetapkan struktur manajerial, sedangkan diferensi horizontal menentukan departementalisasi dasar. Seluruhnya merupakan struktur formal dari organisasi. Dasar dari adanya diferensasi kegiatan organisasi adalah menurut garis dan staf (time & staff). Fungsi garis mempunyai wewenang komando langsung terhadap kegiatan organisasi dan berkenaan dengan fungsi primer. Sebaliknya, fungsi staf melaksanakan peranan penasihat dan berkenaan dengan kegiatan penunjang atau pembantu. Definisi struktur adalah pola yang sudah ada mengenai hubungan-hubungan antara berbagai komponen dan bagian dari organisasi. Akan tetapi, struktur suatu sistem social itu tidak tampak seperti sistem biologis atau sistem mekanis. Ia tidak dapat dilihat, tetapi dapat disimpulkan dari operasi-operasi actual daan dari perilaku organisasi. Mendesaian organisasi adalah salah satu tuga pokok manajemen. Desain organisasi berguna untuk menjawab persepsi berbagai faktor konstektual dan internal. Manajemen dituntut untuk mampu membuat pilihan strategis untuk menentukan desain organisasi. Pilihan strategis yang dimaksud, seperti desain struktur organisasi, standar pelaksanaan dalam menilai tekanan kendala ekonomi, dan sebagainya. Sesi 7: Konsep teknostruktur organisasi dan langkah transformasi menjadi organisasi belajar Menurut Lubis dan Hueseini (1987) struktur organisasi adalah bentuk organisai keseluruhan yang merupaka gambarann mengenai kesatuan dari berbagai segmen organisasi, yaitu masing—



masing dipengaruhi oleh salah satu dari faktor-faktor seperti kondisi lingkungan, ukuran, jenis teknologi yang digunakan dan sasaran yang hendak dicapai. Struktur organisasi merupakan bentuk organisasi dengan memperhatikan akibat dan oengaruh keseluruhan faktor-faktor tersebut di atas secara bersama. Menurut Lubis & Huseini (1987) terdapat bentuk dasar struktur organisasi yaitu struktur fungsional dan struktur prosuk. a. Struktur Fungsional Struktur fungsional bentuknya mengelompoknya orang maupun kegiatan manurut sumber (resources) yang berarti bahwa setiap fungsi merupakan bagian yang menyediakan sumber (seperti pengetikan dan sebagainya) untuk seluruh bagian organisasi. b. Struktur produk Struktur produk terdiri dari bagian-bagian yang masing-masing merupakan unit organisasi lengkap dengan memiliki seluruh fungsi yang diperlukan. Pengelompokan bisa juga dilakukan menurut aspek seperti kelompok produk, jenis servis yang dihasilkan, status social masyarakat yang dilayani, lokasi atau menurut program. Walaupun pengelompokan dapat dilaksanakan menurut aspek akan tetapi untuk jenis organisasi ini selalu digunakan aistilah “struktur organisasi”. a. Hubungan vertical Untuk menentukan kualitas hubungan vertical yang dibutuhkan oleh suatu organisasi, terdapat dua faktor yakni ukuran organisasi dan tingkat ketidakpuasan. Menurut Lubis & Huseini, terdapat lima jenis alat untuk melakukan hubungan vertical dengan kemampuan berbeda-beda. Lima jenis alat atau hubungan vertical tersebut adalah: hierarki, peraturan dan prosedur, rencana dan jadwal, penambahan tingkat/posisi pada hierarki, sistem informasi vertical. b. Hubungan horizontal Untuk menentukan kualitas hubungan horizontal yang dibutuhkan oleh suatu organisasi, terdapat tiga faktor, yaitu tingkat ketidakpastian, derajat saling ketergantungan, dan jenis sasaran. Terdapat enam jenis alat untuk mengadakan hubungan horizontal yang masing-masing mempunyai kapasitas yang berbeda. Alat untuk mengadakan horizontal ini dapat memperbaiki koordinasi maupun aliran informasi horizontal ini biasanya tidak tergambar pada skema organisasi. Menurut Lubis & Huseini, alat untuk mengadakan hubungan horizontal terdiri atas: dokumen tertulis, kontak langsung, penghubung, satuan kerja (satgas), tim, integrator permanen.



Pengertian staf selalu mengacu pada adanya beberapa orang pegawai yang dimiliki seperangkat aturan kerja dan bekerja untuk mencapai tujuan organisasi. Manajemen dapat diartikan sebagai kemampuan atau ketrampilan untuk memperoleh sesuatu hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain. manajemen oragnisasi adalah suatu upaya mendayagunakan sumber daya manusia, sumber daya alam, sumber daya model maupun teknologi yang ada untuk mewujudkan suatu tujuan yang telah diperogramkan. Manajemen berfungsi untuk menggerakkan berbagai kegiatan organisasi dalam mencapai tujuan, menata kehidupan serta menyelesaikan berbagai permasalahan yang timbul ke arah yang sesuai dengan maksud dan tujuan pendirian organisasi. Prijono Tjiptoherijanto merumuskan tiga model sistem manajemen staf (manajemen kepegawaian), sebagai berikut: a. Sistem terpusat (centralized system) Pada sistem ini, pelaksanaan pengelolaan kepegawaian terkonsentralisasi di pusat pemerintahan (ibukota Negara). Pelaku pengelola kepegawaian di daerah hanya merupakan kepanjangan dari pusat dengan wewenang yang sangat luas. b. Sistem terpisah (separated system) Dalam sistem ini pelaksanaan pengelolaan kepegawaian terkonsentrasi didaerah (pemerintah daerah) pemerintah dapat memberikan fasilitas tertentu seperti misalnya prinsip normative dan fasilitas pelatihan. Selebihnya pengelolaan kepegawian dilakukan sendiri oleh daerah termsuk menutup biaya kebutuhan operasional. Para pengelola kepegawaian di daeraha merupakan otorissator penuh di lingkungan wilayahnya. c. Sistem terpadu (integrated system) Sistem ini pada dasarnya merupakan perpaduan harmonis antara centralized system dengan separated system. Dalam integrated system pelaksanaan pengelolaan kepegawaian dikelola secara terpadu antara pemerintah pusat dan daerah. sector vital pada umumnya di bawah kendali pemerintah pusat. Sementara pemerintah daerah sebagai pengguna dalam setiap langkah yang dilakukan selalu mengacu pada ketentuan pusat. Menurut Sondang P. Siagian, keputusan-keputusan yang baik memiliki persyaratan-persyaratan tertentu antara lain: a. Keputusan yang diambil harus tepat b. Keputusan harus diambil secara cepat



c. Keputusan yang diambil harus praktis d. Keputusan yang diambil harus mempermudah tercapainya tujuan organisasi, karena memang seluruh kegiatan organisasi ditujukan kepada pencapaian tujuan yang telah ditentukan. e. Keputusan yang diambil harus rasional. Menurut Schuler & Jackson, ada beberapa pendekatan pada perancangan kerja yang dikenal selama ini, yaitu: a. Pendekatan mekanistik Dengan menggunakan pendekatan mekanistik yang juga dirujuk sebagai pendekatan manajemen ilmiah, para perancang kerja berusaha keras untuk merancang kerja sehingga tugas-tugas dapat dilaksanakan seefisien mungkin. Tugas ini sangat membantu mereka dalam melakukan penelitian tentang gerak dan waktu serta sistem pembayaran insentif, masingmasing dengan tujuan memperoleh produktifitas tinggi. b. Pendekatan faktor manusia Pendekatan faktor manusia diperhitungkan dalam perencanaan kerja termasuk dimensi fisik dari tubuh manusia, c. Pendekatan motivasi Pendekatan motivasi dimulai dengan asumsi bahwa kerja dapat dirancang untuk merancang motivasi pegawai dan meningkatkan keupasan kerja. Asumsi ini tidak bertentangan dengan pendekatan faktor manusia, namun bertentangan dengan pendekatan mekanistik. Ada dua jenis pendekatan motivasi yang dewasa ini umum digunakan yaitu pendekatan kontemporer individu dan pendekatan kontemporer lain. Charles Perrow melakukan penelitian terhadap teknologi pada bagian-bagian organisasi dengan menggunakan skala pengukuran teknologi yang bisa dignakan untuk organisasi manufaktur maupun organisasi non-manufaktur. Dari penelitian tersebut ditemukan adanya dua dimensi dari kegiatan kerja yang mempunyai relevensi terhadap struktur maupun kegiatan yang terjadi dalam suatu organisasi, yakni: a. Variasi tugas (task variety) Menunjukkan banyaknya kekecualiaan dalam tugas yang diukur dengan banyaknya hal tak terduga dan hal yang baru, yang terjadi dalam proses pekerjaan. Dengan demikian variasi tugas nilainya tinggi jika proses mempunyai banyak masalah maupun hal yang tak terduga.



Jika pekerjaan berulang dengan tugas yang selalu sama berarti teknologi mempunyai nilai virus tugas yang rendah. b. Kemudahan analisis Pekerjaan yang mudah dianalisis bisa diuraikan menjadi beberapa langkah yang jelas dan juga bersifat mekanistik sehingga bisa dijalankan dengan prosedur yang bersifat objektif dan terukur secara kuantitatif. Dengan demikian penyelesaian setiap masalah menjadi mudah karena setiap langkah dalam proses terukur secara jelas dan mudah diketahui jika ada penyimpangan. Terdapat empat jenis teknologi menurut pengklasifikasian Perrow yaitu: teknologi rutin, teknologi nonrutin, teknologi craft, teknologi engineering. Berbagai penelitian mengenai teknologi telah memperlihatkan kesimpulan yang serupa. Pada organisasi yang besar, hubungan teknologi, dengan struktur ternyata bersifat terbatas. Juga bisa ditarik kesimpulan bahwa pengaruh teknologi terhadap struktur lebih terasa pada bagian dari suatu organisasi ataupun pada organisasi yang ukurannya kecil. Sementara itu, struktur suatu organisasi terutama pada organisasi berukuran besar. Merupakan hasil akhir dari berbagai macam pengaruh yaitu pengaruh teknologi, ukuran dan lingkungan organisasi. Karena berbagai hal tersebut, maka dalam merencanakan desain dari suatu organisai berukuran besar, sebaiknya organisasi besar itu dipandang sebagai suatu rangkaian dari berbagai bagian, yang masing-masing dipengaruhi oleh teknologi dengan cara yang berbeda-beda. Organisasi perlu dievaluasi secara seksama untuk memeriksa kesesuaian strukturnya dengan kebutuhan. Perubahan struktur dilakukan agar pengambilan keputusan dalam organisasi tidak terhambat dan mampu menghasilkan keputusan-keputusan yang baik, juga untuk membuat agar organisasi berdaptasi secara cepat terhadap perubahan lingkungan dan untuk mengurangi jumlah pertentangan yang terjadi antara bagian-bagian organisasi. Hal ini juga dipengaruhi oleh strategi organisasi dalam pencapaian tujuannya. Pada awal revolusi industry organisasi dipandang sebagai entitas yang mandiri lepas dari lingkungan. Organisasi dianggap sebagai kumpulan orang yang bekerja untuk mencapai tujuan. Manusia dianggap hanya sebagai faktor produksi yang tidak memiliki jiwa. Perkembangan selanjutnya adalah munculnya aliran yang mengoreksi pandangan bahwa manusia bukanlah



faktor produksi semata. Manusia memiliki jiwa yang perlu diperlakukan secara baik dalam organisasi. Tahap berikutnya ditemukan bahwa ternyata organisasi tidak berdiri sendiri. Organisasi merupakan entitas yang memiliki jiwa dan merupakan bagian dari lingkungan. Inilah tonggak organisasi modern. Pada masa modern ini terdapat dua pandangan dominan yaitu organisasi dipandang sebagai sistem dan organisasi dipandang sebagai kontigensi dari lingkungan. Perkembangan teknologi komunikasi dan informasi telah mengubah tatanan social. Karena teknologi, dalam masyarakat telah tumbuh jaringan antarmanusia dan antar organisasi. Oleh karena itu, kemudian muncullah pandangan bahwa komponen penting organisasi adalah pengetahuan. Organisasi yang menempatkan pengetahuan sebagai komponen terpentingnya disebut sebagai organisasi belajar. Berdasarkan literature, paling tidak terdapat enam istilah yang berhubungan dengan penciptaan, penggunaan, penyimpanan, dan distribusi pengetahuan. Istilah-istilah tersebut adalah learning, knowledge creating company, the learning company, knowledge management, dan the knowing organization. Learning Organizing (Organisasi Belajar) didefinisikan sebagai kemampuan organisasi menciptakan pengetahuan, memperoleh pengetahuan, menginterpretasikan pengetahuan, mentransfer pengetahuan, dan mempertahankan pengetahuan. Terdapat paling tidak lima variabel yang mempengaruhi OB yaitu sistem informasi, struktur oganisasi, pengembangan SDM, budaya organisasi, dan kepemimpinan. Variabel tersebut memberikan pengaruh yang kuat terhadap organisasi belajar. Dalam beberapa literature, penciptaan pengetahuan merupakan komponen penting dalam yang telah dicapai orang lain dan menimba pengalaman orang lain, menggunakan pengalaman sendiri, melakukan “scanning” lingkungan, dan merekrut orang atau mengambil alih unit atau organisasi untuk memperoleh pengetahuan yang diharapkan. Adapun langkah-langkah membangun Learning Organization, yaitu: 1) menilai budaya belajar organisasi, 2) menyebarkan rasa optimis (positif), 3) menjadikan tempat kerja sebagai tempat yang aman untuk “berpikir”, 4) menghargai pengambilan risiko, 5) membantu orang-orang agar mampu menjadi “sumber” bagi yang lain, 6) meletakkan kekuatan belajar ke dalam pekerjaan, 7) merumuskan visi, 8) mebawa visi ke kehidupan, 9) menghubungkan visi ke sistem, 10) memulai perubahan dan melakukan monitoring dan evaluasi secara berkelanjutan.