Audit Produksi Dan Operasi [PDF]

Citation preview

AUDIT PRODUKSI DAN OPERASI Pengertian Audit Produksi dan Operasi Audit produksi dan operasi melakukan penilaian secara komprehensif terhadap keseluruhan fungsi produksi dan operasi untuk menentukan apakah fungsi ini telah berjalan dengan memuaskan (ekonomis, efektif dan efisien). Audit ini dilakukan tidak hanya terbatas pada unit produksi tetapi juga berlaku untuk keseluruhan proses produksi dan operasi. Audit ini juga berperan melengkapi fungsi pengendalian kualitas. Beberapa alasan yang mendasari perlu dilakukannya audit ini antara lain :  Proses produksi dan operasi harus berjalan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.  Kekurangan/kelemahan yang terjadi harus ditemukan sehingga segera dapat diperbaiki.  Konsistensi berjalannya proses harus diungkapkan.  Pendekatan proaktif harus menjadi dasar dalam peningkatan proses.  Berjalannya tindakan korektif harus mendapat dorongan dan dukungan dari berbagai pihak yang terkait. Prinsip-Prinsip Umum Beberapa prinsip umum yang memberikan panduan terhadap pelaksaan audit ini, dapat dijadikan pedoman oleh auditor dalam menjalankan tugas profesionalnya. Prinsipprinsip tersebut antara lain: 1. Tujuan utama audit adalah untuk menentukan apakah proses produksi dan operasi yang berjalan saat ini sudah sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan untuk memastikan bahwa produk yang dihasilkan konsisten dengan standar kualitas yang telah ditetapkan serta mengidentifikasi wilayah (bagian) yang masih memerlukan perbaikan. 2. Auditor harus secara objektif dan sistematis mengumpulkan dan menganalisis data yang cukup dan relevan sebagai dasar penilaian terhadap ketaatan perusahaan dalam menerapkan kriteria yang telah ditetapkan. 3. Auditor harus mengklarifikasi ketidaksesuaian yang terjadi antara aktivitas produksi dan operasi denan kebutuhan kriteria (standar) yang telah ditetapkan dan membuat



rekomendasi



untuk



peningkatan.



Disamping



itu,



auditor



harus



mendiskusikan beberapa langkah perbaikan sebagai solusi atas kekurangan yang



masih terjadi dan merupakan tanggung jawab perusahaan untuk menetukan langkah yang paling tepat untuk memperbaiki ketidaksesuaian tersebut. Tujuan Audit Tujuan yang ingin dicapai melalui pelaksanaan audit ini adalah untuk mengetahui: 1. Apakah produk yang dihasilkan telah mencerminkan kebutuhan pelanggan (pasar). 2. Apakah strategi serta rencana produksi dan operasi sudah sevara cermat menghubungkan santara kebutuhan untuk memuaskan pelanggan dengan ketersediaan sumber daya serta fasilitas yang dimiliki perusahaan. 3. Apakah strategi, rencana produksi dan operasi telah mempertimbangkan kelemahan-kelemahan internal, ancaman lingkungan eksternal serta peluang yang dimiliki perusahaan. 4. Apakah proses transformasi telah berjalan secara efektif dan efisien. 5. Apakah penempatan fasilias produksi dan operasi telah mendukung berjalannya proses secara ekonomis, efektif, dan efisien. 6. Apakah pemeliharaan dan perbaikan fasilitas priduksi dan operasi telah berjalan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan dalam mendukung dihasilkannya produk yang sesuai dengan kualitas, kuantitas dan waktu yang telah ditetapkan. 7. Apakah setiap bagian yang terlibat dalam proses produksi dan operasi telah melaksanakan aktivitasnya sesuai dengan ketentuan serta aturan yang telah ditetapkan perusahaan. Manfaat Audit 1. Dapat memberikan gambaran kepada pihak yang berkepentingan tentang ketaatan dan kemampuan fungsi produksi dan operasi dalam menerapkan kebijakan serta strategi yang telah ditetapkan. 2. Dapat memberikan informasi tentang usaha-usaha perbaikan proses produksi dan operasi yang telah dilakukan perusahaan serta hambata-hambatan yang dihadapi. 3. Dapat menentukan area permasalahan yang masih dihadapi dalam mencapai tujuan produksi dan operasi serta tujuan perusahaan secara keseluruhan. 4. Dapat menilai kekuatan dan kelemahan strategi produksi dan operasi serta kebutuhan perbaikannya dalam meningkatkan kontribusi fungsi ini terhadap pencapaian tujuan perusahaan. Tahap-Tahap Audit



1. Audit Pendahuluan Audit pendahuluan diawali dengan perkenalan antara pihak auditor dengan organisasi auditee. Pertemuan ini bertujuan untuk mengonfirmasi scope audit, mendiskusikan rencara audit dan penggalian informasi umum tentang organisasi auditee, objek yang diaudit, mengenal lebih lanjut kondisi perusahaan dan prosedur yang diterapkan pada prises produksi dan operasi. Pada tahap ini auditor melakukan overview terhadap perusahaan secara umum, produk yang dihasilkan, proses produksi dan operasi yang dihasilkan, melakukan peninjauan terhadap produksi, layout pabrik, sistem computer yang digunakan dalam upaya menunjang keberhasilan fungsi ini dalam mencapai tujuan. Setelah melakukan tahap ini auditor dapat memperkirakan kelemahankelemahan yang mungkin terjadi pada fungsi produksi dan operasi perusahaan auditee. 2. Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen Auditor melakukan review dan pengujian terhadap bebrapa perubahan yang tejadi pada struktir perusahaan, sistem manajemen kulatias, fasilitas yang digunakan dan/atau personalia kunci dalam perusahaan, sejak hasil audit terakhir. Pada



tahap



penyimpangan



ini



auditor



dan



juga



mengindentifikasi



gangguan-gangguan



yang



dan



mengklasifikasikan



mungkin



terjadi



yang



mengakibatkan terhambatnya pencapaian tujuan audit produksi dan operasi. Berdasar review dan pengujian yang dilakukan pada tahap ini auditor mendapatkan keyakinan tentang dapat diperolehnya data yang cukup dan kompeten serta tidak terhambatnya akses untuk melakukan pengamatan yang lebih dalam terhadap tujuan audit sementara yang telah ditetapkan pada tahapan audit sebelumnya. 3. Audit Lanjutan (Terinci) Pada tahapan ini auditor melakukan audit yang lebih dalam dan pengembangan temuan terhadap fasilitas, prosedur, catatan-catatan (dokumen) yang berkaitan dengan produksi dan operasi. Untuk mendapatkan informasi yang lengkao , relevan, dan dapat dipercaya, auditor menggunakan daftar pertanyaan (audit checklist) yang ditunjukkan oleh pihak yang berwenang mengenai masalah ayang diaudit. Disini auditor harus meyoroti keseluruhan kesesuaian atau tidak sesuaian yang ditemukan. 4. Pelaporan Pelaporan Laporan audit dijelaskan sebagai berikut : 1. Informasi Latar Belakang



Menyajikan gamabaran umum fungsi produksi dan operasi dari perusahaan yang diaudit , tujuan dan strategi pencapainnya serta ketersediann sumber daya yang mendukung keberhasilan implementasi strategi. 2. Kesimpulan Audit dan Ringkasan Temuan Audit Menyejikan kesimpulan atas hasil audit yang telah dilakukan auditor dan ringkasan temuan audit sebagai pendukung kesimpulan yang dibuat 3. Rumusan Rekomendasi Menyajikan rekomendasi yang diajukan oleh auditor sebagai alternative solusi atas kekurangan-kekurangan yang masih terjadi. Rekomendasi harus didukung hasil analisis dan menjelaskan manfaat yang diperoleh jika di rekomendasi ini diterapkan serta dampak negative yang mungkin terjadi dimasa depan jika rekomendasi tidak diterapkan. 4. Ruang Lingkup Audit Ruang lingkup audit menjelaskan tentang cakupan (luas)audit yang dilakukan, sesuai dengan penugasan yang diterima atau disepakatu dengan pemberi tugas audit. 5. Tindak Lanjut Rekomendasi alternative



yang



perbaikan



ditawarkan yang



auditor



dalam



laporannya



ditawarkan



untuk



meningkatkan



merupakan berbagai



kelemahan atau kekurangan yang terjadi. Tindakan lanjut yang dilakukab merupakan bentuk komitemen manajemen untuk menjadikan organisasinya menjadi lebih baik. Ruang Lingkup Audit Secara keseluruhan ruang lingkuo audit produksi dan operasi meliputi: 1. Rencana Produksi dan Operasi 2. Produktivitas dan Nilai Tambah 3. Pengendalian Produksi dan Operasi Rencana Produksi dan Operasi Merupakan penjabaran dari rencana pencapaian tujuan perusahaan secara keseluruhan. Rencana ini menghubungkan kebutuhan pasar atas produk yang di prasyaratkan, aktivitas pengembangan dan rekayasa, kapasitas produksi, rencana persediaan, keuangan, ketersediaan SDM, bahan baku, dan tingkat imbal hasil investasi yang dirasyaratkan investor. Untuk itu perlu disusun rencana induk, yaitu: 1. Jadwal Induk Produksi



Jadwal produksi utama membuat spesifikasi tentang apa yang akan dibuat dan kapan akan dibuat, sesuai dengan rencana produksi Jadwal produksi yang akurat dapat meminimumkan biaya persediaan dan penyetelan mesin karena jadwal ini telah menghubungjan antara kebutuhan konsumen dengan jadwal pengiriman, penerimaan, bahan baku, dan pengelolaan kapasitas produksi yang dimiliki perusahaan. Keuntungan jadwak produksi akurat : a. Meminimumkan kerja lembur b. Meminimumkan waktu sumberdaya yang menganggur c. Dan penentemuan tingkat persediaan yang optimal 2. Penilaian Atas Pengguna Kapasitas Produksi Pertimbangan kebutuhan kapasitas berpengaruh



secara



mendasar



terhadap jadwal, oleh karena itu perusahaan harus memiliki kebijakan dan strategi yang tepat dan berkaitan denga besaran yang harus dimiliki. Jika berdasarkan rencana penjualan ternyata rencana produksi lebih kecil daripada kemampuan kapasitas yang dimiliki , memungkinkan perusahaan untuk menerima pesanan produksi dengan harga dibawah tingkat laba normal untuk memaksimalkan penggunaan kapasitas. 3. Tingkat Persediaan Secara umum persediaan pada industri manufaktur terdiri atas: a. Persediaan Bahan Baku b. Persediaan Barang Dalam Proses c. Persediaan Barang jadi d. Persediaan Pelengkap 4. Perencanaan Keseimbangan Lintas Produksi Perencanaan keseimbangan lintas produksi atau disebut juga dengan production line balancing bertujuan untuk memperoleh suatu arus produksi yang lancar guna memperoleh optimalisasi penggunaanfasilitas, tenaga kerja dan peralatan yang tinggi melalui penyeimbangan waktu kerja antar stasiun kerja (work station). Elemen- elemen dalam aktivitas produksi dikelompokkan sedemikian rupa sehingga dapat memperoleh keseimbangan dalam penggunaan sumber daya produksi maka tujuan produksi tercapai dengan ekonomis, efektif, dan efisien. Melalui perencanaan keseimbangan lintas produksi yang tepat dapat diperoleh suatu keseimbangan beban atau loading (antara operator dan mesin) dalam aktivitas produksi, sehingga kemacetan (bottleneck) dalam lini produksi dapat dihindari. Dalam menyusun keseimbangan lini produksi terdapat dua faktor penting yaitu:



1. Jumlah waktu seluruh tugas 2. Waktu elemen tugas terpanjang Dua faktor tersebut penting karena waktu siklus operasi minimum dapat diketahui. Berdasarkan waktu siklus ini, output dapat dihitung dengan :



waktu operasi waktu siklus Pemilihan waktu siklus yang lebih pendek dapat menghasilkan output lebih besar dan membutuhkan stasiun kerja yang lebih besar pula. Pengelompokkan



penugasan



dalam



mencapai



keseimbangan



lintas



produksi dapat dilakukan dengan dua metode: 



Metode Trial and Error. Metode ini lebih sederhana sehingga mudah diterapkan untuk kasus-kasus



dengan jumlah elemen tugas yang tidak banyak.  Metode heuristic. Metode ini memberikan hasil yang lebih akurat pada kasus jumlah elemen penugasan yang sangat banyak. Metode ini mengelompokkan penugasan dalam mencapai keseimbangan lintas produksi yang optimal dengan prosedur sebagai berikut: 1. Menetapkan tugas yang dapat dipilih sebagai tugas awal. 2. Menetapkan tugas yang cocok dengan waktu yang tersedia. 3. Menetapkan penugasan pada suatu stasiun kerja sampai maksimal. 4. Melanjutkan ke stasiun kerja berikutnya dengan mengulangi prosedur 1,2,3 sampai semua penugasan selesai. Produktivitas dan Peningkatan Nilai Tambah Nilai tambah meliputi seluruh usaha dalam meningkatkan manfaat yang diperoleh baik oleh perusahaan maupun pelanggan. Penerapan teknologi mutakhir dan metode produksi yang inovatif dapat meningkatkan efisiensi proses. Faktor penting dalam usaha peningkatan nilai tambah adalah adanya komitmen untuk beroperasi secara efisien pada semua tingkatan dalam perusahaan. Lean production, suatu metode produksi ramping, yang dikembangkan oleh produsen mampu secara signifikan member keuntungan bagi perusahaan yang menerapkannya. Keunggulan metode ini adalah didukung oleh kebijakan dan praktik produksi yang secara maksimal mengoptimalkan penggunaan sumber daya perusahaan untuk meningkatkan keunggulan bersaingnya. Kebijakan dan praktik tersebut meliputi:



1. Penghapusan Persediaan (Zero Inventory) Metode ini menggunakan Just in Time dalam menurunkan persediaan dan pemborosan yang disebabkan oleh persediaan tersebut. 2. Zero Defect Metode produk ini membangun suatu system produksi dan operasi yang dapat membantu karyawan memproduksi unit yang sempurna untuk setiap kalinya. Persiapan proses produksi dilakukan dengan lebih matang untuk mencegah terjadinya kegagalan dalam menghasilkan produk sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan. 3. Meminimalkan Kebutuhan Tempat (Areal). Upaya memenimalkan jarak tempuh unit produk dapat mengurangi kebutuhan tempat dalam proses produksi. Penataan fasilitas produksi yang terintegrasi dengan gudang penyimpanan bahan baku dan/atau produk jadi, dapat menghemat kebutuhan tempat tanpa mengganggu jalannya proses produksi. 4. Kemitraan Dengan Pemasok. Melibatkan



pemasok



ke



dalam



rencana



keberhasilan



perusahaan



merupakan model yang banyak dikembangkan dalam praktik produksi modern saat ini. Dengan membangun hubungan yang erat (kemitraan) dengan pemasok dan menjalankan rencana dan standart kebutuhan bahan kepadanya, pemasok menjadi memahami dengan baik kebutuhan perusahaan dan bertanggung jawab untuk memenuhi kebutuhan perusahaan terhadap pasokan bahan baku baik dalam kualitas, kuantitas, dan waktu pasokan tersebut dibutuhkan harus sudah tersedia di perusahaan. 5. Meminimalkan Aktifitas yang Tidak Menambah Nilai. Melalui suatu analisis aktifitas dan komitmen untuk melakukan perbaikan secara terus-menerus, perusahaan yang menerapkan metode ini, meminimalkan aktifitas-aktifitas yang tidak berguna (tidak menambah nilai) baik bagi pelanggan maupun bagi perusahaan. 6. Pengembangan Angkatan Kerja. Dengan secara terus-menerus memperbaiki desain pekerjaan, pelatihan, partisipasi, komitmen karyawan dan pemberdayaan kelompok-kelompok kerja, metode ini secara konsisten mengembangkan angkatan kerja. 7. Menciptakan Tantangan Dalam Bekerja.



Mampu menciptakan hal- hal baru dalam pekerjaan atau ber eksperimen mencoba hal baru yang mampu membuat kita untuk tambah maju dan tidak monoton. Selanjutnya lean production juga menemukan tujuh sumber pemborosan yang mengakibatkan operasi perusahaan tidak efisien. Hal ini tentunya harus menjadi focus utama dalam proses audit, yaitu :       



Produksi yang lebih besar dari kebutuhan Waktu tunggu dan waktu menganggur Penanganan material yang terlalu sering Persediaan Pergerakan peralatan dan operatornya yang tidak menambah nilai bagi produk. Proses produksi yang tidak penting Pengolahan kembali produk cacat



Pengendalian Produksi dan Operasi Proses ini menyangkut pengamatan atas hubungan antara proses yang berjalan dengan standar (kriteria) yang telah ditetapkan. Pengamatan ini bertujuan untuk memandi proses agar tidak keluar dari standar operasi pencapaian tujuan perusahaan, agar keseimbangan antara sumber daya yang tersedia dengan permintaan total dapat dipertahankan. Tujuan utama dari pengendalian produksi dan operasi meliputi tiga hal penting dalam keunggulan bersaing perusahaan, meliputi: 1. Memaksimumkan Tingkat Pelayanan Pengandalian harus menjamin bahwa pelayanan telah diberikan secara tepat. 2. Meminimumkan Investaasi Persediaan Pengendalian harus mampu memandu seluruh aktivitas (uatam dan pendukung) manufaktur ke dalam suatu proses yang terintegrasi, sehingga proses berjalan sesuai dengan rencana dan jadawal yuang telah ditentukan. 3. Efisiensi Produksi dan Operasi Efisiensi produksi dan operasi merupakan suatu yang mutlak dan harus menjadi budaya kerja pada setiap bagian yang terlibat dalam proses produksi dan operasi. Pengendalian produksi dan operasi meliputi pengendalian terhadap keseluruhan komponen dan



tahapan daam proses produksi mulai dari



penanganan bahan baku sampai dengan penanganan penyerahan produk jadi ke gudang. Secara rinci pengendalian tersebut meliputi hal-hal berikut ini:



a.



Pengendalian Bahan Baku Pengendalian bahan baku bertujuan untuk memastikan bahwa bahan baku yang diolah dalam proses produksi telah sesuai dengan kebutuhan standar kualitas produk yang dihasilkan.



b.



Pengendalian Peralatan dan Fasilitas Produksi Pengendalian ini bertujuan untuk memastikan bahwa semua peralatan dan fasilitas produksi ada dalam keadaan siap untuk melaksanakan proses produksi sesuai dengan ketentuan penggunaannya. Seluruh peralatan dan fasilitas produksi lainnya harus sesuai dengan ukuran dan desain produk yang telah ditentukan. Penempatan fasilitas dan peralatan harus sesuai dengan karakteristik dan metode produksi yang diterapkan, sehingga arus material dalam proses produksi dapat berjalan secara efektif dan efisien.



c.



Pengendalian Transformasi Pengendalian transformasi disini bertujuan untuk memastikan bahwa proses pengolahan input menjadi output telah berjalan sesuai dengan kebutuhan proses yang efektif dan efisien. Untuk mencapai tujuan tersebut, pengendalian ini mencakup: 



pengesahan proses produksi dan pengendalian perubahan atas permintaan,



d.







inspeksi sampel dalam proses untuk menguji pemenuhan spesifikasinya







pengendalian laboratorium







pemrosesan/pengerjaan ulang karena kesalahan proses



Pengendalian Kualitas Pengendalian ini memastikan bahwa produk yang dihasilkan nanti mampu memenuhi spesifikasi pelanggan. Setiap fungsi yang terlibat mulai dari persiapan sampai dengan proses operasional perusahaan memiliki tanggung jawab secara proporsional terhadap kualitas produk dan kemampuannya dalam memenuhi harapan pelanggan. Hal ini merupakan bentuk implementasi fokus pelanggan yang menjadi pola fikir dalam pengelolaan



perusahaan,



dimana



seluruh



komponen



perusahaan



berkomitmen dan bekerja sama membentuk suatu rantai nilai internal. Sistem biaya kulitas dapat memberikan informasi kepada perusahaan tentang berbagai aktivitas yang terlibat dalam menghasilkan produk sesuai dengan standar kualitas yang ditetapkan.



e.



Pengendalian Barang Jadi Pengendalian ini bertujuan untuk memastikan bahwa penanganan barang setelah produksi berjalan sesuai dengan prosedur, sehingga tidak terjadi kerusakan barang dalam proses penyimpanan dan pendistribusiannya. Pengendalian ini meliputi beberapa tahap antara lain: 1. Verifikasi, penanganan, dan penyimpanan; ditujukan untuk memastikan bahwa barang yang diterima dari proses produksi telah ditangani dengan baik termasuk penyimpanannya. 2. Inspeksi, pengujian, dan distribusi; ditujukan untuk memastikan bahwa produk yang diserahkan kepada pelanggan adalah sesuai dengan spesifikasinya.