Bab Ii - Definisi Dokumentasi [PDF]

Citation preview

DEFINISI DOKUMENTASI A. Pengertian Dokumentasi Pada dasarnya, dokumentasi diambil dari bahasa inggris, yaitu documentation.Terdapat dua pengertian dokumentasi atau documentation. Pertama, yaitu menyuguhkan informasi atau bukti resmi yang berguna untuk catatan. Kedua, sebagai upaya mencatat dan mengkategorikan suatu informasi dalam bentuk tulisan, foto, video, dll. Bahwa pengertian dokumentasi adalah bentuk kegiatan atau proses sistematis dalam melakukan pencarian, pemakaian, penyelidikan, penghimpunan, dan penyediaan dokumen untuk memperoleh penerangan pengetahuan, keterangan, serta bukti dan juga menyebarkannya kepada pihak berkepentingan. Selain itu, pengertian dokumentasi adalah suatu bentuk kegiatan atau proses dalam menyediakan berbagai dokumen dengan memanfaatkan bukti yang akurat berdasarkan pencatatan dari berbagai sumber. B. Pengertian Dokumentasi Menurut Para Ahli 1. Paul Marie Ghislain Otlet Paul Otlet mengatakan bahwa pengertian dari dokumentasi adalah suatu bentuk aktivitas khusus berbentuk pengolahan, pengumpulan, penemuan kembali, penyimpanan, dan penyebaran dokumen. 2. Nurhadi Magetsari dkk Nurhadi Magetsari dkk. menjelaskan bahwa pengertian dokumentasi adalah suatu bahan yang tergolong dalam jenis, bentuk dan sifat apapun terkait tempat informasi yang direkam, rekaman tertulis atau pahatan, yang menyuguhkan informasi fakta. 3. Tung Palan Tung Palang berpendapat bahwa pengertian dokumentasi adalah suatu catatan otentik yang bisa dibuktikan dan mampu dijadikan bukti di mata hukum yang mana dokumentasi tersebut berisi data lengkap dan nyata. 4. Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) Dilansir dari laman KBBI, pengertian dokumentasi adalah suatu proses pengumpulan, pengolahan, pemilihan, dan juga penyimpanan informasi dalam bidang pengetahuan, yang memberikan atau mengumpulkan bukti terkait keterangan, seperti kutipan, gambar, sobekan koran, dan bahan referensi lainnya. 5. Ensiklopedia Britannica Berdasarkan Ensiklopedia Britanica, pengertian dokumentasi adalah suatu tindakan pengawasan dan juga penyusunan bibliografi yang memanfaatkan berbagai alat seperti intisari dan esai, indeks, atau cara tradisional lain untuk mendapatkan informasi tersebut. 6. Federation Internationale de Documentation (FID) FID menjelaskan bahwa pengertian dokumentasi adalah bentuk kegiatan mengumpulkan dan juga menyebarkan berbagai jenis dokumen terkait seluruh lapangan pekerjaan manusia.



7. Sugiono Dokumentasi menurut Sugiyono adalah suatu cara yang digunakan untuk memperoleh data dan informasi dalam bentuk buku, arsip, dokumen, tulisan angka dan gambar yang berupa laporan serta keterangan yang dapat mendukung penelitian. C. Jenis-Jenis Dokumentasi Pada umumnya, dokumentasi terbagi menjadi beberapa jenis, yaitu: 1. Dokumen Berdasarkan Kegiatan Berdasarkan kegiatan, jenis dokumentasi terbagi menjadi dokumentasi pribadi, dokumentasi niaga, dan dokumentasi pemerintah. Dokumentasi pribadi adalah dokumen yang erat kaitannya dengan keperluan individu, seperti SIM, KTP, Akta Lahir, dan ijazah. Sedangkan dokumentasi niaga adalah dokumen yang erat kaitannya dengan transaksi jual beli, seperti kuitansi, nota, dan cek. Terakhir, dokumentasi pemerintah adalah dokumen yang erat kaitannya dengan ketatanegaraan pemerintah, seperti peraturan pemerintah, peraturan daerah, dan UndangUndang. 2. Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisik Jika dinilai berdasarkan bentuk fisiknya, jenis dokumen akan terbagi menjadi tiga, yaitu dokumen literer, dokumen korporil dan dokumen privat. Pertama, dokumen literer adalah suatu dokumen yang disusun secara digambar, ditulis, dicetak, atau direkam, seperti majalah, film, dan buku. Kedua, dokumen korporil adalah dokumen berbentuk benda sejarah yang biasanya terdapat di museum, contohnya adalah, fosil, patung, dll. Ketiga,  dokumen privat adalah dokumen berbentuk surat atau arsip yang umumnya tersimpan dengan suatu sistem kearsipan, seperti surat dinas, laporan, dan surat niaga. 3. Dokumen Berdasarkan Fungsinya Berdasarkan fungsinya, jenis dokumentasi terbagi menjadi dokumentasi dinamis, dan dokumentasi statis. Dokumentasi dinamis adalah dokumentasi yang bisa dimanfaatkan secara langsung untuk menyelesaikan pekerjaan. Sedangkan dokumentasi statis adalah dokumen yang tidak bisa dimanfaatkan untuk menyelesaikan pekerjaan secara langsung, contohnya adalah dokumen korporoil, dokumen literal, dan dokumen private. 4. Dokumen Berdasarkan Sifatnya Berdasarkan sifatnya, jenis dokumentasi terbagi menjadi dokumen tekstual dan dokumen nontekstual. Dokumen tekstual adalah dokumen yang memiliki informasi tertulis, seperti buku, majalah, surat kabar, katalog, dll. Sedangkan dokumen nontekstual adalah dokumen yang mampu menyajikan informasi dalam bentuk gambar, seperti peta, gambar, grafik, rekaman video, dll. 5. Dokumen Berdasarkan Jenisnya Berdasarkan jenisnya, dokumen terbagi menjadi dokumen fisik dan dokumen intelektual. Dokumen fisik adalah dokumen yang berkaitan dengan ukuran, berat, posisi, materi, sarana, dan prasarana. Sedangkan dokumen intelektual adalah dokumen yang disusun berdasarkan sumber, isi subjek, tujuan, cara didapatkan, cara penyebaran, keaslian, dll.



6. Dokumen Berdasarkan Dokumentasi Jenis dokumen berdasarkan dokumentasi terbagi menjadi dokumen primer, dokumen sekunder dan dokumen tersier. Dokumen primer adalah dokumen yang mampu menampilkan informasi terkait hasil penelitian asi atau yang diperoleh langsung dari sumbernya, seperti laporan, disertasi, dan paten penelitian. Dokumen sekunder adalah jenis dokumen yang mampu menampilkan informasi terkait literatur primer, atau sering disebut bibliografi. Sedangkan dokumen tersier adalah dokumen yang menampilkan informasi literatur sekunder, seperti teks panduan literatur,atau buku. D. Fungsi Dokumentasi       



Memberikan informasi mengenai isi dokumen bagi yang memerlukan Menyiapkan alat bukti dan data mengenai keterangan dokumen Menyimpan dan menyelamatkan fisik seta isi dokumen Menjaga dokumen dari kerusakan Menyiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian para ilmuwan Mengebangkan koleksi dokumen bagi bangsa dan negara Dapat menjamin keutuhan dan keotentikan infomasi yang termuat dalam dokumen



E. Manfaat Dokumentasi 1. Aspek Administrasi Dilihat dari aspek administrasi dokumentasi mempunyai manfaat untuk mencatat, dikarenakan berkas yang didokumentasikan memiliki nilai identitas, tanggal masuk, dan keluar serta data akses. 2. Aspek Hukum Dari aspek hukum dokumentasi memiliki manfaat sebagai alat bukti yang sah, isi dari berkas yang berhubungan dengan jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan yang berlangsung. 3. Aspek Pendidikan Suatu informasi atau berkas jika didokumentasikan bermanfaaat untuk mendukung kegiatan pembelajaran, isi dari informasi berkaitan dengan data tentang kronologis perkembangan pelayanan kebidanan yang sudah di berikan kepada pasien. 4. Aspek Penelitian Ditinjau dari aspek penelitian dokumentasi mempunyai manfaat sebagai penyedia informasi untuk kebutuhan penelitian. Data atau informasi yang terlampir didalam sebuah berkas bisa digunakan untuk kepentingan penelitian dalam mengembangkan ilmu pengetahuan dibidang kesehatan. 5. Aspek Ekonomi Suatu informasi atau data memiliki manfaat untuk mendokumentasikan besarnya dana yang harus dikeluarkan, sehingga mengurani terjadinya pemborosan, isi dari sebuah berkas bisa



dijadikan bahan untuk menentukan pembayaran pelayanan di sebuah institusi, maka pembayaran atas tindakan tersebut tidak dapat dipertanggung jawabkan 6. Aspek Manajemen Informasi yang lengkap dan di simpan dengan benar menunjukkan adanya manajemen yang benar. Suatu berkas dokumentasi adalah semua arus data dan informasi dalam sistem informasi. Berkas ini di manfaatkan dalam melaporkan dan menyusun program pelaksanaan keputusan pimpinan.



https://accurate.id/marketing-manajemen/pengertian-dokumentasi/#:~:text=Selain%20itu %2C%20pengertian%20dokumentasi%20adalah,berdasarkan%20pencatatan%20dari %20berbagai%20sumber. (Pengertian Dokumentasi) https://eprints.uny.ac.id/53740/4/TAS%20BAB%20III%2013416241020.pdf (Pengertian Dokumentasi) https://accurate.id/marketing-manajemen/pengertian-dokumentasi/#:~:text=Selain%20itu %2C%20pengertian%20dokumentasi%20adalah,berdasarkan%20pencatatan%20dari %20berbagai%20sumber. (Jenis-Jenis Dokumentasi) https://sarjanaekonomi.co.id/dokumentasi/#:~:text=Ditinjau%20dari%20aspek%20penelitian %20dokumentasi,mengembangkan%20ilmu%20pengetahuan%20dibidang%20kesehatan. (Fungsi Dokumentasi) https://sarjanaekonomi.co.id/dokumentasi/#:~:text=Ditinjau%20dari%20aspek%20penelitian %20dokumentasi,mengembangkan%20ilmu%20pengetahuan%20dibidang%20kesehatan. (Manfaat Dokumentasi)