Berbagai Macam Tipe Surat Bisnis Dalam Bahasa [PDF]

Citation preview

Berbagai Macam Tipe Surat Bisnis dalam Bahasa inggris November 5, 2012jujubandung Dalam bahasa inggris ada berbagai macam jenis-jenis surat ataupun email. Para pembicara yang menggunakan bahasa Inggris juga harus bisa dalam menulis berbagai macam email dan surat ini apabila ingin tetap sukses dalam bisnisnya. Untuk bisa menguasai dalam penggunaan ataupun penulisan surat-surat dan email bahasa Inggris ini tentunya harus dimulai dari dasar. Ketika kita sudah mulai mengerti berbagai macam style surat bisnis, kalimat-kalimatnya, kalimat sapa, cara mengakhiri surat, bisa dilanjutkan ke fase berikutnya untuk lebih mengasah keahlian menulis surat ini dengan menulis berbagai macam jenis surat bisnis berikut ini. 1. Apology Letter (Surat Permohonan Maaf) Surat apology letter atau surat permohonan maaf adalah surat yang digunakan untuk meminta maaf atas kesalahan yang telah diperbuat. Surat jenis ini harus ditulis dengan humble atau dengan segala kerendahan hati untuk mengakui kesalahan yang telah diperbuat. Menggunakan bahasa halus dan jujur yang berasal dari hati. 2. Confirmation Letter (Surat Konfirmasi) Confirmation letter dikenal juga dengan “letters of receipt” atau “acknowledgment letter”. Surat jenis ini umumnya bersifat resmi dan singkat. Kita bisa menggunakan confirmation letter untuk memberi konfirmasi seperti jadwal rapat, akomodasi dan transportasi yang dipesan, surat atau dokumen yang telah diterima. 3. Inquiry Letter (Surat Permintaan) Inquiry letter atau surat permintaan pada umumnya adalah surat yang digunakan untuk meminta informasi mengenai barang atau pelayanan yang ditawarkan secara lebih mendetail. Tetapi sebenarnya inquiry letter tidak selalu berhubungan dengan permintaan informasi, bisa juga permintaan mengenai pekerjaan atau lainnya. 4. Thank You Letter (Surat Terima Kasih) Surat yang bertujuan untuk lebih mengeratkan sebuah hubungan bisnis dengan mengingatkan bahwwa kita sangat senang bekerja sama dengannya. Kita bisa menggunakan surat jenis ini saat proposal kita diterima, saat seseorang bersedia datang mengisi seminar, atau berterimakasih kepada relawan yang telah mau membantu dalam acara yang kita selenggarakan. 5. Surat iklan penjualan (istilahnya Sales letter)



Sales letter digunakan untuk memperkenalkan produk yang baru kepada para klien dan kostumer-kostumer baru. Sangatlah penting untuk menyebutkan masalah-masalah para klien dan kemudian memberikan solusinya dengan produk yang dijual. 6. Balasan surat permintaan informasi Membalas atau me-reply surat bisnis sangatlah penting untuk dilakukan. Para konsumen yang tertarik akan produk kita merupakan prospek bisnis terbaik bagi kita. Pelajari bagaimana berterimakasih kepada pembeli dan berikan sebanyak mungkin informasi tentang produk kita kepada calon pembeli. 7. Surat syarat dan kondisi keanggotaan (biasanya disebut Account Terms and Conditions) Ketika kostumer baru menjadi anggota sangatlah penting untuk memberikan informasi tentang syarat-syarat dan kondisi keanggotaan. Jika anda menjalankan sebuah usaha kecil maka membuat surat jenis ini menjadi hal “lumrah”. 8. Surat pemesanan atau disebut juga placing an Order Seorang bisnisman terkadang harus membuat surat jenis ini terutama sekali ketika memesan barang dalam jumlah banyak. Anda tentu tidak ingin barang pesanan anda tidak sesuai dengan waktu pengantaran dan spek yang telah ditentukan. 9. Surat gugatan atau meminta ganti rugi (claim) Sayangnya dari waktu kewaktu terkadang kita harus mengajukan ganti rugi atas orderan barang yang tidak sesuai maupun servis yang mengecewakan. Surat jenis ini dibutuhkan untuk menyatakan ketidakpuasan kita dan pernyataan ganti rugi baik berupa ganti barang maupun pengembalian uang. 10. Surat membalas klaim Walau sebagai pebisnis terbaikpun pasti pernah berbuat kesalahan dari waktu ke waktu. Dalam kasus ini biasanya kita akan mendapatkan surat klaim dari pelanggan maupun kostumer. Untuk menjawab surat komplain tersebutlah maka kita perlu bisa dalam membuat surat untuk membalas surat pengajuan gugatan. 11. Surat lamaran kerja (Cover Letter) Surat jenis ini sangatlah terkenal sekali di antara para pencari kerja. Biasanya surat lamaran kerja berisi pendahuluan, sedikit isi dari CV kita, dan sikap positif kita bila diterima kerja di perusahaan yang kita lamar. 12. Surat Komplain (Letter of Complaint)



Surat Komplain merupakan salah satu surat yang suka dipakai dalam sebuah hubungan bisnis. Jelaskanlah komplain anda dengan poin-poin dan berurutan secara sopan. Dengan tulisan yang sopan setidaknya dapat mengurangi rasa marah anda ketika menulis surat jenis ini. 13. Surat Rekomendasi (Letter of Recommendation) Surat rekomendasi digunakan untuk merekomendasikan seseorang supaya supaya yang direkomendasikan bisa diterima kerja. Hindarilah godaan untuk melebih-lebihkan kemampuan seseorang dalam menuliskan surat jenis ini, jujur dan obyektif adalah kuncinya. 14. Surat berhenti kerja (Resignation Letter) Surat resmi pengunduran diri haruslah bersifat bijaksana. Hindarilah untuk menuliskan hal-hal yang akan merusak hubungan baik anda dengan penerima surat. Berikan alasan yang baik mengapa anda tidak bisa lagi bekerja di tempat yang sekarang. 15. Surat pemberitahuan tidak diterima kerja Dalam beberapa kasus anda perlu mengirimkan surat pemberitahuan kepada para pelamar kerja bahwa dia tidak terpilih untuk mengisi posisi pekerjaan yang ada. Pada pembukaan surat tuliskanlah terimakasih untuk waktunya, puji dia akan pengalamannya atau pendidikan yang telah ditempuhnya dan jelaskan bahwa dia bukanlah yang dicari oleh perusahaan pada saat sekarang. 16. Surat tidak bisa mengikuti undangan makan malam (declining dinner invitation) Merupakan sebuah surat bisnis yang bila tidak ditulis secara hati-hati akan sangat memalukan kita. Lanjutkanlah apresiasi anda terhadap undangan makan malam tersebut dan sebutkanlah bahwa anda telah ada janji lain di waktu tersebut. Jangan tuliskan detail acara yang akan anda lakukan. 17. Surat Menerima Hadiah (Reception of Gift) Sangatlah sopan bila kita merespon seseorang yang telah memberikan hadiah dengan mengirimkan surat yang menjelaskan bahwa kita telah menerimanya. Lanjutkan rasa terimakasih kita untuk memberitahunya bahwa kita sangat menghargai hadiah yang telah diberikan. Bila memungkinkan tuliskanlah bahwa hadiah yang diterima benar benar berguna. 18. Surat Pemberitahuan Kesalahan (Notification of Error) Dalam menulis surat bisnis yang memberitahukan pembacanya bahwa sebuah kesalahan pada dokumen telah diperbaiki, sebaiknya kita mengirimkan salinan dari dokumen yang salah itu. Bila perlu tawarkan tambahan salinan dokumen yang salah tersebut untuk dikirimkan. 19. Surat terimakasih atas diterimanya kerja (Thanks for job recommendation)



Sebuah surat kepada pihak yang telah memberikan bantuan sehingga kita diterima kerja haruslah bersifat profesional dan sopan. Selain itu, hindarilah terimakasih yang berlebihan. Dan sadarilah bahwa kita diterima kerja bukan hanya karena adanya bantuan dari pihak lain, tetapi terutama karena kemampuan kita juga. Sumber: https://jujubandung.wordpress.com/2012/11/05/berbagai-macam-tipe-surat-bisnis-dalambahasa-inggris/



BAGIAN SURAT BISNIS



1. Letter Head (Kop Surat) Merupakan identitas yang berisi logo, nama, alamat dan telepon dari pengirim surat. Contoh



kop



surat



:



2. Reference Line Didalam surat berbahasa Inggris biasanya berisi huruf depan nama eksekutif yang menandatangani surat tersebut, diikuti dengan garis miring atau titik dua, lalu nama pengetik surat. Beberapa perusahaan menambahkan kode atau nomor tertentu berdasarkan sistem arsip mereka. Reference diletakkan dibagian atas surat diatas date.



Contoh : Your ref : 22 March 2004 Our Ref : BS/KF 3. Date Line ( Tanggal ) Ini adalah bagian tanggal pembuatan surat. Sedangkan format penulisan tanggal adalah bulan/hari/tahun, misalkan August 30, 2012.



Contoh



penulisan



date



menggunakan



British



Style



03rd April 1990. Format penulisan British Style hampir sama dengan penulisan dalam Bahasa Indonesia hanya saja pada tanggal ditambahkan akhiran bilangan bertingkat. Posisi date pada British Style ditempatkan di sebelah kanan atas surat.



Contoh penulisan date menggunakan American Style April 03, 1990 Penulisan date menggunakan American Style ditempatkan di sebelah kiri atas surat dengan format Month Date, Year.



4. Inside Address Bagian ini berisi nama penerimaan surat, jabatanya, dan nama perusahaannya disertai alamatnya. Jika kamu tidak yakin untuk siapa (nama) surat tersebut ditujukan, jangan kosongkan, tetapi coba untuk mengunakan jabatannya, seperti “Director of Human Resources”. Beri jarak antara tanggal dengan penerima.



5. Attention Line Sebuah Alternatif untuk menempatkan penerima surat. 6. Solutition (Salam Pembuka) Dalam bagian ini, istilah yang digunakan adalah “Dear Mr./Mrs./Ms. (nama terakhir penerimaan)”, misalkan “Dear Mr. Fathoni”. Tetapi jika nama penerimanya tidak dikethui, tulis nama departementnya, misalkan “Dear Director of Department of Human Resource”. Beri jarak antara salam pembuka dengan isi.



Untuk Mitra bisnis yang sudah saling akrab biasanya menuliskan dengan “Dear Sue” Penggunaan tanda baca pada salutation menggunakan British Style dituliskan tanpa tanda baca (titik koma



atau



koma)



dan



dalam



American



Style



menggunakan



tanda



titik



dua.



Dear Mr Krisman => contoh dalam British Style Dear Mr. Krisman: => contoh dalam American Style 7. Subject Line (Perihal) Perihal membuat penerima surat lebih mudah menemukan maksud dari surat tersebut, misalnya Invitation, Apology, dan lain sebagainya. Ini merupakan bagian optional dari business



letter, artinya kita bisa mencantumkannya atau tidak.Penulisan subject menggunakan British Style: Subject ditempatkan diantara salutation dan isi surat.



Penulisan subject menggunakan American Style: Subject ditempatkan diatas salutation.



8. Body Of Letter ( Isi Surat ) Isi surat merupakan tempat dimana kamu menuliskan hal yang ingin disampaikan. Paragraph di isi surat harus menggunakan spasi tunggal (single space) dan tanpa adanya jarak pemisah antara masing-masing paragrap. Beri jarak antara bagian akhir isi dengan penutup. 9. Complimentary Close ( Salam Penutup ) Bagian ini sebagai penanda bahwa surat anda telah selesai, biasanya diakhiri dengan penulisan “Sincerely”, “Sincerely yours”, “Thank you”, dan lain sebagainya. Catat, Terdapat sebuah koma di akhir penutup dan hanya huruf pertama yang menggunakan huruf kapital. Beri jarak 3-4 baris antara penutup dengan nama, yang nantinya diguankan untuk tempat tanda tangan. 10. Signature ( Tanda Tangan ) Bagian ini adalah tanda tangan penulis, biasanya menggunakan tinta warna hitam atau biru. 11. Enclosure ( Lampiran )



Jika sebuah surat berisi dokument atau lampiran lain selain surat tersebut, penulis haru menampilakan jumlah lampiran tersebut yaitu dengan menggunakan “Enclosure (jumah lampiran)”, misalkan “Enclosure (6)”. 12. Carbon Copy Natation ( Tembusan Surat ). Bagian ini digunakan untuk menginformasikan kepada penerima surat, bahwa surat tersebut juga dikirimkan kepada pihak yang perlu mengetahui isi surat. CC ditempatkan di kiri bawah surat. Contoh : CC : Bagian Keuangan Surat bisnis adalah komunikasi formal antara kertas, atau bisnis dan biasanya dikirim melalui Kantor Pos atau kadang-kadang oleh kurir. Surat bisnis kadang-kadang disebut “mail” (sebagai lawan dari email yang lebih cepat). Adapun sebuah surat memiliki bagian-bagian yakni : 



Letter Head (kepala surat) Letter Head atau biasa disebut dengan kepala surat. Terletak di paling atas dari sebuah surat.



Baik surat resmi untuk pemerintah atau perusahaan. Kepala Surat tersebut berisikan nama perusahaan, alamat perusahaan, nomor telepon, faksimili, e-mail perusahaan, website perusahaan, logo perusahaan dll. 



Date (tanggal) Tanggal surat berfungsi untuk memberitahu kepada si penerima surat kapan surat itu ditulis. Tanggal surat terletak di kanan atas pada surat pembaca. Dalam penulisan tanggal nama bulan tidak boleh disingkat atau ditulis dengan angka saja. Harus jelas dan lengkap.Dalam penulisan tanggal dibedakan menjadi dua jenis yaitu menggunakan gaya penulisan British style dan American Style. Contoh : British style 08th Desember 2011 Gaya penulisan tanggal British style sama dengan gaya penulisan tanggal pada gaya Bahasa Indonesia. Hanya saja pada British style ditambahakan akhiran bilangan bertingkat seperti 1st, 2nd, 3rd, dst. Posisi tanggal terletak di kanan atas surat. American style September 07, 2011



Gaya penulisan tanggal American style nama bulan ditempatkan di posisi awal disusul tanggal diakhiri tanda koma dan tahun. Posisi tanggal terletak di kiri atas surat. 



Inside Addres (alamat yang dituju) Berisikan nama dan alamat yang dituju, terletak di bagian kiri atas sebuah surat. Biasanya



dalam penulisan Inside Address selain nama dan alamat penerima, disertakan juga nama lengkap beserta jabatannya serta kodepos dan Negara yang dituju. 



Salutation (salam pembuka) Salam pembuka terletak di bawah alamat dan sebelum isi surat. berfungsi sebagai salam pembuka atau tanda hormat penulis. Salam pembuka dituliskan di sebelah kiri. Huruf pertama awal kata ditulis huruf kapital, sedangkan kata yang lain ditulis huruf kecil semua. Ada dua jenis salam pembuka dalam penulisan surat yaitu British style, dan American style. Contoh : British style



: Dear Sir, Dear Miss, Dear Mrs.



American style : Dear Sir



Body of the Letter (isi surat) Isi surat merupakan bagian dari pokok surat berisi pesan atau informasi yang penulis ingin sampaikan secara



detail. Pesan yang tertulis dalam surat haruslah jelas dan langsung pada pokok



permasalahan yang akan dibahas. 



Complimentary Close (salam penutup) Salam penutup dari sebuah isi surat berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis. Huruf



awal kata salam penutup ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata yang lainnya ditulis dengan huruf kecil. Sesudah salam penutup dibubuhkan tanda koma. Salam penutup biasanya berupa kalimat “Yours Faithfully” ,” Yours Truly”, “Yours Sincerely”. Salam penutup dibagi menjadi dua tipe yaitu Britsh style dan American style. Contoh : Britsh style



: Dear Madam, Dear Sirs, Dear Mr, Dear Miss, Dear Mrs, Yours Sincerely, Sincerely, With Best Wishes.



American style : Sir, Madam, Gentlemen, Your Obedient Servant, Sincerely Yours.







Signature and Writer’s Identification (tanda tangan dan nama penulis) Berupa tanda tangan penulis terletak pada sisi kanan bawah pembaca surat., beserta nama jelas



penulis surat. Di cantumkan di bawah tanda tangan dengan huruf awal ditulis dengan huruf capital, tanpa diberi tanda kurung.



http://ita-ramawati.blogspot.co.id/2014/10/bagian-surat-bisnis-bahasa-inggris.html



1. Apology Letter (Surat Permohonan Maaf)



2. Confirmation Letter (Surat Konfirmasi)



3. Inquiry Letter (Surat Permintaan)



4. Thank You Letter (Surat Terima Kasih)



5. Surat iklan penjualan (istilahnya Sales letter)



6. Balasan surat permintaan informasi



7. Surat syarat dan kondisi keanggotaan (biasanya disebut Account Terms and Conditions)



8. Surat pemesanan atau disebut juga placing an Order



9. Surat gugatan atau meminta ganti rugi (claim)



10. Surat membalas klaim



11. Surat lamaran kerja (Cover Letter)



12. Surat Komplain (Letter of Complaint)



13. Surat Rekomendasi (Letter of Recommendation)



14. Surat berhenti kerja (Resignation Letter)



15. Surat pemberitahuan tidak diterima kerja



16. Surat tidak bisa mengikuti undangan makan malam (declining dinner invitation)



17. Surat Menerima Hadiah (Reception of Gift)



18. Surat Pemberitahuan Kesalahan (Notification of Error)



19. Surat terimakasih atas diterimanya kerja (Thanks for job recommendation)