Cara Menghitung SDM Sesuai Beban Kerja [PDF]

Citation preview

CARA MENGHITUNG KEBUTUHAN SDM BERDASARKAN BEBAN KERJA PENDAHULUAN Merencanakan kebutuhan SDM berhubungan dengan hal-hal sebagai berikut : a. mendapatkan dan mempertahankan jumlah dan mutu karyawan b. mengidentifikasi tuntutan keterampilan dan cara memenuhinya c. menghadapi kelebihan atau kekurangan karyawan d. mengembangkan tatanan kerja yang fleksibel e. meningkatkan pemanfaatan karyawan MEDIK DAN NON MEDIK



Ada beberapa metode yang dapat digunakan untuk menghitung kebutuhan SDM, salah satu di antaranya adalah dengan menggunakan analisis beban kerja. Yang dimaksud dengan beban kerja adalah frekuensi rata-rata masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Beban kerja juga dapat berarti berat ringannya suatu pekerjaan yang dirasakan oleh karyawan yang dipengaruhi oleh : -



Pembagian kerja (job distribution),



-



Ukuran kemampuan kerja (standard rate of performance) dan



-



Waktu yang tersedia.



Metode beban kerja adalah tehnik yang paling akurat dalam peramalan kebutuhan tenaga kerja untuk jangka pendek (short-term). Peramalan jangka pendek ini untuk waktu satu tahun dan selama-lamanya dua tahun. Tehnik analisis ini memerlukan penggunaan rasio atau pedoman penyusunan staf standar dalam upaya mengidentifikasi kebutuhan personalia. CARA MENHITUNG BEBAN KERJA Metode beban kerja ini didasarkan pada pekerjaan nyata yang dilakukan oleh masing-masing tenaga kesehatan. Adapun langkah-langkah penyusunan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan metode ini adalah : 1) menetapkan unit kerja beserta kategori tenaganya, 2) menetapkan waktu kerja yang tersedia selama satu tahun, 3) menyusun standar beban kerja, 4) menyusun standar kelonggaran dan 5) menghitung kebutuhan tenaga per unit kerja. Untuk menghitung beban kerja ini



diperlukan hal-hal seperti : standar pelayanan, prosedur kerja tetap serta uraian kerja (job description) bagi setiap tenaga kerja



ATAU 5 LANGKAH yaitu : I.



LANGKAH PERTAMA : Menetapkan unit kerja dan kategori tenaga. Kita ambil contoh unit kerja yang digunakan adalah unit kerja teknis (hematologi, kimia klinik, mikrobiologi, imunoserologi) dan kategori tenaga yang dipilih adalah Analis Kesehatan.



II.



LANGKAH KEDUA : Menetapkan waktu kerja yang tersedia bagi tenaga Analis Kesehatan selama satu tahun. Data yang dibutuhkan untuk menetapkan waktu kerja yang tersedia adalah : 1. Hari kerja ( A ). Suatu contoh, di suatu instalasi laboratorium rumah sakit, pelayanan dilaksanakan selama 24 jam yang dibagi dalam 3 shift sehingga dalam seminggu terdapat 7 hari kerja. 2. Cuti tahunan ( B ). Jumlah cuti tahunan adalah 12 hari dalam satu tahun. 3. Pendidikan dan pelatihan ( C ). Sesuai dengan ketentuan yang berlaku di Rumah Sakit, Pranata Laboratorium memiliki hak untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan selama 5 hari kerja per tahun. 4. Hari libur nasional ( D ). Dalam waktu satu tahun terdapat 15 hari libur nasional. 5. Ketidakhadiran kerja ( E ). Dengan adanya sistem shift, sesudah bertugas pada sore dan malam hari seorang Pranata Laboratorium mendapatkan ekstra libur selama 1 hari. Di Instalasi Patologi Klinik rata-rata ketidakhadiran kerja dalam satu bulan selama 7 hari 6. Waktu kerja ( F ) Pada umumnya waktu kerja selama sehari adalah 8 jam.



Berdasarkan data-data tersebut selanjutnya dilakukan penghitungan untuk menetapkan waktu tersedia dengan rumus sebagai berikut : Waktu kerja tersedia = A - (B+C+D+E) x F Tabel berikut menunjukkan jumlah waktu kerja yang tersedia dalam setahun. Kode Faktor



Waktu Kerja



Keterangan



A



Hari Kerja



365



Hari per tahun



B



Cuti Tahunan



12



Hari per tahun



C



Pendidikan dan Latihan



5



Hari per tahun



D



Hari Libur Nasional



15



Hari per tahun



E



Ketidakhadiran Kerja



84



Hari per tahun



F



Waktu Kerja



8



Jam per hari



Waktu Kerja



249



Hari per tahun



Jam Kerja



1992



Jam per tahun



Waktu Kerja



119520



Menit per tahun



I. Adapun uraian penghitungannya adalah sebagai berikut :



Waktu kerja tersedia = 365 – ( 12 + 5 + 15 + 84 ) = 249 hari/tahun = 1992 jam/tahun = 119520 menit/tahun III.



LANGKAH KETIGA : Menyusun standar beban kerja. Standar beban kerja adalah volume atau kuantitas beban kerja selama 1 tahun untuk setiap kategori tenaga (dalam hal ini adalah Analis Kesehatan). Standar beban kerja untuk suatu kegiatan pokok disusun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan (rata-rata waktu) dan waktu yang tersedia per tahun. Data dan informasi yang dibutuhkan untuk menyusun standar beban kerja untuk kategori tenaga adalah sebagai berikut : 



kategori tenaga pada unit kerja yang telah ditetapkan pada langkah pertama di atas,







standar profesi, standar pelayanan dan standar prosedur operasional tetap yang berlaku,







rata-rata waktu yang dibutuhkan oleh kategori tenaga (Analis Kesehatan) untuk menyelesaikan kegiatan pelayanan, dan







data dan informasi kegiatan pelayanan di masing-masing unit pelayanan teknis (hematologi, kimia klinik, mikrobiologi, imunoserologi)



Beban kerja Analis Kesehatan meliputi : 



kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh Analis Kesehatan, misalnya : sampling, preparasi sampel, memeriksa sampel, mencatat hasil pemeriksaan, kalibrasi alat, memeriksa sampel kontrol, membuat reagen, dll.







rata-rata waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap kegiatan pokok, misalnya rerata waktu untuk memeriksa kadar Hb adalah 10 menit, rerata waktu untuk membuat reagen A adalah 15 menit, dsb.







standar beban kerja Analis Kesehatan tiap satu tahun dihitung dengan rumus perhitungan sebagai berikut :



Standar beban kerja = waktu tersedia per tahun : rerata waktu per kegiatan pokok



IV.



LANGKAH KEEMPAT : Menyusun standar kelonggaran yang bertujuan untuk mengetahui faktor kelonggaran kategori tenaga yang meliputi jenis kegiatan dan kebutuhan waktu untuk menyelesaikan suatau kegiatan yang tidak terkait langsung atau tidak dipengaruhi oleh tinggi rendahnya kuantitas atau jumlah kegiatan pokok / pelayanan. Penyusunan faktor kelonggaran dapat dilaksanakan melalui pengamatan dan wawancara kepada tenaga Analis Kesehatan mengenai :  kegiatan-kegiatan yang tidak terkait langsung dengan pelayanan, misalnya rapat, istirahat, sholat, makan;  frekuensi kegiatan dalam satu hari, minggu, bulan; waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan.



Adapun rumus untuk menghitung faktor kelonggaran adalah sebagai berikut : Standar kelonggaran = rerata waktu faktor kelonggaran : waktu kerja tersedia per tahun Tabel berikut adalah standar kelonggaran Pranata Laboratorium :



Faktor Kelonggaran



Rata-rata Waktu Standar Kelonggaran



Rapat



2 jam per bulan 0.012



Istirahat, sholat, makan 30 menit per hari 0.092 Jumlah



V.



0.104



LANGKAH KELIMA : Menghitung kebutuhan tenaga per unit kerja yang bertujuan untuk memperoleh jumlah dan kategori tenaga Analis Kesehatan per unit kerja sesuai dengan beban kerja selama 1 tahun. Sumber data yang diperlukan untuk penghitungan kebutuhan tenaga ini terdiri dari: 



data yang diperoleh dari langkah-langkah sebelumnya, yaitu waktu kerja tersedia, standar beban kerja dan standar kelonggaran;







kuantitas kegiatan pokok selama kurun waktu satu tahun, dimana penulis mengambil data kuantitas kegiatan pokok selama satu tahun.



Data kegiatan pada pelayanan di tiap unit teknis yang telah diperoleh, Standar Beban Kerja , dan Standar Kelonggaran merupakan sumber data untuk menghitung kebutuhan tenaga Pranata Laboratorium dengan menggunakan rumus sebagai berikut : Kebutuhan tenaga = (Jumlah kegiatan pokok : standar beban kerja) + Standar Kelonggaran Selanjutnya kebutuhan tenaga untuk tiap kegiatan pokok dijumlahkan terlebih dulu sebelum ditambahkan dengan Standar Kelonggaran.