Bagaimana Caranya Membuat Pertanyaan Audit Internal ISO 9001 [PDF]

Citation preview

Bagaimana caranya membuat pertanyaan audit internal ISO 9001:2015? sebuah pertanyaan menggelitik tapi ketika mencoba menjawab malah bingung sendiri. Iya yah.. kita mau nanya apa? kan kita udah lihat semua kerjaan dia. Lalu apakah nanti dia tersinggung klo ditanya-tanya? Masa mau nanyakan no hp istrinya? hihihi OK, mari kita pahami bahwa audit internal adalah cara bagaimana memastikan semua persyaratan ISO 9001 : 2015 telah dilaksanakan oleh unit kerja sebagai bagian dari organisasi. Sehingga sebuah pertanyaan akan diajukan dengan dasar hipotesis apakah persyaratan klasul sekian telah di dilaksanakan oleh unit kerja? Dengan demikian maka persyaratan seorang auditor untuk bertanya pada saat audit internal adalah ;  1. 2. 3.



Mengerti persyaratan yang akan ditanyakan ? Mengerti bagaimana implementasi persyaratan ? Mengerti proses yang ditanyakan dan sekaligus memahami proses tersebut terkait dengan persyaratan apa dalam ISO 9001:2015? Dan kebanyakan auditor internal akan menjawab sebagai berikut



1. 2. 3. 4.



Ngerti tapi sedikit / ga ngerti boss :D  persyaratannya aja cuma setengah ngerti apalagi cara implementasinya prosesnya paham tapi ga paham hubungannya dengan persyaratan  silahkan jawab sendiri hihihi   Jadi bagaimana membuat pertanyaan audit internal? apa aja yang harus ditanyakan kepada auditee? OK mari kita lihat persyaratan auditor untuk bertanya seperti tertulis diatas



1. Mengerti persyaratan yang akan ditanyakan?  Dengan konsep HLS yang ada di persyaratan ISO terbaru maka sebenarnya kita dapat membagi persyaratan ISO 9001:2015 (dan standar ISO lainnya) menjadi 2 bagian besar yaitu ; 



Persyaratan umum / persyaratan organisasi  Ini adalah persyaratan yang harus dimiliki oleh organisasi secara keseluruhan akan tetapi pembuktiannya bisa ada di semua unit kerja. Yang masuk dalam persyaratan ini adalah persyaratan klausul 4, klausul 5, klausul 6, klausul 9, klausul 10 dari ISO 9001:2015







Persyaratan khusus / persyaratan unit kerja  Ini adalah persyaratan yang harus dimiliki oleh organisasi akan tetapi pelaksanaannya biasanya dilakukan oleh unit kerja tertentu sesuai dengan subjek persyaratan. Persyaratan yang masuk disini adalah persyaratan klausul 7 dan klausul 8 dari ISO 9001:2015



2. Mengerti implementasi persyaratan?  Standar ISO 9001:2015 sudah tersusun dengan baik dalam hal pengelompokan proses sehingga ini sebenarnya tidak sulit untuk dimengerti. contoh : anda ingin menanyakan tentang manajemen SDM, Dengan mudah anda akan menanyakan proses tersebut pada bagian SDM atau personalia dengan mengacu pada klausul 7.1.1 ; 7.1.2 dan 7.2. Atau anda ingin menanyakan kepada unit kerja pembelian / purchasing / procurement, anda akan merujuk pada persyaratan klausul 8.4 sebagai dasar dalam melakukan pertanyaan. Pertanyaannya adalah apakah anda telah memahami uraian no 1 diatas dengan baik? 



Hal ini dikarenakan anda hanya menanyakan persyaratan khusus, dan TIDAK menanyakan persyaratan umum pada unit kerja SDM atau purchasing tadi. Maksudnya gimana?? baik mari kita susun pertanyaan untuk bagian SDM dengan merujuk pada persyaratan klausul 7.1.1; 7.1.2 dan 7.2. Kita lihat klausulnya yah .. 7.1.1.Umum  Organisasi harus menentukan dan menyediakan sumberdaya yang dibutuhkan untuk penetapan, pengimplementasian, pemeliharaan dan perbaikan terus-menerus dari sistem manajemen mutu. Organisasi harus mempertimbangkan: a)      kapabilitas, dan kendala pada sumberdaya internal yang ada; b)     apa yang perlu diperoleh dari pemasok. Apa maksud pertanyaan diatas? KEWAJIBAN MENYEDIAKAN SUMBER DAYA dengan mempertimbangkan point a) dan b) .  Kita fokus pada sumber daya manusia dulu yah, karena sumber daya bisa juga manusia atau bisa juga yang lainnya.  Dengan persyaratan tersebut maka kita setidaknya mempunyai 2 parameter yaitu "kemampuan"  dan "kendala" serta parameter tambahan "pemasok". Sekali lagi kita cuma membahas SDM bukan sumber daya lain. Sehingga setidaknya kita dapat menanyakan 3 pertanyaan dari persyaratan ini.    



pertanyaan 1 : bagaimana kemampuan dari SDM di perusahaan?  pertanyaan 2 : apa saja kendala dalam pengelolaan SDM di perusahaan?  pertanyaan 3 : apakah kita memerlukan SDM yang bersifat out source?  7.1.2        Orang Organisasi harus menentukan dan menyediakan orang-orang yang diperlukan untuk implementasi sistem manajemen mutu yang efektif dan untuk operasi dan kendali terhadap prosesnya. Pada bagian ini sebagai auditor internal kita akan lebih mempunyai kemampuan bertanya dibandingkan auditor eksternal. Karena kita tahu sehari-harinya siapa saja orang yang bertanggung jawab terhadap a. Implementasi sistem mutu (lihat : orang untuk implementasi sistem manajemen mutu) b. Pelaksana operasional pada tiap bagian (lihat : orang untuk operasi) c. tingkatan supervisi pada proses (lihat : orang untuk kendali terhadap proses) Kalo auditor eksternal akan berusaha melacak bagaimana proses supervisi pada proses, misal dengan melihat apakah format laporan mempunyai data verifikasi / validasi (dalam bahasa sehari - hari kita mengenal kata "mengetahui" atau "memeriksa" laporan). Karena auditor internal mengetahui kegiatan sehari - hari maka auditor dapat menanyakan



   



bagaimana rencana pengisian jabatan manajerial / supervisor yang kosong? atau siapa yang berwenang untuk menyatakan bahwa karyawan A harus dipecat? atau  bagaimana proses verifikasi data untuk penilaian kinerja karyawan? atau  anda bisa menanyakan prosedur tertulis yang ada dan fokus pada proses verifikasi / pemeriksaan dari data yang diambil dari lapangan Untuk klausul ini pertanyaan dapat berkembang sangat banyak bila perusahaan / organisasi anda membuat prosedur yang cukup banyak di SDM / HRD. Misal anda mempunyai prosedur penerimaan karyawan, prosedur penghentian karyawan, pengajuan cuti, mutasi karyawan atau bisa juga prosedur penilaian kinerja karyawan. Anda bisa ambil salah satu dari prosedur atau bahkan menanyakan semua prosedur terkait 



1. 2.



kebutuhan personil dalam melaksanakan proses  kebutuhan personil dalam melakukan verifikasi atas proses 7.2 Kompetensi



Organisasi harus: a) menentukan orang-orang yang berkompeten yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan di bawah kendali organisasi yang mempengaruhi kinerja operasional dan efektifitas sistem manajemen mutu; b) memastikan bahwa orang-orang ini berkompeten dengan dasar pendidikan, pelatihan atau pengalaman yang sesuai; c) mana yang berlaku, mengambil tindakan untuk memperoleh kompetensi yang dibutuhkan, dan evaluasi efektivitas tindakan yang diambil. d) memegang dokumentasi informasi yang sesuai sebagai bukti kompetensi, CATATAN Tindakan yang berlaku dapat mencakup, sebagai contoh, penyediaan pelatihan, mentoring, penugasan kembali orang yang saat ini bekerja; atau perekrutan atau kontrak orang-orang yang berkompeten.



Anggaplah klausul 7.1.2 kita hanya punya 1 pertanyaan lalu ditambah 3 pertanyaan dari klausul 7.1.1. Setidaknya kita sudah punya 4 pertanyaan audit dari 2 klausul tersebut.  Mari kita lanjutkan pada persyaratan klausul 7.2 ISO 9001:2015.  Persyaratan a) dan b) pada klausul diatas menanyakan tentang kompetensi dari karyawan yang menempati sebuah posisi. Tidak ada aturan khusus tentang kompetensi sebuah jabatan TERKECUALI telah ditetapkan oleh peraturan perundangan yang berlaku di Indonesia. Sehingga perusahaan dapat menentukan persyaratan atau kompetensi yang harus dipenuhi oleh seseorang dalam menduduki jabatan.  Jadi mari kita pertanyakan huruf a) diatas dengan pertanyaan  



bagaimana proses seseorang menduduki jabatan tertentu ?  Tentunya ada persyaratannya dong, tidak mungkin kita mengambil orang gila untuk menduduki jabatan manajer, sehingga kita juga akan menanyakan 







persyaratan apa saja yang harus dimiliki untuk menjadi seorang manajer SDM ?  manajer SDM hanya sebuah contoh anda boleh memilih posisi lain tidak harus dari unit kerja SDM karena proses pengisian jabatan pasti terkait  dengan unit kerja lain. pertanyaan ini kemudian akan berkembang dengan menanyakan persyaratan seluruh jabatan di dalam perusahaan sehingga kita membutuhkan dokumen persyaratan jabatan atau mungkin anda mengenal dengan istilah matriks kompetensi  Misal : untuk posisi manajer persyaratan minimal adalah sbb : 



1. 2. 3. 4. 5.



Laki / Wanita  Pendidikan minimal S-1 atau SMA dengan pengalaman 5 tahun  Mempunyai sertifikat pelatihan ISO 9001 mempunyai sertifikat profesional di bidangnya  pengalaman dibidangnya minimal 2 tahun  Kata yang di bold adalah persyaratan huruf b) dalam klausul 7.2 (hayo..scroll lagi keatas hihihi :p )  Mari kita lanjutkan ke huruf c) dari persyaratan.  Kita lihat ada kata yang "...memperoleh kompetensi yang dibutuhkan..." sambil melihat catatan dari klausul tersebut bahwa untuk memperoleh kompetensi maka dapat dilakukan dengan cara 



1.



Pelatihan 



2. 3. 4.



Mentoring  Penugasan orang (dengan syarat dia memenuhi kompetensi) Melakukan outsource / kontrak sementara terhadap posisi / proses  Dengan demikian kita akan melihat dokumen yang dipunyai perusahaan, apakah ada dokumen yang mendeskripsikan salah satu atau salah empat dari pilihan diatas? umumnya perusahaan minimal mempunyai 1 dokumen prosedur pelatihan. Sehingga kita akan sampai pada pertanyaan berikutnya yang mengimplementasikan huruf d) dari persyaratan yaitu bukti kompetensi 







apa bukti kompetensi dari personil yang menduduki jabatan tertentu?   Apa yang kita cari disini adalah 



  



mana bukti pendidikan personil tersebut ? lihat apakah ada ijasah sebagai legalitas bahwa seseorang telah mengikuti pendidikan formal tertentu  mana bukti pelatihan yang telah dijalani ? lihat sertifikat pelatihan atau daftar hadir, materi pelatihan, serta bukti evaluasi pelatihan  mana bukti pengalaman personil tsb? lihat surat keterangan dari perusahaan sebelumnya atau masa jabatan di perusahaan / organisasi itu sendiri atau yang paling gampang adalah melihat daftar riwayat hidup / cv personil well klausul ini kita sudah punya minimal 6 pertanyaan sehingga untuk bagian SDM kita mempunyai 10 pertanyaan yang dapat kita lontarkan. Itu juga dengan catatan bahwa 



1.



Unit kerja SDM hanya mempunyai prosedur yang menceritakan kompetensi (biasanya disebut prosedur perekrutan / penerimaan karyawan) serta prosedur untuk peningkatan kompetensi (yang umumnya adalah prosedur pelatihan)  2. Kita mengabaikan pertanyaan bila ternyata SDM mempunyai prosedur lebih dari 2 prosedur di no 1 3. Kita mengabaikan juga pertanyaan yang mengarah pada mentoring, program outsource karyawan dan lainnya sesuai dengan catatan klausul 7.2 4. Bila ada prosedur lainnya yang mau ditanyakan berarti ada potensi penambahan pertanyaan  Ini hanya pertanyaan yang melihat dari sisi persyaratan saja, sangat mungkin terdapat pertanyaan dari sisi lainnya baca tentang menilai kesesuaian ketidak sesuai audit bagian 1 dan bagian 2 sebagai referensi udah banyak yang diuraikan dan kita belum menjawab pertanyaan ketiga diatas "Mengerti proses yang ditanyakan dan sekaligus memahami proses tersebut terkait dengan persyaratan apa dalam ISO 9001:2015?" kita akan lanjut pada tulisan berikutnya yah :) Pada bagian 1 sebelumnya kita telah membahas 3 syarat untuk membuat pertanyaan audit internal ISO 9001:2015. Kita telah membahas pertanyaan khusus untuk unit kerja SDM (apapun nama unit kerja tersebut di perusahaan anda). Kita telah menentukan bahwa unit kerja SDM ini mempunyai persyaratan yang ada di klausul 7 tepatnya 7.1.1, 7.1.2 serta 7.2. Dengan pertanyaan dasar dari klausul tersebut maka setidaknya kita telah mempunyai 10 pertanyaan tanpa melibatkan proses SDM lainnya seperti proses mutasi, proses penilaian kinerja dan proses pemutusan kerja atau proses lainnya yang menjadi tanggung jawab unit kerja SDM di perusahaan anda Berikutnya kita akan memasuki syarat no 3 untuk membuat pertanyaan audit internal yaitu mengerti proses yang ditanyakan dan sekaligus memehami persyaratan tersebut di klausul ISO 9001:2015. Ini terkait dengan persyaratan umum yang ada di klausul 4,5,6,9 dan 10. 



3. Mengerti proses yang ditanyakan dan sekaligus memahami proses tersebut terkait dengan persyaratan apa dalam ISO 9001:2015? Seperti tulisan pertama, persyaratan umum adalah persyaratan yang harus diterapkan oleh semua unit kerja tanpa terkecuali. Persyaratan ini harusnya ditanyakan tapi seringnya tidak ditanyakan oleh auditor internal karena lebih fokus bikin pertanyaan tentang persyaratan khusus.  Sesuai dengan format High Level Structure maka penerapan ISO 9001:2015 ketika akan dikonfirmasi pemenuhannya maka setidaknya anda harus membagi menjadi 3 kelompok besar pertanyaan yaitu  Kelompok 1 : Kelompok pertanyaan tentang perencanaan proses di unit kerja Kelompok 2 : Kelompok pertanyaan tentang persyaratan khusus di Kelompok 3: Kelompok pertanyaan tentang persyaratan kinerja dan improvement di unit kerja 



unit



kerja



Jadi anda harus menanyakan sekilas tentang klausul 4, klausul 5, dan klausul 6 terlebih dahulu kemudian baru menanyakan tentang pertanyaan khusus yang tergantung dengan unit kerja yang menjadi auditee lalu menanyakan tentang kinerja dan proses perbaikan (klausul 9 dan 10) setelah pertanyaan khusus



Pertanyaan klausul 4  Fokuskan pertanyaan klausul 4 pada pertanyaan di klausul 4.1 dan 4.2, dengan pertanyaan tentang   



apa saja isu internal dan atau eksternal yang berkaitan dengan unit kerja SDM? (atau silahkan ganti unit kerjanya sesuai dengan unit kerja auditee)  siapa saja yang pihak terkait (eksternal perusahaan) yang terkait dengan SDM? Apa saja yang dilakukan unit kerja untuk merespons 4.1 dan 4.2 ?  Kita telah menambah 3 pertanyaan untuk bagian SDM terkait klausul 4



Pertanyaan klausul 5 Pada klausul 5 anda dapat menanyakan tentang 



respons unit kerja terhadap komitmen pimpinan dalam menerapkan ISO 9001



 



bagaimana respons terhadap fokus pelanggan di unit kerja tersebut  Bagaimana dengan tugas dan tanggung jawab setiap jabatan di unit kerja tersebut catatan bold : 



1.



Karena bagian SDM sering terlibat dalam desain job description maka pertanyaan ini bisa di digali lebih dalam dengan memeriksa proses penentuan tugas dan jabatan dalam setiap jabatan yang ada di perusahaan.  2. Pertanyaan ini tidak signifikan bila audit dilakukan di instansi pemerintah yang mempunyai job desc yang sudah ditetapkan oleh peraturan 



Pertanyaan klausul 6 Pertanyaan pada klausul ini fokus pada identifikasi risiko dan peluang yang ada di unit kerja tersebut    



risiko dan peluang apa saja yang teridentifikasi pada unit kerja?  apa saja tindakan yang telah dilakukan untuk antisipasi risiko/peluang?  sejauh mana tindakan telah dilakukan ?  Bagaimana efektifitas tindakan yang telah dilakukan?  Dengan demikian anda sudah mendapatkan 10 pertanyaan awal sebelum memasuki pertanyaan khusus tentang unit kerja SDM  Pada bagian akhir dari sesi pertanyaan, anda bisa menanyakan tentang kinerja dan perbaikan 



Pertanyaan klausul 9  Fokus pada pertanyaan di klausul 9.1.  



apa saja parameter kinerja unit kerja SDM (yang akan dilaporkan pada audit internal)? pemeriksaan data kinerja dan analisa kinerja yang telah dilakukan



Pertanyaan Klausul 10  



 Amati proses improvement pada data kinerja di klausul 9  konfirmasi proses perbaikan yang telah dilakukan Pertanyaan klausul 9 dan klausul 10 adalah inti dari sistem manajemen dari ISO, bagaimana setiap unit kerja melakukan proses perbaikan pada kinerjanya dengan mengutamakan data serta perencanaan proses perbaikan yang akan dilakukan pada masa yang akan datang.   Kita telah selesai menyusun pertanyaan untuk bagian SDM, susunan pertanyaan dapat disesuaikan dengan situasi dan kondisi misalnya anda menanyakan pertanyaan tentang job description, kemudian dilanjutkan dengan kesesuaian personil dengan job desc lalu langsung masuk dalam kinerja.  Tidak perlu mengurutkan dari klausul 4 hingga klausul 10, biarkan mengalir sesuai dengan situasi dan kondisi dari proses audit yang dilakukan. Bila anda menghadapai momen "hampa" alias "bingung mau bertanya apa lagi" berarti saat itu lah anda menoleh pada daftar pertanyaan alias check list yang telah disiapkan untuk memastikan semua persyaratan telah ditanyakan.  Dari bagian 1 dan bagian 2 ini maka kita setidaknya telah membuat 24 pertanyaan tanpa menambahkan pertanyaan variasi sesuai dengan perkembangan situasi audit. Anda pada saat mengaudit bikin daftar pertanyaan berapa? Semoga tidak minder setelah membaca tulisan ini hehehe 



catatan : ke 2 tulisan bersambung ini merupakan penyesuaian dari tulisan bagaimana membuat pertanyaan audit internal? untuk melengkapi dan menyesuaikan dengan perkembangan struktur persyaratan ISO yang telah menggunakan High Level Structure