![CLAUDIA LOLITA JOHANNIS TUGAS AKHIR-dikonversi [PDF]](https://pdfs.asia/img/200x200/claudia-lolita-johannis-tugas-akhir-dikonversi.jpg)
9 0 630 KB
SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN TUNAI PADA APOTIK PELITA DI KOTA AMBON TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Persyaratan Memperoleh Ijasah Diploma III Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Ambon Diajukan Oleh : CLAUDIA LOLITA JOHANNIS NIM : 1317053020
JURUSAN AKUNTANSI POLITEKNIK NEGERI AMBON AMBON 2020
i
LEMBAR PERSETUJUAN
SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN TUNAI PADA APOTIK PELITA DI KOTA AMBON
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Persyaratan Memperoleh Ijasah Diploma III Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Ambon
Diajukan Oleh : CLAUDIA LOLITA JOHANNIS NIM: 1317053020 Telah diperiksa dan disetujui Dosen Pembimbing
Pembimbing I
Pembimbing II
Ann Z. de Bell, SE.,M.Si NIP:19600115 199702 2 001
Septina LSiahaya, SE.,MM NIP:19810917 200801 2 011
ii
LEMBAR PENGESAHAN
iii
SURAT PERNYATAAN KEASLIAN
Yang bertanda tangan dibawah ini : Nama
: Claudia Lolita Johannis
NIM
: 1317053020
Program Studi : Akuntansi Dengan ini menyatakan dengan sebenarnya bahwa : 1. Tugas Akhir diajukan untuk memenuhi syarat kelulusan pada Politeknik Negeri Ambon adalah benar karya saya sendiri dan bukan atau plagiat dari karya tulis. 2. Apabila dikemudian hari terdapat kesamaan dalam Tugas Akhir tersebut, maka saya bersedia menerima sanksi sesuai ketentuan yang berlaku. Demikian surat pernyataan ini saya buat untuk diketahui.
Ambon, 21 September 2020
Claudia Lolita Johannis NIM : 1317053020
iv
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
Nama
: Claudia Lolita Johannis
NIM
: 1317053020
Tempat, Tanggal Lahir
: Ambon, 31 Mei 1999
Alamat
: Nusaniwe Airlouw
No. Telepon
: 085280813044
Riwayat Pendidikan
: a. SD Inpres 48 Ambon Lulus Tahun 2011 b. SMP Negeri 22 Ambon Lulus Tahun 2014 c. SMA Swasta Kristen YPKPM Ambon Lulus Tahun 2017
Data Orang Tua Nama Ayah
: Jacob H Johannis
Pekerjaan
: Pegawai Swasta
Nama Ibu
: Rosina M Johannis/Peea
Pekerjaan
:-
v
MOTTO
“Janganlah hendaknya kamu kuatir tentang apapun juga, tetapi
nyatakanlah dalam segala hal keinginanmu kepada Allah dalam Doa dan permohonan dengan ucapan syukur” ( Filipi 4 : 6 )
vi
ABSTRAK
Johannis, Claudia Lolita, 2020. Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Pada Apotik Pelita Ambon. Laporan Akhir, Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Ambon. Pembimbing: (1) Ann Zusan Debell (2) Septina L Siahaya. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Pada Apotik Pelita Ambon. Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Pada Apotik Pelita dibuat dengan teknik analisa data menggunakan Flowchart Penjualan Tunai dan di analisis secara deskriptif. Fungsi kas pada Apotik pelita dilakukan oleh bagian penjualan, fungsi gudang dilakukan oleh bagian apoteker, fungsi akuntansi dilakukan oleh bagian administrasi dan bagian penjualan. Flowchart penjualan tunai pada Apotik pelita dibuat memuat lima bagian dan dimulai dari, bagian pelanggan, bagian penjualan, bagian apoteker, bagian administrasi, dan bagian direktur. Kata Kunci : Sistem Penjualan Tunai, Flowchart.
vii
ABSTRACT
Johannis, Claudia Lolita, 2020. Accounting system of Cash Sale in Pelita Pharmacy Ambon. Skripsi. Accounting Departement of Polytechnic Ambon. Advisor: (1). Ann Zusan Debell. (2). Septina L Siahaya. The aim of study was to know how Accounting System of Cash Sale in Pelita Pharmacy Ambon. Accounting System of Cash Sale in Pelita Pharmacy was Conducted by technic data analysis through cash sale, flowchart and descriptive. From the result of research and analysis, it can be concluded that function of cash in Pelita Pharmacy did by seller, storehouse function did by pharmacist, accounting function did by administration and seller. Pelita Pharmacy was made flowchart cash sale in five parts, consist of: costumer, sales, pharmacist, administration, and director.
Keywords: System Cash Sale, Flowchart.
viii
KATA PENGANTAR
Segala puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, atas berkat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan Tugas Akhir yang berjudul “ SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN TUNAI PADA APOTEK PELITA AMBON.” Laporan Tugas Akhir ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat ujian dalam memperoleh gelar Ahli Madya Diploma III ( D3 ) di Program Studi Akuntansi Politeknik Negeri Ambon. Penulis menyadari bahwa Laporan Tugas Akhir ini penulis banyak mendapatkan bantuan dan bimbingan sehingga pada kesempatan ini, penulis akan menyampaikan ucapan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu serta memberikan Doa sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir Ini. Penulis mengucapkan terima kasih kepada : 1. Bapak Dady Mairuhu, ST.,MM selaku Direktur Politeknik Negeri Ambon. 2. Bapak Dr. Agus Siahaya, SE.,M.Pd selaku Ketua Jurusan Akuntansi. 3. Ibu Ann Zusan Debell, SE.,M.Si selaku Pembimbing I yang telah membantu, membimbing dan memberikan arahan serta motivasi yang sangat berguna bagi penuis hingga penyelesaian Tugas Akhir ini. 4. Ibu Septina L Siahaya, SE.,MM selaku Pembimbing II yang telah membantu dan membimbing dan memberikan arahan serta motivasi yang sangat berguna bagi penulis hingga penyelesaian Tugas Akhir ini. 5. Seluruh Dosen Jurusan Akuntansi yang telah memberikan pengetahuan selama penulis menimbah ilmu di Politeknik Negeri Ambon dan Staf administrasi Jurusan Akuntansi yang telah membantu penulis dalam penyelesaian Tugas Akhir ini. 6. Pimpinan dan Staf
Apotik Pelita Ambon yang telah membantu dan
memberikan ijin kepada penulis untuk melakukan penelitian. 7. Teristimewa penulis sampaikan ucapan terima kasih kepada Mama dan Papa, serta Kakak dan Adik, Vivi dan Samy yang selalu memberikan
ix
nasihat, memebrikan Doa kepada penulis serta motivasi dan semangat kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. 8. Keluarga besar Johannis-Peea yang selalu membantu dan memberikan semangat kepada penulis dalam penyelesaian Tugas Akhir ini. 9. Sahabat-sahabat seperjuangan dan seluruh teman-teman kelas A yang selalu membantu dan memberikan semangat kepada penulis untuk penyelesaian Tugas Akhir ini : Anjaly, Chyntia, Dea, Lidya, Debby, dan Lendri. Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam penulisan Tugas Akhir ini. Demi kesempurnaan Laporan Tugas Akhir ini, saran dan kritik yang bersifat membangun sangat penulis harapkan dari semua pihak. Semoga Laporan Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang membutuhkan. Akhir kata penulis ucapkan terima kasih.
Ambon, 21 September 2020
Claudia Lolita Johannis NIM : 1317053020
x
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ..................................................................................
i
LEMBAR PERSETUJUAN .......................................................................
ii
LEMBAR PENGESAHAN .......................................................................
iii
SURAT PERNYATAAN KEASLIAN ......................................................
iv
DAFTAR RIWAYAT HIDUP ...................................................................
v
MOTTO .....................................................................................................
vi
ABSTRAK .................................................................................................
vii
ABSTRACT ...............................................................................................
viii
KATA PENGANTAR ...............................................................................
ix
DAFTAR ISI ..............................................................................................
xi
DAFTAR GAMBAR .................................................................................
xiii
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ............................................................................
1
1.2 Rumusan Masalah .......................................................................
3
1.3 Batasan Masalah .........................................................................
3
1.4 Tujuan Penelitian ........................................................................
3
1.5 Manfaat Penelitian ......................................................................
3
1.6 Daftar Istilah ...............................................................................
4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Sistem Akuntansi ........................................................................
6
2.2 Sistem Penjualan Tunai ..............................................................
13
2.3 Pengertian Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart) ..........
19
xi
BAB III METODE PENELITIAN 3.1 Objek Penelitian ..........................................................................
31
3.2 Jenis Penelitian ...........................................................................
31
3.3 Sumber Data dan Data yang Dibutuhkan ...................................
31
3.4 Metode Pengumpulan Data .........................................................
32
3.5 Teknik Analisa Data ...................................................................
32
BAB IV DESKRIPSI HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 4.1 Gambaran Umun dan Data Penelitian ........................................
34
4.1.1 Gambaran Umun Apotik Pelita ...........................................
34
4.1.2 Data Penelitian ....................................................................
39
4.2 Hasil Analisis ...............................................................................
42
4.2.1 Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Apotik Pelita dengan Penjualan Tunai Secara Teori .............................................................
42
4.2.2 Sistem Pengendalian Internal Dalam Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Pada Apotik Pelita Ambon .......................................
45
4.2.3 Flowchart Sistem Penjualan Tunai .....................................
49
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan .................................................................................
55
5.2 Saran ...........................................................................................
55
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................
56
LAMPIRAN ...............................................................................................
58
xii
DAFTAR GAMBAR
GAMBAR 1. Dokumen Flowchart Penjualan Tunai. GAMBAR 2. Struktur Organisasi Apotik Pelita. GAMBAR 3. Flowchart Penjualan Tunai.
xiii
BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Penjualan tunai merupakan salah satu cara yang dilakukan oleh pelaku
usaha untuk menghasilkan laba perusahaan. Penjualan tunai merupakan penjualan dengan mengambil barang dari supplier dan langsung dikirim ke customer secara pembayaran langsung dengan menggunakan uang tunai. Sistem penjualan tunai pada umumnya didasarkan pada asumsi bahwa pembeli akan mengambil barang setelah harga barang dibayar ke kasir. Sistem akuntansi penjualan tunai merupakan unsur kegiatan yang pokok dan merupakan kegiatan rutin perusahaan. Sistem akuntansi penjualan tunai juga merupakan suatu kesatuan unsur-unsur sistem penjualan tunai yang saling bekerja sama yang meliputi fungsi-rungsi yang terkait, dokumen dan catatan yang digunakan serta pengendalian intern yang mengatur kegiatan penjualan tunai. Sistem akuntansi penjualan tunai yang diterapkan oleh perusahaan tidak akan berjalan dengan baik apabila tidak diimbangi dengan sistem pengendalian intern yang baik pula.unsur pengendalian intern yang baik yaitu struktur organisasi yang melakukan pemisahan tanggung jawab, sistem otorisasi, praktik yang sehat, serta karyawan yang memiliki keterampilan dan kemampuan dibidangnya. Sistem pengendalian intern dimaksudkan untuk menghindari tindakan kecurangan yang dilakukan oleh karyawan. Sistem akuntansi penjualan tunai pada Apotik pelita merupakan judul tugas akhir yang saya buat dengan tujuan untuk memenuhi salah satu syarat mengakhiri
1
studi di Kampus Politeknik Negeri Ambon. Alasan saya memilih atau mengambil judul ini adalah kerena di Apotik Pelita belum pernah membuat flowchart penjualan tunai dan dibuat agar sistem penjualan tunai pada Apotik Pelita dapat berjalan dengan baik. Apotik Pelita merupakan perusahaan dagang yang bergerak dalam bidang penjualan obat. Apotik Pelita dalam menjalankan aktivitas penjualannya dibantu oleh lima orang karyawan dari empat bagian yaitu bagian penjualan (kasir), bagian apoteker, bagian administrasi, dan bagian direktur atau pemilik Apotik. Penjualan pada Apotik Pelita dibagi menjadi dua shift yaitu shift pagi dan shift siang, dengan
karyawan yang ditentukan untuk tiap shiftnya. Di
Apotik Pelita dalam proses penjualannya menggunakan tiga dokumen yaitu nota debet, faktur penjualan mauun faktur pembelian dan kartu stock. Nota debet ditulis secara manual dan diberikan kepada pelanggan apabila diminta. Dalam proses penjualan yang dilakukan pada Apotik pelita tidak menggunakan faktur penjualan tetapi hanya menggunakan nota debet dan faktur pembelian digunakan ketika barang habis di Apotik dan harus memesan barang ke perusahaan lain, maka Apotik pelita menggunakan faktur tersebut. Berdasarkan pengamatan, proses penjualan yang terjadi selama ini pada Apotik Pelita yaitu pelanggan hanya datang untuk membeli dan langsung berhadapan dengan bagian penjualan atau kasir, pada saat itulah proses pembayaran terjadi. Kemudian dalam proses pencatatan sampai penyimpanan data-data lainnya yang berhubungan dengan proses penjualan hingga pembuatan laporan juga masih dilakukan secara manual. Oleh sebab itu sistem akuntansi penjualan tunai pada Apotik Pelita ini perlu dibuat dan disesuaikan dengan sistem penjualan tunai sesuai teori sistem akuntansi yang berlaku. Sistem akuntansi penjualan tunai pada Apotik Pelita
2
dibuat dalam bentuk flowchart penjualan tunai agar sistem yang diterapkan dapat berjalan dengan baik. Sistem Akuntansi Penjualan Tunai yang baik dibutuhkan untuk mengendalikan proses kinerja perusahaan khususnya pada Apotek Pelita. Berdasarkan uraian latar belakang masalah diatas, maka penulis tertarik untuk mengusulkan
tugas
akhir
ini
dengan
judul
“SISTEM
AKUNTANSI
PENJUALAN TUNAI PADA APOTEK PELITA AMBON “.
1.2
Rumusan masalah Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan diatas, maka dapat
dirumuskan permasalahannya yaitu: Bagaimana sistem akuntansi penjualan tunai pada Apotik Pelita Ambon?
1.3
Batasan Masalah Berdasarkan rumusan masalah diatas, maka penulis melakukan batasan
masalah dalam penulisan ini yaitu Sistem Akuntansi Penjualan Tunai pada Apotik Pelita Ambon.
1.4
Tujuan Penelitian Adapun yang menjadi tujuan penulisan ini adalah: Untuk
mengetahui
bagaimana sistem akuntansi penjualan tunai pada Apotik Pelita Ambon.
1.5
Manfaat Penelitian Dengan dilakukannya penelitian ini, diharapkan dapat bermanfaat:
3
1. Bagi Perusahaan : Dapat dijadikan sebagai acuan untuk menerapkan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai dengan baik. 2. Bagi Politeknik : Dapat memberikan gambaran secara jelas sejauh mana kaitannya dengan mata kuliah sistem informasi akuntansi bagi mahasiswa sehingga dapat menjadi pedoman bagi lembaga untuk kedepannya dapat melakukan peninjauan pada materi mata kuliah tersebut. 3. Bagi Penulis : Dapat menambah pengetahuan dan wawasan tentang Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai, dan dapat menghasilkan penulisan proposal tugas akhir sebagai salah satu syarat mengakhiri proses perkuliahan dalam jenjang Diploma III ini.
1.6
Daftar Istilah Beberapa istilahyang penulis gunakan dalam penulisan ini yaitu : 1. Costomer : Individu atau rumah tangga, perusahaan yang membeli barang atau jasa yang dihasilkan dalam ekonomi. 2. Globalisasi : Kecanggihan informasi dan teknologi membuat perubahan yang sangat besar bagi umat manusia. 3. Industry : Bidang yang menggunakan keterampilan, ketekunan kerja dan penggunaan
alat-alat
dibidang
pengolahan
hasil-hasil
bumi,
dan
distribusinya sebagai dasarnya. 4. Perdagangan : Kegiatan tukar menukar barang atau jasa berdasarkan kesepakatan bersama bukan pemaksaan. 5. Otorisasi : Proses untuk memberikan izin seseorang untuk melakukan atau memiliki sesuatu.
4
6. Shift : pembagian jadwal kerja untuk karyawan 7. Supplier : Individu atau perusahaan yang menjual bahan baku yang dibutuhkan perusahaan lain untuk diolah menjadi produk siap jual.
5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Sistem Akuntansi
A.
Pengertian Sistem Akuntansi Sistem akuntansi merupakan sistem informasi perusahaan, terutama
informasi yang mempunyai akibat financial, baik dalam bentuk laporan mengenai hasil operasi dan informasi-informasi lainnya yang dibutuhkan oleh pimpinan untuk mengawasi perusahaan, juga kepada pihak luar perusahaan, (Adikusumah, 2005 dan Baridwan, 2003). Menurut (Yunus, 2007; Bodnar dan Hopwood, 2005), sistem akuntansi pada dasarnya menjadi alat perusahaan dalam menjalankan tugasnya, yaitu sebagai alat dalam mengendalikan aktivitas perusahaan agar dapat berjalan dengan baik. Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi, 2001;13). Berdasarkan
penjelasan-penjelasan
diatas
maka
pengertian
sistem
akuntansi adalah informasi perusahaan dalam menjalankan tugasnya yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk mnyediakan informasi-informasi yang dibutuhkan manajemen untuk mengawasi perusahaan dan sebagai alat dalam mengendalikan aktivitas perusahaan agar dapat berjalan dengan baik.
6
B.
Faktor-faktor dalam penyusunan sistem akuntansi Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam penyusunan sistem
akuntansi menurut Baridwan (2010) adalah sebagai berikut : 1) Sistem akuntansi yang disusun ini harus mempunyai prinsip cepat yaitu bahwa sistem akuntansi harus menyediakan informasi yang diperlukan tepat pada waktunya, dapat memenuhi kebutuhan, dan dengan kualitas yang susuai. 2) Sistem akuntansi yang disusun harus mampu memenuhi prinsip aman yang berarti bahwa sistem akuntansi harus dapat menjaga keamanan harta milik perusahaan maka sistem akuntansi harus disusun dengan mempertimbangkan prinsip-prinsip pengawasan intern. 3) Sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip murah yang berarti biaya untuk menyelenggarakan sistem akuntansi itu harus dapat ditekan sehingga tidak mahal, dengan kata lain dipertimbangkan biaya (cost) dan manfaat (benefit) dalam menghasilkan informasi.
C.
Tujuan sistem akuntansi Tujuan umum sistem akuntansi menurut Mulyadi (2016:15)yaitu:
1) Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru. 2) Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada. 3) Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern. 4) Untuk melengkapi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.
7
D.
Unsur-unsur sistem akuntansi pokok Menurut Mulyadi (2016:3), terdapat lima unsur pokok didalam sistem
akuntansi yaitu : 1) Formulir, merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan dokumen, contohnya yaitu faktur penjualan, bukti kas keluar, cek dan lain-lain. 2) Jurnal, merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya.contohnya yaitu, jurnal pembelian, jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan lain-lain. 3) Buku besar, terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening tersebut disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. 4) Buku pembantu, terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. Contohnya, buku pembantu piutang yang merinci semua data tentang debitur. 5) Laporan keuangan, hasil akhir proses akuntansi yang dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan modal, laporan harga pokok produksi, dan lain-lain.
8
E.
Karakteristik sistem informasi akuntansi Adapun karakteristik dari sistem informasi akuntansi menurut Jr,McLeod
Raymond.(2001;7) adalah sebagai berikut : 1) Melaksanakan tugas yang diperlukan. 2) Berpegang pada prosedur yang relative rendah. 3) Menangani data yang rinci. 4) Terutama berfokus historis. 5) Menyedikan informasi pemecahan masalah minimal. F.
Fungsi sistem informasi akuntansi Sistem informasi akuntansi dirancang dan dilaksanakan pada dasar untuk
memberikan informasi kepada pihak manajemen perusahaan. Menurut Romney dan Stenbart (2005;3), ada tiga fungsi dari sistem informasi akuntansi yaitu: 1)
Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan oleh organisasi.
2)
Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan.
3)
Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset-aset organisasi, termasuk data organisasi, untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat dan andal.
9
G.
Pengendalian internal dalam sistem informasi akuntansi Pengertian pengendalian internal menurut para ahli adalah prosedur-
prosedur dan proses-proses yang digunakan perusahaan untuk melindungi aset perusahaan, mengelola informasi secara akurat, serta memastikan kepatuhan pada hukun peraturan yang berlaku. Menurut (Susanto 2008;88), pengendalian intern adalah meliputi semua metode, kebijakan dan prosedur organisasi yang menjamin keamanan harta kekayaan perusahaan, akurasi dan kelayakan data manajemen serta standar operasi manajemen lainnya. 1)
Tujuan pengendalian internal
Menurut (Horngren dan Harrison, 2007:390), tujuan pengendalian internal yaitu : a) Mengamankan aktiva. b) Mendorong karyawan untuk mengikuti kebijakan perusahaan. c) Meningkatkan efisiensi operasi. d) Memastikan catatan akuntansi yang akurat dan dapat diandalkan.
2)
Unsur-unsur pengendalian internal dalam sistem informasi akuntansi penjualan tunai Unsur- unsur pengendalian internal menurut mulyadi (2001,470-471),
adalah sebagai berikut: a.
Organisasi 1) Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas. 2) Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi. 3) Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjual fungsi kas, fungsi pengiriman, dan fungsi akuntansi. 10
b.
Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan 1) Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai. 2) Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dengan cara membubuhkan cap “lunas” pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita register kas pada faktur tersebut. 3) Penjualan dengan kartu kredit bank didahului dengan permintaan otorisasi dari bank penerbit kartu kredit. 4) Penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara membubuhkan cap “sudah diserahkan” pada faktur penjualan tunai. 5) Pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda pada faktur penjualan tunai.
c.
Praktik yang sehat 1)
Faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan.
2)
Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya.
3)
Perhitungan saldo kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodic dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern.
11
3)
Prosedur-prosedur pengendalian internal Dalam sebuah perusahaan diperlukan adanya prosedur pengendalian
internal. Adapun prosedur pengendalian internal menurut (Horngren dan Harrison, 2007:392) adalah sebagai berikut: b)
Karyawan yang kompeten, dapat diandalkan, dan etis Karyawan dalam suatu perusahaan harus kompeten, dapat diandalkan (reliable), dan etis.
c)
Pemberian tanggung jawab Dalam sebuah perusahaan yang memiliki pengendalian internal yang baik, tidak ada tugas penting yang terlewatkan. Setiap karyawan memiliki tanggung jawab tertentu.
d)
Pemisahan tugas Manajemen yang cerdas akan membagi tanggung jawab diantara dua atau lebih orang. Pemisahan tugas akan membatasi penipuan dan meningkatkan keakuratan catatan akuntansi.
e)
Audit Untuk memvalidasi catatan akuntansinya, sebagian besar perusahaan melakukan audit. Audit adalah pemeriksaan laporan keuangan dan sistem akuntansi perusahaan.
f)
Dokumen Dokumen menyediakan rincian transaksi bisnis. Dokumen meliputi faktur dan pesanan melalui faks. Dokumen harus diberi nomor urut untuk mencegah pencurian dan ketidakefisienan.
12
g)
Perangkat elektronik Sistem akuntansi semakin kurang bergantung pada dokumen dan lebih mengandalkan pada perangkat penyimpanan digital.
h)
Pengendalian lainnya Perusahaan menyimpan dokumen penting dalam brankas tahan api. Alarm anti pencuri akan melindungi bangunan, kamera keamanan akan melindungi rotation) akan memperbaiki pengendalian internal.
2.2
Sistem penjualan tunai
A.
Pengertian sistem penjualan tunai Sistem penjualan adalah suatu kesatuan proses yang saling mendukung
dalam usahanya untuk memenuhi kebutuhan pembeli dan bersama-sama mendapatkan kepuasan dan keuntungan (Mc Leod, 2001:7). Menurut Narko (2008:71), Penjualan tunai adalah apabila pembeli sudah memilih barang yang akan dibeli, pembeli diharuskan membayar ke bagian kassa. Penjualan tunai adalah pembeli langsung menyerahkan sejumlah uang tunai yang dicatat oleh penjual melalui register kas. Sistem penjualan tunai adalah sistem yang melibatkan sumber daya dalam suatu organisasi, prosedur, data, serta sarana pendukung untuk mengoperasikan sistem penjualan, sehingga menghasilkan informasi yang bermanfaat bagi pihak manajemen dalam pengambilan keputusan (mulyadi,2001 : 452).
13
B.
Prosedur yang membentuk sistem penjualan tunai Menurut Mulyadi (2016:392-393), prosedur-prosedur yang membentuk
sistem penjualan tunai adalah sebagai berikut : 1)
Prosedur order penjualan Dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan membuat faktur penjualan tunai untuk memungkinkan pembeli melakukan pembayaran harga barang ke fungsi kas dan untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman menyiapkan barang yang akan diserahkan kepaa pembeli.
2)
Prosedur penerimaan kas Dalam prosedur ini fungsi kas menerima pembayaran harga barang dari pembeli dan meberikan tanda pembayaran berupa pita register kas dan cap lunas pada faktur penjualan tunai kepada pembeli untuk memungkinkan pembeli tersebut melakukan pengambilan barang yang dibelinya dari fungsi pengiriman.
3)
Prosedur pembungkusan atau kemasan barang dan penyerahan barang Dalam prosedur I ni fungsi pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli.
4)
Prosedur pencatatan penjualan tunai Dalam prosedur ini fungsi akuntansi melakukan pencatatan transaksi penjualan tunai dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas serta mencatat berkurangnya persediaan barang yang dijual dalam kartu persediaan.
14
5)
Prosedur penyetoran kas ke bank Sistem pengendalian intern terhadap kas mengharuskan penyethoran dengan segera ke bank semua kas yang diterima pada suatu hari. Dalam prosedur ini fungsi kas menyetorkan yang diterima dari penjualan tunai ke bank dalam jumlah penuh.
6)
Prosedur pencatatan penerimaan kas Dalam prosedur ini fungsi akuntansi mencatat penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas berdasarkan bukti setor bank yang diterima dari bank melalui fungsi kas.
7)
Prosedur pencatatan HPP Dalam prosedur ini fungsi akuntansi membuat rekapitulasi HPP berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan.lm berdasarkan rekapitulasi ini, fungsi akuntansi membuat bukti memorial sebagai dokumen sumber untuk pencatatan HPP ke dalam jurnal umum.
C.
Dokumen-dokumen prosedur penjualan tunai Dokumen yang digunakan dalam prosedur penjualan tunai menurut
Mulyadi (2001), adalah sebagai berikut: a)
Faktur penjualan tunai Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan manajemen mengenai transaksi penjualan tunai. Formulir faktur penjualan tunai dapat digunakan untuk merekam data mengenai nama pembeli, alamat pembeli, tanggal transaksi, kode dan nama barang, kuantitas, harga satuan, jumlah harga, nama dank ode pramuniaga, otorisasi terjadinya berbagai tahap transaksi.
15
b)
Bukti setor bank Dokumen ini dibuat sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor bank dibuat tiga lembar, dan diserahkan ke bank bersamaan dengan penyetoran kas dari hasil penjualan tunai ke bank. Dua lembar tembusannya diminta kembali dari bank setelah ditanda tangani dan dicap oleh bank sebagai tanda bukti penyetoran kas ke bank.
c)
Pita register kas Dokumen ini dihasilkan pada bagian kassa dengan cara mengoperasikan mesin register kas. Pita register kas ini merupakan bukti peneriman kas yang dikeluarkan oleh bagian kassa dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan.
d)
Rekap harga penjualan Dokumen ini digunakan untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode. Dokumen ini merupakan pendukung bagi pembuatan memorial guna mencatat harga pokok pendukung produk yang dijual.
16
D.
Catatan-catatan dalam prosedur penjualan tunai Menurut Mulyadi (2001), catatan yang digunakan dalam prosedur
penjualan tunai adalah sebagai berikut : 1)
Jurnal penjualan Digunakan untuk mencatat dan meringkas data penjualan. Jika perusahaan menjual berbagai macam produk dan manajemen memerlukan informasi penjualan tiap jenis produk yang dijualnya selama jangka waktu tertentu dalam jurnal penjualan disediakan satu kolom untuk satu jenis produk tersebut. Jurnalnya adalah : Kas
xxx
Penjualan
xxx
Harga pokok penjualan
xxx
Persediaan barang dagang 2)
xxx
Jurnal umum Catatan akuntansi digunakan untuk mencatat transaksi selain yang dicatat dalam jurnal khusus, misalnya harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.
3)
Jurnal penerimaan kas Jurnal penerimaan kas digunakan untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber diantaranya dari penjualan tunai. Jurnalnya adalah : Kas
xxx
Penjualan
xxx
17
4)
Kartu persediaan Kartu persedian digunakan untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual. Kartu persediaan ini diselenggarakan dibagian akuntansi untuk mengawasi mutasi persediaan barang yang disimpan digudang.
5)
Kartu gudang Catatan diselenggarakan dibagian gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan barang yang disimpan digudang. Dalam transaksi penjualan tunai kartu gudang digunakan untuk mencatat berkurangnya kuantitas produk yang dijual. Kartu gudang juga dibutuhkan untuk mengetahui jumlah persediaan terakhir dari barang dagangan sehingga dapat diketahui jumlah nominal akun.
E.
Unit organisasi dalam penjualan tunai Unit organisasi yang terkait dalam penjualan tunai menurut Mulyadi
(2001) adalah sebagai berikut : 1)
Bagian order penjualan Bagian ini berfungsi menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang kebagian kassa.
2)
Bagian kassa Bagian ini berfungsi menerima pembayaran harga barang dari pembeli.
18
3)
Bagian gudang Bagian ini berfungsi menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli.
4)
Bagian pengiriman barang Bagian ini berfungsi membungkus barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli.
5)
Bagian kartu persediaan dan kartu biaya Bagian ini berfungsi mencatat harga pokok persediaan yang dijual didalam kartu persediaan.
6)
Bagian jurnal, buku besar, dan laporan Bagian ini berfungsi mencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan membuat laporan keuangan.
2.3
Pengertian Bagan alir dokumen (Document Flowchart) Menurut Krismiaji (2002:74) bagan alir atau flowchart merupakan teknik
analitis yang digunakan untuk memperjelas aspek-aspek sistem informasi secara jelas, tepat dan logis. Menurut Jogiyanto (2005) berpendapat bahwa bagan alir atau flowchart adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir atau arus (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Menurut Pahlevy (2010) flowchart atau bagan alir merupakan sebuah gambaran dalam bentuk diagram alir dari algoritma-algoritma dalam suatu program yang menyatakan arah alur program tersebut.
19
Jenis bagan alir (flowchart) menurut Krismiaji (2002:74) adalah sebagai berikut: a)
Bagan alir dokumen (document flowchart), aliran dokumen dan informasi antar area pertanggung jawaban didalam sebuah organisasi.
b)
Bagan alir sistem (system flowchart), hubungan antara input, pemrosesan, dan output sebuah sistem informasi akuntansi.
c)
Bagan alir program (program flowchart), menjelaskan urutan logika pemrosesan data oleh komputer dalam menjalankan sebuah program.
d)
Bagan konfigurasi komputer (computer configuration chart).
e)
Bagan struktur (struktur chart), merancang program komputer yang menggunakan pendekatan modul.
F.
Simbol-simbol bagan alir dokumen (dokumen flowchart) Simbol-simbol dari bagan alir dokumen (dokumen flowchart) menurut
Mulyadi (2013) adalah sebagai berikut: 1)
Dokumen
Simbol dokumen diatas menggambarkan input dan output baik itu dalam proses
manual,
mekanik
atau
computer.selain
itu,
simbol
ini
menunjukkan semua jenis dokumen yang merupakan formulir untuk menyimpan data terjadinya suatu transaksi.
2)
Dokumen dan tembusannya 2 1 Faktur
20
Simbol diatas menunjukan gambaran suatu dokumen asli beserta tembusannya. Dan dalam mencantumkan nomor lembar pada dokumen diletakan disisi kanan atas.
3)
Berbagai dokumen 2 Surat jalan 2 SPP 2 Faktu penjualan
Simbol diatas digunakan untuk setiap jenis dokumen yang akan digabungkan. Dalam setiap simbol dicantumkan nama dokumen, dan dalam mencantumkan nomor lembar dokumen posisinya disudut kanan atas. 4)
Penghubung pada halaman yang sama (on-page connector)
Dalam menggambarkan bagan tersebut maka akan terjadi suatu keterbatasan dalam halaman kertas maka dibutuhkan suatu penghubung yang memiliki fungsi untuk memungkinkan aliran dokumen berhenti di suatu tempat dalam halaman tertentu lalu kembali berjalan di tempat lain namun masih tetap dalam halaman yang sama. Namun perlu diperhatikan nomor yang tercantum dalam simbol penghubung tersebut yang terdapat pada halaman yang sama agar dapat diketahui aliran dokumen pada sistem yang telah digambar dalam bagan alir.
21
5)
Penghubung pada halaman yang berbeda (on-page connector)
Dalam penggambaran bagan alir suatu sistem dibutuhkan lebih dari satu halaman, maka simbol ini digunakan untuk menunjukkan arah dan kaitan atas bagan alir satu dengan yang lainnya. Dalam mencantumkan nomor lembar dokumen dalam simbol ini bertujuan untuk menunjukkan bagan alir yang tercantum pada halaman tertentu yang terkait pada bagan alir yang tercantum di halaman lainnya. 6)
Kegiatan lainnya
Simbol diatas berfungsi untuk menunjukkan suatu kegiatan manual. Contoh kegiatan manual yaitu : menerima order dari dokumen dan mengisi formulir. 7)
Arsip sedmentara
Simbol ini memiliki fungsi dalam menunjukkan lokasi penyimpanan dokumen, misalnya seperti lemari arsip dan kotak arsip. Arsip sementara adalah lokasi suatu dokumen disimpan dimana dokumen tersebut akan digunakan untuk pengolahan lebih lanjut mengenai data dokumen dimasa depan. Agar mengurutkan arsip dokumen diperlukan simbol yaitu sebagai berikut:
22
A: menurut abjad B: menurut nomor urut T: kronologis menurut tanggal 8)
Arsip permanen
Simbol ini memiliki fungsi dalam menggambarkan arsip permanen. Arsip permanen adalah lokasi dimana suatu dokumen tersimpan dan sistem tidak memprosesnya lagi. 9)
Mulai atau berakhir
Simbol diatas berguna dalam penggambaran suatu sistem dari awal sampai akhir. 10)
Keputusan
Simbol ini berguna dalam menggambarkan suatu keputusan yang wajib dibuat atas proses pengolahan data yang telah dilakukan. Keputusan tersebut ditulis dalam sebuah simbol. 11)
Keterangan dan komentar
Simbol diatas merupakan simbol yang menggambarkan keterangan atau suatu pesan atau komentar yang disampaikan oleh ahli sistem dalam bagan alir.
23
12)
Garis alir Simbol diatas menunjukkan arah proses pengolahan data. Anak panah akan dicantumkan apabila arus dokumen mengalir ke atas atau ke kiri.
24
G.
Bagan Alir Dokumen ( Dokumen Flowchart ) Penjualan Tunai Bagan alir dokumen ( dokumen flowchart ) penjualan tunai menurut
Mulyadi (2001: 476) adalah sebagai berikut : Gambar 1 : Dokumen Flowchart Penjualan Tunai Menurut Mulyadi (2001: 476) BAGIAN ORDER PENJUALAN Mulai
Menerima order dari pembeli
Mengisi faktur penjualan tunai
3 2 FPT
1
2
Via Pembeli N 1
Sumber : (Mulyadi, 2001: 476)
25
BAGIAN KAS 1
FPT
1
Mengisi bukti setor bank
Menerima uang dari pembeli
3 2 Bukti setor bank
1
Mengoperas ikan register kas Menyetor kas ke bank
PRK FPT
1 3 2 Bukti setor bank
1
3 5
Diserahkan ke bank bersama uang
Sumber : (Mulyadi, 2001: 476)
26
N
BAGIAN GUDANG
2
FPT
2
Kartu Gudang
Menyerahkan barang
FPT
2
Bersama barang
4
Sumber : (Mulyadi 2001: 476)
27
BAGIAN PENGIRIMAN 4
3
FPT
PRK FPT
2
1
Membandingk an FPT Ib 1 dan Ib 2
Menyerahkan barang kepada pembeli
2 FPT
1
PRK Untuk pembeli bersama barang sebagai slip pembungkus
6
Sumber : (Mulyadi, 2001: 476)
28
BAGIAN JURNAL
Bukti setor bank
PRK FPT
7
5
6
1
Jurnal penjualan
RHPP Bukti memorial
Jurnal penerimaan kas
Jurnal penjualan
7 T
N
SELESAI
Sumber : (Mulyadi, 2001: 476)
29
BAGIAN KARTU PERSEDIAAN 7
PRK FPT
1
Kartu persediaan N
Membuat rekapitulasi HPP Secara periodik RHPP
Membuat bukti memorial
RHPP Bukti memorial
8
Sumber : (Mulyadi, 2001: 476)
30
BAB III METODE PENELITIAN
3.1
Objek Penelitian Yang menjadi objek penelitian penulis adalah sistem penjualan tunai yang
ada pada Apotik Pelita yang beralamat di Jl. DR. SIWABESSY, Kel. Wainitu, Nusaniwe Kota Ambon, Maluku. 3.2
Jenis Penelitian Penelitian ini menggunakan jenis penelitian kualitatif deskriptif karena
bermaksud menjelaskan sistem informasi akuntansi penjualan tunai. 3.3
Sumber Data dan Data yang Dibutuhkan Sumber data dan data yang dibutuhkan yaitu:
a)
Data Primer : Data yang diperoleh langsung dari perusahaan, berupa pengamatan serta melakukan wawancara langsung dengan pihak Apotik yang ada kaitannya dengan penulisan ini.
b) Data Sekunder : Data yang diperoleh literatur sebagai sumber bacaan yang harus berhubungan dengan penulisan ini.
31
3.4
Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang dilakukan antara lain:
a) Wawancara Yaitu pemberian pertanyaan langsung dan Tanya jawab dengan pihak yang dianggap kompeten sehubungan dengan penelitian yang bersangkutan. b) Observasi Yaitu dengan melihat secara langsung kegiatan usaha perusahaan untuk memperoleh gambaran tentang penetapan harga yang ditetapkan perusahaan. c) Studi pustaka Yaitu mempelajari berbagai buku referensi serta hasil penelitian sebelumnya yang sejenis yang berguna untuk mendapatkan landasan teori mengenai masalah yang akan diteliti.
3.5
Teknik Analisa Data Data yang diperoleh dari penelitian ini berupa data kualitatif, sehingga
dalam menganalisis data menggunakan metode deskriptif. Metode deskriptif adalah metode yang digunakan untuk menggambarkan atau menganalisis suatu hasil penelitian tetapi tidak digunakan untuk membuat kesimpulan yang lebih luas. (Sugiyono, 2015:21) Dalam menganalisis Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai, dilihat dari bagian yang terkait , prosedur Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai, dokumen dan catatan yang digunakan dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai, serta sistem pengendalian intern dalam Sistem Informasi
32
Akuntansi Penjualan Tunai. Selain itu untuk menggambarkan sistem penjualan tunai yang terdapat di Apotek Pelita akan dibuat Flowchart penjualan tunai berdasarkan teori sistem penjualan tunai dari (Mulyadi 2016).
33
BAB IV DESKRIPSI HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.1
Gambaran Umum dan Data Penelitian
4.1.1 Gambaran Umum Apotik Pelita a.
Sejarah Apotik Pelita Apotik Pelita merupakan Apotik yang bergerak dalam bidang
penjualan obat. Apotik Pelita didirikan oleh Bapak Torsel Theisman, yang beralamat di Jl. DR. Siwabessy, Kelurahan Wainitu, Nusaniwe, Kota Ambon, Maluku. Awalnya Apotik Pelita dibentuk dengan membeli sebuah gedung yang masih sederhana dan berbentuk seperti rumah. Namun dilihat dari perkembangannya maka pada tahun 2006 bangunan Apotek Pelita mulai direnovasi dan dibangun kembali bangunan yang baru . Apotik Pelita dari awal dibentuk, memiliki tiga orang karyawan. Namun dari perkembangannya dengan banyaknya
pelanggan, maka
direktur atau pemilik Apotik berinisiatif untuk menambah karyawan, sehingga sampai sekarang Apotik Pelita memiliki lima orang karyawan. Usaha yang dijalankan pada Apotik Pelita tidak hanya dalam penjualan obat-obatan saja, tetapi juga membuka Dokter Praktek. Dan selain menjual obat-obatan, di Apotik Pelita juga menjual atau menyediakan berbagai macam barang untuk kesehatan seperti, minyak-minyak herbal dan produk susu kesehatan.
b.
Lokasi Apotik
34
Alamat Apotik Pelita berlokasi di Jl. DR. Siwabessy, Kelurahan Wainitu, Nusaniwe, Kota Ambon, Maluku. c.
Struktur Organisasi Struktur organisasi pada Apotik Pelita dibuat dalam bentuk bagan
yaitu sebagai berikut:
Gambar 2. STRUKTUR ORGANISASI APOTIK PELITA
DIREKTUR APOTIK (Torsel Theisman)
BAGIAN PENJUALAN (Kasir)
BAGIAN Apoteker BAGIAN ADMINISTRASI ( 1. Debby Defretes)
( 1. Erlyn Hehanusa)
( 1. Imelda Johannis) ( 2. Magrit Tumanserry)
(2. Ross Wacanno)
Sumber : Apotik Pelita Tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian didalam struktur organisasi diatas adalah sebagai berikut: 1. Bagian Direktur Apotik Sebagai pimpinan perusahaan yang mewakili tugas dan tanggung jawab yang paling besar terhadap maju tidaknya perusahaan yang dikelola dan dipimpinnya serta membawahi direktur pada masingmasing bagian. Tugasnya adalah:
35
a) Mengawasi karyawan. b) Menerima uang dari kasir dan rekapan penjualan harian. c) Menghitung kembali uang yang diterima. d) Menyetor uang ke bank. 2. Bagian Penjualan (Kasir) a) Melayani pelanggan. b) Menerima pesanan dari pelanggan. c) Mengambil barang sesuai yang diminta pelanggan. d) Menyerahkan barang ke pelanggan. e) Memberikan nota debet ke pelanggan. f)
Menghitung uang hasil penjualan harian.
g) Mencatat hasil penjualan harian. h) Merekap penjualan harian. i)
Menyerahkan uang hasil penjualan harian dan rekapan penjualan harian.
3. Bagian Apoteker a) Mencatat semua barang yang habis dan berkurang di gudang. b) Mengecek barang yang kedaluarsa. c) Mengambil barang dari gudang untuk penjualan ketika barang yang mau dijual habis.
36
4. Bagian Administrasi a) Menulis semua faktur barang yang masuk. b) Mencatat potongan-potongan stok obat yang terjual. c) Menghitung pembelian dari perusahaan per bulan. d) Menyimpan nota debet untuk dicatat setiap bulan.
d.
Ketenagakerjaan Apotik Pelita memiliki empat bagian dalam proses usahanya, bagian
penjualan atau bagian kasir, bagian apoteker, bagian administrasi, dan dipimpin oleh Direktur atau pimpinan yang membawahi bagian penjualan (dua orang), bagian apoteker (dua orang), dan bagian administrasi (satu orang). Rata-rata pendidikan terakhir dari karyawan Apotik Pelita adalah Sarjana dan SMA. Upah yang diterima oleh karyawan Apotik Pelita per bulan dilihat berdasarkan lama bekerja. Upah karyawan yang sudah lama bekerja per bulannya adalah 3.000.000 dan upah karyawan yang baru bekerja per bulannya adalah 2.500.000. Selain itu Apotik Pelita tidak memberikan tunjangan atau pun bonus pada karyawan.
e.
Kegiatan Dagang Usaha utama yang dilakukan Apotik Pelita merupakan usaha
penjualan obat dan produk kesehatan. Tahapan usaha yang dilakukan Apotik antara lain: prosedur pengadaan barang, prosedur pembelian barang, prosedur penerimaan barang, prosedur pengisian gudang dan prosedur penjualan barang ke pelanggan. 1. Prosedur pengadaan dan pembelian obat
37
Prosedur ini langsung dilakukan oleh pemilik, setelah mendapatkan laporan dari bagian gudang untuk memenuhi stock obat di gudang. Pengadaan obat dilakukan antara pemilik dengan distributor obat yang selama ini menjalin kerjasama. 2. Prosedur penerimaan barang dan pengisian gudang Obat-obatan yang masuk dari distributor diurus bagian gudang dengan melakukan inventaris barang dagangan. Obat dan produk kesehatan disimpan di gudang. 3. Prosedur penjualan barang ke pelanggan Pada tahap ini, pelanggan langsung memesan pada bagian kasir, untuk diproses. Barang dagang yang diserahkan ke pelanggan disertai nota debet ke pelanggan.
f.
Kegiatan Pemasaran Kegiatan pemasaran yang dilakukan pada Apotik Pelita hanya dilakukan sebatas Apotik Pelita saja. Apotik Pelita selama ini hanya menyediakan brosur atau pamflet produk pada meja konter kasir, yang langsung bisa diambil pelanggan saat membeli produk dagangan.
38
4.1.2. Data Penelitian Data-data yang dikumpulkan dari Apotik Pelita dalam sistem penjualan tunai, dikaitkan dengan teori fungsi-fungsi yang terlibat dalam fungsi penjualan tunai menurut Mulyadi (2016) adalah sebagai berikut: a.
Fungsi Penjualan Fungsi ini bertugas
melayani pelanggan, menerima pesanan
pelanggan, membuat nota debet, memberikan nota debet disertakan dengan barang, menerima uang yang diberikan pelanggan, serta menghitung,mencatat, dan merekap hasil penjualan harian untuk diserahkan ke bagian administrasi. Selain itu fungsi ini juga akan menyerahkan nota pemesanan produk yang dipesan pembeli kepada bagian apoteker untuk menyiapkan obat . Fungsi penjualan atau kasir pada Apotik Pelita terdiri dari dua orang yang dibagi per sift dengan melakukan tugas yang sama. Bagian penjualan atau kasir pada Apotik Pelita selama ini tidak menggunakan alat-alat bantu dalam proses penjualan. Namun Apotik Pelita menggunakan satu bentuk nota yaitu nota debet. Nota debet tersebut digunakan untuk menulis jenis barang apa saja yang dibeli dengan total harga masing-masing barang tersebut dan disertakan dengan cap perusahaan. Nota tersebut ditulis atau dicatat secara manual dan tidak diketik. Ada dua bentuk nota yang dibuat atau dicatat oleh bagian penjualan yaitu nota asli dan nota copy. Nota yang asli diberikan ke pelanggan apabila diminta oleh pelanggan. Sedangkan nota copy di arsipkan sesuai tanggal dan diberikan ke bagian administrasi untuk menyimpannya. Kemudian
39
memberikan nota pemesan pada bagian apoteker atau bagian gudang. Dan yang langsung mengawasi proses ini adalah bagian direktur atau pemilik Apotik. b.
Fungsi Kas Apotik Pelita tidak memiliki fungsi kas, Namun yang melakukan fungsi kas adalah bagian penjualan. Sehingga pada Apotik Pelita, fungsi penjualan sama dengan fungsi kas.
c.
Fungsi Gudang Apotik Pelita tidak memiliki fungsi gudang, namun yang melakukan fungsi gudang adalah bagian apoteker. Yang bertugas selain meramu obat juga berfungsi sebagai fungsi gudang yang
mengecek serta
mencatat semua persediaan yang ada di gudang, serta mengecek obatobatan
yang tidak layak. Di Apotik Pelita terdapat dua orang
karyawan pada bagian apoteker. Tugas bagian apoteker pada saat proses penjualan adalah mengambil nota pesanan dari bagian penjualan untuk diproses baik itu dari aspek pembuatan obat ataupun pengambilan obat di gudang obat. Proses pencatatan yang dilakukan oleh di gudang obat,adalah menggunakan kartu stok gudang, dan proses pencatatannya masih bersifat manual. Data yang dicatat dalam kartu stok gudang adalah mencatat keluar masuk barang lengkap dengan keterangan dan saldonya, karena setiap pengambilan barang dari gudang harus dipotong pada kartu stok gudang. Kartu stok gudang hanya digunakan oleh bagian gudang. Dan yang mengawasi
40
semua proses yang dilakukan oleh apoteker adalah bagian direktur atau pemilik Apotik. d.
Fungsi Akuntansi Apotik Pelita tidak memiliki fungsi akuntansi, namun yang melakukan fungsi akuntansi adalah bagian administrasi dan juga bagian penjualan. Bagian ini bertugas untuk menulis semua bukti faktur yang masuk baik faktur
pembelian
menyimpan
maupun
faktur
penjualan,
menginventaris,
serta mencatat nota penjualan produk, menghitung
pembelian produk per bulannya. Bagian administrasi menerima 1 lembar nota copy dari bagian kasir dan mengarsipkannya untuk dicatat, dan bagian ini juga bertanggung jawab terhadap laporan penjualan dan penerimaan kas.
41
4.2. Hasil Analisis 4.2.1 Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Pada Apotik Pelita Dengan Penjualan Tunai secara teori Berdasarkan data-data diatas maka dapat dijelaskan antara sistem penjualan tunai pada Apotik Pelita dengan teori sistem penjualan tunai menurut teori Mulyadi (2016) sebagai berikut: 1. Bagian yang terkait Dalam sistem akuntansi penjualan tunai pada Apotik pelita sudah terdapat pemisahan bagian yang cukup baik berdasarkan struktur organisasi yang ada. Hal ini dibuktikan dengan bagian pembelian terpisah dari bagian keuangan. Dalam teori yang dikemukakan oleh Mulyadi ( 2016 ) fungsi yang terkait dalam sistem penjualan tunai yaitu fungsi penjualan, fungsi gudang, fungsi kas, dan fungsi akuntansi. Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan tunai pada Apotik Pelita mempunyai tugas dan wewenang yang sama dengan penjelasan tugas dan wewenang dalam teori. Tugas dan wewenang setiap bagian yang terkait dalam Apotik Pelita yaitu fungsi kas dilakukan oleh bagian penjualan yang bertugas melayani pelanggan, menerima pesanan pelanggan, memberikan resep pemesan kepada bagian apoteker (gudang), membuat nota debet, memberikan nota debet disertakan dengan barang, menerima uang yang diberikan pelanggan, menghitung, mencatat dan merekap hasil penjualan harian untuk diserahkan ke bagian administrasi, serta menyerahkan uang dan hasil rekapan penjualan harian ke bagian direktur atau pemilik Apotik.
42
Fungsi gudang juga dilakukan oleh bagian apoteker yang bertugas untuk mengecek serta mencatat semua persediaan yang ada di gudang, mengecek obat-obatan yang tidak layak, serta menyiapkan pesanan pelanggan dan memberikan pesanan tersebut kembali ke bagian penjualan ( kasir ). Fungsi akuntansi dilakukan oleh bagian administrasi yang bertugas untuk menulis semua bukti faktur yang masuk baik faktur pembelian maupun faktur penjualan, menginventaris, menyimpan serta mencatat nota penjualan produk dan menghitung pembelian produk per bulannya. Fungsi akuntansi juga dilakukan oleh bagian penjualan karena bertanggung jawab terhadap laporan penjualan dan penerimaan kas, merekap penjualan harian dan menyerahkan uang ke bagian direktur atau pemilik Apotik untuk disetorkan ke bank. 2. Prosedur yang terkait Prosedur penjualan tunai yang dilakukan oleh Apotik Pelita dilakukan sudah cukup baik dan hampir sama dengan yang dijelaskan menurut teori Mulyadi ( 2016 ) yaitu, prosedur order penjualan, prosedur penyetoran kas ke bank dan prosedur pencatatan harga pokok penjualan. Sedangkan prosedur pada Apotik Pelita hanya terdapat prosedur order penjualan, prosedur penerimaan kas, prosedur pencatatan penjualan tunai dan prosedur penyetoran kas ke bank. a. Prosedur order penjualan Dalam prosedur ini flowchart penjualan tunai pada Apotik Pelita dimulai dari bagian pelanggan. Bagian pelanggan memesan obat atau
43
barang ke bagian dua atau bagian penjualan ( kasir ). Kemudian bagian penjualan menerima pesanan dari pelanggan, menyiapkan pesanan pelanggan dan menyerahkan nota pesanan kepada bagian apoteker. Jika pesanan pelanggan habis di Apotik, maka bagian apoteker (gudang) di halaman yang berbeda yang bertugas untuk mengambil barang tersebut di gudang. Bagian apoteker (gudang) kemudian menyiapkan pesanan pelanggan lalu memberikan pesanan pelanggan ke bagian dua atau bagian penjualan di halaman yang berbeda. b. Prosedur penerimaan kas Dalam prosedur ini, kemudian bagian penjualan membuat dua bentuk nota debet yaitu nota debet asli dan nota debet copy. Nota debet copy di arsipkan sesuai tanggal dan diberikan ke bagian empat atau bagian administrasi. Bagian empat atau bagian administrasi kemudian menerima copy nota debet lalu di arsipkan dan disimpan untuk dicatat setiap bulannya. Nota debet yang asli di berikan ke bagian satu atau bagian pelanggan di halaman yag berbeda disertakan dengan barang dan di berikan juga apabila diminta. Setelah itu bagian satu atau bagian pelanggan menerima nota debet dan barang tersebut, bagian pelanggan lalu memberikan atau menyerahkan uang ke bagian dua atau bagian penjualan di halaman yang berbeda. c. Prosedur pencatatan penjualan tunai Dalam prosedur ini, ketika bagian penjualan telah menerima uang dari pelanggan, kemudian bagian penjualan menghitung uang lalu
44
mencatat hasil penjualan tersebut kemudian merekap penjualan harian dan rekapan tersebut dibuat dalam bentuk dokumen dan setelah itu diserahkan ke bagian lima atau bagian administrasi untuk dicatat kembali dan akan di buat laporan penjualan yang nantinya dilaporkan ke pimpinan. d. Prosedur penyetoran kas ke bank Dalam prosedur ini, setelah bagian direktur atau pemilik Apotik menerima uang hasil penjualan dan rekapan penjualan harian. Maka bagian direktur kemudian menghitung kembali dan sesudah itu menyetorkan uang tersebut ke bank. Setelah penyetoran uang ke bank maka flowchart penjualan tunai pada Apotik Pelita telah selesai. 4.2.2 Sistem pengendalian internal dalam sistem akuntansi penjualan tunai pada Apotik Pelita Ambon Sistem pengendalian internal dalam sistem akuntansi penjualan tunai pada Apotik Pelita adalah sebagai berikut : 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab Struktur organisasi merupakan pembagian tugas atau tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi untuk melaksanakan kegiatankegiatan pokok perusahaan. Jika perusahaan ingin mencapai tujuan yang telah ditetapkan maka harus memiliki sistem pengendalian internal yang baik, dimana pemisahan fungsi secara tegas yang dapat dilihat dari struktur organisasi yang dibentuk.
45
Pada Apotik Pelita jika dilihat dari struktur organisasi yang digunakan menunjukan adanya pemisahan tugas dan tanggung jawab dari masingmasing bagian atau fungsi. Namun Apotik Pelita harus memisahkan tanggung jawab antara bagian atau fungsi-fungsi tersebut seperti : a. Fungsi kas harus terpisah dengan fungsi penjualan (kasir) atau bagian penjualan (kasir). b. Fungsi gudang harus terpisah dengan fungsi apoteker atau bagian apoteker. c. Fungsi akuntansi harus terpisah dengan fungsi administrasi dan fungsi penjualan. Pemisahan tanggung jawab tersebut bertujuan agar tidak terjadi kesalahan dalam proses penjualan dan proses pencatatan penjualan harian. Maka untuk mengatasinya, pimpinan Apotik harus lebih tegas memisahkan tanggung jawab sesuai dengan tugasnya masing-masing untuk mencegah kesalahan dalam proses penjualan dan proses pencatatan penjualan harian. 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan a. Sistem wewenang Dalam suatu perusahaan harus dibuat tugas dan tanggung jawab yang terpisah sehingga mempermudah dalam pelimpahan wewenang dan unit-unit fungsi yang bertanggung jawab atas tugasnya masingmasing. Kenyataannya pada Apotik Pelita, pemilik Apotik belum memberikan wewenang yang baik terhadap masing-masing bagian atau masingmasing fungsi, sehingga masih ada bagian atau fungsi yang 46
merangkap. Sebaiknya Apotik Pelita memberikan wewenang yang baik agar tidak terjadi kesalahan dalam proses penjualan dan proses pencatatan penjualan harian. b. Prosedur pencatatan Prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang diteliti dan dapat dipercaya mengenai asset, kekayaan, utang, dan pendapatan suatu organisasi. Apotik Pelita dalam prosedur pencatatannya menggunakan tiga dokumen yaitu nota debet, faktur penjualan maupun faktur pembelian, dan kartu stock. Proses pencatatan yang dilakukan pada Apotik Pelita masih secara manual. Hal ini dapat menimbulkan atau mengakibatkan kecurangan dalam memanipulasi pencatatan tersebut. Sebaiknya Apotik Pelita melakukan pencatatan secara terkomputerisasi karena untuk mengurangi resiko kesalahan yang sering terjadi dalam pencatatan terkhususnya dalam pencatatan persediaan barang atau obat dalam kartu stock. 3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi Setiap perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah melakukan pemeriksaan mendadak dan secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya. 1. Pemeriksaan mendadak ( surpised audit ), dilaksanakan tanpa memberi tahu terlebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa dengan jadwal yang tidak teratur.
47
Apotik Pelita belum ada pemeriksaan secara mendadak yang dilakukan pemilik Apotik. Sebaiknya Apotik Pelita mengadakan pemeriksaan secara mendadak oleh Pemilik Apotik agar karyawan melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawabnya. 2. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya Pada Apotik Pelita belum adanya pencocokan secara periodik antara jumlah persediaan dengan catatannya. Sebaiknya Apotik Pelita melakukan pencocokan secara fisik jumlah persediaan dengan catatannya, agar tidak terjadi kecurangan atau kesalahan dalam pencatatan.
48
4.2.3. Flowchart Sistem Penjualan Tunai Penggambaran
sistem
penjualan
tunai
pada
Apotik
Pelita
dapat
digambarkan dalam Flowchart berikut ini. Gambar 3. Flowchart Penjualan Tunai
BAGIAN PELANGGAN ( Customer ) 1
MULAI
Memesan barang
Menerima nota debet dan barang
2 Menyerahkan uang
2
Sumber : Apotik Pelita
Flowchart penualan tunai pada Apotik pelita dimulai dari bagian pelanggan atau ( customer ). Bagian pelanggan mulai memesan barang ke bagian dua atau bagian penjualan, kemudian bagian satu atau bagian pelanggan juga menerima nota debet serta barang yang diberikan oleh bagian dua atau bagian penjualan dan setelah itu bagian pelanggan menyerahkan uang ke bagian dua atau bagian penjualan.
49
BAGIAN PENJUALAN ( Kasir ) 2
2
Menerima pesanan dari pelanggan
Menerima uang
Menghitung uang
Menyiapkan pesanan pelanggan
3
Mencatat hasil penjualan harian
Membuat nota debet
Copy nota debet
T
4
Nota debet asli
Disertakan dengan barang dan deberikan apabila diminta
Merekap penjualan harian
Rekapan penjualan harian
1 Menyerahkan uang hasil penjualan dan rekapan penjualan harian
5
Sumber : Apotik Pelita
50
Ketika bagian pelanggan memesan barang ke bagian dua atau bagian penjualan, kemudian bagian penjualan menerima pesanan pelanggan, menyiapkan pesanan pelanggan. Kerika barang untuk dijual habis maka bagian tiga atau bagian apoteker (gudang) yang akan menyiapkan pesanan pelanggan dan kemudian diserahkan kembali ke bagian dua atau bagian penjualan. Kemudian bagian penjualan membuat dua nota debet yaitu nota debet copy dan nota debet asli. Nota debet copy di berikan ke bagian empat atau bagian administrasi dan kemudian di arsipkan sesuai tanggal. Sedangkan nota debet yang asli diberikan ke bagian satu atau bagian pelanggan disertakan dengan barang dan di berikan apabila diminta. Bagian dua atau bagian penjualan juga kemudian menerima uang dari bagian satu atau bagian pelanggan, menghitung uang, mencatat hasil penjualan harian, dan merekap penjualan harian. Rekapan penjualan harian tersebut dibuat dalam satu dokumen dan kemudian akan diberikan ke bagian lima atau bagian direktur.
51
BAGIAN APOTEKER ( Gudang ) 3
Menyiapkan pesanan pelanggan
Memberikan pesanan pelanggan
2
Sumber :Apotik Pelita
Ketika barang habis untuk dijuala maka bagian tiga atau bagian apoteker (gudang) yang akan menyiapkan pesanan pelanggan dan kembali memberikan pesanan tersebut ke bagian dua atau bagian penjualan.
52
BAGIAN ADMINISTRASI 4
Menerima copy nota debet di arsip atau disimpan
Copy nota debet
Mencatat setiap bulannya
Sumber : Apotik Pelita
Setelah bagian dua atau bagian penjualan membuat dua nota debet dan nota debet copy yang diberikan ke bagian empat, maka bagian empat menerima nota debet copy yang di arsipkan kemudian bagian empat akan mencatat setiap bulannya.
53
BAGIAN DIREKTUR ( Pemilik Apotik )
5
Menerima uang hasil penjualan dan rekapan penjualan harian
Menghitung kembali
Menyetor uang ke bank
SELESAI
Sumber : Apotik Pelita
Setelah bagian dua atau bagian penjualan menyerahkan uang hasil penjualan dan rekapan penjualan harian ke bagian lima atau bagian direktur, maka bagian direktur kemudian menerima uang hasil penjualan dan rekapan penjualan harian tersebut. Setelah itu bagian direktur menghitung kembali dan menyetorkan uang tersebut ke bank. Ketika proses penyetoran uang ke bank maka flowchart penjualan tunai pada Apotik pelita telah selesai.
54
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1
Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian yang berupa data kualitatif dengan metode
deskriptif serta pengumpulan data menggunakan metode wawancara dan observasi yang dilakukan pada Apotik Pelita Ambon, maka dapat diambil beberapa kesimpulan yaitu: a. Fungsi kas pada Apotik pelita dilakukan oleh bagian penjualan, fungsi gudang dilakukan oleh bagian apoteker, fungsi akuntansi dilakukan oleh bagian administrasi dan bagian penjualan. b. Flowchart penjualan tunai pada Apotik pelita dibuat memuat lima bagian dan dimulai dari, bagian pelanggan, bagian penjualan, bagian apoteker, bagian administrasi, dan bagian direktur. 5.2
Saran Sesuai dengan penelitian yang penulis dapat, maka ada permasalahan yang
penulis temui. Permasalahan tersebut penulis akan tuangkan dalam bentuk saran sebagai berikut: a. Penulis menyarankan pada pihak Apotik agar dalam sistem penjualan tunai harus memiliki fungsi yang terpisah. b. Penulis menyarankan pada pihak Apotik agar dalam proses pencatatan mulai dari mengisi nota debet sampai ke rekapan hasil penjualan tunai sebaiknya menggunakan sistem komputerisasi agar lebih mempermudah proses penginputan dan pengolahan data. 55
DAFTAR PUSTAKA
Baridwan, Zaki. 2010. Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode. Edisi Kelima. Penerbit BPFE. Yogyakarta. Baridwan, Zaki. 2003. Sistem Akuntansi. Edisi 2. Penerbit BPFE.Yogyakarta. Bodnar, Hopwood. 2005. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Indonesia. Alih bahasa: Amir Abadi Fusuf. Salemba Empat. Jakarta. Horngren, Charles.,Harrison. 2007. Akuntansi .Jilid 1 Edisi 7. Erlangga. Jakarta. Jogiyanto, 2005. Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta: Andi Offset. Krismiaji, 2002. Sistem Informasi Akuntansi.Penerbit : AMP YKPN . Yogyakarta Kusumah,Adie.
2005.
Sistem
Akuntansi:Prosedur
dan
Metode(
Suatu
Pembahasan ). Penerbit Sinar Baru. Bandung. McLeod, Raymond. 2001. Sistem Informasi Manajemen. Edisi ketujuh. Penerbit PT. Prenhallindo. Jakarta Mulyadi, 2001. Sistem Akuntansi. Edisi 3. Salemba Empat. Jakarta. Mulyadi. 2013. Sistem akuntansi. Edisi 3. Salemba Empat. Jakarta. Mulyadi, 2016. Sistem Akuntansi. Edisi 3. Salemba Empat. Jakarta. Narko, 2008. Sistem Akuntansi. Edisi Kelima. Penerbit Yayasan Pustaka Nusantara. Yogyakarta. Pahlevy, 2010. Pengertian Flowchart Dan Definisi Data. Romney, Steinbart. 2005. Sistem Informasi Akuntansi .Jilid 2 Edisi 9. Penerbit Salemba Empat. Jakarta. Sugiyono, 2015. Metode Penelitian Kombinasi (Mix Methods). Penerbit CV.Alfabeta. Bandung.
56
Susanto, Azhar. 2008. Sistem Akuntansi. Lingga Jaya. Bandung. Yunus,H, 2007. Sistem Akuntansi. Edisi Revisi. Penerbit Erlangga. Jakarta.
57
LAMPIRAN
Lampiran 1. Nota Penjualan Tunai Apotik Pelita
58
Lampiran 2. Kartu Gudang Apotik Pelita
59
Lampiran 3. Faktur Penjualan Tunai Apotik Pelita
60
