Audit Siklus Personalia [PDF]

Citation preview

PENGAUDITAN 2 PENGAUDITAN SIKLUS PERSONALIA



KELOMPOK 2 Dewa Ayu Asdiantari



(04)



Ni Kadek Ayu Aprilia Dewi



(18)



Ni Kadek Marlina Melistiari



(22)



Ni Luh Sulasmini



(26)



PROGRAM STUDI AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS MAHASARASWATI DENPASAR 2019



2.1 SIFAT SIKLUS JASA PERSONALIA Siklus jasa personalia sangat penting karena beberapa alasan. Pertama, gaji, upah, pajak penghasilan karyawan, dan biaya ketenagakerjaan lainnya merupakan komponen utama hampir di semua perusahaan. Kedua, biaya tenaga kerja langsung merupakan faktor yang mempengaruhi penilaian persediaan barang dalam proses maupun persediaan produk jadi. Dengan demikian, kesalahan dalam penilaian dan pengalokasian biaya tenaga kerja dapat mengakibatkan salah saji laba usaha yang material. Ketiga, gaji dan upah merupakan titik rawan terjadinya in-efisiensi, dan pencurian serta manipulasi kas melalui pembayaran gaji fiktif. Siklus jasa personalia meliputi semua kejadian dan kegiatan yang berkaitan dengan kompensasi eksekutif dan tenaga kerja. Kompensasi tersebut meliputi gaji, upah per jam, dan insentif lembur (upah lembur), komisi, bonus, dan berbagai bentuk tunjangan karyawan. Transaksi utama siklus ini adalah transaksi gaji dan upah. Transaksi ini mempengaruhi beberapa rekening berikut : 1. Biaya gaji dan upah. 2. Berbagai bentuk tunjangan hari raya, tunjangan kesehatan, tunjangan hari tua, dan sebagainya. 3. Biaya tenaga kerja langsung. 4. Utang gaji dan upah. 5. Pajak penghasilan karyawan. 6. Rekening kas di bank, dengan sistem imperest atau dana tetap, yang khusus digunakan untuk membayar gaji dan upah. 7. Persediaan barang dalam proses. 8. Persediaan barang jadi. 9. Dan harga pokok penjualan. Siklus jasa personalia ini berkaitan dengan siklus pembelanjaan dan siklus produksi. Kaitan siklus ini dengan siklus pengeluaran adalah adanya fakta bahwa pembayaran gaji dan upah dilakukan dengan menggunakan uang atau kas perusahaan. Kaitan siklus ini dengan siklus produksi adalah adanya kenyataan bahwa pembayaran gaji dan upah adalah sebagai imbalan atau balas jasa atas tenaga kerja karyawan yang diberikan dalam proses produksi. Tenaga karyawan digunakan untuk menghasilkan produk.



2.2 TUJUAN AUDIT Tujuan audit siklus jasa personalia dibedakan untuk setiap asersi laporan keuangan. 1. Asersi Keberadaan atas Keterjadian Berkaitan dengan asersi keberadaan atau keterjadian, auditor menekankan pada apakah seluruh saldo biaya gaji dan upah, utang gaji dan upah, tunjangan, bonus, dan saldo rekening lain yang terkait, benar-benar eksis pada tanggal neraca. Selain itu, asersi ini juga menekankan pada apakah seluruh transaksi pembayaran gaji dan upah fiktif. 2. Asersi Kelengkapan Asersi kelengkapan menekankan apakah seluruh transaksi dan saldo yang semestinya terncantum dalam laporan keuangan, sudah benar-benar dicatat dan disajikan. Auditor akan mencoba mendeteksi apakah ada transaksi pembayaran gaji dan upah yang belum tercatat. 3. Asersi Hak dan Kewajiban Berkaitan dengan asersi ini, auditor berusaha memastikan apakah perusahaan mempunyai kewajiban legal atas biaya dan utang gaji dan upah, dan pajak penghasilan karyawan. 4. Asersi Penilaian dan Pengalokasian Berkaitan dengan asersi penilaian, auditor akan berusaha memperoleh bukti mengenai apakah saldo biaya gaji dan upah, bonus karyawan, tunjangan, utang gaji dan upah, dan pajak penghasilan karyawan telah disajikan dalam laporan keuangan pada jumlah yang tepat. Auditor akan memastikan apakah saldo tersebut diperoleh melalui penilaian dan pengalokasian sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum. 5. Asersi Pelaporan dan Pengungkapan Selain memperoleh bukti mengenai keempat asersi tersebut, auditor perlu menghimpun bukti mengenai apakah transaksi dan saldo yang tercatat telah tepat diklasifikasikan, dijelaskan, dan diungkapkan dalam neraca. 2.3 MATERIALITAS, RISIKO DAN STRATEGI AUDIT Oleh karena itu biaya gaji dan upah umumnya merupakan biaya operasi terbesar, maka rekening biaya gaji dan upah sangat material bagi laporan laba rugi. Risiko bawaan asersi penlaian atau alokasi mungkin saja tinggi karena adanya komplesitas perhitungan biaya gaji dan upah misalnya besarnya volume perhitungan gaji dan upah berdasar satuan jumlah produk yang dilakuakan maupun jumlah jam kerja, serta penentuan jumlah gaji berikut



bonus dan kompensasi yang berdasar prestasi karyawan. Saldo utang gaji akhir tahun sering tidak material. Kebanyakan perusahaan memperluas struktur pengendalian internal atas transaksi gaji dan upah. Oleh karena itu, auditor merupakan pendekatan tingkat risiko kontrol yang ditetapkan lebih rendah untuk sebagian besar asersi. 2.4 PERTIMBANGAN STRUKTUR PENGENDALIAN INTERN Auditor harus meperoleh pemahaman struktur pengendalian intern transaksi gaji dan upah. Pemahaman tersebut meliputi : 1. Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian meliputi beberapa faktor lingkungan pengendalian, yaitu: -



Pertanggungjawaban urusan karyawan ada pada direktur hubungan industrial atau personalia.



-



Metode pengendalian manajemen termasuk penggunaan biaya standar dan anggaran serta perhitungan varians.



-



Adanya internal auditor.



-



Praktik dan kebijakan ketenagakerjaan.



2. Penaksiran Resiko Sebagai umur dan perhitungan resiko, manajemen harus mepertimbangkan resiko yang telah dibahas pada uraian tentang resiko bawaan dan perancangan pengendalian di atas. 3. Informasi dan Komunikasi (Sistem Akuntansi) Dalam pemahaman sistem akuntansi, akuntan harus kompeten dalam menggunakan komputer karena transaksi gaji dan upah yang biasanya pertama kali diterapkan dalam komputerisasi. 4. Pemantauan Pengendalian dan pemantauan yang dilakukan manajemen dalam siklus personalia mencakup umpan balik dari para karyawan seperti misalnya, informasi mengenai data karyawan itu sendiri yang nantinya terkait erat dengan proses penentuan tunjangan untuknya. 2.4.1



Aktivitas Pengendalian



Aktivitas pengendalian yang relevan dengan audit atas transaksi penggajian dan pegupahan dapat digolongkan menjadi beberapa kebijakan dan prosedur yang berkaitan dengan :



1. Review kinerja. Aktivitas pengendalian ini mencakup review atas kinerja susungguhnya dari transaksi yang berkaitan dengan penggajian pengupahan periode sebelumnya. 2. Pengolahan informasi. Dua pengelompokkan untuk aktivitas pengendalian jenis ini adalah pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Pengendalian umum ini terkait dengan pengendalian atas operasional dari transaksi penggajian dan pengupahan, pengembangan dan pemeliharaan sistem aplikasi . pengendalian aplikasi berlaku untuk pengolahan aplikasi secara individual untuk masing-masing transaksi tersebut. 3. Pengendalian fisik. Untuk mengendalikan penggunaan uang yang tidak seharusnya dan biaya tenaga kerja yang tidak diotorisasi, manajemen harus menentukan kebijakan untuk membatasi akses ke personel dan catatan gaji. 4. Pemisahan tugas. Pembebanan tanggung jawab ke orang yang berbeda untuk memberikan otorisasi transaksi penggajian dan pengupahan, pencatatan transaksi penggajian dan pengupahan, menyelenggarakan penyimpanan aktiva yang dikelola dimaksudkan untuk mengurangi kemungkinan atau kesempatan orang untuk berbuat curang. 2.4.2



Fungsi Terkait



1. Fungsi penerimaan karyawan baru. Fungsi inilah yang bertugas untuk menemukan layak atau tidaknya seseorang diterima sebagai karyawan baru. 2. Fungsi pengotorisasi pengubahan gaji dan upah. Fungsi ini dipegang oleh departemen personalia. Supervisor (pengawas) karyawan atau atasan karyawan tersebut dapat mengusulkan perubahan tarif gaji dan upah atau kenaikan jabatan. 3. Fungsi pelaksana absensi dan data waktu kerja. Fungsi ini sangat penting dalam audit gaji dan upah karena secara langsung mempengaruhi biaya gaji dan upah suatu periode. 4. Fungsi pelaksana gaji dan upah. Fungsi ini dipegang oleh departemen gaji dan upah serta EDP (pada sistem komputer). Departemen ini mengolah data jam kerja karyawan untuk menentukan (menghitung) gaji dan upah yang didukung dengan voucher gaji dan upah. 5. Fungsi pencatat gaji dan upah.



Fungsi ini dipegang oleh bagian akunting. Pengendalian yang dilakukan oleh fungsi ini berupa pencatatan biaya gaji dan upah berdasar salinan cek gaji dan upah yang di dukung dengan voucher gaji dan upah. 6. Fungsi pembayar gaji dan upah. Bendahara kantor biasanya memegang fungsi ini. Bendahara kantor memegang kopi register voucher dan cek gaji dan upah. Personel bendahara karyawan kantor kemudian mengecek kesesuaian nama dan jumlah cek dengan voucher register. Apabila sesuai, maka karyawan yang berwenang menandatangani cek dan menyerahkan cek pada karyawan yang berhak. 7. Fungsi penyiapan dan pembayaran pajak penghasilan karyaawan. Sesuai dengan peraturan perundang-undangan pajak penghasilan, perusahaan harus memotong gaji dan upah karyawannya. 2.5 PENGHIMPUNAN DAN PENDOKUMENTASIAN PEMAHAMAN 1. Review Pendahuluan Dalam review pendahuluan, auditor mengembangkan pemahaman umum mengenai lingkungan pengendalian perusahaan, alur personel dan transaksi gaji serta pencatatan semua sistem akuntansinya. 2. Dokumentasi Sistem Auditor dapat menggunakan flowchart atau quisioner untuk mendokumentasikan pemahamannya dan menyiapkan narasi deskriptif pelaksanaan pembayaran gaji dan upah bagi karyawan perusahaan. 3. Menganalisa Alur Transaksi Untuk menguatkan pemahamannya akan pengendalian intern perusahaan klien, auditor dapat memilih salah satu lini pemrosesan transaksi gaji dan upah dan melakuakan tracing terhadapnya. 2.6 PENENTUAN RISIKO PENGENDALIAN Proses penentuan resiko pengendalian meliputi identifikasi salah saji potensial, pengendalian yang perlu, dan tes pengendalian. Dalam menentukan risiko pengendalian, auditor perlu menyadari bahwa salah saji gaji dan upah dapat disebabkan karena kesalahan yang tidak disengaja maupun manipulasi. Auditor perlu memerhatikan adanya risiko overstatement gaji dan upah. Risiko overstatement (asersi kelengkapan) dapat dikatakan sangat kecil karena tenaga kerja akan mengklaim apabila gajinya dibayar dalam jumlah lebih kecil dari semestinya.



Risiko overstatement meliputi : 1. Pembayaran tenaga kerja fiktif. 2. Pembayaran tidak fiktif tapi karyawan yang bersangkutan tidak bekerja. 3. Pembayaran melebihi tariff. Kedua risiko pertama diatas berhubungan erat dengan asersi kberadaan atau keterjadian. Sedangkan risiko ketiga berkaitan dengan asersi penilaian dan pengalokasian. Pengujian pengendalian dititik beratkan kepada pengendlaian yang dapat mencegah dan mendeteksi overstatement. Prosedur yang sangat berguna adalah vouching. Auditor pertama kali melihat catatan gaji dan upah, kemudian dilanjutkan dengan memeriksa keberadaan dokumen pendukungnya. Disamping itu, auditor dapat mengamati distribusi gaji dan upah. Dalam hal ini auditor dapat mengamati pelaksanaan pemisahana tugas, dan pembayaran gaji dan upah. 2.7 PENGUJIAN PENGENDALIAN Prosedur pengujian pengendalian yang dapat diterapkan untuk siklus gaji dan upah dibedakan atas prosedur : a. Pengujian Pengendalian Biaya Gaji dan Upah Langkah-langkahnya: 1. Harapan register gaji dan upah dari bagian gaji dan upah, dan memeriksa ketepatan perhitungan matematis. 2. Himpun ringkasan gaji dan upah, dan ringkasan distribusi tenaga kerja terkait. 3. Pilih sampel karyawan secara random dan register gaji. 4. Himpun arsip personalianya, kemudian: 



Periksa kelengkapan arsip karyawan tersebut.







Bandingkan informasi pengurangan gaji dan upah dalam catatan personalia dengan penjurnalan dalam register gaji, himpun laporan waktu dan hitung penerimaan kotornya.







Mengusut penjurnalan dalam register gaji tersebut dengan postingnya.



5. Mendokumentasikan setiap temuan penyimpangan yang diperoleh melalui keempat langkah diatas.



b. Pengujian Pengendalian Pendistribusian Gaji dan Upah. Langkah-langkahnya: 1. Pilih dan minta sampel cek gaji yang sudah di-cancelled. 2. Mengusut rincian dalam ccek dengan penjurnalan dalam register gaji dan upah. 3. Membandingkan tanda tangan penerima cek dengan tanda tangan dalam catatat personalia. 4. Mengamati pendistribusian cek secara langsung. 5. Mendokumentasikan setiap temuan penyimpangan yang diperoleh melalui keempat langkah diatas. 2.8 PENGUJIAN SUBSTANTIF SALDO UTANG GAJI DAN UPAH 1. Prosedur Analitis Dalam menaksir kelayakan biaya gaji dan distribusinya, auditor dapat menyusun dan menganalisa keterkaitan antar data. Item yang telah dideteksi dibandingkan dengan tahun-tahun sebelumnya. Rasio selalu berguna dalam membuat perbandingan. Rasio dapat dihitung oleh auditor untuk menemukan apakah akun terkait dengan yang lainnya sesuai dengan yang diharapkan. 2. Perhitungan Kembali Uang Gaji dan Upah yang Dibebankan Prosedur pengujian ini dapat dilakukan dengan menelaah perhitungan yang dilakukan manajemen. Apabila risiko deteksi yang ditetapkan rendah, maka auditor perlu melakukan perhitungan kembali yang independen atas utang gaji dan upah dibebankan. Prosedur pengujian ini akan menghasilkan bukti yang berkaitan dengan asersi penilaian dan pengalokasian. 3. Verifikasi Kompensasi Eksekutif Banyak perusahaan yang memberikan kompensasi khusus kepada manajer atau eksekutif perusahaan. Kompensasi tersebut dapat berupa pemberian gaji yang tinggi, fasilitas rumah, kendaraan, dan kepemilikan kartu kredit, pemeberian komisi, dll. Potensi masalah yang ada adalah kemungkinan eksekutif perusahaan mengatur dan mengendalikan kompensasi yang akan diberikan pada dirinya sendiri. Untuk mencegah hal itu, perllu adanya otorisasi dewan komisaris atas rapat umum pemegang saham. Prosedur pengujian ini berkaitan dengan kelima asersi. 4. Menganalisis Penyajian dan Pengungkapan Laporan Keuangan Auditor harus memahami persyaratan penyajian dan pengungkapam utang gaji dan upah dan biaya gaji dan upah sesuai dengan prinsip akuntansi yang berterima umum. Utang gaji dan upah diklasifikasikan sebagai kewajiban lancar dalam



neraca. Disamping itu, auditor perlu memastikan ketepatan pemisahan pembayaran gaji dan upah sebagai biaya administrasi dengan biaya tenaga kerja langsung yang menambah harga pokok produksi.



DAFTAR PUSTAKA Halim Abdul & Santoso, Totok Budi. AUDITING II Edisi ke-3 Dasar-Dasar Prosedur Pengauditan Laporan Keuangan UPP AMP YPKN https://andinurhasanah.wordpress.com/2013/05/18/audit-siklus-penggajian-danpersonalia/ (Diakses pada 18 Oktober 2019)