4.1 Panduan Mutu Struktur Organisasi OK [PDF]

Citation preview

PEMERINTAH PROVINSI NUSA TENGGARA TIMUR No. Bagian Terbitan/Revisi BADAN LINGKUNGAN HIDUP DAERAH Tanggal UPT. LABORATORIUM LINGKUNGAN Halaman



: : : :



IK.4.3.2. 1/0 April 2015 1 dari 9



INSTRUKSI KERJA TATACARA KAJI ULANG DOKUMEN



1.



TUJUAN Instruksi Kerja ini dibuat untuk memberikan panduan bagi Manajer Mutu untuk melaksanakan kaji ulang terhadap dokumen.



2.



RUANG LINGKUP Tata cara kaji ulang dokumen berguna sebagai acuan dalam melaksanakan kaji ulang dokumen bila ada revisi yang akan dilakukan dalam dokumen.



3.



ACUAN PM. 4.3. Pengendalian Dokumen



4.



PROSEDUR 4.1. Manajer Mutu sebagai penanggung jawab kaji ulang manajemen dapat melakukan perubahan dokumen minimal 1 kali setahun dalam rapat kaji ulang manajemen. 4.2. Manajer mutu membuat jadwal pelaksanaan kaji ulang manajemen sesuai formulir (FR.4.3.2.6.) dan melaporkan kepada Manajer Puncak sebagai pemimpin rapat untuk tanggal pelaksanaannya. 4.3. Manajer mutu membuat undangan rapat yang ditandatangani oleh Manajer Puncak dan ditujukan kepada semua personel sistem manajemen mutu. 4.4. Rapat dipimpin oleh Manajer puncak dan Manajer mutu sebagai penanggung jawab menyiapkan agenda rapat. Rapat kaji ulang manajemen harus dihadiri oleh seluruh personel sistem manajemen mutu 4.5. Manajer mutu membuat laporan hasil rapat kaji ulang manajemen sesuai formulir (FR.4.3.2.5.) yang berisi ringkasan hasil rapat dan rekomendasi hasil rapat. 4.6. Rekomendasi hasil rapat disosialisasikan kepada seluruh personel. 4.7. Bila terdapat revisi terhadap suatu dokumen harus segera di lakukan sesuai instruksi kerja tatacara merubah dokumen dalam komputer. (IK 4.3.3.). 4.8. Dokumen yang telah direvisi disahkan dan didistribusikan sesuai daftar distribusi. Dokumen yang telah direvisi dimasukkan kedalam master list dokumen dan dokumen kadaluarsa ditarik dan disimpan oleh manajer mutu.



5.



4.9. Manajer Mutu mensosialisasi perubahan dokumen yang telah direvisi kepada semua personil terutama personil yang berkompeten terhadap dokumen yang direvisi. DOKUMEN TERKAIT : IK .4.3.3. Tata cara merubah dokumen dalam komputer FR.4.3.2.5. Formulir Laporan Kaji Ulang Manajemen FR.4.3.2.6. Formulir Jadwal kaji ulang Manajemen



PEMERINTAH PROVINSI NUSA TENGGARA TIMUR No. Bagian Terbitan/Revisi BADAN LINGKUNGAN HIDUP DAERAH Tanggal UPT. LABORATORIUM LINGKUNGAN Halaman



: : : :



IK.4.3.2. 1/0 April 2015 2 dari 9



INSTRUKSI KERJA TATACARA KAJI ULANG DOKUMEN



1.1.6.



Struktur Organisasi UPT Laboratorium Lingkungan Badan Lingkungan Hidup Daerah Provinsi Nusa Tenggara Timur adalah sebagai berikut :



JABATAN FUNGSIONAL



KEPALA UPT LABORATORIUM LINGKUNGAN



KEPALA SEKSI PELAYANAN TEKNIS



KEPALA SUB BAGIAN TATA USAHA



KEPALA SEKSI MUTU DATA KUALITAS LINGKUNGAN



PEMERINTAH PROVINSI NUSA TENGGARA TIMUR No. Bagian Terbitan/Revisi BADAN LINGKUNGAN HIDUP DAERAH Tanggal UPT. LABORATORIUM LINGKUNGAN Halaman



: : : :



IK.4.3.2. 1/0 April 2015 3 dari 9



INSTRUKSI KERJA TATACARA KAJI ULANG DOKUMEN



MANAJER PUNCAK



PENGENDALI



PENGENDALI



PENGENDALI



1.1.7. Stuktur Organisasi Sistem Manajemen Mutu UPT.Laboratorium Lingkungan Badan Lingkungan Hidup Daerah Provinsi Nusa Tenggara Timur adalah sebagai berikut : MANAJER MANAJER MANAJER MUTU TEKNIS ADMINISTRASI STRUKTUR ORGANISASI LABORATORIUM BERDASARKAN SNI ISO/IEC 17025:2008



PENERIMA CONTOH UJI



PENYELIA PENGAMBIL CONTOH UJI



PENYELIA LABORATORIUM



PENGAMBIL CONTOH UJI



ANALIS



PENGOLAH DATA DAN PELAPORAN



PENANGGUNG JAWAB LIMBAH



PENANGUNG JAWAB ALAT



PENANGGUNG JAWAB K3



PENANGUNGJA WAB BAHAN



STERILISATOR



PEMERINTAH PROVINSI NUSA TENGGARA TIMUR No. Bagian Terbitan/Revisi BADAN LINGKUNGAN HIDUP DAERAH Tanggal UPT. LABORATORIUM LINGKUNGAN Halaman



: : : :



IK.4.3.2. 1/0 April 2015 4 dari 9



INSTRUKSI KERJA TATACARA KAJI ULANG DOKUMEN



1. Manajer Puncak : a. Tanggung jawab : Manajer puncak merupakan pucuk pimpinan laboratorium yang mempunyai tanggung jawab penuh terhadap semua kegiatan laboratorium serta memimpin organisasi.



PEMERINTAH PROVINSI NUSA TENGGARA TIMUR No. Bagian Terbitan/Revisi BADAN LINGKUNGAN HIDUP DAERAH Tanggal UPT. LABORATORIUM LINGKUNGAN Halaman



: : : :



IK.4.3.2. 1/0 April 2015 5 dari 9



INSTRUKSI KERJA TATACARA KAJI ULANG DOKUMEN



b. Wewenang : Manajer puncak mempunyai wewenang membuat keputusan terhadap kebijakan maupun sumberdaya laboratorium untuk mencapai data pengujian sesuai kebutuhan dan kepuasan pelanggan. c. Tugas dan fungsi : - Mengesahkan panduan mutu laboratorium; - Menyelenggarakan kaji ulang sistem manajemen mutu laboratorium minimal 12 bulan sekali; - Menetapkan dan memelihara kebijakan dan sasaran mutu laboratorium; - Mempromosikan kebijakan mutu dan sasaran mutu di seluruh bagian organisasi laboratorium untuk meningkatkan kesadaran, motivasi dan partisipasi; - Memastikan fokus perhatian pada persyaratan pelanggan di seluruh bagian organisasi laboratorium; - Memastikan bahwa suatu sistem manajemen mutu yang efektif dan efisien telah ditetapkan, diimplementasikan dan dipelihara untuk mencapai sasaran mutu; - Memastikan tersedianya sumberdaya yang diperlukan; - Meninjau sistem manajemen mutu secara periodik; - Memutuskan tindakan berkenaan dengan kebijakan mutu dan sasaran mutu; - Memutuskan tindakan bagi perbaikan sistem manajemen mutu; dan - Memberikan delegasi kepada Kepala Sub Bagian Tata Usaha/Kepala Seksi, apabila berhalangan. 2. Manajer Administrasi : a. Tanggung jawab : Bertanggung jawab kepada manajer puncak dalam hal merencanakan, menerapkan dan mengevaluasi semua aspek yang berkaitan dengan administrasi dan pengembangan personel laboratorium. b. Tugas dan fungsi : - Menyelesaikan semua aspek administrasi yang dibutuhkan antara laboratorium dan pihak lain serta memelihara dokumen administrasinya; - Mengkoordinir penerimaan contoh uji, pemindahan data hasil pengujian ke dalam format laporan atau sertifikat serta menyampaikannya kepada pelanggan; - Menerima pengaduan/keluhan termasuk umpan balik pelanggan dan berkoordinasi dengan manajer terkait untuk menyelesaikannya; - Merencanakan pengadaan peralatan, instrumentasi, bahan habis pakai, serta perlengkapan laboratorium lainnya; - Melakukan verifikasi secara administrasi terhadap barang atau peralatan yang telah dibeli sebelum digunakan;



PEMERINTAH PROVINSI NUSA TENGGARA TIMUR No. Bagian Terbitan/Revisi BADAN LINGKUNGAN HIDUP DAERAH Tanggal UPT. LABORATORIUM LINGKUNGAN Halaman



: : : :



IK.4.3.2. 1/0 April 2015 6 dari 9



INSTRUKSI KERJA TATACARA KAJI ULANG DOKUMEN



-



Mengevaluasi dan memelihara rekaman pemasok yang digunakan; Memelihara rekaman kualifikasi seluruh personel laboratorium; dan Memberikan delegasi kepada manajer mutu/teknis, apabila berhalangan.



3. Penangung Jawab Alat : a. Tanggung Jawab : Penanggung jawab alat bertanggung jawab kepada manajer administrasi dalam hal merencanakan, memelihara , mengusulkan kalibrasi alat laboratorium, perbaikan, dan kebutuhan peralatan teknis laboratorium. b. Tugas dan Fungsi : - Merekapitulasi kebutuhan peralatan teknis laboratorium; - Mengendalikan buku inventaris peralatan; - Memelihara dan mengecek fungsi peralatan laboratorium secara rutin; - Mengusulkan perbaikan peralatan laboratorium; - Mengusulkan kalibrasi peralatan laboratorium; - Memberikan delegasi kepada personel terkait, apabila berhalangan. 4. Penanggung Jawab Bahan a. Tanggung Jawab : Penanggungjawab bahan bertanggung jawab kepada Manajer Administrasi dalam hal merencanakan, memelihara , mengelola bahan- bahan kimia yang kadaluarsa dan mengusulkan kebutuhan bahan kimia maupun bahan penunjang laboratorium. b.



Tugas dan Fungsi : Merekapitulasi kebutuhan bahan kimia maupun bahan penunjang laboratorium. Mengendalikan buku inventaris bahan kimia maupun bahan penunjang. Memelihara sertifikat bahan kimia dan mengecek bahan kimia secara rutin. Mengelola bahan kimia yang sudah kadaluarsa . Mengusulkan pengadaan bahan kimia dan bahan penunjang laboratorium. Menyiapkan bahan kimia dan membuat reagent untuk kebutuhan analisa Memberikan delegasi kepada personel terkait, apabila berhalangan.



5. Manajer Mutu : a.



Tanggung jawab : Bertanggung jawab kepada manajer puncak untuk memastikan bahwa sistem manajemen mutu yang sesuai dengan ruang lingkup kegiatan laboratorium



PEMERINTAH PROVINSI NUSA TENGGARA TIMUR No. Bagian Terbitan/Revisi BADAN LINGKUNGAN HIDUP DAERAH Tanggal UPT. LABORATORIUM LINGKUNGAN Halaman



: : : :



IK.4.3.2. 1/0 April 2015 7 dari 9



INSTRUKSI KERJA TATACARA KAJI ULANG DOKUMEN



dikomunikasikan, dimengerti, diterapkan, dan dipelihara oleh seluruh personel pada semua tingkatan organisasi laboratorium pada setiap waktu. b.



6.



Tugas dan fungsi : - Merencanakan, mengkoordinir, dan mengevaluasi penyusunan serta melakukan kaji ulang dokumentasi sistem manajemen mutu laboratorium; - Merencanakan, mengorganisasikan, dan mengevaluasi pelaksanaan program audit internal laboratorium terhadap semua elemen sistem manajemen mutu termasuk kegiatan pengujian; - Menyiapkan dokumen yang berhubungan dengan pelaksanaan audit internal; - Apabila diperlukan, melaksanakan kaji ulang terhadap temuan ketidaksesuaian dan rekomendasi tindakan perbaikan yang dilakukan oleh tim audit internal dalam pelaksanaan program audit internal; - Melaksanakan audit tindak lanjut untuk memverifikasi penerapan dan efektifitas tindakan perbaikan yang dilakukan oleh auditor, apabila diperlukan; - Mengesahkan dokumen sistem manajemen mutu yang meliputi prosedur, instruksi kerja, dokumen pendukung dan formulir; - Berkoordinasi dengan personel terkait di laboratorium untuk menentukan jenis pelatihan bagi seluruh personel laboratorium; dan - Memberikan delegasi kepada manajer adminitrasi/teknis, apabila berhalangan.



Manajer Teknis : a. Tanggung jawab : Bertanggung jawab kepada manajer puncak atas semua aspek operasional teknis dan kelengkapan sumberdaya yang dibutuhkan untuk memastikan bahwa mutu data hasil pengujian tercapai sesuai kebutuhan dan kepuasan pelanggan. b.



Tugas dan fungsi : - Merencanakan, mengkoordinir, dan mengevaluasi kegiatan pengambilan contoh uji; - Merencanakan, mengkoordinir, dan mengevaluasi kegiatan pengujian baik di lapangan maupun di laboratorium; - Mengkoordinasikan penerapan jaminan mutu (QA) dan pengendalian mutu (QC) untuk semua jenis pengujian; - Merencanakan, mengorganisasikan dan mengevaluasi partisipasi uji profisiensi dan/atau program uji banding antar laboratorium; - Memilih dan menentukan laboratorium subkontraktor yang kompeten; - Melakukan verifikasi lembaran kerja (work sheet) hasil pengujian; - Melakukan penelusuran terhadap pengaduan/keluhan dari pelanggan yang berkaitan dengan mutu data hasil pengujian; - Memberikan pendapat dan interpretasi hasil pengujian apabila diperlukan;



PEMERINTAH PROVINSI NUSA TENGGARA TIMUR No. Bagian Terbitan/Revisi BADAN LINGKUNGAN HIDUP DAERAH Tanggal UPT. LABORATORIUM LINGKUNGAN Halaman



: : : :



IK.4.3.2. 1/0 April 2015 8 dari 9



INSTRUKSI KERJA TATACARA KAJI ULANG DOKUMEN



- Meminimalisasi penyimpangan yang dapat mengakibatkan menurunnya mutu data hasil pengujian serta melakukan tindakan perbaikan apabila ditemukan ketidaksesuaian; - Melaksanakan pengujian ulang terhadap arsip contoh uji (retained sample), apabila diperlukan; - Melakukan penyeliaan yang memadai kepada analis yang menjadi tanggung jawabnya; - Meningkatkan profesionalisme analis laboratorium yang menjadi tanggung jawabnya sehingga mempunyai kompetensi untuk melaksanakan tugas sesuai uraian kerjanya; - Menunjuk salah satu analis pengganti yang menjadi tanggung jawabnya, apabila berhalangan; - Memberikan delegasi kepada manajer mutu/administrasi, apabila berhalangan. 7. Penyelia Pengambil Contoh Uji : a. Tanggung jawab : Bertanggung jawab kepada manajer teknis dalam melaksanakan kegiatan pengambilan contoh uji. b. Tugas dan fungsi : - Membuat perencanaan pengambilan contoh uji dan melaksanakan Good Sampling Practice; - Mengkoordinasikan dan mengawasi penerapan jaminan mutu (QA) dan pengendalian mutu (QC) di lapangan; - Melakukan verifikasi terhadap data hasil pengukuran di lapangan; - Meminimalisasi penyimpangan yang dapat mengakibatkan menurunnya mutu data hasil pengukuran di lapangan serta melakukan tindakan perbaikan apabila ditemukan ketidaksesuaian; - Melakukan penyeliaan yang memadai kepada petugas pengambil contoh uji; - Meningkatkan profesionalisme petugas pengambil contoh uji sehingga mempunyai kompetensi untuk melaksanakan tugas sesuai uraian kerjanya; - Menunjuk salah satu petugas pengambil contoh uji yang menjadi tanggung jawabnya, apabila berhalangan; - Memberikan delegasi kepada personil yang lain, apabila berhalangan. 8. Petugas Pengambil Contoh uji a. Tanggung jawab : Bertanggung jawab kepada Penyelia pengambil contoh uji dalam melaksanakan pengambilan contoh uji. b. Tugas dan fungsi :



PEMERINTAH PROVINSI NUSA TENGGARA TIMUR No. Bagian Terbitan/Revisi BADAN LINGKUNGAN HIDUP DAERAH Tanggal UPT. LABORATORIUM LINGKUNGAN Halaman



: : : :



IK.4.3.2. 1/0 April 2015 9 dari 9



INSTRUKSI KERJA TATACARA KAJI ULANG DOKUMEN



- Melaksanakan pengambilan contoh uji yang baik dan benar sesuai SNI (Good Sampling Practice); - Menerapkan jaminan mutu (QA) dan pengendalian mutu (QC) di lapangan; - Melakukan verifikasi terhadap data hasil pengukuran di lapangan; - Meminimalisasi penyimpangan yang dapat mengakibatkan menurunnya mutu data hasil pengukuran di lapangan serta melakukan tindakan perbaikan apabila ditemukan ketidaksesuaian. 9.



Penerima Contoh uji : a. Tanggung Jawab : Penerima contoh uji bertanggung jawab kepada manajer administrasi terhadap penerimaan contoh uji dari pelanggan. b. Tugas dan Fungsi : - Menerima, mencocokkan keterangan identitas contoh uji dengan isinya, memeriksa kualitas dan kuantitas contoh uji; - Mengkomunikasikan contoh uji yang akan diuji dengan manajer teknis dan pelanggan` sehubungan dengan pengujian yang diminta; - Mengisi formulir-formulir dan buku terkait penerimaan contoh uji; - Melakukan pengkodean pada contoh uji dan mendistribusikan contoh uji ke penyelia laboratorium.



10. Penyelia Laboratorium : a. Tanggung jawab : Bertanggung jawab kepada manajer teknis dalam melaksanakan kegiatan pengujian di laboratorium. b.



Tugas dan fungsi : - Mengkoordinasikan dan mengawasi penerapan jaminan mutu (QA) dan pengendalian mutu (QC) sesuai metode yang digunakan untuk semua jenis pengujian yang dilakukan di laboratorium; - Melaksanakan pengembangan dan validasi metode pengujian; - Melakukan verifikasi terhadap data hasil pengujian; - Meminimalisasi penyimpangan yang dapat mengakibatkan menurunnya mutu data hasil pengujian serta melakukan tindakan perbaikan apabila ditemukan ketidaksesuaian; - Melaksanakan pengujian ulang terhadap retained sample, apabila memungkinkan, jika ada keluhan dari pelanggan; - Melakukan penyeliaan yang memadai kepada analis yang menjadi tanggung jawabnya;



PEMERINTAH PROVINSI NUSA TENGGARA TIMUR No. Bagian Terbitan/Revisi BADAN LINGKUNGAN HIDUP DAERAH Tanggal UPT. LABORATORIUM LINGKUNGAN Halaman



: : : :



IK.4.3.2. 1/0 April 2015 10 dari 9



INSTRUKSI KERJA TATACARA KAJI ULANG DOKUMEN



- Meningkatkan profesionalisme staf laboratorium yang menjadi tanggung jawabnya sehingga mempunyai kompetensi untuk melaksanakan tugas sesuai uraian kerjanya; dan - Menunjuk analis atau staf senior yang menjadi tanggung jawabnya, apabila berhalangan. 11. Analis a. Tanggung Jawab : Analis bertanggung jawab kepada manajer teknis terhadap pelaksanaan pengujian dan hasil pengujian. b. Tugas dan Fungsi : - Menyiapkan contoh uji yang diperiksa untuk kegiatan pengujian; - Mengisi kode contoh uji pada formulir lembar kerja pengujian; - Melaksanakan pengujian sesuai dengan prosedur pengujian standar sehingga didapatkan hasil pengujian dengan tingkat keabsahan yang tinggi; - Melakukan penelusuran terhadap hasil uji apabila terjadi pengaduan harus dapat melaksanakan pengujian kembali terhadap arsip contoh uji yang disimpan; - Memeriksa, menulis dan memaraf lembaran kerja hasil pengujian; - Melakukan pengawasan terhadap semua peralatan dan bahan laboratorium yang digunakan. 12. Sterilisator a. Tanggung Jawab : Sterilisator bertanggung jawab kepada Manajer Teknis terhadap pelaksanaan pencucian dan sterilisasi peralatan laboratorium. b. Tugas dan Fungsi : - Mencuci dan melakukan sterilisasi peralatan analisa dan wadah contoh uji. - Menyimpan dan merapikan semua peralatan dan wadah. 13. Penanggung Jawab Keselamatan dan Kesehatan Kerja ( K3 ) a. Tanggung Jawab : Bertanggung jawab kepada manajer teknis dalam menerapkan keselamatan dan kesehatan kerja (K3) pada saat melaksanakan aktifitas di laboratorium. b. Tugas dan Fungsi : - Membuat perencanaan dan pemeliharaan K3. - Melakukan simulasi dan pelatihan penerapan K3. - Merencanakan pemeriksaan kesehatan terhadap personel laboratorium secara rutin.



PEMERINTAH PROVINSI NUSA TENGGARA TIMUR No. Bagian Terbitan/Revisi BADAN LINGKUNGAN HIDUP DAERAH Tanggal UPT. LABORATORIUM LINGKUNGAN Halaman



: : : :



IK.4.3.2. 1/0 April 2015 11 dari 9



INSTRUKSI KERJA TATACARA KAJI ULANG DOKUMEN



- Melakukan informasi dan komunikasi K3 antara lain; mengenai informasi bahaya dan komunikasi bahaya kepada personel laboratorium. - Menetapkan peraturan umum bekerja di laboratorium - Melaksanakan prosedur K3



14. Penanggung Jawab Limbah a. Tanggung Jawab : Bertanggung jawab kepada manajer teknis dalam menangani limbah laboratorium dalam melaksanakan aktifitas di laboratorium. b. Tugas dan Fungsi : - Melakukan pemilahan limbah berdasarkan karakteristiknya. - Melakukan pewadahan dan penyimpanan limbah pada tempatnya. - Melaksanakan prosedur penanganan limbah 15. Pengolah Data dan Pelaporan : a. Tanggung Jawab : Pengolah data dan pelaporan bertanggung jawab kepada manajer administrasi terhadap pengolah data dan pelaporan. b. Tugas dan Fungsi : - Menerima data contoh uji pelanggan dari penerima contoh uji dan memasukan dalam komputer. - Menerima hasil pengujian laboratorium dari manajer teknis. - Mengetik laporan hasil pengujian, - Menyampaikan laporan hasil pengujian ke sub bagian tata usaha untuk disampaikan kepada pelanggan. - Merekapitulasi dan membuat laporan data hasil uji setiap bulan untuk disampaikan kepada manajer administrasi. - Bertanggung jawab terhadap seluruh rekaman data hasil contoh uji.



PEMERINTAH PROVINSI NUSA TENGGARA TIMUR No. Bagian Terbitan/Revisi BADAN LINGKUNGAN HIDUP DAERAH Tanggal UPT. LABORATORIUM LINGKUNGAN Halaman



INSTRUKSI KERJA TATACARA KAJI ULANG DOKUMEN



: : : :



IK.4.3.2. 1/0 April 2015 12 dari 9