Anatomi Konvensi [PDF]

Citation preview

ANATOMI KONVENSI 1.



PESERTA/DELEGASI (PARTICIPANTS/DELEGATES) utusan yang memperoleh surat kuasa dari pemerintah, asosiasi, perusahaan, korporasi atau badan, lembaga, instansi pribadi yang memperoleh undangan.



2.



PENDAMPING/PIHAK YANG MENYERTAI (ACCOMPANYING PERSONS) wakil, sekretaris, nara sumber atau staf ahli, juru bicara atau penterjemah, anak, keluarga, staf peserta konvensi.



3



ISTRI ATAU SUAMI (SPOUSE) istri, suami peserta konvensi yang turut serta mendampingi konvensi.



ANATOMI KONVENSI 4.



INVITASI/PENAWARAN (BIDDING) penawaran untuk menjadi tuan rumah penyelenggara konvensi.



5.



BID DOCUMENT dokumen yang berisi permohonan resmi untuk pengajuan penyelenggaraan suatu konvensi.



6.



DOKUMENTASI (PROCEEDINGS) laporan lengkap proses jalannya sidang mulai dari persiapan, persidangan dan hasil akhir persidangan konvensi yang dilengkapi data-data akurat secara profesional.



ANATOMI KONVENSI 7. PESERTA PAMERAN (EXHIBITOR) asosiasi, badan usaha atau korporasi, perorangan yang berminat ambil bagian dalam menggelar pameran. 8. PEMASOK/SUPPLIER KONVENSI (CONVENTION SUPPLIER) memasok berbagai kebutuhan yang diperlukan dalam penyelenggaraan persidangan konvensi dan pameran, selama berlangsung hingga selesai.



9.



LOKASI (SITE) lokasi dimana kegiatan konvensi akan dilakukan.



10. VENUE tempat dimana kegiatan akan dilakukan. (hotel, resort, pusat konvensi, universitas, balai sidang, pekan raya, kapal pesiar, komplek peribadatan, peninggalan sejarah) 11.TUAN RUMAH (HOST COUNTRY) negara atau daerah tempat berlangsungnya persidangan konvensi dengan kondisi dan situasi terjaminnya 3 S (safety, security, satisfaction)



ANATOMI KONVENSI 12. AUDIO VISUAL sarana komunikasi berupa film, video, slides, dll yang digunakan selama konvensi. 13. DECISION MAKER pejabat executive yang mempunyai wewenang mengambil suatu keputusan tempat penyelenggaraan suatu konvensi. 14. PROFESSIONAL CONVENTION ORGANIZER (PCO) suatu badan hukum, perorangan, sekelompok orang yang tugasnya merencanakan, mempersiapkan, dan mengkoordinir penyelenggaraan dari suatu konvensi secara profesional. 15. PROFESSIONAL EXHIBITION ORGANIZER (PEO) suatu badan hukum, perorangan, sekelompok orang yang tugasnya merencanakan, mempersiapkan dan melaksanakan penyelenggaraan suatu pameran secara profesional. .



ANATOMI KONVENSI 16. KOMITE PENGARAH (STEERING COMMITTEE/SC) sekelompok orang yang tugasnya memberikan pengarahan suatu kegiatan konvensi. 17. KOMITE PENYELENGGARA (ORGANIZING COMMITTEE/OC) sekelompok orang yang menjadi anggota panitia suatu kegiatan dengan tugas merencanakan, mempersiapkan dan menyelenggarakan suatu kegiatan konvensi. 18. SPONSOR suatu badan hukum, asosiasi, seseorang, sekelompok orang atau organisasi, perusahaan, instansi swasta atau pemerintah, seorang dermawan yang mensponsori kegiatan.



19. PRE & POST CONFERENCE TOURS acara penyelengaraan perjalanan wisata khususnya bagi peserta konvensi yang diadakan sebelum dan sesudah konvensi.



ANATOMI KONVENSI 20. SOCIAL EVENTS acara kegiatan sosial yang diberikan kepada peserta konvensi bersama pendamping, berupa pertemuan selamat datang (welcome party) malam kesenian dan acara khusus bagi wanita (ladies programme) 21. OFFICIAL EVENTS acara kegiatan resmi yang diberikan kepada peserta konvensi maupun bersama pendampingnya, berupa audiency kepada kepala negara atau pejabat pemerintah setempat, pembukaan resmi suatu konvensi. 22.TECHNICAL VISIT acara kegiatan resmi mengunjungi objek-objek yang bersifat teknis yang ada kaitannya dengan penyelenggaraan konvensi.



ANATOMI KONVENSI 23. PEMBICARA TAMU (INVITED SPEAKER) pembicara yang sengaja diundang oleh panitia untuk berbicara dalam acara ilmiah yang akan digelar selama konvensi berlangsung, baik dalam plenary lecture, symposia, course atau workshop. Topik dan judul makalahnya ditentukan oleh panitia. Panitia menanggung biaya transportasi, akomodasi dan keperluannya selama konvensi berlangsung.



24. PEMBICARA FREE PAPER (MAKALAH BEBAS) Para peserta konvensi yang telah mengajukan makalahnya dan disetujui oleh panitia untuk dipresentasikan dalam acara ilmiah Oral Free Paper atau Poster Session. Panitia tidak menaggung biaya apapun termasuk pendaftaran sebagai peserta. 25. PEMBICARA SATELLITE SYMPOSIA para pembicara yang didatangkan oleh suatu perusahaan untuk berbicara dalam satellite symposium yang disponsorinya. Panitia tidak menanggung biaya apapun termasuk pendaftaran sebagai peserta.



ANATOMI KONVENSI 26. PLENARY LECTURE (SIDANG PLENO/PARIPURNA) acara ilmiah yang dipresentasikan oleh seorang pembicara tunggal dan dihadiri seluruh peserta dan tidak ada acara ilmiah lain pada saat bersamaan. Pembicara acara ini biasanya seorang ilmuwan yang mempunyai reputasi internasional dalam bidangnya sesuai dengan topik acara konggres dan diundang oleh panitia, topik pembicaraannya ditentukan panitia.



ANATOMI KONVENSI 27. SYMPOSIA (JAMAK DARI SYMPOSIUM) acara ilmiah yang dipresentasikan oleh beberapa pembicara berkenaan dengan topik pokok yang ditentukan oleh panitia. Beberapa symposium biasanya dilaksanakan dalam waktu yang bersamaan (paralel) maka disebut plenary symposium. Para pembicara diundang oleh panitia, ada kemungkinan adanya makalah yang diambil dari free paper bila dinilai memadai untuk dipresentasikan dalam symposium.



ANATOMI KONVENSI 28. ORAL FREE PAPER (MAKALAH BEBAS) kesempatan yang diberikan kepada para peserta secara umum untuk menyajikan hasil riset atau pengalaman yang berkaitan dengan topik yang ditentukan panitia. Peserta harus mengirimkan abstrak makalahnya dalam waktu yang ditetapkan sebelumnya sehingga bisa dinilai panitia diterima atau tidaknya makalah tersebut.



ANATOMI KONVENSI 29. POSTER SESSION/SCIENTIFIC EXHIBITION (PAMERAN ILMIAH) acara ilmiah ini sebenarnya merupakan free-paper (makalah bebas) yang disajikan lewat poster, sedangkan bila dipresentasikan secara lisan maka disebut oral free-paper.



ANATOMI KONVENSI 30. CONGGRESS-COURSE acara ilmiah tambahan berupa kursus-kursus dalam suatu bidang keilmuan tertentu yang masih mempunyai kaitan erat dengan topik/tema konggres. Kegiatan ini terpisah dari program ilmiah konvensi, peserta yang ingin mengikuti acara ini harus mendaftar terlebih dahulu serta membayar biaya regristasi. Kalau diadakan sebelum konggres disebut Pre-Congress Course, jika setelah disebut Post-Congres Course.



ANATOMI KONVENSI 31. CONGRESS WORKSHOP hampir sama dengan congress course. Perbedaannya adalah kalau course bersifat teoritis-informatif hanya pembicara yang aktif, sedangkan worshop bersifat praktis realistis peserta pun aktif. Kegiatan ini terpisah dari program ilmiah konvensi, peserta yang ingin mengikuti acara ini harus mendaftar terlebih dahulu serta membayar biaya regristasi.



ANATOMI KONVENSI 32. SATELLITE SYMPOSIA/SPONSORED SYMPOSIA acara yang disponsori oleh perusahaan sehingga topik symposia, judul makalah, susunan pembicaranya, audiovisual dan room-stylenya diatur oleh perusahaan tersebut.



ANATOMI KONVENSI 33. SPECIAL LECTURE acara ilmiah khusus yang mempunyai ciriciri lecture (dipresentasikan oleh pembicara tunggal), walaupun ada acara ilmiah lain yang berlangsung pada waktu yang bersamaan.



ANATOMI KONVENSI 34. PERANCANG PERSIDANGAN (MEETING PLANNER) tugasnya membuat rancangan secara rinci perihal lokasi, peserta, jenis dan ukuran persidangan. 35. MANAJER PERSIDANGAN (MEETING MANAGER) bertugas mengurus berbagai jenis, pokok bahasan, tujuan akhir, siapa saja yang patut diundang, garis besar program, jumlah anggaran persidangan dan sebagainya.



ANATOMI KONVENSI 36. PERANCANG DEKORASI PESTA (PARTY DECORATION PLANNER) menata dekorasi ruangan dan lingkungan tempat dilangsungkannya pagelaran hiburan, pemilihan furniture, tata cahaya lampu, tenda dan asesori panggung, pengaturan meja kursi, tata suara, audiovisual, dan segala sesuatu yang menambah semarak acara.