5 R Manajemen Perkantoran Anitahnita72@ [PDF]

Citation preview

5 R MANAJEMEN PERKANTORAN



Disusun Oleh : ANITAH



(1830203085)



Dosen Pengampu



: Dr. Leny Marlina, M.Pd.I



Mata Kuliah



: Manajemen Perkantoran



PROGAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN) RADEN FATAH PALEMBANG 2020



BAB I PENDAULUAN



Latar Belakang Setiap perusahaan pasti mengharapkan suatu lingkungan kerja yang selalu bersih, rapi, dan masing-masing orang mempunyai konsistensi dan disiplin diri, sehingga mampu mendukung terciptanya tingkat efisiensi dan produktifitas yang tinggi di perusahaan. Namun pada kenyataannya kondisi ini sulit terjadi di setiap perusahaan. Banyak perusahaan yang seringkali mengeluh begitu sulitnya dan banyak membuang waktu hanya untuk mencari data dan atau sarana yang lupa penempatannya. Tidak hanya itu, seringkalinya kita kurang nyaman dengan kondisi berkas kerja yang berantakan dan tidak jarang memicu kondisi emosional kita. Ini merupakan suatu metode sederhana untuk melakukan penataan dan pembersihan tempat kerja yang dikembangkan dan diterapkan di Jepang 5R merupakan budaya tentang bagaimana seseorang memperlakukan tempat kerjanya secara benar. Bila tempat kerja tertata rapi, bersih dan tertib, maka kemudahan bekerja perorangan dapat diciptakan dan dengan demikian 4 bidang sasaran pokok industri, yaitu efisiensi, produktifitas, kualitas dan keselamatan kerja dapat lebih mudah dicapai.



BAB II PEMBAHASAN



A. Pengertian Pengertian (definisi) 5R (5S) ialah suatu cara (metode) untuk mengatur/mengelola tempat kerja menjadi tempat kerja yang lebih baik secara berkelanjutan. 5 R atau 5 S adalah 1suatu metode penataan dan pemeliharaan wilayah kerja secara intensif yang bersal dari jepang yag digunakan oleh manajemen dalam usaha memelihara ketertiban, efisiensi, dan disiplin dilokasi kerja sekaligus meningkatkan kinerja perusahaan /tem pat kerja secara menyeluruh. Penerapan 5R bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan kualitas di tempat kerja. Adapun manfaat penerapan budaya 5R (5S) di tempat kerja antara lain : 1. Meningkatkan produktivitas karena pengaturan tempat kerja yang lebih efisien. 2. Meningkatkan kenyamanan karena tempat kerja selalu bersih dan menjadi luas/lapang. 3. Mengurangi bahaya di tempat kerja karena kualitas tempat kerja yang bagus/baik. 4. Menambah



penghematan



karena



menghilangkan



berbagai



pemborosan di tempat kerja. Budaya 5R (5S) saat ini sudah banyak diterapkan pada banyak perusahaan (organisasi), terbukti melalui penerapkan budaya 5R (5S) tersebut banyak perusahaan-perusahaan yang tumbuh berkembang menjadi HAMBUDI, T. (2015). Profesional General Affair Panduan Bagian Umum Preusahaan Modern. Jakarta: Visimedia. 1



perusahaan maju dan berdaya saing tinggi. Budaya 5R (5S) merupakan investasi awal bagi sebuah perusahaan untuk menuju kesuksesan berkelanjutan. B. Konsep 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat dan Rajin) Setiap perusahaan pasti mengharapkan suatu lingkungan kerja yang selalu bersih, rapi, dan masing – masing orang mempunyai konsistensi dan disiplin diri, sehingga mampu mendukung terciptanya tingkat efisiensi dan produktifitas yang tinggi di perusahaan. Namun pada kenyataannya kondisi ini sulit terjadi di setiap perusahaan. 2 Banyak perusahaan yang seringkali mengeluh begitu sulitnya dan banyak membuang waktu hanya untuk mencari data dan atau sarana yang lupa penempatannya. Tidak hanya itu, seringkali kita kurang nyaman dengan kondisi berkas kerja yang berantakan dan tidak jarang memicu kondisi emosional kita. Beberapa permasalahan tersebut diatas dapat kita atasi dengan melakukan penerapan program 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat dan Rajin), yang merupakan adaptasi program 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke) yang dikembangkan di Jepang dan sudah digunakan oleh banyak negara di seluruh penjuru dunia. Ini merupakan suatu metode sederhana untuk melakukan penataan dan 3pembersihan tempat kerja yang dikembangkan dan diterapkan di Jepang. 5R merupakan budaya tentang bagaimana seseorang memperlakukan tempat kerjanya secara benar. Bila tempat kerja tertata rapi, bersih, dan tertib, maka kemudahan bekerja perorangan dapat diciptakan, dan dengan demikian 4 bidang sasaran pokok industri, yaitu efisiensi, produktivitas, kualitas, dan keselamatan kerja dapat lebih mudah dicapai.



LILA BISMALA, DEWI ANDRIYANI. SUSI HANDAYANI, HAFSAH. (2018). Strategi Peningkatan Daya Saing USAHA KECIL MENENGAH. Medan: Copyright. 3 Sukoco, B. M. (2007). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga. 2



1. RINGKAS Prinsip RINGKAS adalah memisahkan segala sesuatu yang diperlukan dan menyingkirkan yang tidak diperlukan dari tempat kerja. Mengetahui benda mana yang tidak digunakan, mana yang akan disimpan, serta bagaimana cara menyimpan supaya dapat mudah diakses terbukti sangat berguna bagi sebuah perusahaan. Langkah melakukan RINGKAS : a. Cek-barang yang berada di area masing-masing. b. Tetapkan kategori barang-barang yang digunakan dan yang tidak digunakan. c. Beri label warna merah untuk barang yang tidak digunakan d. Siapkan tempat untuk menyimpan / membuang /memusnahkan barang-barang yang tidak digunakan. e. Pindahkan barangbarang yang berlabel merah ke tempat yang telah ditentukan. 2. RAPI Prinsip RAPI adalah menyimpan barang sesuai dengan tempatnya. Kerapian adalah hal mengenai sebagaimana cepat kita meletakkan barang dan mendapatkannya kembali pada saat diperlukan dengan mudah. Perusahaan tidak boleh asal-asalan dalam memutuskan dimana benda-benda harus diletakkan untuk mempercepat waktu untuk memperoleh barang tersebut. Langkah melakukan RAPI : a. Rancang metode penempatan barang yang diperlukan, sehingga mudah didapatkan saat dibutuhkan



b. Tempatkan barang-barang yang diperlukan ke tempat yang telah dirancang dan disediakan c. Beri label / identifikasi untuk mempermudah penggunaan maupun pengembalian ke tempat semula. 3. RESIK Prinsip RESIK adalah membersihkan tempat/lingkungan kerja, mesin/peralatan dan barang-barang agar tidak terdapat debu dan kotoran. Kebersihan harus dilaksanakan dan dibiasakan oleh setiap orang dari CEO hingga pada tingkat office boy.4 Langkah melakukan RESIK : a. Penyediaan sarana kebersihan, b. Pembersihan tempat kerja, c. Peremajaan tempat kerja, dan d. Pelestarian RESIK. 4. RAWAT Prinsip RAWAT adalah mempertahankan hasil yang telash dicapai



pada



3R



sebelumnya



dengan



membakukannya



(standardisasi). Langkah melakukan RAWAT : a. Tetapkan standar kebersihan, penempatan, penataan b. Komunikasikan ke setiap karyawan yang sedang bekerja di tempat kerja 5. RAJIN Prinsip RAJIN adalah terciptanya kebiasaan pribadi karyawan untuk menjaga dan meningkatkan apa yang sudah 4



WINARDI. (2002). Manajemen Perkantoran Dan Pengawasan. Bandung: Nandar Maju.



dicapai. RAJIN di tempat kerja berarti pengembangan kebiasaan positif di tempat kerja. Apa yang sduah baik harus selalu dalam keadaan prima setiap saat. Prinsip RAJIN di tempat kerja adalah “LAKUKAN APA YANG HARUS DILAKUKAN DAN JANGAN MELAKUKAN APA YANG TIDAK BOLEH DILAKUKAN” Langkah melakukan RAJIN : a. Target bersama, b. Teladan atasan c. Hubungan/komunikasi di lingkungan kerja d. Kesempatan belajar . C. Manfaat dan Standart Yang Mesti Dijaga 5R 1. Ringkas Manfaat apa yang didapat dalam penerapan ringkas5 a) Mengetahui jumlah fisik barang yang terdapat di lingkungan kerja. Dengan melakukan aktifitas ringkas secara tidak langsung seseorang atau karyawan akan selalu melakukan cek dan ricek akan barang-barang yang ada di lingkungan kerja. Hal ini juga dapat digunakan sebagai acuan dalam permintaan barang dan meminimalisir kehilangan atau kerusakan akan suatu barang. b) Tidak ada barang yang berlebihan di tempat kerja Pemilahan terhadap barang yang diperlukan dan tidak diperlukan dapat menimbulkan dampak positif bagi karyawan di lingkungan kerjanya dimana seseorang rutin melakukan pemilahan dan tidak adanya penumpukan barang yang tidak diperlukan lagi di area kerja Bagaimana standart ringkas dapat terjaga? 5



Musfah, J. (2015). MANAJEMEN PENDIDIKAN Teori, Kebijakan, Praktik. Jakarta: Kencana.



a) Pastikan barang-barang yang terdapat di area kerja Sebelum karyawan melakukan aktifitas pemilahan alangkah baiknya karyawan dapat membuat daftar nama barang yang terdapat di area kerja. Hal ini dimaksudkan agar karyawan mengerti barang-barang yang ada beserta jumlahnya b) Penetapan kategori dengan menggunakan tanda Tanda dapat digunakan untuk mempermudah karyawan dalam melakukan pemilahan. Misalnya menggunakan tanda merah untuk barang yang tidak diperlukan, menggunakan hijau untuk barang-barang yang masih diperlukan c) Penjadwalan aktifitas ringkas Rutin melakukan aktifitas ringkas dapat memudahkan karyawan dalam melakukan pemilahan secara tidak langsung



juga



akan



mendorong



karyawan



dalam



berpartisipasi mendukung aktifitas ini. 2. Rapi Manfaat apa yang diperoleh dalam penerapan rapi? a) Lingkungan kerja menjadi tertata6 Sebagai industri pangan sangat diperlukan lingkungan yang tertata hal ini membuat lingkungan menjadi lebih indah dilihat dan menimbulkan rasa nyaman bagi karyawan yang terdapat di dalamnya. b) Terciptanya kemudahan, kecepatan, dan ketepatan pengamb ilan barang ketika diperlukan Dengan adanya pemberian label pada masing-masing alat maupun lokasi memudahkan seseorang dalam mengenali



George R. Terry Lwalie W. Rue . (1992). DASAR-DASAR MANAJEMEN. Jakarta: PT Bumi Aksara. 6



dan mempermudah dalam mencari apabila barang tersebut diperlukan dalam proses kerja. Standart yang mesti dijaga dalam penerapan rapi a) Layout Hal ini dimaksudkan agar mempermudah seseorang dalam merencanakan penempatan barang yang ada di lingkungan kerja b) Label Pemberian



label-label



terhadap



barang-barang



yang



digunakan dalam proses kerja. Hal tersebut memberikan manfaat



terhadap



karyawan



untuk



mengenali



dan



mempermudah dalam mencari sebuah barang yang akan digunakan. c) Garis-garis batas Adanya garis batas di tempat kerja agar barang-barang yang ada tidak berpindah tempat serta membuat semua karyawan yang ada di tempat kerja menjadi taat akan aturan rapi 3. Resik Manfaat apa yang dapat diperoleh ketika menerapkan resik? a) Menciptakan lingkungan yang bersih Dengan adanya kegiatan pembersihan yang rutin dapat menciptakan tempat kerja bebas dari debu, kotoran dan bau. Lingkungan juga dapat terbebas dari sumber-sumber penyakit atau virus yang dibawa kotoran. b) Menghindarkan produk dari kontaminasi Di industry pangan debu, kotoran dan bau merupakan isu utama dalam pencemaran pangan. Ketika lingkungan sudah



menjadi



bersih



diharapkan



sudah



dapat



meminimalisir atau menghilangkan sumber kontaminasi pangan. c) Menumbuhkan rasa nyaman untuk pekerja Jika lingkungan kerja bersih dapat menumbuhkan rasa nyaman karyawan yang ada di dalammnya. Selain itu juga



dapat



meminimalisir



stress



dikarenakan



penumpukan kotoran yang ada di sekitar lingkungan pekerja



Standart yang harus dijaga dalam menerapkan resik a) Alat kebersihan terpenuhi Alat-alat kebersihan yang ada di lingkungan kerja baiknya dapat terpenuhi sesuai dengan kebutuhan atau fungsinya Alat-alat kebersihan sesuai tempatnya (yang boleh dan yang tidak boleh di tempat tertentu) b) Penanggung jawab Dengan adanya penanggung jawab membuat karyawan menjadi berkomitmen terhadap apa yang ditugaskan (khususnya kegiatan resik). c) Kegiatan resik terjadwal Jadwal tentang kegiatan resik sebagai bentuk pengingat karyawan dalam melaksanakan tugas dan menumbuhkan kepedulian karyawan terhadap kebersihan lingkungan kerja. 4. Rawat Manfaat dari penerapan rawat di lingkungan kerja a) Peralatan menjadi berumur lebih lama Dengan merawat karyawan akan dibiasakan untuk peduli pada peralatan-peralatan yang ada di lingkungan kerja.



Hal ini dapat menjadikan peralatan yang dipakai menjadi awet dan lama umurnya. b) Ujung-ujungnya perusahaan dapat berkompetisi dengan perusahaan lain Peralatan-peralatan atau mesin-mesin yang senantiasa dilakukan



perawatan



tentunya



membuat



peralatan



tersebut awet atau tidak mudah rusak. Dengan peralatan yang tidak mudah rusak perusahaan dapat menghemat pengeluaran yang ada, dan pada akhirnya dana yang digunakan untuk perbaikan dapat digunakan dalam mengembangkan produk yang dihasilkan Standarisasi yang dapat dijaga untuk aktifitas rawat a) Pembakuan atau standarisasi Pembuatan standarisasi setiap pekerjaan rawat (Ringkas, Rapi, Resik) membuat para karyawan menjalankan kegiatan-kegiatannya



secara



seragam



atau



terjadi



kesamaan antara karyawan yang satu dengan yang lain. 5. Rajin Manfaat Manfaat penerapan rajin a) Pribadi-pribadi yang berdisiplin Dengan



menerapkan



prinsip



rajin



maka



dapat



menjadikan karyawan menjadi lebih berdisiplin diri tentang aturan-aturan dalam 5R(ringkas, rapi, resik, rawat, rajin). Tingkah laku karyawan menjadi lebih terarah dan menjadikan lingkungan kerja menjadi lebih tertata serta bersih b) Menjadikan 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin) sebagai budaya



Kebiasaan-kebiasaan yang sudah melekat pada diri karyawan menjadikan karyawan lebih peduli terhadap lingkungannya. Dengan kepedulian yang ada dapat membuat karyawan saling mengingatkan antar karyawan untuk mentaati aturan-aturan yang ada dalam 5 R(ringkas, rapi, resik, rawat, rajin)



Apa yang dapat menjadi standart dalam rajin? a) Komitmen Penerapan rajin dapat menjadi terhambat apabila tidak ada tindak lanjut dari managemen. Tindak lanjut ini dapat berupa bentuk teladan dari atasan untuk bersamasama melaksanakan standart-standart yang telah dibuat juga dapat berupa bentuk penghargaan terhadap karyawan yang menjadi teladan 5R (ringkas, rapi, resik, rawat, rajin) Kesimpulan 5 R atau 5 S adalah suatu metode penataan dan pemeliharaan wilayah kerja secara intensif yang bersal dari jepang yag digunakan oleh manajemen dalam usaha memelihara ketertiban, efisiensi, dan disiplin dilokasi kerja sekaligus meningkatkan kinerja perusahaan /tempat kerja secara menyeluruh. Penerapan 5R bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan kualitas di tempat kerja. Budaya 5R (5S) saat ini sudah banyak diterapkan pada banyak perusahaan (organisasi), terbukti melalui



penerapkan budaya 5R (5S) tersebut banyak perusahaan-perusahaan yang tumbuh berkembang menjadi perusahaan maju dan berdaya saing tinggi. Budaya 5R (5S) merupakan investasi awal bagi sebuah perusahaan untuk menuju kesuksesan berkelanjutan.



Daftar Pustaka



References HAMBUDI, T. (2015). Profesional General Affair Panduan Bagian Umum Preusahaan Modern. Jakarta: Visimedia. LILA BISMALA, DEWI ANDRIYANI. SUSI HANDAYANI, HAFSAH. (2018). Strategi Peningkatan Daya Saing USAHA KECIL MENENGAH. Medan: Copyright. George R. Terry Lwalie W. Rue . (1992). DASAR-DASAR MANAJEMEN. Jakarta: PT Bumi Aksara. Musfah, J. (2015). MANAJEMEN PENDIDIKAN Teori, Kebijakan, Praktik. Jakarta: Kencana. Sukoco, B. M. (2007). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga. WINARDI. (2002). Manajemen Perkantoran Dan Pengawasan. Bandung: Nandar Maju.