11.1. Pemusnahan Dokumen Administrasi [PDF]

Citation preview

RS. BAPTIS BATU Jl. Raya Tlekung No. 1 Batu



STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL PENGERTIAN TUJUAN



KEBIJAKAN



PROSEDUR



PEMUSNAHAN DOKUMEN ADMINISTRASI No Dokumen No. Revisi Halaman 11.03.18 01 1/2



Tanggal Terbit 12 Maret 2014



Ditetapkan oleh, Direktur RS. Baptis Batu



dr. Arhwinda Pusparahaju A,Sp. KFR, MARS. Kegiatan menghancurkan fisik dan informasi arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna lagi bagi kepentingan Rumah Sakit. 1. Penghancuran fisik dan informasi arsip secara total sehingga tidak bisa dikenali lagi dengan cara dibakar di incenerator. 2. Menghemat tempat penyimpanan arsip. Pemusnahan Dokumen Administrasi adalah 5 (lima) tahun sejak terakhir digunakan dengan menggunakan prosedur yang berlaku (Sesuai Dengan Kebijakan Direktur RS Baptis Batu No. 10/01/VIII/SK_Dir_Keb/2012 Tentang Pelayanan Administrasi Perkantoran). 1. Pemeriksaan. Melakukan pemeriksaan dan sortir dokumen yang akan dimusnahkan, setidaknya tertanggal 5 (lima) tahun mundur sejak saat ini. 2. Pendaftaran arsip. Melakukan pendataan arsip dengan : a. Menulis nomor urut. b. Menulis nomor surat. c. Menulis asal surat d. Menulis tanggal surat e. Menulis kegunaan surat. 3. Pembentukan panitia. Bentuk panitia pemusnahan dokumen administrasi, dengan SK Direktur Rumah sakit yang terdiri dari : a. Kepala Bagian Administrasi. b. Kepala Bagian Sumber Daya Manusia. c. Kepala Bagian Keuangan. d. Kepala Bagian Layanan Perusahaan & Asuransi. e. Petugas Bagian Pemeliharaan Sarana. 4. Persetujuan. 5. Mengajukan persetujuan pemusnahan dokumen administrasi kepada Wakil Direktur Umum Keuangan. 6. Pembuatan berita acara. a. Membuat berita acara pemusnahan dokumen administrasi yang ditandatangani oleh panitia pemusnahan dokumen administrasi, Wakil Direktur Umum Keuangan dan Direktur RS. Baptis Batu. b. Menentukan waktu pelaksanaan pemusnahan dokumen administrasi. 7. Pelaksanaan pemusnahan arsip. a. Melaksanakan pemusnahan dokumen administrasi disaksikan panitia pemusnahan dokumen administrasi. b. Pemusnahan dokumen administrasi dengan cara dibakar.



RS. BAPTIS BATU Jl. Raya Tlekung No. 1 Batu



STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL PROSEDUR



PEMUSNAHAN DOKUMEN ADMINISTRASI No Dokumen No. Revisi Halaman 11.03.18 01 2/2



Tanggal Terbit 12 Maret 2014



Ditetapkan oleh, Direktur RS. Baptis Batu



dr. Arhwinda Pusparahaju A,Sp. KFR, MARS. c. Pembakaran dokumen adminitrasi dilakukan oleh petugas di Bagian Pemeliharaan Sarana. c. Mendokumentasikan kegiatan dengan cara di foto. Pemeriksaan Pendaftaran Arsip Pembentukan Panitia



ALUR



Persetujuan Pembuatan Berita Acara Pelaksanaan Pemusnahan Arsip



UNIT TERKAIT



Bagian Administrasi Bagian Layanan Perusahaan & Asuransi Bagian Keuangan. Bagian Sumber Daya Manusia. Bagian Pemeliharaan Sarana